ALGEMENE FACTURATIE- EN DECLARATIE-INSTELLINGEN

Transcriptie

1 ALGEMENE FACTURATIE- EN DECLARATIE-INSTELLINGEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Debiteuren... 5 Debiteuren configureren... 6 Debiteur koppelen aan legitimatie... 9 Tarieven...11 Tarieven instellen Aangepaste tarieven instellen...15 BTW tarieven instellen Tariefcomponenten en labels instellen...18 Opronding...21 Centraal opronden instellen...22 Voorbeelden oprondinstellingen...33 Financiële boekingen...41 Waarvoor dient de optie "Financiële boeking instellingen"?...42 Handmatige correcties op extramurale financieringsregels toepassen...43 Gestapeld financieren...46 Inleiding gestapelde financiering...47 Werking en voorwaarden van stapelen...48 Aanvragen van de gestapelde financiering functionaliteit...50 Inschakelen van gestapelde financiering...51 Schermbeschrijving gestapelde financiering...54 Configuratie van de stapels...55 Voorbeelden van stapeling...66 Controle van stapeling Vervoer...70

3 Inrichting: vervoer declareren (BG-GRP) (zonder gebruik te maken van de groepszorg-functionaliteit)...71 Diverse...74 Diverse facturatie-instellingen toegelicht...75 Deelbare facturatie instellen (eigen bijdrage)...80 ZZP-migratie tbv verwijderen einddatums...88 Uursoorten financieren Handmatige correcties op extramurale financieringsregels toestaan...93 Aanleverperiode bij ZVW aanleveringen instellen...94 Automatische mutatiedagen configureren en gebruiken...96 Opronden en afronden in Ons: Van registratie naar declaratie of factuur De IBAN migratie uitvoeren Vraag en antwoord Hoe kan ik de declaratie-eenheid van een financieringsproduct wijzigen? Hoe is om te gaan met de declaratie van PV-Extra en VP-Extra? Hoe moet ik een cliënt met meeliftende partner intramuraal en extramuraal declareren? Waarom lijkt het totaalbedrag in de exportrapportage niet te kloppen? Hoe moet ik omgaan met de AW319 declaratie van 1 dag bij overgang van maand naar periode? Wat te doen als een declaratie afgekeurd wordt door een onjuiste of ontbrekende UZOVI code? Wat te doen met problemen rondom het declareren van PV, VP en BG Extra als Basis? Hoe kan ik extreme kosten voor geneesmiddelen declareren (M002)? Overplaatsing binnen een intramurale zorginstelling; hoe declareer ik de overlappende dag op beide AGB-codes? Wat is het verschil tussen zorgregels en financiële regels (financelogs)? Waarvoor dient het rode blokje achter een tarief?...158

4 Waarom kan ik een reeds aangemaakt filter niet koppelen aan een factuurprofiel? Op welke wijze verschilt de journalisering tussen een declaratie en een factuur (WMO/JW)? Ik verwacht declaratieregels, maar zie deze niet in de declaratie-export/factuur. Hoe kan dat?...161

5 Debiteuren Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 5 / 164

6 Debiteuren configureren Overzicht Ga naar Beheer -> Facturatie -> Debiteuren 1. Met het dropdown-menu is een debiteursoort te selecteren. Op basis van de geselecteerde soort kunnen invoervelden verschillen. 2. De ingevoerde debiteuren zijn zichtbaar. Door op de naam te klikken kunnen wijzigingen aangebracht worden. 3. Een nieuwe debiteur kan toegevoegd worden. Voordat je dit doet, dient wel de juiste debiteursoort (1) geselecteerd te zijn. Verborgen debiteuren Omdat debiteuren niet meer kunnen bestaan is het mogelijk om debiteuren te kunnen verbergen. Zodra dat is aangegeven bij een debiteur, zal de betreffende debiteur niet te zien zijn in overzichten waar debiteuren zijn te selecteren. Ook in het beheeroverzicht zijn deze verborgen. Deze kunnen weer zichtbaar gemaakt worden met de optie 'toon verborgen debiteuren'. In dit voorbeeld is de debiteur Onderaannemer1 verborgen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 6 / 164

7 Gegevens invoeren Voer de gegevens is zoals deze bekend zijn. Klik tot slot op opslaan. De debiteur is nu aangemaakt / bewerkt. N.B. De lijst van zorgkantoren wordt centraal door Nedap bijgehouden en kan niet worden aangepast. De lijst van cliënt-debiteuren wordt aangepast, op basis van een van de volgende acties: - nadat er een facturatierun is gedraaid voor de legitimatie van de cliënt waarvoor deze debiteur geldt, en/of; - nadat het factuuradres bij de cliënt is ingevoerd. Gemeentedebiteur specifieke-instellingen Enkele uitzonderingen die gelden voor gemeentedebiteuren worden hier toegelicht. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 7 / 164

8 Lijst met gemeenten De lijst van gemeenten wordt door het CBS 1x per jaar geüpdate. Deze lijst wordt vervolgens door Nedap verwerkt. Het is dus niet mogelijk om handmatig de gemeentelijst aan te passen. In de dropdown is te zoeken naar een gemeente door een (gedeelte van) de naam of code van de gemeente in te typen. Einddatum De einddatum van gemeentes is in te voeren, en heeft het volgende tot gevolg: Gekoppelde gemeenteproducten worden automatisch voorzien van een einddatum. Let op: Bij het weer intrekken of aanpassen van de (per abuis) ingevoerde einddatum, wordt de einddatum van de aangepaste producten en tarieven niet meer gewijzigd. Dat zal in dat geval handmatig gecorrigeerd moeten worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 8 / 164

9 Debiteur koppelen aan legitimatie Navigeren Ga naar Beheer -> Instellingen -> Zorglegitimatie. Selecteer de betreffende legitimatie. In dit voorbeeld kiezen we PGB. Wijzigen Klik op wijzigen, boven in beeld. Debiteur selecteren Maak onder in beeld de keuze. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 9 / 164

10 In het geval van PGB kiezen we voor client is debiteur. In het geval van WMO: kies dan Vaste debiteur. Vervolgens verschijnen extra velden: klik op de soort Gemeente en selecteer vervolgens de betreffende gemeente. Sla de wijzigingen op. Voltooid Te zien is dat voor deze legitimatie de cliënt debiteur is. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 10 / 164

11 Tarieven Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 11 / 164

12 Tarieven instellen Wanneer je een product wilt declareren is een tarief benodigd. Ons is gevuld met basistarieven voor de meest voorkomende financieringsstromen. Daarnaast is het mogelijk per financieringsstroom, per product, per debiteur en-/of zorgaanbieder afwijkende tarieven in te stellen. Navigeren Ga naar Beheer -> Facturatie -> Tarieven Legitimatie Klik op de betreffende legitimatie Product Klik op het betreffende product Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 12 / 164

13 Wijzigen 1. Het tarief is te wijzigen door op het bedrag te klikken. Een tarief is tevens te verwijderen, door rechts in beeld op het kruisje te klikken. 2. Het basistarief kan niet bewerkt of verwijderd worden. Er is immers altijd een tarief nodig om op terug te vallen. Nieuwe invoeren Het tarief is vaak een afgesproken tarief voor jouw instelling of een bepaalde debiteur, of beide. Ook kan het een algemeen tarief zijn. Hiervoor zijn verschillende invoervelden: 1. De datum vanaf wanneer het tarief geldig is. 2. De datum tot wanneer het tarief geldig is. 3. De zorgaanbieder waarvoor het tarief is afgesproken. 4. De debiteur waarmee het tarief is afgesproken. 5. Het tarief, en of dit per minuut, vijf minuten, dagdeel, dag of stuks is. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 13 / 164

14 Hoe wordt het tarief bepaald Het tarief wordt bepaald door een combinatie van zorgaanbieder, debiteur en begin-en einddatum. 1. Dit tarief is geldig wanneer de zorgaanbieder Thuiszorg G is, en de debiteur Dit tarief is geldig voor Thuiszorg G en alle overige debiteuren 3. Dit tarief is geldig voor alle overige zorgaanbieders en alle overige debiteuren 4. Dit is het basistarief. Dit tarief zal in dit voorbeeld nooit gebruikt worden omdat er al een overig/overig tarief ingevoerd is. Stel dat tarief 3 er niet was geweest, dan was tarief 4 in werking getreden Cliëntspecifieke tarieven Per client kan het standaard tarief van een product van een WLZ, iwmo of ijw legitimatie worden aangepast vanuit de ingelezen toewijzing. Ook is het voor handmatig ingevoerde legitimaties mogelijk om cliëntspecifieke tarieven in te stellen. Bekijk hier hoe dit is in te schakelen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 14 / 164

15 Aangepaste tarieven instellen In aanvulling om tarieven in te stellen is het ook mogelijk om per cliënt per product een specifiek tarief in te voeren. WLZ, iwmo en ijw legitimaties Ga naar de desbetreffende client en open de gewenste zorglegitimatie. Klik op het euro-teken rechts boven in de toewijzing. Voer het specifieke tarief in en klik op opslaan. De getoonde eenheid is de eenheid van het standaard tarief conform de eenheid van het product van de desbetreffende legitimatie. Let op! Deze eenheid is NIET aan te passen. Het aangepaste tarief is nu actief en te zien in het overzicht van de beschikking. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 15 / 164

16 Dit tarief is aan te passen of te verwijderen door opnieuw op het euro-teken te klikken en een ander, danwel geen, tarief in te voeren. Handmatig ingevoerde legitimaties Via het menu Beheer, Facturatie, Instellingen kan de mogelijkheid worden geactiveerd om voor handmatig ingevoerde legitimaties een aangepast tarief in te stellen. Ga naar de desbetreffende client, open de gewenste legitimatie en het onderliggende product. Hier kan het tarief worden aangepast. Voor overige instellingen m.b.t. tarieven zie de handleiding Diverse facturatie-instellingen toegelicht. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 16 / 164

17 BTW tarieven instellen De BTW-tarieven, te weten 0%, 6%, 19% en 21%, zijn standaard in ONS Administratie aanwezig. Ingeven BTW grootboeknummers Ga naar beheer - facturatie - instellingen Indien de gegevens geëxporteerd worden naar een financieel pakket kunnen bij facturatieinstellingen de grootboeknummers die in de financiële administratie gebruikt worden voor de diverse BTW tarieven ingegeven worden. Instellen en wijzigen BTW-tarieven Ga naar beheer - instellingen - zorglegitimatie - kies zorglegitimatie - geen btw - nieuwe toevoegen. Vul de velden naar wens in. Indien BTW-tarieven van toepassing zijn bij zorglegitimaties kan dit worden toegevoegd dan wel worden gewijzigd op de bovenstaande manier. Meer informatie over het toevoegen, dan wel wijzigen, van BTW tarieven voor aanvullende diensten, vind je via deze link. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 17 / 164

18 Tariefcomponenten en labels instellen Voor de Forensische Zorg is het van belang dat binnen tarieven componenten worden toegewezen; dit zijn de componenten NHC en NIC. Daarnaast bevat elk component een label (een soort beschrijving van het component). In geval de Forensische Zorg-functionaliteit is ingeschakeld zijn deze componenten en labels te beheren. Standaard zal al een set met componenten en labels aanwezig zijn en is het niet nodig om deze aan te passen. Wél is het nodig om voor elke prestatie een tarief en bijbehorende componenten te bepalen. Het totaal van het aantal componenten hoeft niet gelijk te zijn aan het totaal van het tarief. Navigeren Ga naar Beheer > Facturatie > Tarieven en selecteer de FZ financieringsstroom. Selecteer vervolgens de ZZP. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 18 / 164

19 Geef allereerst een tarief in. Zodra dat is gedaan verschijnt de mogelijkheid om labels en componenten te beheren. Labels beheren Allereerst is het nodig om labels in het systeem te hebben. Pas als deze aanwezig zijn is het mogelijk om componenten gebruik te laten maken van de labels. Klik op Labels beheren. Voer de labels in en sla het op. Componenten beheren Zodra er labels aanwezig zijn, kunnen componenten worden toegevoegd. Klik op Nieuw component. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 19 / 164

20 Selecteern het gewenste label en voer de waarde in van het component. Klik tot slot op opslaan. Gereed Bij het tarief is een overzicht van de gekoppelde componenten en bijbehorende waarde aanwezig. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 20 / 164

21 Opronding Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 21 / 164

22 Centraal opronden instellen Via globale oprondinstellingen kan per product binnen een financiële stroom ingesteld worden of en hoe deze moet worden opgerond. Deze oprondinstelling is tijdsafhankelijk en wordt alleen gebruikt bij exports en rapportages. Voorbeelden Men kan instellen dat product HH-1 binnen WMO per bezoek opgerond moet worden per 1 januari 2012 en stopt per 31 januari De overige producten binnen WMO worden niet opgerond. Men kan instellen dat de WMO producten HH-1 en HH-2 vanaf 1 januari 2012 per bezoek opgerond moeten worden. De overige stromen niet. Men wil de AWBZ producten per 1 januari 2012 opronden per exportcode en de PGB producten per 1 februari 2012 per bezoek. De werking van het globale opronden Opronden werkt als volgt: Zorgregels --> Oprondingsinstellingen --> Financiële regels (Finance logs), welke meegenomen worden in de facturatie / exports. Er zijn drie oprondinstellingen per product in de zorgregel: Algemene opronding Specifieke oprondinstellingen Geen opronding Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 22 / 164

23 Oprondinstellingen De oprondinstellingen bevinden zich in het menu Beheer --> Facturatie --> Oprondinstellingen. Het beginscherm is nog vrij summier. Om met het opronden aan de slag te gaan, is het eerst nodig om globale oprondinstellingen in te stellen. Hiervoor vink je 'Globaal opronden activeren' aan. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 23 / 164

