Discimus Gebruiker. 12 november WISA helpdesk

Transcriptie

1 Discimus Gebruiker 12 november 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Discimus Gebruiker Algemeen Wie neemt er deel aan het project DISCIMUS? Opbouw in verschillende fases Wat met WebEdison? Schematische voorstelling Praktisch - departement Welke leerlingengegevens worden uitgewisseld Wanneer gegevens uitwisselen Stamnummers toekennen Werken met Discimus Van start gaan Algemeen Datum Administratief OK voor Discimus invullen Inschrijfwizard Inschrijving van de leerling Scherm stamboeknummers toekennen Melden van reeds ingeschreven leerlingen Controle schermen Fiche van de leerling Inschrijving Loopbaan Discimus synchronisatie Overzicht alle calls Nieuwe raadpleging Overzicht raadplegingen Rijkregisternummers ophalen Communicatie departement scherm

3 1 Discimus Gebruiker Inleiding 1.1 Algemeen Vanaf versie 4.1 zit in Wisa de functionaliteit om te werken met het Discimus systeem. Het project DISCIMUS maakt het mogelijk dat de scholen, de centra en AgODi constant leerlingengegevens uitwisselen. Zodra een school of centrum bepaalde leerlingengegevens inbrengt in haar schooladministratiepakket of als ze die gegevens verandert, wordt de informatie onmiddellijk toegevoegd of veranderd in de databank van AgODi. Daardoor kunnen scholen en centra direct en op elk tijdstip controleren welke leerlingengegevens AgODi gebruikt. Als dat nodig is, kunnen scholen en centra snel ingrijpen en bepaalde gegevens aanpassen. Omgekeerd zullen zij ook op een vlotte en snelle manier leerlingengegevens ontvangen die opgenomen zijn in de databank van AgODi Wie neemt er deel aan het project DISCIMUS? In de eerste fase richt het project DISCIMUS zich tot: alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); alle scholen voor secundair onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO s) Opbouw in verschillende fases Vanaf het voorjaar 2012 wisselen de pilootscholen de informatie over de in- en uitschrijvingen voor het schooljaar automatisch uit met de databank van AgODi. In het najaar zullen de overige scholen stelselmatig starten met het Discimus systeem Wat met WebEdison? Voor de uitvoering van de dienstverlening waarbij leerlingengegevens noodzakelijk zijn, zoals de berekening van de omkadering en de werkingsmiddelen, maakt AgODi tot en met 2

4 HOOFDSTUK 1. DISCIMUS GEBRUIKER 3 het einde van het schooljaar alleen gebruik van de informatie uit de leerlingenzendingen via WebEDISON. Het blijft dus erg belangrijk om de kwaliteit van die leerlingenzendingen te verzekeren. Voor de zendingen van personeelsgegevens verandert er niets en blijft WebEDISON van kracht Schematische voorstelling Hieronder vind je een schematische voorstelling van de communicatie via Discimus tussen Wisa en het depertement. Figuur 1.1: Schematische voorstelling communicatie

5 HOOFDSTUK 1. DISCIMUS GEBRUIKER Praktisch - departement Welke leerlingengegevens worden uitgewisseld Via onderstaande link kan je een lijst downloaden van gegevens die worden verstuurd naar Agodi: Wanneer gegevens uitwisselen De uitwisseling van deze leerlingengegevens gebeurt zo snel mogelijk nadat een leerling ingeschreven is. De school of het centrum registreert dan alle inschrijvings- en identificatiegegevens waarover ze al beschikt. Als de school of het centrum op een later tijdstip bijkomende gegevens ontvangt, zoals het rijksregisternummer van de leerling, kan die informatie dan nog ingevoerd worden Stamnummers toekennen Voor het schooljaar veranderen de regels voor het toekennen van de stamnummers van de leerlingen. Dit stamnummer moet dan niet meer alfabetisch geordend worden binnen de administratieve groep. Scholen en centra kennen het stamnummer toe op het moment dat ze de leerling inschrijven. Doordat een leerling al een stamnummer krijgt op het ogenblik van inschrijving, kan het gebeuren dat er hiaten in het stamboekregister ontstaan. Leerlingen die ingeschreven worden, maar die nooit naar de school of het centrum komen, zullen in tegenstelling tot vroeger wel een stamnummer krijgen. Net zoals vroeger begint het stamnummer met het schooljaar waarin de leerling voor de eerste keer naar school gaat in de betreffende school of in het betrokken centrum. Een leerling die bijvoorbeeld ingeschreven wordt om te starten op 1 september 2012, zal als stamnummer een nummer van de vorm 12xxxxx krijgen.

