Nedap healthcare Het openen en sluiten van een DBC-(sub)traject

Transcriptie

1 Het openen en sluiten van een Het openen van een DBC-traject Ga naar het administratieve overzicht van de betreffende cliënt en klik op Zorgtrajecten. Klik vervolgens op DBC-traject. Het overzicht met DBC-trajecten wordt getoond. Klik op Nieuw DBC-traject Pagina 1 / 8

2 Het invoeren van de juiste gegevens voor het DBC-zorgtraject In te voeren gegevens bij het zorgtraject: 1. Startdatum: De datum van opname en daarmee het begin van het nieuwe DBCzorgtraject. Deze datum wordt automatisch gevuld met de huidige dag. 2. Einddatum: De einddatum van het zorgtraject wordt automatisch ingevuld op een jaar na de startdatum. Deze datum verandert indien een subtraject wordt geopend en gesloten; in dat geval wordt de datum op 360 dagen na de sluitingsdatum van het subtraject gezet. 3. Verwijzend zorgtrajectnummer: het verwijzend zorgtrajectnummer is afkomstig van bijvoorbeeld het ziekenhuis die de cliënt heeft doorgestuurd naar de zorginstelling. Het advies is dit nummer altijd te vullen indien bekend. 4. Naam ziekenhuis: Hier vul je (indien van toepassing) de naam in van het ziekenhuis waar de cliënt vandaan komt. Er kan gezocht worden naar alle in de applicatie bekende externe zorgleveranciers. Op basis daarvan wordt automatisch de bijbehorende AGB-code gevuld. Het is mogelijk om de AGB-code te vullen indien de externe zorgleverancier nog niet in het systeem aanwezig is. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder). 5. Naam specialist: Hier vul je (indien van toepassing) de naam in van de specialist van het ziekenhuis, waar de cliënt eerder onder behandeling was. Er kan gezocht worden naar alle in de applicatie bekende externe zorgleveranciers. Op basis daarvan wordt automatisch de bijbehorende AGB-code gevuld. Het is mogelijk om de AGB-code te vullen indien de externe zorgleverancier nog niet in het systeem aanwezig is. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder). 6. Verwijzend specialisme: Deze code geeft het verwijzend specialisme aan waardoor de cliënt vanuit het ziekenhuis is verwezen voor een revalidatietraject. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder). 7. Code (zelf)verwijzer: In dit veld kunnen vier verschillende code zelfverwijzers worden gekozen. Afhankelijk van de gekozen optie zullen de velden AGB-code ziekenhuis, Pagina 2 / 8

3 AGB-code specialist en/of verwijzend specialisme wel of niet gevuld moeten worden. In de tabel hieronder wordt weergegeven bij welke code zelfverwijzer welke velden gevuld dienen te worden, in de kolom "wat te doen". 04: Bij de keuze voor code zelfverwijzer 04 zijn er twee opties mogelijk: - Alleen de AGB-code van de specialist mag worden gevuld, het verwijzend specialisme en de AGB-code van het ziekenhuis mogen niet gevuld worden. - Alleen de AGB-code van het ziekenhuis mag worden gevuld, het verwijzend specialisme en de AGB-code van de specialist mogen niet gevuld worden. 05: Bij de keuze voor code zelfverwijzer 05 mogen alleen de AGB-code specialist en het verwijzend specialisme worden gevuld. De AGB-code van het ziekenhuis mag niet gevuld worden. 06: Bij de keuze voor code zelfverwijzer 06 zijn er twee opties mogelijk: - Alleen de AGB-code van de specialist en het verwijzend specialisme mogen worden gevuld, de AGB-code van het ziekenhuis mag niet worden gevuld. - Alleen de AGB-code van het ziekenhuis en het verwijzend specialisme mogen worden gevuld, de AGB-code van de specialist mag niet worden gevuld. 08: Bij de keuze voor code zelfverwijzer 08 hoeven geen van de velden AGB-code ziekenhuis, AGB-code specialist en verwijzend specialisme gevuld te worden. Let op: de applicatie zal bij het opslaan foutmeldingen generen als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan. Nadere toelichting keuze code zelfverwijzer en invoeren velden AGB-code specialist, AGB-code ziekenhuis en verwijzend specialisme Pagina 3 / 8

