Werkinstructie declareren prestatiefinanciering. WMO, Jeugdwet & GGZ

Transcriptie

1 Werkinstructie declareren prestatiefinanciering WMO, Jeugdwet & GGZ Versie

2 Inhoudsopgave 1. Declareren (303/321) Declaraties indienen Automatisch declareren via het Vecozo SchakelPunt Een 303/ 321 declaratie bestand uploaden in het Zorg-Portaal Handmatig notaregels aanmaken in het Zorg-Portaal Aandachtspunten Jw321 systematiek Retourbericht Vertaaltabel retourcodes 304/ Retourberichten zonder software systeem Benodigde acties op foutmeldingen Crediteren van notaregels Het betalingsproces 22 2

3 1. Declareren (303/321) In het berichtenverkeer wordt er bij declaraties een onderscheid gemaakt in onderstaande zorgwetten: 1. Een iwmo303 bericht in het kader van de Wmo 2. Een ijw303 en ijw321 bericht in het kader van de Jeugdwet In het vervolg van deze handleiding maken we geen onderscheid in wetgeving. We spreken over 303 en 321 berichten Declaraties indienen Zorg-Lokaal biedt u 3 mogelijkheden om te declareren: 1. Automatisch via het Vecozo SchakelPunt 2. Een 303/ 321 declaratie bestand uploaden in het Zorg-Portaal 3. Handmatig notaregels aanmaken in Zorg-Portaal Het kan per gemeente verschillen welke van de drie bovengenoemde mogelijkheden gehanteerd mogen worden. Zorg-Lokaal verzoekt u dan ook om deze afspraken na te volgen en enkel gebruik te maken van de mogelijkheid zoals voorgeschreven door uw gemeente Automatisch declareren via het Vecozo SchakelPunt Indien u over een eigen softwaresysteem beschikt welke declaratie berichten (let op, géén facturatieberichten) conform de landelijke istandaarden aanmaakt, kunt u direct via het Vecozo SchakelPunt declareren. Dit betekent dat een handeling in uw applicatie via het geautomatiseerde berichtenverkeer direct belandt in het Zorg-Portaal van Zorg-Lokaal. Andersom bereiken retourberichten van het Zorg- Portaal u op dezelfde manier. LET OP: De koppeling tussen het Vecozo SchakelPunt en het Zorg-Portaal is werkzaam. In de gehele berichtenketen zijn echter meerdere partijen betrokken, waarvoor Zorg-Lokaal niet verantwoordelijk is. Hierdoor kan het voorkomen dat een ingezonden bericht niet in het Zorg- Portaal terecht komt. Enkel wanneer u een retourbericht van ons ontvangt, kunt u ervan uit gaan dat uw bericht succesvol is ontvangen. U bent als zorgaanbieder te allen tijde zelf verantwoordelijk voor een juiste aanlevering van de berichten Een 303/ 321 declaratie bestand uploaden in het Zorg-Portaal In het Zorg-Portaal kunt u enkel bestanden uploaden die voldoen aan het landelijk geldende format voor berichtenverkeer 303/321 in 2.0 standaard. Indien u niet over een systeem beschikt welke dit format automatisch aanmaakt, dan dient u uw bestanden zelf te converteren naar de juiste bestandsextensie (ijw/iwmo-d berichten). Om dit te kunnen doen, doorloopt u de hieronder genoemde stappen. Er bestaat echter een uitzondering op ijw321 declaraties. Deze dienen direct in het juiste bestandsformat (extensie:.ei) te worden aangeleverd, hier bestaat geen handmatige Excel optie voor op istandaarden. Indien u een ijw321 declaratie wilt uploaden, kunt u de eerste twee stappen overslaan en gaat u verder naar stap 3. - Stap 1: Excel bestand vullen 303 declaratiebericht Via onderstaande link naar istandaarden kunt u een Excel definitie voor 303 declaratieberichten met bijbehorende invulinstructie downloaden. Kies in het rechter keuzemenu voor Declaratie ijw303 of Declaratie iwmo303. LET OP: Zorg-Lokaal verwerkt géén facturatie bestanden. Vult u de Exceldefinitie in aan de hand van de invulinstructie, dan ziet het bestand er als volgt uit (in dit voorbeeld wordt een ijw303 Excel definitie gebruikt, deze wijkt iets af van de iwmo303 variant): 3

4 Algemene gegevens tabblad: Gegevensblad tabblad: - Stap 2: Excel bestand converteren naar Ei. bestand Heeft u de Excel definitie correct ingevuld? Dan kan het Excel bestand geconverteerd worden volgens de handleiding van de berichtenconverter. Om dit te kunnen doen, dient u de berichtenconverter van istandaarden te downloaden. Dit kan via de volgende link. Kies hier in het rechter keuzemenu voor de nieuwste versie onder het kopje Module 2016 downloaden : Na het downloaden kunt u direct aan de slag met de converter. Open het programma en kies de bovenste optie Bericht maken. Selecteer het betreffende type bericht in het uitschuifmenu iwmo303 declaratie/factuur (Excel) of ijw303 declaratie/factuur (Excel). Vervolgens kunt u via de button bestand openen het Excel bestand dat u heeft aangemaakt selecteren Zodra het bestand wordt geopend, begint het programma direct met converteren. Indien de Excel definitie technisch correct is bevonden, verschijnt direct een scherm om het geconverteerde bestand op te slaan. Geeft de converter een foutmelding aan? Corrigeer deze in uw Excel definitie en probeer het opnieuw. Zodra u het bestand heeft opgeslagen, is het converteren van het bestand voltooid. Nu vindt u het Ei. bestand op de locatie waar het geconverteerde bericht is opgeslagen. U ziet het volgende na opening van dit bestand in kladblok: 4

