Invulinstructie berichtenverkeer

Transcriptie

1 Invulinstructie berichtenverkeer Invulinstructie Excelformat bericht JW301 Het bericht JW301 in Excel heeft verschillende velden die ingevuld moeten worden wanneer de gemeente een zorgopdracht verstrekt aan een zorgaanbieder. Hieronder volgt een instructie over hoe precies het Excelformat in te vullen. Algemeen: Elk bericht is voor één cliënt, (één BSN) bedoeld. Als één gezin uit meerdere cliënten bestaat moeten meerdere opdrachten worden aangemaakt. Bijvoorbeeld: in een gezin zijn drie kinderen die hulp nodig hebben. Per kind (dus per BSN) wordt dan een zorgopdracht ingevuld. In het standaardberichtenverkeer is er sprake van een beschikking en niet van een zorgopdracht. Hiermee wordt wel hetzelfde bedoeld. In de Excelberichten is de term beschikking tussen haakjes opgenomen. Dit is niet hetzelfde als de beschikking die naar de cliënt wordt gestuurd. Cel BSN (cliënt) Geboortedatum Geslachtsnaam (incl. voorvoegsels Voorletter(s) Voornaam (-namen) Geheim adres en/of plaatsing Omschrijving Het BSN van de betreffende cliënt. Er kan maar één nummer ingevoerd worden dat bestaat uit 9 cijfers, aan elkaar, zonder spaties of Elke cliënt heeft een aparte zorgopdracht. Datum waarop de cliënt geboren is. Te gebruiken format: JJJJMMDD (jaar, maand, dag), in te vullen zonder spaties of koppeltekens. De achternaam van de cliënt inclusief tussenvoegsels en voorvoegsels De verzameling van letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen van een persoon. Voornaam cliënt Hierbij gaat het er om of het adres van de cliënt geheim is, in verband met privacy en/of de plaatsing van de cliënt geheim is, in verband met veiligheid (bijvoorbeeld in geval van Blijf van mijn lijfhuizen). In het bericht staat een pull down menu waarbij er keuze is uit verschillende opties. Het adres wordt hier niet weergegeven. Gemeentecode (opdrachtgevende gemeente) Overdracht van deze cliëntgegevens aan derden moet uiterst zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat de cliënten traceerbaar zijn, wat grote gevolgen kan hebben voor de veiligheid van deze cliënten. Identificatie van een gemeente. Elke gemeente heeft een unieke code waaronder zij bekend is bij het Rijk. De gemeente die de opdracht geeft vult hier haar code in. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. Is check woonplaatsbeginsel. 1

2 (beschikking) jeugd- en opvoedhulp (beschikking) AWBZ (beschikking) AWBZ detail (beschikking) GGZ basis (beschikking) GGZ specialistisch (beschikking) Dyslexie (beschikking) Kindergeneeskunde Indicatieve duur van zorg Indicatieve omvang zorg Code omvang zorg Afgiftedatum zorgopdracht (beschikking) Aanbieder (naam) Aanbieder (AGB code) Aanbieder (adres) Verwijzer (gemeente/huisarts/ kinderrechter, etc.) Opdrachtnummer (beschikkingsnummer) De volgende rubrieken geven aan welk soort hulp er gezocht wordt bij de zorgaanbieder. Er is een pull down menu waaruit de juiste categorie zorg gekozen kan worden. Categorie zorg Categorie zorg. Product. Deze cel is niet verplicht maar wel wenselijk. Hoe meer detail bekend is, des te beter zorgkosten in beeld kunnen worden gebracht Categorie zorg Categorie zorg Categorie zorg Categorie zorg Opgave van de verwachte duur van de zorg. Dit veld is vrij in te vullen en geeft een indicatie van de doorlooptijd (weken, maanden, jaren) vanaf de datum start zorg. Als deze cel leeg blijft, blijft de opdracht geldig totdat de gemeente hem intrekt. Advies: als niet duidelijk is tot wanneer de zorg zal lopen kan hier als einddatum de dag van de 18 e verjaardag van de cliënt ingevuld worden. Hoeveelheid benodigde zorg in een week. Er is een pull down menu met de verschillende klassen zorg. In dit menu is ook de optie afwijkend, zie toelichting. Deze optie wordt gebruikt als de omvang niet in de andere keuzes past. In de toelichting onderaan het formulier kan vervolgens opgegeven worden welke omvang er verwacht wordt. De bijbehorende code van de omvang zorg. Wanneer de indicatieve omvang zorg wordt ingevuld verschijnt automatisch in dit veld de bijbehorende code. Datum waarop de gemeente de zorgopdracht afgeeft. Te gebruiken format: JJJJMMDD (jaar, maand, dag), in te vullen zonder spaties of koppeltekens Naam van de aanbieder. Dit kan in principe alleen een aanbieder zijn waarmee de inkooporganisatie een contract heeft afgesloten, zie hiervoor de producten/tarievenlijst. Unieke code per zorgaanbieder. AGB-codes zijn op te zoeken via de site Adres van de aanbieder. Te gebruiken format: straatnaam, huisnummer, postcode (1234AB), plaatsnaam. De gemeente is in principe de toegangspoort waar beslist wordt of een kind in zorg genomen wordt. Echter, er zijn ook andere partijen die naar zorg kunnen verwijzen. Identificerend nummer van de opdracht om ondersteuning te leveren zoals vastgesteld door de gemeente. 2

