Deel V. Cursusbeheer. Handleiding CVOSoft en CVOSoft.NET. Handleiding CVOSoft Deel V Cursussen 1/11

Transcriptie

1 Handleiding CVOSoft Deel V Cursussen 1/11 Handleiding CVOSoft en CVOSoft.NET Deel V Cursusbeheer

2 Handleiding CVOSoft Deel V Cursussen 2/11 1 Cursussen 1.1 Inleiding Beheer van cursussen omvat 4 onderdelen: Het aanmaken van een nieuwe cursus gebeurt op basis van de instellingen die gebeurden in het onderdeel Modules/vakken. Nadien kan je bepaalde eigenschappen zoals cursuscode, klas, aanpassen in de cursusmanager. In de Cursusdatamanager wordt per datum de vestiging + leraar + lokaal + moment + aantal lestijden vastgelegd. Aan de hand van deze gegevens worden de begin-, eind-, registratie- en tellingsdatum berekend. De lesdata van een cursus worden fysiek bijgehouden in de tabel CurDates. Op deze manier wordt het mogelijk de cumulatieve lestijden op de aanwezigheidslijsten te vermelden en een gedetailleerd document 6 aan te maken voor de verificateur. 1.2 Nieuwe cursus aanmaken Dit gebeurt op basis van de opleidingen en modules die vooraf werden ingesteld. De instellingen op dat niveau worden automatisch als standaard overgenomen in de nieuw aangemaakte cursussen. Beheer Cursussen Cursusmaker of Hierin herken je volgende onderdelen die ook voor de verschillende stappen staan: Voer de gegevens in of selecteer met behulp van keuzelijsten met invoervak (voor oa cursustype, leraar, lokaal, ). Nieuwe waarden kan je intypen bij klas of lokaal Bovenaan kan je een opleidingen of categorieën selecteren waarvan de modules dan getoond worden. Selecteer een module en een moment. Dubbelklik op module of moment om deze toe te voegen aan het middelste gedeelte. Voor de eerste cursus die je aanmaakt krijg je de vraag of de semester juist staat:

3 Handleiding CVOSoft Deel V Cursussen 3/11 De cursussen staan nu klaar om toegevoegd te worden. Je kan hun specificaties nog eens controleren alvorens ze definitief toe te voegen. Links staat het aantal cursussen, klaar om toe te voegen. Rechts een aantal knoppen: = alle klaarstaande cursussen selecteren = selectie verwijderen (igv bepaald aspect van cursus niet correct blijkt te zijn. = voeg de cursussen toe: cursussen verdwijnen uit het middelste gedeelte en zijn vanaf nu zichtbaar in het hoofdscherm. = sluiten cursusmaker 1.3 Cursusmanager Hierin bekijk en beheer je de cursuseigenschappen. Beheer Cursussen Cursusmanager of. Het gekende filterpaneel waarmee je de getoonde cursussen bepaalt. Welke velden worden weergegeven bepalen door te klikken: in de lijst op het betreffende gegeven. op de knoppen en

4 Handleiding CVOSoft Deel V Cursussen 4/11 De sorteervolgorde wijzig je via Bepaalde gegevens kunnen in één keer aangepast worden via de knop (zie verder) Cursussen worden getoond zoals bovenaan bepaald. Hier kan je gegevens manueel aanpassen: Overschrijven of wijzigen bv de praktijknaam Dubbelklikken op de code opent de modulekiezer waarmee je de modules kan wijzigen: Begin-, eind- en registratiedatum kunnen hier niet aangepast worden! Dit gebeurt in de Cursusdatamanager. opent een venster waarmee je een aantal waarden in één keer kan wijzigen: Vul in het dialoogventer de gegevens in en klik opnieuw op. De ingevulde waarden worden toegekend aan de selectie. Extra lesmomenten kunnen hier bekeken worden. Dit gedeelte kan verborgen worden via. Dit gedeelte wordt niet automatisch aangepast als er iets gewijzigd wordt in de Cursusdatamanager. Je moet dit eventueel dus achteraf nog manueel wijzigen.

