Handleiding. Versie

Transcriptie

1 Handleiding Versie

2 Inhoudsopgave 1. Aan de slag Een nieuwe gebruiker toevoegen Licenties voor nieuwe gebruikers Inloggegevens bepalen Nieuwe gebruiker toevoegen: licentie en gebruikersgroep bepalen Opslaan van nieuwe gebruiker Wijkrestrictie bepalen Ledengegevens toevoegen en muteren Toevoegen van nieuwe leden/ bijwerken persoonskaart Muteren van ledengegevens Praktische voorbeelden mutaties Formulieren exporteren Het afdrukken van een attestatieformulier, doopbewijs of bewijs van lidmaatschap Contactmomenten registreren Lijst met contactmomenten Vastleggen van contactmomenten Contactagenda: overzicht van (geplande) contactmomenten Selecties maken en gebruiken Selectiecriteria toevoegen En/ of/ niet/ opties bij selecteren criteria Sorteerwijze en uitvoer bepalen Selectieresultaat tonen Selectieresultaten verwerken - voorbeeld collectief muteren Documenten maken en gebruiken Een nieuw samenvoegdocument aanmaken Een samenvoegdocument opslaan of openen Gebruik van een samenvoegdocument - voorbeeld samenvoegdocument Etiketten instellen en gebruiken Voordat u begint Instellen etiketsoort Instellen etiketsjabloon

3 8.4. Afdrukken etiketten De etiketten afdrukken Werken met teams Aanmaken van teams Documentbeheer binnen een team Delen van samenvoegdocumenten Delen van informatie binnen een team Groepen en kringen Groepen Kringen Gebouwenbeheer Toevoegen van gebouwen en zalen Reserveren van een zaal Overige functies Wijkindelingen Een bestandsexport voor een gemeentegids maken Jaarstatistieken Preekregister Optionele functie: en vanuit MeliteOnline Eigen indeling Omschrijvingstabellen Attentielijst en lijsten van verjaardagen en huwelijksjubilea Bijlage: verantwoording Jaaroverzicht statistiek

4 1. Aan de slag Zodra u als beheerder uw inloggegevens voor MeliteOnline hebt ontvangen kunt u inloggen in de eigen omgeving voor uw kerkelijke gemeente. U navigeert hiervoor naar de website Vervolgens klikt u op inloggen, en logt u in door middel van de verstrekte inloggegevens. U krijgt het hoofdmenu van MeliteOnline te zien. Dit is uw werkomgeving van MeliteOnline en in het vervolg van deze handleiding zullen we de belangrijkste functionaliteiten verder voor u toelichten. Voor de veiligheid raden we u aan in ieder geval uw wachtwoord te wijzigen in een zelfgekozen wachtwoord. Dit doet u door vanuit het dashboard in de menubalk Beheer aan te klikken, en te kiezen voor Instellingen. Vervolgens kiest u het pictogram Toegangsbeheer: U krijgt nu een overzicht te zien van alle huidige gebruikers, gebruikersgroepen en teams. Hierover later meer. U klikt vervolgens onder gebruikers op uw eigen naam, waarna u een overzicht te zien krijgt van uw eigen gebruikersgegevens. 4

5 Om uw wachtwoord te wijzigen klikt u vervolgens onder het kopje Wachtwoord vergeten op wachtwoord aanpassen. U kunt nu een eigen wachtwoord invullen. Hierna klikt u op Opslaan en keert u terug naar uw gebruikersgegevens. Scrol omlaag en klik nogmaals op Opslaan. Wilt u daarna terugkeren naar het hoofdmenu, klik dan op het logo van MeliteOnline, linksboven. 2. Een nieuwe gebruiker toevoegen Het grote voordeel van MeliteOnline is dat er meerdere gebruikers, tegelijk, in het programma kunnen werken. De beheerder van MeliteOnline kan extra gebruikers toevoegen en de bevoegdheden per gebruiker bepalen Licenties voor nieuwe gebruikers Bij het abonnement van MeliteOnline ontvangt u standaard twee gebruikerslicenties. Wilt u meer gebruikers toevoegen dan de meegeleverde licenties? Dan kunt u licenties voor extra gebruikers aanvragen. De beheerder kan hiervoor een sturen naar: melite@erdee.nl Als u MeliteOnline gaat gebruiken worden er logingegevens verstrekt voor een beheerdersaccount die toegang geeft tot de omgeving van uw gemeente binnen MeliteOnline. De beheerder kan vervolgens inloggegevens voor de overige gebruiker(s) aanmaken en de bevoegdheden per gebruiker bepalen Inloggegevens bepalen Log in als beheerder in MeliteOnline en ga naar het toegangsbeheer via Beheer (1) Instellingen (2) Toegangsbeheer (3). Op de pagina Toegangsbeheer gaat u naar het onderdeel Gebruikers binnen mijn gemeente. Hier ziet u welke gebruikers al binnen uw gemeente zijn aangemaakt. U kunt een nieuwe gebruiker toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken. Er opent een nieuw scherm met Gebruikersdetails. Hier kunt u de gegevens voor de nieuwe gebruiker aanmaken. 5

6 Gebruikersnaam en wachtwoord Onder het kopje Gebruikersdetails geeft u de gegevens in die bij de gebruiker horen. U kunt zelf een gebruikersnaam en wachtwoord bepalen. Om het wachtwoord te bevestigen, dient u deze twee keer in te voeren. Het adres van de gebruiker kan een handige gebruikersnaam zijn. Dit is uniek per gebruiker en vaak makkelijk te onthouden voor de gebruiker zelf. Kies een wachtwoord dat veilig is door bijvoorbeeld een combinatie van (hoofd)letters en cijfers te maken. Ook het gebruik van leestekens is toegestaan. De sleutel die de gebruiker nodig heeft om in te loggen is voor alle gebruikers binnen de gemeente gelijk. Gekoppeld lid Bij gekoppeld lid kunt u met het loepje een gemeentelid uit de database koppelen aan de gebruiker die u aanmaakt. Door op het loepje in het gele kader te klikken, kunt u een lid opzoeken in de database. Door te klikken op Doorgaan wordt dit lid gekoppeld aan de gebruiker die u aanmaakt. Contactgegevens Tot slot voert u nog enkele (contact)gegevens in van de gebruiker die u aanmaakt. Deze gegevens zijn niet verplicht om het account aan te maken, maar wel handig. De naam die u invoert bij het veld Volledige naam is ook de naam die in MeliteOnline verschijnt nadat de gebruiker is ingelogd. Het adres en telefoonnummer(s) zijn verder nergens anders zichtbaar Wachtwoord vergeten (niet verplicht) Onder Wachtwoord vergeten kunt u eventueel een vraag en antwoord invullen. Mocht de betreffende gebruiker zijn inloggegevens zijn vergeten dan kan hij alsnog inloggen door het beantwoorden van de hier ingevulde vraag met het bijbehorende antwoord. 6

7 Notitie bij gebruiker (niet verplicht) Als beheerder kunt u een notitie bij een gebruiker maken. Deze notitie is niet zichtbaar voor de gebruiker. Hier kunt u informatie m.b.t. de gebruiker of de licentie noteren die u wilt onthouden Nieuwe gebruiker toevoegen: licentie en gebruikersgroep bepalen Na het invoeren van de inloggegevens selecteert u het gebruikerstype en de gebruikersgroep voor de betreffende gebruiker. Dat doet u onder het kopje gebruikerstype en gebruikersgroep. Verschil tussen gebruikerstype en gebruikersgroep Gebruikerstype Dit heeft te maken met de wijze waarop Hagru BV licenties uitgeeft. Voor MeliteOnline is het van belang Bij het aanvragen van een licentie kunt u doorgeven waar u de licentie voor wilt gebruiken. Hagru BV. activeert vervolgens de benodigde licentie en daarna kunt u binnen deze licentie een gebruiker aanmaken. Gebruikersgroep De gebruikersgroep bepaalt u zelf. Binnen een licentie zijn diverse gebruikersgroepen te selecteren. U kunt eenmalig instellen welke bevoegdheden bij een gebruikersgroep horen. Zo kunt u bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker de rechten overnemen die bij de gebruikersgroep horen. Dat doet u door een vinkje te plaatsen bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep. Gebruikers uit dezelfde gebruikersgroep kunnen gegevens met elkaar delen (bijvoorbeeld: notities, contactmomenten, selecties en samenvoegdocumenten). U begint met het selecteren van de juiste licentie en de gebruikersgroep voor de betreffende gebruiker. In de tabel hieronder ziet u welke licenties en gebruikersgroepen horen bij de licentie die u heeft afgenomen. 7

8 Afgenomen licentie bij Hagru Geschikte licenties Geschikte gebruikersgroep Gebruiker met mutatierechten Beheerder Kerkelijk bureau Predikant Wijk/Scriba Gemeentebeheerder Kerkelijk bureau Hoofd Kerkelijk bureau Leden Kerkelijk bureau Bijdragen Predikant Wijk/Scriba Gebruiker met inkijk- en notitierechten Ouderling Past. medewerker Gebruiker met alleen inkijkrechten Alleen inkijken Allen Wijkmedewerker Ouderling Diaken Gebruiker met alleen toegang documenten Alleen inkijken Allen Bevoegdheden bepalen Per gebruiker kunt u de bevoegdheden binnen het programma bepalen. Dat kan op twee manieren: Bevoegdheden overnemen van gebruikersgroep Nadat u de licentie en de gebruikersgroep heeft geselecteerd kunt u de rechten (bevoegdheden) bepalen. Als u het vinkje bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep aan laat staan, krijgt de gebruiker automatisch de rechten die binnen de gebruikersgroep zijn bepaald. Bevoegdheden per gebruiker bepalen Door het vinkje bij Rechten overnemen uit gebruikersgroep weg te halen, kunt u de bevoegdheden van de gebruiker op detailniveau zelf bepalen. Nadat u het vinkje heeft weggehaald verschijnen alle opties. Door het zetten van vinkjes bij de opties geeft u aan of de optie (of beperking) van toepassing is. 8

9 2.4. Opslaan van nieuwe gebruiker Als alle gegevens zijn ingevoerd en de bevoegdheden zijn bepaald, kunt u de gegevens opslaan. Klik op Opslaan om de gebruiker aan te maken. Pas nadat u op de knop Opslaan heeft geklikt is de gebruiker aangemaakt. U gaat automatisch terug naar het beginscherm van Toegangsbeheer. Aan het onderdeel Gebruikers binnen mijn gemeente is nu de nieuwe gebruiker toegevoegd Wijkrestrictie bepalen 9

