Declareren via VECOZO voor podotherapie (Aanv.verz.) v3. Hoofdstuk 1 Codelijsten en verrichtingcodes t.b.v. aanvullende verzekering

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Codelijsten en verrichtingcodes t.b.v. aanvullende verzekering Vanaf 1 januari 2015 moeten podotherapeuten elektronisch declareren voor de Basis verzekering. Vanaf die datum is het nog niet verplicht om elektronisch te declareren voor de aanvullende verzekering. Maar bij een aantal verzekeraars is dat al wel mogelijk. Voor de aanvullende verzekering gelden 3 verschillende btw-percentages: 0%, 6% en 21%. Hiervoor moet u 3 nieuwe codelijsten aanmaken. In deze procedure is beschreven hoe u die codelijsten toevoegt. Het is op dit moment niet duidelijk naar welke verzekeraars elektronisch gedeclareerd kan worden voor de aanvullende verzekering. Vraag dit daarom na bij de verzekeraars. Zie de procedure "Declareren via VECOZO voor podotherapie (basisverz.)" voor het declareren t.b.v. de basis verzekering en alle bijbehorende instellingen. U kunt ook declareren via NotaCollect van Infomedics. U kunt dan gebruik maken van de procedure "Servicebureau instellen en gebruiken". Voor het instellen van de codelijst en verrichtingcodes kunt u wel gebruik maken van deze procedure. Zie daarvoor het hoofdstuk "Codelijsten en verrichtingcodes t.b.v. aanvullende verzekering". Ook voor de handelingen voorafgaand aan het declareren en het declareren zelf kunt u gebruik maken van deze procedure. Zie daarvoor het hoofdstuk "Declareren t.b.v. aanvullende verzekering". Codelijsten 0%, 6% en 21% toevoegen Behandelingen die onder de aanvullende verzekering vallen, legt u vast in 3 verschillende codelijsten. In die codelijsten stelt u de prestaties (verrichtingcodes) in, die u bij de verzekeraar kunt declareren. 1

2 Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]; het scherm "Codelijsten" wordt toegevoegd. Het scherm bestaat uit twee lijsten: de bovenste lijst "Codelijsten:" en daaronder de gekoppelde lijst "Verrichtingcodes:". Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Codelijsten:". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Codelijst" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".

3 Vul de velden in zoals in de volgende afbeelding. Het veld ":" kunt u naar eigen inzicht invullen. Bijvoorbeeld "Podotherapie (verzekeraars) 0%", of "Podotherapie (aanv. verz. 0%)". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten" waar de codelijst is toegevoegd. Herhaal stappen 2 t/m 5 voor de codelijsten "Podotherapie (verzekeraar) 6%" en "Podotherapie (verzekeraar) 21%". De invulling van tabblad "1. Algemeen" is hetzelfde, met uitzondering van het veld "Btw:": kies bij de codelijst "... 6%" voor "Laag" en bij de codelijst "... 21%" voor "Hoog". Verrichtingcodes podotherapie toevoegen Er is een lijst met prestaties vastgesteld. Deze prestaties kunnen gedeclareerd worden bij de verzekeraar en moeten daarom toegevoegd worden in Intramed. De prestaties hebben geen vast tarief. De prestatiecodes voegt u toe aan één van de nieuwe codelijsten "Podotherapie (verzekeraar)". 1. U heeft het scherm "Codelijsten" nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]. 3

4 Klik op een nieuwe codelijst "Podotherapie (verzekeraar)"; de bijbehorende verrichtingcodes moet u toevoegen aan de lijst "Verrichtingcodes:" onderin het scherm. Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Verrichtingcodes:". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend. Vul de velden in. Codelijst: Hier wordt automatisch de codelijst ingevuld waar u de verrichtingcode aan toevoegt. U kunt dit niet wijzigen.

