Update documentatie. Intramed versie 8.7. Intramed versie 8.7

Transcriptie

1 Update documentatie Intramed versie 8.7 Intramed versie 8.7

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Agenda Behandelserie openen via agenda...1 Hoofdstuk 2 Behandelserie automatisch toevoegen Behandelserie automatisch toevoegen...2 Hoofdstuk 3 Effectiviteitstraject Rapportage effectiviteitstraject...3 Hoofdstuk 4 Managementrapportages Wijzigingen in managementrapporten...6 Hoofdstuk 5 Medisch Specialistische Zorg (MSZ) Privacyverklaring MSZ MSZ behandelseries afsluiten MSZ declareren...16 Hoofdstuk 6 Takenoverzicht Alleen eigen taken tonen...20 Hoofdstuk 7 Wachtwoorden in Intramed Wachtwoorden - praktijkhouders / systeembeheerders Wachtwoorden - medewerkers...28 Hoofdstuk 8 Verslaglegging Richtlijnen en protocollen...31 III

3 Hoofdstuk 1 Agenda 1.1 Behandelserie openen via agenda Voortaan kun je bij een behandeling direct de bijbehorende behandelserie openen. Daarvoor is de optie "Behandelserie inzien" toegevoegd aan de knop "Schermen" (sneltoets Alt + F3). De behandelserie wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". 1

4 Hoofdstuk 2 Behandelserie automatisch toevoegen 2.1 Behandelserie automatisch toevoegen In Intramed kun je op verschillende manieren een nieuwe behandelepisode toevoegen. Als je de agendafunctie niet gebruikt, doe je dat meestal via tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens. Na het toevoegen van de behandelepisode moest je vervolgens een behandelserie aanmaken, zodat behandelingen gepland en gedeclareerd kunnen worden. Voortaan wordt automatisch een behandelserie toegevoegd, wanneer je via deze weg een nieuwe behandelepisode toevoegt Ga naar tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens. Klik op het icoon "Voeg toe". In het scherm "Nieuwe behandelepisode" is het veld "Begindatum:" toegevoegd. De datum die je bij dit veld invult, is ook de begin-, aanmeld- en verwijsdatum van de behandelserie. Naast het veld "Behandelaar:", is nu ook het veld "Codelijst:" een verplicht veld geworden. Deze gegevens worden ook overgenomen in de automatisch toegevoegde behandelserie. Klik op de knop "OK' om de nieuwe behandelepisode en -serie toe te voegen; de nieuwe behandelepisode opent op tabblad "1. Verslaglegging". 2

5 Hoofdstuk 3 Effectiviteitstraject 3.1 Rapportage effectiviteitstraject Fysiotherapiepraktijken die 2 of meer opeenvolgende keren Plus audits met positief resultaat hebben doorlopen, kunnen zich aanmelden voor het EffectiviteitsTraject. Voor meer informatie over het EffectiviteitsTraject, klik hier. In Vragenlijst 1 van het EffectiviteitsTraject moeten vragen beantwoord worden over behandelaantallen, behandelgemiddelde per therapie en resultaten per gebruikt meetinstrument. Om dit mogelijk te maken, is een nieuw managementrapport ontwikkeld en zijn behandelrichtlijnen aangepast. Om antwoord te geven op de vragen in Vragenlijst 1, kun je het rapport "EffectiviteitsTraject" gebruiken, met de volgende uitzonderingen: Bij vraag 3 wordt gevraagd om deze behandelprotocollen toe te zenden. Ons Service Centrum kan je helpen bij beantwoording van deze vraag. (We zijn bezig om ervoor te zorgen dat je dit zelf kunt printen.) Bij vraag 6 wordt gevraagd wat het percentage patiënten is, die qua behandelaantallen of tijdspad langer behandeld worden dan waarin het behandelprotocol voorziet. De auditbureaus kunnen nog geen eenduidig antwoord geven over wanneer een behandeltraject bestempeld moet worden als afwijkend. Deze vraag staat nog open. Bij vraag 8 wordt gevraagd of je binnen de praktijk inzicht hebt verkregen in de klinimetrische uitkomsten in relatie tot de gekozen behandelindicatie. Deze gegevens kun je (nog) niet uit Intramed halen, maar wel uit ParaBench. Klik hier voor meer informatie over dit product. Vragen 9 t/m 12 kunnen niet geautomatiseerd worden. Managementrapport "EffectiviteitsTraject" importeren Het nieuwe managementrapport kun je toevoegen aan de administratie Klik hier om naar de downloadpagina van Intramed te gaan. Download het managementrapport "EffectiviteitsTraject". Ga naar [Systeem], [Ontwerpen], [Managementrapporten], [Rapportontwerpen]. Klik op de knop "Opties", optie "Rapport importeren". Zoek en klik op het "EffectiviteitsTraject". Klik op de knop "Openen"; u keert terug in het scherm "Managementrapporten". Sluit de schermen. Managementrapport "EffectiviteitsTraject" printen Ga naar menu [Rapporten], [Statistisch], [Managementinformatie...]; de wizard "Managementrapporten" wordt geopend. Klik op het "EffectiviteitsTraject". Klik op de knop "Volgende". 3

