ZI-meting uitvoeren met behulp van Ons. Voorbereidingen

Transcriptie

1 ZI-meting uitvoeren met behulp van Ons Gedurende de periode van 1 oktober 2013 tot en met 13 december 2013 dienen alle zorgorganisaties de jaarlijks terugkerende VVT-kwaliteitsgegevens aan te leveren in de vorm van de ZI-meting. Meer informatie hieromtrent is te vinden op de website Voorgaande jaren stelde Nedap Healthcare hiervoor twee profielvragenlijsten in Ons Dossier beschikbaar welke vervolgens per cliënt eenvoudig ingevuld konden worden. Ook voor dit jaar zijn deze profielvragenlijsten (B- en C-formulier) inmiddels aangepast aan de specificaties voor Op aanvraag kunnen deze geïmporteerd worden in jullie Ons Administratie omgeving. Om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn hebben wij voor dit jaar ook een hulpmiddel laten ontwikkelen wat de ingevulde profielvragenlijst eenvoudig kan omzetten naar het vereiste XML-formaat. Door onderstaande stappen uit te voeren kun je zelfstandig de gehele ZI-meting met ondersteuning van Ons uitvoeren en aanleveren. In deze handleiding zal het proces en het gebruik van de Nedap ZI XML-tool worden toegelicht. Voor aanvullende vragen kunt u terecht bij uw Nedap Healthcare accountmanager. Voorbereidingen De volgende voorbereidingen zijn nodig om te kunnen starten met de ZI-meting: - Ons Dossier functionaliteit moet aan staan - De twee profielvragenlijsten B-formulier intramuraal 2013 en C-formulier extramuraal 2013 dienen door Nedap geïmporteerd te worden in uw omgeving. Let op: de inrichting van deze vragenlijsten mogen daarna niet meer aangepast worden! Pagina 1 van 8

2 Stappenplan 1) Per cliënt dient het B- of C-formulier gevuld te worden. Deze zijn in Ons Dossier terug te vinden bij de cliënt op het tabblad Profiel : 2) Nadat voor alle cliënten een profielvragenlijst is gevuld, kunnen deze per organisatie eenheid (OE, zie onderstaande opmerking) gerapporteerd worden via onze vragenlijstrapportage. Let op: De kwaliteitsgegevens dienen volgens het protocol van zorg voor kwaliteit aangeleverd te worden per OE. Dit hoeft niet per definitie gelijk te zijn aan uw AGBcodes. U dient zelf na te gaan voor welke OE s u de aanlevering dient uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat u de kwaliteitgegevens voor de extramurale zorg (Cformulier) gelijktijdig met de gegevens van de intramurale zorg (B-formulier) dient aan te leveren op één OE. Ook is het mogelijk dat de kwaliteitsgegevens van verschillende intramurale locaties (dus meerdere AGB-codes) op één OE aangeleverd dienen te worden. Pagina 2 van 8

3 Door in Ons naar Rapporten -> Cliënten -> Vragenlijstenrapportage te gaan, kunt u in één keer alle ingevulde vragenlijsten rapporteren. De ingevulde B- en C-formulieren dienen apart gerapporteerd te worden. Bij de optie kies locatie kunt u zelf een selectie maken om één of meerdere locaties in één keer te rapporten wanneer deze onder dezelfde OE aangeleverd dienen te worden. LET OP: de vragenlijstrapportage is vanaf versie uitgebreid met twee kolommen: geslacht en geboortedatum. Deze cliëntinformatie is nodig voor het vullen van de gegevens in de XML-bestanden. Om de vragenlijstrapportage te gebruiken voor de rapportage van de B- en C-formulieren dient de betreffende omgeving dus geupdate te zijn naar versie Deze update is in principe dus pas nodig wanneer de aanlevering dient plaats te vinden. Het invullen van de profielvragenlijsten op cliëntniveau kan gewoon op de huidige versie ( of ) gebeuren. Bovenstaande vijf stappen kunnen per formulier (B of C) per OE herhaald worden. Pagina 3 van 8

