AANVULLENDE DIENSTEN EN (PERIODIEKE) DECLARATIES

Transcriptie

1 AANVULLENDE DIENSTEN EN (PERIODIEKE) DECLARATIES Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene uitleg... 3 Uitleg aanvullende diensten en periodieke declaraties... 4 Inschakelen en inrichten van aanvullende diensten... 6 Stappenplan voor het inrichten en beheren van aanvullende diensten... 7 Het activeren van de mogelijkheid om aanvullende diensten in te richten... 8 Een financieringsstroom aanmaken voor aanvullende diensten... 9 Categorieën voor aanvullende diensten aanmaken en beheren...12 Aanvullende diensten aanmaken en beheren...15 Het toevoegen van tarieven bij aanvullende diensten...20 Aanvullende dienst bij cliënt toevoegen...23 Het registreren van aanvullende diensten per cliënt...24 Facturatie van aanvullende diensten...28 Het factureren van de aanvullende diensten...29 Journaliseren van aanvullende diensten...34 Mogelijkheden tot journalisatie van aanvullende diensten en controle via OnsDB... 35

3 Algemene uitleg Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 3 / 35

4 Uitleg aanvullende diensten en periodieke declaraties Middels de aanvullende diensten en kunnen declaraties voor producten en diensten gemaakt worden. Wat is het verschil tussen aanvullende diensten en periodieke declaraties? Met aanvullende diensten worden niet zorginhoudelijke diensten bedoeld zoals maaltijdservices, abonnementen en huur van hulpmiddelen. Deze aanvullende diensten dienen in de applicatie geconfigureerd te worden en vervolgens zijn deze bij cliënten toe te voegen en te factureren. Deze worden meestal particulier gefinancierd. De eenheden en tarieven van de aanvullende diensten kunnen verschillen: deze kunnen per stuk zijn, of via een periode. Periodieke declaraties omvatten zorginhoudelijke producten en kunnen conform de indicatie gefinancierd worden. De declaraties zijn handmatig, of direct via de legitimatie, toe te voegen. Zodra deze via de legitimatie toegevoegd worden, is een aantal gegevens vooraf ingevuld. Periodieke declaraties Voor het maken van de periodieke declaraties wordt het technische framework van de aanvullende diensten gebruikt. Bij het maken van een periodieke declaratie, is daarom te kiezen voor "Andere declaratiecategorie" en vervolgens zijn de producten te selecteren. Dit is vooral het geval bij de WMO 2015 producten en diensten. Daarnaast geldt dat verblijfsprestaties voor de ZVW zijn te selecteren. Dit kan alleen in het geval van verblijfsprestaties die met een eenheid van minimaal een dag gedeclareerd moeten worden. Dit is in te stellen in de productconfiguratie via Beheer - Instellingen - Zorglegitimatie - ZVW Indien GGZ-functionaliteit is ingeschakeld, is ook deze categorie te selecteren. Vervolgens kunnen de GGZ-ZZP's geselecteerd en toegevoegd worden. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 4 / 35

5 De hierbij geselecteerde categorie is automatisch aanwezig. De te selecteren producten zijn aanwezig indien bij het product is ingesteld dat periodieke declaraties zijn toegestaan. De te volgen stappen zijn gelijk als met de reguliere aanvullende diensten. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 5 / 35

6 Inschakelen en inrichten van aanvullende diensten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 6 / 35

7 Stappenplan voor het inrichten en beheren van aanvullende diensten De inrichting van aanvullende diensten: 1. Het activeren van de mogelijkheid om aanvullende diensten in te richten. 2. Een financieringsstroom aanmaken 3. Eén of meerdere categorieën aanmaken en beheren 4. De aanvullende diensten aanmaken 5. Tarieven voor aanvullende diensten aanmaken De registratie van aanvullende diensten: 6. Het registreren van aanvullende diensten per cliënt De facturatie van de aanvullende diensten, inrichting en werkwijze. 7. Het factureren van aanvullende diensten 8. Journalisatie en OnsDB bij aanvullende diensten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 7 / 35

8 Het activeren van de mogelijkheid om aanvullende diensten in te richten Via beheer - facturatie - instellingen is de mogelijkheid om declaraties en aanvullende diensten in te schakelen. Indien bovenstaande vinkje is ingeschakeld, zal bij de cliënt de optie 'declaraties en aanvullende diensten' zichtbaar zijn en is er de mogelijkheid de aanvullende diensten in te richten. Zie hiervoor het stappenplan voor het inrichten van de aanvullende diensten. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 8 / 35

