DECLARATIEBERICHT EN FACTUURBERICHT IWMO303 EN IJW303. Veel gestelde vragen over het gebruik van de standaardberichten 303D en 303F

Transcriptie

1 DECLARATIEBERICHT EN FACTUURBERICHT IWMO303 EN IJW303 Veel gestelde vragen over het gebruik van de standaardberichten 303D en 303F Versie 1 December 2016

2 Declaratiebericht en factuurbericht (iwmo303 en ijw303) Vanuit begrip van het verschil tussen het declaratie- en het facturatiebericht benadrukt dit memo dat deze berichten niet uitwisselbaar zijn. Vanuit het perspectief uiteindelijk te gaan werken met het facturatiebericht, bevat dit memo veel waarschuwingen en tips om in de tussentijd fouten te voorkomen. Declaratiebericht en factuurbericht, wat is eigenlijk het verschil? Het verschil in de berichten zelf is beperkt Voor 2016 bestond binnen iwmo303 en ijw303 alleen het declaratiebericht. Sinds 2016 is bij versie 2.0 van de berichtenstandaarden iwmo en ijw een onderscheid doorgevoerd, waarbij de 303 berichten kunnen worden aangemerkt als declaratie (303D) of als factuur (303F). Inhoudelijk is er vrijwel geen verschil. In het voorlooprecord kan de code factuur (F) of de code declaratie (D) worden meegegeven, waarmee vaststaat welke van de twee typen bedoeld wordt. Het verschil in het gebruik van de berichten is groot Gebruik van declaratieberichten is wezenlijk verschillend van het gebruik van factuurberichten. Veel partijen (zowel gemeenten als zorgaanbieders) zijn gewend aan het gebruik van declaratieberichten. Om het verschil goed te begrijpen én de processen juist in te richten, hanteren we als vertrekpunt dat het facturatieproces een verplicht onderdeel is in de privaatrechtelijke verhouding tussen leverancier (in het sociaal domein: de zorgaanbieder) en opdrachtgever (in het sociaal domein: de gemeente). Een factuur: formeel - De factuur is een formeel (wettelijk beschreven) document met vereisten waaraan (door de verstrekker van de factuur) moet worden voldaan. Dit is vastgelegd in artikelen 34 en 35 van de Wet Omzetbelasting. - Ook voor BTW vrijgestelde diensten moet een factuur worden overhandigd de vrijstelling die op dat gebied bestaat betreft alleen de BTW-gerelateerde informatie op de factuur. We zijn dus niet helemaal vrij om de vorm en inhoud van onze facturen onderling te bepalen. We zijn ook niet vrij om te bepalen dat we zonder facturen willen werken. Een factuur is dus een wettelijk gereguleerd document zie kader met factuurvereisten, en regels over wanneer een factuur uitgereikt wordt, en wat ermee moet gebeuren. Een declaratie (ofwel, het gebruik van het declaratiebericht) is dit niet. Voor de wet en voor de financiële administratie is een declaratie een stukje informatie maar niet een primaire bron op basis waarvan betaling plaatsvindt. Het verschil tussen declareren en factureren zit daarmee op twee gebieden: de betaling en de correctie. Pagina 1

3 De betaling De factuur (het factuurbericht 303F) is het enige primaire bron -document dat in de financiële administratie geregistreerd mag worden ter onderbouwing van een betalingsverplichting (voor het soort transactie dat hier beschreven wordt tussen leverancier en opdrachtgever). Alleen op basis van de factuur kan worden betaald, en moet ook worden betaald. De declaratie (het declaratiebericht 303D) is niet zo n primaire bron en zou dus niet in de financiële administratie geboekt mogen worden. Ook zou de declaratie niet tot een betaling mogen leiden. We zien vaak dat het declaratieverkeer aangevuld wordt met een formele factuurstroom, buiten het berichtenverkeer. Dit betekent simpelweg: dubbel werk, en grote kans op verschillen. De correctie Een factuur moet bij binnenkomst in de financiële administratie opgenomen worden, of zij terecht en correct is of niet. Dit betekent ook dat het te betalen bedrag alleen gewijzigd kan worden door een correctie, een zgn. credit-factuur. Dus: op een onjuist factuurbericht (303F) zou altijd een creditfactuurbericht (303F) moeten volgen. Een declaratie(bericht) heeft niet deze formele status. Een onjuiste declaratie kan vervangen worden door de juiste declaratie (waarbij het eerdere onjuiste declaratiebericht wordt weggegooid). Een declaratiebericht kan dus niet gecrediteerd worden. Moet ik nu het declaratiebericht of het factuurbericht gebruiken? Voorkeur voor het facturatiebericht Het is van landelijk belang dat we in het sociaal domein streven naar uniformiteit om de administratieve lasten te verlichten. Daarom heeft gebruik van het factuurbericht (303F) de voorkeur. Bij gebruik van het factuurbericht wordt een administratieve stap uit het proces verwijderd (eerst een declaratie sturen en later een factuur) en worden productie- en financiële informatiestromen gestroomlijnd. Het advies is daarom om het factuurbericht te gebruiken. Op termijn zal dit ook het enige 303-bericht in het standaardberichtenverkeer zijn. Wees helder en uniform Het is heel belangrijk om verwarring en vermenging van processen te voorkomen: gebruik geen 303D berichten in een factuurproces, of omgekeerd. Een 303D bericht moet niet direct tot een betaling leiden, een 303F bericht wel. Als je goed nadenkt over de verschillen in correctieprocessen en betalingsprocessen, dan zie je wat de risico s van onduidelijkheid zijn: Stel dat je betalingen doet op een 303D bericht zonder een afzonderlijk factuurproces ingericht te hebben. Je controller (of accountant) zal signaleren dat je onverschuldigde betalingen hebt gedaan. Pagina 2

