Handleiding: Declaratie (303 bericht) indienen met Excel bestand

Transcriptie

1 Handleiding: Declaratie (303 bericht) indienen met Excel bestand Met de ZilliZ berichtenapp kun je Wet maatschappelijk ondersteuning (wmo) en Jeugdwet (jw) declaraties indienen bij gemeentes. Je kan op twee manieren een declaratie (303 bericht) indienen: Met de menu optie Nieuwe Aanmaken Met de menu optie Bulk van Excel bestand In deze handleiding wordt alleen declareren met Bulk van Excel bestand uitgelegd: Dit instructieblad is geschreven voor zorgaanbieders die nog nooit een declaratie hebben ingediend via de ZilliZ berichtenapp of niet gewend zijn om te werken met Excel. In dit instructieblad wordt stap voor stap vermeld hoe een declaratie op de juiste wijze kan worden ingediend. Dit berichtenverkeer moet precies voldoen aan de regels van de istandaarden ( Wanneer je de onderstaande instructie stap voor stap volgt, voldoet je 303 bericht aan deze regels en kun je onnodige afkeur door veelvoorkomende misverstanden voorkomen. De drie stappen waarmee je een declaratie aanmaakt en verzendt, worden in dit instructieblad deze instructie worden toegelicht: Stap 1. Excel bestand downloaden Stap 2. Excel bestand invullen Stap 3. Excel bestand importeren. 1

2 Stap 1. Excel bestand downloaden Klik hier of typ in de adresbalk van je browser in. Log in met je adres en wachtwoord: Kies links in het menu voor Bulk van Excel bestand : 2

3 Klik op de link om het juiste Excel bestand te downloaden. Klik op Voorbeeld Excel JW Downloaden voor Jeugdwet declaraties en klik op Voorbeeld Excel WMO Downloaden voor Wet Maatschappelijke ondersteuning declaraties: Open het gedownloade Excel bestand en vul deze in volgens de instructies in het volgende hoofdstuk: Stap 2. Excel bestand invullen. Let op: gebruik voor iedere gemeente een apart Excel bestand! Stap 2. Excel bestand invullen Opmerkingen: De invulinstructie voor het Jeugdhulp en Wmo Excel bestand zijn hetzelfde. Overal waar in onze voorbeelden jeugdhulp staat, kun je ook Wmo lezen. Het voorbeeld Excel bestand bevat voorbeeld gegevens, deze kun je verwijderen voordat het Excel bestand gaat invullen Het Excel bestand bestaat uit drie tabbladen: Algemene gegevens zie invulinstructies in stap 2.1 Gegevensblad zie invulinstructies in stap 2.2 Tabellen Vertaaltabel voor codes op Gegevensblad Stap 2.1 Tabblad Algemene gegevens invullen: Ga naar het tabblad Algemene Gegevens onderaan de Excel sheet (zie screenshot hieronder). 3

4 Volg de invulinstructies in de onderstaande tabel. Veld: Gemeentecode: Jeugdhulp aanbieder: Invulinstructie: Vul de 4-cijferige gemeentecode in (zie lijst gemeentecodes van het CBS) Vul je 8-cijferige praktijk AGB-code in De gemeente bepaalt of je maandelijkse of vier-wekelijkse periode moet aanhouden. (Indien je dit niet weet, vraag dit dan na bij de gemeente) In onderstaande voorbeelden nemen we aan dat je met maandelijkse periode moet declareren. Begindatum declaratieperiode: Einddatum declaratieperiode: Declaratienummer declarant: BWT-identificatienummer: Indicatie D = debet, C = credit Let op: als je onderstaande instructies tips opvolgt, kun je onnodige afkeur voorkomen: Vul de meest recente, gepasseerde periode in. (Voorbeeld: als het vandaag augustus is, vul je de maand juli in) Vul altijd één volledige periode in, niet meer niet minder. (Voorbeeld: begindatum , einddatum: ) Je hoeft op deze plaats geen rekening te houden met wanneer je daadwerkelijk zorg hebt geleverd, dit hoeft pas op het tabblad Gegevensblad genoteerd te worden. (Voorbeeld: je wilt in mei en juni geleverde zorg declareren, dan vul je hier toch de maand juli in). Vul een door jou gekozen factuurnummer in (maximaal 12 tekens, je mag alleen letters en cijfers gebruiken). Let op! Het factuurnummer moet bij elke factuur uniek zijn, óók wanneer je een afgekeurde factuur opnieuw indient. Als er diensten in rekening worden gebracht waarover BTW in rekening gebracht moet worden, vul hier dan het BTW nummer in, anders laat je dit veld leeg. Vul hier D (debet) in. 4

