ConsultManager Update september 2016 (versie 9.3) Voor wie is deze update? epraktijk gebruikers

Transcriptie

1 ConsultManager Update september 2016 (versie 9.3) Dit document bevat een beschrijving van de aanpassingen en nieuwe functionaliteit in de nieuwe programmaversie 9.3 alsmede installatie instructies. Lees dit voordat u de update installeert! Voor wie is deze update? Deze update is voor alle ConsultManager gebruikers met versie 9.2 van het programma. Werkt u nog met versie 9.1 of lager, dan dient u eerst de update(s) naar versie 9.2 te doen voordat u deze update naar versie 9.3 kunt doen. We willen bij deze iedereen bedanken voor het aandragen van suggesties en het signaleren van onvolkomenheden! epraktijk gebruikers U hoeft deze update niet zelf te downloaden en te installeren. De update wordt voor u gedaan, u krijgt bericht wanneer het klaar is. Leest u a.u.b. wel onderstaande beschrijving van aanpassingen en nieuwe functionaliteit zodat u daarvan op de hoogte bent.

2 Nieuw in ConsultManager 9.3 bggz - Aangepaste weergave trajectenlijst. In de weergave van de trajectenlijst zijn enkele aanpassingen gedaan met als doel om u te helpen administratief het overzicht te houden: - Signalering (te) lang openstaande trajecten. Middels een kleurcodering van start- en einddatum is nu in één oogopslag duidelijk welke trajecten langer dan 11 maanden open staan en welke al langer dan 365 dagen open staan (en dus afgesloten moeten worden). - Signalering tijdschrijven. Middels een kleurcodering van de verwachte prestatiecode wordt aangegeven of het tijdschrijven op een traject in de buurt komt van het aantal minuten dat hoort bij de verwachte prestatie dan wel dat het tijdschrijven het aantal minuten van de verwachte prestatie al overschreden heeft. - Administratieve afhandeling. De belangrijkste administratieve zaken die ook in het tabblad Admin te vinden zijn, zijn nu naar de trajectenlijst gehaald, zodat u daar al direct overzicht heeft van de trajecten waarvoor nog administratieve zaken open staan. U kunt ook in de lijst direct aangeven als een administratief item gedaan is. Voor de eindcontrole moet u bij het sluiten van een traject nog wel naar het tabblad Admin gaan. - Voorbereiding Bij verzekeraars en gemeenten kunt u nu de contractgegevens (tarieven, omzetplafonds) voor 2017 invullen. Sluiten en verwerken van 2017 behandelingen kan pas in de volgende programmaversie die in januari 2017 uit komt. - DIS en SBG aanlevering. Er is een apart scherm gemaakt waarin per traject de status wordt weergegeven van DIS aanlevering, gedane ROM testen en SBG aanlevering. Via de knop DIS/SBG komt u in dit scherm. Vanuit dit nieuwe scherm kunt u vervolgens een DIS aanlevering starten middels de knop DIS EXPORT. Functionaliteit voor SBG export komt in de volgende programmaversie. sggz - Aangepaste weergave DBC lijst. In de weergave van de DBC lijst zijn enkele aanpassingen gedaan met als doel om u te helpen administratief het overzicht te houden: - Signalering (te) lang openstaande DBC's. Middels een kleurcodering van start- en einddatum is nu in één oogopslag duidelijk welke trajecten langer dan 11 maanden open staan en welke al langer dan 365 dagen open staan (en dus afgesloten moeten worden).

