Handleiding module Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet

Transcriptie

1 Handleiding module Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet Beheerteam istandaarden Datum 13 augustus 2015 Versie 1.1 Status Definitief

2 Inhoud 1 Introductie 3 2 Installatie 5 3 Het gebruik: Berichten aanmaken Algemeen Bericht Maken Stap 1: Keuze bericht a Stap 2a: Invullen bericht voor de WMO301 / JW301 (Toewijzing) b Stap 2b: Invullen bericht voor de WMO305 / JW305 (AanvangOndersteuning/AanvangZorg) c Stap 2c: Invullen bericht voor de WMO307 / JW307 (Beëindiging / Mutatie) Bericht afronden en een iwmo / ijw bericht genereren 19 4 Het gebruik: Berichten lezen Algemeen Bericht inlezen 21 5 Het Declaratiebericht Algemeen WMO303 / JW303 handmatig aanmaken WMO303 / JW303 uploaden en aanmaken WMO303 / JW303 afronden 24 6 Testberichten 26 Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 2/26

3 1 Introductie Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet iwmo en ijw zijn de berichtstandaarden die de decentralisatie van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet (Jw) ondersteunen. Met de standaard berichten, beheerd door Zorginstituut Nederland, kan in de keten informatie uitgewisseld worden. Vanaf 1 januari 2015 kunnen gemeenten en zorgaanbieders gebruikmaken van iwmo en ijw berichten om met elkaar over zorg en ondersteuning van cliënten te communiceren. Wanneer gebruiken? Gemeenten en zorginstellingen waarvan de software op 1 januari 2015 nog niet volledig geschikt is voor het gebruik van de iwmo- en ijw-standaarden, kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van de Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet. Het is een hulpmiddel dat input uit Excel of handmatig ingebracht naar een bericht converteert. Daarnaast kunnen gemeenten en zorgaanbieders met de Berichtenconverter ontvangen berichten inlezen en vervolgens inzien in PDF formaat voor een leesbaar formaat. Installatie De Berichtenconverter dient voor gebruik geïnstalleerd te worden in uw eigen ICTomgeving. U kunt de converter downloaden van de website (onder modules). Mogelijk dient het downloaden en installeren door uw ICT beheerorganisatie te worden uitgevoerd / ondersteund. Ondersteuning van acht berichtspecificaties De Berichtenconverter is eenvoudig in gebruik, heeft een gebruiksvriendelijke interface, en ondersteunt in totaal acht verschillende berichtspecificaties. Voor de iwmo-standaard ondersteunt de Berichtenconverter de berichten: WMO301: Wmo toewijzing WMO303: Wmo declaratie (Excel invoer) WMO305: Wmo AanvangOndersteuning WMO307: Wmo BeëindigingMutatie Voor de ijw-standaard ondersteunt de Berichtenconverter de berichten: JW301: Jeugdwet toewijzing JW303: Jeugdwet declaratie (Excel invoer) JW305: Jeugdwet Aanvang Jeugdhulp JW307: Einde of Mutatie Jeugdhulp Bij deze standaardberichten horen, in het geautomatiseerde proces, retourberichten, (bijvoorbeeld de JW302 bij de JW301). Deze berichten worden door de Berichtenconverter niet ondersteund. Maak duidelijk aan de verzender van de berichten (gemeente of aanbieder) dat er, zo lang met de Berichtenconverter wordt gewerkt, geen retourberichten komen. Proces van berichten In de reguliere uitwisseling van berichten, is het uitgangspunt dat: Gemeente verzendt de WMO301 en de JW301 berichten (toewijzingsberichten) en ontvangt alle andere genoemde berichttypen. Zorgaanbieder ontvangt juist de WMO301 en de JW301 berichten en verzendt de andere. De berichten die u als gebruiker (gemeente of zorgaanbieder) verzendt, kunt u met de Berichtenconverter maken. De berichten die u als gebruiker ontvangt kunt u met de Berichtenconverter lezen. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 3/26

