Als u via een servicebureau wilt declareren, moet u eerst een aantal instellingen doen.

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Servicebureau instellen en gebruiken Declaraties naar verzekeraars en patiëntnota's kunt u laten afhandelen door een servicebureau zoals NotaCollect of Famed (ook wel geschreven als "NotaCollect" en "Famed"). Het afhandelen van declaraties naar verzekeraars wordt "clearing" genoemd, en van patiëntnota's "factoring". In Intramed kunt u declaratiebestanden voor zowel clearing als factoring maken, die u vervolgens kunt versturen naar uw servicebureau. Daarvoor is het nodig dat u eerst een service bureau in uw administratie aanmaakt en enkele instellingen nakijkt / aanpast. Instellingen vooraf Als u via een servicebureau wilt declareren, moet u eerst een aantal instellingen doen. U moet een servicebureau toevoegen en een opslagmap instellen voor declaratiebestanden. U kunt per medewerker instellen of de declaraties van deze therapeut worden gedeclareerd via een servicebureau. Het is dus ook mogelijk om binnen uw administratie verschillende servicebureaus in te stellen. Deze instelling wordt toegepast bij alle verzekeraars en/of patiënten, waar de medewerker aan declareert / factureert. Bij medewerkers van het type "Vervanger" of "Stagiair" kunt u geen servicebureau instellen: deze medewerkers mogen niet zelf declareren. Servicebureau toevoegen Voordat u via clearing en/of factoring kunt declareren, moet in Intramed een servicebureau ingesteld zijn. Het servicebureau stelt u in bij "Instellingen/Adressen". Ga naar menu [Bestand], [Instellingen/Adressen] het scherm "Instellingen/Adressen" wordt geopend,. 1

2 Dubbelklik op een bestaand servicebureau om deze te wijzigen OF druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Instelling/adres" wordt geopend. Vul de velden in de rubriek "Declaratiegegevens" in natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Servicebureau: Klik in het veld daarachter op de knop en klik op "Ja". U ziet nu 3 speciale velden: Declaratiemethode: Hier wordt standaard "Papier" ingevuld u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop achter het veld, en klik op de betreffende declaratiemethode. Als u kiest voor DPay, is het veld "Decl. Online dienst:" beschikbaar. Klik dan op de pijlknop achter het veld, en kies voor "DPay". Klik op de knop achter het veld, en klik op "Bestand" als u een bestand naar uw servicebureau stuurt. 2

3 Decl. Online dienst: Dit veld is alleen zichtbaar als u bij het veld "Declaratiemethode:" heeft gekozen voor "Online" of "DPay". Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Online dienst" op de betreffende dienst, en klik op de knop "OK". Verzamelstaat: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rapport" op de gewenste verzamelstaat en klik op de knop "OK". Code servicebureau: Typ hier de code van het servicebureau in. Famed: CHZorg: NotaCollect: DPay: Vul het veld in de rubriek "Invulling declaratiebestand (Vektis)" in. Prestatieomschrijving Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de bij factoring: mogelijkheden "Niet meesturen", "Meesturen voor bilaterale codes", "Altijd meesturen". Wordt de prestatieomschrijving niet meegestuurd, dan staat op de patiëntnota alleen de behandeldatum en de prijs, maar niet welke behandeling er gegeven is. Als u declareert via NotaCollect kiest u voor de optie "Altijd meesturen" in andere gevallen kiest u voor "Niet meesturen". 5. Vul het veld in de rubriek "Overig" in natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Commentaar: Hier kunt u extra informatie over het servicebureau invullen. 3

