Vaste Prijs Afspraken (VPA)

Transcriptie

1 Vaste Prijs Afspraken (VPA)

2 Contents 1 Wat is een VPA? Configuratie Hoe activeer je de VPA functionaliteit? Hoe maak je een VPA aan? Eénmalige configuratie Hoe koppel je een cliënt aan een VPA? Waar kan ik een overzicht vinden van alle VPA s? Hoe kan ik zien of de prestaties die ik ingeef in een VPA zitten? Hoe genereer ik een VPA-/Termijnfactuur? Hoe kan ik 1 VPA-/Termijnfactuur genereren? Hoe kan ik alle VPA-/Termijnfactuur genereren voor een bepaalde periode? Hoe kan ik een meerwerk en overige diensten declaratie maken? Hoe komt een VPA voor in de rapportages? Opmerkingen ivm factuur teksten Kluwer Office VPA 2

3 1 Wat is een VPA? Een VPA staat voor Vaste Prijs Afspraken. Hiermee bedoelen we de forfaits, namelijk de werkzaamheden die we in een boekhoudkantoor uitvoeren en waarvoor we met de klant een vaste prijs hebben afgesproken die de klant elke maand/kwartaal/jaar dient te betalen. Het bedrag dat wordt aangerekend is dus ongeacht het aantal effectieve uren we aan deze werkzaamheden hebben gepresteerd. 2 Configuratie 2.1 Hoe activeer je de VPA functionaliteit? De functionaliteit omtrent VPA kan geactiveerd worden in de Autor module van Kluwer Office. De persoon met administrator rechten binnen het kantoor kan deze Autor module opstarten. In het scherm van de Gebruikerstaken kan men dmv de filter gaan zoeken op VPA. Vervolgens krijg je 3 taken (nl. nr 673, 674, 675) die je kan koppelen aan de groep Applicatiebeheer klant zoals hieronder weergegeven is. Wanneer je vervolgens Kluwer Office opstart met een gebruiker die administrator rechten heeft, is de VPA functionaliteit beschikbaar voor deze gebruiker. 2.2 Hoe maak je een VPA aan? In Kluwer Office worden uren geregistreerd op werksoorten. We gaan voor onze VPA s vervolgens bepalen welke werksoorten al dan niet opgenomen zijn. Een VPA wordt gedefinieerd als een kostensoort. Om een nieuwe VPA op te stellen, gaan we dus vervolgens naar onze Urenmodule -> Instellingen -> Configuratiescherm -> Uren/kosten -> Kostensoorten. Kluwer Office VPA 3

4 Zoals je hierboven kan zien, is er een VPA aangemaakt met de benaming Accountancy werkzaamheden. Deze benaming zal ook op uw uiteindelijke factuur verschijnen, dus gebruik geen benaming zoals forfait 1. Net zoals een kostensoort kunnen we aangeven: - welk tarief voor deze VPA moet gebruikt worden; - dat deze moet doorgerekend worden aan de cliënt; - dat het BTW tarief van de cliënt gebruikt moet worden; - of deze omzet al dan niet moet opgenomen worden in de medewerkersomzet. Voor een VPA zijn er echter nog 3 extra punten die we moeten bekijken. We moeten namelijk aanvinken dat het een VPA-template is en of we willen afwijken van de standaard op cliëntniveau. Deze laatste geeft ons de mogelijkheid om 1 of meerdere algemene forfaits op te stellen, die per cliënt nog kleine afwijkingen kan hebben. Vb kan een bepaalde werksoort wel opgenomen worden bij het forfait voor klant X, maar aan uurtarief moet gefactureerd worden aan klant Y. Het tarief dat je bepaalt bij de kostensoort van de VPA is slechts een indicatie. Per cliënt kan je van dit tarief afwijken. Hiervoor dient Afwijken op cliëntniveau toestaan niet aangevinkt te worden. Om uiteindelijk te bepalen welke werksoorten in de VPA zijn opgenomen, klikken we op de knop Definitie. We krijgen vervolgens een extra scherm zoals hieronder weergegeven is. Kluwer Office VPA 4

5 Op het tabblad Werksoorten geven we aan welke werksoorten we wensen te koppelen aan de VPA en welke niet. De werksoorten die zichtbaar zijn in het scherm hierboven zijn allemaal gekoppeld, behalve de werksoorten mbt de Fiscale Controle. Per werksoort ga je vervolgens aangeven of deze onder de prijsafspraak valt of niet. Dit doe je in de kolom VPA instelling template. Zoals je hieronder kan zien, kan je per werksoort aangeven of deze Valt onder prijsafspraak, Meerwerk of Overige diensten. Meerwerk: Alle prestaties die je opneemt in de VPA maar die als meerwerk moeten aangerekend worden en dus niet in de prijs van de VPA zitten. Overige diensten: Alle prestaties die niet in de VPA zijn opgenomen en dus extra moeten aangerekend worden. Valt onder prijsafspraak: Alle prestaties die op deze werksoorten zijn ingegeven worden opgenomen onder de VPA. Deze prestaties worden niet als OHW beschouwd, maar worden gefactureerd adhv de VPA. 2.3 Eénmalige configuratie In het configuratiescherm -> Overig -> Vaste prijsafspraken staat een instelling die toelaat om voor 1 cliënt meerdere vaste prijsafspraken in dezelfde periode toe te staan. Kluwer Office VPA 5