4 Berichten maken Om een bericht te maken dat voldoet aan de iwmo- of ijw-standaard, voert u de informatie in via invoerschermen, of, in het geval van de WMO303 en JW303 berichten, via een Excel-bestand (met een vaste indeling). Na invoer kunnen de berichten die het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) en het VECOZO schakelpunt (VSP) ondersteunen, ook via de infrastructuur van het GGk of het VSP worden verstuurd. De ontvanger kan het bericht dan inlezen in de eigen software of via de Berichtenconverter leesbaar maken. Gebruiker Bericht (handmatig) applicatie: converteert input naar istandaard bericht istandaarden bericht wordt uitgewisseld via GGk, VSP portal etc. Ontvanger Berichten lezen Om een ontvangen iwmo of ijw bericht te kunnen lezen, wordt het bericht in de Berichtenconverter ingelezen. De Berichtenconverter geeft de inhoud van het bericht dan in een PDF formaat weer. istandaarden bericht wordt ontvangen via GGk, VSP portal etc. applicatie: converteert istandaarden bericht naar leesbaar formaat Gebruiker verwerkt informatie Validatie De berichten die via de converter worden geconverteerd, worden door middel van de Validatiemodule 1 van Het Zorginstituut automatisch gevalideerd. Dit proces is niet zichtbaar voor de gebruiker. Overig De Berichtenconverter is vrij te gebruiken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar Met vragen en/of opmerkingen kunt u terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken per info@istandaarden.nl of per telefoon: Validatiemodule: Module van Zorginstituut Nederland waarmee berichten gevalideerd kunnen worden Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 4/26

5 2 Installatie De Berichtenconverter is een tijdelijke module van Zorginstituut Nederland. U downloadt de Berichtenconverter op: Zorg voor installatie van de module ervoor dat u kennis heeft genomen van de technische eisen die hieronder staan genoemd. Mogelijk heeft u hulp of ondersteuning van uw eigen ICT afdeling nodig. Figuur: istandaarden pagina waar u de Berichtenconverter kunt downloaden Technische aanbevelingen De Berichtenconverter dient eenmalig te worden geïnstalleerd in uw eigen ICT-omgeving; De Berichtenconverter vereist Windows 7 of hoger; Een Internet verbinding is, na de installatie, alleen nodig voor de controle bij het opstarten op nieuwere versies. Installeren U kiest voordat u installeert of u de installatie voor Windows 64 bits of voor Windows 32 bits uitvoert 2. Met het openen van het.exe programma opent een installatiewizard. Bij het downloaden krijgt u de vraag of u de software van Crolox accepteert. Klik op Ja. 2 Vraag zonodig uw ICT afdeling. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 5/26

6 Klik op Next> Vink in dit scherm I accept aan en klik op Next> Het scherm Select Installation Folder opent, klik hier op Next> Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 6/26

7 Het scherm Ready to Install opent, klik hier op Install. De computer start nu met het daadwerkelijk installeren van de module. Na de installatie opent het scherm Completing the Berichtenconverter Setup Wizard, klik hier op Finish. De installatie op uw computer is nu voltooid en er is een icoon (zie hiernaast) van het programma aangemaakt op uw bureaublad. Dubbelklik op dit icoon om het programma te starten. Updates en internetverbinding De module controleert zelf op nieuwe updates (als er een connectie is met internet). Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is geeft de applicatie hier een melding van. U moet deze vervolgens wel zelf installeren (via de installatie-instructie hierboven). Ondersteuning Met vragen en/of problemen kunt u terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken per info@istandaarden.nl of per telefoon: Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 7/26

