Beheerdershandleiding. VerzuimSignaal. DOCUMENT Beheerdershandleiding VerzuimSignaal, versie 1.0

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding VerzuimSignaal DOCUMENT, versie 1.0 DATUM AUTEUR I-Signaal

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 In- en uitloggen... 4 Hoofdstuk 2 Beheerderspagina... 4 Hoofdstuk 3 Stamgegevens UWV-vestigingen Arbodiensten Inkomensverzekeraars Zorgverzekeraars Intermediairs Afsluitcodes Contractsoorten Verzuimredenen Risicoprofielen... 7 Hoofdstuk 4 Protocollen Protocollen Voorkeursprofielen Afwijkende voorkeursprotocollen Taakbibliotheek Hoofdstuk 5 Gebruikers en beveiliging Eigen gebruikers Werkgevergebruikers Afwezigheidsassistent Gebruikersvoorwaarden Wachtwoordbeleid Hoofdstuk 6 Notities en documenten Sjabloongenerator Hoofdstuk 7 Groepen Hoofdstuk 8 Planningsagenda Disciplines Verrichtingen Locaties Agenda gebruikers Wizard instellingen Hoofdstuk 9 Facturatie /19

3 Hoofdstuk 10 Management Taalpakketten Hoofdstuk 11 Informatie en downloads Welkomsttekst Nieuwsberichten Downloadcentrum Hoofdstuk 12 Signalering Signalen Verzonden signalen Hoofdstuk 13 Interventie Interventies Einddoelen Providers Reden afsluiting /19

4 Hoofdstuk 1 In- en uitloggen Inloggen Ga naar en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Uitloggen Ga rechtsboven in het scherm op uw naam staan en klik op Uitloggen. TIP: Klik op Gebruikersnaam vergeten? of Wachtwoord vergeten? om een te sturen naar de supportdesk van i-signaal. Hoofdstuk 2 Beheerderspagina Ga rechtsboven op uw naam staan en klik op Applicatie instellingen. Het onderstaande scherm verschijnt. In dit scherm ziet u een overzicht van alle onderdelen waarvoor u de instellingen kunt wijzigen. Stamgegevens Zie Hoofdstuk 3 Protocollen Zie Hoofdstuk 4 Gebruikers en beveiliging Zie Hoofdstuk 5 Notities en documenten Zie Hoofdstuk 6 Groepen Zie Hoofdstuk 7 Planningsagenda Zie Hoofdstuk 8 Facturatie Zie Hoofdstuk 9 Management Zie Hoofdstuk 10 Informatie en downloads Zie Hoofdstuk 11 Signalering Zie Hoofdstuk 12 Interventie Zie Hoofdstuk 13 4/19

5 Hoofdstuk 3 Stamgegevens De stamgegevens van VerzuimSignaal worden tijdens de inrichtingssessies door de consultant van i- Signaal ingericht. Normaliter hoeven deze niet meer aangepast te worden. 3.1 UWV-vestigingen 1. Klik op de UWV vestigingen. Alle UWV-vestigingen worden getoond. 2. Vink één of meerdere vestigingen aan. Deze UWV-vestigingen kunt u later op klantniveau koppelen. 3. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 3.2 Arbodiensten 1. Klik op Arbodiensten. Een overzicht van aangemaakte arbodiensten worden getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe arbodienst toe te voegen. 3. Vul alle benodigde gegevens in (gele velden zijn verplicht). 4. Klik op Opslaan ( ) om de arbodienst op te slaan. Na het opslaan komt u terug in het overzicht met aangemaakte arbodiensten. 5. Klik op de naam van een arbodienst. U kunt een aantal zaken doen: a. Bekijk of wijzig de gegevens. b. Maak contactpersonen en adresgegevens aan. c. Voeg communicatiemiddelen toe. d. Verwijder ( ) de arbodienst. In een later stadium kunt u de aangemaakte arbodienst(en) aan klanten koppelen. 3.3 Inkomensverzekeraars 1. Klik op Inkomensverzekeraars. Alle inkomensverzekeraars worden getoond. 2. Vink één of meerdere inkomensverzekeraars aan. Deze inkomensverzekeraars kunt u later op bedrijfsniveau koppelen. 3. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 5/19

