Expert/M Plus. Importeren saldibalans uit Excel.

Transcriptie

1 Expert/M Plus Importeren saldibalans uit Excel

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 2 WERKING IN EXPERT/M PLUS... 2 DE STRUCTUUR VAN DE SALDIBALANS IN MS EXCEL... 3 DE HOOFDING... 3 DE SALDIBALANS... 3 DE AFSLUITING... 4

3 Inleiding Expert/M Plus biedt de mogelijkheid om saldibalansen uit een MS Excel bestand te importeren. Alleen de diversen dagboeken van het dagboeksoort Beginbalans en Afsluitboekingen kunnen worden gebruikt om de gegevens te importeren. Werking in Expert/M Plus Vooraf hebt u een diversen journaal gemaakt via Ingave, Basisgegevens, Diversendagboeken. Bij het veld Dagboeksoort kiest u BeginBalans of Afsluitboekingen. U maakt ook een MS Excel bestand op, met een hierna beschreven structuur, een zgn. Saldibalans, dat u gebruikt om te importeren. Voor de Import maakt u gebruik van het menu: Extra Importeren externe applicaties Saldibalans via Excel In het keuzevak Dagboek kiest u het dagboek waarin u de gegevens wilt importeren. Alleen de diversendagboeken van het type BeginBalans en Afsluitboekingen worden voorgesteld. U duidt vervolgens de juiste periodes aan en de datum aan. Deze wordt gebruikt als documentdatum voor de boeking in het diversen dagboek. Rechts vult u de gewenste wachtrekening in. Deze wachtrekening, voor grootboekrekening wordt alleen gebruikt in het geval dat deze gegevens niet zelf door u werden ingevuld in de saldibalans. Na het selecteren van het bestand via de knop Opzoeken, kunt u, indien gewenst, de keuze Eerste rij bevat kolomhoofdingen aanvinken. Via de knop Importeer worden de gegevens overgezet naar Expert/M Plus. Wanneer de import klaar is, wordt er een melding gegeven indien de import succesvol is verlopen. Meldingen naar aanleiding van ontbrekende gegevens of andere fouten worden onderaan het scherm, in de grid, getoond. Er wordt verwezen naar de cel in het Excel-bestand waar de fout zich voordoet. U kunt dan de nodige wijzigingen in het Excel-bestand doen, waarna u het gewijzigde bestand opnieuw kunt importeren. Zolang een bestand een foutmelding veroorzaakt, worden de gegevens niet geïmporteerd. Het diversen journaal is na een geslaagde import ingeschreven in het gekozen dagboek en heeft het documentnummer meegekregen dat in dit selectiescherm staat opgegeven. Naargelang u in het selectiescherm gekozen hebt voor: Diverse boeking: editeren, consulteren of geen actie, komt u na een geslaagde import al dan niet in die diversen boeking zelf terecht.

4 De structuur van de saldibalans in MS Excel De structuur van het Excel-bestand hier verder beschreven moet strikt gevolgd worden om een geslaagde import te bekomen. Voor een voorbeeld van een correct opgestelde saldibalans, zie figuur 1. Zorg er steeds voor dat de saldibalans het eerste tabblad is in het Excel-bestand. De Hoofding Indien u de eerste rij van de Excel-sheet wilt gebruiken als een hoofding boven de saldibalans, dan vinkt u dit ook zo aan in het selectiescherm in Expert/M Plus. De allereerste rij wordt dan niet ingelezen. In het voorbeeld van figuur 1 is dit Rij 1. De saldibalans De eigenlijke saldibalans zijn de cijfers en gegevens die geïmporteerd zullen worden in het diversen openings- of afsluitdagboek. Indien u geen hoofding voorziet, is dit alles na Rij 1. In het voorbeeld van figuur 1: Rij 2 tot rij 17. Verder beschrijven we hier per kolom, en voor sommige rijen per cel, volgens welke structuur de saldibalans gemaakt moet zijn en of de inhoud al dan niet verplicht is. Kolom A: Grootboekrekening Alleen grootboekrekeningen die aangemaakt zijn in het dossier worden aanvaard, in de andere gevallen wordt de wachtrekening genomen. Kolom B: Munt Voor de munt is er voor de grootboekrekeningen waar een financieel dagboek op ingesteld is, een controle op die munt : ze moet gelijk zijn aan de munt van het financieel dagboek. Kolom C, D en E en F : Bedragen De bedragen worden als volgt doorgegeven: debet valuta (kolom C), debet (kolom D), credit valuta (kolom E) en credit (kolom F) Negatieve bedragen worden alleen toegelaten indien in het dossier in de instelling van het gebruikte dagboek in Expert/M Plus, de optie om negatieve bedragen toe te laten, aangevinkt staat.

5 Gezien het een saldibalans betreft kan per lijn enkel of Debet of Credit worden meegegeven. Wanneer op één lijn zowel een debet- als een creditbedrag voorkomt, zal enkel de debetwaarde geïmporteerd worden wat tot een balansverschil kan leiden. Kolom G en H: Eenheden De eenheden worden doorgegeven in kolom G (Eenheid 1) en kolom H (Eenheid 2) en afgerond op basis van het aantal decimalen, ingesteld voor de gebruikte grootboekrekening. Het invullen van deze kolommen is niet verplicht, dit wil zeggen, de kolom moet wel aanwezig zijn in de saldibalans, maar u bent niet verplicht ze in te vullen. Indien u ze niet nodig hebt, laat u de kolom G en/of H blanco. Kolom I: Referte Elke omschrijving die u hier eventueel ingeeft, wordt opgenomen als referte in het journaal. Er worden max. 255 karakters overgenomen, het formaat kan alfanumeriek of numeriek zijn. De Afsluiting Bij de eerste lege rij in de Excel-sheet stopt de import. Na de te importeren lijnen met saldibalansgegevens voorziet u dus steeds een lege lijn zodat u daaronder in de Excel-sheet eventueel nog verdere berekeningen kunt uitvoeren. In het voorbeeld is dit alles van rij 15 en volgende. Indien u geen lege lijn laat en er staan nog gegevens ingevuld in de saldibalans, wordt er voor elke extra lijn een foutmelding gegeven bij de import. Figuur 1: Voorbeeld