6 4. 5. Vul de velden in en bepaal daarmee over welke periode u de managementinformatie wilt afdrukken. Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend. 6. Vul het veld "Verzekeraar:" in; klik op de pijlknop "Selecteren Verzekeraar" op de betreffende verzekeraar, en klik op de knop "OK". Klik op de knop "Voltooien"; het scherm "Managementrapport" wordt geopend. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. achter het veld. Klik in het scherm Het rapport bestaat uit meerdere pagina's In het rapport wordt de top-12 behandelindicaties getoond. Je kunt zelf een keuze maken welke 5 behandelindicaties je mee wilt nemen in het EffectiviteitsTraject. Als je bij de rubriek "Uitvoer" hebt gekozen voor "Scherm", dan kun je zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon om het rapport als PDF te bewaren. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op.

7 Wijzigingen in managementrapportages Voor het managementrapport "EffectiviteitsTraject" zijn een aantal velden toegevoegd aan de managementrapporttabel. Zoals eerder vermeld, kun je voor het EffectiviteitsTraject een ontwerp downloaden. Je hoeft dus niet zelf de nieuwe velden in te stellen. Maar je kunt de velden natuurlijk ook in andere managementrapporten gebruiken. Zie het onderwerp "Wijzigingen in managementrapportages", of klik hier. Wijzigingen in behandelrichtlijnen Voor het managementrapport "EffectiviteitsTraject" moest er ook een verschil gemaakt worden tussen een behandelprotocol en behandelrichtlijn. In de verslagleggingsrichtijnen die wij ontwerpen, zorgen onze richtlijnbouwers voor de juiste instellingen. Maar als je zelf behandelrichtlijnen maakt, kun je de nieuwe instelling natuurlijk ook gebruiken. Zie het onderwerp "Richtlijnen en protocollen", of klik hier. 5

8 Hoofdstuk 4 Managementrapportages 4.1 Wijzigingen in managementrapporten Aan de managementrapportages zijn een aantal velden toegevoegd. Je eigen managementrapporten kun je hiermee uitbreiden. Zo kun je bijvoorbeeld inzicht krijgen in het aantal klachten bij een bepaalde verwijsdiagnosecode. Open een managementrapporttabel via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Managementrapporten], [Tabellen] en dubbelklik op een managementrapporttabel. Wijzigingen in kolommen Bij de kolommen van een managementrapporttabel kun je voortaan instellen of de gegevens gesorteerd moeten worden op basis van de betreffende kolom. Als er bij meerdere kolommen "Ja" ingevuld is bij het veld "Sorteren", wordt het managementrapport gesorteerd op de eerste kolom in het rapport waarbij de sortering op "Ja" staat. Wijzigingen in regels 6

9 In de tabel "Regels:" zijn 6 nieuwe kolommen toegevoegd: Kolom Omschrijving Splits diagnose Als de kolom "Verw.diagn." is ingevuld, kan het nieuwe veld "Splits diagnose" ingevuld worden. Als je kiest voor "Ja", wordt iedere unieke verwijsdiagnosecode op een aparte regel weergegeven. In het managementrapport staat de diagnosecode dan tussen haakjes achter de omschrijving. Max.regels Dit veld is alleen beschikbaar als bij het veld "Splits diagnose" gekozen is voor "Ja". Typ in, hoeveel regels maximaal afgedrukt mogen worden. Protocol.gebr Als je kiest voor "Ja", worden alle klachten waarbij gebruik gemaakt is van een protocol weergegeven in het rapport. Richtlijn.gebr Als je kiest voor "Ja", worden alle klachten waarbij gebruik gemaakt is van een behandelrichtlijn weergegeven in het rapport. Beh.plan.gebr. Als je kiest voor "Ja", wordt een klacht alleen weergegeven in het rapport als er minimaal 1 doel en 1 verrichting gebruikt is in het behandelplan. Max.meetinstr.gebr Als je dit veld invult (getal van 0 t/m 9), wordt een tabel getoond met het aantal klachten waarbij gebruik gemaakt is van meetinstrumenten. Als je "Geen" invult, wordt het aantal klachten getoond waarbij meetinstrumenten gebruikt zijn (dus ongeacht het aantal). 7

