Handleiding. Digitaal Rapport

Transcriptie

1 Handleiding Digitaal Rapport

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave Vooraf Relatie met methodetoetsen Rapportperiodes aangeven Rapportdefinities instellen... 4 Rubriek aanmaken... 5 Subrubriek aanmaken... 5 Weergave van subrubriek instellen... 7 Toetsonderdelen toevoegen... 9 Definitie bewerken Cijfers overschrijven Rapport vergrendelen en ontgrendelen Vergrendelen of ontgrendelen bij een leerling...14 Vergrendelen of ontgrendelen bij een groep Afdrukken van het rapport Publiceren in ouderportaal Rapporten kopiëren Digitaal rapport Versie Pagina 2 van 18

3 2. Vooraf Het digitale rapport is een functionaliteit in ParnasSys waarmee u alle cijfers van de leerlingen rechtstreeks in een rapport kunt inlezen. Dit rapport kan digitaal bekeken worden in ParnasSys, het kan uitgeprint worden en het kan in het Ouderportaal gepubliceerd worden. Alle zaken rond het digitale rapport kunnen ingesteld worden bij School > Beheer > Digitaal rapport. De benodigde instellingen worden in de onderstaande hoofdstukken besproken. Het onderdeel Digitaal rapport is een veelomvattend onderdeel van ParnasSys. Doordat het door de school zelf kan worden ingericht, zijn er vele mogelijkheden. Deze kunnen niet allemaal in een handleiding worden beschreven. Daarom leest u in dit document de algemene werkwijze. Heeft u behoefte aan specifiekere begeleiding bij het opstellen van het digitale rapport, dan kunt u gebruik maken van de diensten van een onze partners. Kijkt u voor meer informatie hierover op 3. Relatie met methodetoetsen Een van de voorwaarden om met het digitale rapport te kunnen werken is dat er methodetoetsen zijn gedefinieerd. Deze toetsen worden aan het rapport gekoppeld, zodat de resultaten hiervan op het rapport worden getoond. De methodetoetsen worden ook bij School > Beheer > Methodetoetsen gedefinieerd. Methodetoetsen kunnen ook worden geïmporteerd. Meer informatie over methodetoetsen leest u in het document Methodetoetsen in ParnasSys op het Supportportaal. Digitaal rapport Versie Pagina 3 van 18

4 4. Rapportperiodes aangeven De eerste stap in het inrichten is het verdelen van het schooljaar in rapportperiodes. Ga naar School > Beheer > Digitaal rapport. Klik op de knop rapportperiode toevoegen onderin uw scherm. Vul vervolgens schooljaar, naam en de einddatum in. Deze laatste datum is het moment tot wanneer de cijfers voor het betreffende rapport meetellen. Sla deze gegevens op en maak de overige rapportperiodes aan. Klik op opslaan onderin uw scherm om de gegevens vast te leggen en terug te keren naar het overzichtsscherm. De rapportperiode die u zojuist heeft aangemaakt is toegevoegd aan de lijst met rapportperiodes. 5. Rapportdefinities instellen Nadat de periodes zijn ingesteld, stelt u per leerjaar in hoe het rapport zelf er uit komt te zien. Ga naar School > Beheer > Digitaal rapport. Klik op de knop rapportdefinitie toevoegen onderin uw scherm. Vul het schooljaar, leerjaar en bodemcijfer in. Het bodemcijfer is het laagste cijfer wat u op het rapport wilt laten zien. Vanuit pedagogisch oogpunt kunt u hier bijvoorbeeld een 4 invullen. Klik op opslaan onderin uw scherm om de gegevens vast te leggen en terug te keren naar het overzichtsscherm. De rapportdefinitie die u zojuist heeft aangemaakt is toegevoegd aan de lijst met rapportdefinities. Digitaal rapport Versie Pagina 4 van 18

