EERSTELIJNSZORG Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 EERSTELIJNSZORG Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene informatie... 3 Achtergrondinformatie eerstelijnszorg... 4 Configuratie... 5 Inschakelen van eerstelijnszorg... 6 Producten eerstelijnszorg configureren... 7 Uursoorten eerstelijnszorg configureren...11 Medewerkerconfiguratie voor eerstelijnszorg...15 Financiële configuratie voor eerstelijnszorg...17 Filters voor eerstelijnszorg Keuze voor behandellocaties inschakelen of uitschakelen voor eerstelijnszorg...22 Eerstelijnstrajecten...23 Eerstelijnstraject: overzicht en toevoegen...24 Eerstelijnstraject: verwijzingen...27 Eerstelijnstraject: financiële afspraak...29 Eerstelijns-behandelingen registreren (met Ons Agenda)...32 Eerstelijnstraject corrigeren nadat het is gesloten Declaratie en facturatie...36 Declareren en factureren van eerstelijnszorg...37 Overzicht...41 Productierapportage van eerstelijnszorg...42

3 Algemene informatie Pagina 3 / 43

4 Achtergrondinformatie eerstelijnszorg De zorgvraag van cliënten kan in Ons vastgelegd worden middels eerstelijnszorg. Met de eerstelijnszorg wordt bedoeld, alle zorg die direct (zonder verwijzing) toegankelijk is. Enkele voorbeelden van zorgverleners zijn huisartsen, wijkverplegers, en fysiotherapeuten. Binnen Ons wordt enkel de paramedische eerstelijnszorg ondersteund. Dit omvat de volgende disciplines: Fysiotherapie Oefentherapie Ergotherapie Logopedie Dieetadvisering Op dit moment wordt de volgende functionaliteit ondersteund: Eerstelijnstrajecten vastleggen (zorgvraag, diagnosecode, verwijzing) Behandelingen vastleggen (registratie) Declareren van eerstelijnszorg (PM304) Factureren van eerstelijnszorg aan cliënten De nadruk in Ons Administratie ligt daarmee op het administratieve proces en minder op het zorginhoudelijke proces. De configuratie, vastlegging en declaratie vinden plaats in Ons Administratie. De registratie vindt plaats in Ons Agenda. Eerstelijnszorg is aanvullende functionaliteit; neem daarom contact op met uw accountmanager zodat deze ingeschakeld kan worden. Webcast Een video-instructie is aanwezig. Deze beschrijft het proces van inrichting, gebruik en declaratie. Bekijk de webcast. Pagina 4 / 43

5 Configuratie Pagina 5 / 43

6 Inschakelen van eerstelijnszorg De eerstelijnszorg-functionaliteit is aanvullende functionaliteit in Ons. Neem voordat deze ingeschakeld kan worden contact op met uw Nedap accountmanager; deze kan aanvullende details met u bespreken. Het inschakelen van de functionaliteit kan alleen door Nedap gedaan worden. Zodra de functionaliteit is ingeschakeld, zijn alle benodigde schermen aanwezig en kan gestart worden met de configuratie. Pagina 6 / 43

7 Producten eerstelijnszorg configureren Na het inschakelen van de eerstelijnszorg-functionaliteit, is het van belang om de producten (in de keten ook wel prestaties genoemd), te activeren. Deze stap is nodig omdat niet elke zorginstelling elke soort paramedische zorg verleend. Daardoor kunnen de beschikbare opties verminderd worden wat het overzicht bij de eerstelijns-trajecten ten goede komt. Standaard zijn producten aanwezig conform de codelijst COD192 (ook wel bekend als '012' en prestatiecode 'paramedische hulp' (vrijgevestigde paramedici)). De (verouderde) CTG tarieflijst (ook wel bekend als 016) dient handmatig ingevoerd te worden. Daarnaast zijn prestaties als onderlinge afspraken tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars toe te voegen; de zogeheten bilaterale afspraken of '990'. Navigatie Ga naar Beheer > Instellingen > Zorglegitimatie en kies de legitimatie PEZ. Overzicht 1. Boven in beeld is op discipline te filteren zodat alleen overeenkomstige producten zichtbaar zijn. Pagina 7 / 43