10 Kolom 8 Omschrijving

11 Hoofdstuk 5 Medisch Specialistische Zorg (MSZ) 5.1 Privacyverklaring MSZ Als een MSZ-patiënt een privacyverklaring heeft getekend, kan dat voortaan vastgelegd worden in Intramed. Daarvoor is op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens een veld toegevoegd. Dit veld is alleen zichtbaar als een codelijst van het type "Medisch Specialistische Zorg" in de administratie aanwezig is Ga naar tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens. Vink het vak "Maakt gebruik van privacyverklaring MSZ" aan, als de patiënt gebruik maakt van de privacyverklaring. Een aantal gegevens van deze patiënt wordt dan niet meegenomen met de declaratie. De getekende privacyverklaring kun je inscannen en op tabblad "6. Documenten" toevoegen. 5.2 MSZ behandelseries afsluiten In de vorige versie van Intramed is het volledige administratie- / registratieproces toegevoegd. Vanaf deze versie kunnen de declaraties verwerkt worden. Daarvoor zijn nieuwe velden beschikbaar in de behandelserie en is een nieuwe online dienst toegevoegd. Daarbij is er ook een rubriek in de praktijkgegevens toegevoegd, die eenmalig ingevuld moet worden. Vervolgens kan de behandelserie afgesloten worden. Zie ook het onderwerp "Sportgeneeskunde instellen en gebruiken", of klik hier. Zie ook het onderwerp "Revalidatiegeneeskunde instellen en gebruiken", of klik hier. Nieuwe velden in behandelserie Op tabblad 1 van de behandelserie zijn de velden "Binnenkomst:" en "Zorgtype:" toegevoegd. Dit zijn verplichte velden en moeten daarom ingevuld zijn - anders kan de behandelserie niet afgesloten worden. Ook is de knop "Afsluiten" nu beschikbaar. 9

12 Nieuwe online dienst Aan de hand van een aantal gegevens die je in de behandelserie en -episode hebt ingevuld, moet het zorgproduct bepaald worden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde "Externe Grouper" van VECOZO. Om contact te kunnen maken met deze externe grouper, is automatisch een nieuwe online dienst toegevoegd. Praktijkgegevens In de praktijkgegevens is de rubriek "Medisch Specialistische Zorg" toegevoegd. Deze moet ingevuld zijn, voordat je behandelseries kunt afsluiten Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].

13 2. 3. Vul de rubriek "Medisch Specialistische Zorg" in. Veld Omschrijving UZI Register Abonnee nr.: Typ hier je UZI-register Abonnee nummer in. Dit nummer kun je aanvragen bij het UZI-register. Sub-OID: Op de achtergrond is automatisch een OID (Object Identifier) aangemaakt, die nodig is voor het bepalen van de productgroepcode (en vervolgens het NZa tarief). Maar als je gebruik wilt maken van een eigen OID (aanvragen via de website kan deze bij dit veld ingevuld worden. Zorg er ook voor, dat de velden "AGB-praktijkcode:" en "AGB-instellingscode:" zijn ingevuld. De rubriek "Medische Specialistische Zorg" is alleen zichtbaar als een codelijst "Medische Specialistische Zorg" in de administratie aanwezig is. Behandelserie afsluiten Je kunt een behandelserie (= DBC) om verschillende redenen afsluiten: - nadat de hele behandeling van de patiënt afgebroken wordt; nadat de laatste behandeling gegeven is; na 90 of 120 dagen. 11

14 Pas als de behandelserie afgesloten is, kan deze gedeclareerd worden. Via een wizard wordt de behandelserie afgesloten, waarbij ook de productgroepcode bepaalt wordt. Deze code is noodzakelijk om de behandelserie te kunnen declareren. 1. Klik rechtsboven in de behandelserie op de knop "Afsluiten"; de wizard "Afsluiten van een behandelserie" wordt geopend. De velden worden gevuld met gegevens uit tabblad "1. Behandelserie". De onjuist, of niet ingevulde velden worden in het rood weergegeven. 2. In het eerste scherm van de wizard is de knop "Vorige" natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina's wel. Door hierop te klikken, kun je altijd één stap terug. Vul de velden in. Veld Omschrijving Patiënt: Automatisch worden patiëntnummer en -naam ingevuld; je kunt dit niet wijzigen. Zorgtype: Hier wordt het zorgtype overgenomen van tabblad "1. Behandelserie". Dit is de aanleiding van de zorg. Als je het zorgtype hier wijzigt, wordt dat overgenomen op tabblad "1. Behandelserie". Reden einde zorg Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren MSZ DBC: Afsluitreden" op de betreffende afsluitreden en klik op de knop "OK". 12