5 Klik nu op de zojuist aangemaakte rapportdefinitie om deze verder af te kunnen werken. U komt nu in de rapportdefinitie. Klik op de knop wijzigen onderin uw scherm. Het rapport is opgebouwd uit: Rubrieken (bijvoorbeeld Rekenen ), Subrubrieken (bijvoorbeeld getalbegrip ), Toetsonderdelen (gekoppelde methodetoets). Rubriek aanmaken Door op het plusteken (+) te klikken, kunt u een nieuwe rubriek, subrubriek of een toetsonderdeel toevoegen. Deze geeft u een afkorting en een naam. Subrubriek aanmaken Toetsonderdelen kunnen alleen aan subrubrieken worden toegevoegd. Het is dus noodzakelijk minimaal een subrubriek aan een rubriek toe te voegen. Om een nieuwe subrubriek aan te maken, klikt u op de pijl voor de rubriek waaraan u de subrubriek toevoegt. Vervolgens klikt u op het plusteken (+) voor Subrubriek. Digitaal rapport Versie Pagina 5 van 18

6 De regel met de rubriek waaraan de subrubriek is toegevoegd vouwt in. Wanneer u op de pijl voor de regel klikt, vouwt de regel weer uit en is de nieuwe subrubriek zichtbaar. Een definitie van een eenvoudig rapport met één rubriek, één subrubriek en één toetsonderdeel ziet er dan als volgt uit: Digitaal rapport Versie Pagina 6 van 18

7 Weergave van subrubriek instellen Per subrubriek kunt u aangeven op welke wijze de resultaten getoond moeten worden. ParnasSys biedt een aantal standaard weergaven. Deze vindt u terug bij het veld Weergave van de subrubriek, onder de kop Landelijke keuzes. Indien gewenst kunt u zelf uw eigen weergave instellen. Als u met uw eigen teksten wilt werken, adviseren wij u deze aan te maken voordat u de definities van het rapport gaat instellen. Via School > Beheer > Rapportcijferschalen kunt u één of meer rapportcijferschalen invoeren. Digitaal rapport Versie Pagina 7 van 18

8 U kunt een tekst aanmaken door op nieuwe rapportcijferschaal te klikken. U bepaalt hierbij zelf bij welk (gemiddeld) cijfer een tekst van maximaal 20 tekens in het digitaal rapport van een leerling moet worden getoond. Hiermee kunt u bijvoorbeeld instellen dat bij een gemiddeld cijfer tussen 7 en 7,9 ruim voldoende of rv of prima gedaan moet verschijnen. Of voor rapporten in leerjaar 1 en 2 of het vak Engels specifieke waarderingen definiëren. Behalve een naam en afkorting van de schooltekst, geeft u ook aan hoeveel opties u wilt definiëren. Nadat u op verwerken heeft geklikt, worden de schalen aangepast. De cijfers worden automatisch door ParnasSys ingesteld. In de kolom Tekst voert u de omschrijving in die u op het rapport wilt tonen. Let op: De eventuele ingevoerde tekst gaat verloren als tussentijds het aantal opties wordt aangepast. Digitaal rapport Versie Pagina 8 van 18

9 Toetsonderdelen toevoegen Wanneer u op het plusteken (+) klikt komt u in een scherm waarin alle methodetoetsen staan die op uw school in ParnasSys zijn gedefinieerd. Staat hier nog niets, dan zult u eerst deze methodetoetsen in moeten voeren. Met behulp van de zoekvelden boven de lijst, kunt u naar een bepaalde toets zoeken. U kunt een toetsonderdeel apart selecteren of de hele toets met alle onderdelen tegelijk aanvinken door bij die toets het selectievakje onder groep select aan te vinken. Klik op opslaan onderin uw scherm om de geselecteerde onderdelen aan de rapportdefinitie toe te voegen. U keert terug naar de rapportdefinitie en de toetsonderdelen zijn gekoppeld aan de subrubriek. Digitaal rapport Versie Pagina 9 van 18

