Update documentatie. Intramed versie 8.2. Intramed versie 8.2

Transcriptie

1 Update documentatie Intramed versie 8.2 Intramed versie 8.2

2 Inhoudsopgave Update documentatie Hoofdstuk 1 Afwijkende declaratiecodes Gebruik Afwijkende declaratiecode...1 Hoofdstuk 2 Agenda Roosterblokken verwijderen Roosters bekijken en wijzigen vanuit de agenda Notities en handelingen in de ruimtesagenda...6 Hoofdstuk 3 Boekhouding Indeling scherm Grootboekposten Omzet boeken op "Behandeld door" en behandeldatum Verwerken dagboek Memoriaal...12 Hoofdstuk 4 Codelijsten per medewerker Codelijsten per medewerker instellen...13 Hoofdstuk 5 Contracten Eerste 20 chronische behandelingen naar verzekeraar...17 Hoofdstuk 6 Declaratieregels exporteren Nieuw type exportontwerp: "Declaraties/Declaratieregels"...20 Hoofdstuk 7 Export GGZ gegevens Export "patiënten/behandelingen" uitbreiden met GGZ velden...26 Hoofdstuk 8 Huiswerkoefeningen Nieuwe URL huiswerkoefeningen...28 Hoofdstuk 9 Invoercontrole Interactieve invoercontrole...29 Hoofdstuk 10 Lay-out Intramed Sidebar...34 Hoofdstuk 11 Niet gevuld sessiejournaal Melding "Sessiejournaal niet ingevuld"...38 Hoofdstuk 12 Verslaglegging Meetinstrumentrichtlijn Formuliersets Overzetten veldwaarden Revisies...45 Hoofdstuk 13 Verslaglegging voor richtlijnontwikkelaars Definiëren Meetinstrumentrichtlijn...48 III

3 13.2 Definiëren formuliersets Definiëren overzetten veldwaarden Definiëren revisie...53 IV

4 Hoofdstuk 1 Afwijkende declaratiecodes 1.1 Gebruik Afwijkende declaratiecode Zorgverzekeraars kunnen contracten afsluiten met verpleeghuizen, gezondheidscentra en instellingen. Deze contracten kunnen worden afgesloten op de praktijk- of instellingscode. - Als een contract is afgesloten op praktijkcode, moeten er 4-cijferige behandelcodes en de paramedische standaard gebruikt worden. Als een contract is afgesloten op instellingscode moeten er 6-cijferige codes en de CTG standaard gebruikt worden. Binnen Intramed kan hiervoor een afwijkende declaratiecode ingevuld worden. Het probleem is dan wel, dat deze altijd gebruikt wordt. Tot nu toe was de oplossing om met dubbele codelijsten te werken; één paramedische en één voor de CTG-standaard. In versie 8.2 is het mogelijk gemaakt, om afwijkende declaratiecodes alleen van toepassing te laten zijn op bepaalde contracten, namelijk degene die zijn afgesloten op de instellingscode. Codelijsten Voor de oplossing zijn 2 nieuwe velden toegevoegd aan de codelijsten Ga naar het menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]; het scherm "Codelijsten" wordt geopend. Voeg een nieuwe codelijst toe of dubbelklik op een codelijst; het scherm "Codelijst" wordt geopend. 3. U ziet het nieuwe veld "Alternatieve codes toestaan:". Als u dit aanvinkt, ziet u ook het veld "Alternatieve soort prestatiecodelijst:". 4. Klik pijlknop achter het veld "Alternatieve soort prestatiecodelijst:" en klik op één van de mogelijkheden, bijvoorbeeld "CTG tarievenlijst instellingen". Het nieuwe veld in de codelijst is bedoeld om aan te geven of er gebruik gemaakt zal worden van alternatieve codes. Als het veld niet is aangevinkt, zullen de velden "Alternatieve soort prestatiecodelijst:" in de codelijst en "Alternatieve declaratiecode:" in de verrichtingcode niet zichtbaar zijn en zal de eventueel ingevulde waarde genegeerd worden. 1

5 Het nieuwe veld "Alternatieve codes toestaan" is niet zichtbaar in codleijsten van het soort "Zorgproducten". De wijzigingen in een codelijst hebben geen effect op al aangemaakte declaraties. Verrichtingcodes In een verrichtigcode is het veld "Afwijkende declaratiecode:" hernoemd naar "Declaratiecode:" en er is een nieuw veld bijgekomen "Alternatieve declaratiecode:" Ga in het scherm "Codelijst" naar tabblad "3. Behandelcodes" en dubbelklik op een verrichtingcode; het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend. U ziet de nieuwe velden. Vul zo nodig een alternatieve declaratiecode in. Deze code wordt alleen gebruikt als dit staat ingesteld in het contract met de verzekeraar (zie volgende paragraaf). Contract Vervolgens kunt u in het contract aangeven of u de alternatieve declaratiecode wilt gebruiken. Daarvoor is een nieuw veld "Alternatieve declaratiecode gebruiken:" toegevoegd op tabblad "1. Algemeen" van contracten. 1. Ga naar het menu [Bestand], [Contracten]; het scherm "Contracten" wordt geopend. 2

6 2. Voeg een nieuw contract toe of dubbelklik op een contract; het scherm "Contract" wordt geopend. 3. U ziet het nieuwe veld "Alternatieve declaratiecode gebruiken:". Als u het vak aanvinkt, wordt de alternatieve declaratiecode (die in de verrichtingcode is ingesteld) gebruikt bij het declareren. Dit kunt u per codelijst in het contract vastleggen. Welke declaratiecode wordt gebruikt bij behandelingen Hieronder is te zien welke stappen en controles gedaan worden om de declaratiecode te vullen. 3

7 Hoofdstuk 2 Agenda 2.1 Roosterblokken verwijderen In de agenda kunt u eenvoudig afwijkende roosterblokken en afwijkende roosters toevoegen. Het verwijderen of wijzigen daarvan was niet zo eenvoudig. Daarvoor moest u het rooster zoeken en aanpassen op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens. Voortaan kan dit gemakkelijker. Het gaat hierbij om roosterregels van het soort "Blok", "Niet inplanbaar" of "Pauze" Klik in de agenda op het blok of de pauze die u wilt verwijderen. Klik op de knop "Opties"; U ziet een nieuw menu item "Blok...verwijderen" of "Pauze... verwijderen". Is er maar 1 blok, dan wordt de starttijd, de eindtijd en de omschrijving vermeld. 4. Zijn er meerdere blokken op dat tijdstip die elkaar overlappen, dan ziet u een submenu met alle roosterblokken die op dat tijdstip gelden. Van deze blokken wordt de begin- en eindtijd vermeld en een eventuele omschrijving of "pauze". 5. Klik op het blok / de pauze, dat / die u wilt verwijderen. 4

8 6. Als het om een blok gaat, dat meerdere keren wordt gebruikt (dus niet alleen voor die medewerker op die dag), wordt het scherm "Maak een keuze" geopend. 7. Klik op de bovenste optie, als u het blok alleen op deze dag wilt verwijderen. Er wordt dan een afwijkend rooster gemaakt voor de medewerker. Klik op de onderste optie, als u het blok op alle dagen wilt verwijderen. Het rooster wordt dan aangepast. Klik op "Annuleren" om het verwijderen te stoppen. 2.2 Roosters bekijken en wijzigen vanuit de agenda Vanuit de agenda kunt u voortaan het actieve rooster, afwijkende roosterblokken en afwijkende roosters bekijken en aanpassen Klik in de agenda op een tijdstip of een blok waarvan u het rooster wilt bekijken / aanpassen. Klik op de knop "Opties"". Klik op het nieuwe menu item "Rooster inzien".