5 Nummer: Typ hier het nummer van de verrichtingcode in. Het is handig om met tientallen te werken. Als er in de toekomst nieuwe verrichtingcodes bijkomen, kunt u deze eenvoudig tussen bestaande verrichtingcodes plaatsen. De logische volgorde blijft dan behouden. Actief: Standaard wordt hier "Ja" ingevuld; u kunt dit wijzigen. achter het veld, en kies voor de optie "Nee" als de verrichtingcode niet meer gebruikt mag worden. Declaratiecode: Sommige prestaties vallen onder dezelfde verrichtingscode. Bijvoorbeeld "Orthese klein" en "Orthese groot" hebben beide declaratiecode In die gevallen maakt u 2 verrichtingcodes aan met een verschillende omschrijving. De betreffende declaratiecode (in dit geval 9102) vult u in het veld "Declaratiecode:" in. : Typ hier een omschrijving van de verrichtingcode in. Eenmalig consult: Vervolgcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Eenmalig consult:" heeft gekozen voor de optie "Ja". achter het veld, en kies voor de optie "Ja" als het een eenmalig consult is (bijvoorbeeld een intake), of voor "Nee" als de code vaker gebruikt kan worden bij een patiënt (bijvoorbeeld een consult). Als van toepassing, klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verrichtingcode" op de betreffende vervolgcode die gebruikt moet worden, en klik op de knop "OK". Bij een vervolgbehandeling wordt automatisch de verrichtingcode ingevuld die u hier heeft ingetypt. Als extra code toegestaan: achter het veld, en kies voor de optie "Ja" als u de verrichtingcode ook wilt kunnen toevoegen als er al één of meerdere codes zijn toegevoegd in de behandeling. In behandelingen is het mogelijk om meerdere codes te selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld in één behandeling een intake doen in combinatie met een eerste behandeling. U moet dan dus twee codes selecteren in de behandeling. 5

6 Kleur in de agenda: Indien van toepassing, klik op de pijlknop achter het veld, en kies een kleur. Als u een behandeling met deze verrichtingcode toevoegt, krijgt de regel in de agenda de kleur die u hier instelt. U kunt ook zelf een kleur instellen. Kies dan bij dit veld voor "Overige". 6. Klik in een vak in de rubriek "Prijzen:"; het scherm "Bevestig" wordt geopend Klik op de knop "Ja". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon Vul de velden in de rubriek "Prijzen:" in. om een nieuwe regel toe te voegen. Vanaf datum: Standaard wordt de huidige datum ingevuld. U kunt dit wijzigen: klik in het vak en klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de datum vanaf wanneer het tarief ingaat, en klik op de knop "OK". Prijs: Klik in het vak, en typ het tarief van de verrichtingcode in. Per eenheid: Standaard wordt "Zitting" ingevuld. U kunt dit wijzigen: klik in het vak en klik op de pijlknop achter het veld. Klik op de optie "Zitting" als het tarief geldt per zitting, of klik op de optie "Uur" als het tarief per uur geldt. 6 Duur: Klik in het vak en typ de duur van de verrichtingcode in (in minuten). Zittingen: Klik in het vak, en typ in voor hoeveel zittingen de verrichtingcode meetelt. Alleen bij een prestatiecode wordt automatisch de waarde "1,00" ingevuld. Dat houdt in dat iedere behandeling als één zitting wordt geteld.

7 Locatie: Standaard wordt "Praktijk" ingevuld. U kunt dit wijzigen: klik in het vak en klik op de pijlknop achter het veld. Klik op de plaats waar de verrichtingcode uitgevoerd wordt: op de "Praktijk", aan "Huis" of in een "Tehuis". Toeslag: Automatisch is hier "Nee" ingevuld. U kunt dit wijzigen: klik in het vak en klik op de pijlknop achter het veld. Kies voor de optie "Ja" als deze verrichtingcode een toeslagcode is. Vergoeding: Als een medewerker een vast bedrag per behandelcode krijgt, kunt u hier het bedrag instellen. Klik in het vak en typ de vergoeding voor deze verrichtingcode in. Ook voor een vervanger kunt u hier de vergoeding per verrichtingcode instellen. Via de rapporten "Vervangers afrekening" en "Vergoedingen overzicht" kunnen de totalen afgedrukt worden. Groepsbehandeling: Klik in het vak, en klik op de pijlknop achter het veld. Kies voor de optie "Ja" als het een groepsbehandeling is. Automatisch is hier "Nee" ingevuld. Incl./excl. btw Bij de codelijsten "Podotherapie (verzekeraar) 6%" en "Podotherapie (verzekeraar) 21%" kunt u aangeven of het tarief dat u bij het veld "Prijs" heeft ingevuld, inclusief of exclusief btw is. Voor code 9102 kan het scherm er bijvoorbeeld als volgt uit zien: 7