3 Afgestemd met de lokale structuur? Reden intrekken opdracht (beschikking) Beoogd doel/resultaat in te zetten zorg. Toelichting keuze zorgaanbieder en/of zorgopdracht. Elke zorgopdracht heeft dus een unieke opdrachtcode welke bestaat uit 9 cijfers. Dit opdrachtnummer zorgt er voor dat de opdracht bij iedereen op dezelfde manier bekend is. Per product/prestatiecode wordt 1 opdrachtnummer toegekend. Is de cliënt besproken en bekend binnen de toegangsorganisatie van de gemeente? In het pull down menu kan de keuze aangeklikt worden. Dit is belangrijk voor de zorgaanbieders om te weten, maar ook voor de toegang van de gemeente, omdat zij immers de regisseur is. In tekst is hier een korte toelichting te geven wat de reden is van intrekking van de opdracht. In tekst is hier een korte toelichting te geven wat er met de opdracht bereikt moet worden. In tekst is hier een korte toelichting te geven op de keuze voor de zorgaanbieder en/of de zorgopdracht. 3

4 Invulinstructie Excelformat bericht JW305 Het bericht JW305 Aanvang Jeugdhulp in Excel heeft verschillende velden die ingevuld moeten worden wanneer de zorgaanbieder start met zorg. De opdracht wordt verzonden aan de desbetreffende gemeente en aan de inkooporganisatie. Hieronder volgt een instructie over hoe precies het Excelformat in te vullen. (De grijze cellen zijn identiek aan de JW301) Cel BSN (cliënt) Geboortedatum Geslachtsnaam (incl. voorvoegsels Voorletter(s) Voornaam (-namen) Geheim adres en/of plaatsing Omschrijving Het BSN van de betreffende cliënt. Er kan maar één nummer ingevoerd worden dat bestaat uit 9 cijfers, aan elkaar, zonder spaties of Elke cliënt heeft een aparte zorgopdracht. Datum waarop de cliënt geboren is. Te gebruiken format: JJJJMMDD (jaar, maand, dag), in te vullen zonder spaties of koppeltekens. De achternaam van de cliënt inclusief tussenvoegsels en voorvoegsels De verzameling van letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen van een persoon. Voornaam cliënt Hierbij gaat het er om of het adres van de cliënt geheim is, in verband met privacy en/of de plaatsing van de cliënt geheim is, in verband met veiligheid (bijvoorbeeld in geval van Blijf van mijn lijfhuizen). In het bericht staat een pull down menu waarbij er keuze is uit verschillende opties. Het adres wordt hier niet weergegeven. Gemeentecode (opdrachtgevende gemeente) Gemeente (volgens woonplaatsbeginsel) Datum bericht Aanbieder (naam) Aanbieder (AGB code) Aanbieder (adres) Verwijzer (gemeente/huisarts/ kinderrechter, etc.) Overdracht van deze cliëntgegevens aan derden moet uiterst zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat de cliënten traceerbaar zijn, wat grote gevolgen kan hebben voor de veiligheid van deze cliënten. Identificatie van een gemeente. Elke gemeente heeft een unieke code waaronder zij bekend is bij het Rijk. De gemeente die de opdracht geeft vult hier haar code in. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. De naam van de gemeente waaronder het kind volgens het woonplaatsbeginsel valt. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. Deze komt overeen met de opdrachtgevende gemeente. Datum waarop bericht aanvang zorg is verstuurd. Naam van de aanbieder. Dit kan in principe alleen een aanbieder zijn waarmee de inkooporganisatie een contract heeft afgesloten, zie hiervoor de producten/tarievenlijst. Unieke code per zorgaanbieder. Hierbij noteert u alle cijfers achter elkaar, zonder De gemeente is in principe de toegangspoort waar beslist wordt of een kind in zorg genomen wordt. Echter, er zijn ook andere partijen die naar zorg kunnen verwijzen. 4