9 4. U ziet vanuit een agendaregel het rooster zoals ingesteld is op tabblad "5. Agenda" van de systeemgegevens. 5. Als het rooster is aangepast of als u een rooster heeft ingesteld op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens, ziet u dát rooster. 6. Pas zo nodig het (afwijkende) rooster aan en bewaar de gegevens. 2.3 Notities en handelingen in de ruimtesagenda Als u gebruik maakt van de module "Abonnementen" en "Bedrijfsmiddelen", is in de agenda tabblad "2. Ruimtes" beschikbaar. Daarin kunt u nu ook notities en handelingen opnemen. Deze notities en handelingen worden aan een locatie (en zo nodig ruimte) gekoppeld. Daarom zijn ze alleen zichtbaar als u de ruimtesagenda van de gekoppelde locatie/ruimte opent of als u de ruimtesagenda van alle locaties/ruimtes opent. In de medewerkersagenda hebben de locatie/ruimte filters geen invloed op de zichtbaarheid van de notitie/handeling. Om dit mogelijk te maken zijn de velden "Locatie:" en "Ruimte:" toegevoegd aan het scherm "Notitie" en "Handeling". Deze velden zijn niet verplicht. Deze velden zijn ook beschikbaar voor odbc koppelaars met Intramed OnLine. Een locatie of ruimte kan niet verwijderd worden wanneer er notities/handelingen aan gekoppeld zijn. 6

10 Notitie/Handeling toevoegen via de agenda Wanneer een notitie of handeling wordt toegevoegd vanuit de agenda, zal de locatie en ruimte automatisch ingevuld worden. Hier kan uiteraard van afgeweken worden. - Notitie: geen specifieke locatie en ruimte gekozen: - Notitie: specifieke locatie en ruimte gekozen: 7

11 - Handeling: specifieke locatie en ruimte gekozen: Wanneer een notitie/handeling in de ruimte agenda wordt toegevoegd, kan het veld "Medewerker:" niet automatisch ingevuld worden. In de ruimte agenda is namelijk geen medewerker beschikbaar. U kunt Notities/Handelingen ook kopiëren / knippen en plakken in de ruimte agenda. Printen overzicht Bij het printen van een overzicht van notities/handelingen kan voortaan ook een filter worden ingesteld op locatie en/of ruimte. 8

12 Hoofdstuk 3 Boekhouding 3.1 Indeling scherm Grootboekposten De kolommen "BoekingsNr", "Naam medewerker", "Betreft Declaratie", "Betreft Inkoopfactuur" zijn voortaan beschikbaar in het scherm "Grootboekposten" Ga naar met menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboekposten]. Zet de cursor op een kolomtitel in het scherm "Grootboekposten" en klik met de rechter muisknop. Klik op de optie "Indeling..."; het scherm "Velden weergeven" wordt geopend. 4. In dit scherm kunt u de nieuwe kolommen toevoegen. Klik daarvoor aan de linkerkant op de kolom en vervolgens op de knop. 5. Klik op de knop "OK". 3.2 Omzet boeken op "Behandeld door" en behandeldatum Naar aanleiding van de Twinfield-koppeling zijn er enkele aanpassingen gemaakt in de verwerking van de omzet. Voor de koppeling met Twinfield geldt namelijk het volgende: - De kostenplaats van een boeking in Twinfield staat voor de therapeut die de omzet gerealiseerd heeft. Voor een behandeling is dit degene, die de behandeling heeft uitgevoerd. De omzet van een behandeling moet in Twinfield geboekt worden op de datum dat de behandeling heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de praktijkvoorkeur moet behandelomzet die plaatsgevonden heeft in een in Twinfield afgesloten periode (week/maand), geboekt worden op de behandeldatum (de periode in Twinfield moet dan weer worden opengezet) of op de factuurdatum. Om dit mogelijk te maken, kunt u voortaan in Intramed aangeven, naar wie de behandelomzet geboekt wordt, op welk type datum en vanaf wanneer er geboekt kan worden. 9

13 Het overstappen naar een andere methode van omzet boeken kan risico's inhouden. Wij raden u aan, om dit alleen door de praktijkhouder / boekhouder te laten doen en zeker niet zomaar, halverwege een boekjaar. U bent zelf verantwoordelijk. Laat u daarom van te voren goed informeren over de gevolgen (door Intramed of Twinfield). Als de velden "Behandelomzet naar:" en/of "Behandelomzet boeken op:" veranderen, zullen bestaande boekingen niet aangepast worden. Indien van toepassing moet u dus correctieboekingen maken. Systeemgegevens In de systeemgegevens zijn op tabblad "2. Declaraties" twee nieuwe velden toegevoegd: Veld Omschrijving Behandelomzet naar: Hier wordt standaard "Declarant" ingevuld. Met deze instelling behoudt u uw huidige manier van omzet boeken; u kunt dit wijzigen. Klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Declarant" of "Behandeld door". Behandelomzet boeken op: Hier wordt standaard "Factuurdatum" ingevuld. Met deze instelling behoudt u uw huidige manier van omzet boeken; u kunt dit wijzigen. Klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Factuurdatum" of "Behandeldatum". In de systeemgegevens is op tabblad "4. Financieel" ook een nieuw veld toegevoegd: 10

14 Veld Omschrijving Boeken mogelijk vanaf: Hier wordt standaard 1 januari van het lopende boekjaar ingevuld. Met deze instelling behoudt u uw huidige manier van omzet boeken; u kunt dit wijzigen. Typ de datum in OF klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de gewenste datum en klik op de knop "OK". De datum kan niet in of voor een afgesloten boekjaar liggen; in dat geval krijgt u een foutmelding. Tijdens de jaarafsluiting wordt het veld "Boeken mogelijk vanaf:" ingesteld op 1 januari van het nieuwe boekjaar. Hieraan gekoppeld zijn er twee beperkingen bij het boeken van de omzet: Er kunnen geen boekingen gedaan worden op een datum die vóór de datum in het veld "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. U krijgt dan een foutmelding: "Boeken is pas mogelijk vanaf <Datum>.". Dit geldt voor alle boekingen die door Intramed worden aangemaakt (bij betalingen, declaraties, creditaties, aanmaningen, dagboeken). De enige uitzondering hierop zijn boekingen die gedaan worden bij het afsluiten van een jaar. Tot nog toe konden alleen therapeuten een omzet- of kostenboeking doen. Omdat de behandeld-door ook een vervanger of stagiaire kan zijn, is deze controle verwijderd. Voortaan zijn alle foutmeldingenmeldingen van de vorm: "Boeking "<Omschrijving>" op datum <Datum> op rekening <rekeningnummer> (<rekeningnaam>) is niet mogelijk: <Foutmelding>" De waarde van <Foutmelding> is één van de volgende meldingen: - Rekening is geblokkeerd Jaar <Jaar> is reeds afgesloten Boeking in toekomstig jaar (<Jaar>) Boeken is pas mogelijk vanaf <Datum> Kostenplaats verplicht Omzet boeken op de behandeldatum Als het veld "Behandelomzet boeken op:" op "Behandeldatum" is ingesteld, worden de omzetboekingen die het gevolg zijn van behandelingen (en vóór de update naar Intramed versie 8.2 verzameld worden per rekening, kostenplaats en medewerker) gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt. Als tegenrekening van die boeking wordt gebruikt: "Rekening nog te factureren omzet". Deze dient ook als tegenrekening op de factuurdatum voor de debiteuren- en btw-boeking. U stelt deze rekening in de systeemgegevens op tabblad "4. Financieel" in. 11