6 2 Werken met Discimus 2.1 Van start gaan In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe je praktisch kan starten met discimus. Als discimus eenmaal geïnstalleerd en actief staat op de server, kan je beginnen met de administratie Algemeen Via het Discimus systeem worden momenteel 3 soorten gegevens verstuurd. ongeveer overeen met: Dit komt Wisa gegevens Leerling Inschrijving Loopbaan Discimus benaming Geregistreerd persoon Inschrijving InschrijvingADM Telkens wanneer er in Wisa een wijziging gebeurt in één van deze gegevens, zal dit hoogst waarschijnlijk gemeld moeten worden via het Discimus syteem. De communicatie die er dan plaats vindt tussen Wisa en Discimus noemt men verder in deze handleiding een webservicecall. Het aanmaken van deze webservicecalls gebeurt automatisch in de achtergrond. Het is de Discimus scheduler die zorgt voor het aanmaken en versturen van de webservicecalls. Een webservicecall kan verschillende statussen hebben: Code status X B V R C Omschrijving Te verzenden Bezig of in behandeling Verzonden Opnieuw proberen te zenden Geannuleerd (record is verwijderd in Wisa) Elke webservicecall heeft ook een foutcode. Deze wordt gezet bij het behandelen van een webservicecall. De mogelijke codes zijn: 5

7 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 6 Code status X O I C F Omschrijving Nog niet verwerkt OK Er is bijkomende informatie nodig om de call te kunnen versturen (bijvoorbeeld stamboeknummer) Een communicatiefout. De webservicecall zal automatisch opnieuw verstuurd worden wanneer de scheduler de gegevens opnieuw gaat versturen Fout bij maken call naar Discimus Deze statussen en foutcodes worden hier uitgelegd omdat je deze nodig zal hebben in de schermen waar je de communicatie tussen Wisa en Discimus gaat nakijken Datum Administratief OK voor Discimus invullen Een leerling wordt pas via Discimus gemeld indien de datum Administratief OK voor Discimus ingevuld is. Je zal deze dus eerst moeten invullen en dan pas zal de leerling verstuurd worden. Je moet dit ook uitvoeren voor reeds ingeschreven leerlingen van voorgaande schooljaren indien deze nu nog ingeschreven zijn. Het invullen van de datum Administratief OK voor Discimus gaat steeds gepaard met het controleren of toekennen van een stamboeknummer. Eens de datum ingevuld is kan deze niet meer veranderd worden. De datum Administratief OK voor Discimus moet aan volgende eigenschappen voldoen: Moet kleiner zijn of gelijk aan de inschrijfdatum Mag niet in de toekomst liggen Deze voorwarden zijn opgelegd door het departement. Je kan deze datum en controle of toekenning stamboeknummer op 3 manieren invullen: Bij het uitvoeren van de inschrijfwizard Op de inschrijving van de leerling Via het scherm stamboeknummers toekennen De 3 manieren worden hieronder uitgelegd Inschrijfwizard Deze manier zal enkel werken voor leerlingen die je een nieuwe inschrijving geeft in je school. In de voorlaatste stap van de inschrijfwizard (Huidige loopbaan), is er een vinkje Datum Administratief OK voor Discimus toegevoegd.

8 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 7 Figuur 2.1: Inschrijfwizard Indien je dit aangevinkt hebt, dien je de datum Administratief OK voor Discimus verplicht in te vullen. Als je deze gegevens hier invult is de leerling klaar om gemeld te worden via Discimus en zal dit automatisch gebeuren nadat de leerling ingeschreven is. Indien je dit niet aanvinkt zal je de datum later nog kunnen invullen via één van de 2 onderstaande procedures. Wanneer je het vinkje en de datum niet ziet staan tijdens het gebruik van de inschrijfwizard kan dit 2 oorzaken hebben: Er wordt ingeschreven in de virtuele instelling. De datum Administratief OK voor Discimus kan niet ingevuld worden voor virtuele instellingen. Op de fiche van de instelling, tabblad ministerie-edison, heb je het vinkje nieuwe inschrijvingen tijdelijk niet melden aangevinkt. Dit vinkje kan je aanvinken indien je er voor kiest om tijdens een inschrijvingsperiode de leerlingen nog niet te melden omdat het bijvoorbeeld nog niet zeker is dat de leerling les zal komen volgen in je school.