4 6. als u bent ingelogd als medewerker die door Intramed als "declarant" wordt gezien, wordt het scherm "Bevestig" geopend. 7. Vink aan, voor welk soort declaraties u het servicebureau wilt gebruiken: naar patiënten en/of verzekeraars. Het derde selectievakje is alleen zichtbaar als u behoort tot de gebruikersgroep "Praktijkhouder/ Eigenaar". Als u het aanvinkt, wordt uw keuze toegepast bij alle medewerkers die door Intramed als declarant worden beschouwd. Als het servicebureau is toegepast bij alle medewerkers, kunt u het servicebureau niet zomaar verwijderen. U moet eerst bij die medewerkers op tabblad " Declareren" het servicebureau verwijderen. 8. Klik op de knop "Ja" of "Nee" Opslagmap declaratiebestanden Op tabblad 2 van de systeemgegevens stelt u een map in voor de aangemaakte declaratiebestanden. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Klik op tabblad " Declaraties". Vul het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:" in. Directory voor Hier voert u de plaats in, waar in uw computer (of daarbuiten) aangemaakte aangemaakte declaratiebestanden moeten worden bewaard. declaratiebestanden: Klik op de knop achter het veld. U ziet een menu, waarin u kunt kiezen voor de algemene mappen "Mijn documenten" of "Gezamenlijke documenten" OF een door u aangemaakte opslagmap via "Selecteer een directory...". In het laatste geval wordt het scherm "Map selecteren" geopend, waarin u door steeds 4

5 klikken op naar de juiste map kunt gaan. U kunt hier ook op een bepaalde locatie een nieuwe map aanmaken. Klik op de knop "OK" om de betreffende mapkeuze toe te voegen in het veld. De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatiebestand zal als volgt worden opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status. Medewerkergegevens U kunt per medewerker instellen of de declaraties van deze therapeut worden gedeclareerd via een servicebureau. Het is dus ook mogelijk om binnen uw administratie verschillende servicebureaus in te stellen. Deze instelling wordt toegepast bij alle verzekeraars en/of patiënten, waar de medewerker aan declareert / factureert. Bij medewerkers van het type "Vervanger" of "Stagiair" kunt u geen servicebureau instellen: deze medewerkers mogen niet zelf declareren. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende medewerker het scherm "Medewerker" wordt geopend. Klik op tabblad " Declareren". 5

6 Vul de velden in de rubriek "Verwerking" in. Declarant: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de declarant voor de behandelingen, en klik op de knop "OK". Servicebureau: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Instelling/Adres" op het servicebureau waar u de declaraties naartoe wilt sturen, en klik op de knop "OK". Gebruik servicebureau voor: Dit veld is alleen beschikbaar als u het veld "Servicebureau:" heeft ingevuld. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies wat u naar het servicebureau wilt sturen: alleen patiëntnota's, alleen verzamelstaten naar een verzekeraar, of alle declaraties. 5. Verzekeraargegevens Op tabblad 1 van de verzekeraargegevens moet u instellen dat u declaratiebestanden wilt aanmaken. Het is mogelijk om bij bepaalde verzekeraars, patiënten en/of codelijsten in te stellen, dat declareren niet via een servicebureau moet lopen. Bijvoorbeeld als het servicebureau geen contract heeft met een bepaalde verzekeraar, of omdat u betalingsafspraken heeft gemaakt met een patiënt. Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de betreffende verzekeraar. Kies bij het veld "Declaratie naar:" voor "Verzekeraar". Vul het veld "Declaratiemethode" in. Nooit via clearing: Vink dit vakje aan wanneer u normaal gesproken via een servicebureau declareert, maar dat bij deze verzekeraar niet wilt. Bijvoorbeeld omdat het servicebureau (nog) geen contract heeft met de verzekeraar. Declaratiemethode: Klik op de knop achter het veld, en kies hoe u de declaratie wilt versturen naar de verzekeraar: 6 Papier: de declaratie wordt als tekstdocument aangemaakt. U kunt dit document vervolgens printen en opsturen.