15 Veld Omschrijving Afsluitdatum: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de betreffende datum waarop de behandelserie afgesloten is en klik op de knop "OK". De afsluitdatum mag nooit in de toekomst liggen; veelal wordt de huidige datum ingevuld. Intramed controleert of de uiterste einddatum van de behandelserie gerespecteerd wordt (tot 90 of 120 dagen na de begindatum) Klik op de knop "Volgende"; de tweede bladzijde wordt geopend. Hier zie je een aantal controle punten. Punten waaraan niet voldaan wordt, zijn met een rood kruis aangegeven. Klik zo nodig op de knop "Annuleren" en voer de ontbrekende gegevens in. Start daarna de wizard opnieuw. Klik op de knop "Volgende" tot de volgende bladzijde met controle punten. Punten waaraan niet voldaan wordt, worden ook weer met een rood kruis aangeduid. Los zo nodig problemen op en start het afsluiten opnieuw. 13

16 6. Klik op de knop "Volgende"; Als er meerdere certificaten aanwezig zijn, wordt een keuze scherm geopend: 7. Klik op het systeemcertificaat (de omschrijving van zo'n certificaat bestaat uit veel cijfers); het scherm "Bevestig" wordt geopend. 8. Klik op "Ja" als je wilt dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan, als je nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen; het volgende scherm wordt geopend. In dit scherm zie je het resultaat van de externe grouper: onder andere de berekende productgroep en het NZa-tarief. 14

17 Als er fouten gevonden zijn, wordt het scherm "Gevonden bevindingen" geopend. Los de fouten op en doorloop opnieuw de wizard. Je kunt het scherm "Gevonden bevindingen" open laten staan bij het oplossen van het probleem, maar je kunt het bestand ook opslaan via de knop "Bewaren". Klik op de knop "Voltooien"; in het geval van "Reden einde zorg DBC:", 12 "Afsluiten zorgtype 11 of 21 wegens het bereiken van de maximale looptijd", wordt het scherm "Bevestig" geopend. 11. Klik op de knop "Ja" om direct een vervolg-behandelserie aan te maken. Kies anders voor "Nee"; het laatste scherm van de wizard wordt getoond. 12. Klik op de knop "Sluiten"; je keert terug naar de behandelserie. Er zijn nu een aantal wijzigingen doorgevoerd: - Bovenin het scherm wordt de status op "Afgesloten" gezet en de afsluitdatum is ingevuld. - De knop "Afsluiten" is veranderd in "Opnieuw openen". - Rechts onderin het scherm zijn de velden onder "Verzekerde zorg" gevuld. - Op tabblad "5. Declaratietraject" is het betreffende declaratiemoment ingevuld. Klik op de knop "Sluiten"

18 Aan een afgesloten behandelserie (DBC) kunt u niets meer wijzigen. Probeert u dit wel, dan krijgt u een melding als: Vervolg-behandelserie Bij het aanmaken van een vervolg behandelserie (DBC), sluit de begindatum voortaan automatisch aan op de einddatum van de voorgaande DBC. Afhankelijk van de huidige datum of agenda-datum, is de begindatum aansluitend op de einddatum van de voorgaande DBC, 120 later of 240 dagen later: - Bij een datum tussen de einddatum en 120 dagen, wordt de begindatum aansluitend gemaakt. Tussen 120 en 240 dagen wordt de begindatum 120 dagen na de einddatum gezet. Tussen 240 en 360 dagen worden de begindatum 240 dagen na de einddatum gezet. Na 360 wordt er een waarschuwing gegeven dat de begindatum maximaal 240 dagen na het einde van de voorgaande mag liggen. De begindatum wordt dan ook 240 dagen na de einddatum gezet. Bij het bewaren van de behandelserie wordt nogmaals gecontroleerd of de begindatum nog overeenkomt met de einddatum van de voorgaande behandelserie. Is dat niet het geval, wordt een foutmelding gegeven. 5.3 MSZ declareren Als je behandelseries hebt afgesloten (zie het vorige onderwerp), kun je de behandelseries declareren. Eventuele niet-verzekerde zorg wordt gefactureerd via patiëntnota's. Speciaal voor de MSZ is een nieuw type nota lay-out toegevoegd. Deze kun je toevoegen via de nota-ontwerpen. Tarief Bij het afsluiten van de behandelserie is het NZa-tarief bepaald. Zo nodig kun je afwijken van dit tarief. In het contract kun je namelijk de tariefafspraken met de verzekeraar vastleggen. Zie daarvoor de help-documentatie "Contract wijzigen" en klik zo nodig door naar de informatie over de individuele tabbladen, of klik hier. Declareren naar verzekeraars De eerst stap in het declaratieproces, is het controleren van alle voor de declaratie van belang zijnde gegevens. Dat doe je via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...] en klik op de knop "Gegevens controleren en aanvullen". Klik hier voor meer informatie. Vervolgens kunnen de behandelseries gedeclareerd worden. Dit gaat op de reguliere wijze (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ZH308 declaratiestandaard. Voor meer informatie over het declareren naar verzekeraars klik je hier. 16

