Invulinstructie Exceldefinitie WMO303

Transcriptie

1 Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 Invulinstructie bij Berichtenconverter versie 2.x en Exceldefinities WMO303_Versie20- declaratie.xlsx en WMO303_Versie20-factuur.xlsx 1.1 Declaratie of Factuur? Algemene invulinstructie Datum Meerdere declaratie of factuurrecords voor dezelfde cliënt Tabblad Algemene gegevens WMO Tabblad Gegevensblad WMO303 - DECLARATIE Tabblad Gegevensblad WMO303 - FACTUUR Heeft u vragen? Declaratie of Factuur? Het bericht WMO303 is een bericht uit de iwmo-standaard dat wordt gebruikt om producten binnen de Wmo te declareren of te factureren. Afhankelijk van de afspraken met de gemeente maakt u een declaratie aan of een factuur. Hiervoor zijn twee verschillende exceldefinities beschikbaar specifiek voor uw situatie. Het is niet mogelijk om declaratie en factuurregels met elkaar te combineren binnen hetzelfde Excel-bestand. De Exceldefinities van het WMO303 bericht bestaan uit een aantal tabbladen die u nodig heeft voor het vullen van het bericht. Deze invulinstructie legt uit hoe u de beschikbare velden kunt vullen. Het algemene tabblad is voor beide exceldefinities gelijk. Het tweede tabblad verschilt per variant. 1.2 Algemene invulinstructie Datum Velden waar een datum ingevuld dient te worden vult u volgens het formaat EEJJMMDD, EEJJ = bepaling van jaartal, MM = de bepaling van maand en DD = bepaling van dag. Bijvoorbeeld is de datum 18 november Velden waar dit formaat geldt, staan aangegeven met. Bij elk veld staat ook aangegeven uit hoeveel posities het veld maximaal kan bestaan. Ook wordt aangegeven welke velden verplicht zijn om te vullen om tot een juist declaratiebericht te komen. 1.3 Meerdere prestaties voor dezelfde cliënt declareren of factureren Wanneer u voor dezelfde cliënt meer dan 1 prestatie wilt declareren of factureren zet u deze regels onder elkaar voor dezelfde cliënt. U neemt daarvoor de persoonsgegevens exact over van de bovenliggende regel en vervolgens vult u de een tweede prestatie in. 1.4 Tabblad Algemene gegevens WMO303 Het tabblad Algemene gegevens vult u met de gegevens die nodig zijn voor het voorlooprecord en de identificatie van het bericht. De gegevens vult u in kolom B. Kolom A geeft aan waarmee u kolom B vult. Aan de cijfers en letters ziet u het aantal karakters dat nodig is voor juiste vulling. Hieronder ziet u een voorbeeld van het tabblad Algemene gegevens WMO303. Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 1/12

2 Figuur 1 Tabblad "Algemene Gegevens" voor WMO Veld: Soort bericht In dit veld geeft u aan of dit bericht een productie- of testbericht is. Test-berichten dienen door de ontvangen niet verwerkt te worden. P = productie T = test Standaard staat hier de P ingevuld, alleen in specifieke testgevallen gebruikt u test Veld: Gemeentecode Lengte: 4 In dit veld vult u de viercijferige gemeentecode van de gemeente waar de declaratie naar wordt gestuurd Veld: Code servicebureau Vullen verplicht: Nee Vul in dit veld de identificerende AGB-code van een servicebureau. Een servicebureau is een dienstverlenende organisatie (eenheid), die een (elektronische) schakel vormt tussen zorgverleners (vrijgevestigde beroepsbeoefenaren en zorginstellingen) en zorgverzekeraars. De code bestaat uit acht cijfers. Laat dit veld leeg als u geen gebruik maakt van een servicebureau Veld: Zorgverlenerscode Dit veld is niet van toepassing, niet vullen Veld: Praktijkcode Dit veld is niet van toepassing, niet vullen Veld: Code WMO-aanbieder Vul dit veld met de identificerende AGB-code van een WMO-aanbieder, waartoe een Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 2/12