8 3 Het gebruik: Berichten aanmaken 3.1 Algemeen De Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet ondersteunt twee belangrijke functionaliteiten; het maken van berichten en het lezen van berichten. Het eerste scherm dat u aantreft is hieronder weergegeven. U maakt hier als eerste de keuze dat u een bericht wilt maken. Het Startscherm: 3.2 Bericht Maken Bij het maken van een bericht wordt op basis van de input van de gebruiker een iwmo of ijw bericht gegenereerd. Deze wordt opgeslagen in de folder 3 waar ook de Berichtenconverter zelf in is geïnstalleerd. Van elk bericht worden er twee versies gegenereerd: een versie van het bericht met StUF-GGk envelop 4 en een versie zonder deze envelop. Alleen voor berichten die de gemeente via het GGk verstuurd, is deze StUF-GGk envelop nodig Stap 1: Keuze bericht In het keuzevak bij type bericht maakt u een keuze voor het type bericht dat u wilt gaan maken. Voor een gemeentelijke gebruiker zal dit doorgaans het WMO301 of het JW301 bericht zijn. Voor een gebruiker bij een zorgaanbieder zal dit juist één van de andere berichten zijn. Na de keuze voor het bericht, klikt u op Maak aan. 3 Folder: bestandsmap van de computer waar bestanden, documenten en berichten in opgeslagen worden. 4 StUF-envelop: Standaard Uitwisseling Formaat. De standaard voor het bevragen en uitwisselen van gegevens door overheidsinstellingen waaronder gemeenten. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 8/26

9 3.2.2a Stap 2a: Invullen bericht voor de WMO301 / JW301 (Toewijzing) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Toewijzingsbericht, verschijnt een scherm met vier tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen, Cliënt, Relatie en Beschikking. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO301 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW301 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht ja/nee Aanbieder AGB-Code van de aanbieder voor wie Ja de toewijzing bedoeld is. Gemeente CBS Gemeentecode van de eigen gemeente (gemeente die de toewijzing maakt) Ja Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie 1.1 9/26

10 Tabblad Cliënt: In dit tabblad vult u de gegevens van de cliënt in: Veld In te vullen Verplicht ja/nee BSN Het BSN van cliënt Ja Geb.Datum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Leefeenheid Aanduiding soort leefeenheid Ja (woonsituatie) Soort-Adres Aanduiding soort adres (bv GBA) Ja Straatnaam Behorend bij adres cliënt Nee Huisnummer Behorend bij adres cliënt Ja Huisnummer Toev. Behorend bij adres cliënt Nee Huisletter Behorend bij adres cliënt Nee Postcode Behorend bij adres cliënt Ja Plaatsnaam Behorend bij adres cliënt Nee Telefoon Telefoonnummer cliënt of Ja relatie/gezagsdrager adres cliënt of relatie/gezagsdrager Nee Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

11 Tabblad Relatie: In dit tabblad vult u (eventueel) de gegevens van de relatie (gezagsdrager) in: Vink hiervoor het vakje Relatie aanwezig aan. NB: Bij een JW301-toewijzing is het invullen van een relatie verplicht, in de WMO301 toewijzing niet. Veld In te vullen Verplicht ja/nee Geboortedatum De geboortedatum van relatie Nee Soort Type relatie (bijv. Ja partner/gezagsdrager/curator) Naam De achternaam van relatie Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van relatie, indien Nee van toepassing Voorletters De voorletters van relatie Nee Geslacht Aanduiding geslacht relatie Nee Soort Adres Aanduiding soort adres (bv GBA) Ja Straatnaam Behorend bij adres relatie Ja Huisnummer Behorend bij adres relatie Ja Huisnummer Toev. Behorend bij adres relatie Nee Huisletter Behorend bij adres relatie Nee Postcode Behorend bij adres relatie Ja Plaatsnaam Behorend bij adres relatie Ja Telefoon Telefoonnummer relatie Nee adres relatie Nee Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