15 Een uitzondering treedt op als de behandeldatum vóór de datum "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. Als dat het geval is, zal de omzet op de factuurdatum worden geboekt. De gemaakte boekingen zullen per datum een nieuw boekingsnummer krijgen. Anders krijgen alle boekingen hetzelfde boekingsnummer. Omzet naar medewerker Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Behandeld door", wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een behandeling, de medewerker gelijk gemaakt aan de "Behandeld door:" uit de declaratieregel (en dus uit de behandeling). Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Behandeld door", wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een declaratiemoment, de medewerker gelijk gemaakt aan de behandelaar uit de gedeclareerde verwijzing (en dus uit de verwijzing). Tot nu toe werd de omzet altijd toegekend aan de declarant. Het idee hierbij was, dat maten in een maatschap eigen contracten afsluiten, waarvan zij de omzet krijgen. Op de balans wordt het resultaat dan gesplitst per maat. Als de omzet naar de "Behandeld door" gaat, zal dit dus in de resultaten op de balans zichtbaar zijn (deze zijn dan niet meer "per maat"). Overlopende omzet Als u dat heeft ingesteld in de systeemgegevens, wordt omzet die in een eerder jaar dan de factuurdatum heeft plaatsgevonden, al geboekt op van het prestatiejaar op de "Rekening nog te factureren omzet". Als omzet op de behandeldatum geboekt wordt, zullen de overlopende omzetboekingen niet meer gemaakt worden (die zijn dan niet meer nodig). 3.3 Verwerken dagboek Memoriaal Het doel van het veld "Boekingsnr:" in de grootboekposten is, dat u hiermee de bij één boeking behorende grootboekposten bij elkaar kunt zoeken. Bij het boeken van dagboekregels in een dagboek "Memoriaal" waarbij in de dagboekregels geen tegenrekening is ingevuld, volgt een foutmelding als de regels niet per datum en per bewijsnummer in balans zijn. Als financiële feiten gesplitst geboekt werden, kregen regels met dezelfde datum en hetzelfde bewijsnummer een eigen boekingsnummer. Maar deze regels horen in feite bij één en dezelfde boeking. Voortaan krijgen die resulterende grootboekposten daarom hetzelfde boekingsnummer. Hierdoor kunnen deze boekingen ook overgezet worden naar Twinfield. Per datum moet de telling in de rekening en tegenrekening in evenwicht zijn. Is dat niet het geval, dan volgt een foutmelding. 12

16 Hoofdstuk 4 Codelijsten per medewerker 4.1 Codelijsten per medewerker instellen In multidisciplinaire praktijken komt het regelmatig voor dat een declaratie wordt afgekeurd, omdat vergeten is om de medewerker en/of codelijst te wijzigen in de behandeling. Daarom kunt u voortaan per medewerker instellen welke codelijst(en) hij mag gebruiken. Codelijst(en) instellen In de medewerkergegevens is het tabblad "7. Instellingen per codelijst" hernoemd naar "7. Codelijstinstellingen". Met de nieuwe optie "Alleen deze codelijsten toestaan" kunt u instellen dat er een beperkt aantal codelijsten toegestaan is voor de betreffende medewerker Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende medewerker; het scherm "Medewerker" wordt geopend. Ga naar tabblad "7. Codelijstinstellingen". Klik op een willekeurig vak in de tabel. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Medewerkerinstellingen per codelijst" wordt geopend. Klik op de pijlknop achter het veld "Codelijst:"; het scherm "Selecteren Codelijst" wordt geopend. Klik op de gewenste toegestane codelijst voor deze medewerker en klik op de knop "OK". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; de gegevens worden ingevuld in de lijst op tabblad "7. Codelijstinstellingen". Herhaal stappen 4 t/m 8 als u meer toegestane codelijsten wilt toevoegen. Vink de optie "Alleen deze codelijsten toestaan" aan. Dit betekent dat alleen deze codelijsten gebruikt mogen worden in behandelingen van de betreffende medewerker. 13

17 Als u de optie "Alleen deze codelijsten toestaan" activeert, controleert Intramed of de standaard codelijst op tabblad "3. Instellingen" een toegestane codelijst is. Als de codelijst niet voorkomt, wordt een foutmelding getoond: Voeg in dat geval eerst de codelijst toe op tabblad "7. Codelijstinstellingen". Vervolgens kunt u de betreffende codelijst selecteren op tabblad "3. Instellingen". Behandelingen inplannen Als een medewerker een (aantal) toegestane codelijst(en) heeft, zijn alleen díe codelijsten beschikbaar bij het inplannen van een afspraak. Scherm "Behandeling" Als u een behandeling bij een patiënt toevoegt, wordt gecontroleerd of de codelijst voorkomt op tabblad "7. Codelijstinstellingen" van de betreffende medewerker. Zo niet, dan wordt een foutmelding getoond. Wijzig in dat geval de codelijst in de behandeling of voeg de betreffende codelijst toe op tabblad"7. Codelijstinstellingen". 14

18 Behandeling inplannen via de agenda Als u een afspraak inplant via de agenda, bent u al in de agenda van een medewerker. Bij het veld "Codelijst" in de wizard "Plannen van een afspraak" zijn dan alleen de codelijsten beschikbaar die zijn ingesteld op tabblad "7. Codelijstinstellingen" van de betreffende medewerker. Behandeling inplannen via menu [Bestand], [Afspraak inplannen] 15

19 Als u een afspraak inplant via menu [Bestand], [Afspraak inplannen], kunt u op een van de laatste pagina's van de wizard een codelijst kiezen. Vervolgens wordt de lijst met medewerker beperkt tot de therapeuten bij wie de codelijst toegestaan is. Op het volgende tabblad krijgt u een overzicht van alle beschikbare tijden waarop de afspraak ingepland kan worden. Als u de optie "Alle medewerkers" aanvinkt, worden alleen de beschikbare tijden getoond van de medewerkers waarbij de geselecteerde codelijst is toegestaan. Meerdere therapeuten in behandeltraject De behandelaar kan aangepast worden in een behandeling. Als de ingevulde codelijst niet toegestaan is bij de 'nieuwe' behandelaar, wordt gezocht in de voorgaande behandelingen op dezelfde verwijzing of deze behandelaar al eens eerder een behandeling heeft uitgevoerd bij de patiënt. Als dat zo is, worden de waarden van die behandeling overgenomen. Als de behandelaar de patiënt niet eerder heeft behandeld, wordt het veld "Codelijst:" leeg gemaakt. Dit is vooral handig als een patiënt afwisselend door verschillende therapeuten behandeld wordt (bijvoorbeeld door een fysio- en manueel therapeut). 16

