KOSTENPLAATSEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 KOSTENPLAATSEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Kostenplaatsen... 3 Algemene informatie kostenplaatsen... 4 Hoe verhouden de verschillende instellingen van de kostenplaatsen zich tot elkaar?... 5 Configuratie van kostenplaatsen... 6 Kostenplaatsen export in Ons Planning: uitleg en configuratie... 8 Poolteam functionaliteit... 11

3 Kostenplaatsen Pagina 3 / 12

4 Algemene informatie kostenplaatsen Een kostenplaats is de eenheid waar kosten en opbrengsten op worden geboekt t.b.v. de financiële boekhouding. Uitgaven worden bij de financiële boekhouding geboekt als kosten van een bepaalde kostensoort en kostenplaats. Op deze manier wordt inzichtelijk hoeveel de kosten per kostenplaats bedragen. Een kostenplaats komt overeen met een team of een locatie van een client in Ons Administratie. Wanneer een medewerker zorg levert, worden de kosten daarvan geboekt op het team waar de medewerker lid van is in Ons Administratie. Het is echter ook mogelijk om de kosten te boeken op de locatie van de client. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op de configuratie hiervan. De kostenplaats is van belang bij boekhoudingsexports. Klik hier voor meer informatie over de boekhoudkoppelingen. Het is ook mogelijk om Ons Planning de kostenplaats te laten bepalen. Hierdoor is niet het team waar de medewerker lid van is bepalend voor de kostenplaats, maar het team waarvoor gewerkt is. Dit kan van belang zijn in het geval medewerkers worden uitgeleend aan andere teams. De kostenplaatsen export kan zinvol zijn in het geval planning is realisatie of rooster is realisatie gecombineerd met de poolfunctionaliteit. Klik hier voor meer informatie over de kostenplaatsen export in Ons Planning. Met de poolfunctionaliteit kan je een team selecteren die geen zorg levert aan eigen clienten, maar alleen aan cliënten waar normaal mensen van andere teams komen. Hierbij kan je denken aan een nachtteam of een flexibel inzetbaar team. Klik hier voor meer informatle over de poolfunctionaliteit. Pagina 4 / 12

5 Hoe verhouden de verschillende instellingen van de kostenplaatsen zich tot elkaar? Op verschillende plekken worden instellingen m.b.t. kostenplaatsen gedaan. Welke weg wordt doorlopen m.b.t. het bepalen en exporteren van de kostenplaatsen zal hier toegelicht worden. Er kan gezegd worden dat het volgende pad doorlopen wordt, gezien vanuit de te exporteren gegevens: Exportprofiel <-- Organigram <-- Cliënt locatie. 1. Exportprofiel In de exportprofielen van boekhoudexports wordt bepaald welke kostenplaats geëxporteerd wordt. Hierbij zijn de volgende keuzes mogelijk: Vaste waarde: Dit is een handmatig nummer dat is op te geven. Hiermee wordt alleen aangegeven dat de geëxporteerde gegevens vanuit Ons komen. Kostenplaats: Indien deze optie is geselecteerd, wordt gekeken naar de instellingen in het organigram. Zie stap 2. Product: Indien deze wordt gebruikt, wordt de productcode geëxporteerd van de producten zoals deze in het filter zijn aangegeven. 2. Organigram Bij het organigram zijn 2 soorten instellingen te maken, namelijk het nummer (de output) en welke bron van de gegevens gebruikt moet worden om de kostenplaats te bepalen (input). Output: Kostenplaatsnummer: Dat is het nummer dat het exportprofiel (stap 1) exporteert. Input: Op basis van welke gegevens wordt de kostenplaats bepaald? Keuzes zijn: - Team van de medewerker (Standaard): Het team van de medewerker wordt gebruikt om de kostenplaats te bepalen. Zie: Organigram inrichten. - Poolteam: Zie specifiek daarvoor het artikel van de Poolteam functionaliteit. - Handmatige keuze: Indien deze wordt gekozen, zal (indien mogelijk) het team van de medewerker worden gebruikt. Indien het team niet bekend is (zorgregel bevat geen medewerker, of er is geen medewerker aan het team gekoppeld), wordt de locatie van cliënt gebruikt. Indien ook de locatie niet bekend is (cliënt is niet gekoppeld aan een locatie), dan zal de standaardwaarde gebruikt worden, zoals is aangegeven bij de journaliseringsinstellingen. - Cliënt locatie: indien deze optie is gekozen, wordt als bron voor het exporteren het locatiegram gebruikt met het daarin ingevoerde kostenplaatsnummer. Zie: locatiegram inrichten. Het is hierbij wel van belang dat bij de zorgregels een cliënt betrokken is (indirecte uursoorten worden niet geëxporteerd). Pagina 5 / 12