8 2. In de tabel is (afhankelijk van de eventuele filtering) de volledige prestatiecodelijst te zien van alle producten. Door op een regel te klikken, zijn details te zien en is deze te (de-)activeren. Details eerstelijnsproduct 1. Activeer het product indien deze geleverd kan worden binnen de organisatie. 2. Op deze plek is te zien of en welke uursoorten aan dit product gekoppeld zijn. 3. Maak eventueel aanpassingen en klik op opslaan. Doe dit vervolgens voor alle benodigde producten. Pagina 8 / 43

9 Alle producten activeren Het is ook mogelijk om alle producten binnen een discipline ineens te activeren. Selecteer daarvoor boven in het overzichtscherm op de betreffende discipline (1) en klik vervolgens op alles activeren, danwel alles deactiveren (2). Handmatige producten toevoegen De producten waarmee bilaterale afspraken zijn gemaakt met de zorgverzekeraar of producten die onder de CTG-tarieflijst vallen, moeten handmatig toegevoegd worden. Klik rechtsonder op de knop Nieuw eerstelijnsproduct. Pagina 9 / 43

10 1. Selecteer of het product actief is. 2. Selecteer of het een bilaterale afspraak betreft, of een product volgens de (verouderde) NZA tarieflijst. 3. Geef de prestatiecode op. 4. Geef een beschrijving van het product op. 5. Selecteer de discipline. 6. Selecteer de eenheid waarin de zorg gedeclareerd wordt; meestal is dit kwartier of behandeling. 7. Selecteer de begindatum van dit product. 8. Selecteer (optioneel) de einddatum van dit product. 9. Selecteer of er ook direct een overeenkomstige uursoort gemaakt moet worden. Deze optie hoeft alleen gebruikt te worden indien er sprake is van een bilaterale afspraak (990). Sla tot slot de wijzigingen op. Nadat de producten geconfigureerd zijn, is het nodig om de uursoorten te configureren. Pagina 10 / 43

11 Uursoorten eerstelijnszorg configureren Een eerstelijnsuursoort representeert één behandeling die de behandelaar kan registreren. Bij de configuratie van de eerstelijns-uursoorten worden de afspraken over declaratie van producten vastgelegd. Op deze plek vindt dus de koppeling van producten met zorgverzekeraars plaats. De bron hiervoor zijn contractafspraken tussen zorgaanbieder en verzekeraar en dienen dus handmatig ingesteld te worden. Hierdoor hoeft de behandelaar geen rekening te houden met prestatiecodes. Navigatie Het beheer van de uursoorten is op twee wijzen te banaderen; via het uursoorten-menu of via het eerstelijns-productenmenu. Via uursoorten-menu Ga naar Beheer > Instellingen > Uursoorten en klik op het kopje "Paramedische eerstelijnsuursoorten". Via eerstelijns-productenmenu Ga naar Beheer > Instellingen > Zorglegitimatie > PEZ. Pagina 11 / 43

12 Overzicht Op deze pagina zijn allee eerstelijnsuursoorten zichtbaar. Net zoals bij de producten is te filteren op disciplines. Zodra geklikt wordt op een uursoort, is deze actief te maken en in te stellen aan welk product en welke verzekeraar(s) deze gekoppeld dienen te worden. Details van uursoort Het eerste gedeelte omvat de details van de uursoort. 1. Selecteer of de uursoort actief is. Alleen actieve uursoorten kunnen geregistreerd worden. Pagina 12 / 43

13 2. Selecteer de identificatiecode. Pas deze alleen aan in het geval het om een zelf ingevoerde uursoort gaat. Voor de overzichtelijkheid is het aan te bevelen om dit te beginnen met EZU (EerstelijnsZorgUursoort). Deze code moet uniek zijn. 3. De omschrijving is zichtbaar bij de registratie van de uursoort. 4. Selecteer binnen welke discipline de uursoort valt. 5. Vink aan indien deze uursoort door Ons Agenda als groepszorg-uursoort behandeld moet worden. (De geregistreerde tijd bij de cliënt wordt in geval van groepszorguursoorten niet gedeeld door het aantal cliënten. Dit gebeurt wel in het geval van een enkele registratie met meerdere cliënten met een standaard uursoort.) Sla tot slot de wijzigingen op. Declaratie-afspraken Het tweede gedeelte omvat de informatie van de declaratie-afspraken. Door te klikken op een regel is een bestaande declaratie-afspraak te wijzigen. Door te klikken op Nieuwe declaratieafspraak is een nieuwe toe te voegen. Pagina 13 / 43

