1 Alure Jaarovergang 2 / 8

Transcriptie

1 Alure10 Jaarovergang Alure10 Jaarovergang Alure Jaarovergang Periode tabel genereren Gebroken weken waarbij de nieuwe maand in het weekend begint Werkbare (productieve) dagen Standaard Opdrachten aanmaken Genereren opdrachten Dupliceren VPA (optie Vaste prijsafspraken) Roosterplanning vullen Medewerker- en uitzonderingstarieven Tarieven herberekenen Factuurnummer Document Management Documentnummer / 8

2 1 Alure Jaarovergang Aan het einde van ieder kalenderjaar dient u ook in Alure de voorbereidingen voor het volgende jaar te treffen. In dit document worden de aandachtspunten bij de Alure Jaarovergang beschreven. 1.1 Periode tabel genereren Om in het nieuwe kalenderjaar uren te kunnen registreren dient de periodetabel te worden aangepast. De perioden voor het volgende kalenderjaar moeten worden aangemaakt. Wanneer u werkt met boekjaren (opdrachten) voor de klant dient ook het nieuwe boekjaar (opdracht) te worden aangemaakt. Onderstaand treft u de te nemen stappen aan. In de module Alure Uren gaat u hiervoor naar het onderdeel Instellingen Configuratiescherm Basisgegevens - Periodes. Hier kiest u in het lint Periodes voor de knop Genereren periodes. Selecteer het komende kalenderjaar en kies voor de gewenste frequentie. Na Ok wordt het nieuwe kalenderjaar aangemaakt. Wanneer u de standaard gegenereerde jaartabel wilt aanpassen, dan kunt u per periode de einddatum aanpassen. Let daarbij dan wel op de vanaf en t/m week om er voor te zorgen dat er geen weken met meer dan 7 dagen ontstaan Gebroken weken waarbij de nieuwe maand in het weekend begint Wanneer u met een actuele versie van Alure werkt, is het mogelijk om bij het genereren van periodes te kiezen voor Maand rekening houden met maandovergang in weekend. Hiermee worden de periodes gegenereerd waarbij gebroken weken kunnen ontstaan. Echter wanneer de maand overgang in het weekend valt zal de einddatum van de laatst week van de voorgaande maand opgeschoven worden zodat er geen week ontstaat met enkel weekend dagen. In 2019 gaat het om de maanden mei, augustus en november Werkbare (productieve) dagen Wanneer u bij Planning & Control Roosterplanning plant per periode dan dient u per periode het aantal werkbare (productieve) dagen in te voeren in de kolom Aantal productieve dagen. Kiest u er voor de periodetabel te genereren, dan worden hiermee deze productieve dagen ingevuld. Hierbij zijn de algemeen erkende feestdagen niet aangemerkt als productieve dagen. 1.2 Standaard Opdrachten aanmaken Indien u per boekjaar een opdracht gebruikt, dan dient u de nieuwe standaard opdracht voor het nieuwe boekjaar hier aan te maken, bijvoorbeeld opdrachtnummer 2019 met als omschrijving Boekjaar Kies in Uren voor het onderdeel Instellingen Configuratiescherm Basisgegevens Standaard opdrachten en voeg hier een nieuwe opdracht toe. Hierin vindt u de standaard opdrachten. Bij eigenschappen van de opdracht kunt u de voorgaande opdracht aangeven. De instellingen voor de deelopdracht van deze voorgaande opdracht zullen overgenomen worden voor de nieuwe opdracht. Wanneer u gebruik maakt van Meertaligheid denk er dan aan om de Omschrijving bij alle taalcodes in te vullen! 2 / 8