6 3.4 Zorgverzekeraars 1. Klik op Zorgverzekeraars. Alle zorgverzekeraars worden getoond. 2. Vink één of meerdere zorgverzekeraars aan Deze zorgverzekeraar kunt u later op werknemersniveau koppelen. 3. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 3.5 Intermediairs De procedures voor het aanmaken, muteren en verwijderen van intermediairs is gelijk aan die van arbodiensten. Zie paragraaf 3.2 voor deze procedure. 3.6 Afsluitcodes Een afsluitcode kan in de kosten-baten en interventiemodule worden gekozen wanneer een interventie wordt afgesloten. 1. Klik op de Afsluitcodes. Een overzicht van bestaande afsluitcodes wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe afsluitcode aan te maken. 3. Vul een naam in. 4. Klik op Opslaan ( ) om de nieuwe afsluitcode op te slaan. TIP: Klik op de naam van de afsluitcode om bestaande afsluitcodes te wijzigen. 3.7 Contractsoorten Contractsoorten zijn essentieel voor de werking van VerzuimSignaal. U kunt een contractsoort op bedrijfsniveau inrichten. U kunt in VerzuimSignaal exact vastleggen welke taak u wenst uit te voeren binnen een bepaald contract. Tevens kunt u de prijzen en tarieven van (protocol)taken per contract inrichten. 1. Klik op Contractsoorten. Een overzicht van bestaande contractsoorten wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe contractsoort aan te maken. 3. Vul de naam van het contractsoort in, kies een contracttype en geef eventueel een beschrijving aan de contractsoort. 4. Zet eventueel het contract op inactief door het vinkje achter Actief uit te zetten. 5. Koppel eventueel dit contract aan alle bestaande protocoltaken door het vinkje achter Activeren (voor alle bestaande protocoltaken) aan te zetten. 6. Klik op Opslaan ( ) om de contractsoort op te slaan. U komt weer terug in het overzicht van contractsoorten. 7. Klik op de contractnaam om het contract te wijzigen of aan te vullen: a. De duur van het contract (start- en einddatum) b. Informatie over de kosten van het contract. 8. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 6/19

7 3.8 Verzuimredenen Hier kunt u de verzuimreden(en) opgeven die opgegeven die worden getoond wanneer een werknemer verzuimd. Deze komen bijvoorbeeld terug in rapportages. Houd bij het aanmaken van verzuimreden altijd de privacyrichtlijnen in acht. 1. Klik op Verzuimreden. Een overzicht van alle aangemaakte verzuimredenen wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe verzuimreden aan te maken. 3. Geef de verzuimreden een naam en geef aan bij welk type protocol (ziek of ziek t.g.v. zwangerschap) het hoort. TIP: Bij opties kunt u aangeven of de verzuimreden gebruikt mag worden door interne en/of externe gebruikers, of de verzuimreden tijdens een ziekmelding gebruikt mag worden en of de verzuimreden bij het aanmaken van een interventie kan worden opgegeven. TIP: Indien specifieke verzuimreden niet gekozen mogen worden bij een van uw bedrijven, afdelingen of medewerkers, kunt u onder Deze verzuimreden uitsluiten voor aanvinken wie u wilt uitsluiten. 4. Klik op Opslaan ( ) om de verzuimreden op te slaan. 5. Klik op de verzuimreden om deze te wijzigen. TIP: Pas de volgorde aan door op de groene pijltjes voor de verzuimreden te klikken. In deze volgorde worden de verzuimredenen getoond bij het ziekmelden van een werknemer. 3.9 Risicoprofielen Risicoprofielen worden gebruikt om een extra eigenschap aan medewerkers toe te kennen, bijvoorbeeld hoog verzuimrisico. Hierdoor wordt de naam van de medewerker gekleurd en hier kunnen dan vervolgens ook signalen op worden gegenereerd. 1. Klik op Risicoprofielen. Een overzicht van bestaande risicoprofielen wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuw risicoprofiel aan te maken. 3. Geef het profiel een naam (bijvoorbeeld hoog verzuimrisico ) 4. Klik in het vakje waar standaard FFFFFF staat ingevuld en selecteer de gewenste kleur, of indien bekend, voer de hex-code in voor de kleur die u wilt gebruiken. 5. Klik op Opslaan ( ) om het risicoprofiel op te slaan. U komt dan terug in het overzicht. 6. Klik op een bestaand profiel om deze te wijzigen. 7/19