19 Factureren naar patiënten (inclusief nieuw nota-ontwerp) De niet-verzekerde zorg wordt via patiëntnota's gefactureerd. Ook dit gaat op de reguliere wijze (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota's...]). Klik hier voor meer informatie over het opbouwen van de nota's. - Nieuw nota-ontwerp Daarbij wordt gebruik gemaakt van een nota lay-out. Daarop moet een aantal kenmerken vermeld zijn, zoals de diagnosecode, declaratiecode, zorgproduct, afsluitreden etc. Daarvoor is een nieuw type lay-out toegevoegd. Om een patiëntnota aan te kunnen maken, is het dus nodig dat je een nieuw nota-ontwerp toevoegt op basis van dit nieuwe type. Op onze website vind je een nota-ontwerp, die je vervolgens kunt importeren: Ga naar Filter op "Ontwerpen". Download het nota-ontwerp "Nota voor MSZ". Ga in Intramed naar menu [Systeem], [Ontwerpen], [Rapporten]. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon. Vul het veld "Naam:" in. Kies bij de velden "Soort rapport:" voor "Nota" en "Soort nota:" voor "Per declaratieregel (incl. zorgactiviteiten MSZ). 17

20 8. Klik vervolgens op de knop "Ontwerp"; het scherm "Rapportontwerp" wordt geopend. 9. Klik op het icoon "Openen" ; het scherm "Rapportontwerp importeren" wordt geopend. Zoek en klik op het opgeslagen rapportontwerp. Klik op de knop "Openen"; het rapportontwerp wordt geopend. Pas het ontwerp zo nodig nog naar eigen wens aan Vervolgens kun je kiezen wanneer de nieuwe nota lay-out gebruikt moet worden: - 18 stel de lay-out in op tabblad "3. Nota instellingen" van de systeemgegevens, om het ontwerp standaard voor alle nota's te gebruiken. stel de lay-out in op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens, om de nota lay-out alleen bij een specifieke medewerker te gebruiken.

21 - stel de lay-out in op tabblad "7. Codelijstinstellingen" van de medewerkergegevens, om de layout alleen te gebruiken bij een specifieke medewerker én codelijst (Revalidatiezorg of Sportgeneeskunde). Voeg daarvoor een nieuwe regel toe en vul de velden in: 19

22 Hoofdstuk 6 Takenoverzicht 6.1 Alleen eigen taken tonen Medewerkers van gebruikersgroep 1 "Praktijkhouder", zagen in hun takenoverzicht altijd alle taken van alle medewerkers. Voortaan kun je instellen, dat je alleen je eigen taken wilt laten tonen. Medewerkers die niet tot de gebruikersgroep 1 "Praktijkhouder" behoren, zien altijd alleen hun eigen taken. De optie is voor die medewerkers dus ook niet beschikbaar Ga naar menu [Bestand], [Takenoverzicht] of klik op het icoon in de werkbalk. De naam van de optie "Periode instellen" is gewijzigd in "Instellingen". Klik hier op, via de knop "Opties". Vink de nieuwe optie "Taken van alle medewerkers tonen" uit. Klik op de knop "OK"; je ziet alleen nog je eigen taken in het takenoverzicht. 20