5 Stap 3: Ei. bestand uploaden Na het inloggen met Vecozo in het Zorg-Portaal, gaat u naar de button Beheer, Bestanden en Uploaden en verwerken. Het volgende scherm wordt zichtbaar met de button Upload bestanden. Als u hierop klikt, kunt u vervolgens zoeken in de bestanden op uw computer. Hier selecteert u het geconverteerde Ei. bestand. Direct na opening van het bestand start het uploaden. De voortgang van het uploaden kan worden afgelezen in de balk met percentages. Elk bericht doorloopt drie controle categorieën: Categorie 1: Technische controle Het bericht wordt technisch gecontroleerd op de wettelijk gestelde berichten opbouw van Vektis. (regellengte, aanwezige data in alle verplichte velden etc.) Categorie 2: Correcte waardes controle Controle of de cellen met juiste waardes zijn gevuld ( bijv. bevat de geboortedatum geen datum in toekomst, heeft de regelnummering de juist volgorde etc.) Categorie 3: Inhoudelijke controle De notaregels worden inhoudelijk gecontroleerd op aanwezigheid van toewijzing, MAZ, juiste tarief etc.) Als een bericht in de eerste controle categorie technisch wordt afgekeurd, worden er géén notaregels aangemaakt en is de declaratie niet verwerkt. Zodra een technische fout is geconstateerd, ontvangt u direct na het uploaden een foutmelding. LET OP: er wordt bij een technische afkeur dus ook géén retourbericht gegenereerd! Dit ziet er als volgt uit: 5

6 Afkeur op basis van categorie 1 Technische afkeur is te herkennen aan de status afgekeurd dat direct in beeld komt. Is dit het geval? Klik op de blauwgekleurde link Toon/verberg foutmeldingen om de afkeur in te zien. Voer naar aanleiding van de meldingen de noodzakelijke correcties door in uw bestand en verwerk het bestand nogmaals. Indien er geen foutmeldingen in categorie 1 zijn geconstateerd, zal het bericht verwerkt gaan worden. Dit is te herkennen aan de status in wachtrij voor verwerking. Afkeur op basis van categorie 2 Indien er op notaregels uit het bestand foutmeldingen uit categorie 2 (juiste waardes) voorkomen, worden deze niet direct in het uploadscherm getoond. Deze fouten zullen pas gedetecteerd worden tijdens de controle in de wachtrij, aangezien hier pas inhoudsniveau gecontroleerd wordt. LET OP: Bij categorie 2 foutmeldingen worden geen notaregels aangemaakt door het Zorg-Portaal, omdat de basis info niet juist is. Het kan dus voorkomen dat om deze reden een bestand maar gedeeltelijk verwerkt wordt. Bijvoorbeeld: Is bij 1 van de 5 cliënten uit een declaratie bij de geboortedatum is gevuld? Dan worden de notaregels van deze cliënt niet verwerkt, omdat de geboortedatum in de toekomst ligt. De notaregels van de overige 4 cliënten worden wel verwerkt als aan alle controlepunten is voldaan. De reden van het niet verwerken van notaregels en de foutmelding op de betreffende notaregel uit categorie 2 wordt via een retourbericht teruggekoppeld. In dit retourbericht ziet u wat u dient te corrigeren. Afkeur op basis van categorie 3 Indien er geen foutmeldingen in categorie 1 en 2 zijn geconstateerd, zal het bericht volledig verwerkt gaan worden. Een technisch goedgekeurd bericht kan inhoudelijk nog fouten bevatten (categorie 3). Deze fouten worden terug gekoppeld middels een retourbericht of LET OP: Fouten in categorie 3 zijn niet zichtbaar in het uploadscherm. Deze inhoudelijke fouten worden niet direct getoond, omdat geüploade berichten één voor één op inhoud worden gecontroleerd middels een wachtrij. Klik daarom altijd op de blauwe bestandslink (zie onderstaande afbeelding) om te controleren op eventuele inhoudelijke afkeur en om uw retourbericht te downloaden. 6

7 Via deze blauwe bestandslink komt u terecht in het bestanden overzicht. In eerste instantie heeft het bericht hier altijd de status InWachtrij. U kunt deze pagina verversen door op de button Zoek te klikken (de verwerking in de wachtrij kan enkele minuten in beslag nemen). Zodra uw bericht uit de wachtrij is, zijn de notaregels volledig gegenereerd en is het retourbericht aangemaakt. Dit is te herkennen aan een nieuwe status goedgekeurd of afgekeurd. Indien de status zwart gekleurd goedgekeurd aangeeft is uw declaratie geheel foutloos. Het kan echter voorkomen dat er enkel inhoudelijke fouten zijn geconstateerd. In dit geval staat er goedgekeurd in het rood gekleurd, inclusief een rode driehoek met uitroepteken ernaast (zie onderstaande afbeelding). Heeft u geen softwaresysteem om een Ei. retourbericht in te lezen? Klikt u dan op de rode driehoek om de inhoudelijke afkeur met bijbehorende retourcode in te zien. Heeft u wel een softwaresysteem om ei. retourberichten in te lezen? Dan is deze extra controle overbodig. Inhoudelijke fouten worden voor u inzichtelijk zodra u het retourbericht vanuit het Zorg- Portaal heeft gedownload en in uw softwaresysteem heeft ingelezen. LET OP: Controleer altijd of uw notaregels zijn aangemaakt. Dit doet u door via het vergrootglasicoontje rechts naast de regel de gegenereerde notaregels te bekijken. Zie hoofdstuk 2 retourbericht voor de volgende stappen in het proces. 7

