Handleiding Dienstrooster Gebruik en configuratie van diensten

Transcriptie

1 2014 Handleiding Dienstrooster Gebruik en configuratie van diensten Gerben Teeler Staff Support B.V

2 Deze handleiding geeft een complete beschrijving van alle onderdelen inzake het roosteren met diensten. Allereerst zal er uitleg volgen over het Dienstrooster en daarna zullen de inrichting en instellingen aan bod komen. De hier beschreven functionaliteiten zijn in de software beschikbaar voor gebruikers met recht op Dienstroosters en de Inrichting van diensten. Inhoudsopgave 1 Het Dienstrooster Navigatie Op het scherm Rooster maken Controle en opslaan Inrichting van diensten Op deze pagina Nieuwe standaarddienst toevoegen Diensten wijzigen Diensten verwijderen Roostersjablonen Diensten in het normale weekrooster

3 1 Het Dienstrooster In tegenstelling tot het gebruikelijke Rooster maken waarbij men per werknemer uren en activiteiten inroostert, worden binnen het Dienstrooster per -vooraf gedefinieerde- dienst de medewerkers ingeroosterd. 1.1 Navigatie De pagina Dienstrooster is te bereiken via het Managerloket onder de categorie Roosteren 2

4 1.2 Op het scherm De pagina Dienstrooster bestaat uit drie delen: 1. Boven Instellingen 2. Midden Het rooster 3. Onder Kopiëren en legenda 3

5 1.3 Rooster maken 1. Kies de week via de gele navigatiepijlen of te zoeken 2. Selecteer het gewenste roostersjabloon uit de lijst 3. Klik op de knop Genereer het rooster 1. Klik op een van de langwerpige vakken om medewerkers toe te voegen 2. Bruin is nog te plannen 3. Groen is voldoende diensten gepland 4. Rood is te veel diensten ingepland! 4

6 1.4 Controle en opslaan Tijdens het roosteren is het verstandig om geregeld de voortgang van de planning te controleren en tussentijds op te slaan. Onder het rooster zien we de controleregels welke onder andere met kleur aangeven wat de status van de dagplanning is. 1. Controleer de planning 2. Opslaan 5

7 2 Inrichting van diensten Op de pagina Inrichting ROO Diensten worden de standaard diensten beheerd. Deze pagina geeft een overzicht van alle ingestelde diensten en biedt de mogelijkheid om diensten toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. 2.1 Op deze pagina Hier zien we een overzicht van alle ingevoerde diensten per organisatorische eenheid. Standaard worden alle actieve diensten getoond. Gebruik de weergave instellingen om de weergave te filteren of te beperken tot uw afdeling of organisatie. 6

8 2.2 Nieuwe standaarddienst toevoegen Op de pagina Inrichting ROO Diensten 1. Voer de afkorting en omschrijving van de dienst in 2. Voer de Van, Tot en Pauze tijden in 3. Verdeel de werktijden met activiteiten en vink eventuele niet-tijdgebonden activiteiten aan 4. Maak de dienst specifiek beschikbaar voor een afdeling, regio of organisatie (leeg = alle) 5. Opslaan 2.3 Diensten wijzigen Op deze pagina is het ook mogelijk om bestaande diensten aan te passen wanneer de werktijden veranderd zijn of er andere activiteiten uitgevoerd worden. In plaats van het invoeren van een nieuwe dienst, wijzigt men de gegevens in een regel waar al een dienst is ingevoerd. Is de gewijzigde dienst al ingeroosterd en moeten de geroosterde tijden mee veranderen volgens de nieuwe instellingen? Gebruik dan het vinkje Pas bestaande diensten in roosters. 7

9 2.4 Diensten verwijderen Verwijderde diensten worden niet automatisch uit de roosters verwijderd. Ingeroosterde diensten blijven met tijden en activiteiten in de roosters bestaan. 1. Klik op het icoon verwijderen voor de regel van de dienst 2. Opslaan om de gemarkeerde diensten definitief te verwijderen 8

10 3 Roostersjablonen Een roostersjabloon is een model voor het aantal diensten dat in een week gevuld moet worden. Op de pagina Roosters Sjablonen worden deze modellen beheerd. Het roostersjabloon is verplicht bij het gebruik van Dienstroosters, u krijgt een melding wanneer u een dienstrooster probeert te laden zonder sjabloon te selecteren. 1. Klik op het icoon sjabloon toevoegen (gele plus) 2. Voer een naam en eventueel omschrijving in 3. Opslaan Na het toevoegen van het sjabloon kunnen de details ingevoerd worden. Dit gebeurt op basis van de dienst en het aantal keer dat de dienst per werkdag wordt ingevuld. 1. Selecteer de gewenste dienst uit de keuzelijst 2. Vul per weekdag het aantal diensten in 3. Geef het volgnummer in (bepaalt de volgorde van laag naar hoog) 4. Opslaan 9

11 4 Diensten in het normale weekrooster Het gebruik van diensten is niet alleen beperkt tot het Dienstrooster, standaarddiensten kunnen ook in het normale weekrooster toegepast worden. Heeft u vragen naar aanleiding van het bovengenoemde of loopt u tegen problemen aan waarin deze handleiding niet voorziet? Neem dan contact op met Staff Support BV support@staff.nl of per telefoon (lokaal tarief). 10