20 Hoofdstuk 5 Contracten 5.1 Eerste 20 chronische behandelingen naar verzekeraar Sommige verzekeraars willen dat de eerste 20 behandelingen van een fysiotherapeutische of oefentherapeutisch, chronische klacht worden gedeclareerd bij hen; ook al worden deze niet vergoed als een patiënt geen aanvullende verzekering heeft. - Sommige verzekeraars nemen het debiteurenrisico over. Zij verzenden dus een nota naar de patiënt. Anderen willen zien dat er 20 behandelingen hebben plaatsgevonden, maar keuren de declaratie(s) vervolgens af. Voortaan is het mogelijk de behandelingen van een chronische klacht (indicatiecode 8- Chronische indicatie Volw eerste n uit AV) van patiënten met alleen een basisverzekering automatisch te declareren bij de verzekeraar. Daarvoor is een extra veld toegevoegd aan het contract. Het bestaande veld "Verzekeraar verrekent niet-gedekte kosten:" is hiervoor ook aangepast. Het is dus niet meer nodig om een speciale extra polis aan te maken Open een contract. Het veld "Verzekeraar verrekent niet-gedekte kosten:" is hernoemd naar: "Overschrijding vergoeding naar verzekeraar:". Dit veld gebruikt u voor alle klachten, behalve voor verwijzingen fysiotherapie of oefentherapie met een chronische klacht met indicatiecode 8. Daarvoor gebruikt u het veld "Eerste n chronisch naar verzekeraar:". Als u een nieuw contract aanmaakt, wordt standaard "Nee" ingevuld; u kunt dit wijzigen: klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Nee", "Alleen bij aanvullend verzekerden" of "Ja". - Bij "Nee" wordt een patiëntnota aangemaakt voor de behandelingen die het maximum aantal/ bedrag overschrijden. - Bij "Alleen bij aanvullend verzekerden" wordt de overschrijding gedeclareerd naar verzekeraars als er een aanvullende polis actief is bij de patiënt. - Bij "Ja" wordt de overschrijding gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een basis of aanvullende polis actief is bij de patiënt. 17

21 3. Hieronder staat het nieuwe veld: "Eerste n chronisch naar verzekeraar". Dit veld staat los van het vorige veld "Overschrijding vergoeding naar verzekeraar:". Dit veld is alleen van toepassing op verwijzingen fysiotherapie of oefentherapie met indicatiecode 8 (veld "Betreft:" op optie "8- Chronische indicatie Volw eerste n uit AV"). Hier wordt standaard "Alleen bij aanvullend verzekerden" ingevuld; u kunt dit wijzigen: klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Nee", "Alleen bij aanvullend verzekerden" of "Ja". - Bij "Nee" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de patiënt. - Bij "Alleen bij aanvullend verzekerden" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een aanvullende polis actief is bij de patiënt. - Bij "Ja" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een basis en/of aanvullende polis actief is bij de patiënt. Dat het 20 behandelingen betreft, wordt afgeleid uit de verwijzing. Daarin moet op tabblad "2. Toestemming" bij het veld "Max aantal:", "20" zijn ingevuld. Als u kiest voor indicatiecode 8, wordt dit veld automatisch ingevuld. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Stel, een patiënt heeft een chronische klacht en in het contract van zijn verzekeraar is "Ja" ingesteld bij het veld "Eerste n chronisch naar verzekeraar:". Als de patiënt alleen een basisverzekering heeft, zijn er 2 opties als de eerste 20 behandelingen gedeclareerd worden: 1. De verzekeraar stuurt zelf een patiëntnota. U hoeft niets meer te doen. 2. De verzekeraar keurt de declaratie af. U moet de declaratie dan crediteren in Intramed. Vervolgens stelt u in de verwijzing in dat de "Betaler:" de "Patiënt" is. Als u daarna de nota's gaat opbouwen, wordt de nota voor de eerste 20 behandelingen aangemaakt. Afwijken per patiënt 18

22 Per patiënt kunt u afwijken van de instelling "Eerste n chronisch naar verzekeraar:" (bijvoorbeeld als het een wanbetaler betreft en dit zo is afgesproken met de verzekeraar). In de verwijzing kiest u dan bij het veld "Soort betaler:" voor "Patiënt". Alle behandelingen op die verwijzing worden dan per patiëntnota gedeclareerd. 19

23 Hoofdstuk 6 Declaratieregels exporteren 6.1 Nieuw type exportontwerp: "Declaraties/Declaratieregels" Er is een nieuw type exportontwerp toegevoegd waarmee declaratieregels geëxporteerd kunnen worden en de omzet per medewerker bepaald kan worden. De gegevens kunt u vervolgens in een ander programma openen (bijvoorbeeld Excel). Exportontwerp toevoegen Er is een nieuw type exportontwerp toegevoegd in Intramed: "Declaraties/Declaratieregels" Ga naar menu [Systeem], [Ontwerpen], [Exports]; het scherm "Exportontwerpen" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Exportontwerp" wordt geopend. Vul de velden in. ; Veld Omschrijving Volgnummer: Dit nummer wordt automatisch ingevuld als u het exportontwerp bewaart. U kunt ook zelf een nummer intypen. Exportnaam: Typ een naam in voor het exportontwerp. Soort export: Klik op de pijlknop achter het veld en kies voor de optie "Declaraties/ Declaratieregels" Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. Vervolgens kunt u het exportontwerp naar eigen inzicht instellen: Klik één keer op het zojuist toegevoegde exportontwerp. 20

24 6. 7. Klik onderin het scherm "Exportontwerpen" op de knop "Configureer"; het scherm "Exportinstellingen" wordt geopend. Op dit tabblad stelt u algemene zaken van het exportontwerp in. Voor meer informatie over dit tabblad zie de help-documentatie. Zoek dan op het onderwerp "Export ontwerp toevoegen". Klik op tabblad "2. Indeling". Op dit tabblad kiest u via de tabbladen "Declaraties", "Gedeclareerde verwijzingen" en "Declaratieregels" (onderin het scherm) welke velden u wilt exporteren. Standaard zijn alle velden aangevinkt. Voor meer informatie over dit tabblad zie de help-documentatie. Zoek dan op het onderwerp "Export ontwerp toevoegen". Vervolgens kunt u de export uitvoeren. Exportontwerp gebruiken Het nieuwe exportontwerp kunt u gebruiken zoals elke andere export in Intramed: 21