24 Drie onderdelen van oprondingsinstellingen Na het aanvinken van de optie 'Globaal opronden activeren' worden diverse mogelijkheden zichtbaar. (1) Boven in beeld staan de financiële stromen. Let op! De instellingen voor 'Financiële Stroom Keuze' worden pas zichtbaar nadat de andere instellingen op deze pagina opgeslagen zijn. Bij de eerste keer openen van dit scherm zul je deze instellingen dus niet zien. Sla de pagina in dat geval eerst op en open de pagina daarna opnieuw. Dan zullen de legitimaties in beeld komen. (2) Hieronder staat de instellingen om globaal opronden te activeren (3) Verder naar onderen is het mogelijk om oprondinstellingen toe te voegen en te bewerken. Het derde gedeelte is logischerwijs alleen zichtbaar wanneer globaal opronden ingeschakeld is. N.B. De getoonde keuze "Gecorrigeerde tijd" betekent dat het Beleidsprofiel met betrekking tot afronden voor zover mogelijk is toegepast op de desbetreffende zorgregistraties. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 24 / 164

25 Oprondinstelling per debiteur of agb-code instellen Per debiteur of agb-code kan worden gekozen uit een van de drie volgende opties: 1 Volg de globale oprondinstellingen. Deze is standaard actief. Hiervoor hoeven afgezien van de globale oprondinstellingen dus geen extra gegegevens ingevoerd te worden. 2 Rond niet op en rond wel af 3 Rond niet op en rond niet af Optie 2 en 3 kunnen ingevoerd worden in een apart scherm. Klik hiervoor op de blauwe link zoals hierboven weergegeven. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 25 / 164

26 Oprondinstellingen uitzetten per debiteur of agb-code Na het klikken op de link verschijnt een overzichtsscherm van alle uitzonderingen. Om een nieuwe uitzondering toe te voegen, klik je op 'Nieuwe uitzondering'. De werkwijze voor debiteur en AGB-code is identiek. De informatie uit het voorbeeld hieronder geldt dan ook voor beide varianten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 26 / 164

27 In het scherm kun je de debiteur ingeven waar de uitzondering voor geldt (Bij het AGB-code scherm kun je hier de AGB-code invoeren). Geef een begindatum en evt. eindatum in, die aangeven vanaf wanneer de uitzondering op de globale oprondingsregels moet gelden. Is het gewenst dat er bij deze debiteur wel afgerond wordt? Vink dan de optie 'Afronden' aan. Klik tenslotte op 'Opslaan'. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 27 / 164

28 In het overzichtsscherm is vervolgens te zien welke uitzonderingen er bij Debiteuren of bij AGBcodes aangemaakt zijn. Opmerkingen over uitschakeling van opronden / afronden Bij zorgregels corrigeren staan nog steeds de afzonderlijke kolommen werkelijkheid en na correctie zoals voorheen. In het medewerkerportaal is ook nog steeds de afgeronde tijd te zien. Voor de medewerker hebben deze instellingen dus geen effect. De instelling heeft wel effect bij facturatie-exports, factuur voorbewerken (OnsDB finance logs) en bij alle andere exports of rapportages met een prestatiegebaseerd filter. Daar wordt nu volgens de keuze in het bovenstaande scherm de onafgeronde tijd gebruikt. Deze is bij zorgregels corrigeren te zien als werkelijkheid - eerder en bij andere debiteuren wordt altijd de tijd na correctie gebruik. De instelling heeft ook geen effect op verloning - daar wordt een uursoort-gebaseerd filter gebruikt, daar worden geen debiteuren bij geregistreerde tijd bepaald, maar wordt de tijd zoals voorheen geëxporteerd. Als er niets wordt ingesteld in dit scherm verandert er niets aan de werkwijze van de exports. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 28 / 164

29 Globale oprondinstelling toevoegen Om een globale oprondinstelling toe te voegen, klik je 'Oprondinstelling toevoegen'. Wanneer gekozen wordt om een oprondinstelling toe te voegen, verschijnt bijgaand menu. 1. De manier waarop opgerond moet worden. 2. De begindatum moet ingevuld worden. Dit is de datum vanaf wanneer de oprondinstellingen van toepassing zijn. De einddatum kan indien gewenst leeg blijven (oneindig). 3. Geeft hier aan per hoeveel minuten opgerond moet worden. Wanneer hier 5 minuten ingevoerd wordt, zal bijvoorbeeld een bezoek van 21 minuten opgerond worden tot 25 minuten. 4. Geef hier aan wat de minimale bezoektijd is. Wanneer hier 10 minuten wordt ingevoerd, zal elk bezoek onder de 10 minuten naar 10 minuten opgerond worden. 5. Wanneer extra tijd per bezoek toegevoegd moet worden, kan dat hier ingevoerd worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 29 / 164

30 6. Deze optie maakt het mogelijk om de uren ook te verdelen, in plaats van alleen de totale bezoektijd. Er kunnen meerdere oprondinstellingen gemaakt worden. Oprondinstelling selecteren per product / financiële stroom Het is ook mogelijk om een oprondinstelling te selecteren per product binnen een financiële stroom. Deze optie wordt zichtbaar nadat eerdere oprondinstellingen opgeslagen zijn via de groene knop 'Opslaan' rechts onderaan de pagina. De optie 'Financiële stroom Keuze' wordt dan zichtbaar boven het kopje 'Globaal opronden activeren' op de wijze zoals hierboven weergegeven. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 30 / 164

31 Klik op de gewenste financiële stroom. De producten binnen de financiële stroom zijn zichtbaar, met daarachter de oprondinstellingen. Door op de afkorting van het product te klikken zijn instellingen te maken. Boven in beeld zijn de drie opties te selecteren. Geen opronding Wanneer deze optie gekozen wordt, zijn geen oprondinstellingen van toepassing. Globale opronding Wanneer deze gekozen wordt, worden de algemene oprondinstellingen gebruikt. Afhankelijk van de instellingen van de algemene opronding wordt het product in de zorgregel al dan niet opgerond. Specifieke oprondinstellingen Wanneer deze gekozen wordt, wordt per product in de zorgregel opgerond zoals in dat geval Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 31 / 164

32 specifiek is aangegeven. Wanneer op de knop 'toepassen op alle producten' geklikt wordt, betekent dit dat alle producten in de financiële stroom deze oprondinstellingen gebruikt. Let op! Niet met terugwerkende kracht aanpassen Wanneer oprondinstellingen in een reeds gedeclareerde / gefactureerde periode worden aangepast betekent dit, dat reeds geëxporteerde zorgregels worden herberekend en hierop correcties worden doorgevoerd. Dit kan verregaande gevolgen hebben voor reeds verstuurde facturen en declaraties zoals de AW319. Deze zullen namelijk automatisch worden gecorrigeerd wat leidt tot een enorm aantal credit/debet regels in bijvoorbeeld de AW319 of cliëntfacturen. Wanneer het toch nodig wordt geacht om een wijziging in het verleden te doen, win dan eerst advies in van je business partner. De meest controleerbare wijze om wijzigingen te doen is aan het begin van de eerstvolgende periode zodat een gehele periode nieuwe instellingen gebruikt. Migreren van oude situatie naar nieuwe situatie Wanneer gemigreerd en overgegaan wordt van de oude naar de nieuwe manier, worden de algemene facturatie oprond instelling omgezet naar: gebruik algemene opronding instelling voor elk product. Oprondinstellingen moeten backwards-compatible zijn en naar de toekomst toe aan te passen. De migratie heeft geen invloed op reeds gefactureerde perioden. Wanneer er geen algemene opronding is ingesteld wordt er bij elk product de optie geen opronding ingesteld. Voorbeelden oprondinstellingen In deze handleiding zijn verschillende voorbeelden met betrekking tot de oprondinstellingen beschreven. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 32 / 164

33 Voorbeelden oprondinstellingen Om beter inzicht te verschaffen in het effect van de verschillende oprondinstellingen, werken we in deze handleiding een aantal voorbeelden uit. Welke oprondinstellingen je het beste kunt gebruiken voor jouw organisatie, is afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt met het zorgkantoor en/of je cliënten. In geval meer informatie hierover wenselijk is, is het aan te raden contact op te nemen met de businesspartner. In de handleiding Centraal opronden instellen wordt uitgelegd dat men de globale oprondinstellingen per product binnen een financiële stroom in kan stellen en vervolgens hoe deze moeten worden opgerond. Opronding Per Bezoek Hiervan zijn twee varianten, te weten Opronding Per Bezoek (Gecorrigeerde tijd) en Opronding Per Bezoek (Ongecorrigeerde tijd) Wenselijk is om altijd Gecorrigeerde tijd te gebruiken. De optie Ongecorrigeerde tijd is aanwezig in de applicatie vanwege historische redenen en deze is niet aan te raden bij nieuwe inrichtingen of wijzigingen in de oprondinstellingen. We gaan bij deze handleiding dan ook uit van de Gecorrigeerde tijd. 1. Naar boven opronden op houdt in, dat het bezoek naar boven afgerond wordt op hele minuten. Stel je vult hier 5 in, dan wordt: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 33 / 164

34 Een bezoek van 1 minuut -> 5 minuten Een bezoek van 4 minuten -> 5 minuten Een bezoek van 6 minuten -> 10 minuten Een bezoek van 11 minuten -> 15 minuten 2. De minimale bezoektijd is, houdt in dat het bezoek nooit korter is dan de hier ingevulde aantal minuten. Stel je vult hier 5 in, dan wordt: Een bezoek van 1 minuut -> 5 minuten Een bezoek van 4 minuten -> 5 minuten Een bezoek van 6 minuten blijft 6 minuten Een bezoek van 11 minuten blijft 11 minuten 3. Toevoegen van, houdt in dat het hier aantal ingevulde minuten wordt toegevoegd aan het bezoek. Stel je vult hier 3 in, dan wordt: Een bezoek van 1 minuut -> 4 minuten Een bezoek van 4 minuten -> 7 minuten Een bezoek van 6 minuten -> 9 minuten Een bezoek van 11 minuten -> 14 minuten Stel dat je alle drie opties vult, dan is de volgorde 3,2,1, oftewel: Eerst tijd toevoegen Vervolgens minimale bezoektijd toepassen Dan naar boven opronden Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 34 / 164

35 Opronding per bezoek - Verdeeld over meerdere producten Wanneer een bezoek is verdeeld over verschillende producten dan worden eerst de oprondinstellingen toegepast. Daarna wordt de verdeling per rato aangepast. De werking is dan als onderstaand. We gaan uit van de oprondinstelling zoals in bovenstaand screenshot. Voorbeeld 1: Stel je hebt een bezoek van 16 minuten waarvan 12 minuten PV en 4 minuten BG- IND. Dit wordt als volgt opgerond: Bezoektijd van 16 minuten -> 20 minuten door naar boven opronden PV van 12 minuten -> (12 / 16 x 20) = 15 minuten BG-IND van 4 minuten -> (4 / 16 x 20) = 5 minuten Voorbeeld 2: Stel je hebt een bezoek van 16 minuten waarvan 10 minuten PV en 6 minuten BG- IND. Dit wordt als volgt opgerond: Bezoektijd van 16 minuten -> 20 minuten door naar boven opronden PV van 10 minuten -> (10 / 16 x 20) = 12,5 minuten -> afgerond naar 13 minuten* BG-IND van 6 minuten -> (6 / 16 x 20) = 7,5 minuten -> afgerond naar 7 minuten* * Wanneer de verdeling niet op hele minuten uitkomt, dan geldt dat het grootste deel naar boven wordt afgerond en het kleinste deel naar beneden wordt afgerond. Opronden per bezoek - Overige voorbeelden Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 35 / 164

36 Bij deze configuratie wordt een bezoek van 16 minuten, waarvan 12 minuten PV en 4 minuten BG-IND als volgt opgerond: Bezoektijd blijft 16 minuten (16 is een meervoud van 4 minuten). Omdat de bezoektijd hetzelfde blijft, verandert de verdeling niet. Bij deze configuratie wordt een bezoek van 4 minuten als volgt opgerond: 4 minuten -> 6 minuten vanwege minimale bezoektijd 6 minuten -> 8 minuten door naar boven opronden Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 36 / 164

37 Bij bovenstaande configuratie wordt een bezoek van 3 minuten als volgt opgerond: 3 minuten -> 5 minuten door toevoegen 2 minuten 5 minuten -> 6 minuten door minimale bezoektijd 6 minuten -> 8 minuten door naar boven opronden Opronden per export code Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 37 / 164

38 Bij bovenstaande configuratie wordt een bezoek van 7 minuten waarvan 3 minuten PV, 2 minuten OB en 2 minuten VP als volgt opgerond: 3 minuten PV -> 5 minuten PV 2 minuten OB -> 5 minuten OB 2 minuten VP -> 5 minuten VP Totale bezoektijd: 15 minuten Bij bovenstaande configuratie wordt een bezoek van 7 minuten waarvan 3 minuten PV, 2 minuten OB en 2 minuten VP als volgt opgerond: 3 minuten PV -> 6 minuten door het toevoegen, vervolgens 6 minuten -> 10 minuten door het opronden. 2 minuten OB -> 5 minuten door het toevoegen, dit blijft 5 minuten 2 minuten VP -> 5 minuten door het toevoegen, dit blijft 5 minuten. Totale bezoektijd: 20 minuten Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 38 / 164

39 Verschil tussen opronden per bezoek en opronden per export code Om het verschil tussen opronden per bezoek en opronden per export code toe te lichten, nemen we het volgende voorbeeld: een bezoek van 9 minuten waarvan 4 minuten PV, 3 minuten OB en 2 minuten VP. De oprondinstellingen zijn zoals hierboven aangegeven. 1. Opronden per bezoek: 9 minuten -> 3 minuten toevoegen -> 12 minuten 12 minuten -> opronden op 5 minuten -> 15 minuten Totale bezoektijd: 15 minuten 2. Opronden per export code: 4 minuten PV -> 7 minuten PV -> 10 minuten PV 3 minuten OB -> 6 minuten OB -> 10 minuten OB 2 minuten VP -> 5 minuten VP Totale bezoektijd: 25 minuten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 39 / 164

40 We nemen nogmaals het volgende voorbeeld: een bezoek van 9 minuten waarvan 4 minuten PV, 3 minuten OB en 2 minuten VP. De oprondinstellingen zijn zoals hierboven aangegeven. Nu staat "toevoegen van" op 0 minuten. 1. Opronden per bezoek: 9 minuten -> 10 minuten Totale bezoektijd: 10 minuten 2. Opronden per export code: 4 minuten PV -> 5 minuten PV 3 minuten OB -> 5 minuten OB 2 minuten VP -> 5 minuten VP Totale bezoektijd: 15 minuten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 40 / 164