9 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 8 Figuur 2.2: Ministerie Edison Inschrijving van de leerling Indien je voor één leerling de datum Administratief OK voor Discimus wil invullen, kan je dit best doen op het inschrijvingen scherm van de leerling. Op het tabblad inschrijving zie je de datum Administratief OK voor Discimus. Figuur 2.3: inschrijving De datum licht enkel op indien: Er nog geen datum ingevuld is Het niet gaat over een inschrijving in een virtuele school Het gaat over een type inschrijving Voltijds - deeltijds onderwijs Het een inschrijving betreft van een school in je databank Scherm stamboeknummers toekennen Via het scherm Leerlingen - Stamboekregister - Toekennen stamboeknummers kan je voor meerdere leerlingen gelijktijdig de datum Administratief OK voor Discimus invullen.

10 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 9 Figuur 2.4: Stamboeknummers toekennen Je kan hier 2 keuzes maken: Inschrijvingen met toekomstige inschrijfdatum: Dit selecteer je bijvoorbeeld indien je half augustus de leerlingen die reeds ingeschreven zijn in het nieuwe schooljaar wil melden via Discimus. De datum Administratief OK voor Discimus zal in dit geval ingevuld worden met de huidige datum. Inschrijvingen met verstreken inschrijfdatum: deze keuze maak je om leerlingen met een inschrijvingsdatum die reeds verstreken is, toch nog gemeld te krijgen. De datum Administratief OK voor Discimus zal ingevuld worden met de datum inschrijving. Wanneer je de eerste keer (bij aanvang van Discimus) al de huidige leerlingen wil melden van je instelling zal je deze keuze moeten maken. Nadat je een keuze gemaakt hebt en op ophalen geklikt hebt, krijg je een overzicht van leerlingen waarvoor de datum Administratief OK voor Discimus nog niet ingevuld is. Ook leerlingen die al een stamboeknummer hadden in je instelling komen in dit overzicht. Het stamboeknummer zal dan getoond worden in je overzicht. De leerling zal dit nummer ook behouden maar de datum Administratief OK voor Discimus moet nog wel ingevuld worden omdat de leerling anders niet gekend zal zijn in het discimus systeem. Bij acties zal je ter informatie ook kunnen zien dat enkel de datum Administratief OK voor Discimus ingevuld zal worden.

11 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 10 Figuur 2.5: Stamboeknummers toekennen Selecteer de leerlingen waarvan je de datum Administratief OK voor Discimus wil invullen en klik op toekennen. Voor leerlingen die nog geen stamboeknummer hadden, zal je het nieuwe stamboeknummer nu kunnen zien. Bij acties wordt er informatief getoond wat er voor de inschrijving uitgevoerd is. Voor alle leerlingen dat je had aangevinkt zal nu automatisch alles (Leerling zelf, inschrijving en loopbanen) gemeld worden via Discimus Melden van reeds ingeschreven leerlingen Indien je nog niet met het Discimus systeem werkte maar je had al wel leerlingen ingeschreven waarvan de datum Administratief OK voor Discimus en stamboeknummer ingevuld waren, kan je deze niet meer melden via het scherm stamboeknummers toekennen. Je kan deze leerlingen het eenvoudigst melden via het scherm Discimus synchronisatie. Zie

12 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS Controle schermen Om de status van een leerling, inschrijving of loopbaan te controleren zijn er enkele schermen en knoppen toegevoegd. Je kan hiermee nakijken of de gegevens al verstuurd zijn en of deze correct verwerkt zijn. De verschillende mogelijkheden om gegevens na te kijken zijn: Op de fiche van de leerling Op de inschrijving Op de loopbanen Discimus synchronisatie Deze mogelijkheden worden hieronder besproken Fiche van de leerling Op de fiche van de leerling is een knop Discimus communicatie toegevoegd. Figuur 2.6: Fiche leerling Als je op de knop klikt, krijg je in het scherm Overzicht communicatie met departement al de calls te zien die er voor deze leerling voor je eigen school reeds gebeurd zijn. Dit zijn zowel de leerling, inschrijving als de loopbaan calls die hier getoond worden. De knop licht enkel op als je voldoende rechten hebt in het scherm en niet vertrokken bent van het scherm alle leerlingen.

