INTERNET DECLAREREN 2.0 OPDRACHTGEVER

Transcriptie

1 INTERNET DECLAREREN 2.0 OPDRACHTGEVER T-Point voor Bedrijven Als opdrachtgever van Tempo-Team kunt u op T-Point de actuele informatie vinden van uw opdrachten bij Tempo-Team. U kunt declaraties controleren & corrigeren en u heeft inzicht in de laatste status van uw vacatures. In dit document vindt u alle informatie over (ingediende) declaraties. Declaratie verwerking & facturatie Nieuw ingediende declaraties worden op maandagavond verwerkt (omstreeks 18:00 uur). Correcties die u voor maandagavond invoert worden in de initiële factuur en uitbetaling aan de medewerker meegenomen. U kunt zelf tot 4 weken na de verwerking van de declaratie een wijziging doorvoeren. Hiervan ontvangt u een correctiefactuur. Ga direct naar Declaratie verwerking & facturatie Declaraties controleren Declaraties wijzigen Toeslaguren schrijven Declaratie invoeren door opdrachtgever Declaratiebestand verzenden Overzicht declaraties Controleur toewijzen Tijdelijk uw account delen Verwijderen tijdelijk account delen Declaraties controleren Nadat een medewerker een declaratie heeft ingediend ontvangt u een met de uren die de medewerker heeft ingediend. Indien de uren juist zijn hoeft u geen actie te ondernemen, de declaratie wordt automatisch goedgekeurd. Eventueel heeft de medewerker een opmerking voor u ingevuld.

2 U kunt de declaratie direct corrigeren indien u het niet eens bent met de medewerker. Klik op de link T-Point Declaraties en login. Als u de declaratie corrigeert, ontvangt de medewerker via een melding van de wijziging (inclusief een opmerking waarom de uren gewijzigd zijn). Controleer/corrigeer declaratie op Voor een juiste facturatie en uitbetaling aan de medewerker controleert u de declaratie op:» uren» urensoorten (percentages)» factuur referentie (uw inkoopnummer)» weeknummer

3 Declaraties wijzigen Nadat u ingelogd bent op T-Point kunt u de declaratie wijzigen vanuit de detailpagina met de declaratiegegevens: 1. Klik op wijzigen 2. Corrigeer de declaratie Tip! Een half uur wordt als 0,5 geschreven, een kwartier als 0,25. Tip! Een extra urenregel (bijvoorbeeld om een andere afdeling of urensoort toe te voegen) kan worden geopend met + urenregel toevoegen. Tip! Voor het schrijven van toeslagen zie aparte instructie (hieronder). 3. Vul de uitleg bij correctie in. Deze wordt aan de medewerker teruggekoppeld. 4. Klik op opslaan. De declaratie wordt hierna verloond en gefactureerd. U keert terug in het overzicht.

4 Toeslaguren schrijven Indien de medewerker recht heeft op een extra toeslag op gewerkte uren, zoals een ploegentoeslag, dan wordt dit altijd op twee regels geschreven. Voeg een regel toe door op urenregel toevoegen te klikken. Uitleg urensoorten Let op. Regels met betrekking tot toeslaguren kunnen per bedrijf anders zijn. Overleg altijd met uw contactpersoon van Tempo-Team wat bij uw bedrijf van toepassing is. Onderstaand enkele voorbeelden hoe u toeslag uren invult. Normale uren. Medewerker heeft op maandag en dinsdag gewerkt van 8.00 uur tot uur. Op deze uren geldt geen toeslag. U vult op beide dagen 8 gewerkte uren in. Ploegentoeslag. Op donderdag en vrijdag heeft de medewerker gewerkt van uur tot uur. Bij het bedrijf geldt een toeslag van 25% op alle gewerkte uren na uur. Van 12:00 tot 20:00 zijn 8 gewerkte uren, deze vult u in. Over de uren van 18:00 tot 20:00 ontvang de medewerker een toeslag. U vult 2 Toeslag ploegen uren in. Overuren. Bij het bedrijf geldt dat als de medewerker langer dan 8 uur werkt op alle extra uren 150% mag schrijven. U vult op woensdag 8 Gewerkte uren in en 1 overuur in en voor donderdag 8 Gewerkte uren en 2 overuren in.

5 Declaratie invoeren door opdrachtgever Als opdrachtgever heeft u de mogelijkheid om de uren van de medewerker in te voeren. Indien u de uren invoert kan de medewerker deze niet wijzigen/aanvullen. 1. Een nieuwe declaratie kunt u aanmaken op het tabblad Declaraties met de knop nieuwe declaratie. 2. Selecteer de week en kies de werknemer uit de lijst met werknemers met een lopende opdracht. 3. Klik op de knop volgende om de declaratie in te voeren. Tip. Invoer instructie leest u hiervoor bij wijzigen declaratie en schrijven van toeslaguren. Tip. Wij adviseren u om 1 maal per week de uren in te voeren, dit omdat de employee bij elke aanpassing anders een notificatie ontvangt.

