Invulleidraad. JW303-bericht & WMO303-bericht. berichtenapp.vng.nl

Transcriptie

1 Invulleidraad JW303-bericht & WMO303-bericht berichtenapp.vng.nl Versie berichtstandaard : istandaarden 2.2 Versienummer : Bericht Versie datum : Documentdatum : Auteur : J.P. Sikkenk

2 Deze leidraad is samengesteld omdat de helpdesk van de VNG veel vragen krijgt over het onderwerp declareren. Vragen die het proces van declareren betreft en niet zozeer het gebruik van de Berichtenapp daarbij. Toch hebben we gemeend als service aan de gebruikers van de Berichtenapp, deze leidraad te moeten opstellen. Uitdrukkelijk moet vermeld worden dat VNG geenszins het proces van declareren bij de zorgaanbieder wil voorschrijven. De in deze leidraad beschreven werkwijze is alleen als illustratie bedoeld. De inhoud van deze publicatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt VNG. daarvoor geen aansprakelijkheid. Ook aanvaardt VNG geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie. Doelgroepen: Jeugdhulpaanbieders WMO aanbieders Gemeenten JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

3 Inhoudsopgave Inleiding Werkwijze aanmaken declaratie Inhoud van een declaratiebestand Aanmaken via scherm Excel Bulk Begrippen Declaratiebericht en factuurbericht, wat is eigenlijk het verschil? Declaratieperiode Productperiode Som over declaratie-/factuurperiode Excel Bulk Algemene werkwijze Tabblad Algemene gegevens Tabblad Gegevensblad Wijze van vullen tijdseenheid Tijdseenheid Euro Tabel 4-1 Eenheden en afronden Crediteren middels excel Tabblad Algemene gegevens Tabblad Gegevensblad Vullen van de Productperiode en Prestatie in een 303-bericht Hoe wordt de Productperiode gevuld? Hoe wordt de Prestatie gevuld? Declareren bijbehorende/aanvullende producten Bijlagen CAK-kalender Referenties Mutatieoverzicht JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

4 Inleiding Dit document betreft een invulinstructie bij het gebruik van de istandaarden 2.2. Declaratie/factuur Jeugdhulp, JW303 en WMO, WMO303, versie 2.2, De invulinstructie is een gebruikershandleiding om te komen tot een correct ingediende declaratieof factuurbestand JW303 of WMO303. Dit document is geen uitputtende beschrijving van alle mogelijkheden om te declareren/factureren. Het geeft wel de meest voorkomende werkwijze die leidt tot een correct ingediende declaratie. Waar in dit document het woord declaratie wordt gebruikt, dient u te lezen declaratie/factuur. In dit document wordt het aanmaken van een declaratie uitgelegd voor zorgaanbieders die geregistreerd zijn bij de berichtenapp via het menu Aanmaken en voor zorgaanbieders die declaraties aanmaken via het menu Excel Bulk. In dit document wordt slechts 1 berichtenstroom beschreven van het declaratie-/factuur berichtenverkeer: declaratie-/factuur-indiening van de jeugdhulpaanbieder bij een gemeente. In dit document is de uitleg gebaseerd op de Som-methode zie par: 2.4 Geheime cliënt Jeugdhulp of WMO-diensten bij een geheime cliënt worden niet via het gestandaardiseerde berichtenverkeer gedeclareerd. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

5 1 Werkwijze aanmaken declaratie Een declaratie kan op 2 manieren worden aangemaakt via de berichtenapp.vng.nl. Handmatig via het menu Aanmaken, of via Excel Bulk. 1.1 Inhoud van een declaratiebestand Voor een declaratie geldt: Per gemeente moet er een aparte declaratie worden ingediend. Een declaratie kan bestaan uit declaratieregels voor 1 of meerdere cliënten. Een declaratie kan bestaan uit declaratieregels voor 1 of meerdere declaratieperioden. 1.2 Aanmaken via scherm Als u geen gebruik wilt maken van een Excel-bestand als gegevens invoer, kunt u declaraties aanmaken via deze menu keuze Aanmaken. Op het eind van de regel Jeugdwet klikt u op JW303 Declaratie/Factuur. Daarna klikt u onder op de balk in het scherm op Aanmaken. 1.3 Excel Bulk Middels het invoeren van declaratiegegevens in een Excel-template kunt u declaratiegegevens importeren in de berichtenapp. Het voordeel van deze werkwijze is dat u de declaratie van een voorgaande periode kunt gebruiken als basis voor de volgende periode. Ook kunt u de declaratiegegevens tijdens een declaratieperiode voorbereiden, om ze op het eind van de declaratieperiode te verwerken tot een declaratie. Een JW-template met voorbeeldgegevens is te vinden in de berichtenapp onder Excel-bulk. De naam waaronder u de template opslaat is niet van belang voor de verwerking. U kunt de naam aanpassen naar Gemeentenaam periode In de template zijn er 2 tabbladen die moeten worden ingevuld: Algemene gegevens en gegevensblad. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