13 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 12 Figuur 2.7: Fiche leerling- communicatie Voor de werking van het scherm Communicatie met departement zie voor meer uitleg Inschrijving Op het scherm van de inschrijvingen vind je de knop om de communicatie met het departement te raadplegen op het tabblad andere. Figuur 2.8: Inschrijvingen - communicatie Wanneer je op de knop Discimus communicatie klikt zie je al de calls die er gebeurd zijn met betrekking tot de inschrijvingen en de loopbanen in je school voor deze leerling. De knop zal enkel oplichten indien je voldoende rechten hebt in het scherm en het over een inschrijving gaat in de school die overeenstemt met de instelling in het bovenliggende scherm van de instellingen. Voor de werking van het scherm Communicatie met departement zie voor meer uitleg. Indien je ook de calls wil raadplegen van de leerling zelf zie Loopbaan Op het niveau van de loopbaan vind je de knop Discimus communicatie op volgende tabbladen van de loopbaan: Voor basisonderwijs: Tabblad telling (basis) Tabblad telling aanwezig Voor secundair onderwijs:

14 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 13 Tabblad telling (secundair) Tabblad telling (Getuigschrift) Tabblad Telling aanwezig Indien je op de knop klikt, zie je al de calls die er voor de loopbanen verstuurd zijn van deze leerling. Figuur 2.9: Loopbanen - communicatie Voor de werking van het scherm Communicatie met departement zie voor meer uitleg. Indien je ook de al de calls wil raadplegen van de leerling zelf zie Voor calls m.b.t. de inschrijvingen zie Discimus synchronisatie Figuur 2.10: Discimus synchronisatie Via dit scherm kan je de status van al je leerlingen nakijken op een bepaalde datum. Je vindt het scherm via Leerlingen - Discimus - Synchronisatie. Selecteer de instelling en de datum waarop je de leerlingen wil ophalen. De datum moet vallen na 01/09/2012. Het is pas vanaf die datum dat discimus loopbaangegevens opvraagt. Klik nadien op de knop ophalen. Je krijgt nu al de leerlingen van je instelling die op de

15 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 14 geselecteerde datum een loopbaan hebben. Per leerling, inschrijving of loopbaan kan je nagaan wat de laatst gekende status en foutcode is bij Discimus. Voor een overzicht van de status- en foutcodes zie Leerlingen waarvoor de datum Administratief OK voor Discimus niet ingevuld is, verschijnen in het rood. Je kan deze leerlingen ook selecteren maar voor die leerlingen zal uiteindelijk niets verstuurd worden omdat er pas gegevens verstuurd worden naar het departement van zodra de datum Administratief OK voor Discimus ingevuld is. Om deze datum ingevuld te krijgen zie Leerlingen waarvoor één van de statussen op C staat, dit wil zeggen dat dit gegeven aangemaakt is maar nog niet verstuurd, zullen automatisch aangevinkt worden. Leerlingen waarvoor één van de foutcodes op I, bijkomende informatie was nodig alvorens te versturen, of F, een fout opgetreden bij de laatste call, staan, worden automatisch aangevinkt. Deze leerlingen dienen immers nog opnieuw gemeld te worden. Om één of meerdere leerlingen te synchroniseren met discimus, vink je de leerling(en) aan. Nadien klik je op de knop versturen. Voor al de geselecteerde leerlingen zal nu zowel de leerlinggegevens, als de inschrijving en loopbaangegevens verstuurd worden. Afhankelijk van de tijdspanne die ingesteld is in de scheduler om gegevens door te sturen, zullen je gegevens verstuurd worden. Kom nadien nog eens controleren of de gegevens correct verwerkt zijn. Je databank is pas volledig gesynchroniseerd met de databank van het departement als voor al de leerlingen de status van al de gegevens op V (verzonden) staat en de foutcode op O (OK) Overzicht alle calls In het scherm Leerlingen - Discimus - Overzicht alle calls, kan je alle calls oproepen in een bepaalde periode en met een bepaald type. Figuur 2.11: Leerlingen - Discimus - Overzicht alle calls