5 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 5/11 2 Cursusdatamanager 2.1 Overzicht Beheer Cursussen Cursusdatamanager of. Een cursus wordt dikwijls volgens een wekelijks schema georganiseerd. In dat geval staan de lesdata correct als de begin en einddatum bij het aanmaken van de cursus correct stonden. Dit moet niet noodzakelijk de exacte datum zijn. Als je maandag als begin opgeeft, en de cursus wordt op woensdag gepland, dan zullen automatisch de juiste data ingevuld worden. Ook met verlofdagen wordt (automatisch) rekening gehouden. Het kan echter ook dat data volledig willekeurig zijn, op verschillende momenten of door verschillende lesgevers. In al deze gevallen zal je de juiste situatie moeten opgeven in de Cursusdatamanager. Beperkte filtermogelijkheden voor de cursussen (links en bovenaan) Cursussen die voldoen aan de filtervoorwaarden. Lessen van de geselecteerde cursus. Er kan telkens maar één cursus tegelijk worden geselecteerd. Selectie van de lesdata: manueel of met de knoppen onderaan. Lijsten waarmee je de waarde van de geselecteerde data kan wijzigen. 2.2 Vakantiedagen Vakantiedagen kan je best voor de planning van een nieuwe schooljaar ingeven. Dit doe je via Beheer Algemeen Vakantieregeling. (Zie Centrumgegevens) Vakantiedagen worden bij het automatisch bepalen van de lesdata niet opgenomen als cursusdatum. Hoewel het achteraf nog altijd mogelijk is om extra vakantiedagen in te voeren, en de lesdata van de cursussen automatisch te laten aanpassen, is het beter te voorkomen dan te moeten genezen. Wanneer er op een later tijdstip toch nog vakantiedagen worden toegevoegd, kunnen deze geautomatiseerd worden verwijderd uit de lijst met lesdata. Hierdoor kan het registratiemoment van elke cursus veranderen. Er vallen immers lessen weg. (Zie Centrumgegevens)

6 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 6/ Lesdata beheren Dit gebeurt in het onderste gedeelte van de Cursusdatamanager. Boven de lijst met de lesdata wordt het totaal aantal gegeven lestijden weergegeven en wordt ook het percentage van gegeven lestijden berekend (gegeven lestijden / lestijden cursus). Als het percentage lager is dan 92% zal het in het donkerrood worden weergegeven om aan te geven dat het percentage te laag ligt voor de verificatie. Minstens 92% van alle lestijden dient gegeven te zijn tegen het einde van de cursus. De lijst toont het aantal lessen (19), de lesdata, de docent, de vestigingsplaats, het lokaal, het begin- en einduur, het aantal lestijden dat op die lesdag worden gegeven en het gecumuleerde aantal lestijden. Op lesdag 19 zullen er 57 lestijden gegeven zijn. Onder de lijst bevinden zich een aantal knoppen die het mogelijk maken om lesdata te selecteren in de lijst. De eerste 4 knoppen kunnen gebruikt worden om elke 2de, 3de, 4de of 5de lesdatum te selecteren. De laatste 2 knoppen selecteren alle/geen rijen. Een voorbeeld: Je wil rij 2, 4, 6, enz selecteren. Selecteer zelf lesdag 2 en klik dan op de knop Om de 2. Met deze eerste knop naast de lijst verwijder je de geselecteerde lesdata. Brengt de lesdata over naar de kalender, waar je dan over de mogelijkheid beschikt om ze aan te passen. Het bovenste gedeelte schakelt over naar de kalenderweergave. (zie verder). Standaardwaarden voor de lesdata instellen. en Respectievelijk data kopiëren om ze daarna in een andere cursus te plakken. Je krijgt steeds de vraag om te bevestigen: Cursusdatamanager sluiten

7 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 7/11 Rechts van de lijst met lesdata vind je een aantal keuzelijsten waarmee je de gegevens van de lesdata kan aanpassen. Volgende afbeelding toont de verschillende mogelijkheden. Door te dubbelklikken op een item uit één van de lijsten, worden die instellingen overgenomen door de geselecteerde lesdata. Achter de lijsten met de begin- en einduren, de lokalen en de lestijden. Hiermee beland je in een ander scherm, waarmee je de waarden uit de lijst kan aanpassen of uitbreiden. Voor de lestijden is elke combinatie mogelijk. In de lijst kan bij voorbeeld 18:00 tot 21:00 zijn, waar er 3 lestijden worden gegeven. Dezelfde tijdstippen kunnen echter ook worden ingegeven terwijl er maar 1,5 lestijden les wordt gegeven, zoals dikwijls het geval is bij gecombineerde A- en B-modules van taalopleidingen. Boven de lijst rechts wordt de huidige registratiedatum weergegeven. Deze kan veranderen wanneer je lesdata toevoegt of verwijdert, of wanneer het aantal lestijden wordt aangepast. De berekening gebeurt automatisch. Links boven bevindt zich de mogelijkheid om tussen de cursuslijst en de kalender te schakelen. De kalenderkeuze maakt het mogelijk om de lesdata van de geselecteerde cursus te beheren.