10 Nadat de nieuwe gebruiker is aangemaakt, kunt u ook een wijkrestrictie bepalen. Ga opnieuw naar Gebruikers binnen mijn gemeente en selecteer de gebruiker door op de betreffende gebruiker te klikken. Hierna opent de pagina met detailinformatie van de gebruiker. Onderaan deze pagina staat het onderdeel Autorisatie op wijken, secties en sub-secties. Standaard staat de optie Volledig toegang tot alle wijken, secties en sub-secties aan. Dat betekent dat de gebruiker toegang heeft tot leden van alle wijken. U kunt dit aanpassen door de optie Beperkt toegang tot wijken, secties en sub-secties te selecteren. Hierna kunt u wijken toevoegen waartoe u de gebruiker toegang wilt geven. Klik op de knop Toevoegen. Er opent een nieuw scherm met de wijken die binnen uw gemeente zijn aangemaakt. Standaard staan hier alle wijken geselecteerd. Door vinkjes te verwijderen, kunt u de gebruiker toegang tot een wijk ontzeggen. Zorg dat er alleen een vinkje staat bij de wijken waar de gebruiker wél toegang toe moet hebben. Wanneer er binnen een wijk ook secties zijn aangemaakt dan worden deze getoond zodra u een vinkje bij een wijk zet. 10

11 Vervolgens kunt u ook de secties selecteren waartoe de gebruiker toegang krijgt. Dat doet u weer door een vinkje te plaatsen. Nadat u de juiste wijken en secties heeft geselecteerd, klikt u op Opslaan. U keert terug naar het vorige scherm. Hier staat nu weergegeven tot welke wijken en secties de betreffende gebruiker toegang heeft (1). Klik vervolgens nogmaals op Opslaan om alle gewijzigde account-instellingen op te slaan. 11

12 3. Ledengegevens toevoegen en muteren In MeliteOnline draait het voor een groot deel om het beheren van de ledenadministratie. Daartoe zijn de volgende acties van belang: Het toevoegen van nieuwe leden Het muteren van de gegevens van bestaande leden 3.1. Toevoegen van nieuwe leden/ bijwerken persoonskaart Beide vormen van ledenaanwas, van buitenaf en door geboorte, worden afzonderlijk verwerkt in MeliteOnline. Daarnaast kan het natuurlijk voorkomen dat u gegevens op een bestaande persoonskaart wilt bijwerken. Daarom leggen we hieronder ook kort uit waar alle tabbladen op de persoonskaart voor dienen. Meer informatie over specifieke gevallen (zoals bijvoorbeeld het registreren van een sterfgeval) vindt u in paragraaf Toevoegen nieuw lid Een nieuw lid van de gemeente kunt u toevoegen door een geheel nieuwe Persoonskaart aan te maken. U begint in het hoofdmenu, ofwel de homepage. Door op het logo van MeliteOnline te klikken komt u hier terecht. U klikt vervolgens op de knop Inschrijven. 12

13 Dan krijgt u het volgende scherm te zien: In de linker kolom (1) kunt u beginnen met het invullen van de gegevens die u wilt bijhouden. Vul alle bekende gegevens van de nieuwe persoon in, te beginnen bij Naamgegevens en klik vervolgens elke categorie onder Naamgegevens aan om van die categorie de gegevens in te vullen, voor zover van toepassing en relevant bij die persoon. Onder Naamgegevens zijn ook enkele contactgegevens onder gebracht zoals telefoonnummers en adres. Belangrijk om te weten is dat onder deze contactgegevens er ook een veld Contactbijzonderheden te vinden is. Standaardwaarde voor dit veld is geen bijzonderheden. Dit veld wordt gebruikt om in de lijst Contactmomenten personen uit te kunnen sluiten waarvoor wel bijzonderheden zijn. Stel u heeft randkerkelijke leden die geen huisbezoek wensen, dan kunt u een label geen huisbezoek aanmaken in de bijbehorende omschrijvingstabel en kunt u deze personen voorzien van dit label in het veld contactbijzonderheden. In Hoofdstuk 5 Contactmomenten registreren kunt u hierover meer uitleg vinden. Adresgegevens: Onder adresgegevens kunt u verschillende adressen invoeren, bijvoorbeeld een correspondentieadres, mocht dit afwijken van een woonadres. Burgerlijke stand: Deze gegevens spreken wel voor zich, hier kunt u belangrijke algemene informatie over een lid bijhouden Kerkelijke gegevens: Hier is meer over te zeggen. U kunt hier de kerkelijke lid status van uw lid bijhouden, en kerkelijke gebeurtenissen registreren. LET OP: bij het invoeren van bijvoorbeeld belijdenis gegevens van een lid, nadat deze belijdenis heeft gedaan dient u zelf de lid status te veranderen van dooplid naar belijdend lid. De bedoeling is dat dit spoedig automatisch gebeurd, maar dat is nu nog niet het geval. 13

14 Locatiegegevens: Hier kunt u bijhouden tot welke wijk binnen uw gemeente een lid behoort. U kunt dit doen voor verschillende wijkindelingen (bijvoorbeeld bezorgwijken). Wanneer u echter een wijkindeling op basis van postcode hebt aangemaakt verloopt het indelen van leden in wijken automatisch. U hoeft dan alleen bij de adresgegevens het adres van het betreffende gemeentelid in te vullen en het programma controleert in welke wijk een lid zou moeten worden ingedeeld en vult dit in op de persoonskaart. Meer informatie over deze indeling vindt u in paragraaf 12.1 Herkomst/vertrek: onder dit tabblad kunt u registreren uit welke kerkelijke gegevens gemeenteleden afkomstig zijn (herkomst), of waarheen ze vertrekken met attestatie (attestatie) of bewijs van lidmaatschap (bedankgegevens). Op het moment dat u vertrekgegevens invult naast attestatie- of bedankgegevens wordt de betreffende persoon in het programma gekenmerkt als vertrokken. Diversen: U kunt hier detailinformatie bijhouden, bijvoorbeeld wat voor functie leden vervullen binnen de gemeente. Of wat voor abonnement op het kerkblad en de kerktelefoon ze hebben etc. Kringen/groepen: hier kunt vindt u een overzicht van de kringen of groepen waar een betreffend gemeentelid bij hoort. Denk hierbij aan BHV ers, of een Bijbelkring binnen de gemeente. Uitleg over het beheer en gebruik van deze kringen en groepen vindt u in hoofdstuk 10. Eigen indeling: de naam zegt het al, hier kunt u zelf extra gegevens bijhouden die u belangrijk vindt. Bijvoorbeeld of gemeenteleden een rolstoel gebruiken. Zie het voorbeeld hieronder. Voor meer uitleg over het aanpassen en het gebruik van de Eigen indeling, zie paragraaf 12.6 Notities en Contactmomenten: het is mogelijk om notities te plaatsen bij gemeenteleden en om contactmomenten zoals huisbezoeken te documenteren via deze opties. Het delen van deze informatie wordt in paragraaf verder toegelicht. Uitgebreide toelichting bij het inplannen van contactmomenten en de verschillende overzichten die u hierbij helpen vindt u in hoofdstuk 5. Zodra u voldoende gegevens voor uw ledenadministratie hebt ingevuld, klikt u op Opslaan (2). U krijgt vervolgens de nieuw gemaakte persoonskaart te zien. Bent u klaar? Klik dan op het logo van MeliteOnline, linksboven. U keert weer terug naar het hoofdmenu Toevoegen kinderen Ga naar de gezinskaart van de ouders en selecteer het gezinshoofd(!). U klikt vervolgens op toevoegen (1), en vervolgens op Kind toevoegen. Er opent zich een nieuw overzicht, vergelijkbaar met dat van nieuwe leden, waarin u alle relevante informatie over het kind kunt invullen. Een aantal gegevens zal automatisch worden overgenomen van de ouders, zoals de achternaam, adresgegevens en wijkgegevens. Gegevens die u zelf dient in te vullen: o Onder Naamgegevens: de namen van het kind. o Onder Burgerlijke stand: de geboortegegevens en geslacht. o Onder Kerkelijke gegevens: Kerkelijke gezindte en kerkelijke staat. (In het geval van een gezin dat overkomt met oudere kinderen, dient u uiteraard ook eventuele doopgegevens in te vullen en onder Herkomst/vertrek de herkomstgegevens.) o Desgewenst nog aanvullende gegevens onder Diversen, Eigen Indeling en Notities. Heeft u alle gegevens ingevuld, klik dan op Opslaan. U ziet nu dat het toegevoegde kind is bijgeschreven bij de persoonskaart van de ouders. 14

15 3.2. Muteren van ledengegevens In de zoekbalk in het dashboard kunt u zoeken op achternaam. (Dit is de standaard, eventueel kunt u vanuit het zoekscherm dat verschijnt ook zoeken op andere eigenschappen zoals voornaam.) Vanuit uw zoekresultaat kunt u vervolgens doorklikken naar de Persoonskaart van de gewenste persoon, die getoond wordt in een gezinsoverzicht. U kunt in de linkerkolom een tabblad aanklikken, waarin u gegevens kunt wijzigen van de door u geselecteerde persoonskaart zoals telefoonnummer, adres, etc. Vergeet niet nadat u uw wijzigingen hebt doorgevoerd op Opslaan te klikken. Er zijn enkele knoppen die gebruikt kunnen worden bij het uitvoeren van mutaties, deze willen we hieronder even toelichten: 15

16 Zie afbeelding; links onderin de persoonskaart staan enkele knoppen: Toevoegen: Als u hier klikt, kunt u aan de geselecteerde persoon naast kinderen ook een echtgenoot/partner, inwonend persoon toevoegen. Ook kunt u via deze knop een heel nieuwe persoonskaart aanmaken voor een nieuw lid. Uit registratie: Middels deze knop kunt u aangeven dat leden naar elders vertrokken zijn, of zich willen uitschrijven als lid. Ook kunt u op deze manier een persoonskaart definitief verwijderen uit uw ledenadministratie. PE wijzigen: PE staat voor pastorale eenheid. U kunt hier verschillende belangrijke wijzigingen doorvoeren: o U kunt een huwelijk (evt. tussen gemeenteleden) of scheiding registreren en de betreffende pastorale eenheden worden vervolgens respectievelijk samengevoegd of o gescheiden. Doet een kind uit een gezin belijdenis dan kunt u dit belijdend lid zelfstandig nemen in de ledenadministratie en van een eigen persoonskaart voorzien. Verhuizen: middels deze functie kunt u een adreswijziging als gevolg van een verhuizing binnen de gemeente voor een hele familie ineens doorvoeren Praktische voorbeelden mutaties In paragraaf 3.1 laten we al zien welke stappen u dient te doorlopen om een kind toe te voegen aan de gezinskaart van ouders. Er zijn echter nog tal van mutaties die u bij dient te houden. Hieronder lopen we alle belangrijke en wijzigingen binnen uw ledenbestand door en geven we aan hoe u deze dient te verwerken om een juiste jaarstatistiek op te bouwen. (Zie voor meer informatie over dit jaaroverzicht paragraaf Jaaroverzicht en hoofdstuk 13. Bijlage: verantwoording jaaroverzicht.) Registreren van doop en belijdenis De doop en belijdenis van een lid kunt u als volgt registreren in uw administratie (zie afbeelding): 16