9 Een financieringsstroom aanmaken voor aanvullende diensten Om aanvullende diensten te kunnen declareren, is het noodzakelijk een financieringsstroom aan te maken. Er kunnen verschillende financieringsstromen voor de aanvullende diensten aangemaakt worden. Bij het factureren van de aanvullende diensten (in een later stadium) kan in de export aangegeven worden welke financieringsstromen gefactureerd moeten worden. Het stappenplan voor aanvullende diensten toont de overige handleidingen voor om aanvullende diensten correct in te richten. Navigeren Ga naar beheer - facturatie - aanvullende diensten Financiering toevoegen Wanneer nog geen financieringstromen zijn aangemaakt verschijnt er een melding. Kies ervoor om een nieuwe financiering toe te voegen. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 9 / 35

10 Gegevens invoeren Overzicht 1. Voeg hier een code in die gebruikt dient te worden. Deze code zal weergeven worden op plekken waar de ruimte beperkt is. 2. Voer hier een omschrijving toe van deze financieringsstroom. 3. Hier zijn geldigheidsdatums in te voeren. Een begindatum is verplicht. Geef eventueel een einddatum op tot wanneer deze financieringsstroom geldig is. Wanneer geen einddatum is ingevoerd, is de financieringsstroom oneindig geldig. 4. Selecteer een kleur: dit verheldert het overzicht, met name indien er sprake is van meerdere financieringsstromen. 5. Klik op 'opslaan' om de financieringsstroom aan te maken. De financieringsstroom is te zien in het overzicht. Via de terug-knop wordt naar het openingsscherm teruggekeerd. Door te klikken op 'toevoegen' kun je nog een financieringsstroom aanmaken. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 10 / 35

11 Aanvullende financieringsstroom toevoegen of bestaande wijzigen In het overzichtsscherm (te bereiken via beheer - facturatie - aanvullende diensten) is een nieuwe financieringsstroom toe te voegen via de optie 'beheer financieringsstroom'. Zie het stappenplan voor de volgende stap in de inrichting van de aanvullende diensten. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 11 / 35

12 Categorieën voor aanvullende diensten aanmaken en beheren Aanvullende diensten kunnen onderverdeeld zijn in categorieën. Deze handleiding beschrijft hoe deze categorieën te maken zijn. De overige handleidingen voor de aanvullende diensten zijn te vinden in dit stappenplan. Navigeren Ga naar beheer - facturatie - aanvullende diensten. Om categorieën toe te kunnen voegen is het noodzakelijk een financieringsstroom aangemaakt te hebben. De handleiding daarvoor is in het bovenstaande stappenplan te vinden. Klik op 'beheer categorieën' om een categorie toe te kunnen voegen. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 12 / 35

13 Overzicht Wanneer categorieën aanwezig zijn worden ze hier getoond. Om een nieuwe categorie toe te voegen, klik op 'Voeg een categorie toe'. Naam ingeven Geef bij de omschrijving (1) de naam van de categorie, bijvoorbeeld broodservice. Klik vervolgens op opslaan (2). Overzicht De categorie is aangemaakt. Een overzicht van de bestaande categorieën wordt weergegeven. Hier zijn tevens de categorieën te verwijderen door op het kruisje onder verwijderen te klikken. In de kolom 'Toekenningen' wordt het aantal aanvullende diensten van deze categorie Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 13 / 35

14 weergegeven. Door te klikken op 'voeg een categorie toe' is het mogelijk een nieuwe categorie toe te voegen. Eenmaal terug bij het startscherm van de aanvullende diensten, is onder 'selecteer categorie' de reeds aangemaakte categorie te vinden. Er kan nu een aanvullende dienst toegevoegd worden. De handleiding hiervoor is te vinden in de link naar het stappenplan, zoals boven in deze handleiding is beschreven. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 14 / 35

15 Aanvullende diensten aanmaken en beheren Het volledige stappenplan voor het inrichten van de aanvullende diensten is te vinden in deze handleiding. Navigeren Ga naar beheer - facturatie - aanvullende diensten Aanvullende dienst toevoegen Een overzicht van aanvullende diensten is te zien. Let op: het is noodzakelijk om vooraf de financieringsstroom en de categorieën aangemaakt te hebben. Zie voor meer informatie het stappenplan in de bovenstaande link. Klik op 'Voeg aanvullende dienst toe' om een nieuwe aanvullende dienst aan te maken. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 15 / 35