8 1.1.3 Handmatig notaregels aanmaken in het Zorg-Portaal Heeft u maar enkele declaraties per maand? Dan is de snelste en eenvoudigste manier het handmatig aanmaken van notaregels. Zoek hiervoor, na inloggen op het Zorg-Portaal, de betreffende cliënt middels BSN, achternaam of geboortedatum op via de witte zoekbalk bovenin het scherm. LET OP: U kunt alleen cliënten inzien die in het Zorg-Portaal aan uw organisatie zijn toegewezen. In alle gevallen dient er een toewijzing aanwezig te zijn als u gaat declareren. Is dit niet het geval? Voltooi dan voorafgaand aan het declareren de stap Toewijzen conform gemeentelijke werkafspraken. Optie 1) Uw gemeente wijst cliënten toe in het Zorg-Portaal Informeer in dit geval bij uw gemeente waarom uw toewijzing ontbreekt. Optie 2) U dient een Verzoek om toewijzing in. Dient u in dit geval handmatig of via een 315-bericht een verzoek om toewijzing in via het Zorg- Portaal. Wanneer u de desbetreffende cliënt heeft geselecteerd, komt u in het cliënt dossier en verschijnt het volgende scherm: Ga naar het tabblad Toewijzing (rood omlijnd in bovenstaande afbeelding) voor het handmatig opvoeren van een notaregel. Alle aan u toegewezen indicatiebesluiten worden zichtbaar. Ga naar het betreffende tabblad waarvoor u een notaregel wilt aanmaken. 8

9 Op het tabblad van het desbetreffende besluit zijn diverse buttons zichtbaar. Om de notaregel aan te maken, klikt u op het vierkante icoontje met de N (rood omlijnd in onderstaande afbeelding). Zodra u op het N icoontje klikt, verschijnt een volgend scherm. Vult u in dit scherm alle informatie over de declaratie in. In het bovenste gedeelte zijn de gegevens van de toewijzing weergegeven. Het onderste gedeelte dient u in te vullen. Hanteer hierbij de standaard regels van declareren. - Vul als eerste bij startdatum de eerste datum van de maand c.q. CAK periode in waarover u declareert. (Alle zorg - met uitzondering van Diagnose Behandel Combinaties (DBC) - dient per maand c.q. CAK periode gedeclareerd te worden). Indien dit de eerste notaregel op dit indicatiebesluit betreft, kan het zijn dat de daadwerkelijke startdatum later in de maand valt dan de eerste dag van de maand. Hanteer hier altijd de daadwerkelijke startdatum. - Vul bij einddatum de laatste dag van de maand c.q. CAK periode in waarover u declareert. Ook hier geldt wanneer dit de laatste notaregel over dit indicatiebesluit betreft, dat de einddatum eerder dan de laatste dag van de maand kan vallen. U dient hier altijd de daadwerkelijke einddatum te hanteren. - Vul het aantal uitgevoerde producten binnen de aangegeven periode in, en selecteer de bijbehorende eenheid. Het tarief wordt automatisch door het systeem berekend. - Vul bij factuurnummer het nummer in dat in uw eigen administratie refereert naar deze declaratie. LET OP: De notaregel kan niet meer worden aangepast. Controleer dan ook alles op correctheid voordat u opslaat. Als het opslaan volledig juist is verlopen dan verschijnt rechtsonder in het scherm een groen wolkje met een melding dat de regel succesvol is opgeslagen. Zie verder voor de controle onder hoofdstuk

10 1.2. Aandachtspunten Jw321 systematiek De verwerking en controle van Jw321-declaratie berichten wijkt iets af van de standaard wijze bij 303- berichten. Hieronder volgen enkel aandachtspunten die in acht moeten worden genomen voordat u een Jw321-bericht gaat indienen bij Zorg-Lokaal. Toewijzen van een GGZ traject (voor Jw321-bericht) Voorafgaand aan het declareren moet er altijd een toewijzing in het Zorg-Portaal aanwezig zijn. Er zijn twee manieren waarop toewijzingen in het Zorg-Portaal worden gezet. O.b.v. de contractuele afspraken die er voor uw gemeente gelden, willen wij u verzoeken ook enkel deze werkwijze aan te houden. Deze afspraken kunnen per gemeente verschillen. Eén van de onderstaande twee opties is als werkwijze voor uw gemeente vastgelegd: 1. De gemeente voert de indicaties en toewijzingen op in Zorg-Portaal. 2. De zorgaanbieder moet zelf via een Verzoek Om Toewijzing (315-bericht) de beschikkingsgegevens bekend maken. Indien optie 1 geldt voor uw gemeente, zijn de hieronder genoemde punten wat betreft het toewijzen niet voor u van toepassing. Lees verder onder de alinea Declareren van een 321-bericht. Indien u conform gemeentelijke afspraken zelf de beschikkingsgegevens van uw cliënten bekend moet maken in het Zorg-Portaal middels een verzoek om toewijzing (315-bericht), zal er met de volgende punten rekening moeten worden gehouden: - Een GGZ-traject productcodes wordt altijd toegewezen voor max. 365 dagen Indien u een productcode uit de categorieën generalistische of specialistische GGZ aanvraagt middels een verzoek om toewijzing, wordt de toegewezen einddatum standaard op 365 dagen later dan de gevulde startdatum gezet. Blijkt na een half jaar dat het traject beëindigd wordt, dan kunt u de toewijzing inkorten middels een Melding Uit Zorg (307). Blijkt echter dat de zorg na deze 365 dagen nog niet voldoende is geweest, dan zal het traject toch gesloten moeten worden, om vervolgens een nieuw traject te openen. - GGZ-trajecten hebben standaard een volume van 1 stuks Aangezien GGZ zorg trajecten betreft die maar eenmalig achteraf gedeclareerd mogen worden, moet het volume altijd zijn gevuld als 1 stuks. Indien u bij volume 2 stuks vult bij het Verzoek Om Toewijzing, zal dit worden afgekeurd. - Geen product toewijzing Bij een traject is meestal vooraf nog niet bekend welke productcode uiteindelijk geleverd zal worden, aangezien vaak de diagnose nog niet is gesteld. Zorg-Lokaal biedt daarom de optie om een toewijzing aan te vragen waarbij de productcode nog niet wordt doorgegeven. U hoeft in uw Verzoek Om Toewijzing (315) dan enkel de cliënt gegevens volledig te vullen, de productcategorie (32) 51 of 52 en de startdatum van het traject. Pas wanneer het traject is afgerond kunt u middels het declareren de productcode in de toewijzing vaststellen. Zodra er gedeclareerd wordt, koppelt de gedeclareerde productcode automatisch in de toewijzing die dan met terugwerkende kracht gevuld wordt. (enkel bij declaratie middels JW321) - Een DBC productcode (specialistische GGZ) kan niet meermaals in een jaar worden toegewezen voor eenzelfde zorgaanbieder In Zorg-Portaal is een blokkering ingebouwd op DBC toewijzingen voor een cliënt met dezelfde productcode die overlap binnen een jaar hebben. Voorbeeld: Indien er een toewijzing in Zorg-Portaal staat op productcode Aandachtstekort - vanaf 250 tot en met 799 minuten met startdatum , is deze volgens de Istandaarden geldig voor maximaal 365 dagen. De toewijzing heeft dus een einddatum op Het is in dit geval niet mogelijk voor één zorgaanbieder om binnen deze periode nogmaals hetzelfde product Aandachtstekort - vanaf 250 tot en met 799 minuten aan te vragen voor de betreffende cliënt. Dit kan pas wanneer de traject looptijd van 365 dagen is verstreken. Blijkt bijvoorbeeld na een half jaar dat het maximaal aantal minuten van de gekozen productcode, in dit geval 799 minuten, al opgebruikt zijn, dan moet er een productcode gekozen worden die een groter aantal minuten omvat. 10