41 Financiële boekingen Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 41 / 164

42 Waarvoor dient de optie "Financiële boeking instellingen"? Onder Beheer > Facturatie > Instellingen staat een optie "Financiële boeking instellingen". Hiermee kun je voor de gekozen periode de financiële boekingen updaten. Deze worden gemaakt van zorgregels, zzp declaraties en aanvullende diensten. De financiële boekingen worden vervolgens weer in de financiële exports gebruikt. Soms wil je de financiële boekingen kunnen updaten van een bepaalde periode, zonder dat je bijv. een AW319 wil draaien. Dat kun je met deze pagina doen. Deze optie is alleen zichtbaar voor applicatiebeheerders. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 42 / 164

43 Handmatige correcties op extramurale financieringsregels toepassen Het is mogelijk gemaakt om handmatig correcties toe te passen voordat een AW319 export gedaan wordt. Om te garanderen dat de volledige historie intact blijft, kan een financiële boeking nooit aangepast of verwijderd worden. Elke wijziging die gedaan wordt heeft dus als gevolg dat er een nieuwe financiële boeking gemaakt wordt. Wanneer dus een correctie gedaan dient te worden zal dus een negatieve boeking aangemaakt moeten worden. Functionaliteit inschakelen De functionaliteit dient ingeschakeld te worden. Bekijk de uitleg. Navigeren Ga naar de betreffende cliënt, klik op het tabblad financieel (1) en vervolgens op 'Financiële boekingen' (2). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 43 / 164

44 Corrigeren Per product zijn de financieringsregels te zien. In de meest rechter kolom zit een knop waarmee op de betreffende regel correcties gedaan kunnen worden. Klik op de betreffende knop. De details van de betreffende regel zijn weergegeven. Voer bij de hoeveelheid het aantal in wat gecorrigeerd moet worden. In dit voorbeeld kiezen we ervoor om 30 eenheden (in dit geval minuten) minder te declareren. We geven dus '-30' aan. Klik tot slot op opslaan. Vervolgens is in het overzicht de correctie te zien. Het totaalbedrag is ook automatisch aangepast. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 44 / 164

45 Correctie over correctie Het kan voorkomen dat er per ongeluk een fout wordt gemaakt. Dit kan gecorrigeerd worden. Klik de corrigeerknop van de betreffende correctieregel aan. In dit voorbeeld zouden er weer 30 eenheden toegevoegd moeten worden, dus voeren we 30 in. Klik wederom op opslaan. De correctieregel is nu verwijderd en het totaalbedrag is aangepast. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 45 / 164

46 Gestapeld financieren Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 46 / 164

47 Inleiding gestapelde financiering De standaardwerking van Ons Administratie is dat zorg wordt gefinancierd op de legitimatie met de hoogste priorititeit zoals ingericht bij de uursoorten. Optioneel kan de stapelfunctionaliteit gebruikt worden. Stapelen is het verdelen van geleverde zorg over meerdere financieringen. Zo kan, wanneer een cliënt meerdere financieringen heeft, eerst de ene financiering uitgevuld worden en het restant overlopen naar een andere financiering. Een cliënt heeft bijvoorbeeld een legitimatie voor 2 uur AWBZ-zorg per week. Particulier koopt deze cliënt er nog 2 uur bij. Onze software kan de zorg nu geautomatiseerd zo verdelen, dat zorg boven de 2 uur per week particulier gefactureerd wordt in plaats van door AWBZ. Bij stapelen kun je elke financiering zien als bakje. Zorg die niet meer in het eerste bakje past, stroomt over naar het volgende. Past het daar niet meer dan stroomt het over naar de daaropvolgende, enzovoort. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 47 / 164

48 Werking en voorwaarden van stapelen Alvorens te beginnen met inrichten is het van belang te weten welke voorwaarden er zijn aan het gebruik van stapelen, en wat de werking van stapelen is. Bepaling van financiering De financiering wordt als volgt bepaald wanneer stapelen actief is: 1. Registratie wordt gemaakt, 2. Uursoort wordt bepaald, 3. Financiering van het uursoort wordt bepaald op basis van financieringsprioriteit van het uursoort, 4. Er wordt gestapeld vanuit de in stap 3. bepaalde financiering. De uursoortfinanciering blijft dus van belang wanneer stapelen geactiveerd is. Omdat de geprefereerde volgorde van financieringen binnen de organistatie niet ineens zal veranderen door het in gebruik nemen van gestapelde financiering, zal de inrichting van de uursoortfinanciering over het algemeen reeds juist zijn. Desalniettemin is het aan te raden deze volgorde te controleren. Voorwaarden voor stapelen De volgende voorwaarden zijn van toepassing bij het maken van stapels: Fiatteren 1. Producten kunnen binnen dezelfde legitimatie en naar legitimaties met een lagere prioriteit gestapeld worden. 2. Meerdere producten kunnen naar één onderliggend product gestapeld worden. 3. Een enkel product kan niet naar meerdere onderliggende producten gestapeld worden. Omdat een legitimatie per week geldt, geschiedt berekening van stapelen per volledige week. De te fiatteren periode mag niet halverwege een week beginnen of eindigen. Dit is te realiseren door binnen de organisatie enkel per week of per periode, en dus niet per maand, te fiatteren. Dit wordt toegelicht door het volgende voorbeeld: Week 5 is van 28 januari t/m 3 februari. Cliënt heeft een AWBZ-legitimatie voor 2 uur PV per week. Ook heeft cliënt een particuliere legitimatie voor 2 uur PV per week. Er is 4 uur PV geleverd in betreffende week. Daarvan is 2 uur geleverd tussen 28 en 31 januari, en 2 uur geleverd tussen 1 februari en 3 februari. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 48 / 164

49 Stel je fiatteert t/m 31 januari. Het systeem ziet nu 2 uur geleverd in week 5, namelijk alleen de uren geleverd tussen 28 en 31 januari. De legitimatie is 2 uur per week, dus alles wordt op AWBZ gezet. Wanneer je vervolgens februari gaat fiatteren en aanleveren ziet het systeem weer 2 uur geleverd in week 5, namelijk de uren van 1 februari t/m 3 februari, dus alles is wederom AWBZ. Je hebt dan in totaal in deze week 4 uur AWBZ terwijl je eigenlijk 2 uur AWBZ en 2 uur particulier had. Opronden Binnen een stapel worden dezelfde oprondregels gebruikt. Stel, de cliënt heeft 4 uur PV geleverd gekregen. Hiervan is 2 uur gefinancierd door AWBZ en 2 uur gefinancierd door particulier. In dit geval worden voor beide producten de oprondinstellingen voor AWBZ toegepast. De reden hiervoor is de volgende. Stel dat binnen een stapel twee verschillende oprondregels gebruikt zouden worden. De berekening is dan vrij ondoorzichtig. Denk nog even aan bovenstaande cliënt. Stel opronden voor AWBZ is 0 minuten en voor PGB is 30 minuten. Je zou dan iets krijgen als "er is deze week 4 uur zorg geleverd. 2 uur is betaald uit de AWBZ, 2:30 is betaald vanuit particulier". Dat is niet goed uit te leggen aan de cliënt. Moment van berekening Stapelen wordt berekend zodra een financiële export gedaan wordt. Bijvoorbeeld bij de AW319 export, een facturatierun et cetera. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 49 / 164

50 Aanvragen van de gestapelde financiering functionaliteit De functionaliteit is niet standaard aanwezig in de applicatie, deze dient ingeschakeld te worden door Nedap. Gelieve hiervoor een ticket in te dienen. Zodra Nedap terugmeldt dat de functionaliteit is geactiveerd, kunt u verder met de volgende stap. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 50 / 164

51 Inschakelen van gestapelde financiering 1. Ga naar "beheer" en 2. kies "facturatie" Ga naar "stapelen" Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 51 / 164

52 1. Klik op "Genereer config". De knop verandert na enige tijd in de tekst "configuratie", zie ook de screenshot hieronder. 2. Zet een vinkje bij "stapelen inschakelen" 3. Klik op "opslaan" (nb. na "opslaan" blijft hetzelfde scherm in beeld). Klik op "configuratie". Het volgende scherm verschijnt: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 52 / 164

53 De begindatum bepaalt vanaf wanneer financiële regels volgens het stapelprincipe berekend worden. Alle financiële regels vanaf deze datum zullen opnieuw berekend worden wanneer een financiële export gemaakt wordt over betreffende periode. Dit kan resulteren in credit- en debetfacturen. 1. Vul de begindatum in. De begindatum moet een maandag zijn. 2. Klik na het invullen van de gewenste begindatum op "opslaan". Na enige tijd verschijnt de melding "Nieuwe configuratie opgeslagen". Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 53 / 164

54 Schermbeschrijving gestapelde financiering De roze blokken vertegenwoordigen de financieringstypes welke in de applicatie aanwezig zijn. De witte blokjes vertegenwoordigen de financieringsproducten die bij het financieringstype horen. 1. Begindatum gestapeld financieren. Vanaf deze datum wordt gestapeld financieren toegepast. Deze datum moet een maandag zijn. Zodra stapelen wordt ingeschakeld, worden alle financiële regels vanaf deze datum herberekend bij een financiële export over de betreffende periode. Dit kan resulteren in debet-en creditregels. 2. Het financieringstype. 3. Met deze pijltjes kan de volgorde van financieringstypes worden beënvloed. 4. De financieringsproducten behorende bij het financieringstype in hetzelfde roze blok. 5. Verwijder de gehele stapelconfiguratie. 6. Terug naar de vorige pagina. 7. De configuratie opslaan. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 54 / 164

55 Configuratie van de stapels Bij het configureren van stapels moet rekening gehouden worden met de eerder genoemde voorwaarden: 1. Producten kunnen binnen dezelfde legitimatie en naar legitimaties met een lagere prioriteit gestapeld worden, 2. Meerdere producten kunnen naar 1 onderliggend product gestapeld worden, 3. Een enkel product kan niet naar meerdere onderliggende producten gestapeld worden. Als voorbeeld wordt in deze handleiding de configuratie uitgelegd voor de situatie waarbij je PV vanuit zowel AWBZ (indicatiebesluit) als vanuit PGB wil stapelen naar Particulier (PART). Volgorde van financieringstypes De initiële volgorde van de financieringstypes is overgenomen vanuit de legitimaties in het zorglegitimatieoverzicht (beheer -> instellingen -> zorglegitimaties). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 55 / 164

56 Wijzigen van de volgorde van financieringstypes Om het mogelijk te maken om te stapelen vanuit zowel AWBZ als PGB naar PART, moet de volgorde gewijzigd worden. Immers, een van de voorwaarden is dat er alleen gestapeld kan worden binnen hetzelfde financieringstype of naar een lager financieringstype. In bovenstaande screenshots is de volgorde zodanig dat er niet vanuit PGB naar PART gestapeld kan worden, omdat PGB de onderste legitimatie is. Met behulp van de pijltjes (1) kan de volgorde van de financieringstypes gewijzigd worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 56 / 164

57 1. Door op het pijltje omhoog achter PGB te klikken, verplaatst PGB zich een stap naar boven. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 57 / 164

58 Resultaat: PGB en PART zijn omgewisseld. Stapelen van financieringsproducten Nu de volgorde van financieringstypes juist is, kan de stapeling van de financieringsproducten ingericht worden. Dit gebeurt door een verbinding te leggen van het hoger liggende financieringsproduct naar het lager liggende financieringsproduct. De eerste verbinding die nodig is, is die van AWBZ - PV naar PART - PV. 1. Klik op het hoger liggende financieringsproduct, 2. Klik op het lager liggende financieringsproduct, 3. De blauwe pijl verschijnt om aan te geven hoe de verbinding is gelegd. Alternatief kan er gesleept worden van het hogere naar het lagere product. Klik het hoger liggende financieringsproduct aan, houd de muisknop vast, beweeg naar het lager liggende financieringsproduct en laat de muisknop los. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 58 / 164

59 De tweede verbinding die nodig is, is die van PGB - PV naar PART - PV. Wederom geldt: 1. Klik op het hoger liggende financieringsproduct, 2. Klik op het lager liggende financieringsproduct, 3. De blauwe pijl verschijnt om aan te geven hoe de verbinding is gelegd. Nu zijn de benodigde verbindingen gelegd om zowel van AWBZ als van PGB naar PART te stapelen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 59 / 164

60 Corrigeren van een verbinding Ga met de muis op de te wijzigen verbinding staan zodat deze lichtblauw oplicht. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 60 / 164

61 Beweeg de muiscursor naar het onderste bolletje, klik met de muis en hou de muisknop vast. Nu kan het bolletje versleept worden naar de gewenste financiering. De verbinding is nu verlegd. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 61 / 164

62 Verwijderen van een verbinding Op dezelfde manier als hierboven beschreven, maar sleep nu de verbinding naar buiten het scherm en laat los. Verdere mogelijkheden van stapelen Naast bovenstaande praktijkvoorbeeld zijn er verdere mogelijkheden om te stapelen. Stapelen binnen een financieringstype. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 62 / 164

63 Stapelen over meerdere financieringstypes. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 63 / 164

64 Financieringsproduct van meerdere financieringstypes naar een. Van meerdere financieringsproducten naar een lager liggend financieringsproduct. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 64 / 164

65 Van meerdere financieringsproducten naar een financieringsproduct, gescheiden voor meerdere financieringstypes. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 65 / 164