5 Stap 2.2 Tabblad Gegevensblad invullen: Klik op het tabblad Gegevensblad onderaan de Excel sheet: Volg de invulinstructies in de onderstaande tabel. Veld: BSN Geboortedatum Geslacht Achternaam Voorvoegsel Voorletters Indicatie cliënt overleden Invulinstructie: BSN nummer van de cliënt waar zorg aan geleverd is Geboortedatum cliënt Geslacht. 1 = man. 2 = vrouw. Achternaam cliënt Voorvoegsel cliënt Voorletters cliënt Vul nee in tenzij cliënt overleden is, dan ja Beschikkingsnummer Het beschikkingsnummer is te vinden op de beschikking (301 bericht) van de gemeente. Productcategorie Begindatum product & Einddatum product De productcategorie is te vinden op de beschikking (301 bericht) van de gemeente. De gemeente bepaalt of je maandelijkse of vier-wekelijkse periode moet aanhouden. Vul de periode in waarin je zorg hebt geleverd. Je kunt pas na afloop van de periode declareren. Begin- en eind datum kan nooit meer dan een vier-wekelijkse of maandelijkse periode omvatten, minder kan wel (bv ) 5

6 De begin- en einddatum moeten altijd tussen de begin- en einddatum van de beschikking (301 bericht) liggen. Wanneer de beschikking op 15 januari begint, vul je in: t/m Productcode Volume De productcode is te vinden op de beschikking (301 bericht) van de gemeente. Het volume verteld in combinatie met de tijdseenheid (zie hieronder in de tabel) hoeveel zorg je kan declareren. Beide gegevens staan op de beschikking. Voorbeeld: op de beschikking staat dat je 10 (volume) uur (tijdseenheid) Tijdseenheid BTW-vrijstelling? BTW-percentage BTW-bedrag Declaratiebedrag Referentienummer credit Toewijzingsnummer Vul hier de code van de tijdseenheid in die ook op de beschikking (301 bericht) staat. Op het tabblad Tabellen staat deze lijst ook: 01 = Minuut 04 = Uur 14 = Etmaal (24 uur) 16 = Dagdeel (4 uur) 82 = Stuks 83 = Euro s Tijdseenheid 21 en 81 werden voorheen ook gebruikt maar mogen nu alleen nog gebruikt worden voor credit facturen/declaraties. Als er diensten in rekening worden gebracht waarover BTW in rekening gebracht moet worden, vul dan nee in, als dit niet het geval is, vul je ja in. - Indien je BTW plichtig voor Jw / Wmo het BWT percentage invullen in hele procenten en twee decimalen, bv. 21,00 - Laat dit leeg of vul 0,00 als je vrijgesteld bent van BTW Laat dit leeg of vul 0,00 als je vrijgesteld bent van BTW - Declaratiebedrag voor deze productperiode van deze cliënt - Reken dit bedrag uit met behulp van de tarieven van de gemeente en het geleverde volume. Bijv. als je deze maand 5 uur zorg hebt geleverd en het tarief is 20,00 per uur, dan declareer je 100,00 - Noteer het bedrag in euro s met twee decimalen. Laat dit veld leeg Vul hier het nummer in wat op de beschikking (301 bericht) staat. Indien hier geen toewijzingsnummer staat, laat je dit veld leeg. 6

7 Je kunt bovenstaande tabel meerdere keren doorlopen wanneer je meerdere cliënten en/of meerdere periodes wilt declareren. Wanneer je bijvoorbeeld voor cliënt Janssen januari en februari wilt declareren en voor cliënt Hendriks februari en maart, maak je in willekeurige volgorde vier Excel regels onder elkaar, zonder witregels ertussen: Janssen, januari Janssen, februari Hendriks, februari Hendriks, maart Stap 3. Excel bestand importeren Je moet voor elke gemeente een apart Excel bestand gebruiken. Je kan niet meerdere Excel bestanden tegelijk importeren. Onderstaande stappen moeten dus opnieuw doorlopen worden per gemeente. - Kies een bestandsnaam en sla het Excel bestand op een locatie op waar je het terug kan vinden. - Ga naar en log in met je adres en wachtwoord. - Kies links in het menu voor Bulk van Excel bestand. - Kies voor JW declaratie, JW factuur, WMO declaratie of WMO factuur. (De gemeente bepaalt of het een declaratie of factuur moet zijn. Het verschil is louter een administratief label, het in te dienen Excel bestand is gelijk. Meestal hanteren gemeentes declaratie.) - Klik op Importeren : - Er zal een pop-up venster verschijnen. Selecteer hier het opgeslagen Excel bestand wat je wilt indienen en open dit bestand. - Je krijgt dan een bericht overzicht te zien (303 bericht). Controleer of alle gegevens goed zijn en druk op Verzenden : Ga dan naar het Overzicht toe en daar kun je zien dat het 303 bericht verstuurd is. Wacht af tot je een bericht terug hebt van de gemeente. 7