Inmiddels hebben ruim 70 aanbieders samen met gemeente Apeldoorn de overstap gemaakt op het berichtenverkeer.

Transcriptie

1 Factsheet Berichtenverkeer ijw 2.0 en iwmo 2.0 Inleiding In deze factsheet leest u de ontwikkelingen binnen gemeente Apeldoorn over het berichtenverkeer. Ook vindt u antwoorden op de vragen die zijn gesteld naar aanleiding van de berichtenverkeersessie Jeugd ijw 2.0 gehouden op 28 en 29 september. Berichtenverkeer januari 2017 Vanaf januari 2017 gaat de gemeente Apeldoorn uitsluitend werken met het berichtenverkeer. Wij hebben het doel alle zorgaanbieders dit jaar op het berichtenverkeer aan te sluiten. Het gebruik van het berichtenverkeer heeft namelijk vele voordelen: Veilige uitwisseling van cliëntgegevens. De persoonsgegevens van de cliënt worden alleen nog beveiligd verzonden. Minder administratieve lasten voor aanbieders en gemeenten door geautomatiseerde verwerking (geen pdf-factuur en geen papieren Dienstverleningsovereenkomst (DVO)) Aanbieders en gemeenten krijgen sneller een terugkoppeling als er onjuistheden worden geconstateerd tijdens de factuurafhandeling, waardoor er sneller kan worden gecorrigeerd. Mogelijkheid tot snellere verwerking betekent ook een snellere betaling van declaraties. Inmiddels hebben ruim 70 aanbieders samen met gemeente Apeldoorn de overstap gemaakt op het berichtenverkeer. Met de komst van de berichtenapp ( is het voor iedere zorgaanbieder mogelijk om eenvoudig aan te sluiten op het berichtenverkeer. Wij zien dan ook geen reden meer om niet aan te sluiten op het berichtenverkeer. Het is essentieel u tijdig hierop voor te bereiden mocht u dat nog niet hebben gedaan. Gemeente Apeldoorn heeft een apart team samengesteld om u hierbij te ondersteunen en te begeleiden. Gemeente Apeldoorn organiseert op 23 en 24 november een laatste berichtenverkeersessie ijw 2.0 en iwmo 2.0. Meldt u zich aan via wmojeugd@apeldoorn.nl Let op: U kunt zich aanmelden tot woensdag 19 november. Datum: woensdag 23 november Datum: donderdag 24 november Tijdstip: (aanvang uur) Tijdstip: (aanvang uur) Locatie: Marktplein 1 te Apeldoorn Locatie: Marktplein 1 te Apeldoorn Ruimte: S16 Ruimte: S16 Factsheet Berichtenverkeer iwmo 2.0 en ijw , Editie 3, Pagina 1

2 Aanbiederssessie berichtenverkeer Jeugd ijw 2.0 Op 28 en 29 september is er een berichtenverkeersessie Jeugd gehouden. Voor deze sessie hebben wij specifiek jeugd aanbieders uitgenodigd die nog geen contact met ons hadden opgenomen n.a.v. onze berichtgevingen rondom het berichtenverkeer. Doel van de sessie was om aanbieders te informeren en met ons in gesprek te gaan over het gebruik en het toepassen van het berichtenverkeer. Onderwerpen die besproken waren zijn: waar staan wij als gemeente Apeldoorn nu, hoe ver bent u als zorgaanbieder, welke ontwikkelingen spelen er op dit moment en waar moet u rekening mee houden als u overgaat op het berichtenverkeer. U kunt de presentatie terugvinden op onze website Tijdens de sessie zijn een aantal praktische vragen vanuit het werkveld naar voren gekomen en beantwoord door gemeente Apeldoorn. Naast specifieke vragen van diverse aanbieders over hun persoonlijke situatie, waren er ook een aantal vragen die voor alle aanbieders van toepassing zijn. In deze factsheet zijn deze algemene vragen en antwoorden opgenomen. Is deze sessie echt alleen namens gemeente Apeldoorn of is de communicatie ook namens de regio? Deze sessie is alleen voor gemeente Apeldoorn, maar op regionaal gemaakte afspraken gebaseerd. Er kunnen soms operationele zaken afwijken, met de wens dit nog regionaal nader af te stemmen. Wat betekent: "de administratie moet aan beide kanten op orde zijn"? Cliënten met hun indicaties moeten aan beide zijden zo veel mogelijk gelijk geadministreerd zijn. Afwijkingen hierin zullen immers veelal uitvallen in het berichtenverkeer ijw en iwmo. We vullen ook maandelijks Initi8 en dat voelt als dubbel. Waarom is dit en blijft dat zo? Ja, dat blijft zo. Initi8 is bedoeld voor (bestands-)analyses om o.a. beleid te kunnen vormen. Berichtenverkeer is bedoeld om zorg aan te vragen, te starten, te stoppen en te declareren. We sturen nu geen start- en stopberichten (305 en 307). Worden die verplicht in de toekomst en zij ze al in gebruik? Startberichten zullen verplicht worden gesteld (ondermeer voor regie en zicht op wachtlijsten). Stopberichten zijn enkel verplicht als de zorg om redenen vroegtijdig wordt beëindigd. Daarom alleen een 307 bericht in dienen bij een voortijdige beëindiging en niet bij het regulier verlopen van indicatie. Factsheet Berichtenverkeer iwmo 2.0 en ijw , Editie 3, Pagina 2