11 Declareren van een Jw321-bericht Hieronder volgen enkele aandachtspunten die bij het declareren van een Jw321-declaratie bericht van belang zijn: - Nza productcode Een productcode moet volgens de berichtenstandaard van Vektis in een 321-bericht drie of zes karakters bevatten. Aangezien de productcodes van generalistische en specialistische GGZ in de producten-diensten catalogus van de gemeenten altijd 5 karakters bevatten, moet er in een 321 bericht gedeclareerd worden met de Nza productcode. Deze zijn te herkennen aan de 25J waarmee zulke codes altijd starten, de laatste drie karakters bepalen het specifieke product. Indien u het DBC traject middels een Jw303-bericht declareert, dient u wel de contractueel vastgelegde productcode van uw gemeente van vijf posities te gebruiken. In een Jw303 bestaat namelijk volgens de Vektis berichtenstandaard de productcode maar uit vijf verplichte posities. - Het gedeclareerde tarief wordt gekoppeld vanuit het opgevoerde tarief uit de Producten- Diensten Catalogus Voor GGZ trajecten liggen de tarieven per zorgaanbieder vastgelegd in de producten-diensten catalogus van de gemeente. Hierin hebben zij de bepaalde tarieven per productcode n.a.v. de contractafspraken vastgelegd, welke wij in Zorg-Portaal als zodanig hebben opgevoerd. Aangezien bij een traject er altijd maar eenmalig gedeclareerd mag worden (1 stuks) is ervoor gekozen om het tarief te koppelen vanuit het opgevoerde tarief in ons systeem, en niet vanuit uw declaratiebestand. Voorbeeld: volgens de contractafspraken met de gemeente mag u voor productcode 25J000 een tarief van 1.000,- per traject declareren. In uw 321-declaratie bestand vult u bij deze productcode een afwijkend bedrag in, dat niet overeen komt met de vastgelegde 1.000,-. In uw notaregel zult u in dit geval alsnog 1.000,- toegekend zien staan, aangezien er niet gekeken wordt naar het gevulde bedrag, maar naar het opgevoerde tarief o.b.v. de vastgelegde contractafspraken. LET OP: Deze koppeling is niet van toepassing wanneer u het traject middels een Jw303 bericht declareert. - MAZ niet verplicht bij 321-systematiek Wanneer u gebruik maakt van de 303 systematiek, is het vullen van een Melding Aanvang Zorg (305-bericht) verplicht voordat u start met declareren. Indien u met een 321-bericht gaat declareren, hoeft u de Melding Aanvang Zorg niet te vullen. Er is hiervoor in het Zorg-Portaal geen controle opgevoerd, aangezien er bij een traject altijd binnen het toegewezen traject van 365 dagen gedeclareerd mag worden. Indien u ervoor kiest om uw traject middels een 303 te declareren, is het vullen van de Melding Aanvang Zorg wel verplicht. 11