66 Voorbeelden van stapeling De legitimaties kun je bij stapelen zien als bakjes. Je hebt bijvoorbeeld een bakje AWBZ, PGB, particulier en zo voort. Zodra het bovenste bakje vol is, stroomt deze over naar het bakje daar onder. Eén geldige legitimatie Dhr. Bakker heeft een AWBZ legitimatie van 2 uur VP per week. Er is geen PGB of particuliere legitimatie. Er wordt 3 uur VP geleverd deze week. Omdat er alleen een AWBZ-legitimatie is, kan er niet worden overgeheveld naar een andere legitimatie. Alle geleverde uren blijven dus op AWBZ staan, zelfs al zijn er meer uren geleverd dan gelegitimeerd zijn. Meerdere geldige legitimaties Mevrouw Veldkamp heeft een AWBZ-legitimatie van 2 uur VP. Ze heeft ook een particuliere legitimatie van 1 uur. Er wordt 4 uur zorg geleverd in een week. Er wordt een AWBZ-bakje en een particulier bakje aangemaakt. Het particuliere bakje heeft een oneindige limiet, want is de onderste. Er wordt nu 2 uur geclaimd door het AWBZ-bakje, en 2 uur door het particuliere bakje. PV Basis/extra/speciaal Bij AWBZ-zorg moet een keuze gemaakt worden tussen Basis/Extra en Speciaal. Deze keuze kan op drie manieren bepaald worden: 1. De uursoort is geforceerd op een bepaald product 2. Er wordt een instelling ingesteld bij een cliënt: alles declareren als Extra 3. De leveringsvoorwaarde in het indicatiebesluit(a = basis, b,c,d = extra) De input van het stapelen zijn zorgregels, met een eerste keuze van een product (hoogste legitimatie bij cliënt). Maar de uursoort wordt ook meegestuurd naar het bakje. Alledrie de mechanismen van basis/extra/speciaal bepaling blijven dus werken met stapelen. Als er zorg naar een AWBZ-bakje wordt verdeeld, bepaalt dit bakje voor al deze zorg eerst de prestatie. Het AWBZ-bakje zal eerst de duurste prestatie claimen (dus eerst speciaal, dan extra, dan basis). De rest van de zorg wordt doorgestuurd naar lagere bakjes. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 66 / 164

67 Controle van stapeling Er zijn verschillende plekken in de applicatie waar de stapeling gecontroleerd kan worden. Exportoverzicht Bij elke financiële export wordt een excel-overzicht gegenereerd. In dit overzicht is een kolom toegevoegd waarin stapel info wordt meegegeven. In het voorbeeld zien we een PGB-facturatie waarbij 120 minuten overgenomen is vanuit PV-basis uit de bovenliggende financiering. Indien van gestapeld financieren gebruik gemaakt wordt, zal hiermee in de relevante exports rekening gehouden worden. Deze zullen dan gebruik maken van hetzelfde algoritme, waardoor de waardes in deze exports conform de stapeling berekend worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 67 / 164

68 Legitimatie-overzicht Via een mouseover in het legitimatie-overzicht kun je zien hoe er gestapeld wordt. "PV -> (PART) PV" betekent dat PV in legitimatie indicatiebesluit overstroomt naar PV in legitimatie PART (particulier). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 68 / 164

69 Zorgarrangement Ook in het zorgarrangement is een mogelijke stapeling te zien, indien deze goed is ingericht. Rapportages Omdat de stapeling pas berekend wordt bij een financiële export, is stapelinformatie niet te zien in reguliere rapportages zoals Cliëntproductie, Cliëntproductie vs afspraak, Cliëntzorglegitimatie et cetera. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 69 / 164

70 Vervoer Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 70 / 164

71 Inrichting: vervoer declareren (BG-GRP) (zonder gebruik te maken van de groepszorg-functionaliteit) Inleiding Bij sommige cliënten is de indicatie voor BG-GRP uitgebreid met een vergoeding voor vervoer. Dit wordt in de applicatie zichtbaar gemaakt door een autootje voor het product: Het vervoer kan worden gedeclareerd, al is hier wel een aparte instelling voor nodig. Maak een nieuwe uursoort aan Maak een nieuwe uursoort. Bekijk hier hoe dat te doen is. Zet de norm tijdsduur op 1 minuut (0:01). Dit vergemakkelijkt het maken van een zorgarrangement. Koppel de juiste financiering aan de nieuwe uursoort Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 71 / 164

72 Bekijk hier hoe de financiering aan de uursoort te koppelen is. Sla de nieuwe gegevens in enkele stappen op. Pas de van toepassing zijnde rapportage- en exportfilters aan CAK: verwijder het vinkje bij Porteren (dit product kan niet naar het CAK worden geëxporteerd) AW319: niet nodig, de code voor dit product (H625) staat reeds in de lijst Overige filters naar wens wel of niet porteren Maak eventueel een nieuw rapportage filter aan om te kunnen zien welke cliënten dit product "geleverd" krijgen. Bekijk hier informatie over filters. Zorg ervoor dat het juiste tarief is ingevoerd Bekijk hier hoe tarieven in te stellen zijn. Kies Indicatiebesluit en Code H625 Toesl. vervoer dagact. ouderen. Voer de gegevens in en sla de invoer op. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 72 / 164

73 De uursoort in het arrangement van de cliënt toevoegen. Voeg bij cliënten die hiervoor gerechtigd zijn de uursoort in het zorgarrangement toe. Aangezien dit product niet per minuut wordt toegewezen, maar met een bepaald tarief per dag, is dit iets afwijkend van de normale procedure. Pas het arrangement zoals gewoonlijk aan. Kies voor het toevoegen van een uursoort zonder io, volgens afspraak (a priori) Per dag mag slechts 1 vinkje worden geplaatst. Er kan een foutmelding m.b.t. de toegestane indicatie ontstaan. Dit is slechts een waarschuwing van 1 minuut per dag en daarmee feitelijk verwaarloosbaar. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 73 / 164

74 Diverse Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 74 / 164

75 Diverse facturatie-instellingen toegelicht In deze handleiding worden de keuzemogelijkheden bij beheer - facturatie - instellingen functioneel beschreven. Het is aan te raden eventuele wijzigingen in deze instellingen goed te overwegen, eventueel in overleg met een businesspartner. Algemeen Bij het activeren van het vinkje "declaraties aanzetten" wordt het declaratiesysteem geactiveerd en wordt in het cliëntenoverzicht het kopje "declaraties en aanvullende diensten" zichtbaar (ZZP declaraties, aanvullende diensten ect.). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 75 / 164

76 Intramuraal Indien het vinkje uit staat wordt het veld "begindatum prestatie" in de AW319 gevuld met de startdatum van de zorgtoewijzing van de betreffende functie. Staat het vinkje aan dan wordt het veld "begindatum prestatie" in de AW319 gevuld met de MAZ datum van de betreffende functie. Mutatiedagen Hierbij wordt de mogelijkheid geboden een keuze te maken om mutatiedagen wel of niet te exporteren. Wordt er gekozen voor de optie "exporteer geen mutatiedagen" dan zullen eventueel ingevoerde mutatiedagen niet meegenomen worden in de export. Vanaf de ingevoerde datum zullen de mutatiedagen meegenomen worden in de export, voor de ingevulde datum zullen geen mutatiedagen meegenomen worden in de export. Journaliseren Bij het journaliseren is er de mogelijkheid om de locatie als kostenplaats te gebruiken per de ingevulde datum in het datumveld. Als de standaardwaarde van de kostenplaats niet wordt ingevuld, krijgt de kostenplaats in de journalisering de hier ingevulde waarde "kostenplaats is leeg". Deze standaardwaarde kan gewijzigd worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 76 / 164

77 BTW grootboeknummers "BTW grootboeknummers" geeft de mogelijkheid om per BTW percentage een grootboeknummer in te voeren. Financiële boekingen Als het vinkje bij "financiële boekingen" is geactiveerd dan heb je de mogelijkheid om handmatig correcties toe te voegen op de financiële boekingen. Afhankelijk van het periode type worden de financiële boekingen per maand of periode (vierwekelijks) weergegeven. Het is ook mogelijk om de handmatige correcties niet te activeren, maar het overzicht van de financiële boekingen wel te wijzigen, bijvoorbeeld van maandelijks naar vierwekelijks. Indien het vinkje bij "financiële boekingen" is geactiveerd, verschijnt er achter de financiële boeking een plusje (1). Hiermee is het mogelijk om handmatig positieve en negatieve correcties door te voeren. Achter de financiële boeking verschijnt dan de tekst "correctie"(2). Wanneer Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 77 / 164

78 bovenin het scherm de maand getoond wordt, betekent dit dat het periode type bij de facturatieinstellingen op maandelijks is ingesteld. Aangepast tarief Per client kan een tarief worden ingevoerd, dat afwijkt van het standaard tarief. Zie hier voor de desbetreffende handleiding. IBAN Met deze knop kan de IBAN migratie uitgevoerd worden, in deze handleiding is meer informatie te vinden. Declaraties aanmaken Deze knop was voor de AZR migratie in 2010 en diende ervoor om eenmalig ZZP declaraties te genereren bij de cliënt. Deze knop heeft inmiddels geen functie meer. AW319 Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 78 / 164

79 De koppeltabel (te raadplegen via zorgregistratie.nl) geeft weer op welke manier je een declaratie aan moet leveren. In sommige gevallen, zoals bijvoorbeeld het product VZ2.5 (indicatievrij), dien je een aaneengesloten periode aan te leveren. De applicatie verwerkte dit in deze situatie tot op heden niet correct. Deze prestatie valt dus uit op het moment dat je in één maand drie losse momenten VZ2.5 registreert en de applicatie dit ook als losse regels aanlevert. Met bovenstaande optie kun je ervoor kiezen altijd de regels van de koppeltabel te hanteren. Dit betekent dat de applicatie automatisch de juiste manier van declareren kiest en in het bovengenoemde geval dus kiest voor een aaneengesloten periode. Deze optie staat standaard aan vanaf 1 juni Mocht het eerder noodzakelijk zijn deze optie te activeren, houdt er dan rekening mee dat er over het verleden mutaties kunnen gaan plaatsvinden. Automatische stuksdeclaratie In het geval automatische declaraties voor WMO- en JW-producten gebruikt wordt, waarvan de eenheid van de producten in 'stuks' is, dan kan deze optie ingesteld worden. Bekijk voor de mogelijke opties deze bijlage (Excel-schema). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 79 / 164

80 Deelbare facturatie instellen (eigen bijdrage) Vanuit de overheid is de zogenaamde HHT-regeling beschikbaar: de huishoudelijke hulp toelage. Zorginstellingen die deze regeling leveren, moeten een deel van de kosten bij de gemeente in rekening brengen en een deel van de kosten bij de cliënt. De applicatie ondersteunt hier in met de mogelijkheid om een deelbare factuur aan te maken. Deze functionaliteit kan ook bij andere legitimaties ingezet worden en bijvoorbeeld ook bij aanvullende diensten, zodat deze werkwijze ook breder ingezet kan worden dan alleen voor de HHT-regeling. Het voordeel van deze werkwijze is dat er eenvoudig één product geregistreerd kan worden, waarbij de kosten via twee facturen verdeeld worden over deels de cliënt (met tarief A) en deels de financieringsinstelling (met tarief B). Gedeelde facturatie kan via een aantal stappen in de applicatie ingesteld worden. Stap 1: Markeer in het legitimatietype de optie 'Gedeelde factuur' Via Beheer, Instellingen, Zorglegitimatie is bij het legitimatietype waar het product aan is toegewezen, mogelijk om de instelling 'eigen bijdrage bij tarieven' op te geven. Klik hiervoor op de naam van het legitimatietype en vervolgens op 'Wijzigen'. Vervolgens vink je de optie aan 'Maak het mogelijk om een eigen bijdrage bij tarieven op te geven'. Deze instelling is beschikbaar in elk legitimatietype (wel kan de lay-out per legitimatietype iets verschillen). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 80 / 164

81 In het geval van dit voorbeeld stellen we deze instelling in bij het WMO OVG-legitimatietype dat we zelf handmatig hebben aangemaakt. Stap 2: Selecteer bij het tarief van het product de mogelijkheid van een eigen bijdrage 1. Ga naar Beheer, Facturatie, Tarieven en selecteer het legitimatietype waar het product met de gewenste eigen bijdrage onder valt. 2. Selecteer vervolgens binnen dit legitimatietype het desbetreffende product. In dit voorbeeld selecteren we HH1. 3. Zet vervolgens het vinkje aan bij 'Maak gebruik van een eigen bijdrage'. In dit voorbeeld wordt dit gedaan voor een nieuw tarief. De te nemen stappen zijn hetzelfde voor het aanpassen van een bestaand tarief. Vervolgens klapt het scherm wat verder uit (zie hieronder). Het is nu mogelijk om de verschillende tarieven in te voeren. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 81 / 164

82 1. Vergeet niet om de begindatum in te voeren. 2. Optioneel is in te stellen voor welke zorgaanbieder en/of welke debiteur dit tarief geldt. 3. Bij 'Tarief' vul je het tarief in dat gedeclareerd gaat worden bij de financieringsinstelling. Geef ook de tijdseenheid aan waarin dit tarief gedeclareerd moet worden. 4. Bij 'Eigen bijdrage' geef je het bedrag in dat via een cliëntfactuur bij de cliënt in rekening gebracht gaat worden. Geef ook daarbij de tijdseenheid aan. Klik tot slot op 'Opslaan' Door op het blauwgemarkeerde tarief te klikken, is te zien hoe de totale kostenverdeling is opgebouwd: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 82 / 164

83 In dit voorbeeld is te zien dat het tarief 25 euro per uur is, met een eigen bijdrage van 10 euro per uur. Stap 3: Creëer een filter waarin het product zich bevindt (of gebruik een bestaand filter) Voor de uiteindelijke facturatie is het nodig om een filter te hebben, waarin het product naar voren komt. Dit kan een nieuw filter zijn of een bestaand filter, als het product er maar in voorkomt. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 83 / 164