8 10. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 11. Druk op "ESC" om het scherm "Verrichtingcode" te sluiten, of klik op 12.. ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten" waar de verrichtingcode is toegevoegd bij de codelijst "Podotherapie (verzekeraar)". Herhaal stappen 2 t/m 11 om meer verrichtingcodes toe te voegen. In de volgende tabellen In de kolom "Codelijst / btw percentage" ziet u bij welke codelijst u de verrichtingcode moet toevoegen. Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 0%": Codelijst / btw percentage Nummer Declaratiecode 0% Onderzoek / consult podotherapie klein 0% Onderzoek / consult podotherapie groot 0% Podotherapeutische zolen (therapiedeel) 0% Taping 0% Instrumentele (wond) behandeling klein 0% Instrumentele (wond) behandeling groot Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 6%": Codelijst / btw percentage Nummer Declaratiecode 6% Orthese bij podotherapeut klein 6% Orthese bij podotherapeut groot 6% 9103 Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 21%": 8 Reparatie / correctie podotherapeutische orthese.

9 13. Declaratiecode Codelijst / btw percentage Nummer 21% 9101 Podotherapeutische zolen (materiaaldeel) 21% 9103 Reparatie / correctie podotherapeutische zool. Als u alle codes heeft toegevoegd, kunnen de codelijsten er als volgt uit zien: Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 0%": Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 6%": 9

10 Codelijst "Podotherapie (verzekeraar) 21%": In de voorbeelden is de prijs en de duur van een zitting niet ingevuld, aangezien daar geen vaste afspraken voor zijn. Vul uw eigen tarief en duur van de zitting in. Afkeuring declaratie bij 2 keer dezelfde code op 1 dag Als u een patiënt behandeld heeft, declareert u soms 2 verrichtingcodes. Als dit 2 dezelfde verrichtingcodes zijn, wordt de declaratie afgekeurd. Volgens de regel mag een verrichtingcode namelijk maar 1 keer op 1 dag gedeclareerd worden bij een patiënt. Het is op dit moment niet mogelijk om nieuwe codes aan te vragen bij de NZa. Als u dezelfde code, 2 keer wilt declareren op 1 dag, is het daarom nodig om een nieuwe verrichtingcode toe te voegen. 10

11 U werkt bijvoorbeeld met de volgende verrichtingcodes in 1 behandeling: 1 Standaard Onderzoek - vektiscode Taping - vektiscode 9100 Het is dan nodig dat u deze verrichtingcodes combineert en een nieuwe verrichtingcode toevoegt (op dezelfde manier zoals beschreven bij het vorige onderwerp). Bijvoorbeeld: 3 Standaard Onderzoek inclusief Taping - vektiscode 9100 U kunt uw verrichtingcodes hernummeren, zodat de verrichtingcodes op een logische volgorde staan. Wijzig daarvoor het veld "Nummer:" in de verrichtingcode. Maak er bijvoorbeeld tientallen van; er kan dan heel makkelijk een code tussen geplaatst worden. Uw lijst met verrichtingcodes zou er dan als volgt uit kunnen zien: De prijs van verrichtingcode 11 = prijs verrichtingcode 10 + prijs verrichtingcode 40. Zorg ervoor dat u dat correct invult. Contracten toevoegen t.b.v. aanvullende verzekering U kunt de tarieven per verzekeraar vastleggen door een contract aan te maken in Intramed. Binnen dit contract kan per prestatiecode (behandelcode) aangegeven worden, welk tarief er geldt bij deze verzekeraar. Ook geeft u in het contract aan, welke medewerkers met de contracttarieven declareren. 11

12 Eerste contract toevoegen Ga naar menu [Bestand], [Contracten]; het scherm "Contracten" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Nieuw contract" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in. Contractnr.: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u het contract opslaat. U kunt dit niet wijzigen. Actief: Laat "Ja" staan. Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor dit contract geldt, en klik op de knop "OK". Wanneer er geen verzekeraar is ingevuld, geldt dit contract voor alle verzekeraars waar nog geen contract bij is toegevoegd. Declarant: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de praktijkeigenaar, of één van de eigenaren, en klik op de knop "OK". 12