17 Doop Bij het registreren van de doop van een kind of volwassene vult u voor een juiste verwerking in de statistiek de velden: Doopdatum en Doopplaats in. U dient ook het veld Kerkelijk staat te wijzigen in dooplid (3). Aanvullende informatie kunt u voor de volledigheid ook invullen, maar deze vinden geen toepassing binnen de statistiek. We raden u echter wel aan om dezelfde gegevens bij te houden zoals u dit eerder al deed. Inmiddels is het ook mogelijk om bij te houden door welke voorganger en met welke Bijbeltekst een lid is gedoopt. Door op het icoontje van het potlood te klikken (1) krijgt u een venster te zien met meer invoermogelijkheden zodat u ook deze gegevens kunt bewaren. Belijdenis Het registreren van het doen van belijdenis door een lid verloopt praktisch gelijk aan het registreren van een doop. Voor een juiste verwerking in de database en de statistiek de velden: Belijdenisdatum en Belijdenisplaats in. U dient ook het veld Kerkelijk staat te wijzigen (3). Verder geldt hetzelfde als wat hierboven beschreven staat over het registreren van een doop Registreren van een huwelijk. Een huwelijk registreren kan binnen MeliteOnline op verschillende manieren. Hier leggen we de meest praktische methode uit. In het geval van een huwelijk tussen een gemeentelid en iemand van buiten uw gemeente, kunt u het beste eerst een persoonskaart aanmaken met de gegevens van de echtgenoot/echtgenote van buiten uw gemeente. Hierna kunt u het huwelijk tussen beide personen, die nu allebei een persoonskaart binnen MeliteOnline hebben, als volgt registreren: Selecteer de persoonskaart van een van beide personen die getrouwd zijn. Klik vervolgens op PE wijzigen 17

18 Er verschijnt een venster, u selecteert hier treedt in het huwelijk/ geregistreerd partnerschap, vervolgens klikt u op Verder. Er volgen 5 stappen, bij stap 1 zoekt u de gewenste huwelijkspartner op en selecteert u deze d.m.v. aanklikken. Vervolgens klikt u op Verder. Bij stap 2 geeft u aan of het een huwelijk betreft of een partnerschap. Ook vult u de huwelijksgegevens voor de burgerlijke stand en kunt u deze gegevens overnemen naar het kerkelijk huwelijk. Bij stap 3 selecteert u het toekomstige adres of voert u een nieuw adres in. Bij stap 4 kunt u aangeven welke personen tevens tot de nieuwe pastorale eenheid gaan behoren. U kunt hierbij kiezen uit personen die al een gezinskaart vormden met de personen die trouwen. Denk hierbij aan kinderen uit een eerder huwelijk. Stap 5 is slechts een formaliteit, waarbij het nieuwe PE-nummer wordt getoond. Nadat u hier op Voltooien klikt worden beide persoonskaarten samengevoegd onder 1 Pastorale Eenheid en is het huwelijk in uw administratie een feit Registreren van een echtscheiding Het is ook mogelijk om een gezinskaart te splitsen in het geval van een echtscheiding. Dit gaat als volgt: Selecteer de persoonskaart van een van beide personen die gescheiden zijn. Klik vervolgens op PE wijzigen Er verschijnt een venster, u selecteert hier echtscheiding/ beëindiging geregistreerd partnerschap, vervolgens klikt u op Verder. Er verschijnt een scherm waarin u een datum van ontbinding dient in te voeren. Het gezin zal worden opgesplitst in een gezin 1 (houdt huidig PE-nummer) en gezin 2 (krijgt een nieuw PE-nummer). Door middel van de knoppen met pijltjes kunt u aangeven bij welke ouder eventuele kinderen geregistreerd moeten staan. Nadat u dit heeft verwerkt klikt u op Voltooien waarna de echtscheiding geregistreerd staat in uw administratie en er twee aparte gezinskaarten zijn gevormd Registreren van herkomst en vertrek Wanneer een lid of een gezin nieuw binnen komt in uw gemeente dient u hiervoor allereerst persoonskaarten toe te voegen. Zie hiervoor paragraaf 3.1 over het toevoegen van nieuwe leden (en in het geval van een gezin, kinderen). Vervolgens kunt u allerhande gegevens invullen op het tabblad Herkomst/vertrek. Dit tabblad laat aan eenduidigheid nog te wensen over, maar in onderstaande paragraaf hebben we voor u op een rijtje staan wat u minimaal zou moeten invullen om een juiste weergave te krijgen in de (jaar)statistiek. Wellicht roept dit alles nog vragen op, hiertoe hebben we een document van Hagru, waarin men de mogelijkheden rond de statistiek en de vastlegging hiervan uitlegt, als bijlage toegevoegd aan deze handleiding. Maar omdat dit nogal uitgebreid is, hebben we voor u dus de meest eenvoudige route beschreven waarmee u mutaties rond herkomst en vertrek het beste kunt vastleggen. Herkomst Op de persoonskaart van een nieuw (doop)lid wilt u natuurlijk aangeven of deze overgekomen is met (doop)bewijs (van lidmaatschap) of attestatie. Dit doet u door de volgende velden op het tabblad Herkomst/vertrek in te vullen: 18

19 Herkomstdatum, plaats en gezindte zullen geen probleem geven, maar het is mogelijk dat u onder attestatiecode niet alle mogelijkheden vindt waarmee gewerkt wordt (namelijk: doopbewijs, bewijs van lidmaatschap en attestatie). Deze kunt u echter aanpassen in de omschrijvingstabel attestatiecodes, zie voor meer informatie hierover paragraaf 12.7 Omschrijvingstabellen. Vertrek Bij het vertrek van een (doop)lid wilt u natuurlijk ook aangeven op wat voor wijze en naar welke plaats en gemeente een lid vertrekt. Dit doet u door de volgende velden in te vullen op het tabblad Herkomst/vertrek: 19

20 Allereerst vinkt u hier het vakje aan Persoon is vertrokken. Vervolgens doorloopt u een aantal stappen, waarbij u ook de vertrekdatum en vertrekcode (doopbewijs, bewijs van lidmaatschap of attestatie) invult. Vervolgens vult u in de velden Bedankplaats en Bedankgezindte de plaats en gezindte in waarnaar men vertrekt. We zijn ons ervan bewust dat deze termen niet logisch klinken, maar op deze wijze kunt u in ieder geval op eenduidige wijze deze mutaties te boek stellen. Net als de codes voor het veld attestatiecode wat u bij herkomst gebruikt, is het lijstje met vertrekcodes ook aanpasbaar, mochten er standaardopties in ontbreken (zoals doopbewijs, bewijs van lidmaatschap of attestatie). Dit kunt u doen bij de omschrijvingstabel vertrekcodes, zie voor meer informatie hierover paragraaf 12.7 Omschrijvingstabellen Registreren van een uitschrijving of onttrekking Uitschrijven Het kan gebeuren dat een lid afscheid neemt van uw kerkelijke gemeente en zich niet bij een andere kerkelijke gemeente wenst aan te sluiten. In een dergelijk geval kunt u zo n lid uitschrijven. Dit doet u door op de persoonskaart op de knop Uit registratie te klikken, en vervolgens Uitschrijven als lid te kiezen. Hierna veranderd de status van het lid in Uitgeschreven. Tevens wordt op het tabblad Herkomst/vertrek het veld Bedankdatum automatisch gevuld met de datum van vandaag en het opmerkingveld met de tekst Uitgeschreven. Dit wordt in het jaaroverzicht van de statistiek weergegeven als vermindering diversen. Onttrekken Het selectievakje Onttrokken met de bijbehorende datum is bedoelt om aan te geven dat een lid bij kerkenraadsbesluit is onttrokken aan het ledenbestand. Denk hierbij aan leden die al lange tijd niet meer actief is en waarmee contact niet meer mogelijk is. Dit wordt in het jaaroverzicht van de statistiek weergegeven als vermindering diversen. 20

21 Registreren van het overlijden van een lid Het overlijden van een lid kunt u ook registreren op de persoonskaart. U gaat hiervoor op de persoonskaart van de overledene naar het tabblad Burgerlijke stand. De volgende gegevens dient u in te vullen voor een correcte verwerking in de statistiek (zie afbeelding): Veld Burgerlijke stand. Hier selecteert u overleden De velden Overlijdensdatum en Overlijdensplaats. Deze gegevens spreken voor zich. Hierna klikt u op Opslaan. U ziet nu in het gezinsoverzicht dat de status van het overleden lid gewijzigd wordt van actief naar overleden. Dit zal nu ook in de statistiek zichtbaar zijn. In het geval van het overlijden van bijvoorbeeld een getrouwde man die gezinshoofd is, zal zijn vrouw automatisch gezinshoofd worden. De overlijdensgegevens van de overleden man komen ook op de persoonskaart van de weduwe te staan op het tabblad Burgerlijke stand onder ont. huw. datum en reden ontbinding. 4. Formulieren exporteren In MeliteOnline is het mogelijk om kant en klare formulieren uit te draaien voor leden die vertrekken met attestatie, bewijs van lidmaatschap of doopbewijs. In de onderstaande paragrafen leggen we de werking hiervan verder uit Het afdrukken van een attestatieformulier, doopbewijs of bewijs van lidmaatschap Om een attestatieformulier af te drukken, kiest in u in de menubalk onder het MeliteOnline logo de knop Formulieren en vervolgens Formulieren aanmaken. U krijgt dan het volgende scherm te zien: 21

22 Via het zoekveld (1) kunt u de persoonskaart van vertrekkende leden opzoeken. Uit de zoekresultaten dubbelklikt u op de persoon (van wiens gezin) u een attestatieformulier wilt aanmaken. De gegevens van betreffende persoon/gezin worden dan automatisch ingevuld in het bovengenoemde scherm. In het geval van een attestatie dient u vervolgens eerst de attestatiegegevens aan te vullen met de naam van de gemeente waar de vertrekkende personen heen gaan. Dit doet u door Attestatiegegevens tonen (2) uit te vouwen en het invulveld in te vullen. Nu kunt u op Afdrukken (3) klikken om het gewenste formulier op de juiste manier af te drukken. In het geval van een attestatieformulier kiest u de Word of pdf-export optie van Attestatie. Vervolgens klikt u op Instellen. U krijgt dan het volgende scherm te zien: 22

23 U kunt hier (rood kader) het aanpasbare sjabloon kiezen. Daarna kunt u een aantal tekstvelden (pijltjes) van een door u gewenste tekst voorzien. Deze wijzigingen worden onthouden, dus het is mogelijk eenmalig de door u gewenste tekst in te voeren. Heeft u het document helemaal naar uw wensen aangepast, dan klikt u op OK, en vervolgens op Doorgaan. Er wordt nu (naar gelang uw keuze) een Microsoft Word (.docx) of pdf-bestand aangemaakt. Bent u na het aanpassen van uw sjabloon helemaal tevreden over het document, dan volstaat pdf. Wilt u zelf nog verderstrekkende wijzigingen of toevoegingen aanbrengen, kiest u dan de Word optie. Het aanmaken van een bewijs van lidmaatschap of een doopbewijs is eenvoudiger, aangezien het hier enkel om een voor gedefinieerd sjabloon gaat. U kunt dit binnen MeliteOnline niet aanpassen. Echter, ook hier is het nu mogelijk om voor een export in Word formaat te kiezen, zodat u desgewenst zelf wijzigingen kunt aanbrengen. 23