6 2 Begrippen 2.1 Declaratiebericht en factuurbericht, wat is eigenlijk het verschil? Bij het declareren/factureren naar gemeenten zijn 2 typen berichten mogelijk om te versturen Het verschil in de berichten zelf is beperkt. Voor 2016 bestond binnen iwmo303 en ijw303 alleen het declaratiebericht. Sinds 2016 is bij versie 2.0 van de berichtenstandaarden iwmo en ijw een onderscheid doorgevoerd, waarbij de 303 berichten kunnen worden aangemerkt als declaratie (303D) of als factuur (303F). Inhoudelijk is er vrijwel geen verschil. JW303D = JW303 declaratiebericht JW303F = JW303 factuurbericht WMO303D = WMO303 declaratiebericht WMO303F = WMO303 factuurbericht Het verschil in het gebruik van de berichten is groot Gebruik van declaratieberichten is wezenlijk verschillend van het gebruik van factuurberichten. Veel partijen (zowel gemeenten als zorgaanbieders) zijn gewend aan het gebruik van declaratieberichten. Om het verschil goed te begrijpen én de processen juist in te richten, hanteren we als vertrekpunt dat het facturatieproces een verplicht onderdeel is in de privaatrechtelijke verhouding tussen leverancier (in het sociaal domein: de zorgaanbieder) en opdrachtgever (in het sociaal domein: de gemeente). Een factuur is dus een wettelijk gereguleerd document met factuurvereisten en regels over wanneer een factuur uitgereikt wordt, en wat ermee moet gebeuren. Een declaratie (ofwel, het gebruik van het declaratiebericht) is dit niet. Voor de wet en voor de financiële administratie is een declaratie een stukje informatie maar niet een primaire bron op basis waarvan betaling plaatsvindt. Het verschil tussen declareren en factureren zit daarmee op twee gebieden: de betaling en de correctie De betaling De factuur (het factuurbericht 303F) is het enige primaire bron -document dat in de financiële administratie geregistreerd mag worden ter onderbouwing van een betalingsverplichting (voor het soort transactie dat hier beschreven wordt tussen leverancier en opdrachtgever). Alleen op basis van de factuur kan worden betaald, en moet ook worden betaald. De declaratie (het declaratiebericht 303D) is niet zo n primaire bron en zou dus niet in de financiële administratie van de gemeente geboekt mogen worden. Ook zou de declaratie niet tot een betaling mogen leiden. We zien vaak dat het declaratieverkeer aangevuld wordt met een formele factuurstroom, buiten het berichtenverkeer. Dit betekent simpelweg: dubbel werk, en grote kans op verschillen De correctie Een factuur moet bij binnenkomst in de financiële administratie opgenomen worden, of zij terecht en correct is of niet. Dit betekent ook dat het te betalen bedrag alleen gewijzigd kan worden door een correctie, een zgn. credit-factuur. Dus: op een onjuist factuurbericht (303F) zou altijd een creditfactuurbericht (303F) moeten volgen. Een declaratie(bericht) heeft niet deze formele status. Een onjuiste declaratie kan vervangen worden door de juiste declaratie (waarbij het eerdere onjuiste declaratiebericht wordt weggegooid) Welke bericht moet u gebruiken? Nog niet alle gemeenten hebben de overstap gemaakt naar het gebruik van het 303F-bericht. U kunt bij gemeente navragen of de gemeente een 303-D of een 303-F bericht wenst te ontvangen. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

7 2.2 Declaratieperiode CAK of Maandelijks Voor het declareren kunnen de gemeenten 2 verschillende declaratieperioden hanteren. Zij kunnen kiezen tussen een 4 wekelijkse periode (CAK) of een maandelijkse periode. Deze declaratieperiode bepaalt hoe de declaratieperiode in het declaratiebericht ingevuld moet worden. CAK: Dit is een 4 wekelijkse periode van declareren. Deze declaratieperioden staan vermeld op de CAK-kalender zie: Praktisch betekent dit dat om de 4 weken, aan het eind van een CAK-periode kan worden gedeclareerd, over voorgaande periode(n). Voorbeeld van een CAK-periode: t/m Maandelijks: Dit is een maandelijkse declaratieperiode. De declaratieperioden beslaan uit gehele maanden die gedeclareerd moeten worden. Praktisch betekent dit dat na het verstrijken van een maand, mag worden gedeclareerd, over voorgaande maandelijkse periode(n). Voorbeeld van een maandelijkse periode: t/m Welke periode moet u gebruiken? De gemeente bepaalt welke periodemethodiek gebruikt moet worden. Dit staat in documentatie van de gemeente. Als u die niet heeft, kunt u de gemeente hiernaar vragen Begindatum - Einddatum Declaratieperiode Bij het invullen van een declaratiebericht wordt met het invullen van Begindatum en Einddatum van de declaratieperiode aangegeven welke periode de gemeente hanteert voor het declareren. Tevens wordt hiermee aangegeven wat de laatste periode is waarvoor declaratieregels worden ingediend. De combinatie Begindatum / Einddatum van de declaratieperiode mag maximaal 1 CAK of 1 maandelijkse periode bevatten. De combinatie mag nooit meerdere perioden bevatten. Als er meerdere perioden tussen Begindatum / Einddatum declaratieperiode liggen, kan de gemeente niet zien welke periode-methodiek wordt gebruikt. CAK Correct Maandelijks Correct CAK Foutief Maandelijks Foutief Begindatum declaratieperiode Einddatum declaratieperiode JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