5 Opdrachtnummer (beschikkingsnummer) Afgestemd met de lokale structuur? Product (GGZ, AWBZ of provinciaal) Eenheid Frequentie Indicatieve duur van zorg Indicatieve omvang van zorg Code omvang van zorg Prestatiecode Datum start zorg Toelichting bij start zorg door zorgaanbieder Het opdrachtnummer dat door de gemeente in het JW301 bericht is toegekend. Is de cliënt besproken en bekend binnen de toegangsorganisatie van de gemeente? In het pull down menu kan de keuze aangeklikt worden. Dit is belangrijk voor de zorgaanbieders om te weten, maar ook voor de toegang van de gemeente, omdat zij immers de regisseur is. Product dat geleverd wordt. Via het pull down menu kan het juiste product geselecteerd worden. Eenheid waarin het product verrekend wordt. Via een pull down menu is de juiste eenheid te kiezen. De frequentie waarin de zorg plaatsvindt. Via een pull down menu is de juiste frequentie te kiezen. Opgave van de verwachte duur van de zorg. Dit veld is vrij in te vullen en geeft een indicatie van de doorlooptijd (weken, maanden, jaren) vanaf de datum start zorg. Als deze cel leeg blijft, blijft de opdracht geldig totdat de gemeente hem intrekt. Advies: als niet duidelijk is tot wanneer de zorg zal lopen kan hier als einddatum de dag van de 18 e verjaardag van de cliënt ingevuld worden. De indicatieve omvang van zorg in uren per week. Via het pull down menu is de juiste omvang te kiezen. Wordt automatisch gevuld wanneer de indicatieve omvang gekozen wordt. Wordt automatisch gevuld wanneer het product is geselecteerd. Datum waarop de zorg is gestart. In tekst is hier een korte toelichting te geven door de zorgaanbieder. Invulinstructie Excelformat bericht JW307 Het bericht JW307 Aanvang Jeugdhulp in Excel heeft verschillende velden die ingevuld moeten worden wanneer de zorgaanbieder de zorg heeft beëindigd. De opdracht wordt verzonden aan de desbetreffende gemeente en aan de inkooporganisatie. Hieronder volgt een instructie over hoe precies het Excelformat in te vullen. (De grijze cellen zijn identiek aan de JW301 en JW305) Cel BSN (cliënt) Geboortedatum Geslachtsnaam (incl. voorvoegsels Voorletter(s) Voornaam (-namen) Omschrijving Het BSN van de betreffende cliënt. Er kan maar één nummer ingevoerd worden dat bestaat uit 9 cijfers, aan elkaar, zonder spaties of Elke cliënt heeft een aparte zorgopdracht. Datum waarop de cliënt geboren is. Te gebruiken format: JJJJMMDD (jaar, maand, dag), in te vullen zonder spaties of koppeltekens. De achternaam van de cliënt inclusief tussenvoegsels en voorvoegsels De verzameling van letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen van een persoon. Voornaam cliënt 5

6 Geheim adres en/of plaatsing Hierbij gaat het er om of het adres van de cliënt geheim is, in verband met privacy en/of de plaatsing van de cliënt geheim is, in verband met veiligheid (bijvoorbeeld in geval van Blijf van mijn lijfhuizen). In het bericht staat een pull down menu waarbij er keuze is uit verschillende opties. Het adres wordt hier niet weergegeven. Gemeentecode (opdrachtgevende gemeente) Gemeente (volgens woonplaatsbeginsel) Datum bericht Aanbieder (naam) Aanbieder (AGB code) Aanbieder (adres) Verwijzer (gemeente/huisarts/ kinderrechter, etc.) Opdrachtnummer (beschikkingsnummer) Afgestemd met de lokale structuur? Product (GGZ*, AWBZ of provinciaal) Eenheid Prestatiecode Datum einde zorg Toelichting bij start zorg door zorgaanbieder Overdracht van deze cliëntgegevens aan derden moet uiterst zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat de cliënten traceerbaar zijn, wat grote gevolgen kan hebben voor de veiligheid van deze cliënten. Identificatie van een gemeente. Elke gemeente heeft een unieke code waaronder zij bekend is bij het Rijk. De gemeente die de opdracht geeft vult hier haar code in. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. De naam van de gemeente waaronder het kind volgens het woonplaatsbeginsel valt. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. Deze komt overeen met de opdrachtgevende gemeente. Datum waarop bericht einde zorg is verstuurd. Naam van de aanbieder. Dit kan in principe alleen een aanbieder zijn waarmee de inkooporganisatie een contract heeft afgesloten, zie hiervoor de producten/tarievenlijst. Unieke code per zorgaanbieder. Hierbij noteert u alle cijfers achter elkaar, zonder De gemeente is in principe de toegangspoort waar beslist wordt of een kind in zorg genomen wordt. Echter, er zijn ook andere partijen die naar zorg kunnen verwijzen. Het opdrachtnummer dat door de gemeente in het JW301 bericht is toegekend. Is de cliënt besproken en bekend binnen de toegangsorganisatie van de gemeente? In het pull down menu kan de keuze aangeklikt worden. Dit is belangrijk voor de zorgaanbieders om te weten, maar ook voor de toegang van de gemeente, omdat zij immers de regisseur is. Product dat geleverd is. Via het pull down menu kan het juiste product geselecteerd worden. *Voor GGZ is de mogelijkheid om maximaal 3 verschillende producten in te voeren Eenheid waarin het product verrekend wordt. Via een pull down menu is de juiste eenheid te kiezen. Voor (voormalig) AWBZ en Provinciaal. Wordt automatisch gevuld wanneer het product is geselecteerd. Datum waarop de zorg is geëindigd. In tekst is hier een korte toelichting te geven door de zorgaanbieder. 6