24 5. Contactmomenten registreren Zoals u In paragraaf genoemd, kunt u uw contactmomenten documenteren op de persoonskaart. Ook kunt u uw contactmomenten vooruitplannen. Hiervoor zijn enkele handige lijsten beschikbaar. In dit hoofdstuk lopen we alle functies rond het plannen van huisbezoeken langs Lijst met contactmomenten Bij het plannen van huisbezoeken of andere contactmomenten die periodiek plaatsvinden kan het maken van een lijst met contactmomenten heel nuttig zijn. U kunt door middel van een dergelijke lijst te weten komen wie er recent wel, of juist geen bezoek hebben gehad. Stel, u hanteert een 2-jaarlijkse huisbezoek cyclus en u wilt weten welke gemeenteleden twee jaar geleden voor het laatst huisbezoek hebben gehad, zodat u weet wie er nu aan de beurt zijn om een bezoek mee af te spreken. Dit gaat als volgt: via Ledenadministratie --> Overzichten --> Contactmomenten komt u bij onderstaand scherm terecht. U kunt hier (1) aangeven wat u precies in uw selectieresultaat terug wilt zien: alle leden die al een bepaalde periode geen bezoeken hebben gehad, of juist wel. Voor bovenstaande voorbeeld zou het handig zijn om Zonder een contactmoment sinds te kiezen, en de datum van 2 jaar terug in te voeren. 24

25 Vervolgens kunt u kiezen (2) of u de bezoeken gegroepeerd wilt op persoonsniveau of per PE en of u wilt dat het overzicht gebruik maakt van alle bekende contactmomenten waar u toegang toe heeft of alleen de contactmomenten die u zelf hebt aangemaakt. Ook kunt u (3) bezoeksoort en eventuele bezoekers selecteren die moeten worden meegenomen bij het aanmaken van de lijst. (Bij het voorbeeld hierboven: alleen huisbezoek.) U kunt daarnaast (4) ook selecteren op status (actief is waarschijnlijk wat u hier altijd wilt gebruiken), gezinsrelatie en contactbijzonderheden. Vooral de contactbijzonderheden zijn de moeite van het vermelden waard. U kunt hiervoor gegevens invullen op de persoonskaart onder naamgegevens (paragraaf ) De labels voor dit veld zijn weer aan te passen via de omschrijvingstabellen (paragraaf 12.7.) U kunt dit veld gebruiken om bijvoorbeeld aan te geven dat een gemeentelid geen huisbezoek wenst. Standaard staat in dit veld op de persoonskaart de waarde geen bijzonderheden. Dus wanneer u hier, in dit scherm bij dit veld geen bijzonderheden selecteert zullen in uw overzicht alleen de gemeenteleden worden meegenomen die huisbezoek wensen. Zo weet u zeker dat randkerkelijke leden waarbij u op de persoonskaart hebt aangegeven dat zij geen bezoek wensen, ook daadwerkelijk geen bezoek krijgen. Tenslotte kunt u (5) aangeven op welke wijk(en) van uw wijk de selectie moet worden toegepast. Heeft u de juiste voorwaarden ingesteld, dan kunt u op Uitvoeren klikken. Er wordt vervolgens een lijst aangemaakt. In de schermafbeelding hierboven ziet u dat naast algemene gegevens ook wordt weergegeven wanneer het laatste bezoek plaats vond bij een specifiek gemeentelid, wat voor contact dit was en wie de bezoekers waren. U kunt de lijst sorteren ook sorteren: door bovenaan een kolom te klikken wordt op de betreffende eigenschap gesorteerd. Dus als u op Laatste contact klikt wordt de lijst gesorteerd van oud naar recent of andersom. Op die manier kunt u in een oogopslag zien wie er als eerste aan de beurt is om een huisbezoek mee af te spreken Vastleggen van contactmomenten. Het vastleggen van een afgenomen bezoek gaat heel eenvoudig via de persoonskaart. U zoekt de persoonskaart van de betreffende persoon op en klikt op het tabblad Contactmomenten. 25

26 Heeft u personen opgezocht via de lijst met contactmomenten (zie vorige paragraaf), dan kunt u (zie afbeelding boven) ook dubbelklikken op de naam van een gemeentelid in de resultaten van deze lijst: u komt dan in een keer terecht bij het tabblad contactmomenten op de persoonskaart. Onder Contactmomenten vindt u een overzicht van alle bezoeken die bij de betreffende persoon zijn afgenomen: U kunt vervolgens een nieuw verslag van een bezoek maken door op Nieuw te klikken. Er verschijnt het volgende venster: 26

27 Hierin kunt u allereerst de datum en het tijdstip van het bezoek noteren (1). Verder kunt u een reden voor het bezoek kiezen (2) en een locatie invullen (3). Vervolgens kunt u aangeven wie er op bezoek zijn geweest (4). U kunt ook aangeven wie er toegang hebben tot dit verslag van uw contactmoment (5): Alleen uzelf, Iedereen (d.w.z., iedereen met inkijkrechten van deze persoonskaart), of leden van een gebruikersgroep of van een team. Tenslotte kunt u een opmerking/notitie maken (6). Na Opslaan wordt het contactmoment opgeslagen en vindt u het terug in het overzicht van contactmomenten op de persoonskaart Contactagenda: overzicht van (geplande) contactmomenten Om een overzicht te krijgen van alle contactmomenten in een bepaalde periode kunt u een lijst aanmaken via de Contactagenda. Deze vindt u via: Ledenadministratie --> overzichten --> Contactagenda. U krijgt dan het volgende venster te zien: U kunt hier een periode instellen (1), waarvan u een overzicht van de contactmomenten wilt hebben. Daaronder kunt u uw lijst verfijnen (2), en kiezen welke wijken moeten worden meegenomen in het overzicht (3). Afhankelijk van de periode die u instelt kunt u een overzicht genereren van contactmomenten uit het verleden, of juist van toekomstige contactmomenten. Het is namelijk mogelijk om bij het aanmaken van een contactmoment een datum in de toekomst te kiezen. Op deze manier kunt u uw contactmomenten plannen. Bij de contactagenda kunt u dan vervolgens een overzicht genereren van alle bezoeken die de komende maand plaatsvinden. U kunt deze lijst ook exporteren naar Excel voor verder gebruik. 27

28 6. Selecties maken en gebruiken Met MeliteOnline kunt u volledig naar eigen wens overzichten genereren. Hiervoor gebruikt u de optie Selecties maken. In de volgende hoofdstukken leest hoe u zelf selecties kunt maken Selectiecriteria toevoegen Via de optie Selecties maken, kunt u geheel naar eigen wens overzichten genereren. U kunt deze optie selecteren vanaf het startscherm van MeliteOnline of via Ledenadministratie Selecties maken. Om de selectie op te bouwen, kiest u in het selectiescherm voor de optie Selectiecriteria (1.) en vervolgens Criterium toevoegen (2.) 28

29 Er opent een nieuw scherm. Hier kunt de selectiecriteria kiezen. De tabbladen aan de linkerkant (1.) van dit scherm zijn gelijk aan de tabbladen op de persoonskaart. Zo is het logisch waar u selectiecriteria kunt vinden. Selecteer een criterium waaraan personen moeten voldoen om in het overzicht te verschijnen (2.) en kies Doorgaan. U keert terug naar het selectiescherm. Het gekozen criterium is toegevoegd aan de selectie. U kunt nu een nieuw criterium toevoegen. 29

30 6.2. En/ of/ niet/ opties bij selecteren criteria Bij het opbouwen van een selectie heeft u diverse opties: En/ Of/ Niet. Deze opties staan naast de knop Criterium toevoegen. Met deze opties kunt u aangeven of een lid juist wél of níét aan het gekozen criterium moet voldoen. EN Wanneer u meerdere criteria toevoegt, kiest het programma automatisch voor de optie EN. Dat betekent dat de personen in het overzicht moeten voldoen aan alle criteria die u heeft toegevoegd. OF Wanneer u meerdere criteria aan de selectie toevoegt, kunt u met de optie OF aangeven dat personen niet aan alle criteria hoeven te voldoen, maar aan ten minste één van de gekozen criteria. Selecteer een criterium, kies daarna voor de optie OF en selecteer vervolgens het volgende criterium. NIET Door het selecteren van de optie NIET voordat u een criterium toevoegt, geeft u aan dat de personen in het overzicht juist NIET aan het gekozen criterium moeten voldoen. Selecteer eerst de optie NIET en voeg vervolgens het criterium toe. Met de haakjes in het selectiescherm kunt u selectiegroepen maken. Dit kan helpen bij ingewikkelde selecties waarbij u de EN / OF / NIET opties gebruikt Sorteerwijze en uitvoer bepalen Nadat u alle criteria heeft bepaald waaraan het overzicht moet voldoen, kunt u eventueel de sorteerwijze en uitvoer bepalen. 30

31 Sorteerwijze Met de optie Sorteervolgorde bepaalt u in welke volgorde de leden op het overzicht worden weergegeven. MeliteOnline hanteert een standaard sorteerwijze die u via deze optie kunt wijzigen. Om een eigen sorteerwijze te bepalen, kiest u voor Sorteerwijze (1.). In het scherm dat verschijnt kunt u in de linker kolom velden selecteren waarop gesorteerd moet worden (2.). Deze voegt u toe door te kiezen voor Veld toevoegen (3.). In de rechter kolom (4.) verschijnen nu de velden waarop gesorteerd wordt. De volgorde waarin de velden staan, is gelijk aan de volgorde waarop gesorteerd wordt. Deze volgorde kunt u wijzigen met de pijltjes aan de rechterkant van de kolom (5.). Uitvoer Met de Uitvoer bepaalt u welke persoonsgegevens in het overzicht worden weergegeven. Om de uitvoer te bepalen, kiest u voor Uitvoer (1.). In het scherm dat verschijnt, kunt u in de linker kolom velden selecteren die in het overzicht weergegeven moeten worden (2.). Deze voegt u toe door te kiezen voor Veld toevoegen (3.). In de rechter kolom (4.) verschijnen nu de velden die in het overzicht worden getoond. De volgorde waarin de velden staan, is gelijk aan de volgorde van de kolommen in het overzicht. Deze volgorde kunt u wijzigen met de pijltjes aan de rechterkant van de kolom (5.). 31

32 Er zijn twee mogelijkheden voor de standaard Uitvoer die MeliteOnline hanteert. Deze kan de beheerder van MeliteOnline selecteren via Beheer Instellingen Mijn gegevens en voorkeuren Selecties maken. Zie afbeelding hieronder. U kunt uw uitvoer ook nog aanpassen met een aantal keuze knoppen. Deze staan linksonder in het selectiescherm: 32

