Jeugdzorg 2018: registratie en declaratie

Transcriptie

1 Jeugdzorg 2018: registratie en declaratie 1. Inleiding Per is een nieuwe declaratiesytematiek ingevoerd in de Jeugdzorg. De oude systematiek die gebaseerd is op registratie van behandelingen als bggz behandeltraject of sggz DBC is afgeschaft. In de nieuwe systematiek krijgt de zorgverlener een zorgtoewijzing voor een bepaalde hoeveelheid tijd (meestal minuten of uren), registreert de bestede tijd en declareert die periodiek bij de gemeente met inachtneming van het in de zorgtoewijzing vermelde maximum en de te gebruiken productcodes etc.. 2. Overgang naar Jeugdzorg Administratieve sluiting trajecten en DBC's Alle lopende DBC's en behandeltrajecten uit 2017 moeten afgesloten worden met einddatum Omdat het hier een administratieve sluiting betreft moet een speciale sluitreden gebruikt worden. Voor de bggz behandeltrajecten is dat: 40. JeugdGGZ: Afsluiten vanwege beëindiging traject systematiek Voor de sggz DBC's is dat 50. JeugdGGZ: Afsluiten vanwege beëindiging DBC systematiek Declaratie De administratief gesloten behandelingen kunnen de maanden daarna gedeclareerd worden. Gedurende 2018 is het ook nog mogelijk correcties te doen. Vanaf zal het niet meer mogelijk zijn om declaraties met behandeltrajecten of DBC's in te dienen Nieuwe zorgtoewijzing Voor lopende behandelingen zal de gemeente een nieuwe JW301 zorgtoewijzing toesturen. Hierin staat de vanaf te gebruiken productcode en andere benodigde details. De gemeente zal/kan u ook nader informeren over de lokaal te volgen werkwijze. We hopen dat er vanaf 2018 meer uniformiteit gaat komen in het registratie- en declaratiegedrag van de gemeenten... N.B. Ons hebben inmiddels alweer berichten bereikt van diverse afwijkingen op de landelijke afspraken die individuele gemeenten verzonnen hebben, inclusief dat men wil dat de zorgverleners op de oude manier blijven werken. Dat is echter niet mogelijk, alle gemeenten moeten overschakelen naar de nieuwe systematiek. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

2 3. Voorbereidingen 3.1. Vecozo: autorisatie om Jeugdwet activiteiten te mogen doen Voordat u kunt beginnen met Jeugdwet declaraties of berichten dient u hiervoor geautoriseerd te worden op uw persoonlijk certificaat en systeemcertificaat. Zie hiervoor de informatie op Zorgverlener AGB code Ga naar de gebruikersinstellingen, tabblad Jeugdzorg, en vul daar uw zorgverlener AGB code in alsmede uw beroepcode en nadere omschrijving Declaratie of factuur? In de JW303 declaratieberichten wordt aangetekend of het bericht als declaratie of als factuur wordt ingediend omdat sommige gemeenten dat verschil willen maken. Een declaratie is een verantwoording van een verrichte prestatie met daaraan verbonden tarief, hier zit administratietechnisch niet direct een betalingsverplichting aan voor de ontvangende partij. Een factuur is een rekening voor een verrichte prestatie waar wel een betalingsverplichting aan vast zit. Of u een JW303 als declaratie of als factuur moet indienen kan van gemeente tot gemeente verschillen en houdt verband met hoe de gemeentelijke administratie werkt. Wil een gemeente de JW303 als factuur ontvangen, dan moet u dat aantekenen bij deze gemeente in de module Gemeenten, tabblad Details. Zolang u daar niets specificeert zal een JW303 als declaratie worden ingediend Tarievenlijst In uw contract met de gemeente staat vermeld welke productcodes en tarieven gehanteerd moeten worden. Maak voor de door u te gebruiken productcodes tariefregels aan in de Tarievenlijst. Maak in de omschrijving duidelijk of het een tarief per minuut of per uur betreft. Tariefregels in de Tarievenlijst zijn nodig om losse actviteiten te kunnen declareren en om consulten in de agenda direct als declarabele items vast te kunnen leggen Ophalen en registreren zorgtoewijzingen Zorgtoewijzingen worden door de gemeente in de vorm van een JW301 toewijzingsbericht naar de zorgverlener gestuurd. Via de Navigatie keuzelijst kunt u naar de 'Jeugdwet berichten' gaan en daar op de knop DOWNLOADEN klikken om alle jeugdwet berichten op te halen die er voor u klaar staan. De verwerking van zorgtoewijzingen gaat als volgt: 1) Bij cliënten die reeds in het systeem aanwezig zijn en al actieve cliënt zijn blijft status=actief. 2) Bij cliënten die aanwezig zijn maar status=afgesloten hebben, wordt dit veranderd naar status=wachtlijst. 3) Voor cliënten waarvoor nog geen cliëntrecord aanwezig is, wordt een nieuwe cliënt aangemaakt met status=wachtlijst. U moet dus na elke berichtendownload de wachtlijst controleren op aanwezigheid van nieuwe cliënten. Bij cliënten in de wachtlijst moet u status=actief zetten om ze op te nemen in de lijst met actieve cliënten en de behandeling te kunnen administreren. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

