QUICK START GUIDE. Met de Excel kalender tool kun je eenvoudig lessen inroosteren voor het schooljaar.

Transcriptie

1 QUICK START GUIDE Met de Excel kalender tool kun je eenvoudig lessen inroosteren voor het schooljaar.

2 Inhoudsopgave Wat zie je? Hoe navigeer je? Hoe boek je een activiteit? Hoe wijzig je een activiteit?

3 Wat zie je? Bij starten van de applicatie opent de tool in de agenda weergave: Bovenaan tref je de kalender-ribbon, waar de meeste knoppen zich bevinden: - 2 -

4 Direct daaronder tref je een aantal knoppen, welke het navigeren vergemakkelijken: Vervolgens zie je de kalender, met horizontaal de dagen in de week en verticaal de ruimtes die je boeken kan: - 3 -

5 Ten slotte tref je de gemaakte boekingen aan: - 4 -

6 Hoe navigeer je? Naar: andere locatie Mogelijkerwijs boek je activiteiten voor meerdere gebouwen of locaties. Het programma toont altijd 1 gebouw. De zalen in dat gebouw kun je weergeven door op et betreffende gebouw te klikken: Naar: deze week Naast het selecteren van een locatie kun je ook de getoonde week wijzigen. Door op de knop Vandaag te klikken toont het programma de agenda voor de huidige week: - 5 -

7 Naar: vorige of volgende week Door naast de knop Vandaag op het pijltje rechts of het pijltje links te klikken kun je naar de volgende of vorige week van de agenda gaan. Naar: maand naar keuze Indien de week die je weergeven wilt ver weg ligt van de week welke nu getoond wordt, dan kun je met behulp van het navigatie venster naar een maand naar keuze gaan: Bij wijzigen van ofwel het jaar, ofwel de maand, wordt de agenda aangepast

8 Hoe boek je een activiteit? Een boeking start je door op een lege cel in het agenda gebied te dubbelklikken: - 7 -

9 Het boeking formulier verschijnt nu, met daarin 3 tabs: Algemeen, Tijd & locatie en Serie: - 8 -

10 Tab Algemeen In de eerste tab kun je algemene gegevens invoegen: Uitleg per veld: Veld Naam activiteit Type gebruiker Naam gebruiker Categorie Aantal verwacht Opmerkingen Uitleg De naam van de activiteit wordt in de agenda getoond. Kies intern indien de aanvraag voor een docent is, kies extern indien je te maken hebt met een aanvraag van een externe klant. Na selectie 'Type gebruiker' kun je hier je docent of externe klant selecteren. De kleur van het item zoals het in de agenda getoond wordt, wordt bepaald door de categorie. Het is voor rapportage naar gemeente van belang om inzage te geven in het aantal (verwachte) bezoekers. Dat kun je hier opgeven. Dit is een vrij opmerkingen veld welke je gebruiken kan

11 Tab Tijd & Locatie In de tweede tab kun je gegevens invoegen betreffende de tijd en locatie: Uitleg per veld: Veld Uitleg Locatie Selecteer hier het gebouw. Zaal Selecteer hier de ruimte die je boeken wilt. Datum start De begin datum van de reservering. Let op dat je hier het formaat ddmm-jjjj hanteert. Datum eind De eind datum van de reservering. Let op, indien een activiteit op 1 dag plaatsvindt is dit gewoon hetzelfde als 'Datum start'. Tijd start Start tijd van de reservering. Let op dat je hier het formaat hh:mm hanteert. Tijd eind Eind tijd van de reservering. Let op dat je hier het formaat hh:mm hanteert

12 Tab Serie Je kunt ook een serie boekingen invoegen. Je maakt dan meerdere boekingen tegelijk aan welke elkaar met een vaste opeenvolgende periode opvolgen. In onderstaand voorbeeld zie je meerdere boekingen welke iedere opeenvolgende maandag plaatsvinden:

13 Hoe wijzig je een activiteit? Je kunt een bestaande boeking wijzigen door op een boeking in de agenda te dubbelklikken: Voer hier je gewenste wijziging in en klik op Opslaan: Je activiteit is nu gewijzigd. Indien je de locatie, datum of tijdstip gewijzigd hebt zal je boeking nu in de agenda verplaatst zijn