Veelgestelde vragen over het project DISCIMUS

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen over het project DISCIMUS Dankzij het project DISCIMUS wisselen scholen, de Centra voor Deeltijds Onderwijs en AgODi op een vlottere en gebruiksvriendelijkere manier leerlingengegevens uit. In de eerste fase richt het project DISCIMUS zich tot: - alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); - alle scholen voor secundair onderwijs (met uitzondering van scholen voor buitengewoon onderwijs type 5); - alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO s). In deze lijst van vragen en antwoorden bedoelen we met scholen alle voornoemde instellingen. In de eerste fase richt het project zich op de inschrijvings- en uitschrijvingsgegevens van leerlingen. Geleidelijk zullen er meer leerlingengegevens uitgewisseld worden en zullen de elektronische leerlingenzendingen via WebEDISON vervangen worden. De omzendbrief bevat de belangrijkste informatie over het project DISCIMUS. Een overzicht van antwoorden op veel gestelde vragen van scholen vindt u hier. 1. Blijft het mogelijk dat één leerling zich voor hetzelfde schooljaar in meerdere scholen inschrijft? Ouders behouden het recht om hun kind in meerdere scholen in te schrijven. Dankzij het project DISCIMUS zullen scholen een zicht krijgen op de leerlingen die op hetzelfde moment in hun school en in één of meerdere andere scholen ingeschreven zijn. Hierdoor kunnen de scholen beter inschatten hoeveel leerlingen het schooljaar effectief in hun school zullen aanvatten. Door deze informatie kunnen scholen zich beter voorbereiden op het volgende schooljaar. 2. Verdwijnen de elektronische leerlingenzendingen via WebEDISON? Tijdens het huidige schooljaar en het schooljaar blijven de huidige leerlingenzendingen via WebEDISON behouden. De leerlingengegevens die AgODi via WebEDISON ontvangt, zullen nog steeds gebruikt worden bij de dienstverlening door AgODi, zoals de berekening van de werkingsmiddelen en omkadering van scholen. Ook de verificatie zal zich blijven richten op de informatie die via WebEDISON verstuurd wordt. Het blijft dus noodzakelijk om voldoende aandacht te schenken aan de traditionele leerlingenzendingen via WebEDISON. Daarnaast blijft het belangrijk om de terugzendingen via WebEDISON te bekijken! Geleidelijk zullen steeds meer leerlingengegevens automatisch uitgewisseld worden. Daarom zullen de leerlingenzendingen via WebEDISON later stelselmatig afgebouwd worden. Zo kunnen bijvoorbeeld de leerlingenzendingen van de eerste schooldag van oktober in het basis- en secundair onderwijs, en de leerlingenzendingen van de eerste schooldag van februari in het basisonderwijs vervangen worden door de uitwisselingen binnen DISCIMUS. Ook andere leerlingengegevens zullen na verloop van tijd automatisch

