Declareren op klantniveau

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF NOVEMBER 2012 Declareren op klantniveau In deze nieuwsbrief vindt u onder andere informatie over de jaarovergang , het bevoorschotten in 2012 en 2013 en de nieuwe bedrijfs- en controle regels voor 2013 Jaarovergang Met ingang van 1 januari 2013 geldt voor het AW319 bericht en het AW320 de nieuwe versie 1.4. De exacte specificaties hiervan vindt u terug op de website van vektis (ei.vektis.nl). Prestaties die u wilt declareren met een ingangsdatum en einddatum in 2012, declareert u in een AW319 bericht, versie 1.3 Prestaties die u wilt declareren met een ingangsdatum en einddatum in 2013, declareert u in een AW319 bericht, versie 1.4 U mag prestaties niet over de jaargrens heen declareren. U splitst deze in 2 verschillende declaratieregels in 2 verschillende declaratieberichten (2012 en 2013). Een declaratiebericht mag alleen prestaties over hetzelfde kalenderjaar bevatten. Voor declaraties met prestaties in 2013 geldt de koppeltabel 2013 en de controleset 2013 (ei.vektis.nl) Wijzigingen in de bevoorschottingssystematiek 2012 Zoals u weet, heeft in 2012 het niet, niet tijdig of niet volledig declareren gevolgen voor het voorschot. De zorgkantoren van Coöperatie VGZ hanteren hierbij een bandbreedte van 10%. Vanaf de productiemaand september 2012 houden we een korting van 25% van het declarabele deel van de initiële afspraak in op het totaalvoorschot als u niet voldoet aan bovenstaande. Het declaratiegedrag over de maanden oktober t/m december 2012 kan daardoor leiden tot het korten op de voorschotten van de maanden januari t/m maart Deze kortingen boeken we op het boekjaar Voor 2013 blijft dezelfde regeling van kracht voor bestaande aanbieders. Voor nieuw gecontracteerde zorgaanbieders stellen we vanaf op basis van de gerealiseerde productie periodiek het voorschot vast. Dit wordt door de Financieel Economisch Medewerker (FEM) bepaalt aan de hand van de gegevens uit de productiemonitor. Deze zorgaanbieders dienen echter ook de geleverde declarabele zorg te declareren via het AW319.

2 Tips om aanpassing van het voorschot te voorkomen: 1. Declareer tijdig. Stuur uw declaratie ruim voor de uiterste aanleverdatum in. Hierdoor heeft u tijd om fouten tijdig te herstellen. Als u bijvoorbeeld de maand juli 2012 gaat declareren, dient deze uiterlijk 31 augustus 2012 bij ons aanwezig te zijn. Als u 30 augustus 2012 declareert en er komen fouten retour, heeft u nog maar 1 dag om dit allemaal te corrigeren en te retourneren. Als dit niet lukt, is er geen tijdige / goedgekeurde declaratie. Dit heeft dan wellicht consequenties voor het voorschot. Als u bijvoorbeeld de maand juli 10 augustus indient, heeft u meer ruimte om de declaratie tijdig en zo foutloos mogelijk aan te leveren. 2. Zorg dat u zoveel mogelijk juiste regels in uw declaraties verwerkt. De laatst ingediende declaratie op de uiterste aanleverdatum is voor ons leidend. Neemt u voldoende tijd om meerdere malen uw correcties in te dienen totdat uw declaratie zo min mogelijk retourcodes bevat. Pilot ZZP ers in de zorg. De pilot ZZP ers in de zorg wordt per een landelijk project in opdracht van VWS. Het zorgkantoor kan budgetafspraken met ZZP ers in de zorg maken. Wij doen dit voor de functies verpleging (prestatie H104), verzorging (prestatie H126) en, onder voorwaarden, begeleiding (prestatie H300). Een ZZP er ontvangt geen voorschotten maar wordt betaald op declaratiebasis, o.b.v. landelijke tarieven. Het inkoopbeleid en overige informatie vindt u op Contracteringinkoop/contracteringZZPers2013. Inhoudelijke vragen kunt u mailen naar: zzpersinkoop2013@vgz.nl. Declareren van dagbesteding. Eerder vroegen wij uw aandacht voor het correct declareren van verschillende soorten dagbesteding. Aangezien wij merken dat nog niet alle aanbieders op de juiste wijze dagbesteding declareren (zodat een ander hier geen hinder van ondervindt), leggen wij hieronder nogmaals uit hoe u dagbesteding dient te declareren. Kort gezegd zijn er 3 situaties mogelijk: 1. Uw klant woont ten laste van de AWBZ in uw instelling. Als u een indicatie, zorgtoewijzing en MAZ heeft voor dagbesteding en u levert deze ook zelf (naast het feit dat de klant bij u woont ten laste van de AWBZ), declareert u de juiste ZZP code inclusief dagbesteding. Kijk in de beleidsregel CA en in de landelijke koppeltabel welke prestaties daarbij horen. 2. Uw klant (dagbesteding) woont ten laste van de AWBZ in een andere instelling. Als u een zorgtoewijzing en een MAZ heeft voor de dagbesteding, dient u in de koppeltabel te kijken welke prestatie u mag gebruiken om de dagbesteding te declareren. Dit zijn prestaties in de H900 range, zie hiervoor ook beleidsregel CA Uw klant woont niet ten laste van de AWBZ. Maar de klant neemt wel dagbesteding bij u af. Als u hiervoor een zorgtoewijzing en een MAZ heeft aangeleverd in AZR. Kunt u met behulp van de koppeltabel en beleidsregel CA de juiste prestatie selecteren om de dagbesteding te declareren. Dit zijn prestaties in de H800 range. Let op: deze heten in de koppeltabel geen dagbesteding, maar dagactiviteit. 2