33 Door deze knoppen te gebruiken kunt u uitvoer uitsluiten of toevoegen. Als u deze functie aan zet krijgen ze een oranje highlight. (Zie afbeelding hieronder.) We lopen ze hieronder stuk voor stuk even langs: 1. Alleen actief: Als u deze knop aanzet wordt er alleen gezocht binnen de leden in uw database die een actieve lid-status hebben. Leden die vertrokken of overleden zijn kunt u op deze manier buiten beschouwing laten. 2. Partner tonen: Bij deze optie worden ook eventuele partners getoond. Stel u zoekt op leden van 70 jaar of ouder, maar u wilt ook dat eventuele partners getoond worden, ook al zijn deze nog geen 70 jaar oud. Met deze knop zorgt u ervoor dat zij ook in het selectieresultaat voorkomen. 3. Een partner: Deze functie is omgekeerd aan de vorige 2. Partner tonen (en overruled de vorige ook. Deze beide aanvinken is natuurlijk ook onlogisch). Dus wanneer u met uw selectie echtparen vindt terwijl u maar een partner nodig heeft, dan is deze knop geschikt. 4. Een per gezin: Deze functie reikt verder dan de vorige functie 3. Een partner. In dit geval wordt slechts een persoon uit een gezin getoond. Dit is normaal gesproken het gezinshoofd. Mocht er geen gezinshoofd aanwezig zijn in de ledenadministratie, bijvoorbeeld omdat deze geen lid is, dan wordt het oudste gezinslid getoond. 5. Een per adres: Bij deze optie wordt per adres dat voorkomt in het seletieresultaat maximaal een persoon weergegeven. Dit is normaliter het gezinshoofd, zie ook vorige functie Selectieresultaat tonen Wanneer de selectie volledig voldoet aan uw wensen, dan kunt u het overzicht genereren. U heeft hiervoor twee mogelijkheden: het overzicht direct exporteren naar Excel, of het selectieresultaat tonen binnen MeliteOnline. Selectieresultaat tonen in Excel Om het selectieresultaat te openen in Excel, klikt u in het selectiescherm op het Excel-icoon rechts onderin. Excel wordt vervolgens automatisch geopend waarna de gegevens in Excel worden getoond. N.B.: U dient hiervoor wel Excel geïnstalleerd te hebben op uw pc. 33

34 Selectieresultaat tonen binnen MeliteOnline Om het selectieresultaat binnen MeliteOnline te tonen, klikt u in het selectiescherm op de knop Zoeken rechts onderin. Er opent een nieuw scherm met het selectieresultaat. Vanuit dit scherm kunt u verschillende dingen met het selectieresultaat doen. De opties hiervoor staan bovenin het scherm. Gebruikt u regelmatig dezelfde selectie? Sla de selectiecriteria dan op. Let op! De selectiecriteria slaat u op in het selectiescherm. Wanneer u deze na opslaan opent en het selectieresultaat oproept, dan kunnen de gegevens door mutaties per keer verschillen. Het selectieresultaat (een momentopname) kunt u opslaan nadat u de selectie heeft uitgevoerd Selectieresultaten verwerken - voorbeeld collectief muteren Stel dat u de gegevens van de catechisanten die dit jaar belijdenis hebben gedaan, wilt muteren van dooplid naar belijdend lid. In plaats van één voor één deze personen op te zoeken, kunt u deze actie heel snel via een selectie uitvoeren. Stel dat de catechisanten die dit jaar belijdenis deden, bestonden uit alle doopleden van jaar oud. U gaat dan als volgt te werk vanuit het dashboard: Klik op Selecties maken Klik op Criterium toevoegen Kies onder het tabje Meest gebruikt (1), het selectiecriterium Kerkelijke staat (2) U kunt nu kiezen uit verschillende opties, vink dooplid (3) aan en klik op Doorgaan (4). 34

35 Het criterium is nu geselecteerd en staat daardoor in het kader met selectiecriteria: Klik opnieuw op Criterium toevoegen Selecteer (zie boven) Meest gebruikt en vervolgens Leeftijd. Vul als startwaarde 20 in en als eindwaarde 25 (overeenkomstig beschreven voorbeeld) Klik op doorgaan. U heeft nu alle zoekcriteria ingevuld die u nodig had; u kunt uw zoekresultaten bekijken, door op Zoeken te klikken. Met het overzicht dat u nu krijgt, kunt u verschillende acties ondernemen. We kijken hier naar het overschrijven van doopleden tot belijdend lid. Dit gaat als volgt: 35

36 Bovenaan de resultaten staat een aantal knoppen. Klik op Collectief muteren. Scrol in de lijst naar Kerkelijke staat en klik deze aan. Rechts ziet u nu de verschillende waarden die u kunt kiezen. We gaan deze leden overzetten naar belijdend lid, dus vink deze optie aan. Klik vervolgens op Doorgaan. U krijgt nu een melding dat de mutaties zijn doorgevoerd. Dit is nog niet direct te zien, omdat u terugkeert naar het scherm met selectieresultaten. Zie voor een voorbeeld over het gebruiken van selectieresultaten in een samenvoegdocument paragraaf

37 7. Documenten maken en gebruiken Vanuit MeliteOnline bent u met de Rapportage editor in staat om elk overzicht, formulier of elke brief volledig zelf te creëren. In deze instructie leest u hoe u zogenaamde samenvoegdocumenten kunt maken, zodat u o.a. gepersonaliseerde brieven kunt versturen of attestatieformulieren kunt aanmaken Een nieuw samenvoegdocument aanmaken Om samenvoegdocumenten aan te kunnen maken en te wijzigen, opent u de Rapportage editor. Dat doet u eenvoudig vanaf het Dashboard van MeliteOnline, door te klikken op de knop Rapportage editor. Binnen de Rapportage editor klikt u op Nieuw samenvoegdocument om een nieuw document aan uw administratie toe te voegen. Er opent een nieuw scherm. Hier selecteert u het sjabloon waar u het samenvoegdocument op wilt baseren (1) en klikt u op Doorgaan (2). 37

38 Afhankelijk van het gekozen sjabloon wordt nu de editor met een leeg document of een reeds gevuld voorbeeld getoond. Van hieruit kunt u met behulp van de werkset uw samenvoegdocument opmaken. U heeft hierbij vanuit de werkset drie mogelijkheden. Tekstvak Een tekstvak gebruikt u om statische tekst toe te voegen aan uw document. Dataveld Een dataveld gebruikt u om dynamische tekst toe te voegen aan uw document. U kunt met behulp van een dataveld diverse ledengegevens of fondsgegevens aan een document toevoegen. Deze velden worden automatisch gevuld, op basis van de informatie die van een lid bekend is. Afbeelding U heeft de mogelijkheid om bestaande of door uzelf toegevoegde afbeeldingen toe te voegen aan uw document. Tekstvak plaatsen Om een tekstvak toe te voegen aan uw document, selecteert u Tekstvak plaatsen (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u het tekstvak wilt plaatsen (2). 38

39 Om tekst in te kunnen geven, dubbelklikt u op het tekstvlak. De cursor en het opmaakveld verschijnen. Een leeg document wordt standaard geopend met een tekstveld bovenaan de pagina. Door te dubbeklikken in dit veld, kunt u meteen beginnen met het toevoegen van een tekst. Met het opmaakveld kunt u diverse lettertypes, lettergroottes en opmaak selecteren. Dit doet u door de volledige tekst of een gedeelte daarvan te selecteren en vervolgens te kiezen voor het lettertype en/of de gewenste opmaak. U kunt het tekstveld verwijderen door op het kruisje te klikken. Wanneer u het formaat van een tekstveld wilt wijzigen of een tekstveld wilt verplaatsen, kunt u dit eenvoudig doen door het veld te selecteren. U kunt het veld nu met uw muis verplaatsen. Met behulp van de vierkantjes kunt u het formaat wijzigen. Dataveld plaatsen Om een dynamisch veld toe te voegen aan uw document selecteert u Dataveld plaatsen (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u het dataveld wilt plaatsen. Er zal nu een venster geopend worden waar u het gewenste samenvoegveld uit uw administratie kunt selecteren, onderverdeeld in persoonsgegevens, fondsgegevens en speciale gegevens (2). Selecteer een gewenst samenvoegveld uit de lijst (3) en klik op Doorgaan (4) om het veld toe te voegen aan uw document. 39

40 Het samenvoegveld Contactadresblok is een handig samenvoegveld wat alle NAWgegevens combineert. U hoeft dus geen aparte velden voor de naam, de straatnaam, het huisnummer, de postcode en de woonplaats te selecteren. Afbeelding plaatsen Om een afbeelding toe te voegen aan uw document selecteert u Afbeelding (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u de afbeelding wilt plaatsen. Er zal nu een venster geopend worden waar u de gewenste afbeelding kunt selecteren. Selecteer de gewenste galerij (2), kies de afbeelding (3) en klik op Doorgaan (4) om de afbeelding toe te voegen aan uw document. 40

41 7.2. Een samenvoegdocument opslaan of openen Samenvoegdocument opslaan Voor het opslaan van een aangemaakt samenvoegdocument kiest u binnen de Rapportage editor voor Bestand (1) en vervolgens voor Opslaan als (2). 41

42 Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan het samenvoegdocument kunt toewijzen en dit beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Door te kiezen voor Doorgaan wordt het samenvoegdocument opgeslagen en, indien ingesteld, gedeeld met andere gebruikers. Meer informatie over het delen van samenvoegdocumenten met andere gebruikers vindt u in hoofdstuk 7, Werken met Teams Samenvoegdocument openen Een samenvoegdocument dat door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit de Rapportage editor. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Openen (2) Samenvoegdocumenten met acceptgiro s Met de rapportage editor is het mogelijk om de brief van een CombOLA te genereren. 42

43 Om een samenvoegdocument met acceptgiro af te drukken, gaat u naar Bestand (1) en kiest u vervolgens voor Eigenschappen (2). In het volgende scherm kiest u voor Document met acceptgiro (CombOla). Het kale samenvoegdocument zal er dan als volgt uitzien: 43

44 De acceptgiro zoals getoond in bovenstaande schermafbeelding, wordt niet afgedrukt. Voor het afdrukken van een acceptgiro onder een samenvoegdocument is het van belang dat u beschikt over briefpapier met daaronder een acceptgiro Gebruik van een samenvoegdocument - voorbeeld samenvoegdocument In het volgende voorbeeld gaan we de kennis uit de afgelopen twee hoofdstukken combineren. We gaan hier proberen om een gepersonaliseerde brief te maken voor catechisanten van jaar, met het doel hen uit te nodigen voor het nieuwe catechisatieseizoen. Aangezien de meeste theorie hierboven uitgebreid besproken is, beperken we ons hier tot een kort stappenplan. Klik vanuit het dashboard (hoofdmenu) op Rapportage Editor Kies vervolgens Nieuw samenvoegdocument (Kies indien vervolgens gevraagd voor leeg document) 44