8 2.3 Productperiode Declareren producten over één of meerdere declaratie-/factuurperiodes Voor het declareren/factureren zijn de volgende begrippen van belang: Hulpperiode: is een periode waarbinnen hetzelfde product iedere dag geleverd is. Dit is cliëntgebonden. Declaratie-/factuurperiode: is een administratieve periode waarbinnen de geleverde hulp in de administratie tot een declaratie of factuur wordt verwerkt. Dit is niet cliëntgebonden. Productperiode: is de begin- en Einddatum van een geleverd product. Dit is cliëntgebonden. Uitgangspunten voor het declareren/factureren zijn: Een productperiode valt altijd binnen één gehele declaratie-/factuurperiode. Een productperiode valt altijd binnen de geldigheidsduur van een toewijzing. Een declaratie/-factuurregel betreft de som van het geleverde volume van één product binnen één productperiode, aan één cliënt. De hulp geleverd aan een cliënt tijdens een bepaalde declaratie-/factuurperiode wordt direct in de erop volgende declaratie-/factuurperiode of achteraf in een latere declaratie-/factuurperiode gedeclareerd of gefactureerd. Over een bepaalde declaratie-/factuurperiode worden alle declaratie-/factuurregels van één hulpaanbieder aan één gemeente aangeboden in één bericht. Voorbeeld: De declaratieperiode is Maandelijks De ingangsdatum toewijzing is: De maanden januari en februari 2018 worden middels 1 declaratiebestand gedeclareerd. Werkwijze: voor elke declaratieperiode moet u 1 declaratieregel/prestatie aanmaken. U maakt dus een declaratieregel/prestatie aan voor januari 2018 en een declaratieregel/prestatie voor februari. Omdat de ingangsdatum toewijzing , gebruikt u bij de Begindatum product Anders zou u buiten de geldigheidsduur van de toewijzing declareren. Begindatum declaratieperiode = Einddatum declaratieperiode = Ad declaratieregel/prestatie januari Begindatum product (declaratieperiode januari) Einddatum product (declaratieperiode januari) Ad declaratieregel/prestatie februari Begindatum product (declaratieperiode februari) Einddatum product (declaratieperiode februari) JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

9 2.4 Som over declaratie-/factuurperiode Voor een product volgt precies één declaratie-/factuurregel per declaratie-/factuurperiode, ongeacht het aantal hulpperiodes dat binnen de declaratie-/factuurperiode ligt. De velden Begindatum en de Einddatum productperiode worden gevuld met de Begindatum en Einddatum van een declaratie-/factuurperiode. Als het resultaat van een hulpperiode voor een outputgericht product pas aan het eind van die hulpperiode kan worden vastgesteld, wordt de productperiode gelijk gesteld aan de declaratie/factuurperiode waarin het resultaat is vastgesteld. Opm. Dit is het geval indien in de toewijzing staat: volume 1, eenheid stuks, binnen geldigheidsduur van de beschikking. Voorbeelden 1 Cliënt ontvangt ononderbroken hulp gedurende de maand maart. Zorgaanbieder declareert maandelijks. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product Cliënt ontvangt onderbroken hulp van 2 tot en met 9 maart en 23 tot en met 30 maart. Zorgaanbieder declareert maandelijks. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product Cliënt ontvangt onderbroken of ononderbroken outputgerichte hulp van 10 februari tot en met 23 maart. Pas op 23 maart kan het resultaat van de outputgerichte hulp worden vastgesteld. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

10 3 Excel Bulk 3.1 Algemene werkwijze Stap 1: Navigeer naar Excel bulk in het menu Stap 2: Download de WMO- of JW-template. Deze template heeft u nodig voor het invoeren van uw declaratie. Let op: Uitsluitend Excel-bestanden die volgens de template zijn gemaakt worden ondersteund door de VNG Berichtenapp. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

11 Stap 3: Open de template in Microsoft Excel Stap 4: Vul de algemene gegevens op het eerste tabblad in. Let op: Kopieer geen gegevens uit andere bestanden. Stap 5: Ga naar het tweede tabblad Gegevensblad. Vul de gegevens in. Kolommen waar achter de kolomomschrijving een * staat, zijn verplichte velden en dienen ingevuld te worden. Stap 6: Sla de volledig ingevulde excelsheet op uw computer op U mag zelf een naam aan het bestand geven. Bv. declaratie jan 2018 Zeist. Stap 7: Ga terug naar de VNG Berichtenapp Selecteer het type bericht dat u wilt versturen naar de gemeente. Dit doet u door een keuze te maken uit Wet Maatschappelijke Ondersteuning of Jeugdwet. Selecteer vervolgens aan de rechterzijde van het scherm of u de excelsheet als declaratie of factuur wilt versturen. De gemeente waar u de declaratie/factuur naartoe gaat sturen, kan u vertellen of het een declaratie of factuur moet zijn. Stap 8: Klik op Importeren Selecteer vervolgens het Excelbestand dat u wilt gebruiken om een declaratie aan te maken. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

12 Stap 9: Een overzicht van het bericht wordt op uw scherm weergegeven De gegevens die in de template zijn opgeslagen zijn ingelezen. Als er een foutmelding verschijnt, dient u het Excelbestand aan te passen en opnieuw te importeren. Klik vervolgens op de groene knop met pijl-icoon om het bericht naar de gemeente te versturen. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