8 Hoofdstuk 4 Protocollen 4.1 Protocollen Protocollen zijn de basis van VerzuimSignaal. Op het moment dat iemand ziek of zwanger wordt gemeld, wordt het bijbehorende protocol in werking gesteld. Een protocol bestaat uit taken. Een deel van deze taken moet worden uitgevoerd om aan wettelijke verplichtingen te voldoen; een ander deel kan vanuit de organisatie verplicht zijn. Ten slotte kunnen er nog losse taken worden toegevoegd of eigen protocollen (bijvoorbeeld bij een jubileum) Protocollen toevoegen 1. Klik op Protocollen. Een overzicht van bestaande protocollen wordt getoond. Wettelijke (basis)protocollen worden standaard door i-signaal ingevoerd. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuw protocol aan te maken. 3. Vul in de benodigde gegevens in: a. Eventueel, van welk bestaand profiel u alle taken wilt kopiëren. Wanneer dit niet van toepassing is, laat u de optie Selecteer een protocol staan. b. Eventueel, welk type protocol van toepassing is. Dit kan op basis van de verzuim-, Reïntegratie- of interventiemodule. c. Kies een duidelijke protocolnaam. d. Geef een duidelijke protocolomschrijving op. e. Overige protocollen: Vink dit vakje aan wanneer het protocol ook zichtbaar moet zijn onder Overige protocollen > Eigen protocollen. 4. Klik op Opslaan ( ) om het protocol op te slaan. U komt dan terug in het overzicht Protocoltaak toevoegen 1. Klik op Protocollen. Een overzicht van bestaande protocollen wordt getoond. 2. Klik op een protocol waarvoor je een protocoltaak wilt toevoegen. 3. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe taak aan het protocol toe te voegen 4. Vul de benodigde gegevens in (gele velden zijn verplicht): a. Naam v.d. taak: De naam van de taak. b. Taaksoort: Bijvoorbeeld Wettelijk, UWV taak, Opdracht. c. Aanvangen op dag: Dit is de dag waarop de taak gestart dient te worden, waarbij de startdatum van het protocol dag 0 is. d. Op basis van: U kunt de taak starten op basis van de startdatum van de melding, of op basis van de startdatum van het protocol. e. Doorlooptijd (dagen): Dit is de duur van de taak in dagen. De doorlooptijd bepaalt hoe lang de gebruiker over de taak mag doen voor dat deze de status te laat krijgt. 8/19

9 f. Toelichting taak: Hier kunt u adviesteksten toevoegen. Deze worden getoond als men met de muis over de taak blijft staan. g. Factuur code en omschrijving: Hier kunnen een factuurcode en omschrijving worden ingevuld. Deze zijn van belang wanneer er een koppeling aanwezig is naar een extern (financieel) systeem. h. Automatisch behandeld: Indien aangevinkt zal deze taak zonder bewerking van een gebruiker op behandeld worden gezet. i. Opnieuw starten (bij samengesteld): Als de medewerker beter wordt gemeld maar binnen 28 dagen opnieuw ziek wordt, worden beide ziekmeldingen samengevoegd tot 1 samengestelde melding. Wettelijk gezien wordt de 1 e ziektedag van de 1 e melding als startdatum voor de WVP procedure gezien. Als dit vinkje aanstaat, wordt deze taak opnieuw uitgevoerd als er een nieuwe ziekmelding plaatsvindt binnen 28 dagen. j. Taak is onderdeel van: Selecteer een bestaande taak als de nieuwe taak hier onderdeel van uitmaakt. k. Taak bij annuleren: Selecteer een bestaande taak (uit de takenbibliotheek) die wordt geactiveerd als deze taak de status geannuleerd krijgt. l. Taak bij behandeld: Selecteer een bestaande taak (uit de takenbibliotheek) die wordt geactiveerd als deze taak de status behandeld krijgt. m. Taak gekoppeld aan onderstaande contracten: selecteer het contract dat van toepassing is op deze protocoltaak. n. Taak gekoppeld aan onderstaande rollen: In dit onderdeel kunt u invullen wie iets met deze taak mag/ mogen doen. Vul voor elke rol in of deze rol de taak mag Lezen, Toevoegen of Bewerken (uitvoeren). o. Overdragen taak: Gebruikers kunnen in VerzuimSignaal taken overdragen aan een andere gebruiker die van tevoren door de beheerder is ingesteld. Deze optie moet wel in de rol van de gebruiker aangezet worden. De taak wordt voor de oorspronkelijk verantwoordelijke omgezet in een leestaak en toegevoegd aan de takenlijst van de overnemer. Onder het kopje Overdragen taak kunt u per taak aangeven door welke rol deze taak overgenomen wordt. p. Verplichte deeltaak is een verplicht onderdeel. Hier worden de concrete stappen beschreven die gezet moeten worden om de taak als behandeld te kunnen aanmerken. 5. Klik op Opslaan ( ) om de taak toe te voegen aan het protocol Protocol wijzigen 1. Klik op de naam van het protocol. De bij dit protocol behorende taken worden getoond. De icoontjes voor de taak geven aan wat voor soort taak het is: Een rode vlag ( ) betekent een niet-wijzigbare (wettelijke) taak Een grijze vlag ( ) betekent een wijzigbare (eigen) taak 2. Klik op de naam van een taak om deze te wijzigen. De te wijzigen gegevens worden getoond. 3. Klik op Opslaan ( ) om de wijziging op te slaan. LET OP: Het is niet mogelijk om de door i-signaal aangemaakte (wettelijke) protocoltaken te wijzigen. Wettelijke protocollen worden door i-signaal beheerd. Mocht u hierin toch een wijziging willen doorvoeren, kunt u contact opnemen met de Supportdesk van i-signaal. 9/19