3 Gebruikt u meer opdrachten met het (gebroken) boekjaar erin, dan dient u deze uiteraard ook aan te maken. 1.3 Genereren opdrachten De zojuist aangemaakte standaard opdracht dient u nu bij al uw klanten als opdracht toe te voegen. Kies voor het menu Cliënten en vervolgens in het lint Opdrachten voor Genereren opdrachten. Selectie cliënten: Cliënt vanaf - t/m: Selectie van de cliënten waarvoor u de opdrachten wilt genereren Opdrachtprofiel: Selectie van het opdrachtprofiel. Dit is het opdracht profiel dat bij de cliënt aangegeven is. De opdrachten zullen alleen gegenereerd worden voor de cliënten waarbij het opdrachtprofiel binnen deze selectie valt. Blokkeercode: Selectie waaraan de blokkering bij de cliënt aan moet voldoen. Kopiëren gegevens van opdracht: Wanneer bij de standaard opdracht van 2018 een voorgaande opdracht aangegeven is, zal deze opdracht hier ingevuld worden. Is er geen voorgaande opdracht aangegeven dan kunt u deze hier eventueel selecteren. Wanneer er een voorgaande opdracht is aangegeven dan worden de gegevens (eigenschappen, inclusief deelopdrachten) gekopieerd van deze opdracht. Is er geen voorgaande opdracht aangegeven dan worden de gegevens overgenomen van de instellingen bij de standaard opdracht! Selectie cliënten: Alle niet vervallen cliënten: Dit is de meest gebruikte instelling. Voor alle cliënten waarbij bij de eigenschappen van de cliënt geen vinkje staat bij vervallen zal de nieuwe opdracht gegenereerd worden. Bestaande oude opdracht: De nieuwe opdracht wordt alleen gegenereerd wanneer de aangegeven voorgaande opdracht bij de cliënt aanwezig is. Instellingen nieuwe opdrachten: Nieuwe opdracht: Hier kiest u voor de zojuist aangemaakte standaard opdracht. Startdatum: Hier vult u bijvoorbeeld in. Einddatum: Hier vult u bijvoorbeeld in. Omschrijving: Een omschrijving voor de opdracht, ter verduidelijking. Standaard staat hier al de omschrijving uit de standaard opdracht. Maakt u gebruik van taalafhankelijke omschrijvingen vergeet dan niet om deze eventueel ook aan te passen. Wanneer alles naar wens ingesteld is, kunt u op het tabblad Verwerking de opdrachten genereren door middel van de knop Verwerken. Zijn er opdrachten die aan een beperkt aantal cliënten moeten worden toegevoegd, bijvoorbeeld specifieke Advies opdrachten, dan dient u deze handmatig aan te maken via het lint Cliënten het onderdeel Cliënten. Selecteer de betreffende cliënt. Op het tabblad Opdrachten kunt u een opdracht toevoegen (wanneer u gebruik maakt van de module Planning & Control kunt u in dit tabblad naar opdrachtbeheer gaan om daar een opdracht toe te voegen). 1.4 Dupliceren VPA (optie vaste prijsafspraken) Bij het dupliceren van een vaste prijsafspraak wordt een kopie gemaakt van een in Alure vastgelegde vaste prijsafspraak. Daarbij worden de primaire opdracht, de periode waarin de prijsafspraak geldt, alsmede het facturatie jaar met één jaar worden opgehoogd. 3 / 8

4 Voorbereiding / stappen vooraf. Het is van belang dat voorafgaand aan het dupliceren van een vaste prijsafspraken: - Het jaar en de periodes waarin de facturatie plaats gaat vinden aanwezig / gegenereerd zijn. - De primaire opdracht als standaard opdracht aangemaakt is. - De cliënt deze opdracht via opdrachtbeheer toegewezen heeft gekregen. Het totaalbedrag van de vaste prijsafspraak is identiek aan de vaste prijsafspraak die gedupliceerd is. Indien wenselijk is dit, in samenspraak met Alure by Wolters Kluwer, middels scripting op basis van nacalculatie te realiseren. Werkwijze 1. Multi select dupliceren van vaste prijsafspraken. Vanuit de Cliënten tab in Uren kan een gebruiker die geautoriseerd is één of meerdere bestaande vaste prijsafspraken dupliceren met behulp van de Dupliceren prijsafspraken knop in het lint. Vanuit een selectie met de beoogde vaste prijsafspraken ontstaat een lijst, van waaruit gedupliceerd kunnen worden. Van de geselecteerde regels worden initieel alle getoonde prijsafspraken geselecteerd voor dupliceren. De gebruiker kan vaste prijsafspraken die niet gedupliceerd dienen te worden indien wenselijk nog uitsluiten voor het dupliceren. Dit door voor de betreffende regel(s) in de kolom Dupliceren het aanwezige vinkje weg te halen. 4 / 8