10 Definitie bewerken Tijdens het opstellen van de rapportdefinitie zijn er een aantal mogelijkheden om rubrieken, subrubrieken en toetsonderdelen te bewerken. Met deze knop (achter een rubriek of subrubriek) kunt u een rubriek of subrubriek verwijderen: Met deze knop (achter een rubriek of subrubriek) kunt u een rubriek of subrubriek deactiveren: De rubriek of subrubriek bestaat dan nog wel, maar wordt niet getoond op het rapport. Met deze knop kunt u een onderdeel dat is gedeactiveerd weer activeren: Met deze knop (voor een rubriek of subrubriek) kunt u een rubriek of subrubriek openvouwen: Met deze knop (voor een rubriek of subrubriek) kunt u een rubriek of subrubriek dichtvouwen: Met deze knop kunt u een rubriek, subrubriek of toetsonderdeel toevoegen: Het verwijderen van een toetsonderdeel gaat als volgt: Selecteer het selectievakje in de kolom Verwijder en klik op het knopje met de prullenbak onder deze kolom. Digitaal rapport Versie Pagina 10 van 18

11 Het verplaatsen van een toetsonderdeel gaat als volgt: selecteer het selectievakje in de kolom Verplaats en klik op het knopje met het pijltje onder deze kolom. In het volgende scherm kunt u dan de subrubriek selecteren waar de methodetoets naar toe verplaatst moet worden. U kunt de weging per toetsonderdeel handmatig aanpassen. Met het volgnummer bij een (sub)rubriek bepaalt u welke plaats deze op het rapport inneemt. Let u er hierbij op dat er niet meerdere keren dezelfde volgnummers worden gebruikt. Digitaal rapport Versie Pagina 11 van 18

12 6. Cijfers overschrijven Als er nu een methodetoets wordt ingevuld waarvan de definitie aan het digitaal rapport is gekoppeld, worden de resultaten hiervan doorgerekend in het digitaal rapport. Dit rapport is te zien op leerling- en op groepsniveau bij de tab Toetsen > Rapport(en). Klik op het betreffende schooljaar om het rapport daarvan te openen. Een eenvoudig rapport zou er als volgt uit kunnen zien: Digitaal rapport Versie Pagina 12 van 18

13 Klik op de wijzigingsknop bij het rapport om de gegevens van het rapport te wijzigen. U brengt hier geen wijzigingen aan in de rapportdefinitie, maar u kunt wel: Automatisch berekende cijfers handmatig aanpassen (overschrijven), Opmerkingen toevoegen aan subrubrieken. In de kolom Overschrijven kunt u cijfers handmatig aanpassen. Als er in deze kolom iets is ingevuld, worden deze gegevens op het rapport getoond in plaats van de automatisch berekende gegevens. In het vak onder Opmerkingen kunt u een tekst aan het rapport toevoegen. Klik op opslaan onderin uw scherm om de gegevens vast te leggen en terug te keren naar het overzichtsscherm. Digitaal rapport Versie Pagina 13 van 18

14 7. Rapport vergrendelen en ontgrendelen In de loop van een rapportperiode zullen er meer methodetoetsen worden toegevoegd aan een dossier van een groep en leerling. Hierdoor wordt het rapport ook steeds meer ingevuld. Wanneer het rapport eenmaal voltooid is, kunt u het rapport vergrendelen. Zo voorkomt u dat een rapport in ParnasSys nog wijzigt, nadat het is uitgereikt. Na vergrendeling kan een rapport alleen worden aangepast als het ontgrendeld wordt. Ook wijzigingen aan resultaten van methodetoetsen worden dan niet meer op het rapport verwerkt. Dit gebeurt op het moment dat het rapport weer ontgrendeld wordt. Er zijn verschillende mogelijkheden om een rapport te vergrendelen en ontgrendelen. Vergrendelen of ontgrendelen bij een leerling Wanneer u een rapport van een specifieke leerling wilt vergrendelen, opent u het rapport van de leerling via de tab Toetsen op de leerlingkaart. Klik op het betreffende schooljaar om het rapport daarvan te openen. Door op de knop met het gesloten slot te klikken, wordt het rapport vergrendeld. Digitaal rapport Versie Pagina 14 van 18

