Handleiding Gegevensuitwisseling via de Portal Inburgering voor gemeenten. Participatieverklaringstraject en maatschappelijke begeleiding

Transcriptie

1 Handleiding Gegevensuitwisseling via de Portal Inburgering voor gemeenten Participatieverklaringstraject en maatschappelijke begeleiding 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Account aanmaken en inloggen Portal Inburgering Raadpleegschermen voor SCI Welkomstscherm Personen opzoeken Gevonden personen Tonen personen Zoeken en wijzigen signalen Selecteren signalen Downloaden bestand Andere gemeente kiezen Raadplegen contactgegevens Raadpleeg,- en wijzigingsschermen voor SCI Welkomstscherm Personen opzoeken Gevonden personen Tonen personen Wijzigen gegevens Zoeken en wijzigen signalen Selecteren signalen Bevestigen wijziging signa(a)l(en) Downloaden bestand Andere gemeente kiezen Raadplegen contactgegevens

3 1 Inleiding Per 1 oktober 2017 is het participatieverklaringstraject onderdeel van het inburgeringsexamen voor inburgeringsplichtigen. Daarnaast is met de wijziging van de Wet inburgering per 1 oktober 2017 de maatschappelijke begeleiding onderdeel van die wet geworden. Voor de uitvoering van het participatieverklaringstraject en de maatschappelijke begeleiding vindt gegevensuitwisseling plaats tussen het rijk (DUO) en gemeenten 1. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe gemeenten informatie met betrekking tot het participatieverklaringstraject en maatschappelijke begeleiding kunnen ophalen en versturen naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het Informatie Systeem Inburgering (ISI) is een applicatie ter ondersteuning van de gemeenten en DUO bij de uitvoering van hun taken voor de Wet Inburgering. Toegang tot ISI is geregeld via de Portal Inburgering. Dit is een elektronisch loket, dat alleen via het beveiligde Suwinet kan worden benaderd (Naar Suwinet inkijk). Met behulp van een browser wordt een verbinding gerealiseerd tussen gemeente en ISI. Via de schermen van de Portal kunnen gegevens opgevraagd en gewijzigd worden. 1 Zie voor meer informatie over de gegevensuitwisseling en de in het Informatiesysteem Inburgering opgenomen gegevens, hoofdstuk 6 Informatiebepalingen en de bijlage bij art. 6.1, tweede lid van het Besluit inburgering: 3

4 2 Account aanmaken en inloggen Portal Inburgering Nieuwe gemeente Een nieuwe gemeente zal eerst bij Suwinet (BKWI) autorisatie moeten aanvragen voor een decentrale beheerder. De beheerder kan vervolgens voor de overig medewerkers de toegang regelen. Account rollen te koppelen Het is op dit moment nog niet mogelijk om aan 1 medewerker account rollen te koppelen voor uitvoering WI2007 én PVT. PVT gegevens registreren Voor medewerkers die over rollen voor beide doelgroepen moeten beschikken moeten 2 aparte accounts worden aangemaakt. Er moet dus een nieuw account worden aangemaakt om gegevens voor de participatieverklaring te raadplegen (en muteren). Rol toekennen Om de gegevens ten aanzien van het participatieverklaringstaject en de maatschappelijke begeleiding te kunnen benaderen, dient de beheerder de betreffende medewerker één van de volgende rollen toe te kennen: - SCI07 Raadplegen gegevens participatieverklaring - SCI08 Raadplegen en muteren gegevens participatieverklaring Inloggen Suwinet Medewerkers van de gemeenten melden zich aan op het Suwinet inkijk met gebruikersnaam en wachtwoord. Na een succesvolle aanmelding krijgt de medewerker functionaliteit aangeboden, die afhankelijk is van de rol van de medewerker. De medewerker van de gemeente kan vervolgens, afhankelijk van de rol van de medewerker, raadplegen of muteren in het systeem van het SCI. Bij beide rollen is het mogelijk om signalen op individueel niveau te raadplegen. Ga naar en klik op de link: Inloggen portal. De volgende pagina wordt geopend: Klik vervolgens op de knop Vul vervolgens het wachtwoord in. en selecteer uw gemeente. Problemen met inloggen? Neem contact op met de suwinetbeheerder binnen uw gemeente. 4

