INFORMAT WEBAPPLICATIE. igebruikersbeheer. Beheren van gebruikers, toekennen van gebruikers aan groepen

Transcriptie

1 INFORMAT WEBAPPLICATIE igebruikersbeheer Beheren van gebruikers, toekennen van gebruikers aan groepen

2 Deel 1: Beheren van... 1 Gebruikers Hier worden alle gebruikers die met het programma zullen werken geregistreerd. In de lijst krijgt u alle gebruikers te zien die door uzelf werden aangemaakt, maar ook alle gebruikers die nog niet aan een toegangsgroep gekoppeld werden. Het is dus heel goed mogelijk dat u gebruikers te zien krijgt die niet tot uw scho(o)l(en) behoren! In de kolom 'Status' ziet u of een gebruiker actief ( ), niet-actief ( ) of tijdelijk uitgeschakeld ( ) is. Om een gebruiker te zoeken typt u een deel van de gebruikersnaam of alias in en klik daarna op de. U krijgt dan enkel de gebruikers te zien die aan de zoekterm voldoen.

3 2 BELANGRIJK Overzicht van de groepen die nodig zijn per applicatie om te kunnen inloggen als gebruiker. Toegangsgroep = schooljaar, school en vestiging Programmagroep = menu-items (leerlingen, afdrukken, personalia, discimus ) Begeleidingsgroep = types (medisch, familiaal) Klasbegeleidingsgroep = klasrechten instellen Applicatie Toegangsgroep Programmagroep Begeleidingsgroep Klasbegeleidingsgroep ibasis X X ileerlingen X X ipersoneel X X icursisten X X iinternen X X ileerlingenvervoer X X ilessenrooster X X irapporten X X ischoolcommunicatie X X iomniwize/iklik met begeleiding Alles vanuit de applicatie iomniwize/iklik zonder X X X begeleiding (wel ibegeleiding Informat) ibegeleiding X X X X iaanwezigheden X X iaanwezighedenleerkrachten X X icvoleerkrachten X X irapportenleerkrachten Alles vanuit de applicatie Financiële modules: rechten worden ingesteld in het pakket zelf.

4 3 Toegangsgroep Een toegangsgroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de verschillende scholen en vestigingen. Het komt er op aan uw toegangsgroepen zo te definiëren dat iedere gebruiker toegang krijgt tot de scho(o)l(en) waar hij/zij werkzaam is. Is een gebruiker bvb. actief in 2 scholen, dan moet u een toegangsgroep creëren met lees- en/of schrijfrechten op deze 2 scholen. Merk op dat toegangsgroepen schooljaargebonden zijn (cf. tabblad Rechten )! Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 3.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de toegangsgroep nader omschrijven. Beheerd door: hier ziet u de naam van de beheerder (uw eigen naam dus). Dit veld is voor Informat bedoeld. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een toegangsgroep toevoegt. In de lijst met toegangsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een groen vinkje in de kolom Status. Hebt u een bepaalde toegangsgroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met toegangsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een in de kolom Status.

5 3.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een toegangsgroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een toegangsgroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één toegangsgroep kan behoren! Zoals reeds gezegd komt het er dus op aan uw toegangsgroepen juist te definiëren. Om een gebruiker toe te voegen aan een toegangsgroep selecteert u deze in de linkerkolom en met de breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers ineens aan een toegangsgroep toevoegen.

6 3.3 Rechten Hier worden alle scholen en vestigingen waar u als beheerder rechten op hebt in tabelvorm weergegeven. Standaard worden aan een nieuwe groep geen rechten toegekend. U hebt de mogelijkheid om volgende rechten toe te kennen Geen toegang: de vestiging van de school is niet zichtbaar voor de gebruikers van de groep. Alleen-lezen: de gegevens van de vestiging van de school zijn enkel raadpleegbaar en kunnen niet gewijzigd worden; afdrukken is wel mogelijk. Schrijven: de gebruikers kunnen gegevens toevoegen/wijzigen in de vestiging van de school. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op te klikken. De rechten worden per schooljaar toegekend. Standaard hebben gebruikers geen rechten op vorige schooljaren. Dit moet dus door u worden ingesteld. Indien een toegangsgroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere toegangsgroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de toegangsgroep waarvan u wilt overerven en klikt op de. Daarna wijzigt u de rechten bij die vestigingen die niet identiek zijn met de rechten van de overgeërfde groep.

7 4 Programmagroep Een programmagroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de verschillende menukeuzes. Als een bepaalde gebruiker (andere) rechten moet krijgen op een menu-item dan de overige gebruikers, moet er dus een nieuwe programmagroep gecreëerd worden. Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 4.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de programmagroep nader omschrijven. Beheerd door: hier ziet u de naam van de beheerder (uw eigen naam dus). Dit veld is voor Informat bedoeld. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een programmagroep toevoegt. In de lijst met programmagroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een in de kolom Status. Hebt u een bepaalde programmagroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met programmagroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een in de kolom Status. Standaardrechten bij nieuw menu-item: hier kunt u definiëren welk recht de gebruikers van deze groep standaard toegekend moeten krijgen wanneer er door Informat een nieuw menuitem toegevoegd wordt aan de applicatie (zodat u hiervoor niet zelf hoeft in te loggen om dit manueel aan te passen). Bij type 1 is het duidelijk wat er moet gekozen worden. Type 2 zet u op Ja voor gebruikers met schrijf- of leesrechten op nieuwe menu-items en op Nee voor gebruikers die geen toegang mogen krijgen op nieuwe menu-items.