84 Stap 4: Maak een factuurprofiel aan De factuur voor de cliënt kan handmatig uitgedraaid worden. Hiervoor moet een factuurprofiel aangemaakt worden. Ga hiervoor naar Beheer, Facturatie, Factuurprofielen en klik op 'Nieuw factuurprofiel'. Het bovenstaande scherm verschijnt. Kies een logische naam voor het factuurprofiel. Kies het filter waarin het product dat een gedeeld tarief kent, naar voren komt (in dit voorbeeld hebben we het filter WMO OVG R hiervoor geselecteerd. Kies als debiteurgroep: Client Kies de gewenste facturatieperiode Kies de gewenste wijze van optelling Kies het gewenste uitvoervormaat Selecteer het gewenste sjabloon. Dit bepaalt welk word-document er gegenereerd wordt. Dit word-document kan als factuur aan de klant gestuurd worden. Kies vervolgens wat precies geëxporteerd moet worden. Hier is de keuze mogeijk tussen 'Zorgregels', 'Periodieke declaraties', 'ZZP-declaraties' en 'Gecombineerde aanlevering'. In het laatste geval worden alle drie de eerdergenoemde categorieën meegenomen. Ook de betalingstermijn kan ingevuld worden. Vink evt. de export naar de financiële administratie aan. Kies of je alle debiteuren wil uitdraaien of een selectie. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 84 / 164

85 Stap 5: Registraties, ZZP-declaraties of de periodieke declaraties Vervolgens kunnen de registraties, ZZP-declariaties of periodieke declaraties die betrekking hebben op het product met het deelbare tarief, in de applicatie geregistreerd worden. Stap 6: Factureren voor de cliënt De laatste stap is om zowel voor de cliënt als voor de financieringsinstelling een factuur danwel declaratie uit te draaien. Factuur voor de cliënt 1. De factuur voor de cliënt kan gegenereerd worden via Beheer, Facturatie, Factuur printen. 2. Kies hier voor het factuurprofiel dat eerder aangemaakt is. In dit voorbeeld kiezen we voor 'Cliëntfacturen' Stel het gewenste tijdvenster in, kies een boekingsdatum en kies voor een test- of productie export. Klik tenslotte op 'Print' Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 85 / 164

86 Bij 'Exportprofielen' verschijnt de gedraaide factuur in beeld. Er is een rapportage beschikbaar (1), evenals een excel-document met daarin alle gegevens van de cliënten verzameld(2) en een word-document, met daarin per cliënt een factuur (3). In het word-bestand (lay-out hangt af van het gekozen sjabloon) is het tarief te zien dat aan de cliënt doorberekend is, uitgewerkt tot een totaalfactuur. Dit bedrag komt ook terug in het Exceldocument. Stap 7: Declaratie bij de financieringsinstelling De declaratie aan de financieringsinstelling kan op de gebruikelijke wijze waarop deze declaratie plaatsvindt. In dit voorbeeld gebruiken we de WMO303 om een declaratie aan te maken rondom de WMO OVG R legitimatie, waar het product in dit voorbeeld onder valt. We gaan hiervoor naar Beheer, Export en kiezen voor het Exportprofiel WMO overgangsrecht, dat we hebben aangemaakt. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 86 / 164

87 Klik op 'Start export'. Het onderstaande scherm verschijnt. Vul hier de gewenste variabelen in en klik op 'Start export' Na voltooiing van de export verschijnt deze bij 'Laatst gedraaide exports.' Er is een rapport beschikbaar, een excelbestand en een ASC-bestand dat aangeleverd kan worden. In het Excel-bestand komt het tarief terug dat aan de financieringsinstelling is berekend (in dit voorbeeld 25 euro), uitgewerkt naar een totaalbedrag. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 87 / 164

88 ZZP-migratie tbv verwijderen einddatums Voor reeds ingevoerde ZZP-declaraties bestaat de mogelijkheid om een migratie uit te voeren. Deze migratie is nuttig in het geval van de ZZP-indicatie geen einddatum bekend is, maar wel declaraties zijn aangemaakt en een einddatum is ingevoerd die (ver) in de toekomst ligt. De migratie zal daar waar mogelijk, automatisch een (onjuist) handmatig ingevoerde declaratie omzetten naar een declaratie zonder einddatum. Dit gebeurt alleen als aan alle van de volgende voorwaarden wordt voldaan: Het is een ZZP-declaratie; De declaratie is gekoppeld aan een indicatiebesluit; De overeenkomstige indicatie kent geen einddatum; Er ontstaan geen overlappende declaraties; De declaratie duurt ten minste het aantal dagen dat is ingevoerd. Migratie uitvoeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > Langdurige zorg-voorkeuren. Op die pagina is het kopje ZZP Migratie zichtbaar. 1. Het aantal dagen is zelf te kiezen. Alleen declaraties die ingevoerd zijn die langer duren dan het hier ingevoerde aantal, zullen gemigreerd worden. Welk aantal handig is, is afhankelijk van de tot nu toe gekozen werkwijze voor het vullen van de fictieve einddatum. Hoe verder de einddatums van de betreffende declaraties in de toekomst liggen, hoe hoger het aantal dagen wat je hier kunt invullen. 2. Voer, zodra de keuze is gemaakt voor het aantal dagen, de migratie uit. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 88 / 164

89 Rapport Onder aan de pagina is het kopje "migratierapportage" zichtbaar. In dit overzicht zijn ook de WLZ-migratierapporten zichtbaar. Klik op het excel-icoon behorende bij de ZZP declaratie migratie om het rapport in te zien. Informatie over de gemigreerde, niet gemigreerde en eventueel misluke migraties is per declaratieregel zichtbaar. Opnieuw uitvoeren De migratie kan opnieuw uitgevoerd worden, echter kan de migratie niet teruggedraaid worden. Zodra dus een klein aantal dagen is ingevoerd en de migratie is gedaan, is het niet van nut om op een later moment een hoger aantal dagen te kiezen en de migratie opnieuw uit te voeren. Andersom kan mogelijk wel van nut zijn. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 89 / 164

90 Uursoorten financieren Financieringsproducten zijn de soorten financiering waaronder de uursoort kan worden gefinancierd. Bij het invullen van het zorgarrangement wordt gesignaleerd of de ingevoerde activiteiten gefinancierd worden door een van de hier aangegeven financieringsmogelijkheden. Let op, de hier ingevulde financiering is van invloed op de verdeling van financiering van zorgarrangementen en zorgregels! Deze stappen zijn niet nodig bij een indirecte uursoort. Selecteer de uursoort Klik op de gewenste uursoort. Doorklikken Wanneer er nog geen financiering voor bekend is, klik dan op 'geen zorglegitimatie'. Wanneer er al wel een financiering voor bekend is, klik dan op 'financiering'. Financiering toevoegen / aanpassen Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 90 / 164

91 Klik om een financiering toe te voegen op 'toevoegen' (1). Wanneer er al een financiering bekend is bestaat de mogelijkheid deze te wijzigen door op de naam van de financiering te klikken (2). Indien een cliënt 2 of meer van onderstaande financieringsproducten als legitimatie beschikbaar heeft, zal Ons de uursoort financieren op het financieringsproduct met de hoogste prioriteit. Maak daarom een logische afweging welke financiering "doorgaans" als eerste worden gevuld, dan welke als tweede, als derde, etc. De prioritering is aan de rechterzijde van het financieringsproduct te wijzigen door op de pijltjes naar boven/beneden te klikken (3). Vul de gegevens in 1. Selecteer het financieringstype (zorglegitimatietype). 2. Selecteer het product. Deze producten zijn ingesteld bij het zorglegitimatietype. 3. Selecteer als welk product de activiteit gedeclareerd moet worden. 4. Selecteer, indien de financiering van deze uursoort voor een specifieke debiteur geldt, voor welke debiteur dit het geval is. Afhankelijk van het financieringstype zijn verschillende debiteuren te selecteren. Sla de wijzigingen op door op Opslaan te klikken. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 91 / 164

92 Voltooid De financiering is aan het uursoort gekoppeld. Indien geen legitimatie beschikbaar is Op dezelfde pagina is aan te geven hoe de uursoort gefinancierd dient te worden indien geen legitimatie van een cliënt beschikbaar is. Standaard wordt de uursoort niet gedeclareerd. Ook is een keuze te maken uit de beschikbare producten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 92 / 164

93 Handmatige correcties op extramurale financieringsregels toestaan Navigeren Ga naar Beheer --> Facturatie --> Instellingen Blader naar beneden en zet het vinkje aan voor de regel 'Handmatige correcties op extramurale financieringsregels toestaan'. Sla tot slot de wijzigingen op. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 93 / 164

94 Aanleverperiode bij ZVW aanleveringen instellen Enkele zorgverzekeraars keuren AW319 ZVW-declaraties af met als reden dat de dagtekening van de factuur binnen de declaratieperiode ligt. De foutmelding luidt in dat geval: "Bericht is afgekeurd om technische redenen. Dagtekening factuur ontbreekt of is niet bestaand". Bij een aanlevering per week, wordt de declaratieperiode gevuld voor de volledige maand (conform de WLZ-specificatie) waardoor deze situatie ontstaat. Indien deze situatie zich voordoet bij een of enkele zorgverzekeraars, bestaat de mogelijkheid om debiteuren van het type zorgverzekeraar de optie aan te geven hoe omgegegaan dient te worden met de aanleverperiode. Let op: pas deze instelling alleen aan als u de exacte reden van de fout kent. Ga naar Beheer > Facturatie > Debiteuren. Kies het type Zorgverzekeraar. Klik vervolgens op de naam van de zorgverzekeraar waarvoor de instelling aangepast dient te worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 94 / 164

95 Achter de tekst "Aanleverperiode bij ZVW-aanlevering" is de instelling aan te passen. Hierbij zijn 4 opties aanwezig. 1. Dit is de standaard instelling. Bij niet wijzigen; kies deze. 2. Deze optie bepaalt dat de aanleverperiode gevuld wordt als periode (van 4 weken) op basis van de laatste dag in de geëxporteerde periode. 3. Deze optie bepaalt dat de aanleverperiode gevuld wordt als week, gebaseerd op de laatste dag in de geëxporteerde periode. 4. Deze optie bepaalt dat de aanleverperiode gevuld wordt als de gehele geëxporteerde periode. Klik tot slot op opslaan om de wijzigingen actief te maken. Herhaal dit voor de betreffende zorgverzekeraars per zorgverzekeraar. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 95 / 164

96 Automatische mutatiedagen configureren en gebruiken Als een intramurale cliënt (met ZZP-legitimatie) van een locatie vertrekt mag de zorgorganisatie mutatiedagen declareren. Deze declaratiedagen zijn handmatig vast te leggen, maar ook automatisch. Dit artikel beschrijft de voorwaarden die gelden en op welke wijze automatische declaraties gebruikt kunnen worden. Uitgangspunten Afhankelijk van de situatie worden geen, 1, of 13 mutatiedagen gedeclareerd. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten. 1 dag wordt gedeclareerd in geval van: Interne verhuizing waarbij de ZZP open blijft staan (van kamer naar kamer). 13 dagen worden gedeclareerd in geval van: Overlijden van de cliënt. Het door de cliënt verlaten van de zorginstelling (uit zorg, danwel verhuizen naar andere zorgorganisatie). Verhuizing van cliënt van verzorgingstehuis naar verpleegtehuis (of andersom). In alle gevallen gelden de volgende voorwaarden: Cliënt moet aan een intramurale kamer gekoppeld zijn. Op de ZZP mogen mutatiedagen gedeclareerd worden. Inschakelen Om gebruik te maken van het automatisch genereren van declaraties voor mutatiedagen, dient dit ingeschakeld te worden. Ga daarvoor naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Mutatiedagen (onder het kopje Intramuraal). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 96 / 164

97 1. Middels deze optie wordt de functionaliteit ingeschakeld. 2. Op deze plek is de datum in te voeren vanaf wanneer mutatiedagen automatisch gedeclareerd worden. 3. De optie om het aantal maanden terug in te voeren is van belang voor wijzigingen in de configuratie van de functionaliteit van automatische mutatiedagen bij reeds gemaakte automatische mutatiedagen. Stel dat het nu januari 2018 is, en de waarde staat ingesteld op '6 maanden', dan zullen wijzigingen in de configuratie tot 6 maanden terug (in dit voorbeeld t/m juli 2017) doorgevoerd worden. Let op: Wijziging van deze instelling heeft verregaande gevolgen voor reeds gemaakte declaraties, pas deze dus niet zomaar aan. Standaard staat de optie op 1 maand. 4. Deze optie verwijderd alle reeds aangemaakte declaraties indien de functionaliteit (1) weer wordt uitgeschakeld. Sla tot slot de wijzigingen op. Voorbeeldcases Indien de functionaliteit staat ingeschakeld is bij de cliënt op het declaratie-overzicht te zien welke declaraties zijn gemaakt. Met onderstaande afbeelding wordt een aantal voorbeelden toegelicht. Het scherm is te vinden via cliënt > overzicht > administratief overzicht > declaraties en aanvullende diensten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 97 / 164

98 1. Dit is een ZZP die bij de cliënt aanwezig is. 2. Deze mutatiedagen zijn tot stand gekomen doordat de cliënt verhuisd is van een verpleeglocatie naar een verzorglocatie. Na 4 dagen is de betreffende kamer echter opnieuw bezet door een andere cliënt. Daardoor worden geen 13 dagen, maar 4 dagen gedeclareerd. 3. Deze mutatiedag is tot stand gekomen door een interne verhuizing (binnen hetzelfde instellingstype). 4. In deze situatie is er sprake van einde zorg. De ZZP wordt ook afgesloten en er worden 13 mutatiedagen gedeclareerd. Vraag en antwoord Wanneer worden mutatiedagen automatisch gedeclareerd? Indien de functionaliteit is ingeschakeld wordt de declaratie van mutatiedagen gemaakt op het moment dat de ZZP beëindigd wordt. Deze declaratie wordt automatisch ingekort op het moment dat de locatie bezet wordt door een nieuwe cliënt. Kunnen bij het gebruik van automatische mutatiedagen ook handmatig mutatiedagen gedeclareerd worden? Ja, het blijft mogelijk om handmatig mutatiedagen de declareren. Deze worden niet vervangen door automatisch aangemaakte declaraties. Indien een automatische declaratie wordt aangepast, wordt deze door de applicatie als handmatige declaratie beschouwd. Om echter verwarring tijdens het proces te voorkomen is het raadzaam om ofwel de declaraties automatisch te laten genereren, ofwel dit handmatig te doen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 98 / 164