16 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 15 Je kan in dit scherm een datum en uur opgeven als start periode en einde periode. Als extra filter kan je ook één of meerdere types (Geregistreerd persoon, Inschrijvingen, InschrijvenADM) aan- of uitvinken. Als je na het invullen van deze gegeven klikt op de knop ophalen, dan krijg je alle calls met het gekozen type en binnen de opgegeven periode Nieuwe raadpleging Het scherm Leerlingen - Discimus - Nieuwe raadpleging kan je gebruiken om verschillende gegevens op te vragen via DISCIMUS. Je kiest eerst je instelling en daarna voor welke gegevens je wil ophalen : Dubbele inschrijvingen nagaan Alle gekende inschrijvingen ophalen Per gekozen opvraging, kan je daaronder nog enkele extra filtergegevens opgeven. Als je de gegevens gekozen hebt, klik je op de knop Raadpleeg Discimus. Op dit scherm wordt er niets getoond, maar gaat te zien zijn in het scherm Leerlingen - Discimus - Overzicht raadplegingen. Figuur 2.12: Opvraging : Dubbele inschrijvingen nagaan Figuur 2.13: Opvraging : Alle gekende inschrijvingen ophalen

17 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS Overzicht raadplegingen In dit scherm kan je de opgevraagd raadplegingen, die verzonden zijn via het scherm Nieuwe raadpleging, ophalen en bekijken. Rechtsboven staat er nog een filter die je kan gebruiken om het aantal raadplegingen op het scherm te minderen om uw opzoeking te vergemakkelijken Rijkregisternummers ophalen Via Leerlingen - Discimus - Rijksregisternummers ophalen kan je de leerlingen ophalen waarvan het rijkregisternummer niet is ingevuld. In dit scherm kan je een selectie maken van deze leerlingen en de opvraging van deze rijkregisternummers doorsturen naar discimus. Deze zal dan op zich de leerling opzoeken in de databank bij het departement en het bijhorend nummer terugsturen. Het rijkregisternummer zal daarna door Discimus bij de bijhorende leerling ingevuld worden in de databank. U zal dan bij het heropenen van het scherm merken dat deze leerlingen niet meer voorkomen in de lijst Communicatie departement scherm Het Communicatie departement scherm kan je oproepen op verschillende manieren. Afhankelijk van waar je het scherm oproept zal je andere gegevens te zien krijgen. Voor meer info zie 2.2. Hier zal het scherm besproken worden dat opgeroepen werd vanuit de leerlingfiche. Figuur 2.14: Leerlingfiche - communicatie Het scherm bevat steeds 2 tabbladen: samenvatting en overzicht alles. Op het tabblad samenvatting wordt per type call (Leerling, inschrijving, loopbaan) en per record van dat type de laatste call getoond en de status hiervan. Indien je dus meerdere loopbanen (vanaf 01/09/2012) hebt voor een leerling in je instelling, zal je hier ook meerdere lijnen zien. Je kan op de leerling, inschrijving of loopbaan rechts klikken en kiezen om dit gegeven opnieuw te verzenden. Op het tabblad Overzicht alles krijg je een overzicht van alle calls met hun status die

18 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 17 er voor deze leerling gebeurd zijn te zien. Figuur 2.15: Leerlingfiche - communicatie Je ziet hier per call steeds volgende gegevens: Datum: Dit is de datum waarop deze call de laatste keer verstuurd geweest is. Status: De status van de call. voor meer info zie Fout: De foutcode van de call. Voor meer info zie Soort Call: Wat is er net opgestuurd voor dit gegeven. Dit kan een creatie, wijziging, verwijdering zijn van een Leerling, inschrijving, loopbaan. Omschrijving: Een omschrijving over welk gegeven het gaat: leerling, inschrijving of loopbaan. Per call kan je dubbelklikken op de geselecteerde lijn. Je krijgt dan meer info over de call. Figuur 2.16: Details van call Indien de call niet meteen correct verwerkt kon worden zal je onderaan bij antwoorden de oorzaak hiervan kunnen raadplegen.

19 HOOFDSTUK 2. WERKEN MET DISCIMUS 18 Dit kan bijvoorbeeld zijn dat er te weinig informatie is ingegeven om de call te kunnen versturen. In het voorbeeld is er niet voldoende informatie ingegeven om de uitschrijving van een leerling op te sturen. Op het antwoord kan je ook nog eens dubbelklikken. Je ziet dan meer informatie m.b.t. het antwoord op je call. Figuur 2.17: Details verzending Indien de call niet correct verwerkt kon worden dien je de reden van de foutmelding te corrigeren en de call opnieuw te versturen.