Handleiding zorgaanbieders betreft het declaratieproces rondom Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening contract gemeente Kampen

Transcriptie

1 Handleiding zorgaanbieders betreft het declaratieproces rondom Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening contract gemeente Kampen

2 1 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 AGB-code in de Wmo... 4 AGB-code of erkenning Wmo... 5 Verwijsindex Productcodes Wmo... 6 Voorwaarden iwmo berichten/declaraties Aanlevering klant- en zorggegevens bij CAK... 9 Vertaaltabel producten 2016 (en verder) Links... 11

3 2 Inleiding Vanaf 1 januari 2016 is de iwmo 2.0 * standaard in gebruik genomen. De iwmo-standaard bestaat uit landelijke afspraken over techniek en inhoud van elektronisch berichtenverkeer tussen gemeente en Wmo-aanbieders. De standaard is afgeleid van standaarden die al langere tijd in de AWBZ worden gebruikt. De standaarden helpen om de toewijzing, de declaratie en statusupdates van cliënten snel en uniform uit te wisselen. Standaardisatie beperkt administratieve lasten Het werken met de iwmo-standaard beperkt administratieve lasten, bespaart uitvoeringskosten en laat gemeenten en zorgaanbieders gemakkelijker nieuwe zakelijke relaties aangaan. Het gebruiken van deze standaard behoort tot de afspraken die zijn vastgelegd in de Resolutie standaardisatie administratieve processen in het sociale domein. De standaarden passen bovendien bij de verschillende uitvoeringsvarianten die gemeenten kunnen kiezen. Met ingang van 12 juni 2017 werken wij met IWMO 2.1.

4 3 AGB-code in de Wmo Per 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Dit vraagt een nieuwe samenwerking tussen ons en u als aanbieder. Om de gegevensuitwisseling tussen gemeenten en aanbieders te ondersteunen is in samenwerking een landelijke infrastructuur neergezet door VNG, VWS, KING, Zorginstituut Nederland, VECOZO en het Inlichtingenbureau. Via deze infrastructuur worden op een veilige en gestandaardiseerde manier elektronische berichten uitgewisseld. Voor aanbieders verloopt dit via VECOZO. Om als aanbieder gebruik te kunnen maken van het VECOZO-knooppunt voor de berichten iwmo en ijw is een AGB-code nodig. Als u al een actieve AGB-code in de AWBZ en Zorgverzekeringswet heeft, kunt u een erkenning aanvragen voor Wmo en/of Jeugdwet. Nadat de erkenning is toegevoegd, meldt u zich aan bij VECOZO via om deel te nemen aan het berichtenverkeer. U krijgt de specifieke overeenkomst voor Wmo en/of Jeugdwet toegestuurd door VECOZO. Zie ook: Handleiding WMO berichtenverkeer te vinden op deze site. Wmo U kunt een AGB-code aanvragen via met kwalificatie aanbieder Wmo (98, subsoort 02). U moet wel ingeschreven zijn in het Handelsregister, een kopie van de inschrijving moet worden meegestuurd. Aanbieders die al een AGB-code hebben, kunnen (indien gewenst) op ondernemingsniveau een aparte AGB-code aanvragen. Dit bijvoorbeeld vanwege boekhoudkundige redenen, software, etc. Het is expliciet niet noodzakelijk een nieuwe AGB-code aan te vragen per gemeente waar u berichten mee uitwisselt. Dus een aanbieder kan één AGB-code gebruiken voor alle gemeenten. Gemeente Kampen gebruikt de AGB-code in de contractering bij zorginkoop en voor het elektronisch berichtenverkeer via VECOZO. Ook het CAK accepteert AGB-codes voor de gegevensuitwisseling met de zorgaanbieder in de Wmo (via de ZA-standaard). Dat kunnen, net als in het berichtenverkeer voor iwmo via VECOZO, zowel koepel-/beheerstichtingcodes als instellingscodes zijn. De AGB-code wordt gehanteerd in plaats van de bestaande WZA-code. Erkenning De vraag op welke AGB-code de erkenning moet worden toegevoegd, is afhankelijk van hoe u het berichtenverkeer wilt laten verlopen met ons: Centraal vanuit de onderneming of decentraal vanuit eventuele vestigingen? In het eerste geval is alleen de erkenning Wmo nodig bij de AGB-code van de onderneming. In het tweede geval is de erkenning Wmo ook nodig bij de AGB-codes van de vestigingen.