3 Met name in geval van situatie 2 komt het volgende knelpunt nogal eens voor: Declareert de instelling waar de klant woont, eerder de ZZP zonder dagbesteding en daarna declareert een andere aanbieder de dagbesteding, dan is er geen probleem. Als de aanbieder de dagbesteding declareert en men gebruikt hiervoor niet de H900 range (maar onterecht de H800 range), zal dit in eerste instantie niet tot afkeur leiden. Vervolgens declareert de instelling waar de klant woont de ZZP zonder dagbesteding. Deze wordt echter afgekeurd omdat de aanbieder van de dagbesteding een prestatie declareert in de H800 range. Wat suggereert dat de ZZP niet geleverd mag worden. Dit laatste geeft dan problemen in de declaratie van de zorgaanbieder waar de klant woont. Gevolg is dat de aanbieder van de dagbesteding zal moeten crediteren en de juiste prestatie opnieuw moet debiteren. Aangezien we willen voorkomen dat aanbieders moeten gaan crediteren omdat niet de juiste code is gebruikt en de intramurale zorgaanbieder onterechte afkeur krijgt, willen wij u vragen zeer alert te zijn op situatie 2 en welke prestatiecode u in die situatie declareert. Vervoer van en naar de dagbesteding: Hierboven hebben wij het belang toegelicht van het gebruik van de juiste prestatiecodes voor dagbesteding. Hiermee hangt ook samen dat u de juiste vervoersprestaties in de juiste situaties (i.c.m. dagbesteding in de juiste setting) declareert. Zie bijgaand overzicht: Vervoersprestaties Vervoersprestaties i.g.v. i.g.v. dagbesteding in dagbesteding in de H900 de H800 range: range: H607 Z965 H620 Z961 H621 Z962 H624 Z964 H625 Nvt H628 Z963 F126 Z966 Toelichting op veel voorkomende retourcodes. * Retourcode 0554 (Gedeclareerd prestatie is anders dan afgegeven machtiging): Dit betekent dat er geen toewijzing is in AZR voor de benodigde ZZP code en/of functiecode volgens de koppeltabel. U gebruikt de koppeltabel als controlemiddel. Voorbeeld: U declareert prestatie Z631 = ZZP 3 LG (excl. BH, incl. DB). In de koppeltabel is te zien dat hierbij hoort: ZZP code 824 of 998 (ZZP onbepaald) EN functiecode 82 (begeleiding groep). Omdat zowel de ZZP code gevuld is EN de functiecode ook, dienen deze beide voor te komen in de toewijzingen in AZR. Als u voor deze klant alleen een toewijzing heeft voor ZZP 3LG (dus ZZP code 824), ontvangt u een afkeuring. De reden hiervan is dat u geen toewijzing heeft voor functiecode 82 (begeleiding groep). 3

