HANDLEIDING FILE2 SHARER EPRO 5.0

Transcriptie

1 HANDLEIDING FILE2 SHARER EPRO 5.0

2 2 FILE2SHARE Verkenner handleiding versie 5.0

3 FILE2SHARE Repro 6.1 Plaatsen van documenten in de FILE2SHARE Repro map Voordat u een printopdracht kunt plaatsen moet u eerst documenten in de FILE2SHARE Repro map plaatsen. De FILE2SHARE Repro map is een verzamelmap voor de plt en pdf documenten die u geprint/geplot wilt hebben. Vraag FILE2SHARE om de Print/plotinstructies. Er kunnen op 2 manieren plotfiles en pdf bestanden worden geplaatst in de FILE2SHARE Repro map: 1. Als u al in een FILE2SHARE werkt en in het project de FILE2SHARE Repro map heeft kunt u plt en pdf documenen vanuit het project plaatsen in de FILE2SHARE Repro map. Fig.3 Selecteer de bestanden (per map) welke in de FILE2SHARE Repro map, Kies voor de optie In de FILE2SHARE Repro map plaatsen in het menu Bestand (fig. 3). De geselecteerde documenten worden gekopieerd naar de FILE2SHARE Repro map. Voordat de documenten in de map worden geplaatst kunt u de printspecificaties opgeven (fig5.). Deze kunt u later bij het plaatsen van de printopdracht nog wijzigen 2. Als u niet met FILE2SHARE Projecten werkt, of de printbestanden niet in het project staan. Open de FILE2SHARE Verkenner en selecteer de map FILE2SHARE Repro. Nadat de inhoud van de map is opgehaald kunt u met de knop "plaatsen", of d.m.v Drag-and-Drop, de documenten welke moeten worden geprint in de map zetten (U heeft nog geen print opdracht gegeven). Als op de knop plaatsen klikt, of als u documenten naar het FILE2SHARE Repro icoontje heeft gesleept, krijgt u het volgende scherm. (fig. 4) Fig.4 Klik nu op "Toevoegen" om de te plaatsen bestanden te selecteren. (via "Drag-and-Drop" staan de bestanden er al). Via de button "verwijderen" kunt u bestand uit de lijst van te plaatsen bestanden verwijderen. Het geven van een omschrijving is verplicht. (Een omschrijving kan uit maximaal 255 tekens bestaan). U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren, (Shift of Ctrl-toets gebruiken tijdens selecteren) als u een aantal bestanden dezelfde omschrijving wilt geven. Als u de bestanden een omschrijving heeft gegeven wordt de button "volgende" actief. Kies voor "Volgende" en het bestand wordt in de map FILE2SHARE Repro geplaatst. FILE2SHARE Verkenner handleiding versie

4 Ook hier krijgt u een scherm waar u de printspecificatie kan opgeven (fig5.). De specificaties zijn tijdens het geven van de printopdracht nog te wijzigen.u heeft de documenten nu geplaatst en u kunt nu de print opdracht gaan versturen. Als u de FILE2SHARE Verkenner afsluit blijven de bestanden bewaard in de map PRINT2DOOR. U kunt dus op een later tijdstip nog bestanden toevoegen of een print opdracht geven. 6.2 Plaatsen van een printopdracht. Door op de knop "REPRO" in de menu balk te klikken start u de wizard om een printopdracht te plaatsen. U krijgt het volgende scherm (fig. 5) Fig.5 Alle documenten die in de map FILE2SHARE Repro staan worden geselecteerd. Indien er documenten staan die niet moeten worden afgedrukt dient u deze eerst uit de FILE2SHARE repromap te verwijderen. Controleer en wijzig eventueel het formaat en de afwerking van de bestanden. U kunt voor meerdere bestanden tegelijker tijd de printspecificaties wijzigen. Zet een vinkje voor de desbetreffende bestanden en zet de specificaties in de bovenste balk. Klik op de knop Toepassen op selectie de specificatie worden overgenomen op de geselecteerde bestanden. Kies voor "Volgende om door te gaan. U krijgt het volgende scherm. (fig. 6) Fig.6 44 FILE2SHARE Verkenner handleiding versie 5.0