3 In het JW301 toewijzingsbericht dat getoond wordt in het tabbad Kind vindt u alle informatie die u nodig hebt om de behandeling goed te registreren: Beschikkingsnummer, Toewijzingsnummer (vaak gelijk aan het beschikkingsnummer), Ingangsdatum toewijzing, Volume en Eenheid (b.v. volume=6000 en eenheid=minuut betekent dat er 6000 minuten zorg is toegewezen). Bij het verwerken van nieuwe zorgtoewijzingen worden deze gegevens als zoveel mogelijk gevuld. Het tarief moet u waarschijnlijk zelf invullen uit aparte informatie die u van de gemeente ontvangt m.b.t. producten en tarieven. Heeft u al een nieuwe zorgtoewijzing ontvangen, terwijl de zorg op de vorige toewijzing nog niet is afgerond, dan kunt u middels de knop NEEM OVER de gegevens van de oude toewijzing weer even laten invullen Registreren methode van factureren In tabblad Electr.Decl. van de cliëntgegevens moet ingevuld worden Facturering=Jeugdzorg JW303. Geen van de andere mogelijkheden zijn bruikbaar. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

4 4. Registratie van zorgactiviteiten 4.1. Consulten registreren als declarabele prestatie Bij consulten die via de agenda ingevoerd worden, kunt u direct het aantal minuten tijdschrijven invullen. Zorg, dat in het blok rechtsonder is ingevuld declarabel=ja en kies de te gebruiken productcode en tarief uit de tarievenlijst. Het aantal minuten tijdschrijven wordt in eerste instantie automatisch ingevuld als de duur van het consult plus 10 minuten administratietijd. Ook via het agenda invoerscherm kunnen consulten op deze manier als declarabele zorgactiviteit ingevoerd worden. Activiteiten die niet in de agenda terecht hoeven te komen, b.v. het schrijven van een brief of rapportage, kunnen vanuit het cliëntdossier ingevoerd worden via de knop NIEUW ITEM. Vul in het volgende scherm de benodigde gegevens in voor een declarabel item, weer gebruik makend van de passende tariefregel uit de tarievenlijst. Als de administratieve tijd niet uit komt boven het aantal minuten tijd dat u per consult daarvoor extra schrijft bovenop de contacttijd met de cliënt, hoeft u natuurlijk niet elke brief of andere administratieve handeling apart te registreren als declarabel item. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