14 In de linkerkolom is een of zijn meerdere producten te selecteren. In de rechterkolom is een of zijn meerdere verzekeraars te selecteren. De hier gekozen opties vormen een declaratie-afspraak. In dit voorbeeld geldt dus dat als de uursoort Extramurale ergotherapie met thuisbehandeling (EZU E+U) geregistreerd wordt, de producten 5000 en 5001 gedeclareerd worden bij verzekeraars Menzis en Anderzorg. Voor uursoorten waar geen declaratie-afspraken voor zijn gemaakt, geldt dat deze niet gedeclareerd worden en verschijnen op de uitvallijst. Klik tot slot op Aanpassen danwel Opslaan. De declaratieafspraak is toegevoegd. Het selecteren van meerdere producten of verzekeraars kan door de ctrl-knop ingedrukt te houden en de gewenste opties aan te klikken. Bij de uiteindelijke declaratie wordt aan de hand van de volgende twee gegevens bepaald welke producten van welke cliënt bij welke verzekeraar gedeclareerd worden: Op basis van de declaratie-afspraken van de (geregistreerde) uursoort. Op basis van de verzekeraar die bekend is bij de cliënt. Pagina 14 / 43

15 Medewerkerconfiguratie voor eerstelijnszorg Om ervoor te zorgen dat de medewerkers eerstelijnszorg kunnen vastleggen en registreren, dienen een aantal instellingen gedaan te worden. Deskundigheidsprofielen Om ervoor te zorgen dat de medewerker de voor hem/haar relevante uursoorten kan leveren, dienen de eerstelijns-uursoorten in het deskundigheidsprofiel te worden toegevoegd. Vervolgens dient het deskundigheidsprofiel aan de medewerker gekoppeld te zijn. Weekkaartprofielen Om het mogelijk te maken dat de medewerker de juiste uursoorten kan registreren, is het van belang om in de weekkaartprofielen de eerstelijns-uursoorten toe te voegen die de medewerker mag registreren. Bekijk daarvoor de volgende artikelen; Ons Agenda: Weekkaartprofiel configureren - Hier dient ingesteld te zijn dat directe uursoorten via Ons Agenda geregistreerd mogen worden. Weekkaartprofielen instellen - Hier dienen de uursoorten als directe uursoort toegevoegd te worden en dat uursoort weergegeven kan worden in io Me. Tot slot dient het weekkaartprofiel aan de medewerker gekoppeld te zijn. AGB-code De AGB-code van de behandelaar dient ingevuld te zijn. Deze is verplicht voor de declaratie. Daarnaast wordt op basis van de AGB-code van de persoon die een nieuw traject invoert, de discipline van het traject automatisch vooraf ingevuld. Bekijk hier hoe de AGB-code van de medewerker is in te voeren. Autorisatie Om ervoor te zorgen dat alleen de betreffende medewerkers eerstelijns-trajecten kunnen inzien danwel kunnen toevoegen/aanpassen/verwijderen, zijn rechten toegevoegd. Voeg deze rechten toe aan een rol die aan de medewerker is gekoppeld, of maak een nieuwe rol met daarin de gewenste rechten. Koppel tot slot de juiste rol(len) aan de betreffende medewerkers. Deze twee rechten zijn aanwezig: Eerstelijnstrajecten inzien Eerstelijnstrajecten beheren Pagina 15 / 43

16 Denk er aan dat (omdat de medewerker in Ons Agenda de uren registreert) de medewerker ook toegang heeft tot Ons Agenda. Pagina 16 / 43

17 Financiële configuratie voor eerstelijnszorg Om de eerstelijnstrajecten te kunnen declareren danwel factureren, dienen tarieven ingesteld te worden en dient een exportprofiel en een factuurprofiel geconfigureerd te worden. Tarieven Er zijn geen standaardtarieven vastgelegd, waardoor deze handmatig ingevoerd moeten worden. Ga hiervoor naar Beheer > Facturatie > Tarieven > PEZ. Tariefoverzicht Een overzicht met alle producten is te zien. Rechts in beeld zijn bijbehorende tarieven te zien. Door op de naam van het product te klikken zijn de tarieven aan te passen. Boven in beeld is ook te filteren op discipline. Pagina 17 / 43