13 3.2 Tabblad Algemene gegevens Afb.1 Tabblad Algemene gegevens In het tabblad algemene gegevens dient u de volgende velden te vullen: Gemeentecode : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 4 In dit veld vult u de viercijferige gemeentecode van de gemeente waar de declaratie naar toe wordt verstuurd. De gemeentecode staat voor de gemeentenaam op de 301.pdf. Jeugdhulp/WMO-aanbieder : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8 Vul dit veld met de identificerende AGB-code van uw praktijk Begindatum declaratieperiode : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8, formaat dd-mm-jjjj Dit is de eerste dag van een gehele declaratieperiode zie Einddatum declaratieperiode : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8, formaat dd-mm-jjjj Dit is de laatste dag van een gehele declaratieperiode zie Declaratienummer Declarant : Vullen verplicht : Ja, Lengte: 12. Dit veld vult u met de unieke aanduiding van een declaratie, toegekend door de opsteller van een declaratie. Het veld mag u vullen met een code die uit cijfers en letters bestaat, de code kan maximaal uit 12 karakters bestaan. Het factuurnummer dient voor ieder declaratiebestand uniek te zijn. Dagtekening factuur : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8, formaat dd-mm-jjjj In dit veld vult u de datum van ondertekening van een declaratie door de declarant. Deze moet altijd volledig worden ingevuld met een bestaande datum, die niet in de toekomst ligt. Deze datum moet groter of gelijk zijn aan Einddatum declaratieperiode. Btw-identificatienummer : Vullen verplicht: Zie omschrijving, Lengte: 14 In dit veld vult u het identificatienummer voor een zorgverlener in het kader van de omzetbelasting. Het veld mag cijfers en letters bevatten, maar maximaal veertien karakters. Het Btw-identificatienummer is verplicht om te vullen als de zorgverlener Btw-plichtig is. Als u niet Btw-plichtig bent laat u dit veld leeg. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

14 Het Btw-identificatienummer van een Nederlandse ondernemer bestaat uit veertien posities. Het begint met de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, waarin het omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van drie posities: B01 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan negen cijfers voor de toevoeging B01 t/m B99. In dat geval wordt het omzetbelastingnummer aangevuld met voorloopnullen. Er staan geen punten in het nummer. Indicatie D/ C : Vullen verplicht: Ja In dit veld geeft u de indicatie aan of de declaratie op basis van het totaalbedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = een bedrag/aantal debet (positief) of. C = credit (negatief) Standaard is dit veld met D gevuld. 3.3 Tabblad Gegevensblad In het tabblad Gegevensblad dient u de volgende velden te vullen: BSN : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 9 U vult dit veld met het negencijferig Burgerservicenummer van de cliënt, inclusief voorloop nul. Geboortedatum : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8 Formaat: dd-mm-jjjj U vult dit veld met de geboortedatum van de cliënt. Geslacht : Vullen verplicht: Ja, Lengte 1 U vult dit veld met het geslacht van de cliënt. De codering is als volgt: 1 = man 2 = vrouw Geboortenaam : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 25 U vult dit veld met de achternaam, zonder het voorvoegsel, van de cliënt ten tijde van de geboorte ook wel eigen naam of meisjesnaam genoemd. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten. Voorvoegsel : Vullen verplicht: Nee, Lengte: 10 Dit veld vult u als de naam bij veld Geboortenaam een voorvoegsel bevat. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten. Voorletters : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 6 In dit veld vult u de voorletters van de cliënt in. De voorletters worden aansluitend zonder punt of spatie ingevuld. Het veld mag met maximaal zes letters gevuld worden. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

15 Indicatie cliënt overleden : Vullen verplicht: Ja, In dit veld vult u de indicatie of een cliënt is overleden. Invulinstructie : ja = Cliënt overleden nee = Cliënt niet overleden Beschikkingnummer : Vullen verplicht: zie omschrijving, Het Beschikkingnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Dit veld mag zonder voorloopnullen worden gevuld. Productcategorie : Vullen verplicht: Ja, lengte 2 Het veld productcategorie vult u met twee cijfers. U kunt de productcategorie uit een lijst selecteren. Gebruik de cijfers die voor de omschrijving van de categorie bij toegewezen product op de 301.pdf staan Begindatum product : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8 Formaat: Formaat: dd-mm-jjjj U vult het veld met de Begindatum van het product (binnen deze declaratie), De datum is groter dan en mag niet in de toekomst liggen. Einddatum product : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8 Formaat: Formaat: dd-mm-jjjj U vult het veld met de Einddatum van het product. Het betreft de laatste dag, waarop de verzekerde het product ontvangt (binnen deze declaratie). De Einddatum moet groter zijn dan en kan niet in de toekomst liggen. Productcode : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 5 Dit veld vult u met de te declareren productcode. De te gebruiken productcodes per gemeente zijn afgesproken binnen het contract tussen de gemeente en aanbieder. De productcode staat op de 301.pdf. Dit mogen zowel cijfers, letters of speciale karakters zijn. Volume (=Aantal uitgevoerde producten): Vullen verplicht: Ja, Lengte: 4 U vult dit veld met het aantal verrichte prestaties in de periode tussen de Begindatum product en Einddatum product. Het aantal uitgevoerde producten heeft een directe relatie met het veld tijdeenheid zorgperiode. Indien de tijdseenheid in de toewijzing Euro is vult u bij volume JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