12 1.3. Retourbericht Is uw declaratie bericht via het Vecozo SchakelPunt (zie 1.1.1) of uploaden direct in Zorg-Portaal (zie 1.1.2) succesvol verwerkt? Dan genereert het Zorg-Portaal automatisch een retourbericht. In het geval van het indienen van een: - ijw303 ontvangt u een ijw304; - iwmo303 ontvangt u een iwmo304; - ijw321 ontvangt u een ijw322 De retourberichten die door Zorg-Portaal worden aangemaakt voldoen aan de landelijk vastgestelde istandaarden voor automatische berichtenverkeer. Het bestandsformat van een 304 of 322 retourbericht is gelijk aan het geüploade 303/321 bericht. De geaccepteerde bestandsextensies door Zorg-Portaal zijn;.ei,.txt,.dat of.asc. Om een dergelijk bestand te kunnen lezen zonder software, dient u het bestand in kladblok te openen. Een voorbeeld van een 304 retourbericht in kladblok ziet u hieronder: Uw retourbericht op een ingediende declaratie kunt u te allen tijde terugvinden in het Zorg-Portaal. Ga hiervoor op de startpagina naar het tabblad beheer, bestanden en overzicht. Indien u hier de velden zorgleverancier (AGB) en factuurnummer vult met betreffende gegevens, kunt u het retourbestand per factuurnummer oproepen. Wanneer u echter direct na het uploaden van uw declaratie doorklikt en wacht tot het bestand uit de wachtrij komt, is uw retourbestand hier ook direct beschikbaar. 1. Na automatisch declareren via het Vecozo SchakelPunt Wanneer u vanuit uw systeem via het Vecozo SchakelPunt heeft gedeclareerd, ontvangt u het retourbericht direct in uw eigen applicatie terug. Er wordt altijd een retourbericht gegenereerd op een ontvangen bericht in Zorg-Portaal. Indien u géén retourbericht terug ontvangt, zou u ervan uit kunnen gaan dat de declaratie niet juist is ontvangen. De zorgaanbieder is zelf verantwoordelijk voor juiste aanlevering van bestanden, Zorg-Lokaal staat niet garant voor de volledige berichtenketen die volgt na het Vecozo SchakelPunt. 2. Na uploaden van een 303 bericht in Zorg-Portaal Wanneer u een 303-bericht heeft geüpload in Zorg-Portaal, moet u vervolgens zelf nog het retourbericht downloaden om dit te kunnen verwerken. Indien u beschikt over een eigen software systeem, kunt u vervolgens dit retourbericht inlezen en zal eventuele afkeur inzichtelijk worden door de terugkoppeling van landelijk vastgestelde retourcodes, maximaal 3 foutcodes per notaregel. 3. Na handmatig opvoeren van een notaregel Enkel wanneer er een handmatige notaregel direct in Zorg-Portaal wordt aangemaakt onder de toewijzing (zie 1.1.3), zal er geen retourbericht worden aangemaakt aangezien er ook geen 303-heenbericht is geüpload. In dit geval dienen eventuele foutmeldingen bekeken te worden in het notaregelscherm. De belangrijkste informatie die middels het retourbericht wordt teruggekoppeld zijn de volgende punten: - Foutmeldingen per notaregel middels max. 3 retourcodes per regel - Het toegekende bedrag van het declaratiebestand 12

13 Als een notaregel een foutmelding bevat, wordt deze volledig teruggegeven in het retourbericht. Betreffende retourcodes vindt u helemaal achteraan de prestatieregel. De vertaling van retourcodes naar geschreven foutmeldingen is terug te vinden onder hoofdstuk vertaaltabel retourcodes 304/322. Als een notaregel geen foutmeldingen bevat en is goedgekeurd zal deze notaregel niet worden teruggegeven in het retourbericht. Een goedgekeurde notaregel komt onderaan het retourbericht terug als zijnde toegekend bedrag. Dit toegekende bedrag is een som van alle bedragen aan goedgekeurde notaregels. Dit bedrag kunt u als uitbetaling verwachten binnen de gestelde betalingstermijn van 30 dagen. Een betaling volgt uitsluitend op een goedgekeurde notaregel. Het toegekende bedrag in een retourbericht bestaat dan ook uit het originele declaratie bedrag dat in mindering is gebracht met afgekeurde notaregels uit het bestand. Alle via een retourbericht teruggekoppelde foutmeldingen dienen via een correctie declaratie opnieuw te worden aangeboden in het Zorg-Portaal (indien de declaratie niet onterecht blijkt te zijn). Deze werkwijze is verplicht wanneer er volledig via het berichtenverkeer gewerkt gaat worden aangezien er alleen op deze manier een nieuw retourbericht wordt gegenereerd. Er zal dus in alle gevallen van afkeur een nieuwe notaregel moeten worden ingediend, voordat wij tot uitbetaling kunnen overgaan. Het proces dat hier genoemd wordt t.a.v. het verplicht indienen van een correctie declaratie heeft te maken met het nieuwe betalingsproces. (lees hierover verder onder hoofdstuk 2. Het betalingsproces) 13

14 1.3.1 Vertaaltabel retourcodes 304/322 De retourberichten die door Zorg-Portaal worden verstuurd, voldoen aan de landelijke standaard, zodat deze ingelezen kunnen worden in software systemen van zorgaanbieders. Tevens wordt er gebruik gemaakt van de retourcodes die door Istandaarden zijn vastgesteld voor het berichtenverkeer in ijw en iwmo. Zie voor deze volledige codelijsten de website van Istandaarden: iwmo retourcodes: ijw retourcodes: Echter maakt Zorg-Lokaal niet gebruik van alle retourcodes die in bovengenoemde lijsten zijn gepubliceerd. Om er zeker van te zijn dat zorgaanbieders en Zorg-Lokaal dezelfde taal spreken, hebben wij een vertaling gemaakt van de foutmeldingen zoals wij ze benoemen in Zorg-Portaal naar deze landelijke retourcodelijsten met bijbehorende omschrijvingen. Zie onderstaand overzicht met omschrijvingen en retourcodes die u kunt verwachten in onze 304 en 322 retourberichten. In de linker kolom de foutmeldingen zoals ze eerder in Zorg-Portaal tevoorschijn kwamen op notaregel niveau, (zal nog steeds zichtbaar zijn) deze zullen velen die al gebruik maakten van Zorg-Portaal bekend voorkomen. In de rechterkolom ziet u de bijbehorende retourcode en omschrijving volgens de retourcode lijsten van Istandaarden. Zorg-Portaal istandaarden iwmo/ijw 304 Foutmelding Code Omschrijving Cliënt onbekend 0399 BSN ontbreekt of is onjuist Gemeente onbekend 0018 Gemeentecode ontbreekt of is onjuist (voorlooprecord) Product onbekend 1142 Productcode ontbreekt of is onjuist Product niet toegewezen in correcte periode voor zorgleverancier Er is geen producttarief beschikbaar Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken Uitvoeringsvariant onjuist 8007 (Begin-/eind)datum product ontbreekt of is onjuist Prestatierecord periode heeft overlap met andere (nota)regel Zorgleverancier onbekend voor gemeente in deze periode Geen start zorg aanwezig op toewijzing Start zorg valt na declaratie startdatum 8674 Zorgverlenerscode behandelaar/uitvoerder of specialisme 8011 behandelaar/uitvoerder ontbreekt of is onjuist catalogus van uw gemeente 8621 (Begin-/eind)datum zorgactiviteit ontbreekt of is onjuist 8643 Begindatum zorgactiviteit moet groter zijn dan of gelijk zijn aan Begindatum prestatie Einddatum zorgactiviteit moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan einddatum prestatie Stop zorg valt voor declaratie einddatum 0611 Gedeclareerd tarief is hoger dan tarief in productendiensten catalogus 8652 Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken Tijdseenheid zorgactiviteit ontbreekt of is onjuist 14