5 Nadat de selectie compleet is dient de gebruiker in het lint op de knop Dupliceren prijsafspraken te klikken. In de kolom voortgang is per vaste prijsafspraak regel te zien of er gedupliceerd is. Indien dupliceren niet gelukt is, wordt in kolom Voortgang op de betreffende regel(s) toegelicht waarom het dupliceren van de vaste prijsafspraak niet gelukt is. Melding Fout: Jaar van [YYYY] met periode [MM] is ongeldig. Fout: Opdracht bestaat niet! Fout: Standaard opdracht niet gevonden! Oplossing Periode tabel uitbreiden voor jaar [YYYY]. Toekennen opdracht aan cliënt via opdrachtbeheer. Standaard opdracht definiëren. Let op. Vergeet niet deze ook via opdrachtbeheer aan de cliënt toe te kennen. Werkwijze 2. Eén enkele vaste prijsafspraak dupliceren. Naast de Multi select is het tevens mogelijk om rechtstreeks het Prijsafspraken scherm één geselecteerde vaste prijsafspraak te dupliceren. Selecteer de beoogde regel en kies voor de button Dupliceren : 5 / 8

6 Doorloop tot slot de drie bladen van de vaste prijsafspraken wizard, controleer de data en kies vervolgens op het derde blad voor voltooien: De nieuwe vaste prijsafspraak zal aan de lijst worden toegevoegd: 1.5 Roosterplanning vullen Wanneer u gebruik maakt van Roosterplanningen kunt u de planning van het nieuwe jaar vullen. Dit kan op basis van de planning van het voorgaande jaar of op basis van de realisatie. Kies voor het onderdeel Instellingen en vervolgens in het lint Planning & Control voor Roosterplanning vullen. Client / Organisatieniveau: Maak de gewenste selectie op cliënt (dossiernummer en of zoeknaam) en op organisatieniveau. Opdracht: Maak een selectie van de opdracht(en) waarvan u de planning over wilt nemen. Wanneer bij een opdracht een voorgaande opdracht is vastgelegd, zal voor de betreffende opdracht de planning van de voorgaande opdracht in het volgende jaar overgenomen worden. Wanneer u bijvoorbeeld bij opdracht 2019 aangegeven heeft dat 2018 de voorgaande opdracht is, zullen alle geplande werkzaamheden op opdracht 2018 in boekjaar 2018 overgenomen worden in boekjaar 2019 op opdracht Bij doorlopende opdrachten worden de werkzaamheden in het volgende boekjaar op dezelfde opdracht gepland. U kunt in uw selectie aangeven van welke boekjaren de planning overgenomen moet worden. Deelopdracht: Maak een selectie van de deelopdrachten waarvan u de planning wilt overnemen. Jaar van t/m: 2018 t/m 2018 om de planning van 2018 over te nemen in / 8