4 Het invoeren van de juiste gegevens voor het DBC-subtraject In te voeren gegevens bij het subtraject: 1. Trajecttype: Hier wordt weergegeven of het een initieel of aanvullend traject betreft.een aanvullend traject is een opvolgend subtraject onder hetzelfde zorgtraject. 2. Startdatum subtraject: Dit veld wordt automatisch gevuld en heeft dezelfde datum als de startdatum van het nieuwe DBC-traject (zie hierboven). Controleer deze datum indien het een aanvullend traject is. 3. Verpleegdagen vastleggen: Wanneer deze optie aanstaat, dan worden er automatisch verpleegdagen vastgelegd tussen de startdatum van het subtraject en de einde-opnamedatum. Bij initiële trajecten is deze optie niet uit te schakelen. Bij aanvullende trajecten staat deze optie standaard aan, maar kan uitgeschakeld worden. Over het algemeen hoeft deze optie alleen uitgeschakeld te worden als er sprake is van een aanvullend traject met uitsluitend ambulante zorg. 4. Vervoer: Vink dit aan als er sprake is van vervoer bij dagbehandeling. Dit informatieveld heb je nodig voor de verrekening aan het einde van het jaar Er worden in 2013 DBC's aangeleverd en gedeclareerd. Aan het einde van het jaar 2013 wordt een vergelijking gemaakt met wat de opbrengsten zouden zijn geweest op basis van de oude manier van registreren en declareren (door middel van ZZP's). Deze verrekening is eenmalig voor het jaar Bij zorg- en subtrajecten gestart na 2013 hoef je dit vinkje niet meer in te vullen. 5. Zorgvraag: De eigen omschrijving met welk doel een cliënt in zorg komt. Pagina 4 / 8

5 6. Diagnose: Geef de juiste diagnosecode in. Het invullen van de diagnosecode is noodzakelijk om te kunnen aanleveren via de ZH Verwacht DBC-product: In dit veld kun je zelf aangeven welk DBC-product je verwacht bij de betreffende cliënt. Deze verwachting is niet nodig voor de aanlevering, maar dient ter monitoring. Het geeft in een later stadium weer hoe je staat ten opzichte van wat je in het begin had verwacht. Het verwacht product wordt weergegeven in de DBC-productiemonitor in het veld 'verwacht product'. 8. Product OHW-grouper: Dit veld wordt automatisch gevuld op het moment dat er een OHW-Grouper-retourbericht is ingelezen, waarin er voor de OHW een vastgesteld product is. 9. Product DBC-Grouper: Dit veld wordt automatisch gevuld met het vastgestelde product, na een productie-export naar de grouper. 10. Heeft privacyverklaring: Vanaf 1 april 2015 kunnen cliënten met de zorgverzekeraar afspreken dat bepaalde privacygevoelige gegevens niet meer in de factuur meekomen. Cliënt en zorginstelling stemmen dit met de zorgverzekeraar af door middel van een privacyverklaring (voorbeeld). Alleen voor nieuwe subtrajecten die ingaan vanaf 1 april 2015 kunnen deze gegevens afgeschermd worden. Als deze privacyverklaring er is, dan kan het vinkje 'heeft privacyverklaring' in de zorglegitimatie worden geactiveerd. Als het vinkje geactiveerd is, worden zorgactiviteiten als niet declarabel teruggegeven door de grouper, waardoor deze zorgactiviteiten niet meer mee gaan in de ZH308. Voor de betreffende cliënt zitten er dan geen type 16-records (zorgactiviteitenrecords) in de aanlevering middels de ZH308. Klik vervolgens op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan. Let op: het is niet mogelijk een eenmaal opgeslagen DBC-traject te verwijderen! ( ). In deze handleiding kun je lezen op welke wijze een onterecht aangemaakt DBC-traject alsnog 'onzichtbaar' gemaakt kan worden. Overzicht en wijzigen Bij de cliënt is te zien welk DBC-traject actief (zorgtrajectnummer en subtrajectnummer) is en wat de vastgelegde kenmerken van het traject zijn. Door op het specifieke DBC-traject te klikken zijn wijzigingen aan te brengen. Het product wordt alleen weergegeven als er een vastgesteld OHW-grouperproduct of een vastgesteld DBC-grouperproduct is. De einde opnamedatum en einddatum worden alleen Pagina 5 / 8