4 Stel dat je op een incorrect factuurbericht een deel niet hebt geboekt als kosten / betalingsverplichting. Je administratie komt dan niet overeen met je primaire bronnen. Stel dat je op je factuur een creditfactuur verwacht, maar de zorgaanbieder verwacht een verbeterde declaratie te kunnen sturen (het juiste deel wordt dan dubbel gefactureerd) Enzovoorts. De risico s en het correctiewerk zijn legio. Mijn softwareleverancier kan nog niet met het 303F bericht werken, wat moet ik doen? Ten eerste: je softwareleverancier onder druk zetten om snel met een oplossing te komen. Daarnaast: het 303D bericht is op dit moment nog bruikbaar. Dit betekent voor je zorgaanbieder mogelijk dat zij twee processen naast elkaar moet gebruiken, voor verschillende gemeenten, wat onwenselijk is. Vandaar het advies om naar 303F over te stappen. Belangrijk is om heldere afspraken te maken (tussen zorgaanbieder en gemeente): welk proces wordt gevolgd en welk bericht wordt uitgewisseld en tot wanneer. In dit (tijdelijke) geval dus: Declaratiebericht, declaratieproces, en houd dit zuiver: Op een onjuist declaratiebericht volgt niet een creditbericht maar kan een nieuw juist declaratiebericht volgen. Een declaratiebericht leidt niet automatisch tot een boeking in de financiële administratie, die weer tot een betaling zou leiden. Er is een parallelle factuurstroom nodig, buiten het berichtenverkeer om. Moeten we dan écht ook parallelle facturen uitwisselen? De wet zegt JA, maar er zijn mogelijkheden om de administratieve druk te minimaliseren. Het is echter wel heel belangrijk om dit zorgvuldig te doen, want fouten liggen op de loer. Het is niet onwettig om een betaling te doen zonder factuur, deze heeft dan meer het karakter van een voorschot of een onverschuldigde betaling. Bij het uitwisselen van declaratieberichten dienen aan het eind van de periode (boekjaar) wel relevante de brondocumenten (facturen) in de financiële administratie aanwezig te zijn. Anders gezegd: per jaareinde kan een verzamelfactuur worden opgesteld. Let wel hier erg op het goed inrichten van de correctiestroom. Gebruik van declaratieberichten betekent dat deze wel gecorrigeerd kunnen worden maar niet gecrediteerd! Mijn softwareleverancier kan nog niet met het 303F bericht werken, en vertaalt binnenkomende 303F berichten naar een 303D? Dit is héél erg onjuist. In juridische termen betekent dit dat een primaire bron -document wordt veranderd in een stukje informatie zonder formele waarde. De praktijk hiervan is dat Pagina 3