16 1 in. Tijdseenheid zorgperiode : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 2 In dit veld vult u tweecijferige code van de tijdseenheid passend bij veld: Aantal uitgevoerde producten. Daarbij maakt u gebruik van de onderstaande tabel Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4uur) 21 Week 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk. Deze codering invullen als er bijvoorbeeld sprake is van een tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur of bijvoorbeeld bij arrangementen met variabele prijs afspraak 82 Stuks. Deze codering bijvoorbeeld invullen als er sprake is van een afspraak over het tarief: Euro per stuk/arrangement met een vaste prijs. Indien op de toewijzing de eenheid Euro staat aangegeven, gebruikt u de code 81 (tijdsonafhankelijk). Indicatie Btw-vrijstelling : Vullen verplicht: ja, Lengte: 1 Indicatie die aangeeft of er sprake is van Btw-vrijstelling. De codering is: 1 = ja 2 = nee BTW-percentage : Vullen verplicht: zie omschrijving Het relevante BTW-percentage vullen wanneer er geen sprake is van BTW-vrijstelling (zie veld: BTW-vrijstelling). De codering is. Anders vult u 0,00 in.: 6,00 = 6% 17,50 = 17,5% 19,00 = 19% 21,00 = 21% BTW-bedrag : Vullen verplicht: zie omschrijving Het bedrag aan BTW dat in rekening wordt gebracht. Bedrag met komma invullen. Indien Btw-vrijstelling dan invullen 0,00 Factuurbedrag (inclusief BTW) : Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met het te factureren bedrag in maximaal acht cijfers. Het bedrag geeft u aan in Euro s inclusief komma. Dit is het bedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze factuur. Het bedrag moet JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

17 groter dan 0,00 zijn. Declaratieregels met en nulbedrag moeten verwijderd worden. Referentienummer credit : Vullen verplicht: zie omschrijving, Lengte: 20 Dit veld vult u verplicht als er sprake is van Crediteren. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. Het veld is alfanumeriek en heeft maximaal twintig karakters. Toewijzingnummer : Vullen verplicht: zie omschrijving Toewijzingen die verstuurd zijn na hebben allemaal een toewijzingnummer. Het toewijzingnummer dat in het 301- bericht staat wordt hier ingevuld. Indien er geen toewijzingnummer is wordt er niets ingevuld. 4 Wijze van vullen tijdseenheid Het volume (aantal geleverde eenheden) moet altijd een geheel getal zijn. Indien een gemeente een tariefeenheid heeft afgesproken die afwijkt van de declaratie- /factuureenheid, dan moet in de declaratie/factuur het tarief worden omgerekend en afgerond. De regels hiervoor staan weergegeven in tabel 4.2 Het kan voorkomen dat het volume dat werkelijk is gebruikt niet overeenkomt met een geheel getal * tijdseenheid dat vermeld staat in de toewijzing. Bv. U heeft 2,5 uur geleverd terwijl de tijdseenheid in de toewijzing uur is. In deze situatie geldt de volgende regel: U mag altijd in een kleinere tijdseenheid declareren dan aangegeven in de toewijzing. In dit geval kunt u dan in de tijdseenheid minuten declareren (= 150 minuten). 4.1 Tijdseenheid Euro Indien in een Toewijzing (301) de eenheid (83) Euro is toegewezen, dient u in het declaratiebericht de eenheid (81) benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk te gebruiken. Daarbij vult u in het volume 1 in en vult u bij declaratiebedrag het bedrag dat u mag declareren in deze declaratieperiode. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

18 4.2 Tabel 4-1 Eenheden en afronden Afspraak tarief Toegestane eenheid toewijzing Toegestane eenheid declaratie/factuur Afronden tarief declaratie/factuur Opmerking Euro per uur Uur Uur n.v.t. Alleen hele uren declareren of factureren Minuut Uurprijs/60 afgerond op 2 decimalen Zie casus 1 Euro per minuut Minuut Minuut n.v.t. Euro per dagdeel Dagdeel (4 uur) Dagdeel (4 uur) n.v.t. Alleen hele dagdelen declareren of factureren Euro per dag Dag Dag n.v.t. Alleen hele dagen declareren of factureren Dagdeel (4 uur) Dagprijs/2 afgerond op 2 decimalen Euro per etmaal Etmaal (24 uur) Etmaal (24 uur) n.v.t. Alleen hele etmalen declareren of factureren Euro per week week week n.v.t. Alleen hele weken declareren of factureren Afspraak tarief Toegestane eenheid toewijzing Toegestane eenheid declaratie/factuur Afronden tarief declaratie/factuur Opmerking Euro per stuk/ arrangement met een vaste prijs Stuks Stuks n.v.t. Zie casus 3 Euro per stuk/ arrangement met een variabele prijs Euro Tijd onafhankelijk Zie casus 2 JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

19 5 Crediteren middels Excel De berichtenapp gaat er vanuit dat u middels Excel-bulk of een debetdeclaratie maakt, of een creditdeclaratie. De reden hiervoor is dat als u zowel creditregels aanbiedt als gecorrigeerde debetregels het onvoorspelbaar is in welke volgorde de gemeente deze gaat verwerken. Indien eerste de gecorrigeerde debetregel wordt verwerkt ipv eerst de creditregel ontstaan er onnodig afwijzingen. Stappen 1. De oorspronkelijke gebruikte Excel-sheet van de debet-declaratie wordt gebruikt. 2. Sla deze eerst op met een naam die duidelijk aangeeft dat het een credit betreft. (voor uw eigen administratie). 3. Verwijder uit het gegevensblad de regels dit niet gecrediteerd hoeven te worden. 5.1 Tabblad Algemene gegevens Wijzigen: declaratienummer declarant : Dit veld vult u met de unieke aanduiding van een declaratie, toegekend door de opsteller van een declaratie. Het veld mag u vullen met een code die uit cijfers en letters bestaat, de code kan maximaal uit 12 karakters bestaan. Het factuurnummer dient voor ieder declaratiebestand uniek te zijn. Ook als u na een afkeuring een nieuwe declaratie indient moet u een uniek declaratienummer hanteren. Tip. Zet een A achter het declaratienummer. Deze is voor de keten uniek en voor uzelf herkenbaar. Dagtekening factuur : Vullen verplicht: Ja, Lengte: 8, formaat dd-mm-jjjj In dit veld vult u de datum van ondertekening van een declaratie door de declarant. Deze moet altijd volledig worden ingevuld met een bestaande datum, die niet in de toekomst ligt. Deze datum moet groter of gelijk zijn aan Einddatum declaratieperiode. Indicatie D/C : In dit veld geeft u de indicatie aan of de declaratie op basis van het totaalbedrag debet of credit is. Vul hier een C in. (= credit) 5.2 Tabblad Gegevensblad Een creditregel is identiek aan de oorspronkelijke debetregel. Alle velden blijven gevuld zoals ze eerder zijn ingediend, inclusief het declaratiebedrag (incl. evt. btw). Dit bedrag blijft een positief bedrag. Doordat er is aangegeven dat het een C -redit declaratie is, zie algemene gegevens, wordt dit bedrag aangemerkt als Credit. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