18 Tarief aanpassen 1. Boven in beeld zijn eventueel bekende tarieven voor dit product zichtbaar. 2. Op deze plek is aan te geven voor wie het tarief dat ingevoerd wordt, geldt. Zodra ervoor gekozen wordt om een tarief voor één specifieke verzekeraar in te voeren, verschijnt een dropdown-menu waar de betreffende verzekeraar gekozen dient te worden. Alleen de verzekeraar die zijn ingevoerd als debiteur van het type zorgverzekeraar (in te stellen via Beheer > Facturatie > Debiteuren), worden hier getoond. 3. Kies hier op welk moment het tarief geldig is. Op deze manier kan omgegaan worden met tarieven die bijvoorbeeld jaarlijks opnieuw vastgesteld worden. 4. Kies hier het tarief en de eenheid waarover het tarief geldt. Zodra de zorgverzekeraar een tarief afspreekt van 95 euro per uur, kan dat hier op dezelfde wijze ingevoerd worden. Indien de declaratie in eenheden van bijvoorbeeld kwartieren gaat, wordt dat automatisch omgerekend. Sla tot slot de wijziging of invoer op. Het ingevoerde tarief is zichtbaar. Pagina 18 / 43

19 Declaratie De declaratie kan op twee manieren plaatsvinden: Via declaratiebestanden naar verzekeraars die via VeCoZo worden aangeboden. Via handmatige facturen naar cliënten. Het is van belang om beide opties te configureren. Waar de factuur naar toe gestuurd wordt, wordt namelijk bepaald bij de financiële afspraak die is op te geven bij het traject. Exportprofiel Ga naar Beheer > Export en voeg een nieuw exportprofiel toe. 1. Voer een naam in (zelf op te geven). 2. Selecteer het type PM Voer de begindatum van het exportprofiel in. 4. Klik op Opslaan. Zodra geklikt wordt op het zojuist aangemaakt exportprofiel, zijn aanvullende opties zichtbaar. Indien het exportprofiel geldt voor alle disciplines, hoeft er niks in aangepast te worden. Indien het wenselijk is dat het exportprofiel voor slechts één discipline geldt, dan is hierin wel een keuze te maken. In dat geval zullen alleen trajecten van overeenkomstige discipline geëxporteerd worden. Pagina 19 / 43

20 Handmatige facturatie Om de facturen voor cliënten te maken, dient een handmatig factuurprofiel aangemaakt te worden. De daarbij gekozen optie "te exporteren registraties" dient te zijn "eerstelijnszorg". Een filter kiezen is niet nodig. De andere opties dienen naar wens ingesteld te worden op de manier zoals geldt voor handmatige facturatie. Pagina 20 / 43

21 Filters voor eerstelijnszorg Het is mogelijk om in een nieuw uursoortgebaseerd filter de eerstelijns-uursoorten toe te voegen. Deze optie is met name bedoeld indien u de gegevens op wilt nemen in journaliseringsexports en rapportages of indien u een handmatige factuur wil verzenden. Voor de facturering van eerstelijnszorg (PM304) is geen apart filter nodig. Het is niet mogelijk om een bestaand filter van eerstelijnsuursoorten te voorzien. Filter maken Het filter is te maken zoals voor alle filters geldt. Zie de handleiding Filters instellen. Indien eerstelijnszorg in de applicatie is ingeschakeld, is bij stap 3 een extra keuze aanwezig. Door deze optie aan te vinken, worden alleen de actieve eerstelijns-uursoorten in het filter geplaatst. De op dat moment niet-actieve eerstelijnsuursoorten komen niet in het filter te staan. Zodra na het maken van het filter andere eerstelijns-uursoorten geactiveerd worden, komen deze automatisch in het filter te staan. Het filter blijft ook geldig. Omgaan met bestaande exports en filters Indien het wenselijk is dat bestaande exports die gebruik maken van uursoortgebaseerde filters ook de eerstelijns-uursoorten meenemen, dan zal een nieuw filter gemaakt moeten worden (geen kopie), daarbij dient bovenstaande instelling gemaakt te worden en dient in het exportprofiel het nieuwe filter geselecteerd te worden. Pagina 21 / 43

22 Keuze voor behandellocaties inschakelen of uitschakelen voor eerstelijnszorg Per eerstelijnstraject is de behandellocatie te selecteren. Er is ook in te stellen dat deze optie niet getoond wordt en dat altijd op basis van een vooraf ingestelde locatie en AGB-code, de declaratie plaats zal vinden. Dit artikel beschrijft hoe deze optie is in te schakelen. Het instellen vindt plaats via Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > Eerstelijnszorg instellingen. Indien het wenselijk is dat er geen keuze wordt getoond per traject, schakel dan de optie in en selecteer de behandellocatie. Alleen de locaties die een eigen AGB-code kennen, zijn in deze lijst zichtbaar. Klik tot slot op opslaan. Pagina 22 / 43