2 kunnen uitgewisseld worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn de studiebewijzen, het aantal halve dagen aanwezigheid van de niet-leerplichtige kleuters, stages, 3. Vervangt DISCIMUS ook de elektronische zendingen van personeelsgegevens via WebEDISON? De zendingen van personeelsgegevens zijn helemaal niet opgenomen in het project. Scholen zullen WebEDISON blijven gebruiken om deze informatie aan AgODi te bezorgen. 4. Hoe kan een school gegevens aan AgODi bezorgen voordat het schooljaar begint? Een school beschikt meestal pas in de loop van het schooljaar over een stabiel leerlingenbestand. Hoewel scholen de in- en uitschrijvingen op het ogenblik van inschrijving of vlak na de inschrijving in hun softwarepakket registreren, kunnen scholen deze informatie nadien nog wijzigen. Van zodra zij bepaalde gegevens in hun softwarepakket aanpassen, komt de gewijzigde informatie ook in de databank van AgODi terecht. Hierdoor bevat de databank van AgODi steeds dezelfde informatie als het softwarepakket van de school. 5. Wat gebeurt er als een school foutieve informatie invoert? Krijgen scholen hiervoor feedback? Het voordeel van de nieuwe manier van werken, is dat de scholen meteen informatie krijgen of de geregistreerde informatie correct is. Als het ingevoerde rijksregisternummer bijvoorbeeld al aan een ander stamnummer binnen uw school gehecht is, dan krijgt u hier onmiddellijk feedback over. Hierdoor kunt u deze informatie onmiddellijk aanpassen. Door de automatische uitwisseling van leerlingengegevens zal de kwaliteit van de traditionele leerlingenzendingen via WebEDISON verbeteren. Doordat scholen dadelijk informatie krijgen over eventuele fouten in hun databank, kunnen ze deze informatie rechtzetten vooraleer ze een leerlingenzending via WebEDISON versturen. 6. Als een school zowel bij inschrijving van de leerling als op de eerste schooldag van oktober de identificatie- en inschrijvingsgegevens moet doorgeven, is dat geen dubbel werk? De registratie in de leerlingendatabank van AgODi gebeurt automatisch nadat de leerling is ingevoerd in het softwarepakket. Het softwarepakket van de school wisselt deze informatie automatisch uit met de databank van AgODi. De school hoeft hiervoor in principe niets te ondernemen. Het softwarepakket van de school moet erop voorzien zijn dat dit automatisch gebeurt. Voor het huidige schooljaar en voor het schooljaar zullen de scholen nog wel leerlingenzendingen via WebEDISON versturen. Omdat de scholen nog voor het versturen van deze leerlingenzendingen feedback ontvangen over eventuele verkeerd geregistreerde gegevens, zal het versturen van de zendingen vlotter verlopen.

3 7. Moeten scholen echt onmiddellijk registreren? Wat als dat niet gaat? De registratie van deze leerlingengegevens gebeurt onmiddellijk of alleszins zo snel mogelijk nadat een leerling ingeschreven is. Het is immers belangrijk dat de databank van AgODi accurate gegevens bevat. Als dit niet altijd praktisch haalbaar zou zijn, gebeurt de registratie van de inschrijvings- en identificatiegegevens zo snel mogelijk na de inschrijving. 8. Wat als een school een herstructurering uitvoert en deze een nieuw instellingsnummer zal krijgen? Dan schrijft de school de leerlingen onder het huidige instellingsnummer in. Als de herstructurering afgerond is en de school een nieuw instellingsnummer gekregen heeft, dan kan ze de identificatie- en inschrijvingsgegevens verplaatsen naar het nieuwe instellingsnummer. 9. Moeten scholen de inschrijvingen voor het schooljaar registreren? Neen, voor het lopende schooljaar moet de school niets doen. De nieuwe werkwijze is enkel van toepassing voor de leerlingen die volgend jaar naar de school gaan. 10. Wat dan met de leerlingen die dit jaar al in uw school zitten en die volgend jaar opnieuw zullen komen? Wanneer een school het nieuwe schooljaar initialiseert in het softwarepakket, dan zullen de leerlingengegevens die opgenomen zijn in het softwarepakket van de school automatisch doorvloeien naar de databank van AgODi. In principe gebeurt dit ook voor de leerlingen die op dit ogenblik al in de school zitten. Afhankelijk van uw softwarepakket kan het wel gebeuren dat de school hiervoor een speciale procedure moet doorlopen. Voor meer inlichtingen hierover neemt u best contact op met uw schoolsoftwareleverancier. 11. Zijn de softwarepakketten van de scholen aangepast aan deze manier van werken? De schoolsoftwareleveranciers werden tijdig op de hoogte gebracht. Voor meer informatie hierover wendt u zich best tot uw schoolsoftwareleverancier. 12. Welke gegevens worden doorgestuurd naar de databank van AgODi? Niet alle gegevens die de school in het softwarepakket invoert, worden uitgewisseld met AgODi. In de eerste fase beperkt de uitwisseling zich tot de identificatie- en inschrijvingsgegevens. Nadien zal dit uitgebreid worden met andere leerlingengegevens. In de bijlage bij de omzendbrief over het project DISCIMUS kunt u een overzicht terugvinden van de leerlingengegevens die uitgewisseld worden. 13. Is het mogelijk om de stamnummers van de leerlingen alfabetisch te ordenen?