16 Gegevens invoeren 1. Selecteer de categorie waar deze dienst onder moet vallen (dit veld is niet verplicht). 2. Voer een (intern) referentienummer in. 3. Geef de aanvullende dienst een herkenbare titel. 4. Bij de omschrijving kun je een langere omschrijving van de aanvullende dienst invoeren. 5. Kies de financiering. 6. Geef de geldigheidsdatum aan van de aanvullende dienst. Een begindatum is verplicht. Een einddatum kan open gelaten worden; in dat geval is de dienst oneindig geldig. 7. Kies de eenheid waarin de aanvullende dienst geboekt moet worden. Je hebt hierbij de volgende keuzemogelijkheden: stuk, 24 uur, week, maand, kwartaal, halfjaar, jaar. 8. Indien de aanvullende diensten in een later stadium gefactureerd gaan worden, dien je hier een keuze te maken wanneer de financiële boeking gemaakt wordt. Je hebt de volgende keuzemogelijkheden: per eenheid, aan het begin van de periode, aan het eind van de periode. Deze keuzemogelijkheden worden hieronder nader toegelicht. 9. Indien het wenselijk is dat de aanvullende dienst ook voor een gedeelte van de periode gedeclareerd kan worden (bijvoorbeeld enkele dagen), vul dan hier de begindatum in vanaf wanneer dit voor deze dienst mogelijk is. Het invoervoeld is alleen zichtbaar indien de eenheid 'week' of groter is. Klik op 'opslaan' om de wijzigingen op te slaan en de aanvullende dienst aan te maken. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 16 / 35

17 Keuzemogelijkheden financiele boeking maken: - Per eenheid; de financiële boeking wordt per eenheid vastgesteld en is niet afhankelijk van het moment van de maand. - Aan het begin van de periode; de financiële boeking vindt plaats aan het begin van de periode. Indien een cliënt de aanvullende dienst pas vanaf halverwege de maand afneemt, zal er voor die eerste halve maand geen facturatie plaatsvinden! - Aan het eind van de periode; de financiële boeking vindt plaats aan het einde van de periode. Indien een cliënt de aanvullende dienst halverwege de maand beëindigd, zal er voor deze halve maand geen facturatie plaatsvinden! Overzicht De aanvullende dienst is toegevoegd. Klik op de regel van de aanvullende dienst om de instellingen hiervan te wijzigen. Om de BTW te wijzigen kan er geklikt worden op de tekst in de kolom BTW. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 17 / 35

18 Aanvullende dienst wijzigen De instellingen zijn te wijzigen door de invoervelden aan te passen. Tevens is het mogelijk om de aanvullende dienst te verwijderen. Aanvullende dienst afsluiten Let op! Aangezien declaraties op basis van Aanvullende diensten handmatig worden ingevoerd en beheerd, is ook het afsluiten ervan een handmatige actie. Er worden geen automatische wijzigingen in de gegevens doorgevoerd op basis van wijzigingen bij de cliënt, zoals bijvoorbeeld het beëindigen van de legitimatie of de zorgopname. BTW wijzigen Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 18 / 35

19 Het BTW-tarief voor de aanvullende dienst kan aangeklikt worden achter het overzichtsscherm. Door te klikken op 'nieuwe toevoegen' kom je in het bovenstaande scherm. Kies hier voor het BTW-percentage en de begin- en einddatum van het BTW-tarief op de aanvullende dienst. Klik vervolgens op opslaan. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 19 / 35

20 Het toevoegen van tarieven bij aanvullende diensten Navigatie naar het tariefscherm Via beheer - facturatie - tarieven is het mogelijk de tarieven voor de aanvullende diensten in te stellen. Elke aangemaakte financieringsstroom heeft hier zijn eigen weergave voor het invoeren van de tarieven. In de bovenstaande situatie is er één financieringsstroom aangemaakt. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 20 / 35

21 Door te klikken op de juiste financieringsstroom, verschijnt het bovenstaande scherm. De driehoek met uitroepteken laat zien voor welke aanvullende diensten nog geen tarief is vastgesteld. Door te klikken op de aanvullende dienst is het mogelijk een tarief toe te voegen. Klik op 'voeg tarief toe' om een nieuw tarief toe te voegen. Indien er voor deze aanvullende dienst al eerder tarieven zijn vastgesteld, zijn deze in dit scherm zichtbaar. Geef het tarief een begin- en eventueel een einddatum. Indien er geen einddatum wordt ingevuld, is het tarief onbeperkt geldig voor de betreffende aanvullende dienst. Geef vervolgens het juiste tarief op. De hierboven getoonde eenheid is eerder vastgesteld bij het aanmaken van de aanvullende dienst, zie stap vier uit het stappenplan. Klik op 'opslaan' om het nieuwe tarief op te slaan. Let op: je kunt alleen een nieuw tarief toevoegen als het oude tarief is afgesloten, omdat er anders overlap tussen de tarieven ontstaat. Indien dit het geval is, zal de applicatie een foutmelding geven. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 21 / 35