7 Bestand: de declaratie wordt als bestand aangemaakt, dat u vervolgens naar de verzekeraar kunt sturen. Online: de declaratie wordt online verstuurd vanuit Intramed. Dpay: de declaratie verloopt via Dpay. Extramed: de declaratie verloopt via Extramed. Declaratiefrequentie: Klik op de knop achter het veld, en kies hoe vaak u de declaratie wilt versturen naar de verzekeraar. (Bijvoorbeeld elke keer dat u declareert ("Elke declaratieronde"), of eens in de twee maanden.) 5. Herhaal stappen 1 t/m 3 voor alle verzekeraars. Afwijken van standaard instellingen Het is mogelijk om bij bepaalde verzekeraars, patiënten en/of codelijsten in te stellen, dat declareren niet via een servicebureau moet lopen. Bijvoorbeeld als het servicebureau geen contract heeft met een bepaalde verzekeraar, of omdat u betalingsafspraken heeft gemaakt met een patiënt. Verzekeraar Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de betreffende verzekeraar. Vink het vak "Nooit via clearing" aan of uit. 7

8 Nooit via clearing: Vink dit vakje aan wanneer u normaal gesproken via een servicebureau declareert, maar dat bij deze verzekeraar niet wilt. Bijvoorbeeld omdat het servicebureau (nog) geen contract heeft met de verzekeraar. Patiënt 8 Ga naar menu [Bestand], [Patiënten] het scherm "Patienten" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt het scherm "Patient..." wordt geopend op tabblad " Algemeen". Vink het vak "Nooit via factoring:" aan of uit. Nooit via factoring: Vink dit vakje aan, als u de nota's niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de medewerkergegevens een servicebureau voor factoring ingevuld.

9 Codelijst Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], en dubbelklik op de betreffende codelijst. Vink het vak "Nooit via servicebureau:" aan of uit. Nooit via servicebureau: Vink dit vakje aan, als u de declaraties niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de systeem of medewerkergegevens aangegeven dat er gedeclareerd wordt via een servicebureau. Declareren Vervolgens kunt u declareren naar verzekeraars en factureren naar patiënten. Het verschil met de "normale" manier van declareren is, dat er declaratiebestanden worden aangemaakt (en bewaard in de opslagmap), die u naar het servicebureau kunt sturen. Declaraties t.b.v. patiënten maakt u aan via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota's]. Declaraties t.b.v. verzekeraars maakt u aan via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]. Voor verdere informatie over aanleveren en retourinformatie zie de websites van de servicebureaus. Wanneer u in bepaalde gevallen meerdere disciplines voert (zoals de combinatie fysiotherapie én acupunctuur), moet u deze 2 producten/diensten gescheiden invoeren in Intramed. Daarvoor werkt u met verschillende codelijsten. Het is namelijk noodzakelijk om declaraties gescheiden aan te leveren aan het servicebureau. Dit betekent dat u aan het eind van de maand eerst fysiotherapie declareert en de volgende dag de acupunctuur zittingen. Wij adviseren contact op te nemen met ons service centrum wanneer u vragen heeft over het inrichten 9

10 van uw administratie wanneer er sprake is van meerdere disciplines zoals genoemde combinatie. Een combinatie van bijvoorbeeld fysiotherapie, manuele therapie en kinderfysiotherapie vragen géén bijzondere instellingen. De declaraties kunt u terug vinden in een lijst: Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties] het scherm "Declaraties" wordt geopend. In de kolom "Soort" ziet u of er gedeclareerd is naar een verzekeraar ("Clearing"), of dat er gedeclareerd is naar een patiënt ("Factoring"). In de kolom "Methode" ziet u de declaratiemethode ("Bestand"). Servicebureau als debiteur Voor de complete boekhoudkundige afhandeling van facturen van een servicebureau, is het nodig dat u het servicebureau toevoegt als crediteur. Daarna kunt u bij de crediteur de inkoopfactuur inboeken en de betaling daarvan registreren (bijvoorbeeld via menu [Financieel], [Betalingen...]). U kunt een crediteur toevoegen of wijzigen via de crediteurenlijst. U kunt een crediteur ook toevoegen vanuit het scherm "Selecteren Crediteur" Ga naar menu [Bestand], [Crediteuren] het scherm "Crediteuren" wordt geopend. Klik op een crediteur onderin het scherm ziet u enkele belangrijke gegevens van de crediteur. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon om een nieuwe crediteur toe te voegen OF klik één keer op de betreffende crediteur, en klik op het icoon om een bestaande crediteur te wijzigen het scherm "Crediteur..." wordt (al dan niet ingevuld) geopend. Vul de velden in natuurlijk voor zover van toepassing voor u.