10 4.2 Voorkeursprofielen Via voorkeursprotocollen worden bij het aanmaken van nieuwe klanten automatisch de juiste instellingen geselecteerd. U hoeft niet meer per klant te selecteren welk standaardprotocol er gevolgd moet worden. Het is nog wel mogelijk hier op klantniveau van af te wijken. 1. Klik op Voorkeursprofielen. 2. Selecteer per protocolomschrijving het juiste protocol. 3. Klik op Opslaan ( ) om de voorkeursinstellingen op te slaan. 4.3 Afwijkende voorkeursprotocollen Met afwijkende voorkeursprotocollen is het mogelijk om per klant op één of meerdere protocollen af te wijken van de voorkeursprotocollen. Ook wordt hier in een overzicht getoond hoeveel protocollen per bedrijf afwijken van de voorkeursprotocollen. 1. Klik op Afwijkende protocollen. Een lijst van bedrijven en het aantal afwijkende protocollen per bedrijf wordt getoond. 2. Klik op de naam van een bedrijf om te zien welke protocollen afwijken van de voorkeursprotocollen. De naam van het afwijkende protocol wordt met rood aangegeven. 3. Kies het gewenste protocol uit de lijst. 4. Klik op Opslaan ( ) om de voorkeursinstellingen op te slaan. 4.4 Taakbibliotheek Bibliotheektaken kunnen op werknemersniveau in een protocol worden geplaatst via de blauwe vlag ( ) onder het tabblad Taken. Deze taken moeten wel van tevoren zijn aangemaakt in de taakbibliotheek. 1. Klik op Taakbibliotheek. Alle taken in de bibliotheek worden getoond. 2. Klik in het overzicht op Toevoegen ( ) om een nieuwe bibliotheektaak aan te maken. 3. Het aanmaken van een bibliotheektaak verschilt in twee opzichten van het aanmaken van een protocoltaak: Het type taak (Verzuim, HRM, werkgever of WGA): Een protocoltaak is standaard gebaseerd op verzuim, bij een bibliotheektaak hoeft dit niet het geval te zijn. Aanvangen op dag: Een bibliotheektaak kent geen aanvangsdag omdat de taak handmatig in het protocol gevoegd wordt. 4. Zie paragraaf voor het aanmaken van taken. 5. Klik op de naam van een taak om deze te wijzigen of om een taak te verwijderen ( ). 10/19