25 Ga naar menu [Rapporten], [Exports], [Alle exportontwerpen...]; het scherm "Exportontwerpen" wordt geopend. Klik op het exportontwerp van het type "Declaraties/Declaratieregels". Klik op de knop "Uitvoeren"; het scherm "Export declaraties/declaratieregels" wordt geopend. Stel zo nodig filters in op tabblad "1. Declaraties": Veld Omschrijving Declaratienr.: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Declaratie" op de declaratie die u wilt opnemen in de export, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. Declarantnr.: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de declarant die u wilt opnemen in de export, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaranten (medewerkers) meegenomen. AGB-code: Typ de AGB-code in van de medewerker die u wilt meenemen in de export. Als u niets invult worden alle AGB-codes (medewerkers) meegenomen. Declaratiedatum: Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de tot en met declaratiedatum vanaf wanneer u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Klik op de pijlknop achter het veld "tot en met" en kies tot en met welke declaratiedatum u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. 22

26 5. Klik op tabblad "2. Gedeclareerde verwijzingen". Stel zo nodig filters in op dit tabblad. Veld Omschrijving Verwijzing: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verwijzing" op de verwijzing die u wilt opnemen in de export, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verwijzingen meegenomen. Verwijsdatum: tot en met Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de verwijsdatum vanaf wanneer u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Klik op de pijlknop achter het veld "tot en met" en kies tot en met welke verwijsdatum u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. Begindatum: tot en met Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de begindatum in de verwijzing vanaf wanneer u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Klik op de pijlknop achter het veld "tot en met" en kies tot en met welke begindatum in de verwijzing u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. Einddatum: tot en met Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de einddatum in de verwijzing vanaf wanneer u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Klik op de pijlknop achter het veld "tot en met" en kies tot en met welke einddatum in de verwijzing u de gegevens wilt exporteren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. 23

27 Veld Omschrijving Behandelaar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de behandelaar waarvan u de declaratieregels wilt exporteren en klik op de knop "OK". 6. Klik op tabblad "3. Declaratieregels". Stel zo nodig filters in op dit tabblad. Veld Omschrijving Patient: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de patiënt die u wilt opnemen in de export, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle patiënten meegenomen. Behandeld door: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de behandeld door medewerker die u wilt opnemen in de export, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle medewerkers meegenomen. 24

28 7. Klik op de knop "Exporteren"; het scherm "Declaraties/Declaratieregels bestand opslaan als" wordt geopend Kies een locatie waar u het exportbestand wilt bewaren. Klik op de knop "Opslaan"; u ziet de voortgang van de export in het scherm "Patiënten/behandelingen exporteren". 10. Als de export is uitgevoerd, wordt het scherm "Export patiënten/behandelingen" automatisch gesloten. 25

29 Hoofdstuk 7 Export GGZ gegevens 7.1 Export "patiënten/behandelingen" uitbreiden met GGZ velden Voortaan kunnen GGZ-specifieke velden geëxporteerd worden. Daarvoor is de ontwerpbare export "Patiënten/Behandelingen" aangepast. De gegevens kunt u vervolgens in een ander programma openen (bijvoorbeeld Excel) Ga naar menu [Systeem], [Ontwerpen], [Exports]; het scherm "Exportontwerpen" wordt geopend. Dubbelklik op een bestaand exportontwerp van het soort "Patiënten/Behandelingen" OF Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon om een nieuw exportontwerp toe te voegen. Typ vervolgens een exportnaam in, kies voor het soort export "Patiënten/ Behandelingen" en bewaar het ontwerp. Klik op de knop "Configureer"; het scherm "Exportinstellingen" wordt geopend. Klik op tabblad "2. Indeling". Onderin het beeld ziet u verschillende tabbladen. Per tabblad kunt u aangeven welke velden u wilt exporteren. Speciaal voor de GGZ zijn een aantal velden toegevoegd: - van tabblad "Behandelepisodes" de velden: "Primaire diagnose", "Omschrijving prim. diagnose", Totale directe tijd in minuten", "Totale indirecte tijd in minuten", "Totale tijd in minuten", "NZa-tarief", "Declaratiebedrag". - van tabblad "Verwijzingen" de velden: "Zorgproduct", "Gestart als" Ook is een heel nieuw tabblad toegevoegd: "GGZ Verrichte activiteiten". Als u op dat tabblad het veld "Behandelaar" aanvinkt, worden ook de medebehandelaars geëxporteerd. Vink op elk tabblad de velden aan die u wilt exporteren. Klik op de knop "OK". Vervolgens kunt u de export uitvoeren via menu [Rapporten], [Exports], [Export patiënten/ behandelingen...]. 26

30 Voor meer details, typ de zoekterm "Export ontwerp" tussen aanhalingstekens in de Intramed helpfunctie in. Klik vervolgens op het onderwerp "Export ontwerp Patiënten/Behandelingen toevoegen". 27

31 Hoofdstuk 8 Huiswerkoefeningen 8.1 Nieuwe URL huiswerkoefeningen In deze versie is een koppeling met huiswerkoefeningen.nl (HWO) gerealiseerd. Als u gebruik wilt maken van HWO, vindt u meer informatie via de website De URL is veranderd in: Ook bij het toevoegen van een nieuwe hwo-onlinedienst wordt deze URL ingevuld. Bij een online dienst van het type "Huiswerkoefeningen" is voortaan het veld "Administratie:" beschikbaar. Hier moet de omschrijving van de administratie in HWO worden ingevoerd die de praktijk gekregen heeft. Daarnaast moet in het lijstje met gebruikersaccounts per gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd worden. Koppelen Het bestaande icoon in de werkbalk blijft in gebruik onder dezelfde voorwaarden als voorheen (de patiëntgegevens, een behandeling, een verwijzing, een behandelepisode, een formulier of een formulierveld is actief van een patiënt met een adres). Als op het icoon geklikt wordt, worden de volgende gegevens naar HWO verstuurd: - een code om aan te geven dat Intramed de aanroep doet; de administratie-code zoals ingesteld in de online dienst; het wachtwoord van de gebruiker; de gebruikersnaam van de gebruiker; het patiëntnummer uit Intramed; de voornaam van de patiënt; tussenvoegsels en achternaam van de patiënt; adres van de patiënt. 28

32 Hoofdstuk 9 Invoercontrole 9.1 Interactieve invoercontrole Voordat u gaat declareren is het handig om een invoercontrole uit te voeren. Er wordt dan gecontroleerd of de declaratiegegevens volledig zijn en worden afwijzingen van declaraties door de zorgverzekeraars voorkomen. De invoercontrole is op een aantal punten verbeterd. De wijzigingen gelden ook voor de invoercontrole van D-Pay. Interactieve invoercontrole Voorheen kreeg u alleen een overzicht van de ontbrekende gegevens. Vanaf deze versie van Intramed kunt u de betreffende gegevens direct aanpassen, in hetzelfde scherm. 1. Open de gegevenscontrole via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend. 2. Klik op de knop "Gegevens controleren en aanvullen"; het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" wordt geopend (als er fouten gevonden zijn): Aan de linkerkant ziet u de verschillende rubrieken met problemen (hetzelfde als in het rapport). Als u aan de linkerkant op een regel klikt, bijvoorbeeld "Zorgverlenerssoort is niet gevuld", wordt aan de rechterkant het bijbehorende scherm geopend waar u de gegevens direct kunt wijzigen - in dit geval de medewerkergegevens. Ook is het veld dat ingevuld/gewijzigd moet worden al geselecteerd. 29

