Inhoud Inkopen Status... 2 Snel inkopen registreren... 3 Leverancier toevoegen... 3 Inkopen aanpassen of verwijderen... 4 Rapport: Inzoomen...

Transcriptie

1 Handleiding Inkoopregistratie In deze handleiding krijg je uitgelegd hoe de module Inkopen werkt. Er wordt beschreven hoe de diverse pagina s onder het menu-item Inkopen werken en waarvoor zij bedoeld zijn. Deze handleiding zal uitgebreid ingaan op het Status scherm, de status-button en hoe je deze status-button kunt beïnvloeden. Het registreren van inkopen zal worden uitgelegd op basis van de Snel inkopen pagina. Het wijzigen of verwijderen van een ingevoerde registratie wordt uitgelegd op de pagina Inkopen en ook zal in het kort beschreven worden hoe je een rapport van alle inkopen kunt opvragen via Inzoomen. Inhoud Inkopen Status... 2 Snel inkopen registreren... 3 Leverancier toevoegen... 3 Inkopen aanpassen of verwijderen... 4 Rapport: Inzoomen... 5

2 Inkopen Status Op deze pagina zie je een snel overzicht van de huidige maand en alle inkopen er zijn ingevoerd. Je kunt met de instellingen bovenaan deze pagina het overzicht aanpassen, het is mogelijk om een andere periode op te vragen of alleen de inkopen van een specifieke bestelgroep te tonen. Met de gele pijlen kun je snel van periode wisselen. Afbeelding 1 Filters om de weergave van het status overzicht aan te passen Afbeelding 2 Registratie niet bijgewerkt (links), registratie wel bijgewerkt (rechts) Met behulp van de status-button rechts bovenin kun je in één oogopslag herkennen of de inkoopregistratie actueel is bijgewerkt. Als de button groen gekleurd is dan is de status in orde, maar als deze button rood gekleurd is dan ontbreken er registraties. Het is de bedoeling dat je op iedere dag waarop het bedrijf of de locatie geopend is de inkopen registreert. Wanneer je een dag niet invoert dan zal het systeem dit herkennen de status-button wordt dan rood en hoeveel er ontbreekt wordt aangegeven met getallen. In het linker voorbeeld is de button rood met de afwijking indicatie -4 (5) en dit moet je als volgt lezen: -4 dagen terug is er voor het laatst correct geregistreerd en er ontbreken in totaal (5) registraties. Het invoeren van inkopen verandert deze afwijking, wanneer de indicatie op -1 (-) staat en groen kleurt, dan is de registratie bijgewerkt. Het kan in de praktijk voorkomen dat er geen inkopen zijn geweest op een dag en daardoor kun je niets registreren (bijvoorbeeld tijdens vakanties of feestdagen), de status-button zou hierdoor rood worden want er ontbreekt immers een registratie. Om er voor te zorgen dat de status-button deze dag niet meeneemt in de controle, zet je het vinkje in de kolom Geen registratie. Als je dit aanklikt dan krijg je kort de melding Status gewijzigd in beeld. Een vinkje in deze kolom betekent dat het klopt dat er op deze dag en bestelgroep geen registratie was. Afbeelding 3 Aanvinken dat het akkoord is dat er geen registratie heeft plaatsgevonden Handleiding Inkoopregistratie Pagina 2 van 5

3 Snel inkopen registreren Op pagina Registratie Snel inkopen onder menu-item Inkoop kun je eenvoudig de pakbonnen snel invoeren. 1. Voer de datum in en selecteer de leverancier. Staat de gewenste leverancier er nog niet tussen? Klik dan op de gele plus om een nieuwe toe te voegen, verderop in deze handleiding lees je hoe dit werkt. 2. Voer het kenmerk of pakbonnummer in, dit is overigens verplicht. Kies hierna de Bestelgroep. 3. Je kunt direct beginnen met invoeren van de bedragen, over het algemeen voer je de inkoopbedragen exclusief btw in. Afbeelding 4 Invoeren van inkopen op pagina Snel inkopen 4. Sla op met het diskette-icoon. Leverancier toevoegen Klik op de gele plus om het formulier te openen waarmee je een leverancier kunt toevoegen. 1. Klik eerst op het vergrootglas bij Locatie om de locatie te selecteren. 2. Zoek vervolgens of de gewenste leverancier al in de database voor komt, zo ja klik hierna op het diskette icoon om op te slaan. Afbeelding 5 Leverancier toevoegen op de pagina Snel inkopen 3. Als de leverancier nog niet in de database voor komt dan kun je zelf de naam invullen en kiezen en aangeven of deze leverancier alleen specifiek voor deze locatie beschikbaar moet zijn of ook voor andere locaties geschikt is. Respectievelijk het linker of rechter bolletje. 4. Opslaan met een klik op het diskette icoon. Handleiding Inkoopregistratie Pagina 3 van 5

4 Inkopen aanpassen of verwijderen Aanpassen van een reeds ingevoerde inkoopregistratie doe je op de pagina Registratie Inkopen onder het menu-item Inkoop. Zoek met behulp van de datumkeuze de gewenste datum of periode op en klik op Genereer het overzicht. 1. Klik op het papier/potlood icoon in de regel die je gaat wijzigen. 2. Onder de tabel verschijnt het formulier van de geselecteerde Inkoop Details. Wijzig de gegevens en klik op het diskette icoon om op te slaan. 3. Indien je deze registratie wilt verwijderen dan klik je op het prullenbak icoon. Afbeelding 6 Verwijderen van een registratie Handleiding Inkoopregistratie Pagina 4 van 5

5 Rapport: Inzoomen Het Inzoomen rapport is een interactief overzicht dat de mogelijkheid biedt om vanuit verschillende invalshoeken rapporten van inkoopregistratie op te vragen. Dit rapport vind je op pagina Registratie Inzoomen onder menuitem Inkoop. Via het inzoomen krijg je een overzicht van alle geregistreerde inkopen binnen de opgevraagde periode en dit kan handig zijn als je op zoek bent naar een specifieke registratie. 1. Selecteer de periode of voer handmatig een Start- en Einddatum in, klik op de knop Genereer het rapport. Het vinkje Toon geen voorraad bestelgroepen zorgt er voor dat in de zoekresultaten de voorraadgroepen niet weergegeven worden. 2. Het eerste detailniveau is Bestelgroep maar deze kun je wijzigen. Andere niveaus die je hier kunt kiezen zijn Inkoopgroep, Leverancier, Maand en Datum. 3. Klik op een regel om de details er van te openen, deze verschijnen in het veld er onder. Op deze wijze kun je verder inzoomen. 4. Ieder scherm kun je exporteren naar Excel via het Excel icoon dat standaard verborgen is. Beweeg je muis over de rechter kant van ieder scherm om het icoon zichtbaar te maken. Handleiding Inkoopregistratie Pagina 5 van 5