3 individuele zorgverlener behoort Veld: Identificatiecode betaling aan Lengte: 2 U dient minimaal één code voor een servicebureau of WMO-aanbieder in te vullen. In dit veld kiest u vervolgens aan wie de declaratie betaald dient te worden. Hiervoor geldt de volgende codering: 01 = Servicebureau 02 = WMO-aanbieder Veld: Begindatum declaratieperiode Dit veld vult u met de begindatum declaratieperiode. Dit is de eerste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de begindatum van de eerste behandeling Veld: Einddatum declaratieperiode Dit veld vult u met de einddatum declaratieperiode. Dit is de laatste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de einddatum van de laatste behandeling Veld: Factuurnummer declarant Lengte: 12 Dit veld vult u met de unieke aanduiding van een factuur, toegekend door de opsteller van een factuur. Het veld kunt u vullen met cijfers en letters en mag uit maximaal 12 karakters bestaan. Het factuurnummer dient voor ieder declaratiebestand uniek te zijn Veld: Dagtekening factuur In dit veld vult u de datum van ondertekening van een declaratie door de declarant. Deze moet altijd volledig worden ingevuld met een bestaande datum, die niet in de toekomst ligt Veld: BTW-identificatienummer Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 14 In dit veld vult u het identificatienummer voor een zorgverlener in het kader van de omzetbelasting. Het veld mag cijfers en letters bevatten, maar maximaal veertien karakters. Het BTW-identificatienummer is verplicht om te vullen als de zorgverlener BTW-plichtig is. Als u niet BTW-plichtig bent laat u dit veld leeg. Het BTW-identificatienummer van een Nederlandse ondernemer bestaat uit veertien posities. Het begint met de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, waarin het omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van drie posities: B01 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan negen cijfers voor de toevoeging B01 t/m B99. In dat geval wordt het omzetbelastingnummer aangevuld met voorloopnullen. Er staan geen Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 3/12

4 punten in het nummer Veld: Indicatie D/ C In dit veld geeft u de indicatie aan of de declaratie op basis van het totaalbedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = een bedrag/aantal debet (positief) of. C = credit (negatief) is. Standaard is dit veld met D gevuld Veld: Type bericht en Versiebericht Deze velden geven aan voor welke type bericht de Exceldefinitie is en zijn nodig voor een goede werking in de Berichtconverter. Deze velden niet aanpassen. Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 4/12

5 1.5 Tabblad Gegevensblad WMO303 - DECLARATIE Op tabblad gegevensblad vult u de declaratieregels specifiek voor elke cliënt in Veld: BSN Lengte: 9 U vult dit veld met het negencijferige burgerservicenummer van de cliënt Veld: Geboortedatum U vult dit veld met de geboortedatum van de cliënt Veld: Geslacht U vult dit veld met het geslacht van de cliënt: 1 = man 2 = vrouw Veld: Geboortenaam Lengte: 25 U vult dit veld met de achternaam, zonder het voorvoegsel, van de cliënt ten tijde van de geboorte ook wel eigen naam of meisjesnaam genoemd. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten Veld: Voorvoegsel Vullen verplicht: nee Lengte: 10 Dit veld vult u als de naam bij veld Geboortenaam een voorvoegsel bevat. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten Veld: Voorletters Lengte: 6 In dit veld vult u de voorletters van de cliënt in. De voorletters worden aansluitend zonder punt of spatie ingevuld. Het veld mag met maximaal zes letters gevuld worden Veld: Achternaam partner Vullen verplicht: nee Lengte: 25 Dit veld vult u met de partnernaam van de cliënt. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten Veld: Voorvoegsel partner Vullen verplicht: nee Lengte: 10 Dit veld vult u met het voorvoegsel betreffende de partnernaam. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten Veld: Postcode Lengte: 6 Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 5/12

6 De postcode vult u in dit veld. Het veld heeft vier cijfers en daarna twee letters. Geen spatie tussen de cijfers en letters Veld: Huisnummer Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 5 Het veld vult u met het huisnummer zonder toevoeging. Het mag maximaal met vijf nummers worden gevuld. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer heeft Veld: Huisnummertoevoeging Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 6 De huisnummertoevoeging mag maximaal zes posities lang zijn en is alfanumeriek. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer/huisnummertoevoeging heeft Veld: Indicatie cliënt overleden In dit veld vult u de indicatie of een cliënt is overleden. ja = Cliënt overleden nee = Cliënt niet overleden Veld: Beschikkingnummer Lengte: 9 Dit veld vult u met het beschikkingsnummer. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór kan het zijn dat er nog geen beschikkingnummer bekend is. U dient met de betreffende gemeente af te spreken hoe dit veld gevuld wordt Veld: Productcategorie Het veld productcategorie vult u met twee cijfers. De volgende productcategorieën kunt u ingeven: Code Betekenis 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 6/12