3 - Administratieve afhandeling. De belangrijkste administratieve zaken die ook in het tabblad Admin te vinden zijn, zijn nu naar de trajectenlijst gehaald, zodat u daar al direct overzicht heeft van de trajecten waarvoor nog administratieve zaken open staan. U kunt ook in de lijst direct aangeven als een administratief item gedaan is. Voor de eindcontrole moet u bij het sluiten van een traject nog wel naar het tabblad Admin gaan. - Voorbereiding Bij verzekeraars en gemeenten kunt u nu de contractgegevens (tarieven, omzetplafonds) voor 2017 invullen. Sluiten en verwerken van 2017 behandelingen kan pas in de volgende programmaversie die in januari 2017 uit komt. - DIS en SBG aanlevering. Er is een apart scherm gemaakt waarin per traject de status wordt weergegeven van DIS aanlevering, gedane ROM testen en SBG aanlevering. Via de knop DIS/SBG komt u in dit scherm. Vanuit dit nieuwe scherm kunt u vervolgens een DIS aanlevering starten middels de knop DIS EXPORT. Functionaliteit voor SBG export komt in de volgende programmaversie. Jeugdzorg - Jeugdwet berichtenverkeer. Verschillende type berichten kunnen nu direct in ConsultManager aangemaakt dan wel ontvangen worden. In de Navigatie keuzelijst is een nieuwe keuzemogelijkheid opgenomen JW berichten, waarmee u naar een overzicht gestuurd wordt met alle verstuurde en ontvangen berichten. Hier kunt u JW301 berichten ophalen. Bij de cliëntgegevens, tabblad Kind, worden de berichten getoond rondom de betreffende cliënt. Hier kunt u ook nieuwe berichten aanmaken. De volgende Jeugdwet berichten worden nu ondersteund naast de JW321 en JW303 declaratieberichten: - JW301 (Toewijzing zorg). Dit bericht wordt door de gemeente verstuurd wanneer een aangemelde cliënt aan u als zorgverlener wordt toegewezen om zorg te verlenen. - JW305 (Start zorg). Indien de gemeente dit wil, kunt u nu een startbericht versturen naar de gemeente ter bevestiging dat de zorgverlening begonnen is. - JW307 (Einde zorg). Indien de gemeente dit wil, kunt u nu een stopbericht sturen naar de gemeente om aan te geven dat de zorgverlening beëindigd is. - JW315 (Verzoek om toewijzing zorg). Indien een cliënt bij u komt die niet door de gemeente is toegewezen, dan kunt u via dit bericht bij de gemeente alsnog aanvragen dat er een officiële zorgtoewijzing komt in de vorm van een JW301 bericht. - Autorisatie Jeugdwet berichten. Er is een aparte autorisatie instelling gemaakt voor Jeugdwet berichten. De beheerder dient dit eerst in te stellen bij de Gebruikersinstellingen > LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER voordat Jeugdwet berichten aangemaakt kunnen worden. - Vecozo autorisatie. Voordat u Jeugdwet berichten kunt versturen en ontvangen dient u de betreffende autorisatie te hebben van Vecozo en dient het systeemcertificaat te zijn aangepast hiervoor. Zie de website van Vecozo voor meer informatie. - Handleiding. Een aangepaste Jeugdzorg handleiding zal een dezer dagen op de website ter beschikking zijn.

4 ROM - Aanpassen instrumentarium SBG. Zoals eerder aangekondigd heeft SBG voor het zorgdomein Volwassenen Cure het aantal testen beperkt waarmee ROM resultaten aangeleverd kunnen worden. Voor nieuwe behandelingen dient u nu een keuze te maken uit OQ45-sd, BSI en SQ48. Veel gebruikte testen zoals de DASS en de SCL90 dienen alleen nog gebruikt te worden als nameting op reeds eerder gestarte behandelingen. Deze testen blijven dus wel beschikbaar in ons testaanbod, maar kunnen voor nieuwe behandelingen niet meer gebruikt worden om aan de aanleververplichting te voldoen. - Nieuwe klanttevredenheidsvragenlijst. Zoals eerder aangekondigd is er voor gebruik door de GGZ een nieuwe klanttevredenheidsvragenlijst ontwikkeld die de nu in gebruik zijnde CQiv-amb zal vervangen. De vragenlijst heet CQi-GGZ-VZ-AMB en kan vanaf nu worden ingezet. - Geaggregeerde rapportage klanttevredenheid U kunt nu voor uw praktijk een geaggregeerde rapportage opvragen met de gemiddelde resultaten van de klanttevredenheidsvragenlijsten die in een bepaalde periode zijn afgenomen. Vanwege de verschillen in de nieuwe en oude CQI worden er hiervoor indien van toepassing aparte rapportages aangemaakt. Resultaten van vragenlijsten die door de invuller als anoniem zijn aangemerkt, kunt u niet individueel inzien, maar worden wel meegenomen bij de berekening van de praktijkgemiddelden. Voor het aanmaken van de rapportage gaat u naar de ROM lijst en klikt u daar op de knop RAPPORTAGE. In de lijst met rapportages die dan verschijnt klikt u vervolgens op NIEUWE RAPPORTAGE. - Nieuwe aanleverroute SBG. Zoals bekend gaat de verplichte aanlevering van ROM gegevens niet meer via DIS, maar via een directe route naar SBG. Administratieve en technische regie van het proces is in handen van SVR (Stichting Vrijgevestigden ROMmen), die hiervoor speciaal is opgericht. In ConsultManager wordt daarom de komende maanden de bestaande DIS aanlevering verbouwd en de nieuwe aanleverroute naar SBG ingebouwd. Bij een SBG aanlevering zullen cliënt- en behandelingsgegevens uit ConsultManager verstuurd worden, terwijl de bijbehorende ROM gegevens vanuit de ROM database ROM Manager verstuurd zal worden. Ook op ROM Manager worden hiervoor de