33 3. Nadat u de gegevens heeft aangepast aan de rechterkant, drukt u op "F5", of klikt u aan de linkerkant op een volgende regel; het scherm "Bevestig" geopend. In dat scherm wordt gevraagd of u de gewijzigde gegevens wilt bewaren. Als u kiest voor "Ja" en de foutmelding is daarmee opgelost, verdwijnt de foutmelding direct uit de lijst. Alleen de in Intramed aangemelde medewerker of een medewerker uit de groep "Praktijkhouder/ eigenaar" kan de gegevens van die aangemelde medewerker aanpassen. In elk ander geval krijgt u een waarschuwing. De mogelijkheden bij "Reden einde zorg:" in een verwijzing zijn voor GGZ anders dan voor andere beroepsgroepen. Daarom zijn er twee foutmeldingen: "Reden einde zorg is niet gevuld" en een aparte foutmelding nummer 20: "Reden einde zorg GGZ is niet gevuld". Linksboven in het scherm ziet u nog 3 iconen: Icoon, en : Omschrijving Via het icoon worden de gegevens opnieuw gecontroleerd en worden de gegevens in het linkerdeel van het scherm ververst. Dit gebruikt u bijvoorbeeld als u het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" open laat staan, maar ondertussen doorwerkt in andere schermen. Of om te controleren of er nieuwe fouten zijn ontstaan nadat u de gegevens gecorrigeerd heeft. Via het icoon kunt u de invoercontrole ook als rapport printen: 30

34 Icoon Omschrijving Via het icoon linksboven wordt het scherm "Filters instellen..." geopend. In dit scherm ziet u welke gegevens gecontroleerd zijn. Deze filters zijn overgenomen uit het scherm "Opbouwen verzamelstaat" en kunt u natuurlijk wijzigen. Linksonder in het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" ziet u welke filters ingesteld zijn. De filters worden niet bewaard als u het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" sluit. Nieuwe menu-optie De optie "Gegevens controleren en aanvullen" is beschikbaar in het scherm "Opbouwen verzamelstaat". Deze optie is ook beschikbaar via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen]. 31

35 Als u op deze optie klikt, wordt het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" geopend (als er fouten gevonden zijn). Er is één verschil: er is maar één filter ingesteld. Klik eventueel linksboven op het icoon om de filters in te stellen. Invoercontrole via agenda Via de agenda kon u de invoercontrole over één dag uitvoeren via de knop "Printen", optie "Invoercontrole". Aangezien de invoercontrole geen rapport meer is maar een interactief scherm, is de optie verplaatst naar de knop "Schermen", optie "Gegevens controleren en aanvullen". Ook in dit geval zijn er ook automatisch filters ingesteld. In dit geval wordt automatisch de datum ingevuld waarop u de cursor heeft staan in de agenda. Ook wordt het veld "Behandeld door:" ingevuld met de medewerker van wie u de agenda van wie u de agenda heeft open staan. Linksonder in het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" ziet u weer welke filters ingesteld zijn. 32

36 Invoercontrole via agenda vanuit de behandelingsdetails In de agenda kunt u aan de rechterkant de behandelingsdetails openklappen. Bovenin dit schermdeel staan in de attentiekleur eventuele missende gegevens opgesomd. Als u op een item dubbelklikt, wordt het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" geopend, specifiek voor dat missende gegeven. u kunt direct de nodige aanpassingen doen. 33

37 Hoofdstuk 10 Lay-out Intramed 10.1 Sidebar De eerste nieuwe functionaliteit die direct zal opvallen is de sidebar aan de linkerkant van Intramed. In dit scherm staan (gebaseerd op de rechten van de gebruiker; zie verder in dit hoofdstuk) de meest voorkomende acties. Uitgangspunt is dat u zo snel mogelijk naar de juiste plaats in Intramed kunt navigeren. Wij raden u aan, om de rechteninstellingen voor alle groepen te controleren en zo nodig aan te passen. U kunt de sidebar verplaatsen op het scherm of zelfs naar een tweede beeldscherm. Klik in de titel van de sidebar ("Start"), hou de linker muisknop ingedrukt en verschuif de muis. Laat de muisknop los op de plek waar u de sidebar wilt plaatsen. Aan de linkerkant van het hoofdscherm is een (onzichtbaar) gebied gemaakt, waarin u de sidebar kunt vastzetten, een zogenaamd "dockpanel". Daarvoor sleept u de sidebar zover mogelijk naar de linkerkant van het scherm. Een halfdoorzichtige rechthoek geeft aan, waar de sidebar gedockt wordt. U kunt ook dubbelklikken in de titel van de sidebar ("Start"). De sidebar verplaatst naar de plek waar die het laatst gedockt was. 34

38 De Intramed Help heeft ook zo'n dockpanel aan de rechterkant van het scherm. In zowel het linker als rechter dockpanel kunnen de schermen van de sidebar en de help vastgezet worden. De schermen kunnen boven, onder, links of rechts naast elkaar worden gedockt, door ze naar de juiste plaats te slepen. De inhoud van de dockpanels (welk scherm is waar gedockt) wordt bewaard. 35

39 Tabbladen in het linker dockpanel Als u de sidebar (en ook de proactieve help) even niet nodig hebt, kunt u ze in de linker sidebar als tabbladen aan Intramed vastmaken. Schermen die gedockt zijn in die sidebar hebben in hun titelbalk een "pin"-icoon, dat standaard rechtop is getekend (dan is het scherm vastgepind aan de sidebar). Door op het icoon te klikken wordt de sidebar ingeklapt. Deze wordt dan als verticale tab getoond aan de linkerkant van het venster. Door de muis over de tab te bewegen, zal het venster automatisch uitklappen. Als u op de tab klikt, zal het venster uitgeklapt blijven als de muis de sidebar verlaat, totdat een ander scherm in die sidebar wordt geactiveerd. Gebruikersrechten In de gebruikersgroepen is tabblad "2. Acties" aangepast. Hierin kunt u acties aan-/uitvinken die de betreffende gebruikersgroep wel/niet mag uitvoeren. Acties die een gebruiker wel mag uitvoeren, worden opgenomen in de sidebar voor medewerkers die tot die gebruikersgroep behoren. In de acties zijn meerdere niveau's aangebracht om de indeling van de sidebar nog te verfijnen. Als voorbeeld zijn in de volgende afbeelding de acties rond "Financieel" helemaal uitgeklapt. 36

40 Samenhangende wijzigingen Door de toevoeging van de sidebar zijn ook de volgende twee wijzigingen aangebracht: - het item "Prijs- en btw-wijziging doorvoeren..." uit het menu "Financieel" is verplaatst naar het menu "Systeem". Hierdoor ziet u het niet terug in de sidebar; - In de werkbalk is het icoon 37 toegevoegd zodat u sneller de help kunt openen.