23 Hoofdstuk 7 Wachtwoorden in Intramed 7.1 Wachtwoorden - praktijkhouders / systeembeheerders Het volgende onderwerp is alleen van toepassing als u tot gebruikersgroep 1 behoort (praktijkhouder of systeembeheerder). Momenteel wordt er door verschillende partijen veel aandacht besteed aan het beveiligen van gegevens. Een belangrijk onderdeel daarvan, is het wachtwoord waarmee je in Intramed inlogt. Er zijn een aantal minimale eisen op het gebied van veilig wachtwoordgebruik: - een gebruikersnaam en wachtwoord moeten verplichte velden zijn; het instellen van een nieuw wachtwoord moet altijd bevestigd worden, door het wachtwoord nogmaals in te typen; gebruik van bijna dezelfde wachtwoorden voorkomen (zoals "Welkom01", "Welkom02" etc.); er moet een minimale wachtwoordlengte zijn; uitsluiting van inloggen voor een bepaalde tijd, na een aantal mislukte pogingen. Vanaf deze versie hebben we het eenvoudiger gemaakt, om aan de eisen van veilig wachtwoord gebruik te voldoen. De eerste 2 eisen zijn in Intramed geregeld. Voor de laatste 3 eisen wilden we geen regels opleggen. Daarentegen hebben we ervoor gezorgd dat je per administratie kunt instellen in welke mate je aan de veiligheidseisen wilt voldoen. Je kunt bijvoorbeeld instellen hoe sterk het wachtwoord minimaal moet zijn en hoeveel pogingen iemand heeft om zijn wachtwoord correct in te typen. Als je gebruik wilt maken van Intramed mobiel (binnenkort beschikbaar), is het verplicht om met een veilig wachtwoord te werken (een sterkte van 60% of hoger). Systeemgegevens In de systeemgegevens kun je voortaan aangeven hoe strikt de veiligheidseisen zijn voor het wachtwoord. Daarvoor is het nieuwe tabblad "a. Account" toegevoegd Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Klik op het nieuwe tabblad "a. Account" (meest rechter tabblad). 3. Vul de velden in. 21

24 Veld Omschrijving Wijzigen na (dagen): Typ hier het aantal dagen in, waarna elke medewerker zijn wachtwoord opnieuw moet instellen. Als je "0" invult, verloopt het wachtwoord nooit. Waarschuwen voor (dagen): Typ hier het aantal dagen in, vanaf wanneer je een melding wilt laten tonen dat binnenkort het wachtwoord gewijzigd moet worden. Uitschakelen na (dagen): Typ het aantal dagen in. Na dit aantal wordt een account met verlopen wachtwoord uitgeschakeld. De status van een uitgeschakelde account kun je altijd weer wijzigen in "Actief". Aantal pogingen: Typ in hoe vaak een medewerker mag proberen zijn wachtwoord in te vullen. Als dit aantal bereikt is, wordt het account tijdelijk geblokkeerd en moet een nieuw wachtwoord ingevoerd worden. Blokkeertijd (UU:mm:ss): Typ in, hoe lang een account geblokkeerd moet blijven bij het overschrijden van het aantal pogingen. Als je 00:00:00 invult, blijft de account geblokkeerd voor de medewerker en kan het account alleen ontgrendeld worden door de praktijkhouder of systeembeheerder. Minimum sterkte: Typ het percentage in, wat de minimale sterkte van het wachtwoord moet zijn binnen de praktijk. Medewerkers kunnen dan alleen een wachtwoord instellen die deze sterkte of hoger is. Sterkte van het wachtwoord De indicatiebalk geeft aan hoe sterk het wachtwoord is. - Factoren die een positief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Lengte (minimaal 8 karakters) Het gebruik van hoofdletters, kleine letters en cijfers Het gebruik van symbolen & etc.) Het gebruik van cijfers en symbolen midden in het wachtwoord 22

25 Veld Omschrijving - Factoren die een negatief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Het gebruik van alleen letters, cijfers of symbolen Het gebruik van dezelfde karakters achter elkaar (bijvoorbeeld AA!!33) Opeenvolgende letters, cijfers of symbolen Standaard combinaties op het toetsenbord (bijvoorbeeld qwerty) Gebruik van minimaal 3 opeenvolgende tekens die ook in de gebruikersnaam voorkomen Wachtwoord geschiedenis: Typ in hoeveel wachtwoorden per medewerker onthouden moeten worden, om te voorkomen dat wachtwoorden hergebruikt worden. Gebruikeraccounts Alle gebruikers van Intramed (medewerkers en patiënten) hebben vanaf nu een gebruikersaccount. Alle gebruikersaccounts zijn voor de praktijkhouder of systeembeheerder beschikbaar in de gelijknamige tabel. Hierin worden alle inloggegevens bewaard. Als een medewerker zijn wachtwoord vergeten is, kun je via deze weg een nieuw, tijdelijk, wachtwoord aanmaken. 1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts]. Op tabblad "1. Medewerkers" staan alle medewerkeraccounts en op tabblad 2 alle patiëntaccounts. Vanuit dit scherm kunnen de gegevens beheerd worden. 23