4 Dat wil zeggen bij retourcode 0554: u zoekt de gedeclareerde prestatie op in de koppeltabel. Kijk wat er gevuld is in de kolom van de ZZP code en kijk wat er gevuld is in de kolom van de functiecode. Voor beide resultaten moet u een geldige zorgtoewijzing hebben. Let op: bij bijvoorbeeld de functie persoonlijke verzorging is in de koppeltabel alleen de kolom van de functiecode gevuld. In dat geval hoeft u alleen een geldige toewijzing te hebben voor de functie persoonlijke verzorging. * Retourcode 8217 (combinatie cliëntnummer indicatieorgaan en geboortedatum verzekerde is onjuist): Deze retourcode is landelijk bepaald maar niet helemaal volledig in zijn omschrijving. U dient niet alleen het cliëntnummer en de geboortedatum te toetsen tegen de informatie in AZR. U controleert ook of in uw declaratiebericht de juiste indicatieorgaan code staat en het juiste indicatie aanvraagnummer staat. Als de indicatieorgaan code in AZR leeg is, dient u in het AW319 bericht dit veld te vullen met Als een van deze 2 velden niet juist gevuld is in uw declaratie (wijkt af van gegevens in AZR), ontvangt u ook retourcode * Retourcode 8290 (er is geen (correcte) melding aanvang zorg (MAZ) aanwezig): Dit is een facultatieve, landelijke controle. Wij hebben ervoor gekozen deze controle in 2012 uit te voeren. Er wordt gecontroleerd of de betreffende klant in zorg is, of er een geldige zorgtoewijzing in AZR is. Als deze aanwezig is, dient er ook een MAZ door u gedaan te zijn op deze zorgtoewijzing. Als dat niet zo is, of uw declaratieperiode valt buiten de periode waarvoor deze MAZ geldt, ontvangt u retourcode * Retourcode 8287 (gedeclareerde zorgperiode valt buiten de zorgleveringsperiode o.b.v. de MAZ en MEZ): Dit is een facultatieve, landelijke controle. Wij hebben ervoor gekozen deze controle in 2012 uit te voeren. Er wordt gecontroleerd of de door u gedeclareerde prestatie (einddatum prestatie) binnen de periode van de MEZ blijft. Bijvoorbeeld: als er een MEZ is per , mag u niet meer declareren na * Retourcode 8225 (het aantal gedeclareerde prestaties overschrijdt de omvang van de toegewezen zorg): Dit is een facultatieve, landelijke controle. U mag alleen datgene declareren wat ook geleverd is. Zoals u weet, is het aantal te leveren prestaties gemaximeerd. Het maximum van de te leveren zorg staat in uw machtiging (zorgtoewijzing). Wij hebben ervoor gekozen in 2012 het maximum aantal prestaties van een klasse te berekenen over een periode van 3 maanden. Dit betekent dat wij vanaf de einddatum prestatie 3 maanden terug gaan kijken. We berekenen het maximum aantal prestaties van de zorgtoewijzing voor die 3 maanden en kijken wat u reeds heeft gedeclareerd. Dat resulteert in een maximum totaal te declareren prestaties voor 3 maanden. Als u dit maximum overschrijdt met de ingediende declaratie, ontvangt u retourcode

5 De nieuwe bedrijfs- en controleregels per Op 21 september 2012 zijn de nieuwe bedrijfsen controle regels 2013 gepubliceerd op de website van Vektis (ei.vektis.nl). Een aantal controles zijn gewijzigd/toegevoegd. Het is van belang dat uw softwareontwikkelaar deze informatie ontvangt, zodat deze kan beoordelen of er technische aanpassingen nodig zijn van uw systemen. Daarnaast kunt u in deze controleregels terug vinden welke controles wij uitvoeren op uw AW319 berichten. U vindt daar ook uitleg terug over de retourcodes die u ontvangt in uw AW320 berichten. Nuttige adressen en sites Op het tabblad Declareren op klantniveau op onze website vindt u onder andere de FAQ-lijst, informatie, correspondentie en links naar Vektis en de NZa. Deze en eerder verschenen nieuwsbrieven vindt u er ook terug. Landelijke website met alle actuele (landelijke) informatie, onder andere de lijst met declarabele zorg. Op deze site vindt u ook het laatste nieuws en informatie over het landelijke project Declareren op Klantniveau. Belangrijke aanspreekpunten bij het zorgkantoor: Helpdesk declareren op klantniveau (AW319): adres: AWBZDeclaratie@vgz.nl Bereikbaar op werkdagen van 9:00 uur t/m 17:00 uur (voor alle informatie over declareren op klantniveau met het AW319 bericht) Uw vragen over AGB codes kunt u stellen via AWBZAGB@vgz.nl Helpdesk AZR: adres: teamazr@vgz.nl Bereikbaar op werkdagen van 9:00 uur t/m 17:00 uur (voor alle informatie over het werken met AZR) Zorgtoewijzing (BZT): (voor alle informatie over de indicatie en zorgtoewijzing(machtiging) in AZR) BZT regio Nijmegen: BZT regio Noord Holland Noord: BZT regio Midden Holland: BZT regio Waardenland: BZT regio Midden Brabant: BZT regio Noordoost Brabant: BZT Noord- en Midden Limburg: ei.vektis.nl Website met gegevens voor standaarden en uitwisselingen van het AW319 en het AW320 bericht. Website over wet- en regelgeving over aanleveringen van het AW319 en het AW320 bericht. VGZ Zorgkantoor BV, KvK , gevestigd te Nijmegen, Univé Zorgkantoor BV, KvK , gevestigd te Alkmaar en Trias Zorgkantoor BV, KvK , gevestigd te Gorinchem vormen samen de Zorgkantoren Coöperatie VGZ. Zorgkantoren Coöperatie VGZ is een handelsnaam voor VGZ Zorgkantoor BV, Univé Zorgkantoor BV en Trias Zorgkantoor BV samen. 5