45 We hebben nu een leeg, bewerkbaar document voor ons, waar we de benodigde informatie in kunnen noteren. Allereerst willen we het adres van de afzender (kerk) linksboven weergeven. Hiervoor klikt u op het tekstvak dat standaard in een leeg document aanwezig is en vult de adresgegevens van uw gemeente in. Hieronder willen we het adres van de catechisant hebben. Dit moet een dynamisch veld zijn, want dit is voor elke catechisant anders. U klikt op Dataveld plaatsen en vervolgens onder het ingevulde tekstvak. U kunt nu kiezen uit vele soorten data-velden. Wij willen hier het adres van de ontvanger hebben, dus kiezen we Contactadresblok. Dit is een data-veld waarin naam, adres, postcode en woonplaats worden weergegeven. Precies wat we nodig hebben. Vervolgens klikken we op Tekstvak plaatsen. We plaatsen weer iets lager een nieuw tekstvak voor de dagtekening. Die kunnen we invullen, want dat is gewoon statische tekst die voor elke ontvanger hetzelfde moet zijn. Nu de persoonlijke aanhef. Hiervoor voegen we weer een dataveld toe, deze keer met de titel Directmailnaam. Dit is een veld dat de naam van de geadresseerde weergeeft, inclusief de juiste aanhef: beste. of: geachte heer., naar gelang de leeftijd van de geadresseerde. Ten slotte voegen we weer een tekstvak in waarin we de gewenste boodschap typen. Bijvoorbeeld dat de ontvanger wordt uitgenodigd voor een openingsavond van het catechisatieseizoen, inclusief afsluiting van de brief. Klik op Bestand, en kies vervolgens Opslaan als. U kunt het document een naam geven en aangeven welke gebruikersgroepen of teams het document kunnen inzien en gebruiken. Klik hierna op Doorgaan. Het resultaat zou er ongeveer zo uit kunnen zien: 45

46 Zoals u ziet, zijn de dynamische velden grijs, met enkel de aanduiding van wat hier straks getoond gaat worden. Werkelijke gegevens worden pas ingevuld als we er een selectie op los laten. Dat doen we volgens deze stappen: Nadat het document is opgeslagen, keert u terug naar het dashboard (hoofdmenu) door op het logo van MeliteOnline te klikken. U klikt op het dashboard op Selecties maken. We gaan nu selecteren aan wie we de zojuist gemaakte brief willen sturen. In ons geval alle 12- tot 16-jarigen. Hiervoor klikt u in het selectiescherm op Criterium toevoegen. Uit de lijst met selectiecriteria kiest u leeftijd. Als startwaarde (vanaf) vult u 12 in, bij de Eindwaarde (tot en met) vult u 16 in. Vervolgens klikt u op Doorgaan. Het selectiecriterium verschijnt nu in de lijst. We hoeven geen andere selectiecriteria toe te voegen, dus u klikt nu op Zoeken. Er verschijnt nu een overzicht met de gegevens van alle 12- tot 16-jarigen. Boven de selectieresultaten staat een aantal knoppen met verwerkingsopties. Om onze selectie de gemaakte brief te sturen, klikt u op Exporteren als pdf. U krijgt het volgende menu te zien: U kiest hier voor Samenvoegen met samenvoegdocument (1), en klikt vervolgens op Doorgaan (2). U krijgt dan een lijst te zien van alle samenvoegdocumenten die u hebt opgeslagen en kiest nu de zojuist aangemaakte brief en klikt vervolgens op OK. Er verschijnt kort een venster met de melding dat uw samenvoegdocument wordt aangemaakt. Dit verschijnt vervolgens als pdf in uw downloads. Opent u dit bestand, dan ziet u dat voor elke persoon uit uw selectie een brief is aangemaakt, met de juiste aanhef en het juiste adres. Dit zou er als volgt uit kunnen zien: 46

47 Uw brieven zijn klaar en kunnen verzonden worden. 8. Etiketten instellen en gebruiken Vanuit MeliteOnline kunt u makkelijk etiketten afdrukken. Het is mogelijk om hiervoor meerdere etiketsjablonen in te stellen. Op die manier kunt u voor diverse doelen een eigen etiket gebruiken Voordat u begint Bij het aanmaken van een etiket kunt u kiezen uit het instellen van een Etiketsoort en Etiketsjabloon. Het etiketsoort is bedoeld voor het ingeven van de formaatinstellingen. Een etiketsoort kunt u vervolgens gebruiken als basis voor een etiketsjabloon. Bij het etiketsjabloon geeft u aan welke gegevens er op het etiket afgedrukt moeten worden. Verschil etiketsoort en etiketsjabloon Etiketsoort Instellen formaat van het etiket Instellen aantal etiketten per vel Etiketsjabloon Instellen welke data op het etiket moet worden weergegeven. Instellen opmaak van het etiket 47

48 8.2. Instellen etiketsoort Voordat u een etiketsjabloon kunt instellen moet er eerst een etiketsoort zijn aangemaakt. Ga via Beheer (1) naar Instellingen (2) en kies vervolgens voor Mijn gemeente. In het volgende scherm kiest u voor Etiketten en sjablonen. Hierna opent het menu-onderdeel waar u alle etiketinstellingen bepaalt. Om eerst het etiketsoort aan te maken, kiest u voor Etiketsoorten. 48

49 Vervolgens verschijnen de aanwezige etiketsoorten in beeld. U kunt nu een bestaand etiketsoort wijzigen door dit te selecteren (dubbelklikken) of een nieuwe etiketsoort aanmaken door te kiezen voor Toevoegen. Er opent een nieuw venster. Hier kunt u de instellingen voor de etiketsoort ingeven. U begint met het ingeven van een naam die u voor deze etiketsoort wilt gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld de afmeting van het etiket als naam voor het etiketsoort. Vervolgens geeft u alle afmetingen voor het etiket in. De afbeelding geeft weer wat er met de gevraagde posities bedoeld wordt. 49

50 De afmetingen van het etiketsoort staan vaak aangegeven op de doos waarin de etiketvellen worden geleverd. Deze afmetingen kunt u overnemen. Let er daarbij op dat de afmetingen wellicht in millimeters staan aangeven. In MeliteOnline moet u de afmetingen ingeven in centimeters. Het is niet altijd noodzakelijk om alle gevraagde posities in te vullen. Nadat u alle benodigde gegevens heeft ingevoerd, kunt u het etiketsoort bewaren door te kiezen voor Opslaan. De etiketsoort is nu opgeslagen. U kunt deze nu gebruiken bij het aanmaken van een etiketsjabloon. 50

51 Om de instellingen van het etiket te controleren, kunt u eerst één afdruk maken (op gewoon A4 papier). Zo verspilt u geen dure etiketten Instellen etiketsjabloon Voordat u een etiketsjabloon kunt instellen, moet er eerst een etiketsoort zijn aangemaakt. Ga via Beheer (1) naar Instellingen (2) en kies vervolgens voor Mijn gemeente. In het volgende scherm kiest u voor Etiketten en sjablonen. Hierna opent het menu-onderdeel waar u alle etiketinstellingen bepaalt. Om het etiketsjabloon aan te maken, kiest u voor Etiketsjablonen. 51

52 Vervolgens verschijnen de aanwezige etiketsjablonen in beeld. U kunt nu een bestaand etiketsjabloon wijzigen door deze te selecteren (dubbelklikken) of een nieuw etiketsjabloon aanmaken door te kiezen voor Toevoegen. Er opent een nieuw venster. Bepaal eerst de naam voor het etiketsjabloon. Zorg dat de naam past bij het doel waarvoor u het etiket gebruikt. Zo kunt u het altijd makkelijk terugvinden. Vervolgens bepaalt u welke gegevens er op het etiket afgedrukt moeten worden én welk sjabloon (formaat) er gebruikt moet worden. In de linkerkant van het scherm staan drie tabbladen die u kunt doorlopen om het etiketsoort op te bouwen. 52

53 Algemeen Koppel aan etiketsjabloon Selecteer hier de etiketsoort die u voor dit etiketsjabloon wilt gebruiken. Hiermee bepaalt u het formaat van het etiket. Adres op etiket Selecteer welk adres op het etiket afgedrukt moet worden. Bij verzending per post is het altijd verstandig om het correspondentieadres te gebruiken. Weergave postcode en plaatsnaam Indien gewenst, kunt u er hiervoor kiezen om postcode en plaatsnaam dikgedrukt op het etiket af te drukken, of helemaal niet af te drukken Opmaak Lettertype Selecteer het lettertype en de grootte van het lettertype dat u wilt gebruiken op de etiketten. Velden op etiket Vervolgens kiest u welke gegevens u op het etiket wilt afdrukken door velden te selecteren. U kunt de velden selecteren door een vinkje te zetten bij de velden die u wilt afdrukken. 53

54 Vrije tekst Om het etiket verder te personaliseren, kunt u een vrije tekst ingeven die op het etiket wordt afgedrukt Aanschrijving Bij de aanschrijving bepaalt u of u wel of geen aanhef op het etiket wilt gebruiken. Kiest u ervoor om wel een aanhef te gebruiken, dan kunt u een keuze maken uit een aantal opties: Aanhef aanschrijfwijze Gekozen aanschrijfwijze Ingestelde aanschrijfwijze Uiting op etiket De aanschrijfwijze die op de persoonskaart staat ingegeven, wordt gehanteerd; deze kan per persoon verschillen. Individueel De heer Smit Gezinsaanschrijving Fam. Smit Fam. B.H. Smit (voorletters ook weergeven) Combinatieaanschrijving Geachte heer en mevrouw Smit Geachte heer Smit en mevrouw Bakker Na het instellen van alle onderdelen kunt u het etiketsjabloon aanmaken door te kiezen voor Opslaan. Het etiketsjabloon is nu opgeslagen en beschikbaar voor gebruik. Wanneer u vanaf de persoonskaart of vanuit selecties gaat Afdrukken of Samenvoegen met samenvoegdocument en u kiest voor Etiketten, dan kunt u vervolgens het juiste etiketsjabloon selecteren. 54

55 8.4. Afdrukken etiketten U kunt op drie manieren etiketten afdrukken: Vanaf de persoonskaart Vanuit een selectie Vanuit een overzicht Vanaf de persoonskaart Wanneer u voor één persoon, of een gezin, etiketten wilt afdrukken dan kan dat vanaf de persoonskaart. U opent de persoonskaart van het gewenste lid. Dat kan via de zoekbalk rechtsboven in het scherm (1). Selecteer in het zoekresultaat het juiste lid door hierop te klikken (2). Nadat u een lid heeft geselecteerd, wordt de persoonskaart geopend. U kunt nu voor dit lid een etiket afdrukken door te kiezen voor Afdrukken. Lees bij paragraaf 8.5 verder hoe u de etiketten kunt afdrukken Vanaf een selectie Wanneer u etiketten nodig heeft voor een selectie van leden dan kunt u eerst, op de gebruikelijke manier, leden selecteren via Selecties maken. 55

56 Maak een nieuwe selectie door de Selectiecriteria, Sorteervolgorde en Uitvoer in te geven of open een bestaande zoekopdracht via Openen. Wilt u hulp bij het maken van selecties? Raadpleeg dan de handleiding: (Selecties) Selectie maken. Wanneer de selectie compleet is, vraagt u het zoekresultaat op door te klikken op Zoeken. Er opent een nieuw scherm met het zoekresultaat. Boven in dit scherm staat de optie Exporteren als pdf. Hiermee kunt u het zoekresultaat koppelen aan een pdf om etiketten te kunnen printen. Lees bij paragraaf 8.5 verder hoe u de etiketten kunt afdrukken Vanaf een overzicht Selecteer het overzicht dat u wilt gebruiken via Ledenadministratie Overzichten of Fondsadministratie Overzichten. 56