6 gevuld als deze zijn ingevoerd bij het sluiten van het DBC-traject. Door op de naam van dit traject te klikken is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen indien de initiële invoer onjuist bleek. Met het doorlopen van de bovenstaande stappen is het DBC-traject voor de betreffende cliënt succesvol ingevoerd, waardoor de registratie kan plaatsvinden. Uitleg over de registraties is te vinden via de volgende link: Het registreren van DBC activiteiten Het sluiten van een DBC (sub)traject Klik op het reeds aangemaakte DBC traject. Klik linksonder op DBC sluiten. Het DBC-subtraject sluiten en vervolgens aanleveren middels de ZH308 Onder in beeld worden velden getoond die van belang zijn om het DBC-traject te kunnen sluiten. Pagina 6 / 8

7 1. Einde opname: De datum waarop iemand met ontslag gaat. Tevens wordt deze datum gebruikt voor het vastleggen van verpleegdagen. Bij de telling van verpleegdagen tellen begin- en einde opnamedatum mee. 2. Ontslagbestemming: Kies de reden van ontslag. 3. Einddatum: De datum waarop het DBC traject definitief wordt afgesloten. Normaal gesproken geldt hiervoor de 42-dagenregeling, maar vanaf 2015 gelden er aanvullende 'eisen' voor de einddatum. DBC-subtrajecten mogen in 2015 nog maar 120 dagen duren. Dit is in de software als volgt doorgevoerd: het verschil tussen de begindatum en de einddatum van het traject moet 120 dagen zijn, inclusief de beginen einddatum van het traject. Dat wil zeggen dat, gegeven een niet schrikkeljaar, een traject dat begint op 1 januari als einddatum op zijn laatst 30 april mag hebben. De 42-dagenregel is door deze wijziging ook enigszins aangepast. De regel is nu dat een traject afgesloten mag worden 42 dagen na de laatste DBC-activiteit, tenzij het traject eerder de 120-dagen grens raakt. Dat wil dus zeggen dat de 120-dagen-trajectduurregel 'voorrang' heeft op de 42-dagen-regel. Om te controleren of trajecten aan deze nieuwe regels voldoen zijn er twee nieuwe groupercontroles ingevoerd. Deze controles worden automatisch toegepast op subtrajecten met een begindatum van 1 januari 2015 of later. In de DBC productiemonitor is te zien hoeveel dagen er verstreken zijn sinds de laatste registratie (kolom: dagen sinds laatste behandeling) en ook is er een kolom die laat zien hoelang de trajectduur is sinds de begindatum van het traject (kolom: trajectduur). Bij overlijden kan het traject wel direct afgesloten worden, onder de voorwaarde dat de afsluitreden 'overlijden' is. Er zijn uitzonderingssituaties waarin een DBC-traject van een cliënt binnen 42 of 120 dagen afgesloten moet worden. Meer informatie daarover is te vinden in deze handleiding. Het is in de praktijk mogelijk dat het DBC-traject nog niet is afgerond, terwijl de 120-dagengrens is gepasseerd. In dat geval sluit je het initiële subtraject en maak je, onder het bestaande zorgtraject, een nieuw aanvullend subtraject aan. 4. Afsluitreden: Kies de reden waarom het DBC-traject afgesloten wordt. 5. Bij het aanvinken van deze optie zal het traject door de applicatie gecontroleerd worden op de technische regels, alvorens het traject naar de Grouper wordt gestuurd. Met deze controle is vooraf bekend welke trajecten niet voldoen aan de regels. Klik tot slot op opslaan. Let op: een reeds afgesloten DBC-traject is niet meer direct zichtbaar in het overzicht van de cliënt. Je kunt de informatie opvragen via het overzicht van de DBC-trajecten. Met het doorlopen van de bovenstaande stappen is het DBC-traject succesvol afgesloten. Om een DBC-traject aan te kunnen leveren bij de grouper en vervolgens te declareren, is het noodzakelijk het DBC-traject af te sluiten op bovenstaande manier. Sluit je een traject niet volledig af, dan is het alleen mogelijk een aanlevering te doen als OHW. Pagina 7 / 8

8 Afgesloten DBC-traject Indien het traject volledig is afgesloten is bovenstaande scherm zichtbaar in het DBCoverzichtsscherm. Pagina 8 / 8