15 Gedeclareerde eenheid is niet compatibel met eenheid in producten-diensten catalogus Totaal gedeclareerd volume past niet binnen het toegewezen product Gedeclareerd volume past niet binnen het toegewezen product Toegewezen product heeft geen eenheid 822 Maximum aantal prestaties is overschreden 0638 Aantal uitgevoerde producten of hoeveelheid afgeleverd ontbreekt of is onjuist 0643 Tijdseenheid zorgperiode ontbreekt of is onjuist 0021 Einddatum declaratie-/factuurperiode ontbreekt of is onjuist Ondergenoemde foutmeldingen enkel van toepassing op credit notaregels Geen bijbehorende debet (nota)regel gevonden Geen goed gekeurde debet (nota)regel gevonden 0631 Indicatie debet/credit ontbreekt of is onjuist 8853 Creditering afgekeurde debet regel is niet toegestaan voor een 303-declaratie Reeds gecrediteerde debet 0631 Indicatie debet/credit ontbreekt of is onjuist Ondergenoemde foutmeldingen enkel van toepassing op ijw321 declaraties Prestatierecord is niet uniek 8665 Prestatierecord is niet uniek in bestand Einddatum prestatie onjuist 0021 Einddatum declaratie-/factuurperiode ontbreekt of is onjuist 15

16 1.3.2 Retourberichten zonder software systeem Werkt u niet met een softwaresysteem om een Ei. retourbericht in te lezen? Om van een betaling verzekerd te zijn dient u proactief via het Zorg-Portaal retourberichten te beoordelen en te verwerken. Na het uploaden van een 303 bestand Klik na het uploaden van een declaratie bestand door via de bestandlink. U komt in het overzicht van bestanden. Hier kunt u de status van uw bestand inzien (scherm zoals hieronder). Indien de status goedgekeurd (zwart gekleurd) aangeeft is uw declaratie geheel foutloos. Zijn inhoudelijke fouten geconstateerd dan is de status goedgekeurd in rood gekleurd. U kunt de geüploade notaregels op twee manieren bekijken en controleren op eventuele afkeur. Optie 1) Via rode driehoek Klik op de driehoek met uitroepteken om de inhoudelijke afkeur met bijbehorende retourcode in te zien. In tekst staat verwoord wat de foutmelding inhoudt. De tekst geeft in principe dezelfde informatie als een gegenereerde 304/322 bericht waar enkel retourcodes (geen tekst) in gebruikt worden. Als u op de rode driehoek klikt, komt een pop-up scherm tevoorschijn. Een voorbeeld: Optie 2) Via Vergrootglas Klik op het vergrootglas naast de informatieregel van uw declaratie (rood omlijnd). Het scherm met alle notaregels die u met het declaratie bestand heeft geüpload verschijnt. 16

17 Automatisch controleert het Zorg-Portaal de declaratie inhoudelijk per notaregel aan de hand van de indicatie en toewijzing. Er zijn twee mogelijkheden: 1. Goedgekeurde notaregels Deze regels worden klaar gezet voor betaling en zijn herkenbaar in dit scherm aan de groen gekleurde button vooraan de regel Afgekeurde notaregels Deze regels zijn herkenbaar aan de rood gekleurde button. De foutmeldingen zijn zichtbaar door de cursor op de rode button te plaatsen. Indien gewenst kunt u ook de notaregels exporteren naar Excel. Na het handmatig aanmaken van een notaregel Voor handmatig opgevoerde notaregels wordt geen retourbericht aangemaakt. Controleer dus of de notaregel inhoudelijke foutmeldingen bevat onder het tabblad Nota s in het cliëntdossier. Hier is uw zojuist aangemaakte notaregel direct zichtbaar. De kleur van het bolletje vooraan de notaregel geeft aan of hij is goed- of afgekeurd. Groen staat voor geen foutmeldingen en bij een rode kleur zijn er inhoudelijke fouten geconstateerd. Door met de cursor op dit rode bolletje te gaan staan wordt de betreffende foutmelding zichtbaar. Er zal dus in het geval van afkeur altijd een nieuwe handmatige (of via een andere weg) correctie moeten worden ingediend om de declaratie goedgekeurd/uitbetaald te krijgen. Hieronder een voorbeeld van het notascherm van een cliënt waarbij een notaregel is afgekeurd (rood) en een andere notaregel is goedgekeurd (groen): LET OP: Middels deze handmatige opvoer-optie is geen 303-declaratie bericht aangemaakt, maar enkel de declaratie regel. Er zal géén retourbericht verstuurd worden in de vorm van een ijw/iwmo- 304 of ijw

