Gebruikershandleiding. Planningsagenda. DOCUMENT Gebruikershandleiding Planningsagenda, versie 1.0

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Planningsagenda DOCUMENT, versie 1.0 DATUM AUTEUR I-Signaal

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Werken met de planningsagenda Een beschikbaarheid plannen Een afspraak plannen Een agenda-afspraak verzetten Een agenda-afspraak plannen met de wizard Een vrije agenda-afspraak plannen Een agenda exporteren /11

3 Hoofdstuk 1 Werken met de planningsagenda Met de planningsagenda worden afspraken met werknemers ingepland bij bijvoorbeeld een bedrijfsarts, bedrijfscoach of verzuimbegeleider. Klik op het hoofdtabblad Vandaag en klik vervolgens op Planningsagenda. Planningsagenda loskoppelen U kunt de planningsagenda loskoppelen van de applicatie zodat u de planningsagenda bijvoorbeeld naar een tweede scherm kunt verplaatsen. Klik hiervoor op Agenda loskoppelen. 1.1 Een beschikbaarheid plannen In de planningsagenda kunt u aangeven op welke momenten bijvoorbeeld een bedrijfsarts voor u beschikbaar is of op een bepaalde locatie is. U kunt vervolgens binnen deze beschikbaarheid afspraken plannen. 1. Selecteer de agenda waarin u een beschikbaarheid wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik in de agenda om een beschikbaarheid in te plannen. 3/11

4 3. [Eventueel] Geef een titel aan de beschikbaarheid. 4. Geef het tijdsbestek op waarop de beschikbaar geldt. 5. Geef aan voor welke locatie de beschikbaar geldt. 6. Geef aan voor welke verrichtingen de beschikbaar geldt. 7. Klik op Opslaan ( ) om de beschikbaarheid op te slaan. 8. De beschikbaarheid is nu ingepland. 1.2 Een afspraak plannen Een voorwaarde om een afspraak in te plannen, is dat er een beschikbaarheid gepland moet zijn waarbinnen afspraken gepland kunnen worden. 1. Selecteer de agenda waarin u een afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 4/11

5 2. Klik op de beschikbaarheid waar binnen u de afspraak wilt plannen en klik op Afspraak plannen. 3. Geef de naam of het BSN-nummer op van de werknemer waarvoor u de afspraak wilt inplannen. 5/11

6 4. Klik op het tabblad Afspraak gegevens. 5. Geen een Titel op voor de afspraak. 6. Geef de Tijdsduur van de afspraak op. 7. Geef aan welke Verrichting er tijdens deze afspraak uitgevoerd moet worden. Afhankelijk van de normtijd van de verrichting wordt de gekozen eindtijd aangepast. 8. Geef aan welke Status de afspraak heeft. Standaard staat de status van de afspraak op Reservering. 9. Klik op Opslaan ( ) om de afspraak op te slaan. 10. De afspraak is nu gepland. 1.3 Een agenda-afspraak verzetten 1. Selecteer de agenda waar binnen u een afspraak wilt verzetten. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op de Afspraak die u wilt verplaatsen. 6/11

7 3. Klik op Afspraak verzetten ( ). 4. Bepaal het tijdsbestek waarin de beschikbare momenten moeten vallen waarnaar u de afspraak kunt verplaatsen. 5. Klik op de dag waarnaar u de afspraak wilt verzetten. TIP: Het tijdstip dat als eerste genoemd staat (9:00 en 8:30 uur) is de aanvangstijd van de afspraak na verplaatsing. 6. De afspraak is nu verplaatst. 1.4 Een agenda-afspraak plannen met de wizard U wilt een afspraak plannen voor een werknemer maar u heeft nog geen specifieke datum. Gebruik dan de Agenda wizard. Hiermee kunt u binnen een bepaald tijdsbestek zoeken naar beschikbaarheden en daarbij rekening houden met het aantal kilometers van de thuis- of werklocatie van de werknemer. Op basis van de gestelde criteria worden de mogelijke beschikbaarheden getoond waarop de afspraak gepland kan worden. 7/11

8 Een voorwaarde om een wizard afspraak in te plannen, is dat er een beschikbaarheid gepland moet zijn waarbinnen wizard afspraken gepland kunnen worden. 1. Selecteer de agenda waarin u een afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op Wizard afspraak plannen. 3. Geef de Locatie op. 4. Geef een Verrichting op. 8/11

9 5. Bepaal voor welke Agenda gebruiker een beschikbaarheid wilt zoeken. 6. Bepaal het tijdsbestek waarin de beschikbaarheden moeten vallen. 7. Vink de gewenste beschikbaarheid aan. 8. Selecteer het tabblad Betreffende werknemer en selecteer de werknemer waarvoor u de afspraak wilt maken. 9. Klik op Opslaan ( ) om de afspraak op te slaan. 10. De wizard afspraak is op de eerste beschikbare tijd binnen de gekozen beschikbaarheid gepland. 1.5 Een vrije agenda-afspraak plannen Een vrije afspraak kunt u buiten een beschikbaarheid plannen. 1. Selecteer de agenda waarbinnen u een vrije afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op de knop Vrije afspraak plannen. 9/11

10 3. Geef een Titel op voor de vrije afspraak. 4. Geef de Datum en het Tijdsbestek op voor de afspraak. 5. Klik op Opslaan ( ) om de vrije afspraak op te slaan. 6. De vrije afspraak is nu gepland. 1.6 Een agenda exporteren 1. Selecteer de agenda en de week die u wilt exporteren. Standaard wordt uw eigen agenda en de huidige week getoond. 2. Klik op de knop Exporteren. 3. Klik op de knop Het overzicht exporteren. 10/11

11 4. Klik op het formaat waarnaar u wilt exporteren (PDF, Excel, Word) of op Afdrukken om de export direct te printen of op versturen om de export als te versturen. 11/11