Declaratie-export uitvoeren

Transcriptie

1 Declaratie-export uitvoeren In dit artikel wordt beschreven hoe een declaratie-export wordt uitgevoerd. Hiervoor is het nodig dat het gewenste exportprofiel is geconfigureerd. Navigeren Ga naar Beheer -> Export Pagina 1 / 8

2 Overzicht Dit is het ovezicht van alle gemaakte exportprofielen. Om een exportprofiel te wijzigen, klik op de naam van het betreffende profiel. Om een export te starten, klik op 'start export'. Om reeds gegenereerde exports te bekijken, klik op 'Toon rapport'. In dit voorbeeld aan we naar 'start export' van het exportprofiel ZVW Pagina 2 / 8

3 Vul de velden in 1. Selecteer het gewenste tijdvenster. Wanneer in deze data een overlap wordt aangegeven t.o.v. voorgaande exports, worden alleen de nog niet geëxporteerde zorgregels geexporteerd. Dit geldt alleen voor productie-exports. 2. Selecteer vervolgens of het om een test-export of productie-export gaat. Let op, kies in 1e instantie altijd voor een test-export. Een test-export kan oneindig maal worden gegenereerd. Indien de aanwezige uitvalredenen zijn opgelost vanuit de eerder gegenereerde test-export(s), dan kan de productie-export worden gekozen. Deze werkwijze voorkomt veel voorkomende problemen. 3. Kies optioneel het moment (datum én tijdstip; gebruik voor een juiste invoer de datepicker (kalender-icoon)) waarop de export ingepland wordt. Dit houdt in dat de export op het gewenste moment achteraan in de wachtrij wordt geplaatst. Indien er geen andere exports op dat moment worden uitgevoerd of in de wachtrij staan, zal de export op het ingevoerde tijdstip gestart worden. Exports die al worden uitgevoerd zullen niet worden onderbroken. Indien geen moment wordt ingevuld zal de export direct in de wachtrij geplaatst worden. Let bij deze functionaliteit er op dat bij gebruik van apart voorbewerken, een recente voorbewerk-export uitgevoerd is op het geplande moment. 4. Kies de gewenste boekingsdatum. Deze datum wordt gebruikt voor de journalisering. Standaard staat de dag ingevuld waarop de export gegenereerd wordt. 5. Selecteer welke debiteuren al dan niet geëxporteerd dienen te worden. Deze optie is alleen aanwezig voor de AW319 ZVW wijkverpleging of zintuigelijk gehandicapten, WMO303, JW321, JW303, ZH308, ZH310. Pagina 3 / 8

4 6. Start de export. Jaarovergang Bij het doen van een declaratie-export met daarin een jaarovergang, geldt een iets andere werkwijze. Dit wordt veroorzaakt doordat in 2015, week 1 / periode 1 begint in 2014 en week 53 / periode 13 eindigt in Deze werkwijze geldt voor de AW319, WMO303, JW303, JW321 en PM304. Als een jaarovergang gekozen wordt, bestaat de keuze voor het exporteren van het oude, of het nieuwe jaar. Als gekozen wordt voor een export over week 1 t/m week of periode 1 t/m periode dan wordt er gedeclareerd van t/m Pagina 4 / 8

5 Het is mogelijk om de jaarovergang in één export te genereren voor de WMO303 en JW303. Als er gekozen wordt om periode te exporteren en 'Complete periode exporteren', dan wordt er gedeclareerd van t/m in één bestand. Voortgang Op de overzichtspagina van de export is te zien welke exports momenteel worden uitgevoerd, in de wachtrij staan of staan ingepland. De exports in de wachtrij en de geplande zijn te annuleren. Afhankelijk van de grootte van de export (gekozen tijdvenster, aantal cliënten, geregistreerde zorg, etc.) kan het proces enige tijd in beslag nemen. Pagina 5 / 8

6 Export is voltooid Wanneer de export is voltooid, is deze zichtbaar in het overzicht 'Laatst gedraaide exports' en onder de 'Factuurexports'. Klik op 'Toon rapport' in het overzicht 'Laatst gedraaide exports' om een verkort overzicht te krijgen van de gegenereerde export. Mocht de export niet gegeneerd kunnen worden, dan kan er een foutmelding in dit rapport verschijnen. Exportrapport bekijken Het exportrapport toont detailinformatie over de gedraaide export. Zo zijn een aantal basisgegevens zichtbaar (zoals de periode, het gebruikte filter, de medewerker die de export heeft uitgevoerd), maar ook specifieke informatie die alleen voor de betreffende export geldt. Pagina 6 / 8

7 In dit voorbeeld (een WMO303 export) is informatie zoals het feit of het een declaratie/ facturatie is, of het feit of de export enkel geheime cliënten bevat, zichtbaar. Gegenereerde exportbestanden Klik op 'Toon rapport' onder de 'Factuurexports' van, in dit voorbeeld, ZVW 2015 Menzis. In dit overzichtscherm worden alle gegeneerde exports weergegeven. Een test-export wordt getoond met de letter 'T', een productie-export wordt getoond met de letter 'P'. 1. Het Excel-bestand betreft een rapportage die inhoudelijk inzicht geeft over de uitgevoerde export 2. Het diskette-icoon betreft het exportbestand dat aangeleverd kan worden. In dit voorbeeld (AW319 voor ZVW 2015 Menzis) is aan de bestandsnaam het Uzovinummer van de verzekeraar te herleiden. De diskette is te downloaden door er op te klikken, Dit bestand kan vervolgens worden aangeleverd bij de betreffende ketenpartner. 3. Alle gegenereerde exportbestanden kunnen ook in één zip-bestand worden gedownload. Verwerken van mutaties en-/of correcties Het kan voorkomen dat er mutaties en-/of correcties op bestaande zorgregels of declaraties worden gedaan. Om deze mutaties en-/of correcties mee te laten komen in de declaratieexport, dien je in het tijdvenster van het betreffende exportprofiel aan te geven vanaf welke maand/periode t/m welke maand/periode geexporteerd dient te worden. Stel; je selecteert januari 2015 t/m mei 2015, dan worden mutaties vanaf januari 2015 meegenomen in de export. Indien er gebruik wordt gemaakt van het voorbewerken, dan kan het bij bepaalde redenen van uitval nodig zijn dat er opnieuw moet worden voorbewerkt. Onderstaande uitvalredenen zijn reden waardoor er opnieuw dient te worden voorbewerkt over dezelfde periode: Pagina 7 / 8

8 Een product ontbreekt Een debiteur ontbreekt Een AGB code ontbreekt Een tarief ontbreekt Pagina 8 / 8