11 Hoofdstuk 5 Gebruikers en beveiliging 5.1 Eigen gebruikers Onder eigen gebruikers worden gebruikers van uw organisatie verstaan. Werkgevergebruikers werken bij uw klanten, of bij uw afdelingen of bedrijven in een holdingstructuur. Vaak zal het applicatiebeheer gedaan worden door eigen gebruikers en taken als ziekmelden door werkgevergebruikers. 1. Klik op Eigen gebruikers. Een overzicht van alle bestaande eigen gebruikers wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om nieuwe gebruikers aan te maken. 3. Vul de gevraagde gegevens in (gele velden zijn verplicht): Voorletters, achternaam en geboortedatum Adres, postcode, woonplaats, telefoon Kies een unieke loginnaam. Kies een rol. Wachtwoord wijzigbaar: Hiermee kunt u aangeven of de gebruiker zelf het wachtwoord kan wijzigen. Demo gebruiker: Hiermee geeft u aan of de gebruiker een demogebruiker is. Kies een startdatum. Kies eventueel een einddatum. TIP: U kunt bij de gebruiker een sjabloon voor een digitale handtekening toevoegen. Deze kunt u in de sjabloongenerator terug laten komen. 4. Klik op Opslaan ( ) om de gebruiker op te slaan. LET OP: Na het creëren van de gebruiker kunt u nog autorisaties toekennen. Autorisaties in boom U kunt ervoor kiezen om de organisatiestructuur plat of in een boom te tonen. Plat tonen is handig wanneer een gebruiker autorisaties heeft binnen één bedrijf. In een boomstructuur tonen is handig wanneer een gebruiker autorisaties heeft op afdelingsniveau bij verschillende bedrijven binnen een holdingstructuur. Standaard worden alle bedrijven getoond die voor uw organisatie zijn aangemaakt. U kunt een gebruiker autoriseren voor één of meerdere bedrijven door op de naam van de gewenste bedrijven te klikken. Om een medewerker voor een afdeling te autoriseren, klikt u op de paarse stip voor de naam van het bedrijf. De afdelingen worden dan getoond. Klik op de gele stip voor de naam van een afdeling om de gebruiker te autoriseren op medewerkersniveau. Autorisaties worden automatisch opgeslagen, u hoeft dus niet op opslaan ( 11/19 ) te klikken. Rollen In VerzuimSignaal zijn standaardrollen opgenomen. Deze rollen kunt u koppelen aan uw eigen gebruikers en aan klantgebruikers. Elke rol heeft een aantal autorisaties. Het kan voorkomen dat de standaardrollen niet aansluiten op uw wensen als klant. Via de servicedesk van i-signaal is het in dit geval mogelijk maatwerkrollen aan te laten maken.

12 5.2 Werkgevergebruikers Hier kunt u gebruikers aanmaken voor uw klanten en/ of uw bedrijven onder een holdingstructuur. 1. Klik op Werkgever gebruikers. Een overzicht van aangemaakte bedrijven wordt getoond. 2. Klik op Resultaat exporteren ( ) om een overzicht van werkgevers te exporteren. 3. Klik op een werkgever om een overzicht met gebruikers voor die werkgever te zien. 4. Klik op een gebruiker om deze aan te passen. 5. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 5.3 Afwezigheidsassistent De afwezigheidsassistent kan gebruikt worden om een overdracht van dossiers te regelen als een eigen gebruiker tijdelijk niet aanwezig is (bijvoorbeeld in verband met vakantie). 1. Klik op Afwezigheidsassistent. Een overzicht met aangemaakte afwezigheidsassistenten wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe afwezigheidsassistent aan te maken. 3. Klik op Opslaan ( ) om de afwezigheidsassistent op te slaan. TIP: Een gebruiker kan afwezigheid voor alle gebruikers mogen instellen, of alleen voor zichzelf. Dit kan op rolniveau worden ingesteld. 5.4 Gebruikersvoorwaarden Het is mogelijk uw gebruikers te verplichten gebruikersvoorwaarden te accepteren voordat zij voor de eerste keer gebruik maken van VerzuimSignaal. 1. Klik op Gebruikersvoorwaarden. 2. Klik op Gebruikersvoorwaarden wijzigen ( ) rechts bovenin. 3. Wilt u uw medewerkers verplichten om hun wachtwoord te wijzigen de eerste keer dat ze inloggen? Vink dan Verplicht wachtwoord wijzigen bij akkoord aan. 4. Vul de gewenste gebruikersvoorwaarden in en klik op Opslaan ( ) om de gebruikersvoorwaarden op te slaan. 5.5 Wachtwoordbeleid Als uw organisatie een beleid heeft waarbij wachtwoorden regelmatig moeten worden gewijzigd, kunt u dit beleid ook doorvoeren in VerzuimSignaal. Dit kunt u per rol instellen. De volgende instellingen zijn mogelijk: Account verloopt na [aantal] dagen: Om de hoeveel dagen het wachtwoord veranderd dient te worden. Bijvoorbeeld: als u hier 365 invult, moet het wachtwoord 1x per jaar worden veranderd. Waarschuwing tonen na [aantal] dagen: Dit aantal dagen vóórdat wachtwoorden verlopen, krijgen gebruikers de eerste waarschuwing. 1. Klik op Wachtwoordbeleid. 2. Zet een vinkje voor de rol waarbij u een wachtwoordbeleid wilt doorvoeren. 3. Vul in om na hoeveel dagen het wachtwoord gewijzigd moet worden. 4. Vul in hoe lang van tevoren de gebruikers een waarschuwing zien. 5. Klik op Opslaan ( ) om de wijzigingen op te slaan. 12/19