26 2. Via de knop "Opties", "Wachtwoord wijzigen" kun je een nieuw, tijdelijk, wachtwoord genereren voor een medewerker;het scherm "Gebruikersaccount" wordt dan geopend. Vul de velden in en klik op de knop "OK". Let er op dat bij het veld "Uw wachtwoord:" je eigen wachtwoord ingevuld moet worden. Dus niet het wachtwoord van de betreffende medewerker. Bij het ingeven van een tijdelijk wachtwoord wordt geen controle uitgevoerd op de sterkte van een wachtwoord. Ook wordt het tijdelijke wachtwoord niet toegevoegd aan de geschiedenis. 3. Je kunt ook dubbel klikken op een gebruikersaccount om de gegevens in te zien. Veld Omschrijving Gebruikersaccountnr: Dit is het nummer van het gebruikersaccount. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kun je niet wijzigen. Gebruikersnaam: Dit is de gebruikersnaam waarmee de medewerker inlogt. Deze naam kun je wijzigen. Soort gebruiker: Hier zie je of het een medewerker of patiënt betreft. Dit kun je niet wijzigen. Naam: Hier wordt de naam van de medewerker getoond. Gebruikersgroepnr: Dit is de gebruikersgroep. Klik op de pijlknop deze zo nodig te wijzigen. 24 achter het veld om

27 Veld Omschrijving Status: Klik op de pijlknop achter het veld en wijzig zo nodig de status. Medewerkers met de status "Uitgeschakeld" kunnen niet meer inloggen en krijgen de volgende melding: Het wijzigen van de status is bijvoorbeeld handig bij een vaste vervanger. Je hoeft deze persoon dan niet uit dienst te nemen, maar kunt er op deze manier wel voor zorgen dat hij niet meer kan inloggen. Als de vervanger weer komt werken, kan de status weer aangepast worden naar "Actief". 4. Ook hier kun je in het scherm "Gebruikersaccount" via de knop "Opties", "Wachtwoord wijzigen" een nieuw, tijdelijk, wachtwoord genereren voor een medewerker; het scherm "Gebruikersaccount" wordt dan geopend. Vul de velden in en klik op de knop "OK". Let er op dat bij het veld "Uw wachtwoord:" je eigen wachtwoord ingevuld moet worden. Dus niet het wachtwoord van de betreffende medewerker. Ga naar tabblad "2. Patiënten". 5. Op dit tabblad worden alle patiëntaccounts getoond. Dubbelklik op een gebruikersaccount om de gegevens in te zien. 25

28 Veld Omschrijving Gebruikersaccountnr: Dit is het nummer van het gebruikersaccount. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kun je niet wijzigen. Gebruikersnaam: Dit is de gebruikersnaam waarmee de patiënt inlogt op het online patiëntenportaal. Deze naam kun je wijzigen. Soort gebruiker: Hier zie je of het een medewerker of patiënt betreft. Dit kun je niet wijzigen. Naam: Hier wordt de naam van de patiënt getoond. Status: Hier wordt de status van het account getoond. U kunt alleen de status van "Actief" naar "Uitgeschakeld" wijzigen. Klik daarvoor op de pijlknop achter het veld. Andersom kan niet: Een patiëntaccount kan, zoals gebruikelijk, actief gemaakt worden op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens door middel van de knop "Online wachtwoord genereren". Als de optie "Online toegang toegestaan" wordt uitgevinkt op hetzelfde tabblad, wordt het gebruikersaccount automatisch uitgeschakeld. Medewerkergegevens Zoals gebruikelijk kun je het wachtwoord ook wijzigen via de medewerkergegevens. Hier zijn ook een aantal zaken gewijzigd Ga naar menu [Systeem], [Organistatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.

29 2. Het veld "Wachtwoord:" is vervangen door de knop "Wachtwoord wijzigen". 3. Als de velden "Gebruikersnaam:" en "Groep:" zijn ingevuld, wordt een nieuw gebruikersaccount aangemaakt. Ook is het voortaan verplicht om het veld "Achternaam:" in te vullen. Daarom is de rubriek "Naam" verplaatst van tabblad 2 naar tabblad 1. Daardoor is ook tabblad "2. NAW" hernoemd naar "2. Overig/Postbussen". 4. Nieuwe medewerker Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker, is de knop "Wachtwoord wijzigen" niet beschikbaar. In plaats daarvan zie je het veld "Wachtwoord:". Hierin typ je het tijdelijke wachtwoord van de nieuwe medewerker in. Het veld "Wachtwoord:" mag leeg gelaten worden bij een nieuwe medewerker. Als de medewerker inlogt, krijgt hij de melding: 27