12 Tabblad beschikking 5 : In dit tabblad vult u de inhoudelijke gegevens van de toewijzing (beschikking 5 ) in. Veld In te vullen Verplicht ja/nee Beschikkingnummer Het, door de gemeente, vastgestelde Ja beschikkingnummer Afgifte Datum van afgifte beschikking Ja Ingang Ingangsdatum geldigheid beschikking Ja Eind Einddatum geldigheid beschikking Kies nu voor Product Toevoegen en selecteer het betreffende product waarvoor de beschikking wordt afgegeven. Er kunnen meerdere producten aan een beschikking worden toegevoegd. Kies hiervoor, na het selecteren van een product, opnieuw voor Product Toevoegen. Veld In te vullen Verplicht ja/nee Categorie Productcategorie van de te leveren Ja zorg Productcode Code van het toegewezen (beschikte) product van de beschikking. Deze productcode moet vastliggen in de Verwijsindex Productcode Wmo en Ja 5 In de Berichtenconverter wordt steeds gesproken van een beschikking (en een beschikkingsnummer). Dit kan, afhankelijk van het gemeentelijk gekozen proces bijvoorbeeld ook een besluit of toewijzing zijn. Lees in dat geval voor het woord Beschikking ook Besluit of Toewijzing. 6 Er vindt geen controle plaats of de gebruikte code is ingevoerd in de Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

13 Jeugdwet 6. Volume Aantal eenheden (bv 180 i.g.v. 180 Ja minuten) Eenheid Eenheid van het volume (minuten, Ja uren etc) Leveringsvorm Leveringsvorm van het product Ja Vervoer Aanduiding of vervoer ook wordt Ja toegewezen Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja Einddatum Einddatum geldigheid product Ja Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het toewijzingsbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

14 3.2.2b Stap 2b: Invullen bericht voor de WMO305 / JW305 (AanvangOndersteuning/AanvangZorg) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Aanvangsbericht, verschijnt een scherm met twee tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen en Leveringen. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO305 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW305 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht ja/nee Aanbieder AGB-Code van de zorgaanbieder die Ja de zorg is gestart Gemeente CBS Gemeentecode van de gemeente die de toewijzing heeft gemaakt Ja Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

15 Tabblad Leveringen: In dit tabblad vult u de gegevens van cliënt en start zorg in. Veld In te vullen Verplicht ja/nee BSN Het BSN van cliënt Ja Geb.Datum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Beschikking Het, door de gemeente, vastgestelde Ja beschikkingnummer Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja Begindatum Daadwerkelijke startdatum zorg Ja Categorie Productcategorie van de te leveren Ja zorg Productcode Code van het toegewezen (beschikte) Ja product van de beschikking. Deze productcode moet vastliggen in de Verwijsindex Productcode Wmo en Jeugdwet 7. Volume Aantal eenheden (bv 180 i.g.v. 180 Ja minuten) te leveren zorg Eenheid Eenheid van het volume (minuten, uren etc) te leveren zorg Ja 7 Er vindt geen controle plaats of de gebruikte code is ingevoerd in de Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

16 Er kunnen meerdere producten in een Aanvangsbericht worden gevoegd. Kies hiervoor, na het invoeren van de gegevens van het eerste product, opnieuw voor Levering Toevoegen. Het vak waarin de gegevens over de levering wordt ingevuld heet GELEVERD. Daarvoor mag ook gelezen worden Wordt geleverd. Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het aanvangsbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

17 3.2.2c Stap 2c: Invullen bericht voor de WMO307 / JW307 (Beëindiging / Mutatie) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Mutatiebericht, verschijnt een scherm met twee tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen en Mutaties. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO307 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW307 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht ja/nee Aanbieder AGB-Code van de aanbieder aan wie Ja de zorg is toegewezen. Gemeente CBS Gemeentecode van de gemeente die de toewijzing heeft gemaakt Ja Tabblad Mutaties: In dit tabblad vult u de gegevens van cliënt en mutatie van de zorg in. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

18 Veld In te vullen Verplicht ja/nee BSN Het BSN van cliënt Ja Geb.Datum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Type verwijzer Aanduiding van verwijzer Ja Beschikking Het, door de gemeente, vastgestelde beschikkingnummer Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja Begindatum Daadwerkelijke startdatum zorg Ja Mutatiedatum Datum van de mutatie Ja Categorie Productcategorie van de geleverde Ja zorg Productcode Code van het toegewezen (beschikte) Ja product van de beschikking. Deze productcode moet vastliggen in de Verwijsindex Productcode Wmo en Jeugdwet 8. Mutatiecode Reden van de mutatie Ja Er kunnen meerdere mutaties in een Mutatiebericht worden gevoegd. Kies hiervoor, na het invoeren van de gegevens van de eerste mutatie, voor Product Mutatie Toevoegen. Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het mutatiebericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). 8 Er vindt geen controle plaats of de gebruikte code is ingevoerd in de Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