4 Neen. Vroeger was het mogelijk om vlak voor het versturen van een leerlingenzending via WebEDISON de stamnummers nog te wijzigen. Voor het schooljaar zullen de leerlingengegevens al bij de inschrijving geregistreerd en uitgewisseld worden met de databank van AgODi. Op dat ogenblik wordt er een stamnummer toegekend. Hierdoor is het niet mogelijk om de stamnummers later nog te wijzigen. AgODi opteerde er wel voor om de herkenbare structuur van het stamnummer te behouden. Zo begint dit nummer steeds met het jaar waarin de leerling voor het eerst in de school werd ingeschreven. 14. Mag een school de inschrijving van een leerling annuleren? Enkel naar aanleiding van een administratieve vergissing mag een school de inschrijving in de school van een leerling annuleren. Van zodra een leerling ingeschreven werd, mag een inschrijving nooit geannuleerd worden. Deze leerling staat dan immers in het inschrijvingsregister. Er is een verschil tussen inschrijving in een school en inschrijving in een administratieve groep. Afhankelijk van de opbouw van uw softwarepakket, is het mogelijk dat dit verschil niet duidelijk zichtbaar is. Toch is het belangrijk dat een inschrijving in de administratieve groep in tegenstelling tot een inschrijving in school wel mag geannuleerd worden. Een school kan de inschrijving in een administratieve groep annuleren als een leerling ingeschreven werd, maar nooit opdaagde. Zo kan het softwareprogramma ervoor zorgen dat de leerling bijvoorbeeld verdwijnt uit de aanwezigheidsregisters. 15. De school beschikt voor één of meerdere leerlingen geen rijksregisternummer of BISnummer. Kunnen deze leerlingen in DISCIMUS worden geregistreerd? Bij de inschrijving van een leerling vraagt de school bij voorkeur het rijksregisternummer aan de ouders. Het is evenwel mogelijk om een leerling te registreren waarvoor de school het rijksregisternummer of BISnummer niet kent. 16. Waar kan ik het rijksregisternummer van een leerling terugvinden? Het rijksregisternummer kan men terugvinden op de SIS-kaart, op de kids-id of op de identiteitskaart van een leerling. 17. Wat is dan het gevolg als de school geen identificatienummer heeft? Zonder geldig identificatienummer kan AgODi niet te weten komen of een leerling ook in een andere school is ingeschreven. Daarom zal AgODi, als de school het identificatienummer van een leerling niet kent, dit opzoeken in haar eigen databank. De school krijgt de mogelijkheid om de door AgODi gevonden identificatienummers op te nemen in haar databank. Bij de opmaak van de lijst van dubbele inschrijvingen zal AgODi rekening houden met alle gevonden identificatienummers. 18. Wat met leerlingen die aangemeld zijn maar (nog) niet ingeschreven?

5 Het project DISCIMUS beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen die zich aanmelden moeten niet geregistreerd worden in het kader van dit project. 19. Wat met leerlingen die geweigerd zijn? Het project DISCIMUS beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen die geweigerd zijn, moeten niet geregistreerd worden in het kader van dit project. 20. Heeft het project Discimus gevolgen wanneer een leerling van school verandert? Het is in de eerste plaats de bedoeling om informatie over leerlingengegevens vlotter uit te wisselen. Bij schoolverandering van een leerling verandert er voor de scholen niets. In het basisonderwijs blijft de bestaande procedure van schoolverandering van kracht. Deze procedure wordt omschreven in de omzendbrief Schoolveranderen (BaO/97/12). Bij een schoolverandering in het basisonderwijs gebeurt de registratie van de leerling onmiddellijk bij de inschrijving, ook al is die schoolverandering pas ten vroegste de eerstvolgende schooldag rechtsgeldig. Meer informatie over schoolveranderingen in het secundair onderwijs, kan u terugvinden in de omzendbrief Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het voltijds gewoon secundair onderwijs en het deeltijds secundair onderwijs.