41 Hoofdstuk 11 Niet gevuld sessiejournaal 11.1 Melding "Sessiejournaal niet ingevuld" Om te controleren of het sessiejournaal volledig was ingevuld, moest u voorheen het tabblad "Verslaglegging" openen. Voortaan kunt u in de agenda gewaarschuwd worden als het sessiejournaal niet (volledig) is ingevuld bij een geselecteerde behandeling. Daarvoor moet u op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens de optie "Sessiejournaal niet ingevuld" bij het veld "Signaleren:" aanvinken. Als het sessiejournaal nog niet is ingevuld bij de patiënt, krijgt de naam een attentiekleur in de agenda. Klik u op de behandeling van deze patiënt, dan ziet u aan de rechterkant van het scherm de melding "Sessiejournaal niet ingevuld". 38

42 Hoofdstuk 12 Verslaglegging 12.1 Meetinstrumentrichtlijn Meetinstrumenten werden in één richtlijn ontwikkeld en daarna naar meerdere richtlijnen gekopieerd. Deze manier van werken had een aantal nadelen: - als een meetinstrument werd aangepast, moest deze aanpassing doorgevoerd worden naar alle richtlijnen waarin het meetinstrument zat; een benodigd meetinstrument kon behoren tot een aanvullende richtlijn die u niet (vaak) gebruikt. Dit maakt het zoeken naar het juiste meetinstrument lastig. Om dit op te lossen is een nieuw type richtlijn geïntroduceerd: Meetinstrumenten. Meetinstrumentrichtlijnen kunnen in meerdere basisrichtlijnen gebruikt worden en bevatten vragenlijsten en testverslagen. Deze ziet u, als u een vragenlijst of testverslag toevoegt d.m.v. de iconen of. Het nieuwe scherm "Selecteren Formulierdefinitie" wordt dan geopend. U ziet rechts alle vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het gekozen icoon meetinstrumentenrichtlijn opgenomen zijn. of ) die in de Als u op de map "Alle formulieren" klikt, ziet u aan de rechterkant alle vragenlijsten of testverslagen uit alle richtlijnen die links in het scherm staan. Via het veld "Zoeken via formuliernaam" kunt u zo snel een specifiek(e) vragenlijst of testverslag vinden. Klik aan de rechterkant op een vragenlijst of testverslag en op de knop "OK" (of dubbelklik op een formulier); het formulier wordt toegevoegd. 39

43 Op basis van uw Intramed licentie wordt bepaald welke vragenlijsten/testverslagen u ziet. Intramed PLUS gebruikers zien alle beschikbare vragenlijsten en testverslagen Formuliersets Vanaf deze versie van Intramed is het mogelijk om sets van formulieren samen te stellen. De sets kunnen samengesteld worden door richtlijnontwikkelaars in de basis- of aanvullende richtlijn, of door gebruikers in de richtlijninstellingen. Zo kunt u bijvoorbeeld een set maken van veel gebruikte formulieren bij een bepaalde klacht. In dit hoofdstuk is uitgelegd hoe gebruikers formuliersets kunnen samenstellen. In het volgende hoofdstuk leest u hoe u dat als richtlijnontwikkelaar moet doen. Formuliersets maken door therapeuten U kunt ook zelf formuliersets maken bij een basisverslagleggingsrichtlijn. Dit doet u via de behandelepisode van een patiënt, tabblad "1. Verslaglegging", knop "Opties", optie "Richtlijninstellingen". Hier ziet u voortaan 2 tabbladen. Op tabblad "1. Formulieren" kunt u dezelfde mogelijkheden per formulier per veld instellen die u gewend was. Op tabblad "2. Formuliersets" kunt u formuliersets aanmaken. In de linker lijst "Formuliersets:" voegt u een set met nummer en omschrijving toe. Vervolgens klikt u rechts in de lijst "Formulieren:". Daar kiest u de richtlijn waaruit u formulieren wil gebruiken (uit de richtlijn zelf of uit de gekoppelde meetinstrumentrichtlijn bijvoorbeeld). Daarna kiest u de formulieren die u wilt gebruiken in de set. De formuliersets kunt u in elke behandelepisode gebruiken waarbij u dezelfde verslagleggingsrichlijn heeft gebruikt. Ook medewerkers in dezelfde administratie kunnen gebruik maken van de formuliersets. 40

44 Formuliersets gebruiken door therapeuten Als in een verslagleggingsrichtlijn formuliersets gedefinieerd zijn, ziet u dit als u een een vragenlijst of testverslag toevoegt. Na een klik op het icoon "Vragenlijst toevoegen", wordt het scherm "Selecteren Formulierdefinitie" geopend. U ziet links in het schermdeel "Richtlijnen/formuliersets" een navigatie boomstructuur. Hierin staan alle gekoppelde richtlijnen (zoals een meetinstrumentenrichtlijn bijvoorbeeld) en gedefinieerde formuliersets. De basisverslagleggingsrichtlijn is vet aangegeven. Klik u op de basisverslagleggingsrichtlijn, dan ziet u rechts in het schermdeel "Formulieren:" alle formulieren die in de basisverslagleggingsrichtlijn zitten. Klik u op een formulierset, dan ziet u rechts in het schermdeel "Formulieren:" alleen de vragenlijsten die in de set zitten. Onderin het scherm kunt u in het veld "Zoek op formuliernaam:" een zoekterm intypen. Vervolgens worden alle formulieren getoond waarin de zoekterm voorkomt. Als u bijvoorbeeld zoekt op "pijn" in de fysiotherapierichtlijn, worden onder andere de meetinstrumenten "VAS Pijn / stijfheid" en "Hoofdpijn Impact Test (HIT-6)" getoond. Klik aan de rechterkant op een vragenlijst of testverslag en op de knop "OK"; het formulier wordt toegevoegd. U kunt meerdere formulieren tegelijk selecteren. Houd daarvoor de "Ctrl" toets ingedrukt terwijl u op de verschillende formulieren klikt. Er verschijnt een vinkje vóór het formulier. Voorbeeld 41

45 In het volgende voorbeeld is op een eigen formulierset geklikt. U ziet rechts alle formulieren (in dit geval alleen de vragenlijsten) die daarin opgenomen zijn. Als u een zelf toegevoegde formulierset aanklikt in de navigatie boomstructuur, worden automatisch alle daarin opgenomen formulieren geselecteerd. U kunt de formulieren (vragenlijsten / testverslagen) die u niet wilt toevoegen, uitvinken. Houd daarvoor de "Ctrl" toets ingedrukt terwijl u op de verschillende formulieren klikt. Het vinkje vóór het formulier verdwijnt. Vink zo nodig een (aantal) vragenlijst(en) uit. Klik op de knop "OK"; alle geselecteerde formulieren worden toegevoegd. Oude formulieren Formulieren uit richtlijnen die niet (meer) aanwezig zijn in de database, zullen wel weergegeven worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als u zelf een richtlijn met formulieren heeft gemaakt en deze heeft gebruikt in de verslaglegging. De richtlijn heeft u vervolgens later verwijderd omdat deze overbodig is geworden. Dergelijke formulieren kunnen niet aangepast of toegevoegd worden, maar wel verwijderd. Bij een formulier dat verwijst naar een verwijderde richtlijn of formulier: - is het richtlijnnummer '0'; wordt in kolom "Naam richtlijn" de identificatie van de richtlijn getoond in plaats van de naam; wordt het formuliernummer normaal getoond; wordt de kolom "Naam formulier" leeggelaten; wordt de tekst in de gehele kolom grijs weergegeven. 42