6 In de Urenmodule -> Instellingen -> Urenadministraties -> tabblad Vaste prijsafspraken ga je definiëren op welk opdracht hij de termijnfacturen moet aanmaken. Je kan hier voor een vaste opdracht kiezen of voor het jaar van de termijnfactuur. Dit laatste is het meest aangewezen instelling. Verder kan je aangeven onder welke voorwaarden een termijnfactuur gegenereerd moet worden en of er voor de termijnfacturen een automatisch incasso van toepassing is. Kluwer Office VPA 6

7 3 Hoe koppel je een cliënt aan een VPA? In de Urenmodule -> Cliënten -> Cliënten kan je al uw actieve cliënten oproepen. Met het activeren van de Vaste Prijs Afspraken functionaliteit, komt er bij de cliënten een extra tabblad Vaste Prijsafspraken bij. Om een VPA toe te wijzen aan een cliënt, kan je op de knop klikken om een nieuwe lijn toe te voegen. Een reeds gekoppelde VPA kan je verwijderen met de knop. Dit kan echter alleen wanneer er nog geen prestaties zijn ingegeven op werksoorten die in de VPA opgenomen zijn. Wijzigingen aan de cliënt gekoppelde VPA kunnen opgeslagen worden met en ongedaan gemaakt worden met. Kluwer Office VPA 7

8 Zoals je in het scherm hierboven kan zien, hebben we een VPA Accountancy werkzaamheden gekoppeld aan de cliënt. VPA-template: Het nummer van de VPA zoals aangemaakt in de kostensoorten. Omschrijving: De omschrijving van de VPA zoals aangemaakt in de kostensoorten. Bedrag: Het totaal bedrag dat men verwacht aan te factureren aan de cliënt voor zowel de VPA als voor meerwerk. Dit bedrag zal dus altijd gelijk of hoger liggen dan het bedrag dat is ingevuld in Termijnbedrag x het aantal keer dat deze forfait gefactureerd wordt. Startjaar: Het kalenderjaar vanaf wanneer de VPA van start gaat. Startperiode: De periode (meestal de maand) vanaf wanneer de VPA van start gaat. Eindjaar: Het kalenderjaar tot wanneer de VPA geldig is. Eindperiode: De periode (meestal de maand) tot wanneer de VPA geldig is. Status: De status van de cliënt gekoppelde VPA. Deze kan open of afgehandeld zijn. Termijnbedrag: Het bedrag dat elke keer gefactureerd wordt aan de cliënt excl. BTW. Termijnfrequentie: De frequentie van de VPA facturen. Deze kan maand, kwartaal, halfjaar, jaar of na selectie zijn. Filter: Met deze knop kan je enkel de VPA templates oproepen die de status open hebben. Afwijkende definitie: Deze knop opent een extra scherm waar je afwijkende instellingen kan definiëren. De standaard van de VPA template wordt getoond. Indien je voor deze cliënt een afwijking wilt aanbrengen, dien je bij de juiste werksoort het vakje in de kolom Gekoppeld aan te vinken en in de kolom VPA instelling afwijkend een andere selectie te selecteren. Kluwer Office VPA 8

9 Dupliceren: Hiermee kan je eenvoudig een reeds gemaakte cliënt gekoppelde VPA copieren om vervolgens enkele aanpassingen aan te brengen. Genereren termijnfactuur: Je kan rechtstreeks vanuit dit scherm een termijn factuur aanmaken voor deze VPA. Samenstellen meerwerkdeclaraties: Wanneer er prestaties zijn ingegeven op deze cliënt die niet onder de VPA vallen, kan je een regie factuur opmaken voor deze prestaties aan uurtarief. Dit kan vanuit dit scherm met deze knop. 4 Waar kan ik een overzicht vinden van alle VPA s? In de Urenmodule -> Cliënten -> VPA kan je al cliënt gekoppelde VPA s opvragen voor alle cliënten. Je krijgt vervolgens een selectiecriteria scherm waar je enkele criteria kan definiëren. Zo kan je enkel cliënten opvragen die gekoppeld zijn aan een bepaald boekjaar/opdracht profiel die gedefinieerd zijn in de Planning & Controle module. Of je kan enkel de cliënten met een bepaald VPA template opvragen. In dit selectiecriteria scherm kan je ook op het tabblad Organisatie op alle 10 niveaus van de organisatie structuur een selectie opzetten. Na het bepalen van de criteria, klik je op de knop Ophalen om de gegevens op te roepen. Vervolgens krijg je een lijst met alle cliënt gekoppelde VPA s. Ook hier is het eenvoudig om een VPA te koppelen aan een cliënt. Met de knop dupliceren kan je eenvoudig dezelfde instellingen van een VPA gebruiken voor meerdere cliënten door enkel de cliëntnaam aan te passen. Kluwer Office VPA 9