5 de zorgaanbieder een formele betalingsverplichting heeft doorgegeven aan de gemeente, die dit heeft geregistreerd als een melding van prestatielevering. Als de gemeente daarna nog een factuur zou willen ontvangen, kán dat formeel niet eens. De factuur is immers al uitgereikt. Het is de softwareleverancier zeer af te raden om dit proces zo ingericht te hebben, en het is de gemeente zeer af te raden om hiermee te werken. Als de software het 303F bericht niet kan verwerken, wissel het dan ook niet uit. Voorheen is gecommuniceerd dat het declaratiebericht als factuur kon worden gebruikt. Klopt dit nog? Nee, niet meer. Voor 2016 bestond er alleen het 303 bericht. Inmiddels is er een 303F en 303D bericht. Met de erkenning van het formele onderscheid tussen factureren en declareren, kunnen veel misverstanden en fouten worden voorkomen. We raden af het declaratiebericht 303D te gebruiken als factuur. Wat is er - naast het gebruik van het 303F bericht - verder nodig voor een goed facturatieproces? Een factuur moet volgens de wet aan een aantal voorwaarden voldoen. Een factuur moet onder andere een aantal gegevens bevatten, die niet in het 303F bericht voorkomen, bijvoorbeeld de volledige stamgegevens van leverancier en opdrachtgever. Deze kunnen in het contract (of in een aanvulling op het contract) worden vastgelegd. Het is ook handig in deze aanvulling vast te leggen dat het 303F bericht wederzijds erkend wordt als factuur en dat dit ook het enige factuurdocument zal zijn. Het programma i-sociaaldomein heeft standaardcontractartikelen gepubliceerd. Ook de paragrafen met betrekking tot gebruik van het 303F bericht staan hier in. Kunnen we niet gewoon zonder factuur werken? We moeten ons realiseren dat er tussen zorgaanbieder en gemeente meestal een privaatrechtelijke verhouding bestaat. Er is dan sprake van een levering op basis van contract en opdracht. De wetgever eist daarbij een factuur, met bepaalde vereisten 1. Bij het gebruik berichtenverkeer op cliëntniveau kan ter overbrugging naar het gebruik van facturatieberichten (303F) gekozen worden om te werken met de declaratieberichten 1 De verplichtingen om een factuur uit te reiken zijn vastgelegd in de Wet op de Omzetbelasting 1968, artikel 34c. Deze plicht geldt voor de ondernemer de zorgaanbieder in dit geval. Let op dat een BTW-vrijgestelde transactie niet van de factuurverplichting is vrijgesteld! Pagina 4

6 (303D). Dan is inderdaad parallel een formele factuur nodig buiten het berichtenverkeer om. Zoals hierboven toegelicht: richt dit proces zorgvuldig in. Fouten liggen op de loer. Wanneer de bekostiging niet op cliëntniveau plaatsvindt (bij de taakgerichte uitvoeringsvariant bijvoorbeeld), is een veel lagere factuurfrequentie te verwachten (eens per periode of zelfs per jaar), en dat is ook voldoende. De factuur is dan niet opgesteld op cliëntniveau en gaat dan niet via het berichtenverkeer. Pagina 5

7 Bijlage: formele factuurvereisten Formele factuurvereisten De verplichting om een factuur te verzenden zijn vastgelegd in de Wet op de Omzetbelasting 1968, artikel 34c. Deze plicht geldt voor de ondernemer de zorgaanbieder dus. Daarmee zijn deze eisen vooral van toepassing in het kader van de juiste uitvoering van de BTW regelgeving, maar ook relevant in andere processen, en van toepassing (uitzonderingen van versimpelde facturen daargelaten) op niet BTW-plichtige factureringen (art. 35a): - Datum: factuurdatum - Factuurnummer: een opeenvolgend uniek nummer - BTW identificatie leverancier (in Nederland: BTW nummer) - BTW identificatie afnemer (in Nederland: BTW nummer) - volledige naam en volledig adres van de leverancier en afnemer - beschrijving: hoeveelheid en aard geleverde goederen/diensten - datum levering (of periode levering) - vergoeding voor elk onderdeel, eenheidsprijs exclusief belastingen, de belastingen en het totaal te betalen bedrag - BTW maatstaf (bedrag en 6%, 21% of 0%) en te betalen BTW bedrag - Melding BTW verlegd, indien van toepassing in geval van vrijstelling van BTW: verwijzing naar de specifieke regeling Overigens stelt het artikel ook dat elk document dat een wijziging betreft op een eerder uitgereikte factuur gelijkgesteld wordt aan de factuur - mits er een duidelijke verwijzing naar het factuurnummer bestaat. Daarnaast blijkt uit het artikel dat de factuurplicht ook geldt voor voorschotbetalingen. Pagina 6

8 Colofon Dit memo is een publicatie van het team Financiële Controle van Programma i-sociaal Domein Voor vragen over de inhoud van het memo kunt u contact opnemen met het programma via de regionale implementatieadviseurs.