57 Selecteer het gewenste overzicht en klik op Uitvoeren om het overzicht op te roepen. Nu verschijnt het zoekresultaat met de leden die aan de criteria van het overzicht voldoen. U kunt het overzicht nu Exporteren als pdf om vervolgens etiketten af te drukken. Lees bij paragraaf 8.5 verder hoe u de etiketten kunt afdrukken De etiketten afdrukken Via de persoonskaart, een selectie of een overzicht, heeft u bepaald voor welke personen er een etiket afgedrukt moet worden. Per mogelijkheid staat hierboven beschreven wat u moet doen. Nadat u de stappen heeft doorlopen, opent er een nieuw venster waarmee u een document kunt selecteren. Kies hier voor Etiketten. Om het juiste etiketsjabloon te selecteren, klikt u vervolgens op Instellen. 57

58 Nu kunt u het gewenste Etiketsjabloon kiezen via Sjabloonkeuze (1). Mocht u gebruik maken van een vel met etiketten waarvan al etiketten ontbreken, dan kunt u bij Etiketten overslaan (2) aangeven hoeveel etiketten er overgeslagen moeten voordat er gestart wordt met printen (het aantal ontbrekende etiketten op het vel). Daarna kiest u voor OK (3) om verder te gaan. U keert terug naar het vorige scherm. Hier kiest u voor Doorgaan. 58

59 Nadat u op Doorgaan heeft geklikt, maakt het programma automatisch een Pdf-bestand. Dit bestand kunt u Opslaan of Openen. Door het bestand te Openen kunt u het document vervolgens afdrukken. Om een pdf te maken en af te drukken, heeft u het programma Adobe Reader nodig. U kunt een gratis versie van dit programma downloaden via: Het programma Adobe Reader is niet van Hagru BV. Daarom kunnen wij geen (volledige) ondersteuning bieden als u problemen ervaart met dit programma. Druk eerst één pagina af, voordat u meerdere vellen etiketten print. Zo kunt u eerst controleren of het etiket op de gewenste manier wordt afgedrukt en verspilt u geen dure etiketten. 59

60 9. Werken met teams MeliteOnline kent meerdere mogelijkheden om gegevens met andere gebruikers te delen of af te schermen. Om verwarring hierover te voorkomen, staat hieronder aangegeven wat de verschillen zijn. Team Groep van gebruikers die niet dezelfde licentie hebben maar samen een team vormen om gegevens uit te kunnen wisselen. Bijvoorbeeld een bouwcommissie, waar gemeenteleden met een beperkte licentie deel van uit kunnen maken, samen met kerkenraadsleden die een veel uitgebreidere licentie hebben. Gebruikersgroep Groep van gebruikers die met dezelfde licentie-soort gebruik maken van MeliteOnline. Bijvoorbeeld alle kerkenraadsleden. Gebruiker binnen een wijk Groep van gebruikers die toegang hebben tot dezelfde wijk. Deze gebruikers hoeven niet dezelfde licentie te hebben. Een team bestaat dus uit een selectie van gebruikers die toegang hebben tot MeliteOnline. Door te werken in teams is het mogelijk om gegevens eenvoudig met elkaar te delen of gegevens af te schermen. Mogelijkheden van het werken met een team: Delen van documenten (uploaden en downloaden) Delen van samenvoegdocumenten, gemaakt met de rapportage-editor Delen van selecties en selectieresultaten Delen van notities en agendamomenten Delen van groepen (zonder dat deze zichtbaar zijn voor andere gebruikers) 9.1. Aanmaken van teams Een team kan alleen bestaan uit gebruikers die toegang hebben tot MeliteOnline met eigen inloggegevens. Teams kunnen alleen geactiveerd en samengesteld worden door de beheerder van MeliteOnline. Log in als beheerder in MeliteOnline en ga naar het toegangsbeheer via Beheer (1) Instellingen (2) Toegangsbeheer (3). 60

61 Op de pagina Toegangsbeheer gaat u onderaan de pagina naar Teams binnen mijn gemeente. Hier kunt u bestaande teams inzien en een nieuw team toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken. Er opent een nieuw scherm. Hier kunt u de gegevens van het team toevoegen zoals de teamnaam (1) en eventueel een omschrijving van het team (2). Vervolgens kunt u gebruikers van MeliteOnline aan het team toevoegen door het zetten van een vinkje voor de betreffende gebruiker (3). Staat een gebruiker niet in de lijst? Dan moet u deze eerst als gebruiker van MeliteOnline toevoegen. Lees hiervoor de handleiding: Gebruikers toevoegen. 61

62 Nadat u het team heeft aangemaakt en gebruikers heeft toegevoegd klikt u op Opslaan. Het team is nu aangemaakt Documentbeheer binnen een team Gebruikers van MeliteOnline die aan het team zijn toegevoegd kunnen het team nu oproepen via Beheer Instellingen Mijn teams. Wanneer u wel toegang heeft tot één of meerdere teams dan verschijnt er een overzicht van teams waar u als gebruiker toegang tot heeft. 62

63 U kunt hier het gewenste team selecteren en openen door erop te klikken. Vervolgens opent het scherm Details team. Hier ziet u de gegevens van het team en de gebruikers die toegang hebben tot het team. Binnen dit scherm kunt u documenten delen met andere gebruikers van het team en gedeelde documenten raadplegen. 63

64 Om documenten te delen, gaat u naar Details team. Onderaan dit scherm kunt u documenten uploaden en inzien. Hiervoor zijn verschillende pictogrammen: Nieuwe map aanmaken Documenten kunt u binnen een map plaatsen. Door te klikken op bovenstaand pictogram kunt u een nieuwe map aanmaken. Mappen worden onder elkaar weergegeven. Door op de map te klikken wordt de map geopend. Er wordt vervolgens getoond welke documenten er binnen een map beschikbaar zijn en u kunt nu nieuwe documenten aan de map toevoegen door de knop Een bestand uploaden. Alle bestanden downloaden Door op bovenstaande knop te klikken, kunt u in één handeling alle documenten die binnen uw team aanwezig zijn, downloaden. Deze worden opgeslagen als zip-bestand. U kunt de deze map met bestanden waarschijnlijk terugvinden binnen de map Downloads op uw computer. Een bestand uploaden Door te klikken op de blauwe pijl (zie pictogram hierboven) kunt u documenten uploaden. Documenten die op uw computer staan opgeslagen kunt u uploaden binnen uw team waardoor het document ook zichtbaar is voor andere gebruikers binnen het team. 1. Klik op Bestand kiezen om het gewenste bestand te selecteren. Door te klikken op Bestand kiezen opent het venster waarmee u het gewenste bestand op uw eigen computer kunt opzoeken. Ga naar de plek waar u het bestand heeft opgeslagen, selecteer het bestand en kies vervolgens voor Openen. Het bestand wordt nu (voorlopig) aan het team toegevoegd. De titel van het document verschijnt nu achter de knop Bestand kiezen. Heeft u niet het juiste document geselecteerd? Dan klikt u nogmaals op Bestand kiezen om een ander document te selecteren. Het document dat u eerst had geselecteerd wordt hierdoor overschreven. Om het bestand definitief binnen het team beschikbaar te stellen, klikt u op Opslaan. Het bestand is nu toegevoegd en zichtbaar voor andere gebruikers binnen het team. 64

65 9.3. Delen van samenvoegdocumenten Samenvoegdocumenten die u met de rapportage editor maakt, kunt u delen met andere gebruikers van een team. Via de Rapportage editor maakt u op gebruikelijke wijze een samenvoegdocument. Om het document te delen, moet u het document opslaan. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Opslaan als (2). Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan het samenvoegdocument kunt toewijzen en deze beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Om het samenvoegdocument te delen met gebruikers uit een team selecteert u de optie Publiceer deze zoekopdracht naar andere gebruikers (1) door een vinkje te plaatsen. Vervolgens plaatst u een vinkje voor Andere gebruiker behoort tot het volgende team (2). Daarachter selecteert u tot slot het team waarmee u de selectie wilt delen (3). 65

66 Door te kiezen voor Doorgaan wordt het samenvoegdocument opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers van het geselecteerde team. Let op! De selectie wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team. Samenvoegdocument openen Een samenvoegdocument dat door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit de rapportage editor. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Openen (2) Delen van informatie binnen een team Binnen een team kunt u onderling informatie delen. Denk bijvoorbeeld aan: Notities Contactmomenten Selecties Selectieresultaten Samenvoegdocumenten (vanuit de rapportage editor) Delen van notities en contactmomenten Via de persoonskaart kunt u notities of contactmomenten aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe notitie of een nieuw contactmoment kunt u de zichtbaarheid van de notitie/contactmoment voor andere gebruikers bepalen. Dat doet u onder Wie mag deze notitie inzien of Contactmoment zichtbaar voor. Om de notitie/contactmoment te delen met gebruikers van een team selecteert u de optie Delen met gebruikers (1). Vervolgens kiest u achter Uit team (2) het gewenste team waarmee u de notitie/contactmoment wilt delen. 66

67 Nadat u heeft gekozen voor Doorgaan is de notitie/contactmoment aangemaakt en gedeeld met de gebruikers uit het geselecteerde team. Let op! De notitie/ contactmoment wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team én het lid waarop de notitie van toepassing is. Wanneer een gebruiker uit het team geen toegang heeft tot het betreffende lid (bijvoorbeeld door een wijkresitrictie) dan wordt ook deze notitie niet zichtbaar Delen van selecties en selectieresultaten Selecties die u binnen MeliteOnline maakt en selectieresultaten kunt u delen met andere gebruikers in een team. Selectie Met Selectie bedoelen we de zoekopdracht. Dit zijn de criteria, sorteerwijze en uitvoer waaraan de zoekopdracht moet voldoen. Het resultaat van een selectie kan per keer verschillen door mutaties die hebben plaatsgevonden. Selectieresultaat Het selectieresultaat is een momentopname van leden(gegevens). In het selectieresultaat worden de leden weergegeven die op het moment van uitvoeren aan de selectiecriteria voldoen. Het selectieresultaat kan per gebruiker van MeliteOnline verschillen. Dit heeft te maken met eventuele restricties die een gebruiker binnen het programma heeft. Via het onderdeel Selecties maken kunt u op de gebruikelijke wijze een selectie maken. U bepaalt de selectiecriteria en eventueel de sorteerwijze en uitvoer. Vervolgens kiest u voor Opslaan. 67

68 Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan de selectie kunt toewijzen en de selectie beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Om de selectie te delen met gebruikers uit een team, selecteert u de optie Publiceer deze zoekopdracht naar andere gebruikers (1), door een vinkje te plaatsen. Vervolgens plaatst u een vinkje voor Andere gebruiker behoort tot het volgende team (2). Daarachter selecteert u tot slot het team waarmee u de selectie wilt delen (3). Door te kiezen voor Doorgaan wordt de selectie (zoekopdracht) opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers van het geselecteerde team. Let op! De selectie wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team. U heeft alleen de zoekopdracht opgeslagen en gedeeld. Het selectieresultaat van deze zoekopdracht kan per gebruiker verschillen, bijvoorbeeld door een wijkrestrictie. Een selectie die door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit het selectiescherm. Klik hiervoor onderin het scherm op Openen. 68