23 Eerstelijnstrajecten Pagina 23 / 43

24 Eerstelijnstraject: overzicht en toevoegen Navigeren Om nieuwe eerstelijnstrajecten te openen of om bestaande eerstelijnstrajecten in te zien, dien je te klikken op 'Eerstelijnstraject' in het tabblad 'Algemeen' onder het kopje Zorgtrajecten bij een cliënt. In het overzicht wordt een verkorte omschrijving weergegeven van de bestaande eerstelijnstrajecten. Zowel de actieve als de inactieve eerstelijnstrajecten worden weergegeven. Pagina 24 / 43

25 Nieuw eerstelijnstraject toevoegen Pagina 25 / 43

26 Klik op 'Nieuw eerstelijnstraject'. Vervolgens wordt bovenstaand scherm geopend: 1. Discipline: Selecteer hier de betreffende discipline. Er wordt een voorgeselecteerde keuze gemaakt aan de hand van de AGB-code van de medewerker. Stel dat een medewerker een AGB-code heeft beginnend met 04 (= zorgverlener Fysiotherapeuten), dan wordt de optie Fysiotherapie al geselecteerd. 2. Startdatum: Geef hier de startdatum op van de aanvang van de zorg. Veelal is dit de datum van de eerste behandeling. 3. Einddatum: Geef hier de einddatum op van de laatste behandeling. Indien deze nog niet bekend is, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. 4. Wanneer de hiervoor genoemde einddatum is ingevuld, verschijnt er een extra dropdownmenu waarin de 'Reden einde zorg' dient te worden opgegeven. 5. Zorgvraag: Geef hier een verkorte omschrijving van de behoefte van de patient aan ondersteuning door de zorgaanbieder. 6. Verwijsdiagnosecode: De diagnosecodesoort verschilt per discipline, maar is vastgelegd in de declaratiestandaard. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: - Verwijsdiagnosecode: Diagnosecode opgesteld door paramedicus in samenspraak met de verwijzer. - Paramedische diagnosecode: Diagnosecode opgesteld door paramedicus naar aanleiding van intake en onderzoek. In zijn algemeenheid geldt dat elke behandelaar een diagnosecode dient op te geven. 7. Behandellocatie: Selecteer hier de betreffende Behandellocatie. Dit dient de locatie (met AGB-code) te zijn waarmee afspraken (contracten) tussen de zorgorganisatie en zorgverzekering zijn vastgelegd omtrent de te declareren behandelingen. Klik hier voor de configuratie van de Behandellocatie. 8. Ongeval?: Hier kan je aangeven of de zorgvraag is ontstaan door een ongeval. Indien dit het geval is, dan is het verplicht om op te geven. Dit heeft er namelijk mee te maken of er aanspraak gedaan kan worden op bijvoorbeeld de autoverzekering. 9. Machtigingsnummer: Het kan voorkomen dat bepaalde zorgverzekeraars een machtigingsnummer vereisen. Indien een patiënt geholpen dient te worden aan een chronische aandoening, dien je als zorgorganisatie eerst een machtiging aan te vragen bij de zorgverzekeraar. Pas als de zorgverzekeraar dit goedkeurt, kan er gedeclareerd worden. In het contract met de zorgverzekeraar staat aangegeven of dit verplicht is of niet. 10. Opslaan Na het opslaan zullen de vensters 'Verwijzing', 'Financieel' en 'Behandelingen' toegankelijk worden. Pagina 26 / 43

27 Eerstelijnstraject: verwijzingen In veel gevallen is het noodzakelijk dat er een verwijzing komt. Een verwijzing wordt verkregen van de huisarts of een medisch specialist. Er kan een nieuwe verwijzing worden toegevoegd door op de knop te klikken (zie 1). Pagina 27 / 43