22 Het tarief voor deze aanvullende dienst is opgeslagen. De locatie wordt automatisch ingevuld en is de bovenste uit het locatiegram. Het groene vinkje laat zien dat het tarief actief is, met het blauwe kruisje kun je dit tarief verwijderen. Na het toevoegen van het tarief is het bovenstaande scherm zichtbaar. Het aantal tarieven geeft weer hoeveel tarieven er in zijn totaliteit aan deze aanvullende dienst gekoppeld zijn. Deze opsomming bevat het actieve tarief en alle 'oude' tarieven. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 22 / 35

23 Aanvullende dienst bij cliënt toevoegen Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 23 / 35

24 Het registreren van aanvullende diensten per cliënt Het is mogelijk om aanvullende diensten (zoals bijvoorbeeld de verhuur van fysieke producten, maar ook het leveren van diensten als een internetabonnement of maaltijddienst) in te voeren bij de cliënt. Deze diensten kunnen naar eigen inzicht worden ingericht. De stappen in deze handleiding kunnen pas uitgevoerd worden na een succesvolle inrichting volgens dit stappenplan. Navigeren Via het overzichtsscherm van de cliënt is het kopje 'declaraties en aanvullende diensten' te zien. Klik hierop om een nieuwe aanvullende dienst toe te voegen bij de cliënt. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 24 / 35

25 Vervolgens is een overzicht te zien van de declaraties van de cliënt. De te klikken op de knop 'nieuwe aanvullende dienst' is het mogelijk een aanvullende dienst bij deze cliënt toe te voegen. Aanvullende dienst toevoegen Het invullen van bovenstaande gegevens gaat stapsgewijs: 1. Selecteer de juiste categorie. De weergave van deze categorieën hangt af van de inrichting van aanvullende diensten. 2. Kies de juiste aanvullende dienst die bij deze cliënt geregistreerd moet worden. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 25 / 35

26 3. Kies een begindatum voor de aanvullende dienst. Dit is de datum waarop de aanvullende dienst geregistreerd zal worden. 4. De einddatum is optioneel; indien er geen einddatum gevuld is, is de aanvullende dienst 'oneindig'. 5. Optioneel is een aangepast tarief in te voeren. Dit tarief geldt voor deze cliënt voor deze aanvullende dienst. Overzicht van de aanvullende diensten Te zien is dat de aanvullende dienst is toegevoegd aan het overzichtsscherm met declaraties. Indien je met de muis op de aanvullende dienst staat (bij nummer 1) verschijnt een mouse-over met meer informatie. In de tabel zijn de declaraties van de geselecteerde maand te zien. Door op details te klikken is de betreffende declaratie te wijzigen (2). Zie onderstaande afbeelding. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 26 / 35

27 Details van aanvullende dienst Na het aanmaken van een nieuwe aanvullende dienst is deze ook te zien bij het overzichtsscherm van de cliënt, zoals hierboven te zien is. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 27 / 35

28 Facturatie van aanvullende diensten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 28 / 35

29 Het factureren van de aanvullende diensten Nadat de volledige inrichting van de aanvullende diensten volgens het stappenplan heeft plaatsgevonden en er registraties van aanvullende diensten zijn gedaan, kunnen de aanvullende diensten gefactureerd worden. Deze handleiding beschrijft welke inrichting daarvoor nodig is. Filter aanmaken Voor het declareren van aanvullende diensten is het allereerst nodig een prestatiegebaseerd filter aan te maken. Dat kan via beheer - filters - toevoegen. 1. Geef het filter een naam en omschrijving. 2. Kies voor een nieuw filter. 3. Kies voor een filter op prestatieniveau. 4. Kies voor de, bij stap 2 van het stappenplan, aangemaakt financieringsstroom. 5. Kies voor 'financieringsproduct verkorte weergave'. De andere opties zijn niet van toepassing op de aanvullende diensten. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 29 / 35

30 Sla de wijzigingen op. De aanvullende diensten die zijn ingericht bij stap 4 van het stappenplan, worden zichtbaar in het aangemaakte filter. De prestaties van de aanvullende diensten zijn standaard geactiveerd om mee te nemen in de export (1). Factuursjabloon aanmaken en toevoegen Maak een factuursjabloon aan en voeg deze toe in de applicatie. Hoe dat precies werkt is in deze handleiding te vinden. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 30 / 35

