(Toegangsbeheer) Gebruiker toevoegen

Transcriptie

1 Toegangsbeheer en instellingen (Toegangsbeheer) Gebruiker toevoegen Het grote voordeel van online werken is dat er meerdere gebruikers, tegelijk, in het programma kunnen werken. De beheerder van Scipio Online kan extra gebruikers toevoegen en de bevoegdheden per gebruiker bepalen. Andere handleidingen die interessant kunnen zijn bij het werken met meerdere gebruikers: Werken met een team: Aanmaken team(s) Werken met een team: Delen van informatie 1. Licenties voor nieuwe gebruikers Bij het abonnement van Scipio Online ontvangt u standaard de volgende gebruikerslicenties: 1x licentie voor beheerder 1x licentie voor gebruiker met mutatierechten Hagru BV. levert bij oplevering van het abonnement de inloggegevens voor de beheerder. De beheerder kan vervolgens inloggegevens voor de overige gebruikers aanmaken en de bevoegdheden per gebruiker bepalen. Wilt u meer gebruikers toevoegen dan de meegeleverde licenties? Dan kunt u licenties voor extra gebruikers aanvragen. De beheerder kan hiervoor een sturen naar: sales@hagru.nl Licenties zijn verkrijgbaar in vier varianten: Soorten gebruikerslicenties Gebruiker met mutatierechten Deze gebruiker mag zowel gegevens inzien als muteren. De beheerder kan instellen welke gegevens de gebruiker mag inzien en/of muteren. Gebruiker met inkijk- en notitierechten Deze gebruiker mag alleen gegevens inzien maar niet muteren. De gebruiker kan wel notities en contactmomenten aanmaken op de persoonskaart van leden. De beheerder kan instellen welke gegevens de gebruiker mag inzien. Dit kan bijvoorbeeld afgeschermd worden per wijk. Gebruiker met alleen inkijkrechten Deze gebruiker mag alleen gegevens inzien en nooit gegevens muteren. De beheerder kan instellen welke gegevens de gebruiker mag inzien. Gebruiker met alleen toegang documenten Deze gebruiker heeft geen toegang tot de ledengegevens maar kan wel de documenten binnen zijn team raadplegen.

2 2. Nieuwe gebruiker toevoegen: inloggegevens bepalen Log in als beheerder in Scipio Online en ga naar het toegangsbeheer via Beheer (1) Instellingen (2) Toegangsbeheer (3). Op de pagina Toegangsbeheer gaat u naar het onderdeel Gebruikers binnen mijn gemeente. Hier ziet u welke gebruikers al binnen uw gemeente zijn aangemaakt. U kunt een nieuwe gebruiker toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken. Er opent een nieuw scherm met Gebruikersdetails. Hier kunt u de gegevens voor de nieuwe gebruiker aanmaken. 2.1 Gebruikersdetails: Inloggegevens bepalen Gebruikersnaam en wachtwoord Onder het kopje Gebruikersdetails geeft u de gegevens in van die bij de gebruiker horen. U kunt zelf een gebruikersnaam en wachtwoord bepalen. Om het wachtwoord te bevestigen dient u deze twee keer in te voeren. Het adres van de gebruiker kan een handige gebruikersnaam zijn. Deze is uniek per gebruiker en vaak makkelijk te onthouden voor de gebruiker zelf. Kies een wachtwoord dat veilig is door bijvoorbeeld een combinatie van (hoofd)letters en cijfers te maken. Ook het gebruik van leestekens is toegestaan. De sleutel die de gebruiker nodig heeft om in te loggen is voor alle gebruikers binnen de gemeente gelijk.

3 Gekoppeld lid Bij gekoppeld lid kunt u met het loepje een lid uit de database koppelen aan de gebruiker die u aanmaakt. Door op het loepje in het gele kader te klikken kunt u een lid opzoeken in de database. Door te klikken op Doorgaan wordt dit lid gekoppeld aan de gebruiker die u aanmaakt. Contactgegevens Tot slot voert u nog enkele (contact)gegevens in van de gebruiker die u aanmaakt. Deze gegevens zijn niet verplicht om het account aan te maken maar wel handig. De naam die u invoert bij het veld Volledige naam is ook de naam die in Scipio Online verschijnt nadat de gebruiker is ingelogd. Het adres en telefoonnummer(s) zijn verder nergens anders zichtbaar. 2.2 Wachtwoord bij vergeten (niet verplicht) Onder Wachtwoord bij vergeten kunt u eventueel een vraag en antwoord invullen. Mocht de betreffende gebruiker zijn inloggegevens zijn vergeten dan kan hij alsnog inloggen door het beantwoorden van de hier ingevulde vraag met het bijbehorende antwoord. 2.3 Notitie bij gebruiker (niet verplicht) Als beheerder kunt u een notitie bij een gebruiker maken. Deze notitie is niet zichtbaar voor de gebruiker. Hier kunt u informatie m.b.t. de gebruiker of de licentie noteren die u wilt onthouden.