28 1. Verwijsdatum: De datum van verwijzing. Deze is belangrijk voor het declareren van de behandelingen. Verzekeraars kunnen eisen dat de start van de behandeling binnen drie maand na de verwijzing moet plaatsvinden. 2. Vervaldatum: Verwijzingen hebben een beperkte houdbaarheidsdatum waarvoor zij gebruikt kunnen worden om de zorg te declareren. Bij chronische zieken verschilt dat van een jaar tot oneindig lang. Standaard wordt de vervaldatum ingevuld van één jaar na de verwijsdatum. Deze is uiteraard zelf te wijzigen. 3. Vul de verwijzer in, zoals de huisarts of medisch specialist. Via het zoekveld is te typen; er wordt gezocht in de externe zorgleveranciers zoals deze in Ons Administratie aanwezig zijn. Door de verwijzer te selecteren worden automatisch de naam en AGB-code gevuld. Indien bij uitzondering de externe zorgleverancier nog niet aanwezig is, zijn de naam en AGB-code ook handmatig in te voeren. De AGBcode is een verplicht veld. 4. Discipline: Hier kan de functie van de verwijzer worden ingevuld, bijvoorbeeld huisarts of medisch specialist. Dit veld wordt afgeleid van de AGB-code en wordt gevuld zodra de pagina wordt opgeslagen. 5. Diagnose: Huisartsen geven veelal een omschrijving van de zorgvraag. Een medisch specialist kan een diagnosecode afgeven, wat vertaald kan worden door de behandelaar. 6. Opslaan De verwijzing is vervolgens opgeslagen. Indien een opgeslagen verwijzing gewijzigd of verwijderd dient te worden, dan kun je op de naam van de verwijzer te klikken. Vervolgens wordt de verwijzing weer geopend zodat gegevens kunnen worden aangepast. Pagina 28 / 43

29 Eerstelijnstraject: financiële afspraak Onder het tabblad Financieel kan er worden aangegeven hoe de geleverde zorg wordt gefinancierd. Hiervoor dient de knop 'Nieuwe debiteurregel' (zie 1). Pagina 29 / 43

30 Er zijn twee verschillende manieren voor financieren: Men kan de geleverde zorg declareren bij de zorgverzekeraar. Men kan de geleverde zorg factureren rechtstreeks aan de patiënt. 1. Het aantal dient hier te worden ingevuld. 2. De betreffende eenheid dient hier te worden geselecteerd. Er kan gekozen worden voor 'behandeling', 'kwartier', 'uur' of 'euro'. 3. Naar wie dient de debiteurregel te worden verzonden? Er kan gekozen worden voor 'verzekeraar', 'cliënt'(patiënt) of 'cliënt en informeer verzekeraar'. 4. Selecteer de datum waarbinnen de declaratie plaatsvindt. Op deze manier is met jaarovergangen om te gaan. Standaard worden de datums gevuld. Dit gebeurt op basis van de huidige datum. In het geval van chronische codes mag de einddatum leeg blijven. In vrijwel alle gevallen zal de begindatum 1 januari zijn of de datum in 2016 waarop de debiteurregel aangemaakt is, en de einddatum 31 december. 5. Selecteer de juiste indicatiecode. Deze optie is alleen van toepassing bij fysiotherapie en oefentherapie. Sla tot slot de invoer op. Pagina 30 / 43

31 De debiteurregel is vervolgens opgeslagen. Indien een opgeslagen debiteuregel gewijzigd of verwijderd dient te worden, dan kun je op de naam van het aantal en soort klikken. Vervolgens wordt de debiteurregel weer geopend zodat gegevens kunnen worden aangepast. Pagina 31 / 43

32 Eerstelijns-behandelingen registreren (met Ons Agenda) De eerstelijns-behandelingen dienen te worden geregistreerd via Ons Agenda. Het is belangrijk om hierbij het juiste uursoort te selecteren. Klik hier om te zien hoe er geregistreerd dient te worden via Ons Agenda. De in Ons Agenda ingediende behandeling verschijnt vervolgens onder de kop Behandelingen. De meest recente behandelingen worden getoond. Indien er meer dan 5 behandelingen zijn, zijn deze te zien door te bladeren. Bij behandelingen die in kwartieren geregistreerd worden (dieetadvisering en ergotherapie), wordt ook het aantal kwartieren getoond. Pagina 32 / 43