5 3 Raadpleegschermen voor SCI Welkomstscherm Dit is het welkomstscherm. Er wordt getoond welke ambtenaar (gebruikersnaam) en welke gemeente (gemeentecode) is ingelogd en welke rol de ambtenaar heeft. Alleen de functies die verbonden zijn aan een rol worden beschikbaar gesteld in de applicatie. 5

6 3.2 Personen opzoeken Op het bovenstaande scherm kunt u aan de hand van één of meerdere criteria een persoon opzoeken. Als het BSN is ingevoerd worden de overige zoekcriteria genegeerd. De overige zoekcriteria zijn: Datum PVT-plicht vanaf Datum deelname PV-traject vanaf Voldaan aan PVT-plicht Dit staat voor de plicht voor inburgeringsplichtigen om het participatieverklaringstraject te doorlopen. Deze datum wordt door DUO vastgesteld. Dit staat voor de datum waarop de inburgeringsplichtige bij de gemeente is gestart met het PV-traject. En eventueel de datum waarop het traject is afgerond. Dit staat voor het afronden van het PV-traject bij de gemeente. Het traject is afgerond op het moment dat de participatieverklaring is ondertekend. Recht op maatschappelijke begeleiding Dit staat voor de vaststelling door DUO of een persoon wel of geen recht heeft op maatschappelijke begeleiding. Verblijf Factuur aanwezig Dit staat voor de verblijfplaats van de inburgeraar. Dit staat voor een factuur voor de kosten van het PV-traject. Let op: Wilt u personen zoeken waarvoor nog geen factuur is ingediend maar waarvoor dit wél mogelijk is? Dan moet u hier Nee aanvinken. 6

7 3.3 Gevonden personen Het bovenstaande scherm wordt getoond na het opgeven van zoekcriteria op het scherm Zoeken personen, anders dan het BSN. Per gevonden persoon wordt een regel getoond met daarin een aantal gegevens van die persoon, voor zover beschikbaar. De gegevens kunnen per getoonde pagina worden gesorteerd. Als er op een regel wordt geklikt, wordt naar één van de detailschermen gesprongen. Door een BSN aan te klikken kunt u de gegevens van de bijbehorende persoon raadplegen. Let op: Indien er in de kolom Factuur aanwezig een Nee is gevuld, betekent dit niet dat er voor deze persoon een factuur ingediend kán worden. Wilt u personen zoeken waarvoor nog geen factuur is ingediend maar waarvoor dit wél mogelijk is? Dan moet u dit in het scherm Zoeken personen aangeven bij Factuur aanwezig : Nee. 7

8 3.4 Tonen personen Op dit scherm kunt u de gegevens van een geselecteerde persoon raadplegen. *Gemeente Eerste Vestiging is de gemeente waar iemand woont op het moment dat hij PVT-plichtig wordt gesteld. *Gemeente Einde PVT is de gemeente waar de participatieverklaring ondertekend is en daarmee aan de PVT-plicht is voldaan. U kunt kiezen tussen de tabbladen Persoonsgegevens en Factuur. Kies u voor Factuur dan opent het volgende scherm: 8

9 Onder het tabblad Factuur kunt u raadplegen of er al een factuur is ingediend. Is er nog geen factuur ingediend dan kunt u dat doen door te klikken op Toevoegen. U kunt alleen een factuur indienen als de inburgeraar een lening heeft bij DUO én als Datum voldaan aan PVT-plicht gevuld is. Let op: DUO betaald de factuur pas als de inburgeraar de factuur heeft geaccordeerd in Mijn Inburgering. Indien de inburgeraar zijn adres heeft geregistreerd in Mijn Inburgering, ontvangt hij een e- mail waarin gemeld wordt dat er een factuur voor hem klaar staat. De factuur kan geaccepteerd of geweigerd worden. 9