99 Welke prestatie wordt gedeclareerd? Afhankelijk van de ZZP van de cliënt wordt prestatie Z916 of Z917 gedeclareerd (met of zonder behandeling). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 99 / 164

100 Opronden en afronden in Ons: Van registratie naar declaratie of factuur Het doel van deze handleiding is om uit te leggen hoe een registratie zich verhoudt tot een declaratie of factuur. Na het doornemen van deze handleiding weet je hoe een registratie met een aantal minuten door de verschillende afrond-, oprond- en conversiestappen naar een aantal eenheden in een declaratie of factuur gaat. Je leert de instellingen begrijpen en zelf keuzes te maken over de inrichting. De stappen die gedaan worden in dit proces zijn achtereenvolgens: Registratie van de uitgevoerde tijd en uursoorten, in ongecorrigeerde tijd Afronding van de ongecorrigeerde tijd naar gecorrigeerde tijd Eventueel opronding van de tijd (naar keuze gecorrigeerd of ongecorrigeerd) naar te exporteren tijd Eventueel conversie van minuten naar de te exporteren eenheid. Registratie De registratie is de basis-input voor een declaratie of facturatie. Een registratie wordt ook wel "zorgregel" of "bezoek" genoemd. Een registratie is de vastlegging van de begintijd en de eindtijd van een bezoek. Daarnaast wordt in een registratie vastgelegd op welke cliënt deze betrekking heeft en welke medewerker erbij betrokken is. Ook wordt vastgelegd welke activiteit of activiteiten er plaats hebben gevonden. Een zorgregel kan verdeeld zijn in meer dan één activiteit. Dan is bijvoorbeeld geregistreerd dat Mw. de Boer bij cliënt Mw. van Someren is geweest van 12:00 t/m 13: minuten is besteed aan persoonlijke verzorging, 15 minuten aan verpleging. De verdeelsleutel is dan 75% persoonlijke verzorging, 25% verpleging. Als een registratie uit één activiteit bestaat is die voor 100% op die activiteit verdeeld: Dhr. Janssen is bij cliënt Mw. Bartels geweest van 9:10 t/m 10:00. Alle 50 minuten zijn besteed aan verpleging. De verdeelsleutel is 100% verpleging Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 100 / 164

101 Ongecorrigeerde tijd De duur van een registratie vanaf de initieel vastgelegde begintijd tot de initieel vastgelegde eindtijd is de ongecorrigeerde tijd. Handmatige mutaties op de start-en eindtijd zijn mutaties op de ongecorrigeerde tijd. Oftewel, na handmatige aanpassing spreken we nog altijd van ongecorrigeerde tijd. Een handmatige aanpassing is bijvoorbeeld het wijzigen van de eindtijd via het medewerkerportaal of via Ons Administratie. Afronden: van ongecorrigeerde naar gecorrigeerde tijd De duur van een registratie vanaf de vastgelegde begintijd tot de vastgelegde eindtijd plus afronden is de gecorrigeerde tijd. Afronden is de toepassing van het beleidsprofiel met inachtneming van eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker. Afronden is gebouwd om de manier van registreren na te bootsen zoals een medewerker die met de hand schrijft. We merkten dat bij registratie met cliëntpassen vrijwel altijd een productieverlies optrad ten opzichte van handmatig tijden opschrijven. Dit kwam voornamelijk omdat mensen zelf standaard al in vijf minuten schrijven, en daarbij zelden naar beneden afronden. Met de beleidsprofielen is het mogelijk om deze afronding na te bootsen, door de applicatie ook naar boven af te ronden op bijvoorbeeld 5 minuten. Daarom is afronden altijd afronden naar boven, op zo'n manier dat er voor een medewerker nooit overlappende registraties ontstaan. Een medewerker kan immers niet twee verschillende adressen tegelijk bezoeken. De afgeronde tijd wordt zowel gebruikt voor declaratie en facturatie als verloning en compensatiesaldo. Het effect op gewerkte tijd is minimaal, omdat afronding altijd alleen ten koste van reistijd gaat. De volgorde van afronden op basis van beleidsprofiel en overlap is: Neem de ongecorrigeerde tijd van de registratie, Pas de minimale bezoektijd toe, Pas de afronding toe, Pas de maximale bezoektijd toe, Corrigeer overlap met eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker, Herverdeel de activiteiten. Let op: Indien de medewerker een onderaannemer is, wordt niet afgerond. Een onderaannemer is te herkennen aan het vinkje "onderaannemer" bij de personalia van de medewerker. Dit is gedaan omdat deze regels altijd geïmporteerd worden vanuit een externe bron, en de eventuele afronding in de externe bron al uitgevoerd moet zijn. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 101 / 164

102 Herverdelen van activiteiten na afronden Zodra een registratie afgerond wordt, verandert de duur van de registratie. Hierbij blijft het percentage, de verdeelsleutel, behouden. De berekening is dan als volgt: Neem de totaal te verdelen tijd A, dat is de tijdsduur van de afgeronde registratie, Rond de eerste activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut (waarbij 0,5 minuut naar boven wordt afgerond), Trek de tijd van de eerste activiteit af van de nog te verdelen tijd A, blijft over resterende te verdelen tijd B, Rond de tweede activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut (waarbij 0,5 minuut naar boven wordt afgerond), Trek de tijd van de tweede activiteit af van de resterende te verdelen tijd B, En zo voort voor eventueel verdere activiteiten binnen de registratie. De laatste activiteit krijgt de volledige nog te verdelen tijd B. Voorbeeld: registratie handmatig muteren Dit is een verdeelde registratie met 20 minuten PV en 40 minuten VP. 1. Begintijd 2. Ongecorrigeerde eindtijd 3. Ongecorrigeerde duur 4. Gecorrigeerde eindtijd 5. Gecorrigeerde duur Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 102 / 164

103 Muteren we deze zorgregel dan wordt de zorgregel als volgt: De handmatige wijziging leidt tot een nieuwe ongecorrigeerde tijd. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 103 / 164

104 Voorbeeld 2: Corrigeren van overlap Zodra er een opvolgende registratie is met overlap op de voorgaande registratie dan is te zien dat de voorgaande registratie wordt gecorrigeerd. De eindtijd (1) wordt gecorrigeerd naar een aangepaste eindtijd (2) zodat er geen overlap is met de begintijd (3) van de volgende registratie. In dit voorbeeld is goed het verschil tussen ongecorrigeerde tijd en gecorrigeerde tijd te zien. Dit verschil is belangrijk bij het maken van een keuze voor oprondinstellingen zoals verderop in het artikel beschreven. Het is niet mogelijk overlappende registraties met de hand te maken. Overlappende registraties kunnen ontstaan doordat eerst met de hand een registratie is ingevoerd, en daarna vanaf een geautomatiseerde bron, bijvoorbeeld de TouchPro of vanuit Ons Planning. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 104 / 164

105 Voorbeeld 3: Toepassen minimale bezoektijd Voorbeeld met een instelling in het beleidsprofiel waarbij de minimale bezoektijd 10 minuten is. De werkelijke eindtijd (1) is twee minuten na de werkelijke begintijd waardoor de werkelijke tijdsduur 2 minuten is (2). Doordat de minimale bezoektijd 10 minuten is, wordt de gecorrigeerde eindtijd 16:10 (3), en de gecorrigeerde tijdsduur 10 minuten (4). Opronden Opronden is het naar boven afronden of toevoegen van cliëntgerelateerde registraties ten behoeve van facturatie of declaratie. Soms wordt met een debiteur afgesproken dat bij een bezoek extra tijd toegevoegd mag worden, of dat een minimumbezoekduur kan worden toegepast, ongeacht het volgende bezoek van een medewerker. Er is bijvoorbeeld afgesproken dat per bezoek altijd per vijf minuten gedeclareerd mag worden, en dat mag altijd naar boven afgerond worden. Of er is afgesproken dat per bezoek twee minuten extra gedeclareerd mag worden. Deze afspraken werden in het verleden veelvuldig gemaakt met zorgkantoren. We merken dat, ten tijde van schrijven van dit artikel in kwartaal 1 van 2016, dit soort afspraken steeds minder gemaakt worden en dat opronden steeds minder gebruikt wordt. Opronden wordt gebruikt bij declaratie en facturatie, of bij een exportfilter waarbij opronden geactiveerd is. Opronden kan worden ingesteld per product en financiele stroom. Er kan ook per debiteur of AGB-code een uitzondering ingesteld worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 105 / 164

106 Met opronden kan ook worden ingesteld dat afronding op basis van beleidsprofielen niet wordt gebruikt, maar dat de ongecorrigeerde tijd gedeclareerd wordt. Dit kan ook per debiteur ingesteld worden. Oprondinstellingen worden gemaakt via Beheer -> Facturatie -> Oprondinstellingen. Voor gedetailleerde informatie, zie de handleiding oprondinstellingen. Per bezoek, ongecorrigeerde tijd Deze optie rondt het bezoek af met gebruikmaking van de ongecorrigeerde tijd. LET OP: bij ongecorrigeerde tijd worden eventuele overlappende registraties niet veranderd. (voorbeeld) De volgorde van verwerking is: Neem de ongecorrigeerde tijd van de registratie, Voeg het ingestelde aantal minuten toe, Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten kleiner is dan de minimale bezoektijd, is de opgeronde tijd gelijk aan de minimale bezoektijd, Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten groter of gelijk is aan de minimale bezoektijd, rond naar boven op, Herbereken de verdeling van de registratie in losse producten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 106 / 164

107 Per bezoek, gecorrigeerde tijd Deze optie rondt het bezoek af met gebruikmaking van de gecorrigeerde tijd, dus de tijd na toepassing van het beleidsprofiel. De volgorde van verwerking is: Neem de gecorrigeerde tijd van de registratie, Voeg indien van toepassing het ingestelde aantal minuten toe, Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten kleiner is dan de minimale bezoektijd, is de opgeronde tijd gelijk aan de minimale bezoektijd Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten groter of gelijk is aan de minimale bezoektijd, rond naar boven op. Herbereken de verdeling van de registratie in losse producten. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 107 / 164

108 Per exportcode De volgorde van verwerking is: Vertaal de registratie van uursoorten en tijd naar regels met product en tijd. Bijvoorbeeld 10 minuten wassen en 20 minuten aankleden wordt 30 minuten PV-basis. Neem de tijd per product Voeg indien van toepassing het ingestelde aantal minuten toe, Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten kleiner is dan de minimale bezoektijd, is de opgeronde tijd gelijk aan de minimale bezoektijd Als de originele tijd plus ingestelde aantal toegevoegde minuten groter of gelijk is aan de minimale bezoektijd, rond naar boven op. Bij facturatie en declaratie gebeurt de vertaling op basis van producten. Vervang bij gebruik van een uursoortgebaseerd filter de term 'product' door 'exportcode'. Uitzonderingen toepassen Soms is voor een product binnen een financiële stroom een standaardafspraak gemaakt, maar is er met een aantal debiteuren afgesproken dat er bij die debiteur toch niet opgerond mag worden. Daarom is het mogelijk om per debiteur of AGB-code uitzonderingen toe te voegen op opronden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 108 / 164

109 Voor Zorgkantoor Friesland (1) is een uitzondering toegevoegd. Vanaf (2) zal er voor deze debiteur niet opgerond worden (3) maar wel afgerond worden (4). Via de knop "nieuwe uitzondering" kan een nieuwe uitzondering voor een debiteur (5) of een AGB-code (6) worden toegevoegd. Zie onderstaand: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 109 / 164

110 Kies een debiteur (of AGB-code bij het AGB-code-scherm) (1). Kies een begindatum waarop de uitzondering in moet gaan (2) en optioneel een einddatum (3). Het vinkje "afronden" bepaalt of er wel (vinkje aan) of niet (vinkje uit) afgerond moet worden. Wel of niet opronden kan niet gekozen worden en is impliciet; zodra een uitzondering wordt toegevoegd zal er niet opgerond worden. Bij bovenstaande instellingen geldt: Voor Zorgkantoor Nijmegen wordt niet opgerond maar wel afgerond. De gecorrigeerde tijd is de input voor de declaratie. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 110 / 164

111 Voor Zorgkantoor Midden-Brabant wordt niet opgerond en niet afgerond. De ongecorrigeerde tijd is de input voor de declaratie. Herberekenen van de verdeling van de activiteiten bij opronden per bezoek Bij het herberekenen van de verdeling blijft de originele verdeelsleutel in stand. De afzonderlijke producten worden altijd afgerond op hele minuten. Daarbij blijft de optelling van het aantal minuten voor de afzonderlijke producten gelijk aan het totaal aantal minuten van de gehele opgeronde registratie. Dit gebeurt als volgt: Neem de totaal te verdelen tijd A, dat is de tijdsduur van de opgeronde registratie, Rond de eerste activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut (waarbij 0,5 minuut naar boven wordt afgerond), Trek de tijd van de eerste activiteit af van de nog te verdelen tijd A, blijft over resterende te verdelen tijd B, Rond de tweede activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut (waarbij 0,5 minuut naar boven wordt afgerond), Trek de tijd van de tweede activiteit af van de resterende te verdelen tijd B, En zo voort voor eventueel verdere activiteiten binnen de opgeronde registratie. Verschillende oprondinstellingen binnen hetzelfde bezoek Het is mogelijk binnen hetzelfde bezoek verschillende oprondinstellingen te gebruiken. In dat geval wordt de opronding van het hele bezoek voor alle verschillende oprondinstellingen berekend. Vervolgens wordt per stroming het benodigde deel gebruikt voor facturatie of declaratie. Voorbeeld: een bezoek van 13 minuten waarvan 3 minuten PV en 10 minuten VP. De oprondinstellingen voor PV staan ingesteld op afronden op 5 minuten per bezoek. De oprondinstellingen voor VP staan ingesteld op 10 minuten per bezoek. Nu wordt de opronding van het hele bezoek twee keer berekend: 1. Voor VP: 13 minuten wordt 20 minuten vanwege opronden op 10 minuten, VP wordt (10 / 13 x 20) = 16 minuten. PV is de overgebleven 4 minuten. 16 minuten VP wordt gebruikt voor de declaratie of facturatie. De berekende 4 minuten PV wordt niet gebruikt. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 111 / 164