4 3) De uitkomst van stap 2 zal één of meerdere Excel-rapportages per aanlever OE zijn. In deze rapportages worden alle ingevulde antwoorden per cliënt gerapporteerd. Deze dienen vervolgens via de Nedap ZI XML-tool worden omgevormd naar een XMLformaat. Voer hiervoor de volgende stappen uit: a) Open de tool Nedap Zi XML-Tool.xlsm Let op: de bestandsnaam van de tool mag niet aangepast worden! b) Afhankelijk van de lokale beveiliging instellingen zal onderstaande melding wel/niet getoond worden door Excel. Hij dient beantwoord te worden met Enable Content. c) Vul vervolgens de kengetallen voor het A-formulier in. Dit zijn de geel gearceerde cellen. Daarnaast dient aangegeven te worden of voor de betreffende OE de B-formulieren, de C-formulieren of een combinatie van beide zal worden aangeleverd (zie onderstaande rode pijltjes). Zodoende weet de tool waarvoor de XML-bestanden aangemaakt dienen te worden. Let op: De tool biedt de mogelijkheid om in één keer twee Excel-rapportages (voor zowel B- en C-formulier) samen te voegen tot één XML-bestand. Het is dus mogelijk om m.b.v. de tool in één keer een XML-bestand te maken met voor één OE de inhoud van de A-, B- en C-formulieren. Pagina 4 van 8

5 Meerdere formulieren van hetzelfde type (dus bijvoorbeeld twee B- formulieren) kunnen niet in één keer door de tool omgezet worden naar één XML-bestand. In dat geval dient de gebruiker beide Excel-rapportages handmatig samen te voegen in één Excel-bestand. d) Indien voor de betreffende OE de aanlevering voor de intramurale zorg (Bformulieren) wordt uitgevoerd, dienen ook altijd onderstaande twee vragen beantwoord te worden: e) importeer vervolgens de vragenlijstrapportage, welke je bij stap 2 hebt opgeslagen vanuit Ons Administratie, in de tool. Klik hiervoor op de knop Importeer bestand(en) en voer controle uit f) Vervolgens zal onderstaande melding worden getoond. Indien hier voor Yes gekozen wordt, zal reeds eerder geïmporteerde informatie in de tool verwijderd worden. Per OE zal je ook met een leeg bestand willen beginnen. g) Maak een keuze om een B- of een C-formulier te importeren en kies voor OK. Wil je zowel een B- als een C-formulier voor de betreffende OE importeren, voer dan de stappen e t/m h tweemaal uit. Pagina 5 van 8

6 h) Selecteer op je computer de vragenlijstrapportage welke je wilt importeren (de vragenlijstrapportages mogen wel elke willekeurige bestandsnaam hebben). i) Vervolgens krijg je de vraag om de te importeren vragenlijst te controleren op foutieve waarden. Deze controle kijkt of de Excel-vragenlijstrapportage niet per ongeluk is aangepast door de gebruiker en hierdoor niet meer voldoet aan de specificaties. Kies hier dus voor Yes. Pagina 6 van 8

7 j) Indien alles goed gaat wordt onderstaande melding getoond: Indien de vragenlijstrapportage niet voldoet aan de specificaties, zal onderstaande melding worden getoond: Afhankelijk of de foutmelding bij het importeren van het B- of het C- formulier getoond wordt, kan d.m.v. onderstaande knoppen een Exceltabblad geopend worden waarin alle foutieve waarden rood gearceerd weergegeven worden: Indien er fouten zijn geconstateerd dienen deze aangepast te worden in de oorspronkelijke Excel vragenlijstrapportage. Vervolgens kan het proces opnieuw gestart bij stap a. Pagina 7 van 8

8 k) Indien het B- en/of C-formulier zonder fouten is geimporteerd, kan vervolgens het XML-bestand aangemaakt worden. Druk hiervoor op de knop Exporteer naar XML l) Afhankelijk van de ingevulde vinkjes bij vraag A2 wordt nu een melding getoond voor welke formulieren de tool de export gaat uitvoeren naar het XML-bestand. Het A-formulier wordt altijd geëxporteerd. Klik op OK. m) Vervolgens geeft de tool aan waar hij het XML-bestand zal wegschrijven. Dit is standaard de locatie waar de Nedap Zi XML-tool zelf ook staat opgeslagen om de betreffende computer. Klik op OK. n) Tot slot kan de bestandsnaam nog worden aangepast. Deze is standaard opgebouwd uit het OE-nummer, de datum, en het tijdstip van genereren van het XMLbestand. Kies vervolgens voor OK. Let op: Indien je voor een 2 e OE de XML-bestanden wilt genereren, wees er dan zeker van dat er geen reeds geïmporteerde B- en C-formulieren maar in de tool aanwezig zijn. Je wilt immers niet dat de ingevulde B- en C-formulieren van de eerste OE opnieuw worden aangeleverd bij de 2 e OE. Dit is te controleren door op de knoppen Toon import: B formulier en Toon import: C-formulier te klikken. Pagina 8 van 8