7 Invulinstructie Excelformat bericht declaratie jeugdhulp (JW 303) Het Excelbericht JW303 Declaratie jeugdhulp is een format dat tijdelijk gebruikt wordt, zolang het systeem Vecozo/GGK nog niet goed ingeregeld is bij de Zeeuwse gemeenten, inkooporganisatie en zorgaanbieders. Het bestand heeft verschillende velden die ingevuld moeten worden wanneer u wilt declareren bij de inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland. Het bericht is bedoeld voor de declaratie van alle zorg, behalve ggz. U kunt dit bestand naar ons opsturen, samen met een factuur (op naam gesteld van de inkooporganisatie) waarop in ieder geval staat wie u bent, wat het totaal bedrag is dat u in rekening brengt, uw bankrekeninggegevens en een kenmerk waaronder wij het geld kunnen overmaken. De declaratie wordt uiterlijk aan het eind van de daaropvolgende maand naar de inkooporganisatie verstuurd. Hieronder volgt een instructie over hoe precies het Excelformat in te vullen. Cel BSN (cliënt) Gemeentecode (opdrachtgevende gemeente) Gemeente (volgens woonplaatsbeginsel) Verwijzer (gemeente/huisarts/ kinderrechter, etc.) Opdrachtnummer Aanbieder (naam) Aanbieder (AGB code) Begindatum declaratie Einddatum declaratie Product Eenheid Omschrijving Het BSN van de betreffende cliënt, dat bestaat uit 9 cijfers, aan elkaar, zonder spaties of Identificatie van de gemeente de opdracht tot zorg heeft gegeven. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. De naam van de gemeente waaronder het kind volgens het woonplaatsbeginsel valt. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. Deze komt overeen met de opdrachtgevende gemeente. De gemeente is in principe de toegangspoort waar beslist wordt of een kind in zorg genomen wordt. Echter, er zijn ook andere partijen die zorg kunnen toewijzen. Hier moet aangegeven worden wie de toegang heeft verleend. Identificerend nummer van de opdracht om ondersteuning te leveren zoals vastgesteld door de gemeente. Elke zorgopdracht heeft dus een unieke opdrachtcode. Dit opdrachtnummer zorgt er voor dat de opdracht bij iedereen op dezelfde manier bekend is. Dit nummer stond als het goed is aangegeven in de betreffende zorgopdracht. Indien dit niet het geval is, dient contact te worden opgenomen met de opdrachtgevende gemeente. Naam van de aanbieder. Dit kan in principe alleen een aanbieder zijn waarmee de inkooporganisatie een contract heeft afgesloten, zie hiervoor de producten/tarievenlijst. Unieke code per zorgaanbieder. Hierbij noteert u alle cijfers achter elkaar, zonder Begindatum van de periode die gedeclareerd wordt. Einddatum van de periode die gedeclareerd wordt. Product dat geleverd is. Via het pull down menu kan het juiste product geselecteerd worden. Eenheid waarin het product verrekend wordt. Via een pull down menu is de juiste eenheid te kiezen. 7