10 3.5 Zoeken en wijzigen signalen Op dit scherm kunt u aan de hand van één of meerdere criteria signalen zoeken. In het tabblad Raadplegen signalen staat een oranje signalenteller. Deze geeft aan hoeveel niet afgehandelde signalen er zijn. 10

11 3.6 Selecteren signalen Op dit scherm kunt u één of meerdere signalen selecteren. U kunt de lijst met signalen per kolom op- of aflopend sorteren. We kennen de volgende signalen: Code signaal SS601 SS602 SS603 SS604 SS605 SS606 SS607 SS608 SS609 SS610 SS611 SS612 Omschrijving signaal Persoon is PVT-plichtig Persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend en de termijn loopt over 2 maanden af / Termijn loopt over twee weken af. Persoon moet pv nog ondertekenen. Persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend en de termijn is overschreden/ Termijn is overschreden. Persoon heeft PV niet getekend. De termijn is 2 weken geleden overschreden en de persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend of reden niet ondertekend nog niet geregistreerd. / Persoon heeft nog niet getekend en er is nog geen reden voor opgenomen. Gemeente van eerste vestiging is gewijzigd Inburgeringsplicht van persoon is gewijzigd PVT-plicht van persoon is gewijzigd Datum start PVT-plicht is gewijzigd Datum einde PVT-plicht is gewijzigd Recht op maatschappelijke begeleiding van persoon is gewijzigd Persoon heeft factuur geweigerd Persoon heeft factuur geaccepteerd 11

12 3.7 Downloaden bestand Op dit scherm kunt u een bestand kiezen en downloaden. Door op de rubriek Naam te klikken, start het downloaden van het aangegeven bestand. Er wordt een zipfile gecreëerd. Het te downloaden bestand bevat in de bestandsnaam tevens de gemeentecode. De gecreëerde zipfile wordt gedownload. 12

13 3.8 Andere gemeente kiezen Als een gemeente daarvoor geautoriseerd is, kan op dit scherm een andere gemeente worden gekozen (er worden 0, 1 of meer gemeentes getoond). Op de vervolgschermen worden de gegevens geselecteerd die bij de gekozen gemeente horen. De naam van de gekozen gemeente wordt bovenaan elk scherm getoond. 13

14 3.9 Raadplegen contactgegevens Op dit scherm kunt u de contactgegevens van het Servicecentrum Inburgering (SCI) raadplegen. 14

15 4 Raadpleeg,- en wijzigingsschermen voor SCI Welkomstscherm Dit is het welkomstscherm. Er wordt getoond welke ambtenaar (gebruikersnaam) en welke gemeente (gemeentecode) is ingelogd en welke rol de ambtenaar heeft. Alleen de functies die verbonden zijn aan een rol worden beschikbaar gesteld in de applicatie. 15

16 4.2 Personen opzoeken Op het bovenstaande scherm kunt u aan de hand van één of meerdere criteria een persoon opzoeken. Als het BSN is ingevoerd worden de overige zoekcriteria genegeerd. De overige zoekcriteria zijn: Datum PVT-plicht vanaf Datum deelname PV-traject vanaf Voldaan aan PVT-plicht Dit staat voor de plicht voor inburgeringsplichtigen om het participatieverklaringstraject te doorlopen. Deze datum wordt door DUO vastgesteld. Dit staat voor de datum waarop de inburgeringsplichtige bij de gemeente is gestart met het PV-traject. En eventueel de datum waarop het traject is afgerond. Dit staat voor het afronden van het PV-traject bij de gemeente. Het traject is afgerond op het moment dat de participatieverklaring is ondertekend. Recht op maatschappelijke begeleiding Dit staat voor de vaststelling door DUO of een persoon wel of geen recht heeft op maatschappelijke begeleiding. Verblijf Factuur aanwezig Dit staat voor de verblijfplaats van de inburgeraar. Dit staat voor een factuur voor de kosten van het PV-traject. Let op: Wilt u personen zoeken waarvoor nog geen factuur is ingediend maar waarvoor dit wél mogelijk is? Dan moet u hier Nee aanvinken. 16