18 1.4. Benodigde acties op foutmeldingen Na het uploaden van een declaratie kan een inhoudelijke foutmelding verschijnen op de notaregel. Een foutmelding wordt zichtbaar als u met de cursor op het rode vraagtekentje voor de notaregel gaat staan. In onderstaand overzicht staan alle mogelijke foutmeldingen met bijbehorende benodigde actie vermeld. LET OP: Er dient altijd een correctie geüpload te worden wanneer er sprake is van een afgekeurde notaregel (enkel niet wanneer notaregel achteraf onterecht blijkt te zijn). Foutmelding Omschrijving Actie 1 Prestatierecord periode heeft overlap met andere (nota)regel Deze foutmelding geeft aan dat er voor de betreffende cliënt al een (gedeeltelijke) notaregel over de gedeclareerde periode met dezelfde productcode bestaat. Upload, indien van toepassing, een correctie met de juiste periode. Indien het een aanvulling op een reeds goedgekeurde notaregel betreft, dient u deze goedgekeurde notaregel te crediteren en ze samen te voegen in één nieuwe notaregel. 2 Cliënt onbekend Deze foutmelding geeft aan dat deze cliënt nog niet in het Zorg- Portaal is aangemeld. Uw gemeente heeft de cliënt waarvoor u declareert nog niet in het Zorg-Portaal aangemeld. Afhankelijk van gemeentelijke afspraak neemt u contact op met uw gemeente of dient u een verzoek om toewijzing in. 3 Product niet toegewezen in correcte periode voor zorgleverancier. 4 Gedeclareerd tarief is hoger dan tarief in productendiensten catalogus. 5 Aanvang zorg valt na declaratie startdatum. 6 Einde zorg valt voor einde declaratie einddatum 7 Geen aanvang zorg aanwezig op toewijzing. Deze foutmelding geeft aan dat de productcode uit de notaregel niet is toegewezen aan de zorgleverancier in de betreffende periode. Het tarief dat u declareert is hoger dan het tarief per eenheid dat u overeengekomen bent met de gemeente. De begindatum van de declaratie ligt voor de datum Melding Aanvang Zorg (MAZ). De einddatum van de declaratie ligt later dan de gevulde datum bij Melding Einde Zorg (MEZ). Er is geen Melding Aanvang Zorg (MAZ) voor de door u gedeclareerde productcode. Uw gemeente heeft geen toewijzing aan uw organisatie bekend gemaakt in het Zorg-Portaal voor betreffende productcode en periode. Neem contact op met de gemeente indien er wél sprake is van een toewijzing. Indien onrechtmatig gedeclareerd buiten indicatieperiode, dient u een correctie in. Upload een correctie met het juiste tarief volgens de contractafspraken. Contacteer contractbeheer van uw gemeente wanneer u vragen heeft over het tarief. Wijzig de datum Melding Aanvang Zorg (MAZ) indien deze incorrect is gevuld en upload een correctie met juiste startdatum. Wijzig de datum Melding Einde Zorg (MEZ) indien deze incorrect is gevuld en upload een correctie met de juiste einddatum. Vul de Melding Aanvang Zorg (MAZ) in, onder het tabblad toewijzing van betreffend besluit. Upload vervolgens een nieuwe declaratie. 18

19 8 Er is geen producttarief beschikbaar Voor het gedeclareerd product staat er voor uw AGB-code geen gecontracteerd tarief vermeld in de product-diensten catalogus van uw gemeente. Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat het tarief dat u bent overeengekomen door uw gemeente wordt opgenomen in de productdiensten catalogus. Upload nieuwe declaratie met het juiste tarief. 9 Product onbekend. Het product dat u declareert is niet vermeld in de productdiensten catalogus van uw gemeente óf de combinatie tussen productcategorie en productcode voor het betreffende boekjaar is onjuist. Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat het product door uw gemeente wordt opgenomen in de productdiensten catalogus en upload een correctie declaratie met de juiste productcode. Indien u de onjuiste productcategorie heeft gehanteerd, dien een nieuwe declaratie in met juiste categorie. 10 Zorgleverancier onbekend voor gemeente in deze periode. 11 Gedeclareerde eenheid is niet compatibel met eenheid in producten-diensten catalogus. 12 Totaal gedeclareerd volume past niet binnen het toegewezen product. 13 Uitvoeringsvariant onjuist. 14 Declaratieperiode valt niet binnen één (CAK)jaar De AGB-code waarmee u declareert is niet bekend in de product-diensten catalogus van uw gemeente in de gedeclareerde periode. De door u gedeclareerde eenheid is een eenheid die niet voorkomt in de producten-diensten catalogus voor de betreffende productcode van uw gemeente. Het door u gedeclareerde volume is groter dan het volume dat in de aan u toegewezen indicatie is aangegeven. Het product dat u declareert is niet declarabel omdat er afgerekend wordt op basis van resultaatfinanciering. Er is een notaregel ingediend die over de jaargrens heen loopt. Indien het géén DBC traject betreft, moet er volgens afspraak maandelijks of er CAK periode gedeclareerd worden. Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat uw AGB-code door uw gemeente wordt opgenomen in de product-diensten catalogus, of upload een correctie met de juiste AGB-code. Upload een correctie met de juiste eenheid zoals vermeld in de producten-diensten catalogus. Upload een correctie met een kleiner volume zodat het binnen het toegewezen volume past. U ontvangt een afrekening op basis van het door u geüploade en gestarte ondersteuningsplan. U zult de notaregel moeten opsplitsen waarbij er twee delen ontstaan over twee verschillende boekjaren. Deze zult u als afzonderlijke notaregels opnieuw moeten declareren. 19