112 2. Voor PV: Bezoek van 13 minuten wordt 15 minuten vanwege opronden op 5 minuten, VP wordt (10 / 13 x 15) = 12 minuten, PV is de overgebleven 3 minuten. 3 minuten PV wordt gebruikt voor de declaratie of facturatie. De berekende 12 minuten VP wordt niet gebruikt. Dit betekent dat voor het gehele bezoek 16 minuten VP en 3 minuten PV worden gedeclareerd of gefactureerd. Conversie Registraties worden altijd in minuten gedaan. Maar soms moet een product gedeclareerd of gefactureerd worden in een andere eenheid. Daarom rekenen we dit voordat er gefactureerd wordt om in een andere eenheid. De ondersteunde eenheden die automatisch omgerekend kunnen worden zijn: vijf minuut uur dagdeel dag stuks week vier wekelijkse periode maand Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 112 / 164

113 Declaratie in eenheden van vijf minuten en de omrekening van minutenregistratie De 5-minuten conversie is bedoeld voor legitimatietypes waarbij in eenheden van 5 minuten moet worden gedeclareerd. Dat zijn op moment van schrijven ZVW en MSVT. Deze conversie gebeurt na het afronden en opronden van zorgregels. Vanaf 1 januari 2016 is de regelgeving voor deze financiële stromen eenduidig bepaald door de NZA. Er moet nu altijd over de hele declaratieperiode van minutenregistratie naar eenheden van vijf minuten afgerond worden. De afronding moet naar de dichtsbijzijnde eenheid van vijf minuten. Daarom ondersteunen we per 1 januari 2016 alleen nog deze optie. Over 2015 zijn er twee opties mogelijk: afronding per bezoek of per declaratieperiode. Het voorbeeld op het scherm past zich vanzelf aan aan de ingevulde waarden. Conversie per bezoek De volgorde van verwerking is: Bepaal de declaratieperiode, Pas 5-minuten conversie toe op alle producten die op vijf minuten zijn ingesteld binnen een bezoek. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 113 / 164

114 Tel alle (al geconverteerde) registraties die binnen één factuurregel vallen bij elkaar op. Dat zijn over het algemeen de registraties met dezelfde cliënt product, debiteur, agbcode en tarief binnen een declaratieperiode. Conversie per declaratieperiode De volgorde van verwerking is: Uur Bepaal de declaratieperiode, Bepaal welke registraties gedeclareerden worden op een product dat in eenheden van 5 minuten wordt gedeclareerd, Tel alle registraties die binnen één factuurregel vallen bij elkaar op. Dat zijn over het algemeen de registraties met dezelfde cliënt product, debiteur, agb-code en tarief binnen een declaratieperiode, Rond het totaal naar boven af op 5 minuten, Deel het totaal door 5 om eenheden van 5 minuten te verkrijgen. Per product wat per uur gedeclareerd wordt binnen een registratie wordt geconverteerd naar uren. Via beheer -> instellingen -> overige instellingen -> algemene instellingen is de conversie instelbaar. Het voorbeeld op het scherm past zich vanzelf aan aan de ingevulde waarden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 114 / 164

115 Dagdeel Per product wat per dagdeel gedeclareerd wordt binnen een registratie wordt geconverteerd naar dagdelen. Via beheer -> instellingen -> overige instellingen -> algemene instellingen is de conversie instelbaar.het voorbeeld op het scherm past zich vanzelf aan aan de ingevulde waarden. Dag en stuks Voor zowel de eenheid dag als de eenheid stuks wordt elke registratie naar één eenheid geconverteerd. Week, vier wekelijkse periode en maand Soms wordt afgesproken met een debiteur dat een vast bedrag per week, vier wekelijkse periode of maand gedeclareerd moet worden per cliënt, als die cliënt in die periode zorg heeft ontvangen. Er is in te stellen bij een product dat als er tenminste één tijdsregistratie voor dat product is gedaan, het afgesproken bedrag automatisch gedeclareerd wordt. In deze handleiding lees je daar meer over. Financiële boeking Het eindresultaat is een financiële boeking. Deze wordt gebruikt als input voor de declaratie of facturatie. Een financiële boeking wordt aangemaakt wanneer er een financiële (test)export wordt gemaakt. Indien gebruikt wordt gemaakt van los voorbewerken geldt dat de financiële boeking wordt aangemaakt door het uitvoeren van de voorbewerking. Een financelog wordt altijd geboekt op de dag van de registratie. Een registratie die over de nacht heen gaat, wordt voor het deel vóór 0:00 op de eerste dag geboekt en voor het deel na 0:00 op de tweede dag geboekt. Dit geldt ook wanneer de registratie door opronden over de nacht heen gaat. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 115 / 164

116 Bijvoorbeeld: een registratie op 25 januari duurt 60 minuten, van 23:00 tot 0:00. Stel dat de oprondinstelling staat op "5 minuten toevoegen". De gehele registratie krijgt dan een tijdsduur van 65 minuten. Omdat de registratie om 23:00 begint, passen er maar 60 minuten op 25 januari. De resterende 5 minuten worden geboekt op 26 januari. Resultaat: een financelog van 60 minuten op 25 januari en een financelog van 5 minuten op 26 januari. Financiële boekingen zijn te vinden bij de cliënt, tab "Financieel". Getoond wordt de financieringsstroom (1) het product (2), de datum van de boeking (3), de hoeveelheid in eenheden (4), het tarief van de eenheid (5) en het totaalbedrag of subtotaalbedrag (6). Zuivere aansluiting declaratie op registratie inrichten Op het moment van schrijven in kwartaal 1, 2016 zien wij een beweging richting niet afronden en niet opronden, dus een zo zuiver mogelijke registratie op basis van de geregistreerde tijd. Wanneer je dit wil inregelen dan is de volgende inrichting van toepassing: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 116 / 164

117 Beleidsprofiel Bij het beleidsprofiel wordt alleen de maximale bezoektijd toegepast. Minimale bezoektijd en bezoektijd naar boven afronden wordt niet toegepast. Oprondingsinstellingen Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 117 / 164

118 Is opronding nooit geactiveerd, zet het dan niet aan. Laat het vinkje 'Globaal opronden activeren' (1) uitgevinkt. De gecorrigeerde tijd, dus na toepassing van beleidsprofielen, wordt dan gebruikt voor declaratie en facturatie. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 118 / 164

119 Is opronding geactiveerd (1), maar is dat niet meer wenselijk, dan moeten de bestaande oprondregels (2) voorzien worden van een einddatum (3). Wordt globaal opronden uitgezet met terugwerkende kracht, dan kan dit resulteren in veel creditfacturen. Verander de instelling dus altijd per een handige datum: Zorg ervoor dat het facturatieproces tot die datum gereed is om creditregels te voorkomen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 119 / 164

120 De IBAN migratie uitvoeren In 2013 is Ons Administratie gereed gemaakt voor ondersteuning van IBAN bankrekeningnummers. Deze gegevens worden correct verwerkt bij imports, exports en in de user-interface van Ons Administratie. Om de 'oude' bankrekeningenummers om te zetten naar IBAN kan een IBAN migratie uitgevoerd worden. Voordat deze is uit te voeren dient in eerste instantie de bankrekeningnummermigratie uitgevoerd te zijn. Indien alle gegevens goed staan zul je hierbij geen conflicten krijgen. Vervolgens wordt de IBAN migratie automatisch uitgevoerd, bij het opstarten van de applicatie. Indien er conflicten zijn, dan worden deze getoond. Bankrekeningnummermigratie Ga naar beheer - facturatie - instellingen. Je klikt op de bovenstaande knop. Als alle bankrekeningnummers in Ons Administratie correct zijn, zal deze knop uit het scherm verdwijnen. Indien er conflicten zijn, dan kom je in het scherm van de debiteuren. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 120 / 164

121 Doorloop de lijsten van de debiteuren en let op het rode of blauw rondje met een uitroepteken. Dit rondje laat zien dat er een conflict is. Klik de betreffende cliënt aan. Je ziet dat deze cliënt twee rekeningnummers heeft. Kies het juiste banknummer om te gebruiken en klik vervolgens op 'Opslaan' Indien je alle conflicten opgelost hebt en je keert terug naar beheer - facturatie - instellingen, dan zie je dat alleen de bovenstaande optie nog open staat. De bankrekeningnummermigratie is dan succesvol uitgevoerd. Je kunt direct de IBAN migratie uitvoeren door te klikken op de bovenstaande knop 'IBAN verwerken'. Je ziet vervolgens hoeveel bankrekeningnummers succesvol gemigreerd zijn en hoeveel bankrekeningnummers nog niet gemigreerd zijn wegens een conflict. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 121 / 164

122 Door te klikken op 'niet gemigreerd' kom je terecht bij de cliënten waarbij de bankrekeningen niet succesvol zijn gemigreerd naar IBAN. Klik de cliënt aan en ga naar het tabblad financieel - rekeningnummer. Het bovenstaande scherm verschijnt. Volg de instructie en voer een IBAN rekening nummer in (1). Klik vervolgens op 'Opslaan'. Bekijk je daarna nogmaals de bankrekening gegevens van deze cliënt, dan zie je dat de IBAN migratie succesvol uitgevoerd is, omdat het veld 'nummer' verdwenen is. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 122 / 164

123 Als je nu terugkeert naar beheer - facturatie - instellingen, zie je dat alle rekeningnummers succesvol zijn gemigreerd naar IBAN. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 123 / 164

124 Vraag en antwoord Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 124 / 164

125 Hoe kan ik de declaratie-eenheid van een financieringsproduct wijzigen? Er kunnen zich situaties voordoen waarbij het nodig cq. wenselijk is een financieringsproduct te wijzigen naar een andere declaratie-eenheid. Stel, tijdens de implementatie is gekozen om voor legitimatie PGB, de financieringsproducten per 5 minuten te declareren. Achteraf blijkt dit niet de juiste keuze te zijn geweest en je wil per minuut gaan declareren. Je wil echter niet voorgaande facturen muteren, maar wel vanaf een bepaalde datum de wijziging doorvoeren. In de hier uitgewerkte casus kiezen we voor wijzigingsdatum Om bovenstaande te realiseren, moet de oude legitimatie beëindigd worden en een nieuwe legitimatie worden aangemaakt. De einddatum van de oude legitimatie wordt dan en de ingangsdatum van de nieuwe legitimatie wordt Vervolgens moet bij de betreffende cliënten de oude legitimatie beëindigd worden, en de nieuwe legitimatie toegevoegd worden. Deze handleiding gaat ervan uit, dat de wijzigingen handmatig worden doorgevoerd. Wanneer het een zeer groot aantal cliënten betreft waarbij handmatig wijzigen te veel werk is, kun je er als zorginstelling voor kiezen de gegevens via import te wijzigen. Indien je daarmee niet bekend bent schakel dan daarvoor de hulp van een business partner in. NB. Bij het kiezen van een overgangsdatum, moet een datum worden gekozen welke nog niet gefiatteerd is. Het is namelijk niet mogelijk legitimaties aan te passen voor periodes waarover al gefiatteerd is. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 125 / 164

126 Zorglegitimatie archiveren De eerste stap is de oude zorglegitimatie archiveren. Dit doen we door deze een einddatum te geven en de naam te wijzigen zodat we voor de nieuwe legitimatie de oude naam weer kunnen gebruiken. Stappen: Ga naar beheer -> instellingen -> zorglegitimatie en klik op de betreffende zorglegitimatie. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 126 / 164

127 Klik op wijzigen. 1. Wijzig de verkorte naam, zodat je later een nieuwe zorglegitimatie met de naam PGB kunt aanmaken. 2. Wijzig de beschrijvende naam, zodat je later duidelijk kan herkennen welke legitimatie dit is. 3. Wijzig de einddatum. Voor deze casus nemen we einddatum omdat we vanaf de nieuwe legitimatie willen laten ingaan. 4. Sla op met de knop "Opslaan". Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 127 / 164

128 Vervangende zorglegitimatie aanmaken Ga weer naar beheer -> instellingen -> zorglegitimatie en klik op "Toevoegen..." Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 128 / 164

129 1. Vul bij verkorte naam, de gewenste naam voor de zorglegitimatie in. In deze casus is dat PGB. 2. Vul bij beschrijvende naam een duidelijke beschrijvende naam in. 3. Vul de geldigheid in. In deze casus is dat Sla op met de knop "Opslaan". Financieringsproduct toevoegen Ga naar beheer -> instellingen -> zorglegitimatie -> PGB en klik op "Toevoegen..." 1. Vul de verkorte naam in. 2. Vul de Omschrijving in. Deze mag niet leeg zijn. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 129 / 164

130 3. Vul de geldigheid in, voor deze casus is dat Zet de declaratie goed, voor de meeste situaties is dat per minuut. Zo ook voor deze casus. 5. Zet het vinkje "declareerbaar" aan. 6. Sla op. Uursoorten configureren Ga naar beheer -> instellingen -> uursoorten. Open een uursoort welke door PGB gelegitimeerd wordt. In deze casus openen we PV medicijnen aanreiken. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 130 / 164

131 Klik op financiering. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 131 / 164

132 Klik op toevoegen. Kies bij 1. PGB en bij 2. Persoonlijke verzorging en kies "OK" om op te slaan. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 132 / 164

133 Verplaats de financiering zodanig, dat deze de gewenste prioriteit krijgt. Deze prioriteit is van invloed op de volgorde waarin gefinancierd wordt. Het verplaatsen in de lijst geschiedt door op het driehoekje te klikken. NB. verwijder de oude financiering niet! Oude zorglegitimatie bij de cliënt afsluiten Ga naar zorglegitimaties Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 133 / 164

134 Ga naar PGB_5 Ga naar wijzigen... Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 134 / 164

135 Wijzig de einddatum naar en sla op. Nu is de einddatum van de legitimatie (1) en de einddatum van het financieringsproduct (2) aangepast naar 31 juli Nieuwe legitimatie toevoegen Klik op "Zorglegitimatie toevoegen..." Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 135 / 164

