Export: AFAS verloning

Transcriptie

1 Export: AFAS verloning De AFAS verloning export vanuit Ons Administratie maakt het mogelijk om verloningsgegevens te exporteren. Deze koppeling vindt niet automatisch plaats, maar zal indien wenselijk/nodig handmatig gedaan moeten worden. Dit is te doen via beheer --> export --> start export. Vervolgens kan het geëxporteerde bestand in AFAS geïmporteerd worden. Verloningsgegevens van Ons Administratie naar AFAS Profit In de koppeling van Ons naar AFAS worden loonmutaties geëxporteerd. Het is mogelijk de volgende gegevens te exporteren: Direct uit te betalen geregistreerde uren alle geregistreerde uren van 0 uren contracten gewerkte dagen, dagen ziek Verlofopnames Bereikbaarheidsdienst ORT uren Kilometers Reisdagen Handmatige uitbetalingen van het compensatiesaldo Automatisch berekende uitbetalingen van het compensatiesaldo Handmatige uitbetalingen van het vakantiesaldo Inrichting van de koppeling Om de koppeling in te richten is het eerst nodig dat de koppeling aangezet wordt in uw applicatie. Neem daarvoor contact op met onze helpdesk. Dit gebeurt zonder extra kosten. Pagina 1 / 6

2 Exportprofiel inrichten (1) Is de koppeling aangezet, dan kan deze ingericht worden. Voeg hiervoor eerst een exportprofiel toe. Ga naar beheer -> export. Klik op 'Toevoegen'. Kies AFAS en vul de eerste datum in waarover geëxporteerd moet worden. Selecteer het nieuwe exportprofiel. Hier moet de koppeling juist ingesteld worden. Algemene instellingen Er moet ingesteld worden of de export per maand of per vier weken verloopt. Verder kan een bestandsnaam worden gekozen. %timestamp% in de bestandsnaam wordt bij export vervangen door de huidige datum en tijd. De ondersteunde bestandsformaten zijn CSV en HrCompMutXML. Kies hier CSV. Exportfilter In het exportfilter staat welke codes als welke looncomponent worden geëxporteerd. Exporteer altijd alle uursoorten die als werktijd gelden, ook als ze niet geëxporteerd moeten worden bij medewerkers die alleen hun contract en extra uitbetalingen uit het saldo krijgen uitbetaald. Dit kan later gefilterd worden. Als niet alle relevante uursoorten worden geëxporteerd, zal de ORTberekening, de bereikbaarheidsberekening en de werktijd voor 0-uren contracten niet correct berekend worden. Zie voor meer informatie over het inrichten van filters, het kenniscentrum. ORT De applicatie kan de ORT volgens een aantal CAO's berekenen op basis van de gewerkte tijd (bekijk de volledige lijst van CAO's en ORT-percentages). In het exportprofiel moeten de Pagina 2 / 6

3 looncomponenten van alle gebruikte ORT-percentages worden ingevuld. De ORT-berekening kan uitgezet worden. Het is mogelijk bepaalde uursoorten uit te sluiten van ORT. Exportprofiel inrichten (2) Exportcode directe tijd Als een exportcode directe tijd gevuld is, wordt alle tijd bij een cliënt, ongeacht de code in het exportfilter, onder deze code geëxporteerd. 0-uren contracten Om te zorgen dat mensen met een 0-uren contract correct worden verloond, zijn twee instellingen van belang: 1. De direct te exporteren registraties 2. De code werktijd van de oproeper Direct te exporteren looncomponenten uit het filter worden altijd geëxporteerd, ongeacht wie ze registreert. Dit is bijvoorbeeld handig voor verlofopnames, of ziekte. Hier moeten ook de eerder ingevulde codes voor ORT en bereikbaarheid ingevuld worden. Als deze lijst niet ingevuld wordt, worden alle exportcodes uit het filter direct geexporteerd en deze functionaliteit uitgeschakeld. Pagina 3 / 6