13 Contracttarieven bij patiëntnota's: Hier wordt standaard "Ja" ingevuld; u kunt dit wijzigen. achter het veld, en kies of bij de patiëntnota's ook gerekend moet worden met de contracttarieven. Kies voor "Nee" als u de praktijktarieven wilt gebruiken. Overschrijding vergoeding naar verzekeraar: Dit veld gebruikt u voor alle klachten, behalve behalve voor verwijzingen fysiotherapie of oefentherapie met een chronische klacht met indicatiecode 8. Geef hier aan hoe Intramed moet omgaan met zittingen die niet (volledig) door de verzekeraar vergoed worden. Het gaat hierbij om behandelingen die het aantal ingevuld bij "Max aantal vergoed:" of "Max bedrag vergoed:" in de verwijzing overschrijden. Eerste n chronisch naar verzekeraar: achter het veld, en kies de gewenste optie. - Nee: voor de behandelingen die het maximum aantal en/of bedrag overschrijden, wordt een patiëntnota gemaakt in Intramed. - Alleen bij AV-verzekerden: er wordt alleen een patiëntnota gemaakt in Intramed voor patiënten die geen aanvullende verzekering hebben bij deze verzekeraar. - Ja: alle declaraties worden naar de verzekeraar gestuurd, en indien van toepassing stuurt die patiëntnota's. Dit veld is alleen van toepassing bij verwijzingen fysiotherapie of oefentherapie met indicatiecode 8 (veld "Betreft:" op optie "8- Chronische indicatie Volw eerste n uit AV"). Hier wordt standaard "Alleen bij aanvullend verzekerden" ingevuld; u kunt dit wijzigen: klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Nee", "Alleen bij aanvullend verzekerden" of "Ja". - Bij "Nee" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de patiënt. - Bij "Alleen bij aanvullend verzekerden" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een aanvullende polis actief is bij de patiënt. - Bij "Ja" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een basis en/of aanvullende polis actief is bij de patiënt. 13

14 Stel, een patiënt heeft een chronische klacht en in het contract van zijn verzekeraar is "Ja" ingesteld bij het veld "Eerste n chronisch naar verzekeraar:". Als de patiënt alleen een basisverzekering heeft, zijn er 2 opties als de eerste 20 behandelingen gedeclareerd worden: 1. De verzekeraar neemt het debiteurenrisico over. De verzekeraar stuurt dan zelf een patiëntnota. U hoeft niets meer te doen. 2. De verzekeraar neemt het debiteurenrisico niet over en keurt de declaratie dus af. U moet de declaratie dan crediteren in Intramed. Vervolgens stelt u in de verwijzing in dat de "Betaler:" de "Patiënt" is. Als u vervolgens de nota's gaat opbouwen, wordt de nota voor de eerste 20 behandelingen aangemaakt. 4. Vul de velden in de rubriek "Afwijkend declareren" in. Declaratiemethode: Hier wordt standaard "Standaard" ingevuld; u kunt dit wijzigen. De standaard declaratiemethode stelt u in op tabblad "1. Algemeen" van de verzekeraar. In elk contract met een verzekeraar kunt u een afwijkende declaratiemethode instellen. Daardoor is het mogelijk om een codelijst op verschillende manieren te declareren bij dezelfde verzekeraar. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies hoe u de declaraties naar de verzekeraar wilt versturen. Decl. Online dienst: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declaratiemethode:" heeft gekozen voor "Online". achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Online dienst" op de online dienst die u wilt gebruiken voor de online declaratie, en klik op de knop "OK". Declareren als: 14 Hier wordt standaard "Standaard" ingevuld; u kunt dit wijzigen.

15 achter het veld, en kies op welke manier gedeclareerd moet worden: Uitbetalen aan: - Standaard: de praktijkgegevens en de bijbehorende AGB-code worden meegestuurd in de declaratie. - Praktijk: de velden "Uitbetalen aan" en "Afwijkende AGB-code" zijn beschikbaar. U kunt dus per praktijk of per declarant uitbetaald krijgen, eventueel onder een afwijkende AGB-code. - Instelling: kies voor deze optie als u als "Instelling" wilt declareren. In het veld "Afwijkende AGB-code" kunt u eventueel een afwijkende AGB-code intypen. Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declareren als:" heeft gekozen voor "Praktijk". achter het veld, en kies of er uitbetaald moet worden aan de praktijk, of aan de declarant (de medewerker ingevuld bij het veld "Declarant:" in de rubriek "Algemeen"). Afwijkende AGBcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declareren als: " heeft gekozen voor "Prakijk" of "Instelling". Typ eventueel een afwijkende AGB-code in die meegestuurd moet worden met de declaratie. Als u niets invult wordt de AGB-code uit de praktijkgegeens meegestuurd. 5. Klik in de rubriek "Deelnemers en Codelijsten" in de lijst "Deelnemers:" in een lege regel; het scherm "Bevestig" geopend Klik op de knop "Ja". Vul de velden in de rubriek "Deelnemers en Codelijsten" in. Deelnemers: Aan deze lijst voegt u de therapeuten toe die mogen declareren met deze tarieven. 15

16 Klik in een vak in de lijst. achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker die deelnemer is op het contract, en klik op de knop "OK". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon als u meerdere deelnemers wilt toevoegen. Codelijsten: Voeg aan deze lijst de codelijsten toe waarvoor tariefafspraken zijn gemaakt. Klik in een vak in de lijst. achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Codelijst" op de codelijst "Podotherapie (verzekeraar)", en klik op de knop "OK". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon als u meerdere codelijsten wilt toevoegen Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon.