5 4 AGB-code of erkenning Wmo Voor actuele (en ook meer gedetailleerde) informatie over het aanvragen van de AGB-code of erkenning Wmo kunt u de berichten op de website raadplegen.

6 5 Verwijsindex Productcodes Wmo Vanaf 1 januari 2016 is de functionaliteit van de webmodule 'Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet' aangepast. Sinds die datum is het niet meer mogelijk om aanpassingen aan te brengen in de webmodule. Zorginstituut Nederland heeft de publicatievorm in overleg met de ketenpartijen omgezet in Excel-bestanden. Raadpleeg hiervoor onderstaande URL:

7 6 Voorwaarden iwmo berichten/declaraties. Vanaf 1 januari 2016 wordt in de gemeente Kampen alleen met het berichtenverkeer gewerkt. Voorwaarde om tot een juiste verwerking van de declaraties te komen is dat u als aanbieder een AGBcode heeft en aangemeld bent bij VECOZO. Toewijzingen vinden per maand plaats. Om het iwmo berichtenverkeer (iwmo 301, 302, 303, 304) Met 306, 307 en 308 werkt de gemeente Kampen nog niet) te kunnen ontvangen/verzenden dient u in het bezit te zijn van een AGB-code. Deze code kunt u via Vektis aanvragen. Ook dient u zich met deze AGB-code aan te sluiten bij Vecozo. Als u nog niet in het bezit bent van een AGB-code en/of aangesloten bent bij Vecozo verzoek ik u dringend om dit zo spoedig mogelijk te regelen. Als u niet over software beschikt om iwmo 303 berichten te kunnen verzenden dan verwijs ik u naar Via deze app is het mogelijk om iwmo berichten te versturen en te ontvangen. Enkele spelregels met betrekking tot declareren: Er kan pas een declaratie worden ingestuurd via het berichtenverkeer als u een 301 (toewijzing van zorg) heeft gehad. Met de toekenningsberichten iwmo 301 ontvangt u de informatie van de zorg die aan de cliënt is toegekend. In dit bericht staan o.a. vermeld de periode, product code en het volumebedrag per maand waarover de cliënt per maand recht heeft op zorg. U stuurt een 302 bericht retour als bevestiging dat u de zorg gaat uitvoeren. Maandelijks kunt u een declaratie indienen waarna wij tot betaling over gaan. Het volumebedrag per maand is het bedrag die u maandelijks maximaal kunt declareren. Voorbeeld : Cliënt X heeft een toekenning BG individueel over de periode tot en met , volume bedrag 366,67. Dit betekent dat u maximaal een bedrag van 366,67 per maand kunt declareren. Wanneer u bedragen declareert die hoger zijn dan het maximaal te declareren bedrag per maand, dan zullen wij de declaratie van desbetreffende cliënt afkeuren en niet uitbetalen. Declaraties worden maandelijks ingestuurd, en wel in de maand volgend op de maand waarop de declaratie betrekking heeft. De begin- en einddatum graag over de maand waarover gedeclareerd wordt. Voorbeeld: Declaratie januari. begindatum einddatum Behalve wanneer een indicatie in de desbetreffende maand begint of eindigt dan de werkelijke begin en/of einddatum vermelden. U kunt een volledige maand declareren als de begindatum van de indicatie begint voor of op de 15 e van de maand. Is de begindatum van de indicatie na de 15 e van de maand dan, kan deze maand niet gedeclareerd worden. U kunt een volledige maand declareren als de einddatum van de indicatie op of na de 15 e van de maand ligt. Eindigt de indicatie voor de 15 e van de maand dan kunt u deze maand niet declareren. Hierbij rekening houdend met punt 5.6 van bijlage 2: de Maatwerkvoorziening Begeleiding in de Deelovereenkomst voor het leveren van Maatwerkvoorziening Begeleiding Gemeente Kampen.