4 De code werktijd van de 0-uren contracten is de code waaronder werktijd voor 0-uren contracten worden geëxporteerd. Alle uren die geëxporteerd worden met een code die niet in de direct te exporteren registraties staat, wordt bij een persoon met een contract dat direct uren uitbetaald geëxporteerd als deze code. Bereikbaarheid De applicatie kan geregistreerde tijd in bereikbaarheid omrekenen naar uit te betalen tijd. Wordt de bereikbare tijd geregistreerd, zet dan de bereikbaarheidsberekening aan in het profiel. Wordt in plaats daarvan de direct uit te betalen tijd geregistreerd in de weekkaart, zet de bereikbaarheidsberekening dan uit en voeg de looncomponent van de uit te betalen bereikbaarheid toe aan de lijst met direct te exporteren codes. Vul het componentnummer van de bereikbaarheidsdienst en eventueel aanwezigheidsdienst in, zoals in het exportfilter. De geregistreerde uren worden tijdens de export vanzelf omgerekend naar uit te betalen uren. (Compensatie) overwerk Ook overwerk-uren kunnen geëxporteerd worden. De code hiervoor kan ingevuld worden achter 'Code voor compensatie van overwerk'. Ook moet deze uursoort in het filter dat bij het exportprofiel gebruikt wordt, geactiveerd worden. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt moet het vinkje achter 'bereken bereikbaarheid' aan staan. (Compensatie) verschoven diensten Ook verschoven diensten kunnen geëxporteerd worden. De code hiervoor moet ingevuld worden achter 'Code voor compensatie van verschoven diensten'. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt, moet het vinkje achter 'bereken bereikbaarheid' aan staan. Is het gewenst om de compensatie op te splitsen in de verschillende tarieven die op verschillende momenten gelden? In dat geval moet het vinkje 'Splits compensatie verschoven diensten' aangevinkt worden. Vervolgens kan per tarief een aparte code ingevoerd worden. Uitbetalingen Als uitbetalingen geëxporteerd moeten worden, zet dan de uitbetaling aan en vul de codes in. Kilometers/reisdagen Kilometers en reisdagen worden geëxporteerd met de codes te vinden onder beheer -> instellingen -> Declaratie soorten. De export van kilometers kan worden uitgezet. Lijst met contracttypes Op deze plek zijn contracttypes uit te sluiten. Waardes zijn kommagescheiden in te voeren. Lijst met OE's Op deze plek zijn teams uit te sluiten van de export. Voorgaande team van de medewerker Indien ingeschakeld zal het vorige team van de medewerker geëxporteerd worden, in het geval Pagina 4 / 6

5 de medewerker op het moment van het doen van de export geen team heeft én is aangegeven dat het betreffende team uitgesloten wordt van de export. Voorbeeld: Stel medewerker E zit in Team 1 van t&m Er is een (na)betaling voor medewerker E op Ik doe een AFAS verloning-export van , maar daarbij wil ik dat Team 1 NIET wordt geëxporteerd (ingesteld via Uit te sluiten OE's). Dan, indien je de checkbox (gebruik het vorige team van de medewerker (...)) NIET aanvinkt, dan zal deze WEL geexporteerd worden, omdat E geen team heeft die ook niet overgeslagen wordt. Dan, indien je de checkbox (gebruik het vorige team van de medewerker (...)) WEL aanvinkt, dan zal deze NIET geexporteerd worden, omdat E s laatste team, Team 1 is en Team 1 wordt overgeslagen. Mutaties met terugwerkende kracht Het exportprofiel houdt een historie bij van eerder aangeleverde uren. Als een productieexport wordt gestart, wordt deze export vastgelegd. Bij een volgende export over dezelfde periode worden dan alleen nog mutaties aangeleverd. Bij een testexport wordt niets vastgelegd. Verder zijn de resultaten van de export identiek. Bij het aanleveren van mutaties wordt een volledige herberekening gedaan. Dat betekent dat de berekening van de export volledig opnieuw wordt uitgevoerd. Verschillen met de vorige export worden bepaald en als mutatie aangeleverd. Voorbeeld: Als er bij de eerste export voor dezelfde medewerker 2 uur gewerkt was, en nu 4, wordt er bij de tweede export +2 uur geëxporteerd. Let op: Een verandering van de instellingen van het exportprofiel betekent ook een verschil in berekening. Als bijvoorbeeld de kilometerexport wordt uitgezet, en een nieuwe export met mutaties gestart wordt, zal de export proberen alle eerder opgestuurde kilometers weer te verwijderen. Maak in zo'n wijziging van de instellingen een nieuw exportprofiel vanaf de datum van de ingang van de wijzigingen aan. Direct uit te betalen contracten Binnen de zorg werken de meeste mensen met een contract en een compensatie in vrije tijdregeling. Dat betekent dat zij elke periode uitbetaald krijgen: de uren in het contract de onregelmatigheidstoeslag (ORT) en bereikbaarheidsdienst de extra uitbetalingen Eventuele extra gewerkte tijd wordt als compensatie in vrije tijd bij een saldo bijgewerkt. Hier zijn uitbetalingen van mogelijk. Dit wordt ondersteund in deze export. Pagina 5 / 6

6 Mensen met een 0-uren contract echter, moeten al hun gewerkte uren meteen uitbetaald krijgen. Er is een extra inrichtingsstap hiervoor nodig. Contracttypes inrichten Via beheer - instellingen - overige instellingen - contracttypes zijn de contracttypes in aan te maken. Meer informatie is te vinden in deze handleiding. Pagina 6 / 6