33 Behandeling ontkoppelen van het traject De situatie komt voor waarin behandelaren behandelingen registreren op een oud traject van een cliënt. Dit kan het geval zijn bij een veranderde zorgvraag. Hierdoor worden deze behandelingen niet op een juiste wijze gedeclareerd. Om deze reden bestaat functionaliteit waarmee applicatiebeheerders behandelingen kunnen ontkoppelen van een traject. Daardoor kan het traject (waarop de verkeerde behandelingen geregistreerd zijn) gesloten worden. Vervolgens dient een nieuw traject geopend te worden. De reeds aanwezige registraties worden in dat geval automatisch gekoppeld aan het nieuwe traject. Het ontkoppelen kan worden gedaan via het ontkoppel-icoon. Inzicht in verwijderde behandeling Indien een behandeling was geregistreerd (en daarvan een zorgregel aanwezig was), maar deze zorgregel vervolgens is verwijderd, dan is dat zichtbaar bij de behandelingen. Deze wordt in dat geval doorstreept getoond. Pagina 33 / 43

34 Eerstelijnstraject corrigeren nadat het is gesloten. Eerstelijnstraject corrigeren nadat het is gesloten maar nog niet gefactureerd. Eerstelijnstrajecten kun je na sluiting nog aanpassen. Op het moment dat je de tekst ziet 'Gesloten', dan kun je het traject nog aanpassen middels het wijzigingsicoon. Mocht je bijvoorbeeld nog debiteurregels/verwijzingen willen toevoegen, dan zou je de einddatum leeg kunnen maken. Eerstelijnstraject corrigeren nadat het is gefactureerd. Eerstelijnstrajecten kun je ook na facturatie nog aanpassen/corrigeren. Op het moment dat je de tekst ziet 'Gesloten' en je klikt op het wijzgingsicoob, dan kun je het traject aanpassen. Mocht je bijvoorbeeld nog debiteurregels/verwijzingen willen toevoegen, dan zou je de einddatum leeg kunnen maken. LET OP!! Omdat het traject al gefactureerd is en er achteraf een correctie plaatsvindt wordt het traject gecrediteerd en vervolgens met de aanpassingen/correcties weer gedebiteerd. Dit is normale werking. Pagina 34 / 43

35 Een voorbeeld: De verwijsdiagnosecode wordt aangepast, dan vindt een zogenaamde nulcorrectie plaats. Het credit- en debetbedrag zijn dan gelijk aan elkaar, maar de verwijsdiagnosecodes verschillen. Pagina 35 / 43

36 Declaratie en facturatie Pagina 36 / 43

37 Declareren en factureren van eerstelijnszorg Zodra de eerstelijnstrajecten zijn gemaakt, daarop registraties zijn gedaan, deze gefiatteerd zijn en de financiële configuratie is gedaan, kunnen de behandelingen gedeclareerd danwel gefactuurd worden. Declareren Kies om te declareren voor Start export bij de exportprofielen (Beheer > Export). Export starten Selecteer het tijdsvenster, of het een test- of productie-export betreft en wat de boekingsdatum is. Daarnaast is optioneel in te geven op welke datum/tijdstip de export gestart dient te worden, is Pagina 37 / 43

38 een optionele omschrijving op te geven en is het mogelijk om de export alleen voor specifieke debiteuren uit te voeren. Er wordt altijd aangeraden om eerst een testexport uit te voeren en deze te controleren, alvorens een productie-export uit te voeren. Let op: Indien voorbewerken is ingeschakeld, dient de voorbewerken-export eerst uitgevoerd te worden. Klik tot slot op Start export. Exportbestanden Zodra de export gereed is, zijn minimaal 2 bestanden zichtbaar: 1. PM304-exportbestanden (*.asc): Per verzekeraar (UZOVI-code) wordt één bestand gegenereerd. 2. Een Excel-rapportage zichtbaar met daarin leesbare inhoud van de exportbestanden. Controleer de uitvallijst in het Excel-bestand. Indien daar regels zichtbaar zijn, dan bevat de betreffende behandeling een fout. Corrigeer deze aan de hand van de melding en voer opnieuw een testexport uit. Het wordt aangeraden om pas een productie-export uit te voeren als de uitvallijst leeg is. Zodra de productie-export is uitgevoerd, dienen de PM304-exportbestanden (*.asc) gedownload te worden. Deze dienen vervolgens bij VeCoZo geüpload te worden. Let op: Indien is voorbewerkt, staan specifieke uitvalredenen in de Excelrapportage van de voorbewerken-export. Controleer deze dus eerst, pas eventuele fouten aan, voer de voorbewerken-export opnieuw uit en pas nadat er geen fouten aanwezig zijn, de eerstelijnszorg-export uitvoeren. Indien geen Excelrapportage beschikbaar is bij de voorbewerken-export, zullen er geen fouten aanwezig zijn. Pagina 38 / 43