15 Het rapport kan nu niet meer via de wijzigingsknop worden aangepast. Ook wanneer toetsresultaten worden gewijzigd van toetsen die in deze periode zijn afgenomen, zal dit niet meer op het rapport verwerkt worden. Door op de knop met het open slot te klikken ontgrendelt u het rapport en zijn wijzigingen weer mogelijk. Vergrendelen of ontgrendelen bij een groep Om meerdere rapporten van een groep tegelijk te vergrendelen of ontgrendelen opent u de betreffende groep. Via de tab Toetsen opent u de pagina met de rapporten. Op de pagina die nu wordt getoond, ziet u voor elke leerling per rapportperiode wat de status is van het rapport. Digitaal rapport Versie Pagina 15 van 18

16 Om alle rapporten uit een periode een andere status te geven klikt u onderin uw scherm op de knop vergrendelen of ontgrendelen. U ziet nu per periode wat de huidige status is van het rapport. Door een optie te kiezen in de keuzelijst kunt u alle rapporten in die periode de gekozen status geven. Nadat u de gewenste opties heeft gekozen, klikt u op opslaan om de invoer op te slaan en terug te keren naar het overzicht. De gekozen optie wordt toegepast op alle rapporten in de betreffende periode. 8. Afdrukken van het rapport Het afdrukken van een specifiek rapport van een leerling kunt u doen vanuit het dossier van de leerling. Selecteer de leerling en ga naar Toetsen > Rapport. Selecteer het gewenste rapport en druk op afdrukken onderin uw scherm. Er wordt een PDF gegenereerd met de gegevens van het rapport. Meer mogelijkheden voor het afdrukken van het rapport heeft u via Overzichten > Leerlingvolgsysteem > Digitaal rapport. U vindt hier overzichten voor onvergrendelde rapporten (Digitaal Rapport varianten) en vergrendelde rapporten (Digitaal Rapport vergrendeld). Hier kunt u meerdere leerlingen selecteren waarvoor het rapport moet worden afgedrukt. Ook zijn er opties voor het tonen van aanvullende gegevens op het rapport zoals handtekeningvakken. Digitaal rapport Versie Pagina 16 van 18

17 9. Publiceren in ouderportaal Indien u ook gebruik maakt van de module Ouderportaal kunt u het rapport ook in dit portaal publiceren. De ouders van het betreffende kind kunnen dit rapport dan raadplegen. Alleen vergrendelde rapporten worden getoond op het ouderportaal. Wanneer u nog geen gebruik maakt van het ouderportaal, kunt u dit aanvragen via de online helpdesk op het Supportportaal (klik op Help in ParnasSys of ga naar en ga vervolgens naar helpdesk ). U ontvangt dan meer informatie over de mogelijkheden. 10. Rapporten kopiëren Als u alle rapporten en periodes hebt gedefinieerd, kunt u deze in één keer naar het volgende schooljaar kopiëren. Hierbij worden alle rapporten inclusief de toetskoppelingen gekopieerd. U dient ook de rapportperiodes naar het volgende schooljaar te kopiëren. De knop Rapporten kopiëren staat onderaan de pagina bij School > Beheer > Digitaal rapport. Selecteer eerst uit welk jaar u de rapportdefinities wilt kopiëren en het jaar waar deze naar gekopieerd worden. Bij de rapportdefinities en rapportperiodes die u kunt kopiëren, staan selectievakjes die u kunt selecteren. Wanneer in het schooljaar waar de gegevens naar gekopieerd worden al een definitie of periode bestaat, kunnen er geen gegevens naar gekopieerd worden. In dat geval wordt er geen selectievakje getoond. Digitaal rapport Versie Pagina 17 van 18

18 Door op de knop kopiëren onderin uw scherm te klikken, worden de geselecteerde definities en periodes gekopieerd. Bij de rapportperiodes die u heeft gekopieerd, dient u nu nog bij de datum het jaartal aan te passen. Bij het kopiëren is namelijk het jaartal ongewijzigd mee gekopieerd. Digitaal rapport Versie Pagina 18 van 18