Administratieve software in onderwijsinstellingen: Discimus Studiedag privacybescherming in het

Transcriptie

1 Administratieve software in onderwijsinstellingen: Discimus Studiedag privacybescherming in het

2 Discimus OVSG en VVSG 16/11/17

3 De aanleiding Ik wil een actueel zicht van de inschrijvingen tijdens de inschrijvingsperiode! Om 10h wil ik weten of alle leerlingen aanwezig zijn! [nov 2010]

4 Edison voor leerlingen Idee: School voert informatie in in het softwarepakket Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturen Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is

5 Edison Nadelen: Fout in gegevens van één leerling kan zending voor de hele school tegenhouden We beschikken pas laat over gegevens wie waar is ingeschreven We kunnen niet onmiddellijk terugkoppelen naar de scholen Geen in- en uitschrijvingen in de loop van het schooljaar in het basisonderwijs 5

6 Discimus Discimus = Wij leren Sinds schooljaar (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket

7 Idee School voert informatie in in het softwarepakket Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt Wat? Inschrijvingen Leerlingenkenmerken Aan- en afwezigheden Studiebewijzen

8 Webedison 4 Mainframe 6 3 Instellingen (Directeur, medewerker, ) interne internet t 5 School AgODi 8

9 Discimus DISCIMUS internet School AgODi Mainframe

10 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO w w w w w w w - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari w w w w Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden w w w w Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden w w w w Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters w w Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO W - - W - - Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober w w w w - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober w w w w - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober w w w w - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden w w w w - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving w w w w - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving w w w w - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden w w w w w Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling w w w - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht W W W sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement w Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen W W W - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen W W W - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

11 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO D D D D D D D - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari B B B B Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden B B B B Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters B B Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO W - - W - - Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober B B B B - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling B B B - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht W W W sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement D Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen W W W - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen W W W - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

12 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO D D D D D D D - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari B B B B Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden B B B B Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters B B Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO W - - W - - Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober B B B B - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling B B B - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht w w w Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W , 511, per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement D Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen W W W - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen W W W - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

13 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO D D D D D D D - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari B B B B Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden B B B B Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters B B Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO W - - W - - Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober B B B B - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling B B B - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht w w w Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W , 511, per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement D Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen W W W - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen W W W - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

14 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO D D D D D D D - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari B B B B Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden B B B B Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters B B Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO W - - W - - Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober B B B B - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling B B B - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht w w w sporadisch Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W , 511, per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement D Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen D D D - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen D D D - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

15 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l Overzicht zendingen AgODi I&L situatie schooljaar ZENDING Gebeurteniscode Mogelijke hoofdstructuren van de school die de zending opstuurt Frequentie tijdstippen van opvraging HS 111 HS 211 HS 121 HS 221 HS 311 HS 312 HS 321 HS 315 HS 316 Andere Zending Aanwezigheden BO en SO D D D D D D D - - Nvt 1 per jaar 3 september Inschrijvings- en leerlingendatabank BaO Leerlingengegevens 1 oktober of 1 februari B B B B Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Melding afwezigheden B B B B Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Zending halve dagen aanwezigheid kleuters B B Nvt 1 per jaar 30 Juni Gegevens GON-leerlingen Buitengewoon BO+SO Nvt 1 per jaar 1 oktober Inschrijvings- en leerlingendatabank SO Leerlingengegevens 1 oktober B B B B - Nvt 1 per jaar 1 oktober Nieuwe inschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Uitschrijving na 1 oktober B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Melding afwezigheden B B B B - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Schrappen vroege uitschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen late inschrijving B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Schrappen melding afwezigheden B B B B - Nvt sporadisch Alle tijdstippen mogelijk Melding GOK-gegevens van eerder ingeschreven leerling B B B - - Nvt regelmatig Alle tijdstippen mogelijk zending tucht D D D sporadisch Zending stages W - W per jaar Na de paasvakantie Zending onderwijs aan huis SO W - W - - Nvt onbekend Alle tijdstippen mogelijk Leerlingendatabank DKO W Nvt 2 per jaar 1 oktober, 1 februari Zending internen W W W W W W W , 511, per jaar 1 februari en eventueel ook 1 oktober Zending voltijds engagement D Nvt 3 per jaar + bij uitschrijving lln begin kerst vakantie, begin paasvakentie, begin grote 30 juni, vakantie uitgestelde Zending studiebewijzen Secundair Uitgereikte studiebewijzen D D D - - Nvt 1 per jaar met uitzondering van modulair beslissingen 01 september, HBO/ SENSE: 31 januari,modulair: alle Schrappen zending studiebewijzen D D D - - Nvt onbekend onbekend Legende B DISCIMUS en brug naar bestaande toepassingen D DISCIMUS (zonder brug) W WEBEDISON - zending bestaat niet voor deze hoofdstructuur