39 PM305-retourbericht Zodra de PM304-bestanden zijn aangeleverd, worden PM305-retourbestanden door de verzekeraar gemaakt. Deze worden vervolgens via VeCoZo beschikbaar gesteld. Deze kunnen in de applicatie ingelezen worden onder Beheer > Berichten inlezen. Deze berichten bevatten informatie over de status van de declaratie. Deze is geheel goedgekeurd, afgekeurd, of deels goedgekeurd. Hiermee is het proces vergelijkbaar als bij de AW319/AW320. Via het factuuroverzicht (Beheer > Facturatie > Factuuroverzicht > PM304 eerstelijnszorg) is een overzicht van de declaraties per declaratieregel te zien. Omgaan met onvolledige vergoedingen Indien een regel is goedgekeurd, maar met een afwijkend bedrag, dan is dit per regel te zien. In dit voorbeeld is te zien dat bij cliënt B Atient de regel van 16,26 voor slechts 6,26 vergoed wordt. Door de regel aan te vinken en vervolgens op de knop "naar cliëntfactuur" te gaan, wordt het verschil (in dit geval 10,00) in het systeem aangegeven zodat deze bij de eerstvolgende handmatige facturatierun, aan de cliënt gefactureerd wordt. Het verschil kan ontstaan door bijvoorbeeld een verschil tussen het opgegeven tarief en het met de verzekeraar afgesproken tarief. Pagina 39 / 43

40 De geel gearceerde regel behoort tot dezelfde behandeling als de deels afgekeurde regel. In dit voorbeeld komt dit omdat product PEZ-5000 en PEZ-5001 gelijktijdig onder dezelfde behandeling gedeclareerd worden. Hierdoor zijn voor deze regel geen verdere acties nodig. Factureren met handmatig facturatieprofiel Om facturen naar cliënten te kunnen versturen, is het nodig om een handmatig factuurprofiel aan te maken. Bekijk het artikel: Factuurprofiel configureren. Het maken van een handmatig factuurprofiel werkt op dezelfde wijze. Kies als bron (te exporteren registraties) Eerstelijnszorg. Het selecteren van een filter is niet nodig. Mutaties Nadat de declaratie of factuur is gemaakt, en er worden wijzigingen gedaan in registraties van de betreffende periode, dan zullen deze mutaties als credit/debet worden behandeld. Om de mutaties te verwerken in de declaraties, is het nodig om te declareren met inbegrip van de oude periode. Alleen op die manier worden ook mutaties geëxporteerd. Pagina 40 / 43

41 Overzicht Pagina 41 / 43

42 Productierapportage van eerstelijnszorg Via de productierapportage eerstelijnszorg zijn details van eerstelijnszorg -behandeldingen en - declaraties inzichtelijk. Navigeren en uitvoeren Ga naar Rapporten > Cliënten > Eerstelijnszorgproductierapportage. Selecteer gegevens Selecteer het tijdvenster en van welke discipline de gegevens getoond moeten worden. Kies er tot slot voor om de gegevens in Excel of in CSV-formaat te exporteren. Uitleg van de tabbladen Er zijn vier tabbladen in het Excel-bestand aanwezig: 1. Voorblad met algemene informatie over de randvoorwaarden van de rapportage (datum/tijdstip/discipline). 2. Productie behandelingen: Overzicht van behandelingen die daadwerkelijk onderdeel zijn van de productie en mee zullen gaan in de declaratie. - Merk op dat elke behandeling die binnen de periode valt wordt getoond op 1 regel. - Daarnaast, indien een behandeling uit meerdere prestaties bestaat, zal voor elke prestratie het hele traject worden getoond op een regel. Voorbeeld: Zitting Pagina 42 / 43

43 egotherapie met uittoeslag 2 producten zitting ergo en uittoeslag. Er zal een regel komen voor zitting ergo en een regel voor de uittoeslag. 3. Ongekoppelde behandelingen: Behandelingen zonder eerstelijnstraject door een foutieve registratie of startdatum van een eerstelijnstraject. Hierdoor gaan die trajecten niet mee met de declaratie. De hierop aanwezige behandelingen dienen (zo snel als mogelijk) gekoppeld te worden, anders wordt hiervoor geen declaratie gemaakt. 4. Verwijderde behandelingen: Behandelingen die verwijderd zijn. De gegevens op de tabbladen spreken voor zich. Pagina 43 / 43