17 4.3 Gevonden personen Het bovenstaande scherm wordt getoond na het opgeven van zoekcriteria op het scherm Zoeken personen, anders dan het BSN. Per gevonden persoon wordt een regel getoond met daarin een aantal gegevens van die persoon, voor zover beschikbaar. De gegevens kunnen per getoonde pagina worden gesorteerd. Als er op een regel wordt geklikt, wordt naar één van de detailschermen gesprongen. Door een BSN aan te klikken kunt u de gegevens van de bijbehorende persoon raadplegen. Let op: Indien er in de kolom Factuur aanwezig een Nee is gevuld, betekent dit niet dat er voor deze persoon een factuur ingediend kán worden. Wilt u personen zoeken waarvoor nog geen factuur is ingediend maar waarvoor dit wél mogelijk is? Dan moet u dit in het scherm Zoeken personen aangeven bij Factuur aanwezig : Nee. 17

18 4.4 Tonen personen Op dit scherm kunt u de gegevens van een geselecteerde persoon raadplegen. *Gemeente Eerste Vestiging is de gemeente waar iemand woont op het moment dat hij PVT-plichtig wordt gesteld *Gemeente Einde PVT is de gemeente waar de participatieverklaring ondertekend is en daarmee is door de inburgeraar aan de PVT-plicht is voldaan. U kunt kiezen tussen de tabbladen Persoonsgegevens en Factuur. Kies u voor Factuur dan opent het volgende scherm: 18

19 Onder het tabblad Factuur kunt u een factuur aanmaken, wijzigen en verwijderen. Op het moment dat de factuur geaccepteerd is, kan deze niet meer gewijzigd worden. Als er al een digitale of papieren factuur verwerkt is, is het niet meer mogelijk om een nieuwe factuur in te dienen. Is er nog geen factuur ingediend dan kunt u dat doen door te klikken op Toevoegen. U kunt alleen een factuur indienen als de inburgeraar een lening heeft bij DUO én als Datum voldaan aan PVT-plicht gevuld is. Vul vervolgens het factuurnummer, de factuurdatum en het debiteurnummer in. Het bedrag is al ingevuld. Let op: DUO betaald de factuur pas als de inburgeraar de factuur heeft geaccordeerd in Mijn Inburgering. Indien de inburgeraar zijn adres heeft geregistreerd in Mijn Inburgering, ontvangt hij een e- mail waarin gemeld wordt dat er een factuur voor hem klaar staat. De factuur kan geaccepteerd of geweigerd worden. 19

20 4.5 Wijzigen gegevens Op dit scherm kunnen de volgende gegevens gewijzigd worden door de gemeente: - Datum start deelname PV-traject - Datum einde deelname PV-traject - Datum voldaan aan PVT-plicht - Reden niet voldaan aan PVT-plicht Bij Reden niet voldaan aan PVT-plicht kan voor verschillende opties gekozen worden. Dit kan pas als de PV-termijn is overschreven. De verschillende redenen waarvoor gekozen kan worden zijn: - Persoon weigert deel te nemen aan het PV-traject (Let op: Datum start deelname PVtraject, Datum einde deelname PV-traject en Datum voldaan aan PVT-plicht moeten leeg zijn) - Persoon heeft wel deelgenomen maar weigert de verklaring te ondertekenen (Let op: Datum start deelname PV-traject en Datum einde deelname PV-traject moeten gevuld zijn, Datum voldaan aan PVT-plicht moet leeg zijn) - Persoon reageert niet op uitnodiging van de gemeente voor deelname aan PVT (Let op: Datum start deelname PV-traject, Datum einde deelname PV-traject en Datum voldaan aan PVT-plicht moeten leeg zijn) 20