13 Hoofdstuk 6 Notities en documenten 6.1 Sjabloongenerator U kunt in VerzuimSignaal sjablonen genereren voor uw eigen documenten, zoals uitnodigingen voor bedrijfsartsen, rapportages en dergelijke en deze aan taken of notities koppelen. 1. Klik op Sjabloongenerator. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuw sjabloon aan te maken. 3. Geef het sjabloon een naam en bepaal het type (verplicht). Het type bepaalt in welke modules het sjabloon te gebruiken is (kies voor verzuim, HRM, agenda, bedrijf of factuur). 4. Kies vervolgens de categorie ((eigen) document of notitie). 5. Ontwikkel het sjabloon in het deelvenster Sjabloon. TIP: In het sjabloon kunt u automatisch gegenereerde informatie vanuit VerzuimSignaal laten ingevuld. Klik hiervoor op Sjabloongegevens invoegen. TIP: Het sjabloon kan ook in HTML worden ontwikkeld. Klik hiervoor op Code. 6. In het deelvenster Beschikbaar voor kunt u aangeven of het sjabloon voor alle groepen of een deel van de groepen, voor alle rollen of een deel van de rollen beschikbaar gesteld moet worden. Ook kunt u hier aangeven of dit sjabloon een standaard sjabloon is. 7. Klik op Opslaan ( ) om het sjabloon op te slaan. 8. Om een sjabloon te wijzigen of te verwijderen ( ) klikt u op de naam van het sjabloon. Hoofdstuk 7 Groepen 1. Klik op Groepen. Bestaande groepen worden gepresenteerd. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe groep aan te maken. 3. Geef de groep een herkenbare naam. 4. Kies een groep inhoud. De volgende groeptypen (groep inhoud) bestaan: Bedrijven: Hiermee kunnen bedrijven gegroepeerd worden, bijvoorbeeld in regio s, branche of om ze toe te kennen aan (interne) gebruikers(teams). Het grootste voordeel hiervan is dat het mogelijk is om een eigen gebruiker te autoriseren voor een groep. Deze gebruiker is dan automatisch ook geautoriseerd voor nieuwe bedrijven die aan deze groep worden toegevoegd. 13/19

14 Afdelingen: Hiermee kunnen afdelingen gegroepeerd worden. Het is mogelijk om statistieken te genereren voor een afdelingsgroep. Ook kunnen gebruikers geautoriseerd worden voor een afdelingsgroep. Protocoltaken: Dit maakt het mogelijk een groep bibliotheektaken aan te maken. Deze groep kan vervolgens worden toegevoegd aan een protocol op dezelfde manier als een enkele bibliotheektaak (zie paragraaf 4.4). Op deze manier kan een samenhangend geheel van taken worden ingevoegd in het protocol, bijvoorbeeld: taken in het kader van ziek tijdens vakantie. Documentrubrieken: Als u veel gebruik maakt van het toevoegen/uploaden van documenten kunt u rubrieken creëren om deze geordender toe te voegen aan dossiers. Denk bijvoorbeeld aan de rubrieken brieven, faxen, enzovoorts Gebruikers: Met deze variant is het mogelijk om verschillende (interne) gebruikers te bundelen in één groep. Door het bundelen van gebruikers kunnen hoofdgebruikers filteren op gebruikersgroepen. Werknemers: U kunt ook werknemersgroepen definiëren. Het is vervolgens mogelijk statistieken te genereren voor deze groep. Sjablonen: Hiermee kunnen sjablonen gegroepeerd worden. 5. Klik op Opslaan ( ) om de groep aan te maken. Hoofdstuk 8 Planningsagenda 8.1 Disciplines Met disciplines geeft u aan welk type gebruikers beschikbaar zijn binnen de planningsagenda. 1. Klik op Disciplines. Een overzicht van beschikbare disciplines worden getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe discipline aan te maken. 3. Klik op Opslaan ( ) om de discipline aan te maken. 8.2 Verrichtingen Verrichtingen zijn de handelingen die worden uitgevoerd door diegene bij wie de afspraak is ingepland (bijvoorbeeld intakegesprekken, consulten, enz. Elke verrichting kan worden voorzien van een normtijd en een tarief. Deze lijst dient uitputtend te zijn, aangezien deze nodig is om aan te geven welke handelingen op welke locatie(s) kunnen worden verricht. 1. Klik op Verrichtingen. Een lijst met bestaande verrichtingen wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe verrichting aan te maken. 3. Vul de volgende gegevens in: a. Verrichting: De naam van de verrichting (bijvoorbeeld consult) b. Type verrichting: Maak uw keuze uit het drop down-menu 14/19

