Discimus Getuigschrift en attesten Basisonderwijs

Transcriptie

1 Discimus Getuigschrift en attesten Basisonderwijs 31 juli 2017 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Definitie van de studiebewijzen Fiche van de instelling Communicatie met Discimus Studiebewijzen versturen naar Discimus Registratie OK X Registratie mislukt Te versturen

3 1 Inleiding Inleiding Tot en met schooljaar 2015 was er geen uitwisseling over de getuigschriften basisonderwijs tussen de scholen en Discimus. Vanaf schooljaar 2016 wordt deze informatie echter wél verwacht bij Discimus en is het verplicht om de getuigschriften basissonderwijs te versturen naar Discimus. 2

4 HOOFDSTUK 1. INLEIDING Definitie van de studiebewijzen Via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Studiebewijzen, bepaalde je reeds welke studiebewijzen uitgereikt kunnen worden in je instelling. Elk studiebewijs dat moet meegedeeld worden via Discimus, krijgt een officiële code bij Discimus. Bij de omschakeling naar versie werden deze codes reeds automatisch opgevuld bij de meeste studiebewijzen. Je vindt deze codes ook op onze website, bij de handleidingen, in het rekenblad met instelbare eigenschappen studiebewijzen, hoofdstructuur 211. Voor het getuigschrift basisonderwijs is de Discimuscode = 474. Voor attesten is dit 284. Figuur 1.1 Controleer of deze gegevens correct zijn in uw databank. In de meeste gevallen zul je in dit scherm niets meer moeten aanpassen. 1.2 Fiche van de instelling Vooraleer je studiebewijzen naar Discimus kan versturen, ga je nog naar Schoolstructuur - Instellingen - Fiche, tabblad Ministerie/Edison, en vul je de datumgrenzen in.

5 HOOFDSTUK 1. INLEIDING 4 Figuur 1.2

6 2 Communicatie met Discimus 2.1 Studiebewijzen versturen naar Discimus Zodra je via Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen, de studiebewijzen (getuigschriften en attesten) hebt toegekend, ga je naar Leerlingen - Discimus - Studiebewijzen versturen. Figuur 2.1 Kies voor Nieuwe, gewijzigde of verwijderde studiebewijzen of voor Alle studiebewijzen en klik op Ophalen. Als je kiest voor Nieuwe, gewijzigde of verwijderde studiebewijzen, worden enkel de leerlingen opgehaald waarvoor iets gewijzigd of nieuw is sinds de laatste versturing. De eerste keer dat je dit doet, zullen dus alle studiebewijzen opgehaald worden. Kies je voor Alle studiebewijzen, dan worden alle leerlingen met al hun studiebewijzen voor het gekozen schooljaar opgehaald. 5

7 HOOFDSTUK 2. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 6 Figuur 2.2 Een overzicht van de leerlingen wordt getoond, met vermelding van het studiebewijs dat behaald werd. Selecteer de leerlingen waarvan je het studiebewijs wenst te versturen, eventueel gebruik makend van de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Klik op de knop Versturen. Indien er fouten zijn, dan zal een venster getoond worden met een gepaste melding. Figuur 2.3 Klik OK. Op het tabblad Leerlingen zonder offcieel studiebewijs, worden de leerlingen getoond waarvoor het programma geen officieel studiebewijs vindt in de databank. Dit kan OK zijn, omdat deze leerlingen in dat jaar inderdaad geen studiebewijs moeten krijgen. Maar het kan ook zijn dat er leerlingen vergeten werden. Kijk dit alleszins even na.

8 HOOFDSTUK 2. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 7 Figuur 2.4 Op het tabblad Reeds gekende communicatie, kan je de stand van de Discimus calls bekijken. Als je net de studiebewijzen verstuurd hebt, klik je eerst op Leegmaken en vervolgens terug op Ophalen om de meest recente communicatie te tonen. Figuur Registratie OK Als de status bij de leerling Registratie OK is, is de versturing correct verlopen. Je kan dan nog enkele steekproeven doen via de steekkaart van de leerling, via het pijltje bij de discimusknop:

9 HOOFDSTUK 2. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 8 Figuur 2.6 Via deze knop kan je rechtstreeks in de Discimus databank kijken. Als je hier ook het getuigschrift te zien krijgt, is de zending OK voor deze leerling X Indien de foutcode X is, staat de zending nog in de wachtrij. Haal de gegevens enkele ogenblikken later opnieuw op Registratie mislukt Indien de foutcode F is, zie je in de kolom Foutboodschap welke fout er opgetreden is. Mogelijke oorzaken kunnen zijn: Een leerling in het basisonderwijs mag maar één studiebewijs hebben. Bv. 2x het getuigschrift van basisonderwijs toekennen aan een leerling geeft fouten, ook de combinatie van getuigschrift én attest geeft een foutmelding. Uitreikingsdatum: voor de meeste studiebewijzen moet de uitreikingsdatum 30/06 zijn. Foutmelding op de inschrijving bij discimus : de discimus communicatie van de leerlinggegevens zijn nog niet volledig correct (geregistreerd persoon, inschrijving, loopbaan). Na te kijken via Leerlingen - Discimus - Synchronisatie. De leerlingen zijn niet zichtbaar op het tabblad Selectie: vermoedelijk is de discimus code niet goed ingevuld bij het studiebewijs (schoolstructuur) De leerling is uitgeschreven maar wordt toch mee verstuurd : vermoedelijk heb je aan deze leerling toch een studiebewijs toegekend op 30/06. Dit studiebewijs moet weg bij deze leerling Te versturen Gebruik het vinkje Toon enkel fouten om enkel de leerlingen te tonen waarvoor Discimus het verzonden studiebewijs niet kon verwerken. Vanuit dit scherm kan je rechtstreeks naar de loopbaan van de desbetreffende leerling navigeren en van daaruit de nodige aanpassingen aan het studiebewijs doen alvorens het opnieuw te versturen. Blijft de status van het studiebewijs ondanks meerdere versturingen, toch staan op Te versturen?

10 HOOFDSTUK 2. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 9 Controleer dan via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Studiebewijzen, of de code Discimus correct is ingevuld. Dit moet nummer 474 zijn voor het getuigschrift basisonderwijs, nummer 284 voor het attest van gevolgd leerjaar. Is de leerling vroegtijdig uitgeschreven? Deze leerling wordt niet verstuurd, de status Te versturen is (voorlopig) normaal. Controleer of de datum van uitreiking 30/6 is. Controleer de gebruikersnaam waarmee je bent aangemeld: is dit de login waarmee ook de registratie/inschrijving van de leerlingen bij Discimus gebeurt? Je moet voldoende rechten hebben om gegevens naar Discimus te versturen.