6 Declaratiebestand verzenden Indien u een klantkoppeling heeft kunt u uw declaratiebestand aan Tempo-Team verzenden via T-Point. 1. Selecteer de link declaratiebestand verzenden op het tabblad Declaraties. 2. Vul de verzendcode die u van Tempo-Team heeft ontvangen in. (4-letterige code). 3. Bewaar het declaratiebestand op uw netwerk/hardschijf en selecteer dit bestand vervolgens om te verzenden naar Tempo-Team. 4. Klik op de knop verzenden om het bestand ter verwerking aan te bieden aan Tempo-Team. Tip. De status van de verwerking kunt u inzien in het overzicht met verzonden declaratiebestanden. Let op. Tussen het verzenden en het verwerken door Tempo-Team kan enige tijd overheen gaan aangezien meerdere klanten rond hetzelfde tijdstip declaratiebestanden aan Tempo-Team aanbieden.

7 Overzicht declaraties Op het declaratie tabblad heeft u inzicht in de ingediende declaraties. Vanuit dit overzicht kunt u de details van de declaratie inzien, klik op de details. Navigatie naar andere onderdelen Vanuit het overzicht van de declaraties kunt u navigeren naar het tabblad overzicht waar de meest recente informatie overzichtelijk getoond wordt. In het tabblad Vacatures heeft u inzicht in de actuele status van uw vacatures. Op het tabblad Opdrachten heeft u inzage in actuele informatie van de opdrachten en de controleurs van de declaraties (zie instructie hieronder). Bij instellingen kunt u uw account wijzigen. Indien u contactpersoon bent bij meerdere bedrijven kunt op mijn bedrijven het bedrijf selecteren waar u de gegevens van wilt inzien. Wordt uw declaratie/opdracht niet getoond? Wordt uw declaratie of opdracht niet getoond op T-Point? Dan is het mogelijk dat:» u niet de als controleur bent toegewezen. Neem contact op met uw collega die de contactpersoon is met Tempo-Team om toegevoegd te worden als controleur.» de declaratie niet is ingediend door de medewerker. Neem contact op met de medewerker.» uw contactpersoon bij Tempo-Team de declaratie/opdracht nog niet heeft verwerkt in

8 de administratie. Neem contact op met uw contactpersoon van Tempo-Team. Controleur toewijzen Als contactpersoon kunt u ervoor kiezen om de controle van de declaratie van een opdracht/medewerker aan een collega (bv. een teamleider) toe te wijzen: de controleur. 1. Open het tabblad Opdrachten en selecteer de medewerker/opdracht waarvan u de controleur wilt toevoegen. Bij controleurs kiest u controleur toevoegen. Een controleur kan verwijderd worden door te klikken op de x. Tip! Indien u als contactpersoon geen notificaties van de declaraties wilt ontvangen kunt u uzelf als controleur verwijderen. Tijdelijk uw account delen Indien u uw account tijdelijk wilt overdragen aan een collega, bijvoorbeeld bij vakantie vervanging, dan kunt u uw account delen. Hiermee kan deze collega alles zien en doen wat u kunt. 1. Ga naar het declaratie tabblad op T-Point. 2. Klik in op Iemand uitnodigen om uw account mee te delen

9 3. In dit scherm kan het zijn dat u al de namen van één of meer collega s ziet staan. Staat daar degene tussen die u wilt toewijzen, selecteer dan de naam en klik op verder (zie verder vanaf stap 8) 4. Staat de juiste collega hier niet tussen klik dan op Collega uitnodigen 5. U krijgt nu een scherm waarin u de gegevens kunt invoeren van de collega die u wilt toevoegen. Let er vooral op dat het adres klopt. 6. Heeft u de gegevens compleet klik dan op verder

10 7. In dit scherm ziet u welke mail uw collega ontvangt. Als u dit wilt kunt u in het grote tekstvak nog een persoonlijke tekst toevoegen aan het bericht. 8. Klik op verzenden om te zorgen dat uw collega dit bericht ontvangt. Verwijderen tijdelijk account delen 1. Ga zoals hierboven aangegeven via stap 1 en 2 naar het scherm waarin u het overzicht heeft met wie uw account gekoppeld is. 2. Selecteer x achter de collega waarvan u de tijdelijke vervanging wil stopzetten.