15 c. Normtijd: Dit is de tijd die verrichting kost. d. Tarief: De externe prijs voor de verrichting. e. Kleur: Optioneel kunt u de kleur van de achtergrond in de planningsagenda voor deze specifieke verrichting instellen. 4. Klik op Opslaan ( ) om de verrichting aan te maken. 8.3 Locaties Hier kunt u locaties waar spreekuren gehouden worden, wijzigen, toevoegen of verwijderen. Om de beschikbaarheid van locaties te tonen in de agenda, dienen eerst alle locaties hier ingevoerd te zijn. 1. Klik op Locaties. Een lijst met bestaande locaties wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe locatie aan te maken. 3. Vul de volgende gegevens in: a. Locatie: Dit is de naam van de locatie. b. Adres c. Postcode d. Woonplaats Bij verrichtingen op deze locatie worden alle verrichtingen getoond, die u onder Instellingen > Verrichtingen hebt ingevoerd (zie 8.2). 4. Vink de verrichtingen aan die op deze specifieke locatie uitgevoerd mogen worden. 5. Klik op Opslaan ( ) om de locatie aan te maken. 8.4 Agenda gebruikers Bij gebruikers wordt aangegeven wie er gebruik maakt van de planningsagenda, op welke locatie de professional kan zitten (dit kunnen overigens meerdere locaties zijn) en welke verrichtingen de professional op een bepaalde locatie kan uitvoeren. 1. Klik op Agenda gebruikers 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe agendagebruiker aan te maken. 3. Vul de benodigde gegevens in: a. Systeem gebruiker: Kies een gebruiker uit het drop down-menu. b. Disciplines: Selecteer een discipline uit het drop down-menu. c. Automatisch autoriseren: Een professional krijgt automatisch toegang tot het dossier van de betreffende werknemer. d. Deze agenda delen: Indien dit vinkje aanstaat, verschijnt het veld Delen met. Geef hier aan met welke personen je de agenda wilt delen. e. Geef in het deelvenster Locaties aan op welke locaties de gebruiker beschikbaar is. f. Geef in het deelvenster Verrichtingen aan welke verrichting de gebruiker uit mag voeren. LET OP: U hoeft alleen bij de professional (bijvoorbeeld bedrijfsarts) aan te geven op welke locatie(s) hij ingezet kan worden. Dit geldt tevens voor de verrichtingen. 4. Klik op Opslaan ( ) om de agendagebruiker aan te maken. 15/19

16 8.5 Wizard instellingen Onder Wizard-instellingen kunnen de standaardinstellingen voor de wizard ingesteld worden. De Wizard kan gebruikt worden door gebruikers van de planningsagenda om gemakkelijk een geschikt moment te vinden voor een afspraak. In de wizardinstellingen kunnen de volgende onderdelen worden ingesteld: 1. Klik op Wizard instellingen. 2. Geef aan of u de beschikbaarheid wilt splitsen o.b.v. verrichting. 3. Geef aan of u de gebruikersvoorkeur wilt hanteren. Hiermee geeft u aan welke gedeelde gebruikers er getoond worden in uw agenda. 4. Stel de primaire sortering in. 5. Geen een primaire afstandsfilter op. Hier kan aangegeven worden, welke afstand van de spreekuurlocatie tot het adres van de medewerker, het maximum is. 6. Klik op Opslaan ( ) om de wizard-instellingen op te slaan. Hoofdstuk 9 Facturatie Voor facturatie-instellingen, zie de specifieke handleiding voor de factuurmodule. Hoofdstuk 10 Management 10.1 Taalpakketten Met taalpakketten is het mogelijk om het grootste deel van VerzuimSignaal te vertalen. Het is op deze manier niet alleen mogelijk andere talen in VerzuimSignaal op te nemen, maar ook om bepaalde onderdelen van VerzuimSignaal anders te benoemen. Een taalpakket kan als standaard worden ingesteld. Dit zorgt ervoor dat dit taalpakket bij alle gebruikers standaard aanstaat. Een gebruiker kan ook zelf zijn taalpakket instellen, klik om dit te doen op de link Mijn account en verander het standaard taalpakket. 1. Klik op Taalpakketten. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuw taalpakket aan te maken. 3. Geef het taalpakket een herkenbare naam. 4. Vink eventueel aan of dit taalpakket moet gelden als standaard. Als dit niet aangevinkt wordt, geldt de standaardterminologie van VerzuimSignaal. De gebruiker kan door middel van de letters rechts boven in beeld wisselen tussen verschillende taalpakketten. 5. Vertaal de gewenste woorden. 6. Klik op Opslaan ( ) om het taalpakket op te slaan. U komt dan terug in het overzicht. 7. Klik op de naam van een bestaand taalpakket om de vertaling aan te passen ( ) of om het taalpakket te verwijderen ( ). 16/19