16 De evolutie van de edisonzendingen voor i&l

17 Nieuwe diensten KABINET VAN DE VICEMINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN ONDERWIJS HILDE CREVITS Minder planlast door afschaffing spoedtelling Afschaffen formulier instappers Vandaag maken alle onderwijsverstrekkers hun leerlingenaantallen voor het nieuwe schooljaar bekend. De onderwijsverstrekkers hebben de aantallen gekregen van AgODi, het Agentschap voor Onderwijsdiensten. Voor het eerst moest daarvoor geen tijdrovende spoedtelling meer gebeuren. De nieuwe aanpak past in Operatie Tarra van Vlaams minister van Onderwijs Hilde Crevits in de strijd tegen planlast. Uitwisseling tussen DISCIMUS en CLB Controle toelatingsvoorwaarden secundair onderwijs

18 Partners in succes AgODi Databank met toegangspoorten Verstuurt en ontvangt gegevens Softwareleveranciers Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten Gebruiksvriendelijke toegang tot databank Schooladministratie Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket Andere overheden Nemen gegevens af

19 Voordelen voor scholen Minder administratie, meer educatie Automatische uitwisseling van gegevens Tweewegscommunicatie Vraaggestuurd Vermindering van planlast Geen zending via Webedison meer Vermindering van papieren formulieren Minder administratie, betere educatie Verrijkte informatie is beschikbaar Betere organisatie bij de start van het schooljaar Beter lokaal schoolbeleid 19

20 Beveiliging Discimus : op 4 niveau s Niveau 1 : medewerker Niveau 2 : het kanaal Niveau 3 : pakket Niveau 4 : school

21 Beveiliging Discimus niveau 1 : de medewerker Beveiliging door pakket?

22 Beveiliging Discimus niveau 1 : de medewerker Toegang tot het pakket Two factor authenticatie? In het pakket Welke medewerker mag wat in de school Registratie van rijksregister van de medewerker Wordt bijgehouden wie wat doet

23 Beveiliging Discimus niveau 2 : het kanaal Beveiliging : certificaten door AGODI Beveiligde omgeving

24 Beveiliging Discimus niveau 2 : het kanaal De verbinding tussen het pakket en AGODI is beveiligd met certificaten : We zijn zeker dat de gegevens van het pakket komen We zijn zeker dat niemand anders ze gelezen of gewijzigd heeft Controle of het pakket gekend is voor web services van Discimus Alleen gekende pakketten mogen gegevens uitwisselen voor Discimus

25 Beveiliging Discimus niveau 3 : het pakket School dienst - pakket

26 Beveiliging Discimus niveau 3 : het pakket Dit pakket mag in naam van mijn school inschrijvingen lezen of bewerken. School meldt AGODI welk pakket gebruikt wordt voor het bewerken van: Inschrijvingen Aan- en afwezigheden Leerlingenkenmerken Studiebewijzen; Pakket mag alleen gegevens opvragen voor de scholen die daarvoor toestemming gegeven hebben.

27 Beveiliging Discimus niveau 4 : de school Alleen gegevens van mijn school

28 Beveiliging Discimus niveau 4 : de school Alleen gegevens van de leerlingen van de school kunnen opgevraagd of gewijzigd worden. Pas na de inschrijving kunnen gegevens van een leerling geregistreerd, gewijzigd of opgevraagd worden registratie van het rijksregisternummer van de gebruiker van het pakket

29 Beveiliging van Discimus : op verschillende niveaus Beveiliging door pakket School dienst - pakket Alleen gegevens van mijn school? Beveiliging : certificaten door AGODI Beveiligde omgeving