6 Configuratie van kostenplaatsen Om op een juiste wijze gebruik te maken van kostenplaatsen, is het nodig dat dit geconfigureerd wordt. Organigram instellen In het organigram is in te stellen wat de kostenplaats moet zijn en onder welke nummer deze geëxporteerd zal worden naar het boekhoudpakket. Ga hiervoor naar Beheer > Instellingen > Organigram en klik de naam van de organisatorische eenheid aan. 1. Kostenplaatsnummer: Het nummer waaronder de kosten van deze kostenplaats in het boekhoudpakket bekend zijn. 2. Kostenplaats is team van de medewerker: alle kosten die gemaakt worden, worden geboekt op het team van de medewerker. 3. Voor het instellen van de kostenplaats in combinatie met een poolteam is een afzonderlijk artikel gemaakt. 4. Handmatige keuze kostenplaats; indien deze optie is geselecteerd, wordt gekeken naar de journaliserings-instellingen. 5. Kostenplaats op basis van clëntlocatie: indien deze optie is geselecteerd, worden de kosten op de locatie van de cliënt geboekt. Sla de wijzigingen op. Pagina 6 / 12

7 Boekhoudpakket In het boekhoudpakket is in te stellen welke kostenplaats geëxporteerd moet worden. Vaste waarde: Dit is een waarde die je zelf zou kunnen invullen. Alleen in dat geval is het tweede invoerveld van toepassing. Deze waarde kan handig zijn om bekend te laten zijn dat de gemaakte kosten vanuit Ons Administratie komen. Kostenplaats (standaard): Zodra deze optie gekozen wordt, wordt de kostenplaats zoals deze is ingesteld in het organigram gebruikt. Product: Deze optie is niet van toepassing. Bekijk voor meer informatie de uitleg van de boekhoudexports. Kostenplaatsen per uursoort (poolteam) Het is mogelijk om per indirecte uursoort ervoor te kiezen om de geregistreerde tijd daarvan altijd te boeken op het poolteam. Dat is handig wanneer je indirecte uren boekt op een dag dat je ook directe uren hebt gehad. Zie voor meer informatie: Poolteam functionaliteit Uursoorten configureren Pagina 7 / 12

8 Kostenplaatsen export in Ons Planning: uitleg en configuratie Als onderdeel van de planning-, rooster- en afwezighedenexport is het mogelijk om in Ons Planning aan te geven dat ook kostenplaatsen mee worden geëxporteerd naar Ons Administratie. In dit artikel zal eerst worden aangegeven hoe dit is in te stellen in Ons Planning. Vervolgens wordt uitgelegd wat deze functionaliteit doet. Ten slotte wordt uitgelegd waarom het van belang is dat de poolteam functionaliteit in Ons Administratie geactiveerd dient te worden om problemen met het fiatteerproces te voorkomen. Navigeren Ga naar Beheer => Synchronisatie Hier is middels bovenstaande vinkjes aan te geven dat Kostenplaatsen meegenomen moeten worden voor planning, rooster of afwezigheden export. Werking Een kostenplaats is de eenheid waar kosten en opbrengsten op worden geboekt t.b.v. de financiele boekhouding. Meestal komt dit overeen met een locatie of een team in Ons Administratie. Normaal gesproken bepaalt Ons Administratie de kostenplaats van de geleverde zorg. Als een medewerker zorg levert, worden de kosten daarvan geboekt op het team waar de medewerker lid van is in Ons Administratie. Pagina 8 / 12

9 Als de kostenplaatsen export is geactiveerd, bepaalt niet Ons Administratie, maar Ons Planning de kostenplaats en stuurt deze met de export mee naar Ons Administratie. Op dat moment is niet het team waar de medewerker lid van is bepalend voor de kostenplaats, maar het team waarvoor GEWERKT is. Dit kan van belang zijn in het geval medewerkers worden uitgeleend aan andere teams. We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld. Stel medewerker X is (in Ons Administratie) lid van team A, maar wordt (in Ons Planning) eenmalig ingeroosterd bij een route van team B. Team B maakt gebruik van Rooster is Realisatie, dus de uren worden geëxporteerd naar Ons Administratie, die de kostenplaats bepaalt. Normaal gesproken zouden de kosten worden geboekt op team A, namelijk het team waar de medewerker lid van is. Echter, in dit geval heeft de medewerker werk geleverd voor team B. In dit geval zou het dus wenselijk kunnen zijn om de kosten op team B geboekt te krijgen. Dit kan worden gerealiseerd door de 'Kostenplaatsen voor "rooster export" te activeren. Op die manier stuurt Ons Planning de kostenplaats (het team waarvoor gewerkt is, dus team B) mee met de export naar Ons Administratie. De kostenplaatsen export kan dus zinvol zijn in het geval planning is realisatie of rooster is realisatie wordt gecombineerd met pool-functionaliteit (dat wil zeggen, dat er een pool van medewerkers bestaat die kunnen worden uitgeleend aan andere teams). Problemen met fiatteren Het activeren van de kostenplaatsen export kan er toe leiden dat er een probleem ontstaat bij het fiatteren. In het eerder genoemde voorbeeld heeft medewerker X zorg geleverd voor team B, terwijl de medewerker lid is van team A. De uren zijn (door de kostenplaats export) geboekt op team B. De uren zijn als gevolg daarvan niet zichtbaar in het fiatteerscherm van team A. De manager van team A heeft op dat moment geen inzicht in de uren die zijn medewerker X in team B heeft gemaakt. Sterker nog, in het fiatteerscherm wordt aangegeven dat er nog ongefiatteerde uren zijn, maar als je daar op doorklikt, dan zijn er geen uren te zien. Om dit te voorkomen dient de poolteam functionaliteit te worden ingeschakeld voor het team waarvan medewerkers ook voor andere teams werken. (zie handleiding poolteam functionaliteit). Stel dat medewerkers van team X ook voor team Y ingezet kunnen worden; moet in dat geval team X als Poolteam worden aangemerkt. Dit heeft als resultaat dat ook de uren die eerder niet te zien waren in het fiatteerscherm van team X, nu wel te zien en te fiatteren zijn. Vraag de helpdesk om de poolteam funcionaliteit te activeren (middels een ticket). Pagina 9 / 12