5 benodigde voorzieningen getroffen. In de volgende programmaversie die in januari 2017 uitgeleverd wordt zal een en ander operationeel zijn. N.B. Er zullen geen extra eenmalige of periodieke kosten in rekening worden gebracht voor het realiseren van de SBG aanlevering. - Wanneer moet er aangeleverd worden?. Met ConsultManager kunt u dit jaar nog geen aanleveringen doen. In de volgende nieuwe programmaversie die in januari 2017 uitgeleverd wordt zal een en ander wel operationeel zijn. U dient nu wel al ROM data te verzamelen voor alle lopende of nieuwe behandelingen die vanaf 1 oktober 2016 afgesloten gaan worden. N.B. Er zullen geen extra eenmalige of periodieke kosten in rekening worden gebracht voor het realiseren van de SBG aanlevering. - Aanpassing ondersteuning Telepsy. Vanwege de grote inspanningen die nodig zijn rondom de nieuwe aanleverroute naar SBG zal het helaas niet mogelijk zijn om SBG aanlevering te doen vanuit ConsultManager van testen die afgenomen zijn via Telepsy. Voor aanlevering van ROM resultaten aan SBG dient u gebruik te maken van testen die zijn afgenomen uit het ROM Manager testaanbod van ManageWare Pro. We blijven Telepsy op dezelfde manier als nu wel ondersteunen voor het afnemen van vragenlijsten die niet aan SBG aangeleverd hoeven te worden en die wij (nog) niet in het testaanbod hebben van ROM Manager. - Handmatig ingevulde vragenlijsten. Vragenlijsten die op papier worden afgenomen en waarvan de scores door u handmatig in ConsultManager worden ingevuld, zullen niet aangeleverd kunnen worden aan SBG. Voor SBG aanlevering dienen alle vragenlijsten digitaal te worden afgenomen. - Voorbereiding SBG aanlevering. Wat u op dit moment kunt doen om goed voorbereid te zijn op het aanleveren van ROM gegevens aan SBG vanaf januari 2017: - - Maak voor nieuwe behandelingen gebruik van de juiste testen (OQ45-sd, BSI of SQ48 voor Volwassenen Cure) uit het ROM Manager testaanbod. Heeft u nog geen ROM Manager account, laat ons dat weten (helpdesk@managewarepro.nl) en er wordt voor u een account aangemaakt. Er zijn geen periodieke kosten, u betaalt alleen voor wat u afneemt. Zie onze website voor diverse info. - - Meld u aan bij SVR via de website U heeft een aanlevercontract nodig voordat er aanleveringen gedaan kunnen worden. Geef bij de registratie aan, dat ConsultManager (ManageWare Pro) het EPD is en ROM Manager (ManageWare Pro) de ROM leverancier. Correspondentie - Nieuw sjabloon. Er is een nieuw sjabloon Risicotaxatie toegevoegd voor gebruik binnen ConsultManager. Documentenbeheer - Sequentieel archiveren. Bij het als PDF archiveren van een brief of formulier uit de Correspondentie module wordt een reeds aanwezige PDF niet automatisch vervangen door de nieuwe. U krijgt nu eerst een melding en de vraag of de voorgaande PDF verwijderd moet worden. U heeft hiermee nu de mogelijkheid om wijzigingen in een document in de tijd vast te leggen.

