Documenten van cliënten

Transcriptie

1 Documenten van cliënten Het is mogelijk om aanvullende documenten van de cliënt toe te voegen. Het kan bijvoorbeeld gaan om ingescande versies van oude dossiers en dergelijke. Navigeren Ga naar de betreffende cliënt en klik op het tabblad Documenten. Het is mogelijk dat een melding verschijnt dat documentbeheer niet goed is geconfigureerd. Dat zal het geval zijn in testomgevingen, nadat een kopie naar de testomgeving is uitgevoerd. Ook kan dit het geval zijn in het geval van een nieuwe omgeving. Neem in dat geval via een ticket contact op met Nedap Healthcare Support. Document toevoegen Het toevoegen van een document gaat als volgt: 1. Zoek het document op: alle soorten bestandsformaten kunnen toegevoegd worden. De maximale bestandsgrootte is 10mb. 2. Voer een omschrijving in: deze informatie wordt getoond in het documentoverzicht van de cliënt. Pagina 1 / 5

2 3. Voer labels (zoektermen) in: Om later te kunnen filteren om bepaalde soorten documenten terug te vinden, kunnen labels ingevoerd worden. Door te beginnen met typen worden bestaande labels getoond. De labels die reeds in het systeem aanwezig zijn kunnen centraal beheerd worden. Een nog niet bestaand label kan toegevoegd worden, maar dan alleen als de medewerker over een autorisatierol beschikt met daarin het recht "Documentlabels aanmaken". 4. Deze optie verschijnt alleen als in het deskundigheidsprofiel van de ingelogde medewerker is aangevinkt dat 'vertrouwelijke notities worden toegestaan'. In deze handleiding lees je hoe je dit kunt instellen. Geef aan welke personen dit document in mogen zien: het is te sorteren op iedereen, alleen personen met een bepaalde deskundigheid of alleen voor jezelf. Klik tot slot op opslaan. Overzicht Wanneer het document toegevoegd is, kan deze niet direct geopend worden. Er wordt ook aangegeven dat het een nieuw document is. De oorzaak hiervan kan gevonden worden in het feit dat de applicatie bezig is met het uploaden van het bestand. Wanneer de pagina na enkele seconden ververst wordt, is het document meestal al te downloaden. Documenten zoeken / sorteren Pagina 2 / 5

3 Er zijn twee mogelijkheden om documenten te sorteren om het zoeken van het juiste document te vereenvoudigen. 1. Via een uitklapmenu om te sorteren op datum of titel van het document. 2. Via de labels. Door de labels aan te klikken worden alleen documenten welke het betreffende label dragen, getoond. Door met de muis op het label te gaan staan, is te zien hoeveel documenten bij de betreffende cliënt het label bevatten. Documenten verwijderen Een document dat toegevoegd is bij een client kan verwijderd worden door de medewerker die het document geplaatst heeft. Deze medewerker moet dan wel over het recht 'Documenten verwijderen' beschikken: dit recht geeft namelijk de mogelijkheid om eigen documenten te verwijderen. Medewerkers met de rol 'applicatiebeheer' kunnen ook documenten verwijderen die niet van henzelf zijn. Het verwijderen van een document wordt gedaan door op de knop verwijderen te klikken. Vervolgens wordt gevraagd om je keuze te bevestigen. Pagina 3 / 5

4 Verwijderde documenten terugzetten Verwijderde documenten komen in de prullenbak te staan. In de knop is te zien hoeveel documenten in de prullenbak aanwezig zijn. Vanuit de prullenbak kan een verwijderd document worden teruggezet door de medewerker die het document verwijderd heeft of door een medewerker met de rol 'applicatiebeheer'. Het terugzetten van een document wordt gedaan door op de knop 'herstellen' te klikken. Het defintief verwijderen van alle documenten in de prullenbak is te doen met de knop 'prullenbak leegmaken'. Deze knop is alleen zichtbaar voor medewerkers met de rol Pagina 4 / 5

5 'applicatiebeheer'. Het legen van de prullenbak is onomkeerbaar en documenten worden dan ook definitief verwijderd. Brieven opslaan Het is mogelijk om verstuurde brieven op te slaan in deze lijst met documenten. Hiervoor is één instelling benodigd, zie hiervoor deze handleiding. De labels die getoond worden bestaan uit de titel van de voor de brief gebruikte template. Pagina 5 / 5