20 1.5. Crediteren van notaregels Declaraties die via een ijw/iwmo 303 bestand zijn verwerkt in het Zorg-Portaal, kunnen door hetzelfde 303 format worden gecrediteerd. Indien uw systeem niet automatisch kan crediteren, kunt u een creditnota aanmaken middels een 303 Excel document. Hiervoor kan de Excel definitie gebruikt worden die op de website van istandaarden wordt aangeboden. Via de volgende link komt u terecht op de website van istandaarden: Download Declaratie Jw/Wmo303. Dit bestand is hetzelfde als het bestand dat gebruikt wordt voor het handmatig aanmaken van een reguliere debet declaratie (zie hoofdstuk 1.1.2). Vul alle informatie in dit Excel bestand met exact dezelfde gegevens als de originele declaratie die u wilt crediteren. De extra aanpassingen die op het algemene gegevens tabblad gemaakt moeten worden zijn: - Elk factuurnummer mag maar éénmaal gebruikt worden. Vul hier een uniek factuurnummer in. - Regel 16 op het algemene gegevens tabblad betreft de indicatie debet/credit. Vervang hier de D van Debet in een C van credit (zie hieronder). Algemene gegevens tabblad: Het merendeel van het gegevens tabblad dient met dezelfde informatie ingevuld te worden als de originele debet declaratie. Op dit tabblad dient u het volgende aan te passen: - Kolom S Referentienummer credit blijft bij het maken van een debet declaratie leeg. Volg onderstaande instructies om deze cel juist te vullen. Raadpleeg het originele door u in het Zorg-Portaal geüploade Ei. extensie bestand. U kunt het betreffende debet bestand opzoeken en downloaden via beheer, bestanden en overzicht. Klikt u aan de rechterkant op het icoontje om het gevonden Ei. bestand te downloaden. Open het bestand vervolgens in kladblok. 20

21 LET OP: Heeft u handmatig een notaregel opgevoerd dan bevat dit overzicht geen 303 bestand. In het gedownloade Ei. bestand zoekt u het in te voeren referentienummer credit op. Elke notaregel bestaat uit twee regels met informatie: - Verzekerdenrecord (start met 02) hierin staan cliënt gegevens zoals de achternaam etc. - Prestatierecord (start met 04) hierin is o.a. de productcode te herkennen Zoek de cliëntnaam op waarvoor u een credit wilt maken. Het referentienummer credit vindt u aan het einde van het onderliggende prestatierecord. Achteraan het prestatierecord zijn twee D s van debet zichtbaar. Tussen deze twee D s bevindt zich het gedeclareerde bedrag (zie hieronder rood onderstreept). De 20 karakters die na de laatste D zijn gevuld, vormen het referentienummer credit (hieronder in het rode vierkant). Deze code is uniek per prestatierecord en zorgt er dus voor dat een credit zal koppelen aan het juiste debet record. Vul de code in het credit Excel bestand in kolom S. Deze code moet altijd goed gevuld zijn om uw ingediende credit bestand juist te kunnen koppelen aan het bijbehorende debet bestand. Is dit niet het geval? Dan wordt uw nota afgekeurd. Zodra in Excel het gegevensblad voor een credit volledig gevuld is, ziet het er als volgt uit: Na opslaan van dit Excel bestand dient het geconverteerd te worden naar een Ei. extensie door de berichtenconverter van istandaarden. Na het converteren van het credit bestand doorloopt u dezelfde stappen als bij het uploaden van een 303 declaratie in het Zorg-Portaal (zie hoofdstuk 1.1.2) 21

22 2. Het betalingsproces Met het betalingsproces doelen wij op de gehele werkwijze die start nadat er in Zorg-Portaal een declaratie is geüpload. Uw declaratie wordt direct na uploaden in het Zorg-Portaal automatisch gecontroleerd op 14 punten. Deze controle kan op notaregel niveau afkeur geven. Een declaratiebestand kan bestaan uit meerdere notaregels van verschillende cliënten uit dezelfde gemeente. Voorbeeld: Het is dus mogelijk dat binnen een declaratiebestand van 10 notaregels, maar 5 notaregels in eerste instantie worden goedgekeurd volgens de automatische 14 controlepunten van het Zorg-Portaal. Een goedgekeurde notaregel is in het Zorg-Portaal te herkennen aan het groene bolletje vooraan, en het nog te betalen euroteken achteraan. Zie een voorbeeld van een goedgekeurde notaregel in het Zorg-Portaal hieronder: In het retourbericht is een goedgekeurde notaregel te herkennen, wanneer deze enkel als toegekend bedrag wordt teruggekoppeld, zonder retourcode. Wordt het hele gedeclareerde bedrag van de declaratie als toegekend bedrag aan u teruggegeven in het retourbericht, dan is uw declaratiebestand foutloos. De vijf overige afgekeurde notaregels uit bovengenoemd voorbeeld zullen met retourcodes worden teruggekoppeld via het retourbericht iwmo304/ijw304 of ijw322. In dit voorbeeld zullen de 5 goedgekeurde notaregels vanaf het moment van goedkeuren binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen worden uitbetaald. Alle goedgekeurde notaregels worden door Zorg-Lokaal in een wekelijkse betaalronde uitbetaald. Zorg-Lokaal beoogt dat u uw uitbetaling door dit geautomatiseerde betalingsproces dus veelal ruim binnen de wettelijke 30 dagen betalingstermijn ontvangt. De 5 afgekeurde notaregels zullen middels een gecorrigeerde declaratie opnieuw moeten worden ingediend. De afgekeurde notaregels in het voorbeeld worden nog niet uitbetaald worden. Er volgt enkel nog een betaling per goedgekeurde notaregel in het Zorg-Portaal. LET OP: Bij een correctie kan nooit hetzelfde factuurnummer gebruikt worden als bij de originele declaratie. Als u dit niet wijzigt bij een correctie aanlevering zal de melding duplicaat verschijnen bij het uploaden. Iedere declaratie dient een uniek factuurnummer te hebben, al is het een kleine wijziging aan het originele factuurnummer met bijvoorbeeld toevoeging.1 of corr. Een automatisch softwaresysteem genereert zelf altijd een uniek factuurnummer, let hier dus op wanneer u handmatig uw declaraties aanmaakt. 22

23 23

24