19 3.3 Bericht afronden en een iwmo / ijw bericht genereren Wanneer alle gegevens juist en volledig zijn gevuld, kan het bericht definitief worden aangemaakt. Kies nu voor Maak aan Bij het maken van het bericht wordt op basis van de input van de gebruiker een iwmo of ijw bericht gegenereerd. Indien het bericht juist is aangemaakt wordt het volgende scherm getoond: De melding in dit scherm is Bericht succesvol aangemaakt. LET OP: het bericht dat u zojuist heeft aangemaakt, moet nog wel opgeslagen worden. Het bericht dient opgeslagen te worden voordat u verder kunt gaan met het programma, anders gaat de inhoud verloren. Om het bericht op te slaan, klikt u op Export. In het volgende schermpje kunt u de locatie en de naam waaronder het bestand wordt opgeslagen aanpassen. Klik op Save om het bestand vervolgens werkelijk op te slaan. Na het opslaan van het bericht kunt u kiezen om terug te gaan naar het bericht (met de ingevulde gegevens), of om terug te gaan naar het startscherm ( sluiten en naar home ). Ook kunt u opnieuw beginnen met een leeg bericht ( leeg maken ). Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

20 Foutmeldingen Wanneer één of meer van de velden die voor het bericht noodzakelijk zijn niet of onjuist is ingevuld, volgt een scherm met foutmeldingen: Bericht Error In dit scherm wordt voor elke onjuiste of onvolledige weergave aangegeven wat er onjuist is. Na het lezen van de foutmelding klikt u op Ok. U gaat daarmee terug naar de invulschermen, om de gegevens aan te vullen/corrigeren. Klik vervolgens op de knop Maak aan om het bericht opnieuw aan te maken. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

21 4 Het gebruik: Berichten lezen 4.1 Algemeen De Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet ondersteunt twee belangrijke functionaliteiten; het maken van berichten en het lezen van berichten. Bij het lezen van berichten worden ontvangen iwmo en ijw berichten leesbaar gemaakt. Het eerste scherm dat u aantreft is hieronder weergegeven. U maakt hier als eerste de keuze dat u een bericht wilt lezen. Het Startscherm: 4.2 Bericht inlezen Om een ontvangen iwmo of ijw bericht te kunnen lezen, kunt u deze hier uploaden en inlezen. Kies voor Upload Selecteer het betreffende bericht dat u wilt inzien 9 Kies hierna voor Lees in Het bericht wordt nu geconverteerd naar een leesbaar PDF formaat 9 Bij het ontvangen van het bericht van de wederpartij, moet u beslissen waar u het bericht opslaat. Dit is ook de locatie vanwaar u het bericht naar de converter kunt uploaden. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

22 Na het inlezen verschijnt het volgende scherm: Kies voor Export om het betreffende bericht op te zoeken. In onderstaande tabel kunt u zien naar welk bestandsformaat het bericht is geconverteerd: Bericht type WMO301 Toewijzing WMO303 Declaratie WMO305 Melding aanvang ondersteuning WMO307 Mutatie / beëindiging ondersteuning JW301 Toewijzing JW303 Declaratie JW305 Melding aanvang jeugdhulp JW307 Mutatie / beëindiging jeugdhulp Formaat resultaat Pdf Excel Pdf Pdf Pdf Excel Pdf Pdf U kunt niet direct vanuit de Berichtenconverter het bericht inzien. U kunt via de verkenner, of bijvoorbeeld via adobe of Excel, het bestand nu openen en inzien. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