3 We ontvangen de 305 en 307 berichten graag. De verwerking is nu handmatig, maar we werken aan een geautomatiseerd spoor, waardoor wij ook een retourbericht (306 en 308) kunnen gaan versturen. Verwachting is dat we dit over enkele weken wel kunnen versturen. Let op: als de zorg doorloopt na afgegeven einddatum indicatie is een aanvullende indicatie nodig! Hoe wordt omgegaan met budgettaire flexibiliteit gedurende de looptijd voor Jeugdcliënten? Alles in Jeugd wordt toegekend op de frequentie "totale beschikkingsduur" en geeft flexibiliteit. Let op: het is aan u als aanbieder om de budgetruimte te bewaken en juist te spreiden in de looptijd. In de verwerking berichtenverkeer wordt door gemeente Apeldoorn bewaakt op over-uitnutting. Is het een idee om de zorg standaard aan te vragen / te indiceren / te starten op 4 wekencyclus? In theorie gunstig voor administratieve efficiency maar in de praktijk is dit helaas niet haalbaar.(voorbeeld redenen: zorg wil je z.s.m. starten, indicaties lopen reeds en worden hierop aansluitend verlengd, verhuizingen uit andere gemeenten zijn niet planbaar, etc.) Is het mogelijk het beschikkingsnummer voor doorlopende zorg (herindicaties) gelijk te houden? Gedachte voor administratieve lastenverlichting maar financieel-administratief onwenselijk. Er dient immers bewaakt te worden op uitnutting van de uren per beschikkings-/ indicatieperiode. Soms wordt in de mail uitval op een 303 teruggekoppeld maar is onduidelijk welke cliënt uitvalt. We zullen dit kenbaar maken aan het team Facturatie om hier in correspondentie op te letten. In een 304 bestaat dit risico niet; daar wordt de eventuele uitvalreden per indicatie aangegeven. Is het in de berichten-app eenvoudig zichtbaar wat de uitvalreden is? Ja, de berichten-app vertaalt de uitvalcode uit het bericht naar een bijbehorende uitvalreden. Kan een retourbericht in de berichten-app eenvoudig worden bewaard in de eigen administratie? Ja, een retourbericht is om te zetten naar een leesbaar PDF-bestand en te downloaden. Factsheet Berichtenverkeer iwmo 2.0 en ijw , Editie 3, Pagina 3

4 Hoe weet ik welke software geschikt is voor gebruik van geautomatiseerd berichtenverkeer? Er is een zogenaamde "Groene vink voor software-aanbieders" die iwmo / ijw ondersteunen: zie Hoe gaat het als er wel uren over zijn maar de geldigheid indicatie is verlopen? Uren zijn blijkbaar niet nodig geweest binnen de betreffende indicatie. Waar nodig wordt een nieuw aantal uren voor een nieuwe periode geïndiceerd. Als een 302 een afkeuring betreft, pakt gemeente Apeldoorn dit dan op? Zeker gemeente Apeldoorn gaat sturen op de 301 en 302 berichten. Voor elk 301 bericht ontvangen wij een 302. Bij een 100% match gaan wij bij de aanbieders geen papieren Dienstverleningsovereenkomst (DVO) meer versturen, maar alleen een 301. We gaan dus actief op de 302 berichten monitoren. Bij het ontbreken van een 302 nemen wij contact met u op met het verzoek deze alsnog te sturen. Moeten stuks in de laatste vier weken van de indicatieperiode worden gedeclareerd? Nee, het volume moet kloppen en de declaratieperiode moet binnen de indicatieperiode vallen. Kan ik een toewijzingsverzoek ook indienen bij jullie in plaats van het CJG. Nee, dit soort verzoeken moeten nadrukkelijk via CJG gebeuren (of natuurlijk VeCoZo). Worden declaraties / facturen afgekeurd als een koppelteken (-) wordt gebruikt? Ja, dit is in het landelijke berichtenverkeer niet toegestaan en leidt tot een afkeuring VeCoZo. Factuurnummers moeten alfanumeriek zijn d.w.z. ze mogen alleen cijfers en/of letters bevatten. Waarom bestaat er een 321-bericht en waarvoor dient deze gebruik te worden? AIs een erfenis met een verplicht karakter voor 3 jaar, specifiek bedoeld voor DBCsystematiek. Ondanks dat mag er wel gedeclareerd worden, bij voorkeur zelfs via een ijw303d ipv van een ijw321. Zie voor werkwijze onze website: Factsheet Berichtenverkeer iwmo 2.0 en ijw , Editie 3, Pagina 4

5 Hoe gaan jullie om met een wijziging van het woonplaatsbeginsel? Gemeenten dienen onderling af te stemmen over een juiste zorgoverdracht. Voor de aanbieder geldt: gewoon door blijven declareren bij de oude gemeente. De oude gemeente betaalt, zolang de nieuwe gemeente niet bekend is gemaakt bij de aanbieder. Bij voortdurend verhuizen kunnen gemeenten onderling afspraken maken over de onderlinge verdeling in de kosten. Gemeenten moeten de aanbieder informeren waar de rekening naar toe gestuurd moet worden. Verdere toelichting staat op de site: Tot slot Neem contact met ons op als u over wilt op het berichtenverkeer. Dat kunt u doen via wmojeugd@apeldoorn.nl. Wij staan voor u klaar om u te begeleiden. Factsheet Berichtenverkeer iwmo 2.0 en ijw , Editie 3, Pagina 5