17 Hoofdstuk 11 Informatie en downloads 11.1 Welkomsttekst Een welkomsttekst wordt eenmalig getoond voordat de applicatie geopend wordt (bijvoorbeeld bij een eerste login). 1. Klik op Welkomsttekst. 2. Geef een herkenbare titel op voor de welkomsttekst. 3. Typ de welkomsttekst. 4. Klik op Opslaan ( ) om de welkomsttekst op te slaan Nieuwsberichten Onder nieuwsberichten kunnen berichten worden geplaatst die bij gebruikers op het portaal te lezen zijn. 1. Klik op Nieuwsberichten. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwsbericht toe te voegen. 3. Geef het bericht een naam en schrijf het bericht. 4. Klik op Opslaan ( ) om het bericht op te slaan. 5. Om het bericht te wijzigen of te verwijderen ( ) klikt u op de naam van het bericht Downloadcentrum In het downloadcentrum kunnen bestanden geplaatst worden die in het portaal kunnen worden gedownload. 1. Klik op Downloadcentrum. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een bestand te uploaden. 3. Geef het bestand een naam, voeg het bestand toe vanaf uw computer. 4. Klik op Opslaan ( ) om de download op te slaan. 5. Om de download te wijzigen of verwijderen ( ) klikt u op de naam van de download. 17/19

18 Hoofdstuk 12 Signalering 12.1 Signalen Signalen kunnen worden gebruikt om gebruikers van VerzuimSignaal op de hoogte te stellen van gebeurtenissen die hun aandacht vergen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een waarschuwing naar P&O als een frequentverzuimer wordt ziekgemeld of een waarschuwing als een medewerker zich vaker dan een bepaald aantal keer ziekmeldt op bijvoorbeeld maandag en vrijdag, etc. 1. Klik op Signalen. Het overzicht met bestaande signalen wordt getoond. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuw signaal aan te maken. 3. Kies bij Het gekozen signaal het gewenste signaal. 4. Kies of het signaal geldt voor alle bedrijven of voor één van de bedrijven. 5. Bepaal de signaalverzendopties en vul eventueel extra ontvangers in. 6. Afhankelijk van de signaalkeuze dienen extra velden ingevuld te worden. 7. Klik op Opslaan ( ) om het signaal aan te maken. LET OP: Na het opslaan kunt u bepalen welke gebruikers het signaal moeten ontvangen. Klik op het signaal en vink de gebruikers aan die het signaal moeten ontvangen. Klik op Toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Klik vervolgens op Opslaan ( ) Verzonden signalen Onder verzonden signalen worden alle signalen getoond die verzonden zijn. Hoofdstuk 13 Interventie 13.1 Interventies 1. Klik op Interventies. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe interventie aan te maken. 3. Geef de interventie een naam en omschrijving. 4. Koppelen de interventie eventueel aan een taakgroep. 5. Geef aan voor wie de interventie beschikbaar moet zijn (werknemer, werkgever of werknemer/ werkgever). 6. Klik op Opslaan ( ) om de interventie aan te maken. 18/19

19 13.2 Einddoelen Hier ziet u een overzicht van alle beschikbare einddoelen voor interventie. Klik op Toevoegen ( een nieuw einddoel aan te maken. ) om 13.3 Providers Bij providers geeft u aan bij welke leveranciers u de interventieprogramma s afneemt. 1. Klik op Providers. 2. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe provider aan te maken. 3. Vul de bedrijfsnaam in. 4. Vul de communicatiegegevens van de nieuwe provider in. 5. Klik op Opslaan ( ) om de provider aan te maken. De provider is nu aangemaakt. 6. Klik op de naam van de zojuist aangemaakte provider om gegevens te wijzigen of toe te voegen. a. Klik op Toevoegen in het deelvenster Programma s. b. Geef het programma een duidelijke naam. c. Selecteer een interventie (zie 13.1). d. Klik op Opslaan en sluiten om het programma toe te voegen. 7. Klik op Opslaan ( ) om de gemaakte wijzigingen en/ of toevoegingen te bewaren Reden afsluiting Hier ziet u een overzicht van alle beschikbare afsluitredenen voor interventie. Klik op Toevoegen ( ) om een nieuwe reden voor afsluiting aan te maken. 19/19