20 Wat verandert er wel in de declaratieregel? Referentienummer Credit: Dit nummer wordt gevuld met het ReferentieNummer van de oorspronkelijke debetregel. Ieder declaratieregel krijgt een uniek ReferentieNummer. Dit vindt u op de PDF van het oorspronkelijk ingediende 303-bericht. Vul hier dus niet het declaratie/factuurnummer in van de oorspronkelijke declaratie. Opmerking : Een gedeeltelijke creditering van een toegekend bedrag van de debetregel in een creditregel is niet mogelijk. De declaratieregel moet in zijn geheel worden gecrediteerd alvorens opnieuw gedebiteerd te kunnen worden met de juiste gegevens. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

21 6 Vullen van de Productperiode en Prestatie in een 303-bericht Bij het vullen van de declaratieregel zijn er 2 gegevensgroepen die uitleg nodig hebben. Dat zijn de Productperiode en de Prestatie. Het vullen van de juiste Productperiode wordt toegelicht aan de hand van casussen, zie : Hoe wordt de Productperiode gevuld? Het vullen van de juiste Prestatie wordt toegelicht aan de hand van casussen, zie : Hoe wordt de Prestatie gevuld? 6.1 Hoe wordt de Productperiode gevuld? In de casussen hieronder wordt als voorbeeld een declaratieperiode van een maand gehanteerd. Dit wordt vastgelegd door veld Begindatum declaratieperiode te vullen met de Begindatum van de betreffende maand en het veld Einddatum declaratieperiode te vullen met de Einddatum van de maand. Gezien het uitgangspunt dat een prestatie(deel) binnen een (voorgaande) declaratie- /factuurperiode valt zal in dit voorbeeld een productperiode altijd binnen één maand moeten liggen. De volgende casussen zijn hierop gebaseerd. Algemene gegevens : Een declaratie/factuur wordt aangeleverd met in de velden : Begindatum declaratieperiode = 1 februari 2018 en in veld Einddatum declaratieperiode = 28 februari Een product uit januari 2018 kan eveneens worden gedeclareerd met behulp van dit declaratie- /factuurbestand. De Begindatum declaratieperiode blijft echter 1 februari 2018 en de Einddatum declaratieperiode blijft Casus 1.1 : Cliënt ontvangt ononderbroken hulp gedurende de maand maart. Zorgaanbieder declareert maandelijks. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product Casus 1.2 : Cliënt ontvangt onderbroken hulp van 2 tot en met 9 februari en 23 tot en met 30 februari. Zorgaanbieder declareert maandelijks. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product Casus 1.3 Cliënt ontvangt onderbroken of ononderbroken hulp van 10 januari tot en met 28 februari. Er volgen twee declaratie-/factuurregels. 1 regel met Begindatum product en Einddatum product en 1 regel met Begindatum product en Einddatum product JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

22 Casus 1.4 Cliënt ontvangt onderbroken of ononderbroken hulp van 10 januari tot en met 28 februari. De ingangsdatum van de toewijzing is Er volgen twee declaratie-/factuurregels. 1 regel met Begindatum product en Einddatum product en 1 regel met Begindatum product en Einddatum product de Begindatum product ( ) is nodig, omdat de ingangsdatum van de toewijzing is. Casus 1.5 Cliënt ontvangt onderbroken of ononderbroken outputgerichte hulp van 10 januari tot en met 28 februari. Pas op 23 februari kan het resultaat van de outputgerichte hulp worden vastgesteld. Er volgt één declaratie-/factuurregel, Begindatum product en Einddatum product Algemene gegevens Begindatum declaratieperiode Einddatum declaratieperiode Gegevensblad Begindatum product Einddatum product Casus 1.1 Declaratieregel Casus 1.2 Declaratieregel Casus 1.3 Declaratieregel Declaratieregel Casus 1.4 Declaratieregel Declaratieregel Casus 1.5 Declaratieregel JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