5 Als u voor de optie Post of Koerier kiest moet u de bezorgadressen invoeren. Kiest u voor Printset zie hoofdstuk 6.3 U kunt de adressen met de hand invoeren, uit het Outlook adressenboek importen of de adressen via het bijgeleverde excel document. (staat standaard in de FILE2SHARE map in Mijn Documenten/My Documents ) Met de hand invoeren: U vult de velden in en kiest voor " Toevoegen" De ingevulde gegevens komen in het lijstje te staan. Via het Adresboek of excel: Kies voor de knop "Adresboek" en het volgende scherm verschijnt (fig. 7) Selecteer de adressen die u nodig heeft voor het bezorg- factuuradres. En kies voor toevoegen bezorgadres. D.m.v. Shift of Ctrl kunt u meerdere adressen tegelijk selecteren. De adressen worden toegevoegd aan de lijst. Fig.7 Kies nu voor "Volgende" om het aantal prints per bezorgadres op te geven (fig. 8) Fig.8 U kunt per document en per bezorgadres het aantal afdrukken invullen, U kunt ook voor alle bestanden en alle afleveradressen in een keer de aantallen invullen. Dit kunt u doen door in de balk Alle adressen en/of Alle bestanden de aantallen in te vullen. FILE2SHARE Verkenner handleiding versie

6 Klik daarna op "Volgende" (fig. 9). U kunt hier de omschrijving van de printopdracht, de instructie voor de printshop en een begeleidend schrijven maken. Het begeleidend schrijven en omschrijving schrijven komen op de Pakbon te staan, dit is dus informatie voor de ontvanger. Fig. 9 Als u klikt op de knop "Volgende" komt u n het scherm waarin u de print opdracht moet bevestgen (fig. 10) Fig.10 Kies voor "Vorige" als u nog wijzigingen wilt aanbrengen in de opdracht. Indien alle gegevens kloppen klik op de knop "Bevestigen" om de order te plaatsen. U kunt nu ook en overzicht van de opdracht afdrukken. Dit overzicht kunt u later ook nog opvragen en afdrukken. Als u op "Bevestigen" heeft geklikt worden alle documenten die u in de printopdracht heeft aangegeven verplaatst naar het tabblad Printopdrachten (fig. 11). Fig FILE2SHARE Verkenner handleiding versie 5.0

7 Hier kunt u ook tevens de opdrachtbon per opdracht printen. U ziet hier ook welk opdrachtnummer er aan u printopdracht is toegekend. De status van de order is hier ook te volgen. - Geplaatst als u de opdracht heeft geplaatst - In bewerking als de opdracht door de printshop in behandeling aangenomen. - Verwerkt als de opdracht is verwerkt en wordt afgeleverd op het door u aangegeven adres. 6.3 Het maken van Printsets Een Printset is een set tekeningen die u klaarzet zodat de door u uitgenodigde partij zelf kan bepalen hoeveel sets wil laten afdukken en waar deze bezorgd moet worden. Bij printsets kunt u ook bepalen hoeveel sets tekeningen er op uw rekening mogen worden geprint/geplot. Het maken van een printsets gaat op dezelfde manier als het maken van een printopdracht. U selecteerd in stap 2 de optie Printsets (zie fig. 12). Fig. 12 U vult hier de organtisatie, naam en adres in. Kies voor volgende en het scherm voor het opgeven van de aantallen (fig 13.) Hier geeft u net als een normale opdracht de aantallen in van de tekening die u in de printset wilt hebben. Fig. 13 Klik op volgende en u kunt een omschrijving van de printopdracht, een instructie voor de printshop en een begeleidend schrijven opgeven. Nadat u weer op volgende heeft geklikt krijgt u het scherm (fig. 14 op de volgende pagina) waarin u aangeeft hoeveel van de printsets er voor uw rekening mogen worden besteld. De uitgenodigde deelnemer kan er dan wel meer bestellen, deze zijn dan voor rekening van de besteller. U kan ook aangeven tot wanneer de printset geldig is. Na het verlopen van deze datum kan de genodigde de printset niet meer bestellen. FILE2SHARE Verkenner handleiding versie

8 Fig. 14 Nadat u de opdracht heeft bevestigd zal er naar de genodigde een gestuurd worden met daarin een uitnodiging om de printset te bestellen. De genodigde kan dan via de website de printset bestellen. De Printsetopdracht wordt ook verplaatst naar het tabblad Printopdrachten. U kunt hier de opdrachtspecificaties later nog bekijken en/of printen. Uiteraard zullen de sets die besteld worden gefactureerd worden. U krijgt als Opdrachrgever van de Printset een bericht als er door een van de genodigden een printset wordt besteld. 6.4 Vragen? Indien er vragen of opmerkigen zijn kunt u contact opnemen met FILE2SHARE B.V. telefoon: helpdesk: info@file2share.nl Voor leverings voorwaarden en bezorggebieden kijk op 48 FILE2SHARE Verkenner handleiding versie 5.0