5 Let op, dat alleen directe en indirecte cliëntgebonden tijd declarabel is. Dus consulten, schrijven van rapportage, electronisch contact zijn declarabele activiteiten, maar b.v. een stafoverleg niet. Ook no-shows zijn niet declarabel, maar kunt u desgewenst wel direct aan de cliënt factureren buiten deze systematiek om Tijdschrijven op consulten registreren als niet-declarabel item U kunt er bij het vastleggen van een consult ook voor kiezen, om wel de tijd te registreren, maar het consult zelf niet als declarabel item vast te leggen. U moet dan in het afspraakvenster aangeven declarabel=nee en u moet dan geen tariefregel selecteren. Bij een periodieke declaratieronde zal het programma al het tijdschrijven op de geregistreerde consulten/activiteiten bij elkaar optellen en er per cliënt één declaratie item van maken om in te dienen (zie 5.1.). Op welke manier u zorgactiviteiten vastlegt (dus als declarabel item of als niet-declarabel item) kan van uw persoonlijke voorkeur afhangen, maar het kan ook gedicteerd worden door de manier waarop de gemeente wil dat er gedeclareerd wordt. Bij een declaratie die in uren gedaan moet worden is het niet correct om consulten direct als declarabel vast te leggen, omdat urendeclaraties alleen met hele uren mogen gebeuren en u dan elk consult langer dan 30 minuten als een declaratie van 1 uur zou indienen. In die situatie is het beter om de activiteiten eerst als nietdeclarabele items vast te leggen met tijdschrijven in minuten, en dan periodiek door het programma het tijdschrijven te laten optellen waarbij het omgezet wordt in een aantal te declareren uren (zie 5.1.) Overzichten van jeugdzorg activiteiten Via Archief > JEUGDZORG ITEMS wordt een lijst getoond van alle activiteiten die in het kader van jeugdzorg behandelingen zijn vastgelegd. Let op: activiteiten die op een bggz traject of sggz DBC geschreven zijn worden hier niet getoond. Voor elke cliënt is er ook via het cliëntdossier > DOSSIER JZ een soortgelijk overzicht beschikbaar. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

6 5. Declaratie van zorgactiviteiten 5.1. Omzetten van tijdschrijven in declarabele items Via Archief > NIEUWE DECLARATIE of vanuit het cliëntdossier > DOSSIER JZ > NIEUWE NOTA komt u in het scherm 'Jeugdzorg (JW303) periodieke declaratie'. In het bovenste deel kunt u tijdschrijfitems om laten zetten in declarabele prestaties. Vul een gewenste periode in, uw praktijk AGB code en een gewenste prestatiedatum. Als prestatiedatum kunt u het beste de laatste dag van de declaratieperiode gebruiken. Klik daarna op OMZETTEN. U komt nu terug in het scherm 'Archief Jeugdzorg', waar per cliënt een declarabele prestatie is aangemaakt. Hierbij nog de volgende opmerkingen: - Het programma doet de nodige controles. Gegevens voor de declarabele prestatie worden uit de zorgtoewijzinggegevens gehaald zoals geregistreerd bij de cliënt, tabblad Kind. Ontbreken daar gegevens (zoals een productcode of een tarief), dan kan er geen declarabele prestatie worden aangemaakt. Er verschijnt een melding in beeld met naam en nummer van de betreffende cliënt, die dan verder wordt overgeslagen. Nadat de gegevens bij de cliënt zijn gecompleteerd kan de procedure opnieuw gedaan worden. - Tijdschrijven is altijd in minuten. Bij de omzetting in een declarabele prestatie houdt het programma rekening met de tijdseenheid waarin gedeclareerd moet worden (zoals geregistreerd bij de gegevens van de zorgtoewijzing in het tabblad Kind bij de cliënt). Staat daar als tijdseenheid 'Uur', dan wordt het totaal aantal minuten tijdschrijven omgezet in een aantal uren. Hierbij wordt een afronding gedaan op hele uren, want alleen hele uren kunnen volgens de declaratiestandaard gedeclareerd worden. - Het programma kan op dit moment alleen minuten en uren automatisch verwerken. Moet u declareren in een andere tijdseenheid, dan kunt u dat doen door per cliënt vanuit het cliëntdossier Jeugdzorg periodiek het tijdschrijven om te zetten en dan een los declarabel item aan te maken via de knop NIEUW ITEM, waarbij u de tjd in minuten moet omzetten naar de gewenste tijdseenheid. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