30 Als de medewerker op de knop "OK" klikt, kan hij het wachtwoord direct wijzigen: Medewerker uit dienst Als een medewerker uit dienst genomen is, wordt het gebruikersaccount automatisch uitgeschakeld. Deze kan ook niet meer geactiveerd worden. Als de medewerker toch probeert in te loggen, krijgt hij een foutmelding: 7.2 Wachtwoorden - medewerkers Momenteel wordt er door verschillende partijen veel aandacht besteed aan het beveiligen van gegevens. Een belangrijk onderdeel daarvan, is het wachtwoord waarmee je in Intramed inlogt. Er zijn een aantal minimale eisen op het gebied van veilig wachtwoordgebruik: - een gebruikersnaam en wachtwoord moeten verplichte velden zijn; het instellen van een nieuw wachtwoord moet altijd bevestigd worden, door het wachtwoord nogmaals in te typen (om zelf uitsluiting te voorkomen); gebruik van bijna dezelfde wachtwoorden voorkomen (zoals "Welkom01", "Welkom02" etc.) er moet een minimale wachtwoordlengte zijn; uitsluiting van inloggen voor een bepaalde tijd, na een aantal mislukte pogingen. Vanaf deze versie hebben we het eenvoudiger gemaakt, om aan de eisen van veilig wachtwoord gebruik te voldoen. De eerste 2 eisen zijn in Intramed geregeld. De laatste 3 eisen zijn door de praktijkhouder / systeembeheerder ingesteld. Als je het wachtwoord vergeten bent, of als je tijdelijk buitengesloten bent, kan de praktijkhouder / systeembeheerder een nieuw, tijdelijk, wachtwoord aanmaken. Eigen wachtwoord wijzigen Voortaan kun je je wachtwoord wijzigen via de nieuwe menu-optie "Wachtwoord wijzigen". 28

31 1. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Wachtwoord wijzigen]; het scherm "Gebruikersaccount..." wordt geopend. 2. Vul de velden in: Veld Omschrijving Uw wachtwoord: Typ het huidige wachtwoord in. Nieuw wachtwoord: Typ het nieuwe wachtwoord in. De praktijkhouder of systeembeheerder bepaalt hoe sterk het wachtwoord minimaal moet zijn. Sterkte van het wachtwoord De indicatiebalk geeft aan hoe sterk het wachtwoord is. - Factoren die een positief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Lengte (minimaal 8 karakters) Het gebruik van hoofdletters, kleine letters en cijfers Het gebruik van symbolen & etc.) Het gebruik van cijfers en symbolen midden in het wachtwoord - Factoren die een negatief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Het gebruik van alleen letters, cijfers of symbolen Het gebruik van dezelfde karakters achter elkaar (bijvoorbeeld AA!!33) Opeenvolgende letters, cijfers of symbolen Standaard combinaties op het toetsenbord (bijvoorbeeld qwerty) Gebruik van minimaal 3 opeenvolgende tekens die ook in de gebruikersnaam voorkomen Herhaal wachtwoord: Typ nogmaals het nieuwe wachtwoord in. 29

32 3. Klik op de knop "OK" om het nieuwe wachtwoord te bewaren. Wachtwoord verlopen De praktijkhouder of systeembeheerder bepaalt wanneer je een nieuw wachtwoord moet instellen (bijvoorbeeld 1 keer per 6 maanden). Als je inlogt, krijg je een waarschuwing dat het wachtwoord bijna verloopt: Of een melding dat het wachtwoord al verlopen is: Als u op "Ja' of "OK" klikt, wordt het scherm "Gebruikersaccount..." geopend waarin je het wachtwoord kunt wijzigen: 30

33 Hoofdstuk 8 Verslaglegging 8.1 Richtlijnen en protocollen Voortaan wordt in de behandelplantabel onderscheid gemaakt tussen een richtlijn en een protocol. Een richtlijn is een aanbeveling voor het te volgen behandelplan, waarvan je dus mag afwijken. Maar een protocol is een voorschrift, waarvan je niet mag afwijken. Als je een behandelrichtlijn selecteert, zie je in de nieuwe kolom of het een "Protocol" (Ja / Nee) betreft. Als je vervolgens een behandelrichtlijn of -protocol hebt gekozen, zie je dat terug in de eerste regel van de tabel. Bij een protocol kun je in de behandelplantabel géén regels wijzigen of verwijderen. Bij een richtlijn kun je wel regels wijzigen en verwijderen. Speciaal voor bouwers van verslagleggingsrichtlijnen In de verslagleggingsrichtijnen die wij ontwerpen, zorgen we voor de juiste instellingen. Maar in je eigen behandelrichtlijnen kun je ook instellen of het een protocol of richtlijn betreft Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen] en dubbelklik op de betreffende verslagleggingsrichtlijn. Ga naar tabblad "4. Behandelrichtlijnen". 31

34 3. 32 Kies of het om een "Protocol" gaat (Ja/Nee).