23 6.2 Hoe wordt de Prestatie gevuld? Algemene regel Voor het declareren wordt een product, die gedurende een bepaalde tijdseenheid (duur en frequentie) of tijdloos is uitgevoerd, vertaald in een afgesproken declaratie-/factuur-eenheid bij een onderling (gemeente en hulpaanbieder) afgesproken tariefeenheid Prestatie Casus 1: Inspanningsgericht Aan een cliënt A is op 6 september minuten extramurale hulp geleverd voor een product X behorend tot productcategorie Y. De hulpaanbieder declareert maandelijks naar de gemeente. De hulpaanbieder zal in oktober een declaratie-/factuurbericht met als declaratie/factuurperiode september 2017 naar de gemeente sturen. Op welke wijze wordt de geleverde jeugdhulp gedeclareerd? In dit declaratiebericht wordt in de algemene gegevens de Begindatum declaratie de waarde " " gevuld en de Einddatum declaratie de waarde " ". Aanvullende info: Een representant maakt namens de gemeente afspraken met de hulpaanbieder over het te hanteren tarief product (incl. BTW) in eurocenten per minuut (al dan niet is afronden nodig). In het voorbeeld geldt een uurtarief (gemeente) voor het product van 56 euro. Het tarief product (incl. BTW) bedraagt 56/60 = 0,9333 euro per minuut. Het afgesproken tarief product (incl. BTW) wordt bijvoorbeeld 0,93 euro per minuut (= uurtarief/60 minuten, afgerond op 2 decimalen). Het berekend bedrag (incl. BTW) wordt als volgt berekend: vermenigvuldig het aantal uitgevoerde producten (aantal minuten) x tarief product (incl. BTW) (= afgerond tarief per minuut). Het veld DeclaratieFactuurbedrag bevat de waarde "23,25", zijnde 23 euro en 25 eurocent (in dit geval 25 x 0,93) 23,25 euro) Er volgt bij deze cliënt één prestatie. Tabel Prestatie casus 1: Inspanningsgericht Element ProductPeriode Begindatum ProductPeriode Einddatum ProductCategorie Bijzonderheden met betrekking tot het vullen Hier wordt de Begindatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de Einddatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de productcategorie Y gevuld. ProductCode UitgevoerdeProductAantal (=Volume) ZorgperiodeTijdseenheid DeclaratieFactuurBedrag Hier wordt de productcode X gevuld. Hier wordt waarde "25" gevuld (aantal minuten). Hier wordt waarde "01" (code 01 = minuut) gevuld Hier wordt waarde "23,25"gevuld. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

24 6.2.2 Prestatie Casus 2: Outputgericht arrangement met een variabele prijs Aan een cliënt A is op 11 en 28 september 2017 hulp geleverd voor een resultaat Z behorend tot productcategorie Y. De hulpaanbieder en de gemeente hebben een variabele prijsafspraak in het kader van de outputgerichte zorg. De hulpaanbieder declareert maandelijks naar de gemeente. De hulpaanbieder zal in oktober een declaratie-/factuurbericht met als declaratie/factuurperiode september 2017 naar de gemeente sturen. Op welke wijze wordt de geleverde jeugdhulp gedeclareerd? In dit declaratiebericht wordt bij de algemene gegevens in de velden Begindatum DeclaratiePeriode de waarde " " gezet en Einddatum DeclaratiePeriode " ". Er volgt bij deze cliënt één prestatie. Er is een afspraak tussen een representant namens de gemeente en de hulpaanbieder over het volume en het te hanteren tarief (gestaffeld) voor het product (incl. BTW) in eurocenten. In het voorbeeld geldt een variabel tarief op basis van een staffel voor resultaat Z van 76 euro. Voor iedere levering van ondersteuning met resultaat Z, wordt één uitgevoerd product Z in rekening gebracht. Het aantal wordt in het veld Volume gevuld. Er behoeft geen omrekening plaats te vinden van het tarief product (incl. BTW) naar tijd, omdat bij resultaat Z in element ZorgperiodeTijdseenheid waarde 81 (= tijdonafhankelijk) is gevuld. Het DeclaratieFactuurBedrag (incl. BTW) wordt als volgt berekend: vermenigvuldig het aantal uitgevoerde producten (aantal resultaten) x tarief product (incl. BTW) (afgesproken tarief per resultaat). De hulpaanbieder brengt het gehele berekende bedrag (incl. BTW) bij de ontvanger van de declaratie/factuur in rekening in het veld DeclaratieFactuurBedrag. Het veld DeclaratieFactuurBedrag bevat de waarde "152,00", zijnde 152 euro (in dit geval 2 x 76 = 152,00 euro). Tabel Prestatie casus 2: Outputgericht arrangement met een variabele prijs Element ProductPeriode Begindatum ProductPeriode Einddatum ProductCategorie ProductCode UitgevoerdeProductAantal (volume) ZorgperiodeTijdseenheid DeclaratieFactuurBedrag Bijzonderheden met betrekking tot het vullen Hier wordt de Begindatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de Einddatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de productcategorie Y gevuld. Hier wordt de prestatiecode Z gevuld. Hier wordt waarde "2" gevuld. Hier wordt waarde "81" (code 81 = tijdonafhankelijk) gevuld Hier wordt waarde "152,00"gevuld Prestatie Casus 3 : Outputgericht met arrangement JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