7 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige beschermd wonen en opvang Veld: Begindatum product U vult het veld met de begindatum van het product (binnen deze declaratie), in acht cijfers. De datum is groter dan en mag niet in de toekomst liggen Veld: Einddatum product U vult het veld met de einddatum van het product, in acht cijfers. Het betreft de laatste dag, waarop de verzekerde het product ontvangt (binnen deze declaratie). Als het product op één dag plaatsvindt, dan dezelfde datum vullen als bij het veld Begindatum product. De einddatum moet groter zijn dan en kan niet in de toekomst liggen Veld: Productcode Lengte: 5 Dit veld vult u met de te declareren productcode. De te gebruiken productcodes per gemeente zijn afgesproken binnen het contract tussen de gemeente en aanbieder. De landelijke product codelijst van WMO kunt u vinden in het Informatiemodel WMO op Een productcode bestaat altijd uit vijf karakters. Dit mogen zowel cijfers, letters of speciale karakters zijn Veld: Aantal uitgevoerde producten Lengte: 4 U vult dit velt met het aantal verrichte prestaties in de periode tussen de begindatum product en einddatum product. Het aantal uitgevoerde producten heeft een directe relatie met het veld tijdeenheid zorgperiode Veld: Tijdseenheid zorgperiode Lengte: 2 In dit veld vult u de tweecijferige code van de tijdseenheid passend bij veld: Aantal uitgevoerde producten. Daarbij maakt u gebruik van de volgende tabel: Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4uur) 21 Week 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk. Deze codering invullen als er bijvoorbeeld sprake is van een Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 7/12

8 tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur of bijvoorbeeld bij arrangementen met variabele prijs afspraak 82 Stuks. Deze codering bijvoorbeeld invullen als er sprake is van een afspraak over het tarief: Euro per stuk/arrangement met een vaste prijs Veld: Declaratiebedrag U vult dit veld met het te declareren bedrag in maximaal acht cijfers. Het bedrag geeft u aan in centen ofwel in 1/100 van het bedrag. Bijvoorbeeld = achtduizend eurocent. Dit is 80 Euro. Dit is het declaratiebedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze declaratie Veld: Referentienummer credit Lengte: 20 Dit veld vult u verplicht als er sprake is van een creditpost. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. Het veld is alfanumeriek en heeft maximaal twintig karakters. Dit nummer dient u bij de betreffende gemeente op te vragen. Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 8/12

9 1.6 Tabblad Gegevensblad WMO303 - FACTUUR Op tabblad gegevensblad vult u de declaratieregels specifiek voor elke cliënt in Veld: BSN Lengte: 9 U vult dit veld met het negencijferige Burgerservicenummer van de cliënt Veld: Geboortedatum U vult dit veld met de geboortedatum van de cliënt Veld: Geslacht U vult dit veld met het geslacht van de cliënt: 1 = man 2 = vrouw Veld: Geboortenaam Lengte: 25 U vult dit veld met de achternaam, zonder het voorvoegsel, van de cliënt ten tijde van de geboorte ook wel eigen naam of meisjesnaam genoemd. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten Veld: Voorvoegsel Vullen verplicht: nee Lengte: 10 Dit veld vult u als de naam bij veld Geboortenaam een voorvoegsel bevat. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten Veld: Voorletters Lengte: 6 In dit veld vult u de voorletters van de cliënt in. De voorletters worden aansluitend zonder punt of spatie ingvuld. Het veld mag met maximaal zes letters gevuld worden Veld: Achternaam partner Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 25 Dit veld vult u met de partnernaam van de cliënt. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten Veld: Voorvoegsel partner Vullen verplicht: nee Lengte: 10 Dit veld vult u met het voorvoegsel betreffende de partnernaam. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten Veld: Postcode Lengte: 6 Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie 2.0 9/12