7 5.2. Indienen van declaraties Om een declaratieronde te starten drukt u in het scherm Archief Jeugdzorg op de knop NIEUWE DECLARATIE of in het dossierscherm Cliëntdossier Jeugdzorg op de knop NIEUWE NOTA. In het volgende scherm 'Jeugdzorg (JW303) periodieke declaratie' vult u in het onderste gedeelte de gewenste declaratieperiode in en andere benodigde gegevens. Klik daarna op VERZAMEL ITEMS om het programma te laten zoeken naar jeugdzorg actviteiten in de opgegeven periode die gedeclareerd kunnen worden. Deze worden getoond in een lijst. N.B.: De declaratieprocedure kunt u ook starten vanuit de Nota lijst door daar te klikken op de knop NIEUWE NOTA. In het volgende scherm vult u de gegevens in bij het blok 'Electronische declaraties' en vervolgens klikt u op JEUGDZORG JW303. In de lijst met items die klaarstaan om gedeclareerd te worden kunt u desgewenst nog items weglaten, vervolgens klikt u op FACTUREER ALLES. U kunt ook alleen de items aanvinken die u wilt declareren en dan op FACTUREER SELECTIE klikken. Het programma gaat daarna de lijst met te declareren activiteiten langs, doet controles en maakt voor elke gemeente een aparte declaratie aan met daarop alle clienten en activiteiten. De declaraties worden via Vecozo naar de betreffende gemeenten gestuurd. Ingediende declaraties worden getoond in de lijst met electronische declaraties Afhandeling van declaraties Retourinformatie ophalen voor de JW303 declaraties gaat net als voor andere electronische declaraties via de knop CHECK STATUS in de lijst met electronische declaraties. Bij afkeuring van een of meer declaratieregels kunt u de afgekeurde regels wissen van de declaratie, corrigeren en opnieuw declareren. Wanneer u een goedgekeurde declaratieregel wilt terugbetalen, b.v. omdat deze dubbel gedeclareerd was, klikt u in de declaratie op de knop CREDIT. De creditering wordt dan aangemaakt en direct ingediend. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

8 N.B. door incorrect gebruik van retourcodes kan het voorkomen, dat een declaratie de status heeft 'Retour met fouten', terwijl er geen inhoudelijke fouten gemeld worden. Let altijd op het toegekende bedrag, als dat gelijk is aan het declaratiebedrag hoeft u geen actie te ondernemen. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

9 6. Registreren en declareren van andere tijdseenheden dan minuten 6.1. Zorgtoewijzing in uren, declareren in minuten Ziet u in de JW301 zorgtoewijzing geen toewijzing van een aantal minuten, maar een andere tijdseenheid b.v. uren, dan kan het nog steeds zijn, dat u wel kunt declareren in minuten. Informeer bij de gemeente of dat zo is (of probeer het gewoon). U kunt dan de hierboven beschreven procedure blijven volgen. Zet dan wel bij de zorgtoewijzingsgegevens in het tabblad Kind de tijdseenheid op Minuut i.p.v. Uur, anders zal het programma nog steeds uren gaan declareren Zorgtoewijzing in uren, declareren in uren Heeft u een zorgtoewijzing gekregen in uren en moet u ook in uren declareren, dan kunt u de werkwijze hanteren zoals beschreven in 4.2., d.w.z. tijdschrijven in minuten registreren per consult als niet-declarabel item en periodiek door het programma laten omzetten naar een declarabele prestatie in uren Andere tijdseenheden: handmatig vastleggen declarabele prestatie Het programma kan alleen geautomatiseerd omzetten en declareren in minuten en uren. Andere tijdseenheden (b.v. etmaal, week) kunnen wel gedeclareerd worden, maar hierbij moet de declarabele prestatie handmatig vastgelegd worden. Bij het registreren van consulten in de agenda vult u nog steeds het tijdschrijven in in minuten, maar let op dat u invult declarabel=nee en ook geen tariefregel selecteren. Vastleggen van een declarabele prestatie kunt u dan b.v. doen door vanuit het cliëntdossier JZ (waar u een overzicht heeft van de verrichtingen) via de knop NIEUW ITEM een declarabele prestatie vast te leggen en desgewenst direct in te dienen als JW303 declaratie. Hiervoor moet een passende tariefregel aanwezig zijn in de Tarievenlijst. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ

10 7. Verzenden van berichten: JW315 (aanvraag toewijzing zorg), JW305 (start zorg), JW307 (einde zorg) In het tabblad Kind kiest u bij 'Kies een actie' het gewenste type bericht om aan te maken. - Afhankelijk van uw keuze wordt een scherm getoond waarin u gegevens kunt aanvullen. - Klik daarna op MAAK BERICHT om het bericht aan te maken en te versturen. - Een succesvol ingediend bericht wordt in het berichtenoverzicht getoond. - Kan het bericht niet ingediend worden bij Vecozo, dan wordt de reden daarvan getoond in een foutmelding. Het bericht moet daarna opnieuw worden aangemaakt. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