4 3. Nieuwe gebruiker toevoegen: licentie en gebruikersgroep bepalen Na het invoeren van de inloggegevens selecteert u de licentie en de gebruikersgroep voor de betreffende gebruiker. Dat doet u onder het kopje Licentie en gebruikersgroep. Verschil tussen licentie en gebruikersgroep Licentie Een licentie wordt afgegeven door Hagru BV. Bij het aanvragen van een licentie kunt u doorgeven waar u de licentie voor wilt gebruiken. Hagru BV. activeert vervolgens de benodigde licentie en vervolgens kunt u binnen deze licentie een gebruiker aanmaken. Gebruikersgroep De gebruikersgroep bepaalt u zelf. Binnen een licentie zijn diverse gebruikersgroepen te selecteren. U kunt eenmalig instellen welke bevoegdheden bij een gebruikersgroep horen. Zo kunt u bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker de rechten overnemen die bij de gebruikersgroep horen. Dat doet u door een vinkje te plaatsen bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep. Gebruikers uit dezelfde gebruikersgroep kunnen gegevens met elkaar delen (bijvoorbeeld: notities, contactmomenten, selecties en samenvoegdocumenten). U begint met het selecteren van de juiste licentie en de gebruikersgroep voor de betreffende gebruiker. In de tabel hieronder ziet u welke licenties en gebruikersgroepen horen bij de licentie die u heeft afgenomen. Afgenomen licentie Geschikte licenties Geschikte gebruikersgroep Gebruiker met mutatierechten Beheerder Kerkelijk bureau Predikant Wijk/Scriba Gemeentebeheerder Kerkelijk bureau Hoofd Kerkelijk bureau Leden Kerkelijk bureau Bijdragen Predikant Wijk/Scriba Gebruiker met inkijk- en notitierechten Ouderling Past. medewerker Wijkmedewerker Ouderling Diaken Gebruiker met alleen inkijkrechten Alleen inkijken Allen Gebruiker met alleen toegang documenten Alleen inkijken Allen

5 4. Bevoegdheden bepalen Per gebruiker kunt u de bevoegdheden binnen het programma bepalen. Dat kan op twee manieren: 1. Bevoegdheden overnemen van gebruikersgroep Nadat u de licentie en de gebruikersgroep heeft geselecteerd kunt u de rechten (bevoegdheden) bepalen. Wanneer u het vinkje bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep aan laat staan dan krijgt de gebruiker automatisch de rechten die binnen de gebruikersgroep zijn bepaald. 2. Bevoegdheden per gebruiker bepalen Door het vinkje bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep weg te halen kunt u de bevoegdheden van de gebruiker op detailniveau zelf bepalen. Nadat u het vinkje heeft weggehaald verschijnen alle opties. Door het zetten van vinkjes bij de opties geeft u aan of de optie (of beperking) van toepassing is.

6 5. Opslaan van nieuwe gebruiker Als alle gegevens zijn ingevoerd en de bevoegdheden zijn bepaald kunt u de gegevens opslaan. Klik op Opslaan om de gebruiker aan te maken. Pas nadat u op de knop Opslaan heeft geklikt is de gebruiker aangemaakt. U gaat automatisch terug naar het beginscherm van Toegangsbeheer. Aan het onderdeel Gebruikers binnen mijn gemeente is nu de nieuwe gebruiker toegevoegd. 6. Wijkrestrictie bepalen Nadat de nieuwe gebruiker is aangemaakt kunt u ook een wijkrestrictie bepalen. Ga opnieuw naar Gebruikers binnen mijn gemeente en selecteer de gebruiker door op de betreffende gebruiker te klikken. Hierna opent de pagina met detailinformatie van de gebruiker. Onderaan deze pagina staat het onderdeel Autorisatie op wijken, secties en subsecties. Standaard staat de optie Volledig toegang tot alle wijken, secties en subsecties aan. Dat betekent dat de gebruiker toegang heeft tot leden van alle wijken. U kunt dit aanpassen door de optie Beperkt toegang tot wijken, secties en subsecties te selecteren. Hierna kunt u wijken toevoegen waartoe u de gebruiker toegang wil geven. Klik op de knop Toevoegen. Er opent een nieuw scherm met de wijken die binnen uw gemeente zijn aangemaakt. Standaard staan hier alle wijken geselecteerd. Door vinkjes te verwijderen kunt u de gebruiker toegang tot een wijk ontzeggen. Zorg dat er alleen een vinkje staat bij de wijken waar de gebruiker WEL toegang toe moet hebben. Wanneer er binnen een wijk ook secties zijn aangemaakt dan worden deze getoond zodra u een vinkje bij een wijk zet.

7 Vervolgens kunt u ook de secties selecteren waartoe de gebruiker toegang krijgt. Dat doet u weer door een vinkje te plaatsen. Nadat u de juiste wijken en secties heeft geselecteerd klikt u op Opslaan. U keert terug naar het vorige scherm. Hier staat nu weergegeven tot welke wijken en secties de betreffende gebruiker toegang heeft (1). Klik vervolgens nogmaals op Opslaan om alle gewijzigde account instellingen op te slaan.