6 Instructies voor installatie van de update en overzetten van oude gegevens Windows (Windows 7 en hoger) 1. Download de updatebestanden via de link die u van WeTransfer per ontvangen heeft. Er is een updatebestand voor Windows (CSM93_Update_WIN) en een voor Mac (CSM93_Update_MAC). 2. De updatebestanden zijn gecomprimeerde (zip) bestanden. Pak het updatebestand CSM93_Update_WIN uit, b.v. door rechtermuisklik > alles uitpakken (zie afbeelding). Afhankelijk van de instellingen op uw computer wordt de extensie.zip wel of niet getoond. uitpakken openen 3. U heeft nu een uitgepakte map CSM93_Update_WIN op uw bureaublad. Hierin bevindt zich de map ConsultManager9.3 met daarin alle nieuwe programmabestanden. Verplaats (of kopieer plak) deze map naar zijn bestemming. Heeft u het programma bijvoorbeeld geïnstalleerd in Mijn Documenten, dan moet de nieuwe map ConsultManager9.3 geplaatst worden in Mijn Documenten/ConsultManager/. Hier staat al de map ConsultManager9.2 en enkele andere mappen. U moet nu de situatie hebben van de afbeelding hieronder. N.B. Heeft u niet precies deze mappenstructuur, dan heeft het geen zin om door te gaan: de import van oude gegevens zal niet lukken en u krijgt een melding Kan bestand niet vinden. 4. Verwijder de oude snelkoppeling naar CSM van uw bureaublad. 5. Maak een nieuwe snelkoppeling aan. Ga naar de map ConsultManager/ ConsultManager9.3/ en klik met de rechtermuisknop op het programmabestand CSM.exe (extensie.exe wordt wel of niet getoond afhankelijk van uw instellingen). Kies voor

7 Kopiëren naar... bureaublad (snelkoppeling maken) en een snelkoppeling wordt op het bureaublad gezet. 6. Start het nieuwe programma op via de snelkoppeling. Wordt als eerste alleen om een gebruikersnaam gevraagd, vul dan csm1 in in plaats van uw eigen naam die de computer automatisch daar probeert in te voeren. Gebruik daarna als inloggegevens accountnaam=update en wachtwoord=update om ConsultManager op te starten. 7. Na opstarten komt u in de weekagenda. Klik op de knop UPDATE (rechts boven) en vervolgens op IMPORTEREN. 8. Het overzetten van uw oude gegevens naar de nieuwe bestanden gaat beginnen. Het overzetten kan enkele minuten duren afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. U dient dit proces niet te onderbreken. Er verschijnt een mededeling wanneer het importeren voltooid is. U moet dan opnieuw opstarten met dezelfde accountnaam/wachtwoord combinatie als in de oude programmaversie.

8 MacOSX (OSX 10.7 en hoger) 1. Download de updatebestanden via de link die u van WeTransfer per ontvangen heeft. Er is een updatebestand voor Windows (CSM93_Update_WIN) en een voor Mac (CSM93_Update_MAC). 2. De updatebestanden zijn gecomprimeerde (zip) bestanden. Pak het updatebestand CSM93_Update_MAC uit door erop te dubbelklikken. 3. U heeft nu een map ConsultManager9.3 met daarin alle nieuwe programmabestanden. Verplaats (of kopieer plak) deze map naar zijn bestemming. Heeft u het programma geïnstalleerd in Documenten, dan moet de nieuwe map ConsultManager9.3 geplaatst worden in Documenten/ConsultManager/. U moet nu de volgende situatie hebben: N.B. Heeft u niet precies deze mappenstructuur, dan heeft het geen zin om door te gaan: de import van oude gegevens zal niet lukken en u krijgt een melding Kan bestand niet vinden. 4. Verwijder de oude snelkoppeling naar ConsultManager uit de dock (naar buiten de dock slepen en loslaten of via rechtermuisklik > Verwijder uit dock). 5. Maak een nieuwe snelkoppeling aan. Ga naar de map ConsultManager/ Consultmanager9.3/ en sleep het programmabestand CSM van deze map naar de gewenste plaats in de dock. 6. Start het nieuwe programma op vanuit de dock. Wordt als eerste alleen om een gebruikersnaam gevraagd, vul dan csm1 in in plaats van uw eigen naam die de computer automatisch daar probeert in te voeren. Gebruik daarna als inloggegevens accountnaam=update en wachtwoord=update om ConsultManager op te starten. 7. Na opstarten komt u in de weekagenda. Klik op de knop UPDATE en vervolgens op IMPORTEREN.

9 8. Het overzetten van uw oude gegevens naar de nieuwe bestanden gaat beginnen. Het overzetten kan enkele minuten duren afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. U dient dit proces niet te onderbreken. Er verschijnt een mededeling wanneer het importeren voltooid is. U moet dan opnieuw opstarten met dezelfde accountnaam/wachtwoord combinatie als in de oude programmaversie.