8 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 8/ Lesdata bepalen met de kalender Kies de keuze kalender om de kalender zichtbaar te maken. Je krijgt bovenaan de vorige of een lege kalender te zien. De lesdata worden overgebracht naar de lijst rechts. Ook indien dit nog niet het geval was, wordt met deze knop de kalender getoond met de ingevulde data. Klik in de kalender op de gewenste lesdata om de lesdata aan de rechterlijst toe te voegen. De lesdata worden onderaan rechts getoond. Verwijderen selectie cursusdata Standaard lesdata instellen om de lesdata terug automatisch te laten bepalen door CVOSoft. Om de lijst helemaal leeg maken. Alle cursusdata selecteren. Alle cursusdata deselecteren. De lesdata uit de rechterlijst worden gekoppeld aan de geselecteerde cursus in de linkerlijst. Om er voor te zorgen dat de cursusplanning met CVOSoft.NET vlot kan doorgestuurd worden, kan je best eerst al de lesdata in CVOSoft (Access) up-to-date brengen. Het zijn immers de lesdata (én de ingegeven lesuren) die bepalen wanneer een cursus start en eindigt en bijgevolg bepalend zijn voor de registratiedatum en de tellingsdatum van de cursus. OPGELET! Cursussen waar één van de 4 data ontbreekt, kunnen NIET gemeld worden in de planning. Voor lineaire cursussen met vakken wordt het verhaal complexer: de verschillende vakken worden gecumuleerd met elkaar om de 4 data van de lineaire opleiding te bepalen.

9 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 9/11 Hieronder vind je 3 voorbeelden die het voorgaande illustreren. Er wordt telkens uitgegaan van een cursus van 60LT die in de cursusmanager voorzien is van begindatum en einddatum De registratiedatum valt op de datum waarop het 20 ste lesuur gegeven wordt. De tellingsdatum wordt bepaald a.h.v. de registratiedatum. In voorbeeld 1 zijn alle data correct ingegeven in de lesdatamanager. BEGINDATUM De begindatum blijft ongewijzigd staan op want de eerste les valt effectief op EINDDATUM De einddatum wordt wel aangepast, want de laatste lesdatum is REGISTRATIEDATUM De registratiedatum kan ook bepaald worden omdat er voldoende lesuren zijn ingegeven om het 20 ste lesuur te bepalen. De registratiedatum wordt bijgevolg ingesteld op TELLINGSDATUM Nu de registratiedatum gekend is, kan ook de tellingsdatum bepaald worden. Die wordt ingesteld op In voorbeeld 2 zijn er in de lesdatamanager te weinig lesdata ingevoerd én ligt het aantal lesuren per lesdatum te laag, waardoor het 20 ste lesuur nooit gegeven wordt. BEGINDATUM De begindatum blijft ongewijzigd staan op want de eerste les valt effectief op EINDDATUM De einddatum wordt wel aangepast, want de laatste lesdatum is REGISTRATIEDATUM De registratiedatum kan niet bepaald worden omdat er onvoldoende lesuren zijn ingegeven om het 20 ste lesuur te bepalen. De registratiedatum wordt op blanco ingesteld. TELLINGSDATUM De tellingsdatum wordt bepaald a.h.v. de registratiedatum die in dit voorbeeld niet gekend is. De tellingsdatum wordt op blanco ingesteld.

10 Handleiding CVOSoft Deel V Cursusdatamanager 10/11 In voorbeeld 3 zijn er nog geen lesdata ingegeven in de lesdatamanager. BEGINDATUM De begindatum wordt op blanco ingesteld. EINDDATUM De einddatum wordt blanco ingesteld. REGISTRATIEDATUM De registratiedatum wordt op blanco ingesteld. TELLINGSDATUM De tellingsdatum wordt op blanco ingesteld.

11 Handleiding CVOSoft Deel V Enkele aandachtspunten 11/11 3 Enkele aandachtspunten 3.1 Cursusgegevens bekijken F10 in hoofdscherm 3.2 Cursussen bundelen Voor cursussen die standaard niet gebundeld worden, maar waarvoor toch gelijktijdig moet worden ingeschreven. Het principe is hetzelfde als het bundelen op moduleniveau. Beheer Cursussen Bundelen 3.3 Nieuw structuurschema Werkwijze zie Centrumgegevens.