8 4.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een programmagroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een programmagroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één programmagroep kan behoren! Het komt er dus op aan uw programmagroep juist te definiëren. U kunt kiezen om de gebruikers te zien onder hun aanmeldingsnaam ( adres) of hun eigen naam (alias). Om een gebruiker toe te voegen aan een programmagroep selecteert u deze in de linkerkolom en met de breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers ineens aan een programmagroep toevoegen.

9 4.3 Rechten Iedere menukeuze van het pakket wordt hier in een boomstructuur getoond. Voor ieder item kunnen de rechten ingesteld worden: Alleen-lezen: het onderdeel van het programma is raadpleegbaar, maar er kan niks gewijzigd worden. Afdrukken is wel mogelijk. Geen toegang: het onderdeel is niet toegankelijk via het programma. Schrijven: de gegevens van dit onderdeel kunnen gewijzigd worden. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op te klikken. Indien een programmagroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere programmagroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de programmagroep waarvan u wilt overerven en klikt op de. Daarna wijzigt u de menu-items waarbij de rechten niet overeenkomen met die van de overgeërfde groep.

10 5 Initialiseren nieuw schooljaar Langs deze menukeuze wordt een nieuw schooljaar aangemaakt en worden een aantal schoolspecifieke gegevens gekopieerd van het huidige naar het nieuwe schooljaar. Doe dit niet te vroeg, maar wacht hier mee tot kort vóór de inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar beginnen. Selecteer schooljaar en school en klik op het om het nieuwe schooljaar aan te maken.

11 Deel 2: Leerlingenbegeleiding Voor de leerlingenbegeleiding (zowel vanuit afzonderlijke applicatie ibegeleiding als vanuit de leerlingenadministratie, menu Leerlingen Consulteren ) worden de rechten nog eens afzonderlijk bijgehouden. 1 Begeleidingstypes Onder begeleidingstypes verstaan we de categorieën waarin de begeleidingsitems ingedeeld kunnen worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen hoofd- en subbegeleidingstypes. Om een nieuw begeleidingstype toe te voegen klik op. De hoofdtypes worden aangeduid met en de subtypes met. Mag het begeleidingstype op het rapport worden afgedrukt, dan vinkt u dit veld aan. Wanneer het veld Iedereen wijzigen wordt aangevinkt, zal iedere gebruiker met rechten op dit begeleidingstype wijzigingen kunnen aanbrengen aan het oorspronkelijk ingevoerde item (normaliter is dit niet mogelijk, maar kan enkel een reactie ingegeven worden op een item dat door een andere gebruiker is toegevoegd). Dit kan bvb. het geval zijn bij gegevens die in tabelvorm worden ingebracht.

12 2 Gebruikersniveaus (na te vragen vrijdag 17/10) Het gebruikersniveau dient om bij het toevoegen van een begeleidingsitem te bepalen welke gebruikers dit item te zien mogen krijgen. Het gebruikersniveau is klasgebonden (cf. klasbegeleidingsgroepen); een bepaalde gebruiker kan voor verschillende klassen dus tot een ander gebruikersniveau behoren (bvb. vakleerkracht in de ene klas en klastitularis in de andere klas).

13 3 Begeleidingsgroepen Een begeleidingsgroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de leerlingendossiers. Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 3.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de begeleidingsgroep nader omschrijven. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een begeleidingsgroep toevoegt. In de lijst met begeleidingsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een groen in de kolom Status. Hebt u een bepaalde begeleidingsgroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met begeleidingsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een in de kolom Status.

14 3.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een begeleidingsgroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een begeleidingsgroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één begeleidingsgroep kan behoren! Het komt er dus op aan uw begeleidingsgroep juist te definiëren. Om een gebruiker toe te voegen aan een begeleidingsgroep selecteert u deze in de linkerkolom en met de breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers ineens aan een begeleidingsgroep toevoegen.

15 3.3 Begeleidingsrechten Hier krijgt u de begeleidingstypes in tabelvorm te zien. Geen toegang: het begeleidingstype is niet zichtbaar voor de gebruikers van de groep. Alleen-lezen: het begeleidingstype is enkel raadpleegbaar en de gegevens ervan kunnen niet gewijzigd worden; afdrukken is wel mogelijk. Schrijven: de gebruikers kunnen gegevens van het begeleidingstype toevoegen/wijzigen. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op te klikken. Indien een begeleidingsgroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere begeleidingsgroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de begeleidingsgroep waarvan u wilt overerven en klikt op de. Daarna wijzigt u de rechten bij die begeleidingstypes die niet identiek zijn met de rechten van de overgeërfde groep.

16 4 Klasbegeleidingsgroepen Hier wordt bepaald op welke klas(sen) een gebruiker rechten heeft. Om deze rechten toe te kennen kunt u op drie manieren te werk gaan. 4.1 Toekennen via klas Links selecteert u schooljaar, school en vestiging. U krijgt dan een lijst met klassen. Selecteert u een klas, dan krijgt u rechts een lijst met alle mogelijke gebruikers Per gebruiker kunt u bepalen of hij/zij lees-, schrijf- of geen rechten mag hebben op deze klas en kan het gebruikersniveau aangeduid worden (zie hoger).

17 4.2 Toekennen via gebruiker Links selecteert u schooljaar, school en vestiging. U krijgt dan een lijst met gebruikers. Selecteert u een gebruiker, dan krijgt u rechts een lijst met alle mogelijke klassen. Per klas kunt u bepalen of de gebruiker lees-, schrijf- of geen rechten mag hebben en kan het gebruikersniveau aangeduid worden (zie hoger). Moet de gebruiker dezelfde rechten krijgen op alle klassen, dan stipt u bovenaan aan of hij/zij lees- of schrijfrechten krijgt, selecteert u het gebruikersniveau en klikt u op de alle klassen doorgevoerd.. Deze selectie wordt dan bij