17 9. Het contract ziet er vergelijkbaar met de volgende afbeelding uit: 10. Vervolgens vult u de tarieven voor de podotherapie aanvullende verzekering in. Klik op tabblad "2. Tarieven". 11. De bovenste lijst is gekoppeld aan de onderste lijst. Als u in de bovenste lijst op een behandelcode klikt, ziet u in de onderste lijst het bijbehorende tarief, met de datum vanaf wanneer het tarief geldt. U kunt de tarieven handmatig toevoegen. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. 17

18 12. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Volgende contracten toevoegen Vaak zijn de standaardinstellingen voor elk contract hetzelfde (dezelfde declarant en deelnemers). Het is daarom handig om het eerste contract te kopiëren. Het nieuwe contract kan nog altijd aangepast worden U heeft het scherm "Contracten" nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Contracten]. Klik op het contract dat u wilt kopiëren. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Kopieer contract..."; het scherm "Kopieer contract" wordt geopend. Vul het veld in: Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren verzekeraar" op de verzekeraar waarbij u het contract wilt aanmaken en klik op de knop "OK" Klik op de knop "OK"; het contract wordt gekopieerd en is toegevoegd aan de lijst "Contracten". Als van toepassing, dubbelklik op het nieuwe contract om de gegevens te wijzigen (bijvoorbeeld de tarieven op tabblad "2. Tarieven"). Herhaal stappen 2 t/m 6 voor alle verzekeraars.

19 Hoofdstuk 2 Declareren t.b.v. aanvullende verzekering Declareren De behandelingen declareert u op dezelfde manier als behandelingen ten behoeve van de basisverzekering. Gebruik de procedure "Declareren via VECOZO voor podotherapie" als hulpmiddel bij het declareren. Servicebureau Fa-med en Infomedics Alleen als u gebruikt maakt van een servicebureau (Fa-med of Infomedics), zijn de volgende aandachtspunten van toepassing. Verrichtingcodes met dezelfde declaratiecode combineren Er mag niet 2 keer dezelfde code op 1 dag worden gedeclareerd voor een patiënt. Als u wel 2 keer dezelfde verrichtingcode wilt declareren (bijvoorbeeld Onderzoek klein + taping), moeten de verrichtingcodes gecombineerd worden. Let er dan op dat u daar de juiste beschrijving aan geeft en de prijs aanpast. Dit is beschreven bij het onderwerp "Verrichtingcodes podotherapie toevoegen". Prestatieomschrijving meesturen bij factoring De prestatieomschrijving moet meegestuurd worden naar het servicebureau. Dat geldt voor factoring en clearing. Voor factoring stelt u dat als volgt in: Ga naar menu [Bestand], [Instellingen/adressen]; de lijst "Instellingen/Adressen" wordt geopend. Dubbelklik op het betreffende servicebureau; het scherm "Instelling/adres..." wordt geopend. Kies bij het veld "Prestatieomschrijving bij factoring:" voor "Altijd meesturen". 19

20 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Prestatieomschrijving meesturen bij clearing De prestatieomschrijving wordt niet standaard meegestuurd in een declaratie naar servicebureaus. Aangezien u kunt werken met combinatiecodes (Onderzoek klein + taping zoals eerder beschreven), willen servicebureaus toch de prestatieomschrijving ontvangen. Bij het vorige onderwerp las u hoe u dat voor factoring instelt. Voor clearning is het nodig dat u de prestatieomschrijving per behandeling invult: Open een behandeling, bijvoorbeeld door te dubbelklikken op een afspraak in de agenda. Klik rechtsonder op de knop "Declaratiecommentaar"; het scherm "Declaratiecommentaar" wordt geopend. Klik in de regel en typ de omschrijving van de behandelcode in. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 5. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op 6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon bewaard; het scherm wordt gesloten. 20. De regel wordt bewaard... De behandeling wordt