10 5 Hoe kan ik zien of de prestaties die ik ingeef in een VPA zitten? Bij het ingeven van uw prestaties in de weekstaat ga je eenvoudig kunnen zien of de gepresteerde uren al dan niet in de VPA opgenomen zijn. De eerste uren die ik ingeef vallen onder de VPA Accountancy werkzaamheden Om het verschil te tonen tussen meerwerk en overige diensten, heb ik in de VPA opgenomen dat de werksoortgroep 9100 in de VPA is opgenomen, maar als meerwerk. Kluwer Office VPA 10

11 De werksoorten ivm de Fiscale Controle echter zijn niet opgenomen in de VPA en hadden als instelling Overige diensten. Mutaties die onderdeel zijn van de VPA en niet als meerwerk gekenmerkt zijn, zullen geen onderdeel zijn van het OHW. Opgelet: Het moment van boeken is bepalend voor het al dan niet onderdeel zijn van een VPA. Wijzigt de definitie van een VPA dan zal dit geen invloed hebben op reeds geboekte mutaties! Wanneer in de weekstaten prestaties worden ingegeven op een cliënt die een VPA heeft, wordt deze knop ook beschikbaar in de weekstaat. Je kan dus vervolgens de details van de VPA s opvragen die aan deze cliënt zijn gekoppeld. Kluwer Office VPA 11

12 Zo krijg ik vervolgens onderstaand scherm waarin ik het detail zie van deze VPA. Ik kan ook zien hoeveel aan prestaties dat er reeds is geboekt op de VPA en hoeveel % van de prijsafspraak men reeds heeft geboekt. Ook kan je zien wat het bedrag is van de prestaties aan meerwerk en overige diensten. Maar ook wat er reeds gefactureerd is aan deze cliënt. Dit bovenstaande scherm kan niet alleen via de weekstaat opgevraagd worden, maar natuurlijk ook via Urenmodule > Cliënten -> Cliënten en via Urenmodule > Cliënten -> VPA. Zoals we reeds aangaven in punt 3 kunnen we vanuit dit scherm ook onmiddellijk de termijnfactuur genereren of een meerwerkdeclaratie samenstellen: Genereren termijnfactuur: Je kan rechtstreeks vanuit dit scherm een termijn factuur aanmaken voor deze VPA. Samenstellen meerwerkdeclaraties: Wanneer er prestaties zijn ingegeven op deze cliënt die niet onder de VPA vallen, kan je een regie factuur opmaken voor deze prestaties aan uurtarief. Dit kan vanuit dit scherm met deze knop. 6 Hoe genereer ik een VPA-/Termijnfactuur? Aangezien een VPA-/Termijnfactuur niet betrekking heeft op effectief gepresteerde uren maar op een vaste prijs per maand/kwartaal/semester/jaar ongeacht welke prestaties er effectief zijn uitgevoerd, dienen de ingevoerde prestaties niet eerst goedgekeurd en verwerkt te worden om een factuur te maken. 6.1 Hoe kan ik 1 VPA-/Termijnfactuur genereren? Zoals we in punt 5 zagen, kunnen we een Termijnfactuur genereren vanuit Cliënten -> VPA. Deze lijst geeft alle VPA s weer voor een bepaalde periode. Bij het selecteren van een VPA, kan men door de knop te selecteren een Termijnfactuur genereren voor deze specifieke VPA. Kluwer Office VPA 12

13 6.2 Hoe kan ik alle VPA-/Termijnfactuur genereren voor een bepaalde periode? In het menu Declareren kan je de knop Genereren termijnfacturen selecteren. Vervolgens krijg je het Selectiecriteriascherm voor het genereren van de termijnfacturen. Net zoals de andere selectiecriteriaschermen kan je voorgedefinieerde selecties maken. Dit kan handig zijn indien er meerdere personen binnen het bedrijf facturen genereert die betrekking hebben op enkel hun cliënten. In het selectiecriteriascherm kan je op de tabbladen Selectie en Organisatie aangeven waaraan de VPA s moeten voldoen waarvoor je een termijnfactuur wil generen. Kluwer Office VPA 13