136 Klik op PGB Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 136 / 164

137 Vul de gegevens in zoals gewenst en sla op. Nieuw financieringsproduct toevoegen Klik op "Toevoegen..." Klik op het gewenste product Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 137 / 164

138 Vul de gegevens in zoals gewenst en sla op. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 138 / 164

139 Hoe is om te gaan met de declaratie van PV-Extra en VP-Extra? Verschillende zorginstellingen mogen in 2013 geen PV-extra en VP-extra meer declareren. Dit betekent dat aan deze zorginstellingen vanaf 2013 geen indicaties meer afgegeven zullen worden met leveringsvoorwaarden. Er zullen echter nog altijd cliënten zijn welke een indicatie met leveringsvoorwaarde hebben, waarop in 2013 toch geen PV-extra en VP-extra gedeclareerd mag worden. De vraag is: Hoe zorg je ervoor, dat je via de AW319-declaratie altijd Basis declareert terwijl je ook inzicht wil behouden over 2012 en voor je onderhandelingen voor 2014? We gaan uit van de meestvoorkomende inrichting voor het declareren volgens leveringsvoorwaarden. Dit is door gebruik te maken van leveringsvoorwaarden uit de indicatie. Bij leveringsvoorwaarde A wordt Basis gedeclareerd en bij leveringsvoorwaarde B,C en D wordt Extra gedeclareerd. In dit geval kan het vraagstuk opgelost worden door de uursoortfinanciering aan te passen van leveringsvoorwaarde naar Basis. Deze instelling bepaalt hoe het uursoort gedeclareerd wordt in de AW319. In de CAK export en controlerapporten zal alsnog een onderscheid gemaakt worden tussen Basis en Extra. Wat betreft CAK heeft dit geen gevolgen voor de extra bijdrage, hier hoeven we dus niets aan te veranderen. Voor de AW319 aanlevering heeft dit tot gevolg dat alle zorg als basis wordt aangeleverd. Controle gebruikte methode Ga naar beheer -> instellingen -> zorglegitimatie -> indicatiebesluit. Staat er een vinkje achter PV, VP en BG-IND (omlijning in screenshot)? Zo ja, dan gebruik je leveringsvoorwaarde voor declaratie. Zo nee, dan is deze handleiding niet van toepassing. Let op 1. wanneer je niet zeker bent van de inrichting, neem dan contact op met je business partner. Hij of zij is op de hoogte van de specifieke inrichting voor jullie organisatie. Let op 2. Na voltooiing van de hieronder genoemde stappen, niet meer exporteren over 2012! Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 139 / 164

140 Aanpassen uursoorten naar declaratie Basis Ga naar beheer -> instellingen -> uursoorten Het zal normaalgesproken de PV en VP en BG uursoorten betreffen. Klik een uursoort open. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 140 / 164

141 Klik op "Financiering" Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 141 / 164

142 Klik op "PV" 1. Klik het selectiemenu open 2. Selecteer PV-Basis 3. Klik op OK om op te slaan Herhaal dit voor alle betreffende uursoorten. Ons zal nu het volgende gedrag vertonen: 1. In de AW319 worden alle betreffende functies als Basis gedeclareerd 2. In rapportages zal er onderscheid gemaakt worden tussen Basis en Extra 3. Naar het CAK zal Basis en Extra geëxporteerd worden. Dit heeft geen invloed op de eigen bijdrage van de cliënt. Let op 1. Wanneer je niet zeker bent van de inrichting, neem dan contact op met je business partner. Hij of zij is op de hoogte van de specifieke inrichting voor jullie organisatie. Let op 2. Na voltooiing van de hierboven genoemde stappen, niet meer exporteren over 2012! Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 142 / 164

143 Hoe moet ik een cliënt met meeliftende partner intramuraal en extramuraal declareren? In het geval er sprake is van een meeliftende partner, kan dit gedeclareerd worden in Ons. Nieuwe declaratie, oude manier Helaas kunnen declaraties m.b.t. een ZZP0 legitimatie voor de verblijfscomponent niet geïndiceerde partner vooralsnog alleen op de ouderwetse manier worden opgevoerd. Kies daarom Intramuraal (oude wijze) en bij stap 3 onder Overig de gewenste code: Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 143 / 164

144 Declaratie Voeg de verblijfsindicatie niet geïndiceerde partner toe bij de declaratie. De te kiezen ZZP-prestatie is afhankelijk van de ingestelde prestaties onder Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > ZZP-prestaties. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 144 / 164

145 Waarom lijkt het totaalbedrag in de exportrapportage niet te kloppen? In sommige gevallen lijkt de berekening van het totaalbedrag incorrect in de rapportage van een AW319 of MSVT export. Je ziet dan bijvoorbeeld dit: In kolom K zie je dat de aantallen hetzelfde zijn. Het tarief is afwijkend. Je zou dan verwachten dat het totaalbedrag ook afwijkend is, echter is dit bij beide hetzelfde. Om te begrijpen hoe dit komt kun je kijken bij de facturen van de cliënt. Daar zie je voor dit voorbeeld het onderstaande. In het verleden is de declaratie aangeleverd met het verkeerde tarief, in dit geval 6,58. In plaats van afkeur heeft de zorgverzekeraar het juiste tarief berekend (in dit geval 6,19) en daarmee een gedeelte van het gedeclareerde bedrag toegewezen. Later is het tarief in ONS gecorrigeerd naar 6,19. ONS detecteert een wijziging en levert de regel opnieuw aan. Het oude toegewezen totaalbedrag wordt gecrediteerd en het nieuwe totaalbedrag wordt gedeclareerd. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 145 / 164

146 Hoe moet ik omgaan met de AW319 declaratie van 1 dag bij overgang van maand naar periode? Het kan voorkomen dat de AW319 geëxporteerd wordt per 4 weken, maar dat vanaf een nieuw jaar gedeclareerd gaat worden per maand. Het zal hierbij vrijwel altijd het geval zijn dat de laatste dag van de periode niet samenvalt met de laatste dag van de maand. Voorbeeld: in 2012 declareert een zorginstelling per periode van 4 weken. De laatste dag van de laatste periode van 2012 is 30 december. Dit houdt in dat 31 december op dat moment niet gedeclareerd wordt. De oplossing is dat nog eenmaal de export per periode gedraaid moet worden. Daarbij moet gekozen worden voor periode 1 van Het is namelijk zo dat periode 1 van 2013 al begint op 31 december Op het moment dat de export gestart wordt, is een melding zichtbaar dat de gekozen periode een jaarovergang bevat. Daar kan aangegeven worden of het oude of nieuwe jaar geëxporteerd moet worden. electeer in dit geval 2012 en de declaratie van 1 dag van 2012 wordt geëxporteerd. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 146 / 164

147 Wat te doen als een declaratie afgekeurd wordt door een onjuiste of ontbrekende UZOVI code? De mogelijkheid bestaat dat regels binnen een declaratie worden afgekeurd met als reden "UZOVI nummer ontbreekt of is onjuist". Een UZOVI code is een unieke code van zorgverzekeraars of zorgkantoren. Deze gegevens moeten dus meegestuurd worden met de declaratie. Om dit te doen moeten deze gegevens bij de cliënt ingevoerd zijn. Indien de UZOVI code bij de cliënt ontbreekt: Ga bij de cliënt naar het tabblad 'financieel' en klik op 'financiële gegevens'. Je ziet het bovenstaande scherm. Klik op 'voeg verzekering toe'. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 147 / 164

148 1. Kies de juiste zorgverzekeraar. Staat de zorgverzekeraar niet in de lijst, volg dan de stappen hieronder: 'indien de zorgverzekeraar een onjuiste UZOVI code heeft of niet in de lijst van zorgverzekeraars staat' 2. Vul het polisnummer in. 3. Vul de juiste startdatum in en klik vervolgens op opslaan (4). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 148 / 164

149 Indien de zorgverzekeraar een onjuiste UZOVI code heeft of niet in de lijst van zorgverzekeraars staat: Ga naar beheer - facturatie - debiteuren. Kies links bovenin voor 'zorgverzekeraar'. 1: Onjuiste UZOVI Code: klik de zorgverzekeraar aan, waarvan je de UZOVI code wilt wijzigen. 2: Ontbrekende zorgverzekeraar: klik op 'nieuwe toevoegen' en vul de benodigde gegevens in. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 149 / 164

150 Wijzig de benodigde gegevens of vul deze in en klik vervolgens op opslaan. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 150 / 164

151 Wat te doen met problemen rondom het declareren van PV, VP en BG Extra als Basis? Onjuiste declaratie PV, VP en BG Extra Door nieuwe afspraken tussen zorgkantoren en zorgaanbieders, kan het zijn dat VP, PV en BG Extra niet meer mogen worden gedeclareerd. Dit kan worden aangepast door de applicatiebeheerder bij de instellingen m.b.t. de zorglegitimatie Indicatiebesluit (menu Beheer). Bij de producten PV, VP en BG-IND kan d.m.v. een vinkje worden aangegeven of het product volgens leveringsvoorwaarde (A=>Basis; B,C,D =>Extra) wordt gedeclareerd, of altijd als Basis. Dit vinkje is al langer in de applicatie aanwezig, maar de functie ervan was nog niet actief. Vanaf versie (wordt standaard op 26 feb 2013 geïnstalleerd) werkt dit vinkje wel zoals dat is bedoeld voor het declareren m.b.v. een prestatiegericht filter. Voor de export naar het CAK moet het uursoortenfilter zelf worden aangepast door de uursoorten "Extra" als "Basis" te exporteren. Controleer of declaraties ten onrechte PV Extra, VP Extra en BG Extra bevatten. Dit is te doen door het rapport productie-overzicht per cliënt te maken met het filter, waarmee ook de export/declaratie wordt gedaan. In het omgekeerde geval (er wordt alleen "Basis" gedeclareerd en geen "Extra") wordt dit waarschijnlijk veroorzaakt, doordat het vinkje niet eerder is gezet. Indien nodig, zullen er over het verleden correcties worden gedaan bij de eerstvolgende aanleveringen. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 151 / 164

152 Hoe kan ik extreme kosten voor geneesmiddelen declareren (M002)? Als er meer dan 700 euro per 4 weken aan kosten wordt gemaakt, mag 90% van dit bedrag gedeclareerd worden. In de declaratie moet het daadwerkelijke te declareren bedrag (dus 90% van de werkelijke kosten) teruggerekend naar per dag, ingevuld worden als tarief. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat: de declaratie ten minste 28 dagen lang is; het te declareren bedrag groter is dan 22,50 per dag (90% van 700 euro gedeeld door 28 dagen). Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 152 / 164

153 Overplaatsing binnen een intramurale zorginstelling; hoe declareer ik de overlappende dag op beide AGB-codes? Indien een cliënt binnen dezelfde zorginstellingen van de ene intramurale AGB-code naar de andere intramurale AGB-code wordt overgeplaatst, dan is het mogelijk om de overlappende dag op beide AGB-codes te declareren. Het goedkeuren van deze dubbele declaratie voor één dag is afhankelijk van het zorgkantoor/de zorgverzekeraar. In de bovenstaande situatie is het mogelijk om 14 januari 2014 op beide AGB-codes te declareren. Declaratie aanmaken voor de eerste AGB-code ( ) Via declaraties en aanvullende diensten kunnen de declaraties aangemaakt worden, zodat deze uiteindelijk in de AW319 meegenomen kunnen worden. De eerst aangemaakte declaratie dient te eindigen op de dag van de overplaatsing, in dit geval 14 januari. Deze declaratie wordt automatisch gekoppeld aan AGB-code Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 153 / 164

154 Declaratie aanmaken voor de tweede AGB-code ( ) Via declaraties en aanvullende diensten dient ook de tweede declaratie aangemaakt te worden. Let erop dat de begindatum van de prestatie de dag van de overplaatsing is, in dit geval 14 januari. Na het klikken op 'opslaan' verschijnt het onderstaande scherm. Hier kan de juiste zorgtoewijzing gekozen worden. De eerder aangemaakte declaratie is gekoppeld aan de zorgtoewijzing met AGB-code Kies daarom nu voor de zorgtoewijzing op AGB-code , omdat deze loopt vanaf 14 januari. Klik vervolgens op opslaan. Na het opslaan verschijnt het onderstaande overzicht, met een samenvatting van de ingevoerde gegevens. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 154 / 164

155 Overzicht aangemaakte declaraties In het overzicht is te zien dat er voor 14 januari twee declaraties lopen. Door te klikken op 'details' kun je per declaratie de details inzien. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 155 / 164

156 Data in de AW319 In dit geval zal de intramurale AW319 in januari twee declaratieregels voor deze cliënt aanmaken. De eerste declaratieregel loopt van 1 t/m 14 januari, de tweede declaratieregel loopt van 14 t/m 31 januari. Afhankelijk van de afspraken met het zorgkantoor zullen beide declaraties goedgekeurd worden en kan 14 januari voor zowel AGB-code als gedeclareerd worden. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 156 / 164

157 Wat is het verschil tussen zorgregels en financiële regels (financelogs)? Een zorgregel is een regel met tijdsduur zoals de registratie heeft plaatsgevonden. Hierin staat welke medewerker bij welke cliënt is geweest, met daarbij een begin- en eindtijd en een uursoort. Een financiële regel bestaat ook uit deze gegevens. Echter is het zo dat er op deze regels oprondinstellingen van toepassing zijn. De financiële regel is dus de regel die rekening houdt met de oprondinstellingen. Een financelog is bijvoorbeeld exact de regel zoals deze in de AW319 terecht komt. Een invoicerow is een verzameling financelogs, zoals deze op de factuur terecht komt. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 157 / 164

158 Waarvoor dient het rode blokje achter een tarief? In het tarieven-beheerscherm zijn soms rode blokjes/balkjes zichtbaar. Deze geeft het verschil ten opzichte van het vorige tarief aan. Hierdoor is in een oogopslag duidelijk hoe groot de afwijking is. In bijgaand voorbeeld was het vorige tarief 0,00 euro en het nieuwe tarief 4,13. Dit is een (grote) afwijking en dus is dit zichtbaar gemaakt. Nedap healthcare Algemene facturatie- en Pagina 158 / 164