8 De gegevens die in het toewijzingsbericht 301 staan, zoals productcode, maandbedrag en beschikkingnummer etc., in de 303 declaratie bericht vermelden Ingediende declaraties worden binnen 30 dagen na binnenkomst van de declaratie betaald. Om deze termijn van 30 dagen te halen, het volgende:verzoeken wij u dringend 1 declaratie per maand in te dienen waarbij alle cliënten en voorzieningen in deze declaratie vermeld zijn. Mocht er een nadeclaratie nodig zijn dan dit in de declaratie van de daarop volgende maand meenemen en niet apart declareren. Credit declaratie apart en ook per maand indienen. Wij verzoeken u om één declaratie per maand in te dienen waarin alle cliënten vermeld zijn. Dat betekent één Wmo-BG declaratie per maand. Voor HH betekent dit één declaratie per 4 weken. Voor credit declaraties geldt hetzelfde. Dus graag één credit declaratie Wmo-BG per maand en/of één HH per 4 weken. Mocht u om de een of andere reden toch een cliënt vergeten zijn te declareren, moet u die in de eerstvolgende maand meenemen. (Bijv. april wordt ingediend en nagekomen regels van januari, februari en/of maart moeten hierin worden meegenomen, zodat er maar één declaratie wordt ingediend. Bent u regels over april vergeten dan moet u die indienen met de declaratie van mei). Lukt het met uw software niet om alle cliënten in één declaratie in te dienen? Maak dan gebruik van de VNG app. Door middel van deze applicatie is het mogelijk om een bulkdeclaratie aan te maken. Een ingediende declaratie (iwmo-303) is gelijk aan iwmo-301. Als een ingediende declaratie niet matcht met de toewijzing wordt de declaratie (digitaal) afgekeurd en dient u een verbeterde declaratie in te dienen. Als de declaratie naar uw mening wel terecht is en toch wordt afgewezen kunt u een mail sturen naar fomo-wmo@kampen.nl en daar uw bezwaren tegen de afwijzing kenbaar maken. Bij trajectfinanciering is het volgende contractueel bepaald: als de zorg start vóór of op de 15 e van de maand dan wordt die maand geheel vergoed; start de zorg na de 15 e dan vindt geen vergoeding voor die maand plaats. Eindigt de zorg vóór de 16e van de maand dan vindt geen vergoeding over de laatste maand plaats; eindigt de zorg na de 15 e van de maand, dan wordt die maand geheel vergoed. Per 1 januari 2016 betalen wij de declaraties alleen d.m.v. iwmo 303 berichtenverkeer. Lees genoemde punten daarom goed door, anders kunnen wij niet tot betaling van facturen/ declaraties overgaan.

9 7 Aanlevering klant- en zorggegevens bij CAK Aanbieders die de maatwerkvoorziening uitvoeren, genereren en leveren gegevens op inwonerniveau om de eigen bijdrageregeling van Gemeente Kampen op de juiste wijze te kunnen laten uitvoeren. Aanbieders moeten daarbij rekening houden met de rol van het Centraal Administratie Kantoor (CAK). Tegelijk met het versturen van de facturen aan Gemeente Kampen, leveren aanbieders binnen de daarvoor geldende termijnen de gegevens aan bij het CAK voor de vaststelling van de eigen bijdrage per inwoner. De gegevens aan het CAK voldoen aan de vereisten van het CAK. Als een aanbieder hier niet aan kan voldoen, zoekt hij hierover actief afstemming met het CAK en informeert hij hierover tijdig Gemeente Kampen. Bij geen aanlevering of onregelmatig/onvolledige aanlevering gaan wij niet over tot betaling van facturen/declaraties totdat er aan de vereisten van het CAK en gemeente Kampen is voldaan. Zie ook:

10 8 Vertaaltabel producten 2016 (en verder) De productcodevertaaltabellen iwmo staan op

11 9 Links AGB-code in de WMO en Jeugdwet Verwijsindex en productcodelijsten Wmo en Jeugdwet Vecozo - Wmo en Jeugdwet voor zorgaanbieders Productcodelijsten Wmo en Jeugdwet Handleiding en invulinstructie WMO