23 5 Het Declaratiebericht 5.1 Algemeen De WMO303- of JW303 bericht (het declaratie bericht) wordt niet met behulp van invoerschermen aangemaakt, maar wordt via een vastgesteld Excel bestand gecreëerd. In dit bericht kunnen meerdere regels tegelijk worden verzonden (een zogenaamd verzamelbericht). Dit Excelbestand moet volgens vaste waardes worden gevuld. Deze voorbeeldbestanden (templates) kunt u downloaden van de website van istandaarden: Wmo-en-Jeugdwet.html. 5.2 WMO303 / JW303 handmatig aanmaken Alvorens een declaratiebericht via de Berichtenconverter aangemaakt kan worden, dient het Excel bestand Declaratiebericht WMO303 / Declaratiebericht JW303 volledig gevuld te worden. Dit gebeurt buiten de Berichtenconverter om. Ga naar r-wmo-en-jeugdwet.html. om een blanco Declaratiebestand te downloaden Vul het blanco bestand in (een gedetailleerde invulinstructie vindt u ook op de website van istandaarden: r-wmo-en-jeugdwet.html Sla het ingevulde bestand op in een door u gewenste folder WMO303 / JW303 uploaden en aanmaken Wanneer u het declaratiebericht (excelbestand) in de vorige stap hebt gemaakt, en opgeslagen, kunt u dit bestand met de Berichtenconverter verwerken tot een WMO303 of JW303 bericht. De schermen in deze handleiding gaan uit van een WMO303-Declaratie maar zijn gelijk aan die van een JW303-Declaratie. In het startscherm kiest u, in het bovenste gedeelte Bericht maken, het juiste declaratiebericht bij het keuzevak type bericht (WMO declaratie of JW declaratie) Na de keuze voor het bericht verschijnt een extra regel, waarin u het bestand kunt selecteren dat u in Excel hebt gemaakt. Kies voor Upload om het bestand te uploaden. Hierna kiest u voor Maak aan om het standaardbericht aan te maken. 10 Folder: bestandsmap van de computer waar bestanden, documenten en berichten in opgeslagen worden. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

24 5.4 WMO303 / JW303 afronden Wanneer u het declaratiebericht heeft aangemaakt via Maak aan verschijnt het volgende scherm: Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

25 De melding in dit scherm is Bericht succesvol aangemaakt. LET OP: het bericht dat u zojuist heeft aangemaakt, moet nog wel opgeslagen worden. Het bericht dient opgeslagen te worden voordat u verder kunt gaan met het programma, anders gaat de inhoud verloren. Om het bericht op te slaan, klikt u op Export. In het volgende schermpje kunt u de locatie en de naam waaronder het bestand wordt opgeslagen aanpassen. Klik op Save om het bestand vervolgens werkelijk op te slaan. Na het opslaan van het bericht kunt u kiezen om terug te gaan naar het bericht (met de ingevulde gegevens), of om terug te gaan naar het startscherm ( sluiten en naar home ). Ook kunt u opnieuw beginnen met een leeg bericht ( leeg maken ). Foutmeldingen Wanneer één of meer van de velden die voor het bericht noodzakelijk zijn niet of onjuist is ingevuld, volgt een scherm met foutmeldingen: Bericht Error In dit scherm wordt voor elke onjuiste of onvolledige weergave aangegeven wat er onjuist is. Na het lezen van de foutmelding klikt u op Ok. U komt na Ok klikken op een (ongebruikt) invoerscherm voor het 303-bericht. Daar klikt u direct op startscherm en bij de waarschuwing op Ok, om weer terug te keren naar het startscherm. De correcties dienen verwerkt te worden in het Excelbestand. Klik vervolgens op de knop Upload onder Bericht aanmaken om het juiste bestand nogmaals te kiezen. Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26

26 6 Testberichten Het is mogelijk om eerst een testbericht aan te maken in de Berichtenconverter zodat u de stappen kunt doorlopen zonder gebruik te maken van reële cliëntgegevens. Onderstaande testgegevens kunt u gebruiken voor deze testberichten: AGB code Gemeentecode 0321 BSN Nummers Handleiding Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet, versie /26