31 Factuurprofiel aanmaken De volgende stap is het aanmaken van een nieuw factuurprofiel. Dat kan via beheer - facturatie - factuurprofielen. De facturatie van de aanvullende diensten gaat middels een handmatige facturatie-export. Klik onder 'handmatig' op 'nieuwe toevoegen'. Factuurprofiel inrichten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 31 / 35

32 1. Geef het factuurprofiel een herkenbare naam, in dit geval 'aanvullende diensten'. 2. Kies het zojuist aangemaakte filter voor de aanvullende diensten. 3. Type periode is bij aanvullende diensten meestal per maand; de aanvullende diensten worden dan per maand gefactureerd. Indien gewenst kan hier ook gekozen worden voor 'per 4 weken', 'per week' of 'per dag'. 4. Voor een zo gedetailleerd mogelijke optelling is de keuze per dag aan te raden. Indien de optelling globaal moet zijn, is er de mogelijkheid te kiezen voor een week of een periode. De aanvullende diensten worden dan gebundeld per maand of per periode, in plaats van per dag. 5. Het uitvoerformaat staat standaard op excel en is niet te wijzigen. Meer informatie over de exceluitvoer is te vinden bij punt Kies hier het juiste wordsjabloon voor de aanvullende diensten. 7. De betalingstermijn kan naar eigen wens ingevoerd worden. 8. Geef aan of de facturen geëxporteerd dienen te worden naar de financiële administratie (journaliseren). Vinkje aan: de factuur kan gejournaliseerd worden en zal meegenomen worden in de journaliseringsexport. Vinkje uit: de factuur kan niet gejournaliseerd worden en zal niet meegenomen worden in de journaliseringsexport. Let op; indien er geen hoofdlocatiemigratie is uitgevoerd, is het niet mogelijk te journaliseren. Zie voor meer informatie deze handleiding. 9. Wanneer dit vinkje aan staat, worden alle debiteuren gefactureerd. Wanneer het vinkje uitstaat, kan een selectie gemaakt worden van te factureren debiteuren. 10. Met tags kan bepaald worden welke aanvullende gegevens in het excel-bestand komen. Voor aanvullende diensten is het niet direct gewenst om een exceluitvoer te genereren, omdat de exceluitvoer per debiteur een tabblad aan zal maken en hierdoor vele losse tabbladen met één debiteur kunnen ontstaan. Alternatief voor het excelbestand is de verzamelfactuur in word, waarin alle gegenereerde facturen weergegeven worden. Deze verzamelfactuur wordt automatisch gegenereerd tijdens de export. Indien er sprake is van meer dan 256 debiteuren, kan een excelweergave alleen correct gegenereerd worden met een excel xlsx bestandsformaat. 11. Klik op 'opslaan'. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 32 / 35

33 Het factuurprofiel is aangemaakt. Indien er registraties zijn gedaan volgens stap 6 van het stappenplan, kunnen deze nu gefactureerd worden. De facturatie van aanvullende diensten Via beheer - facturatie - factuur printen is het mogelijk de facturatierun te draaien voor de aanvullende diensten. Meer informatie over het draaien van een handmatige facturatie is te vinden in deze handleiding. Bovenstaande afbeelding geeft twee wordbestanden weer: het eerste wordbestand is een verzamelfactuur, het tweede wordbestand is een factuur voor één debiteur. In een facturatierun met meerdere debiteuren zal er per debiteur een apart wordbestand aangemaakt worden. Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 33 / 35

34 Journaliseren van aanvullende diensten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 34 / 35

35 Mogelijkheden tot journalisatie van aanvullende diensten en controle via OnsDB OnsDB Het is mogelijk de aanvullende diensten via OnsDB te monitoren. Meer informatie en de commando's die nodig zijn om de aanvullende diensten via OnsDB te monitoren, zijn te vinden in deze handleiding. Journalisatie Het journaliseren van de aanvullende diensten is standaard mogelijk via de journalisatieexports. Denk er hierbij wel aan dat er gebruik gemaakt dient te worden van hoofdlocaties en dat het factuurprofiel op de juiste manier is ingericht. Meer informatie is te vinden in de onderstaande handleidingen: - Algemene werking boekhoudkoppelingen - Het factureren van de aanvullende diensten Nedap healthcare Aanvullende diensten en Pagina 35 / 35