46 12.3 Overzetten veldwaarden Velden in registratieformulieren konden voorheen gevuld worden met een waarde uit bijvoorbeeld het formulier "Aanmelding". Hiervoor was dan een knop beschikbaar boven het veld. Deze functionaliteit kon gebruikt worden om antwoorden die door een patiënt (online) ingevuld waren, over te nemen in een ander formulier. Dit had een aantal nadelen: - boven het veld was een knop beschikbaar om de gegevens over te nemen. Dit maakte een formulier langer / minder overzichtelijk; het overnemen van de waarden moest per veld gebeuren. Hierbij was ook de kans aanwezig dat een veld over het hoofd gezien werd; voor formulieren in een basisrichtlijn werkte dit alleen voor het overnemen van waarden uit een formulier in diezelfde basisrichtlijn. Er is een betere oplossing ontwikkeld. Voor het invullen van antwoorden uit een formulier in andere formulieren wordt voortaan vanuit het bronformulier gestart; oftewel vanuit een online intake vragenlijst bijvoorbeeld. De invulling van velden uit het bronformulier kunnen zo in één keer worden overgenomen naar meerdere doelformulieren. Hoe u dat doet, is hierna beschreven. Overnemen gegevens Bij formulieren kunt u zien, of u de waarde van velden kunt overnemen naar andere formulieren. Onderaan het formulier ziet u dan een knop "Antwoorden verwerken". Deze knop is alleen zichtbaar zijn als er bestemmingen voor de ingevulde gegevens vastgelegd zijn. Deze knop is ook niet beschikbaar als het formulier "Online intake" is aangeboden aan een patiënt voor invulling en nog niet terug is. Als u op de knop drukt, worden de gegevens ingevuld in de bijbehorende formulieren. Een voorbeeld: 43

47 1. Onderaan het formulier "Aanmelding" is de knop "Antwoorden verwerken" toegevoegd. 2. Als u op de knop klikt, en er al iets ingevuld is in een veld in het doelformulier, krijgt u eerst nog een keuze: 3. Klik op "Aanvullen", "Vervangen" of 'Behouden". (De optie "Aanvullen" is alleen beschikbaar als er al iets in het doelformulier was ingevuld.) - Als "Aanvullen" wordt gekozen zal aan de waarde van het veld in het doelformulier een regeleinde worden toegevoegd, gevolgd door de nieuwe waarde. - Als "Vervangen" wordt gekozen, zal de waarde van het veld in het doelformulier worden overschreven. - Als "Behouden" wordt gekozen, blijft de waarde van het veld in het doelformulier zoals die was. 44

48 4. Vervolgens wordt het scherm "Antwoorden verwerken" geopend. Daarin krijgt u een melding van wat overgenomen is Klik op de knop "Sluit". In het doelformulier "Anamnese" zijn de gegevens overgenomen. (In dit geval was er gekozen voor "Vervangen".) Als een formulier vaker wordt toegevoegd, kunnen de waarden alleen overgenomen worden naar het eerste exemplaar van dat formulier Revisies Er is een oplossing ontwikkeld waarmee het mogelijk is om relatief eenvoudige wijzigingen in verslagleggingsrichtlijnen door te voeren, zonder een nieuwe versie van zo'n verslagleggingsrichtlijn te maken. Bij een nieuwe versie moet u immers elke behandelepisode, waar de verslagleggingsrichtlijn gebruikt is, converteren. Een verslagleggingsrichtlijnontwikkelaar kan nu een revisie maken. Hiermee kan hij bijvoorbeeld spel- of rekenfouten corrigeren. Ook kan hij hiermee de verslagleggingsrichtlijn snel aanpassen aan een verandering in een meetinstrumentrichtlijn. Net als bij nieuwe versies van verslagleggingsrichtlijnen die door Intramed zijn gemaakt, krijgt u bericht van een nieuwe revisie van zo'n verslagleggingsrichtlijn. U downloadt en importeert dan de aangepaste verslagleggingsrichtlijn op de gebruikelijke manier. Na het importeren ziet u in het scherm om welke versie en revisie het gaat. 45

49 Bij het importeren van een richtlijn zal worden gecontroleerd of de te importeren versie van de verslagleggingsrichtlijn al aanwezig is. Als dat zo is en de revisie van de aanwezige richtlijn is lager of gelijk aan die van de te importeren richtlijn, wordt de aanwezige verslagleggingsrichtlijn bijgewerkt. Er wordt nog wel om een bevestiging gevraagd; Om er zeker van te zijn, dat u met de meest actuele verslagleggingsrichtlijn werkt, wordt het versieen revisienummer op meerdere plaatsen in Intramed vermeld. Hierdoor kunt u ook zien, met welke verslagleggingsrichtlijn u aan het werk bent of waarmee u gewerkt hebt. - Via menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen] ziet u voortaan het versie-/revisienummer. - Als u een nieuwe behandelepisode aanmaakt, wordt na de keuze ervan bij de verslagleggingsrichtlijn ook het versie-/revisienummer vermeld. - U ziet het versie-/revisienummer ook in de behandelepisode op tabblad "1. Verslaglegging' in het formulier "Behandelepisode". 46

50 - En op een print van een behandelepisode. - Tenslotte wordt ook in het scherm "Behandelepisode converteren" het versie-/revisienummer van bron- en doelrichtlijnen aangegeven. 47

51 Hoofdstuk 13 Verslaglegging voor richtlijnontwikkelaars 13.1 Definiëren Meetinstrumentrichtlijn Meetinstrumenten werden in één richtlijn ontwikkeld en daarna naar meerdere richtlijnen gekopieerd. Deze manier van werken had een aantal nadelen: - als een meetinstrument wordt aangepast, moet deze aanpassing doorgevoerd worden naar alle richtlijnen waarin het meetinstrument zit; een benodigd meetinstrument kan behoren tot een aanvullende richtlijn die u niet (vaak) gebruikt. Dit maakt het zoeken naar het juiste meetinstrument lastig. Om dit op te lossen is een nieuw type richtlijn geïntroduceerd: Meetinstrumenten. Meetinstrumentrichtlijnen kunnen in meerdere basisrichtlijnen gebruikt worden en bevatten vragenlijsten en testverslagen. 1. Ga naar het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen]; het scherm "Verslagleggingsrichtlijnen" wordt geopend Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Verslagleggingsrichtlijn" wordt geopend. Als "Soort:" kiest u voor "Meetinstrumentrichtlijn" Er kunnen geen fasen aangemaakt worden. Ook het tabblad "Formuliersets" is niet beschikbaar. Vul de velden in. Klik op tabblad "2. Formulieren". Hier voegt u vragenlijsten / testverslagen toe. 48