14 Op het tabblad Instellingen geef je de teksten aan die op de termijnfactuur moeten verschijnen alsook de medewerker op wie de omzet moet komen. Wanneer men vervolgens de knop Ophalen selecteert, krijgt men een lijst van de VPA s die voldoen aan de gestelde instellingen en werd een declaratienummer aan hen toegewezen. De kolom factuurnummer is nog leeg, aangezien de facturen nog afgedrukt moeten worden. Kluwer Office VPA 14

15 In het bovenstaande scherm zijn er een aantal acties mogelijk op de zojuist gegenereerde termijnfacturen. Bewerken declaratie: Hiermee kan u de geselecteerde termijnfactuur openen en bewerken. De teksten kunnen aangepast worden, extra kosten of OHW kunnen toegevoegd worden. Terugboeken declaratie: Met deze knop kan je de zonet gecreëerde termijnfactuur terugboeken. Hierdoor wordt voor de geselecteerde periode deze termijnfactuur terug beschikbaar om op een ander tijdstip gegenereerd te worden. Definitieve facturen: Met deze knop ga je rechtstreeks naar het scherm van de definitieve facturen, waar je een factuurlayout, -nummer en datum kan selecteren om vervolgens de factuur af te drukken en een factuurnummer toe te wijzen. Het is natuurlijk nog steeds mogelijk om de facturen af te drukken via het menu Factureren -> Definitieve facturen Het is mogelijk om Termijnfactuur declaraties op een ander moment op te roepen om deze te bewerken. Dit kan via het menu Declareren Declareren per cliënt en hier de optie VPAtermijnfacturen tonen aan te vinken. Kluwer Office VPA 15

16 6.3 Hoe kan ik een meerwerk en overige diensten declaratie maken? Alle prestaties die binnen een VPA vallen en aan meerwerk zijn opgenomen, kan je vanuit de VPA lijst factureren. Dit dient wel voor elke declaratie afzonderlijk te gebeuren. Deze prestaties worden echter ook opgenomen in het OHW dat je kan declareren via Declareren Declareren per cliënt. Prestaties die opgenomen zijn als overige diensten zijn enkel declareerbaar via Declareren Declareren per cliënt. Met de extra kolom Meerwerk VPA OHW kan je zien hoeveel van het OHW wel binnen de VPA valt maar als meerwerk. In onderstaand geval is er 375,00 aan OHW waarvan 300,00 als meerwerk. De overige 75,00 zijn overige diensten. Opgelet: om deze prestaties te declareren dienen de weekstaten afgesloten en goedgekeurd zijn. En dienen de prestaties verwerkt te zijn. 7 Hoe komt een VPA voor in de rapportages? In het onderdeel Uren Cliënten VPA wordt een compleet overzicht weergegeven van de VPA van de cliënten. Per VPA wordt inzichtelijk gemaakt wat er reeds gefactureerd is aan termijnfacturen en aan meerwerk maar ook wat er voor de betreffende cliënt gefactureerd is aan overige diensten (alles wat niet onder de VPA valt). Daarnaast wordt ook weergegeven wat er geboekt is voor deze VPA, wat er geboekt is aan meerwerk en wat er geboekt is aan overige diensten. Op deze velden kan men klikken om de onderliggende mutaties te zien. De waarde van de kolom Percentage tov de prijsafspraak wordt bepaald door Geboekt op VPA tov Bedrag. Kluwer Office VPA 16

17 In alle rapportages worden bij de berekeningen van het OHW de boekingen die onderdeel zijn van de VPA (niet zijnde meerwerk) buiten beschouwing gelaten. De gefactureerde termijnfacturen tellen mee als gefactureerde omzet. 8 Opmerkingen ivm factuur teksten Aangezien een VPA een kost is, dient bij de cliënt op het tabblad Factuurprofiel de waarde voor kostensoort op kostensoort staan. Zo zal bij het genereren van de termijnfactuur, de naam van de kostensoort opgenomen worden. Indien op het tabblad Factuurprofiel de waarde voor kostensoort gelijk is aan Totaal verdicht, dan wordt de naam van de VPA template niet weergegeven, maar wordt de Declaratie regel tekst die gedefinieerd werd bij het genereren van de termijnfactuur weergegeven. Kluwer Office VPA 17

18 Om zowel de VPA naam als de maand op de factuur te verkrijgen, raden we aan om in Instellingen -> Configuratiescherm -> Facturering -> Inleidende teksten een aantal nieuwe regels toe te voegen zoals Ereloon over de maand augustus. Wanneer de kostenverdichting bij de cliënt dan staat op kostensoort en bij het genereren van de termijnfactuur enkel de declaratie inleidingstekst zoals hieronder gekozen wordt, heeft men zowel de template naam als de maand. Kluwer Office VPA 18