21 - Persoon is zonder reden niet op komen dagen (Let op: Datum start deelname PV-traject, Datum einde deelname PV-traject zijn optioneel. Datum voldaan aan PVT-plicht moet leeg zijn) - Gemeente kon binnen de PV-termijn geen PV-traject aanbieden (Let op: Datum start deelname PV-traject, Datum einde deelname PV-traject en Datum voldaan aan PVTplicht moeten leeg zijn) - Bijzondere omstandigheden (langdurige ziekte etc.) (Let op: Datum start deelname PVtraject, Datum einde deelname PV-traject zijn optioneel. Datum voldaan aan PVT-plicht moet leeg zijn) - Overmacht (Let op: Datum start deelname PV-traject, Datum einde deelname PV-traject zijn optioneel. Datum voldaan aan PVT-plicht moet leeg zijn) 21

22 4.6 Zoeken en wijzigen signalen Op dit scherm kunt u aan de hand van één of meerdere criteria signalen zoeken. In het tabblad Raadplegen signalen staat een oranje signalenteller. Deze geeft aan hoeveel niet afgehandelde signalen er zijn. 22

23 4.7 Selecteren signalen Op dit scherm kunt u één of meerdere signalen selecteren. U kunt de lijst met signalen per kolom op- of aflopend sorteren. We kennen de volgende signalen: Code signaal SS601 SS602 SS603 SS604 SS605 SS606 SS607 SS608 SS609 SS610 SS611 SS612 Omschrijving signaal Persoon is PVT-plichtig Persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend en de termijn loopt over 2 maanden af / Termijn loopt over twee weken af. Persoon moet pv nog ondertekenen. Persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend en de termijn is overschreden/ Termijn is overschreden. Persoon heeft PV niet getekend. De termijn is 2 weken geleden overschreden en de persoon heeft de participatieverklaring nog niet ondertekend of reden niet ondertekend nog niet geregistreerd. / Persoon heeft nog niet getekend en er is nog geen reden voor opgenomen. Gemeente van eerste vestiging is gewijzigd Inburgeringsplicht van persoon is gewijzigd PVT-plicht van persoon is gewijzigd Datum start PVT-plicht is gewijzigd Datum einde PVT-plicht is gewijzigd Recht op maatschappelijke begeleiding van persoon is gewijzigd Persoon heeft factuur geweigerd Persoon heeft factuur geaccepteerd 23

24 4.8 Bevestigen wijziging signa(a)l(en) Door aan het begin van de regel te klikken, selecteert u de regel. Vervolgens kunt u de status van het signaal wijzigen naar In behandeling of Afgehandeld. U kunt er ook voor kiezen om alle signalen op de pagina te selecteren zodat meerdere statussen tegelijk gewijzigd kunnen worden. Door een BSN aan te klikken gaat u naar het tabblad Zoeken en wijzigen personen. 24

25 4.9 Downloaden bestand Op dit scherm kunt u een bestand kiezen en downloaden. Door op de rubriek naam te klikken, start het downloaden van het aangegeven bestand. Er wordt een zipfile gecreëerd. Het te downloaden bestand bevat in de bestandsnaam tevens de gemeentecode. De gecreëerde zipfile wordt gedownload. 25

26 4.10 Andere gemeente kiezen Als een gemeente daarvoor geautoriseerd is, kan op dit scherm een andere gemeente worden gekozen (er worden 0, 1 of meer gemeentes getoond). Op de vervolgschermen worden de gegevens geselecteerd die bij deze gekozen gemeente horen. De naam van de gekozen gemeente wordt bovenaan elk scherm getoond. 26

27 4.11 Raadplegen contactgegevens Op dit scherm kunt u de contactgegevens van het Servicecentrum Inburgering (SCI) raadplegen. 27