7 Periode van t/m: 1 t/m 12 om de planning van het hele jaar over te nemen in 2019 (u kunt ook een gedeelte van het jaar overnemen). Instellingen Bij de instellingen geeft u aan wat u wenst over te nemen: de planning of de realisatie (de daadwerkelijk geboekte uren). Kiest u voor het laatste, dan kunt u het minimum aantal uren om over te nemen aan geven. Ook geeft u hier de medewerker aan waarop de uren van medewerkers die uit dienst zijn gegaan, gepland moeten worden. Wanneer u een vinkje plaatst bij Verwijder de huidige planning dan zullen de uren die eventueel al gepland zijn in 2019 vooraf verwijderd worden. Na het kiezen van Ophalen zullen geplande werkzaamheden die voldoen aan de selectie getoond worden. Hierbij hebt u de mogelijkheid om deze uit te vinken wanneer u deze niet over wilt nemen in de planning van Wanneer alleen de gewenste werkzaamheden nog aangevinkt zijn kiest u voor Voltooien om de planning daadwerkelijk te vullen. 1.6 Medewerker- en uitzonderingstarieven Bij de medewerker dient het nieuwe tarief ingegeven te worden. Zo nodig ook in de uitzonderingen per medewerker en de uitzonderingen per klant. Voor het instellen van nieuwe tarieven is in onderdeel Weekstaten, in het lint Tarieven het onderdeel Medewerktarieven aanpassen beschikbaar. Als eerste maakt u een selectie van alle medewerkers waarvoor u het tarief wilt wijzigen en kies dan voor Ophalen. Vervolgens kunt u de knop (Tariefwijzigingen opgeven) gebruiken om de verhoging in te stellen. Dit kan een vast bedrag of een percentage zijn. Ook geeft u hier op wanneer het nieuwe tarief in moet gaan. Kies hier jaar 2019 periode 1 week 1. Daarna kunt u per medewerker het tarief nog bijstellen. Uiteindelijk legt u de nieuwe tarieven vast met de knop (Medewerkertarieven opslaan). Maakt u gebruik van eenheidskosten(abonnementen), dan dienen ook daar eventueel de tarieven te worden aangepast Tarieven herberekenen Vaak zijn de tarieven in het begin van het jaar nog niet bekend. U kunt wachten met het aanpassen van de tarieven tot het moment dat u gaat declareren (over de maand januari van het nieuwe jaar). Wanneer u de nieuwe tarieven heeft ingevoerd, dient u echter wel de tarieven te herrekenen. Als de mutaties worden ingebracht worden deze tegen het dan geldige tarief vastgelegd. Als u op een later tijdstip de juiste tarieven inbrengt, kunt u met het onderdeel Tarieven herberekenen alle ingevoerde mutaties vanaf een in te stellen periode opnieuw laten uitrekenen. Deze vindt u in het onderdeel Weekstaten in het lint Tarieven. 1.7 Factuurnummer Bij het afdrukken van facturen laat Alure altijd het eerstvolgende factuurnummer zien. Alure bepaalt n.l. zelf wat het laatst gebruikte factuurnummer van het actuele boekjaar was. U heeft de mogelijkheid om in het nieuwe jaar te beginnen met een nieuwe reeks factuurnummers en niet door te gaan met de oude nummering. Kies bij het afdrukken van definitieve facturen eenmalig 7 / 8

8 bij eerstvolgende factuurnummer een hoger nummer dan het laatst gebruikte in het oude jaar. Voor 2019 zou u dan kunnen beginnen met bijv of Wanneer u voor doorlopende nummers kiest controleer dan de volgende instelling: Instellingen Urenadministraties - Tabblad Factuurprofiel - instelling 'Factuurnummers per Boekjaar'. Hier moet geen vinkje staan. Wanneer dat wel het geval is worden jaarlijks dezelfde factuurnummers gebruikt. Wanneer u beschikt over de optie meerdere organisatieniveaus en u heeft bijvoorbeeld een factuurnummerreeks per entiteit/kantoor dan dient u ook deze reeksen aan te passen via Instellingen - Urenadministraties-Tabblad Organisatie instellingen-tabblad Factuurnummer. 1.8 Document Management Indien u in Document Management gebruik maakt van jaarafhankelijke sjablonen of jaarafhankelijk standaard dossiers denkt u er dan aan hiervoor ook de nieuwe jaren aan te maken. Standaard dossiers kunt u met nieuwe dossiers toevoegen met het juiste jaar in de omschrijving en de juiste pad verwijzing. Wij adviseren echter geen gebruik meer te maken van jaarafhankelijk dossiers. U kunt immers ieder document koppelen aan de opdracht. Documentprofielen waarbij de opdrachten gelimiteerd zijn, moeten mogelijk aangepast worden om de opdracht(en) voor het nieuwe jaar ook te kunnen selecteren. Wellicht moeten oudere jaren dan uitgesloten worden Documentnummer Wanneer u in het dossier in het nieuwe jaar met een nieuwe nummerreeks voor het documentnummer wilt starten kunt dit op de eerste werkdag in het nieuwe jaar als volgt instellen: Bepaal het hoogst uitgegeven documentnummer (bijvoorbeeld door een nieuw dummy document te genereren). Bereken het verschil tussen dit nummer en het gewenste nummer. Vul dit verschil in, in het onderdeel CRM Instellingen Configuratiescherm DMS Instelling onder Categorie: Backoffice bij het veld De staphoogte bij het ophogen van het documentnummer. Genereer een dummy document om het laatst gebruikt documentnummer in te stellen. Wijzig nu het veld Staphoogte weer in de oorspronkelijke waarde. 8 / 8