25 Aan een cliënt D is in de maand september 2017 Jeugdhulp-ondersteuning geleverd voor een resultaat V (arrangement), behorend tot productcategorie U. Datum Week Aantal minuten Maandag minuten Donderdag minuten Maandag minuten Maandag minuten Woensdag minuten Jeugdhulpaanbieder en gemeente hebben de afspraak: Vast prijs arrangement per week, indien er ondersteuning geleverd is. Declaratie/factuur indienen per 4 weken. Op welke wijze wordt de geleverde hulp gedeclareerd? In dit declaratiebericht wordt bij de algemene gegevens in de velden Begindatum DeclaratiePeriode de waarde " " gezet en Einddatum DeclaratiePeriode " ". Dit is een gehele CAK-periode. (eerste en laatste dag van de periode week 37 t/m 40 in 2017). Er volgt bij deze cliënt één prestatie. Een representant maakt namens de gemeente afspraken met de jeugdhulpaanbieder over het te hanteren tarief product (incl. BTW) in eurocenten (al dan niet is afronden nodig). In het voorbeeld geldt een vast tarief (gemeente) voor resultaat V van 77 euro. Er behoeft geen omrekening plaats te vinden van het tarief product (incl. BTW) naar tijd, in element ZorgperiodeTijdseenheid wordt waarde 82 (= stuks) gevuld. Dit tarief wordt in element ProductTarief (incl. BTW) gevuld. Het arrangement product V is in de declaratie-/factuurperiode 3 keer (week 37, 39 en 40) geleverd. Dit aantal wordt in element UitgevoerdeProductAantal (volume) gevuld. Het DeclaratieFactuurBedrag (incl. BTW) wordt als volgt berekend: vermenigvuldig het aantal uitgevoerde producten (aantal resultaten) x tarief product (incl. BTW) (afgesproken tarief per resultaat). Het veld DeclaratieFactuurBedrag (incl. BTW) bevat de waarde "231,00", zijnde 231 euro (in dit geval 3 x 77,00 = 231,00 euro). Tabel Prestatie casus 3 Element ProductPeriode Begindatum ProductPeriode Einddatum ProductCategorie ProductCode Bijzonderheden met betrekking tot het vullen Hier wordt de Begindatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de Einddatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de productcategorie U gevuld. Hier wordt de productcode V gevuld. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

26 Element UitgevoerdeProductAantal ZorgperiodeTijdseenheid DeclaratieFactuurBedrag Bijzonderheden met betrekking tot het vullen Hier wordt waarde "3" gevuld. Hier wordt waarde "82" (code 82 = stuks) gevuld Hier wordt waarde "231,00"gevuld Casus 4 Outputgericht in stuks per productcategorie Aan een cliënt D is op 14 en 16 september 2017 ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder (zonder verblijf) geleverd, productcategorie 32. Er is geen productcode afspraak tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente. De jeugdhulpaanbieder declareert maandelijks naar de gemeente. De jeugdhulpaanbieder zal in oktober een declaratie-/factuurbericht met als declaratie/factuurperiode september 2016 naar de gemeente sturen. Op welke wijze wordt de geleverde jeugdhulp gedeclareerd? In dit declaratiebericht wordt bij de algemene gegevens in de velden Begindatum DeclaratiePeriode de waarde " " gezet en Einddatum DeclaratiePeriode " ". Er volgt bij deze cliënt één prestatie. Een representant maakt namens de gemeente afspraken met de jeugdhulpaanbieder over het te hanteren tarief voor de productcategorie ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder (zonder verblijf) (incl. BTW) in euro per stuk. In het voorbeeld geldt een tarief (gemeente) voor de productcategorie outputgericht van 45 euro. Het veld DeclaratieFactuurBedrag bevat de waarde "90,00", zijnde 90 euro (in dit geval 2 x 45 = 90,00 euro). De Jeugdhulpaanbieder brengt het gehele berekend bedrag (incl. BTW) bij de ontvanger van de declaratie/factuur in rekening in element DeclaratieFactuurBedrag (incl. BTW). Tabel Prestatie casus 4 Element ProductPeriode Begindatum ProductPeriode Einddatum ProductCategorie Element Bijzonderheden met betrekking tot het vullen Hier wordt de Begindatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de Einddatum met de waarde = gevuld. Hier wordt de productcategorie 32 (= Zonder verblijf: ambulante Bijzonderheden met betrekking tot het vullen jeugdhulp op locatie van de aanbieder) gevuld. ProductCode UitgevoerdeProductAantal Hier wordt de escapewaarde (5 spaties) productcode gevuld. Hier wordt waarde "2" gevuld (aantal stuks). JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

27 ZorgperiodeTijdseenheid DeclaratieFactuurBedrag Hier wordt waarde "82" (code 82 = stuks) gevuld Hier wordt waarde "90,00"gevuld. 6.3 Declareren bijbehorende/aanvullende producten Onderstaande geldt mogelijk binnen een bilaterale afspraak tussen gemeente en jeugdhulpverlener. In een aantal gevallen kan naast een hoofdproduct een aantal bijbehorende/aanvullende producten in rekening worden gebracht. Het gaat onder meer om het volgende bijbehorende/aanvullende product: Vervoerskosten; Consequenties voor de invulling Het declareren van een hoofdproduct met één of meer bijbehorende/aanvullende producten ziet er als volgt uit: Één product beschrijft het hoofdproduct met bijbehorende data (exclusief bijbehorende/aanvullende product). Na een prestatie van het hoofdproduct volgen één of meer prestatie(s) voor het bijbehorende/aanvullende product. De Begindatum product en Einddatum product van een bijbehorende/aanvullend product kan afwijken van de Begindatum product en Einddatum product van het hoofdproduct. JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

28 7 Bijlagen 7.1 CAK-kalender Begindatum Einddatum CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode Begindatum Einddatum CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode Begindatum Einddatum CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode CAK Periode JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29

29 7.2 Referenties Documenttype Documentnaam Versie Organisatie Invulinstructie JW303-JW304v2.1_INVu3.pdf 3 ( ) Vektis Invulinstructie WMO303-WMO304v2.1_INVu3.pdf 3 ( ) Vektis Informatie Factuurbericht 303f vervangt declaratiebericht 303d Dec 2016 i-sociaal Domein 7.3 Mutatieoverzicht Datum Documentdeel Aard wijziging Alle Initieel document JW303/WMO303, versie 2.2, / uitgave 1, / 29