10 Pool team inschakelen in Ons Administratie Vervolgens kan men in Ons Administratie in het organigram bij het betreffende team aangeven of het om een Pool team gaat. Pagina 10 / 12

11 Poolteam functionaliteit In Ons is het mogelijk een team te markeren als 'poolteam'. Dit betekent dat dit team niet zorg levert aan eigen clienten, zoals een wijkteam zou doen, maar alleen aan clienten waar normaal mensen van andere teams komen. Een poolteam kan bijvoorbeeld een nachtteam zijn, of een flexibel inzetbaar team. Poolfunctionaliteit inschakelen De poolfunctionaliteit moet eenmalig worden aangezet door de helpdesk van Nedap. Neem met hen via een ticket contact op als u dit wilt gebruiken. Als de poolfunctionaliteit voor zo'n team aangezet wordt, betekent dat een verandering in functionaliteit voor het fiatteren en in een aantal gevallen ook exporteren. Het selecteren van het poolteam gebeurt bij het organigram. Fiatteren Een poolteam heeft, net als een normaal team, een manager met de rol 'fiatteren' en de verantwoordelijkheid voor het betreffende team. Deze fiatteert al zijn medewerkers, ongeacht waar ze gewerkt hebben. Deze manager ziet wel bij elke zorgregel voor welke locatie er gewerkt is, met een overzichtelijke kleurcodering. De verantwoordelijk manager voor de teams waarvoor gewerkt is, krijgt bij zijn fiatteerscherm te zien welke poolmedewerkers er wanneer bij welke cliënten langs zijn geweest. Hij kan deze medewerkers niet fiatteren.!let OP! indien beide teams 'pool-team' zijn, dus zowel het team van de medewerker als het team waar deze is 'ingeleend', dan is de 'pool-er' niet zichtbaar onderaan het fiatteerscherm. Dit betekent dat een medewerker van een poolteam nog steeds maar één verantwoordelijk manager heeft. Er is voor teammanagers wel altijd inzicht in de inzet van poolmedewerkers binnen de reguliere teams. Bepaling van het team van een zorgregel Directe uren Directe uren van een normale medewerker worden gekoppeld aan het team (OE) van de medewerker. Directe uren van een pool-medewerker worden gekoppeld aan de locatie (OE) van de cliënt. Pagina 11 / 12

12 Als een cliënt twee locaties heeft, wordt de regel gekoppeld aan de hoofdlocatie (OE) van de cliënt. Er wordt dus vanuit gegaan dat voor elke locatie in het locatiegram ook een team in het organigram bestaat. Wanneer er geen team bestaat met hetzelfde identificatienummer als de locatie, wordt de regel gekoppeld aan het team (OE) van de medewerker. Indirecte uren De indirecte tijd vóór een cliëntbezoek wordt gekoppeld aan dezelfde kostenplaats als het opvolgende cliëntbezoek. De indirecte tijd aan het einde van een dag wordt gekoppeld aan dezelfde kostenplaats als het laatste cliëntbezoek van die dag. De berekening is per dag (alle regels die beginnen op 0:00 t/m 24:00 zijn binnen die dag). Is er geen cliëntbezoek op een dag, dan wordt alle indirecte tijd op de het team van de medewerker geboekt. Ook is het mogelijk om dit te overrulen. Daarvoor is het mogelijk om de directe uursoort zo in te stellen dat deze altijd op het poolteam geboekt wordt. Zie: Uursoorten configureren. Export Een aantal exports, zoals de export naar Caress en DBS, sturen voor elke geexporteerde regel het team mee. Als poolfunctionaliteit wordt aangezet voor een team, wordt niet langer het team van de medewerker, maar het pool-team meegestuurd. Hoofdlocaties De poolteam-functionaliteit houdt zoals hierboven vermeld rekening met hoofdlocaties. Ook wanneer hoofdlocaties niet aan staan, wordt bij meerdere locaties alsnog de hoofdlocatie van de cliënt bepaald. De tijd wordt dus alleen aan het team (OE) van de medewerker gekoppeld, wanneer er geen team bestaat met hetzelfde identificatienummer als de locatie van de cliënt. Pagina 12 / 12