10 De postcode vult u in dit veld. Het veld heeft vier cijfers en daarna twee letters. Geen spatie tussen de cijfers en letters Veld: Huisnummer Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 5 Het veld vult u met het huisnummer zonder toevoeging. Het mag maximaal met vijf nummers worden gevuld. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer heeft Veld: Huisnummertoevoeging Vullen verplicht: Zie omschrijving Lengte: 6 De huisnummertoevoeging mag maximaal zes posities lang zijn en is alfanumeriek. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer/huisnummertoevoeging heeft Veld: Indicatie cliënt overleden In dit veld vult u de indicatie of een cliënt is overleden. De standaardwaarde is 2, bij overlijden vult u 1. ja = Cliënt overleden nee = Cliënt niet overleden Veld: Beschikkingnummer Lengte: 9 Dit veld vult u met het beschikkingsnummer. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór kan het zijn dat er nog geen beschikkingnummer bekend is. U dient met de betreffende gemeente af te spreken hoe dit veld gevuld wordt Veld: Productcategorie Het veld productcategorie vult u met twee cijfers. De volgende productcategorieën kunt u ingeven: Code Betekenis 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie /12

11 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige beschermd wonen en opvang Veld: Begindatum product U vult het veld met de begindatum van het product (binnen deze declaratie), in acht cijfers. De datum is groter dan en mag niet in de toekomst liggen Veld: Einddatum product U vult het veld met de einddatum van het product, in acht cijfers. Het betreft de laatste dag, waarop de verzekerde het product ontvangt (binnen deze declaratie). Als het product op één dag plaatsvindt, dan dezelfde datum vullen als bij het veld Begindatum product. De einddatum moet groter zijn dan en kan niet in de toekomst liggen Veld: Productcode Lengte: 5 Dit veld vult u met de te declareren productcode. De te gebruiken productcodes per gemeente zijn afgesproken binnen het contract tussen de gemeente en aanbieder De landelijke product codelijst van WMO kunt u vinden in het Informatiemodel WMO op Een productcode bestaat altijd uit vijf karakters. Dit mogen zowel cijfers, letters of speciale karakters zijn Veld: Aantal uitgevoerde producten Lengte: 4 U vult dit velt met het aantal verrichte prestaties in de periode tussen de begindatum product en einddatum product. Het aantal uitgevoerde producten heeft een directe relatie met het veld tijdeenheid zorgperiode Veld: Tijdseenheid zorgperiode Lengte: 2 In dit veld vult u de tweecijferige code van de tijdseenheid passend bij veld: Aantal uitgevoerde producten. Daarbij maakt u gebruik van de volgende tabel: Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4uur) Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie /12

12 21 Week 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk. Deze codering invullen als er bijvoorbeeld sprake is van een tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur of bijvoorbeeld bij arrangementen met variabele prijs afspraak 82 Stuks. Deze codering bijvoorbeeld invullen als er sprake is van een afspraak over het tarief: Euro per stuk/arrangement met een vaste prijs Veld: Indicatie BTW-vrijstelling Vullen verplicht: ja Lengte: 1 Indicatie die aangeeft of er sprake is van BTW-vrijstelling. De codering is: 1 = ja 2 = nee Veld: BTW-percentage Vullen verplicht: zie omschrijving Lengte: 4 Het relevante BTW-percentage in honderste procenten. Vullen wanneer er geen sprake is van BTW-vrijstelling (zie veld: BTW-vrijstelling). De codering is: 0600 = 6% 1750 = 17,5% 1900 = 19% 2100 = 21% Veld: BTW-bedrag Vullen verplicht: zie omschrijving Het bedrag aan BTW dat in rekening wordt gebracht. Bedrag in 1/100. Bijvoorbeeld = duizend eurocent = 10 Euro. Vullen wanneer er geen sprake is van BTW-vrijstelling (zie veld BTW-vrijstelling) Veld: Factuurbedrag (inclusief BTW) U vult dit veld met het te factureren bedrag in maximaal acht cijfers. Het bedrag geeft u aan in centen ofwel in 1/100 van het bedrag. Bijvoorbeeld = achtduizend eurocent. Dit is 80 Euro. Dit is het bedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze factuur Veld: Referentienummer credit Lengte: 20 Dit veld vult u verplicht als er sprake is van een creditpost. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. Het veld is alfanumeriek en heeft maximaal twintig karakters. Dit nummer dient u bij de betreffende gemeente op te vragen. 1.7 Heeft u vragen? Uw vragen over het werken met deze Exceldefinitie kunt u stellen aan het Beheerteam istandaarden van Zorginstituut Nederland via info@istandaarden.nl. Invulinstructie Exceldefinitie WMO303 versie /12