8 Prestatiecode Tarief Aantal Declaratiebedrag Credit/Debet De code waaronder het gekozen product bekend is. De cel wordt automatisch gevuld wanneer er een product in de eerdere cel is gekozen. Hiervoor is geen aanvullende actie vereist. Tarief van het product volgens de afgesproken tarievenlijst. Deze is in te vullen door de aanbieder conform afspraken maar wordt gecontroleerd op juistheid door de inkooporganisatie. Aantal geleverde eenheden in de aangegeven periode (tussen begin- en einddatum declaratie). Totaal bedrag van deze regel in de declaratie (tarief maal aantal). Worden er kosten in rekening gebracht (debet) of krijgt de inkooporganisatie een bedrag (terug) (credit). 8

9 Invulinstructie Excelformat bericht declaratie jeugdhulp (JW 321) Het Excelbericht JW321 Declaratie jeugdhulp is een format dat tijdelijk gebruikt wordt, zolang het systeem Vecozo/GGK nog niet goed ingeregeld is bij de Zeeuwse gemeenten, inkooporganisatie en zorgaanbieders. Het bestand heeft verschillende velden die ingevuld moeten worden wanneer u wilt declareren bij de inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland. Het bericht is bedoeld voor de declaratie van ggz, voor trajecten die afgerond zijn. U kunt dit bestand naar ons opsturen, samen met een factuur (op naam gesteld van de inkooporganisatie) waarop in ieder geval staat wie u bent, wat het totaal bedrag is dat u in rekening brengt, uw bankrekeninggegevens en een kenmerk waaronder wij het geld kunnen overmaken. De declaratie wordt uiterlijk twee weken na het laatste behandelmoment naar de inkooporganisatie verstuurd. Hieronder volgt een instructie over hoe precies het Excelformat in te vullen. Cel BSN (cliënt) Gemeentecode (opdrachtgevende gemeente) Gemeente (volgens woonplaatsbeginsel) Verwijzer (gemeente/huisarts/ kinderrechter, etc.) Opdrachtnummer Aanbieder (naam) Aanbieder (AGB code) Begindatum declaratie Einddatum declaratie Zorg loopt door? Product Omschrijving Het BSN van de betreffende cliënt, dat bestaat uit 9 cijfers, aan elkaar, zonder spaties of Identificatie van de gemeente de opdracht tot zorg heeft gegeven. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. De naam van de gemeente waaronder het kind volgens het woonplaatsbeginsel valt. In het bericht staat een pull down menu waaruit de juiste gemeente geselecteerd kan worden. Deze komt overeen met de opdrachtgevende gemeente. De gemeente is in principe de toegangspoort waar beslist wordt of een kind in zorg genomen wordt. Echter, er zijn ook andere partijen die naar zorg kunnen verwijzen. Identificerend nummer van de opdracht om ondersteuning te leveren zoals vastgesteld door de gemeente. Elke zorgopdracht heeft dus een unieke opdrachtcode. Dit opdrachtnummer zorgt er voor dat de opdracht bij iedereen op dezelfde manier bekend is. Dit nummer stond als het goed is aangegeven in de betreffende zorgopdracht. Indien dit niet het geval is, dient contact te worden opgenomen met de opdrachtgevende gemeente. Naam van de aanbieder. Dit kan in principe alleen een aanbieder zijn waarmee de inkooporganisatie een contract heeft afgesloten, zie hiervoor de producten/tarievenlijst. Unieke code per zorgaanbieder. Hierbij noteert u alle cijfers achter elkaar, zonder Begindatum van de periode die gedeclareerd wordt. Einddatum van de periode die gedeclareerd wordt. Ja/Nee. Bij afsluiting DBC kan worden gedeclareerd. Dit hoeft niet te betekenen dat de jeugdhulp eindigt. Er kan sprake zijn van een vervolg DBC. Product dat geleverd is. Via het pull down menu kan het juiste product geselecteerd worden. 9

10 Eenheid Prestatiecode Tarief Aantal eenheden Registratie minuten Declaratiebedrag Credit/Debet Eenheid waarin het product verrekend wordt. Via een pull down menu is de juiste eenheid te kiezen. De code waaronder het gekozen product bekend is. De cel wordt automatisch gevuld wanneer er een product in de eerdere cel is gekozen. Hiervoor is geen aanvullende actie vereist. Tarief van het product volgens de afgesproken tarievenlijst. Deze is in te vullen door de aanbieder conform afspraken maar wordt gecontroleerd op juistheid door de inkooporganisatie. Aantal geleverde eenheden in de aangegeven periode (tussen begin- en einddatum declaratie). Aantal daadwerkelijke minuten die geleverd zijn in betreffende DBC. Totaal bedrag van deze regel in de declaratie (tarief maal aantal). Worden er kosten in rekening gebracht (debet) of krijgt de inkooporganisatie een bedrag (terug) (credit). 10