69 Wanneer u een selectie heeft uitgevoerd en klikt op Zoeken verschijnt het resultaat van de selectie op uw scherm. In dit scherm kunt u het selectieresultaat opslaan. Daarbij krijgt u niet de mogelijkheid om het selectieresultaat te delen. Wilt u het selectieresultaat toch delen? Dan kunt u Dit resultaat opslaan als pdf en vervolgens als bestand met uw team delen. Dit als bijlage toevoegen aan een mail of printen. 10. Groepen en kringen In MeliteOnline heeft u de mogelijkheid om groepen en kringen te formeren. Hierdoor kunt u ook in MeliteOnline groepsverbanden van gemeenteleden bijhouden. Denk hierbij aan verenigingen, catechisatiegroepen, het team van BHV ers, etc. We leggen u in dit hoofdstuk uit hoe u groepen en kringen kunt aanmaken en wat de belangrijkste functies zijn die hieraan verbonden zijn Groepen Een overzicht van uw groepen vindt u onder de volgende locatie: Beheer --> Instellingen --> Mijn gemeente --> Groepen. NB. Om gebruik te kunnen maken van groepen dient een gebruiker toegang te hebben tot deze groepen. Dit doet u door in het toegangsbeheer voor de betreffende gebruikers onder Specifieke rol gebruiker het vakje Groepen beheerder aan te vinken Toevoegen van een groep In het overzicht van uw groepen kunt u een bestaande groep bekijken of een nieuwe groep aanmaken door op Toevoegen te klikken. Er verschijnt een venster waarin u de volgende gegevens kunt invoeren: De naam van de groep De startdatum van de groep Toegankelijk domein: d.w.z. u kunt een team toegang geven tot de groep Een omschrijving van de groep Heeft u de voor u gewenste gegevens ingevoerd, dan klikt u op Opslaan. U keert nu terug naar het overzicht met alle beschikbare groepen Beheer en gebruik van een groep Zodra u een groep heeft aangemaakt en opgeslagen, kunt u deze groep vanuit het overzicht openen. 69

70 U kunt vervolgens opnieuw de detailgegevens van de groep wijzigen (1). Ook kunt u nu leden toevoegen aan de groep (2). U kunt in de weergave van de leden van de groep ervoor kiezen om alleen actieve leden te laten zien (3). En tenslotte noemen we nog de mogelijkheden tot het Afdrukken van etiketten voor de groepsleden, een aan de groepsleden te versturen, de groep te Verwijderen, of het Opslaan van aangebrachte wijzigingen. (4) Klikt u op Toevoegen om nieuwe leden aan de groep toe te voegen, dan wordt het volgende scherm geopend: Hier kunt u een gemeentelid opzoeken, selecteren en met een klik op Doorgaan toevoegen aan uw groep. Ook is het mogelijk om vanuit een selectie in een keer een heel aantal personen aan een groep toe te voegen via Collectief muteren. (Zie voor meer uitleg over collectief muteren paragraaf 6.5) Andersom is het ook mogelijk om een aangemaakte groep als selectiecriterium op te roepen bij het maken van selecties (hoofdstuk 6). 70

71 Bovenstaande afbeelding is een schermafbeelding van het venster criterium toevoegen bij het maken van een selectie Kringen Een overzicht van uw groepen vindt u onder de volgende locatie: Beheer --> Instellingen --> Mijn gemeente --> Kringen. NB. om gebruik te kunnen maken van kringen dient een gebruiker toegang te hebben tot deze kringen. Dit doet u door in het toegangsbeheer voor de betreffende gebruikers onder Specifieke rol gebruiker het vakje kringcoördinator aan te vinken Toevoegen van een kring Als u via bovenstaande route bij op Kringen klikt, krijgt u allereerst een overzicht te zien van de kringtypen binnen uw gemeente. U kunt de labels met kring-typen aanpassen naar uw eigen voorkeur, via de Omschrijvingstabellen (paragraaf 12.7). Na het aanklikken van een kring-type krijgt u een overzicht te zien van beschikbare kringen binnen dit type en kunt u een kring toevoegen. Dit toevoegen verloopt praktisch hetzelfde als het toevoegen van een groep (paragraaf ). X.2.2 Beheer en gebruik van een kring 71

72 Zodra u een kring heeft aangemaakt en opgeslagen, kunt u deze kring vanuit het overzicht openen. U krijgt dan onderstaande venster te zien. Dit lijkt sterk op dat van een groep (paragraaf ), maar enkele functies wijken af en er zijn ook enkele extra functies. We zullen alleen de verschillen hier noemen: Zoals u ziet kunt u hier geen team toegang geven 11. Gebouwenbeheer De module Gebouwenbeheer is een optionele module in MeliteOnline. Hiermee kunt u bijeenkomsten/reserveringen van gebouwen en zalen registreren. De module Gebouwenbeheer is een uitbreiding op het MeliteOnline abonnement. De beheerder kan deze module aanvragen door een te sturen naar: sales@hagru.nl Toevoegen van gebouwen en zalen 72

73 Om gebouwen en zalen te kunnen beheren, moeten deze eerst aan de administratie worden toegevoegd. Dat doet u via Beheer (1) Instellingen (2) Mijn gemeente (3) Gebouwenbeheer (4) Toevoegen gebouw Binnen de module Gebouwenbeheer klikt u op Toevoegen om een gebouw aan uw administratie toe te voegen. Daarna kunt u ook zalen toevoegen. Er opent een nieuw scherm. Hier kunt u de gegevens van het gebouw invoeren dat u wilt toevoegen. 73

74 Naam Bij Naam voert u de naam van het betreffende gebouw in. Bijvoorbeeld Kerkgebouw noord. Wijkrestrictie Vervolgens kunt u aangeven of alle gebruikers binnen de gemeente toegang hebben tot het betreffende gebouw of dat er een wijkrestrictie bij het gebouw hoort. Met een wijkrestrictie kunnen alleen gebruikers die toegang hebben tot de ingegeven wijk het gebouw oproepen en reserveringen maken. Door een vinkje te plaatsen achter Beschikbaar voor gehele gemeente kiest u ervoor om geen wijkrestrictie te hanteren. Hoort er wel een wijkrestrictie bij het gebouw dan kunt u dit vinkje weglaten en de juiste wijk(en) selecteren via het loepje achter Wijkrestrictie. Wilt u weten hoe u gebruikers toegang kunt geven tot wijken? Raadpleeg dan de handleiding (Toegangsbeheer) Gebruiker toevoegen. Omschrijving Bij omschrijving kunt u eventueel een omschrijving van het gebouw geven of een notitie toevoegen. Bijvoorbeeld voorwaarden die bij het gebouw horen. 74

75 Het is niet verplicht om een omschrijving op te geven. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, kiest u voor Opslaan. U keert terug naar het vorige scherm en het gebouw is nu aan uw administratie toegevoegd. Hierna kunt u ook zalen aan uw administratie toevoegen. 75

76 Toevoegen van een zaal Binnen de module gebouwenbeheer ziet u een overzicht van de gebouwen die binnen uw administratie beschikbaar zijn. Om een zaal toe te voegen, selecteert u eerst het gebouw waaraan u de zaal wilt toevoegen. Oftewel, het gebouw waarin de zaal is gevestigd. Nadat u een gebouw heeft geselecteerd, opent er een nieuw scherm met detailgegevens van het betreffende gebouw. Onderin dit scherm kunt u zien welke zalen er aan het gebouw zijn toegevoegd. Om een nieuwe zaal toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen. In het volgende scherm kunt u de gegevens van de betreffende zaal ingeven. Bij Naam (1) vult u de naam van de zaal in en bij Omschrijving (2) kunt u aangeven welke kenmerken bij de zaal horen. Vervolgens klikt u op Opslaan (3) om de zaal aan uw administratie toe te voegen. 76

77 Nadat u de nieuwe zaal heeft opgeslagen, keert u terug naar het vorige scherm. De zaal is nu toegevoegd en zichtbaar in dit overzicht Reserveren van een zaal Binnen de module Gebouwenbeheer ziet u een overzicht van de gebouwen die binnen uw administratie beschikbaar zijn. Om een zaal te reserveren, klikt u op de knop Reserveringen. 77

78 In een nieuw scherm opent de agenda van het gebouwenbeheer. Hier ziet u een overzicht van de gebouwen en zalen per dag. Om een reservering toe te voegen, zijn de volgende handelingen nodig: Datum selecteren U selecteert eerst de datum waarop u de reservering wilt maken. Boven in het scherm ziet u welke datum u geselecteerd heeft. Standaard is dat de datum van vandaag. Deze datum kunt u wijzigen met behulp van de pijltjes (1). 78

79 Door op de pijlen te klikken, kunt u een dag verder of terug. Het weeknummer past zich automatisch aan. Reservering maken Nadat u de juiste datum heeft geselecteerd, kunt u een reservering maken. Klik hiervoor op de knop Toevoegen. Er opent een pop-up scherm waarmee u de reservering kunt ingeven. Hier selecteert u het Gebouw (1) en de Zaal (2) die u wilt reserveren. De Datum (3) is reeds ingevuld; dit is de datum die u eerder heeft geselecteerd. Bij Tijd (4) geeft u zelf een begin- en een eindtijd in. MeliteOnline hanteert een 24-uurs notering. Een reservering die om 6 uur in de avond begint noteert u als: Bij Omschrijving (5) geeft u een titel aan de reservering. Het veld Notitie (6) is voor eigen notities die een aanvulling zijn op de reservering. Dit is geen verplicht veld. 79

80 Nadat u alle gegevens voor de reservering heeft ingevuld, klikt u op Doorgaan. De reservering is nu aan de agenda toegevoegd. Het is mogelijk om een dubbele reservering te plaatsen. Het programma geeft hiervan geen melding. Controleer daarom altijd zelf of gekozen datum en tijdstip nog vrij zijn. De reden dat er dubbele afspraken mogelijk zijn, is bijvoorbeeld vanwege de mogelijkheid voor het inplannen van een lunch tijdens een bestaande afspraak. 12. Overige functies Naast de functionele hoofdthema s die in voorgaande hoofdstukken beschreven worden, zijn er ook nog talloze op zichzelf staande functies die wellicht minder uitgebreid zijn, maar toch de nodige uitleg vereisen. Dit hoofdstuk biedt een overzicht van die functies Wijkindelingen Het indelen van uw gemeente in wijken en secties heeft als voordeel dat u voor afzonderlijke gebruikers en gebruikersgroepen op maat kunt aangeven tot welke delen van de gemeentelijke gegevens zij 80

81 toegang hebben; zie hiervoor paragraaf 2.5. Ook is het handig om wijkindelingen te gebruiken voor bijvoorbeeld het bezorgen van uw kerkblad. De indeling in wijken is in MeliteOnline eigenlijk een hoofdcategorie om bijvoorbeeld verschillende wijkgemeenten te kunnen onderscheiden. U kunt een wijk niet geografisch indelen. Hiervoor moet u de wijk onderverdelen in secties. Secties kunt u wel geografisch indelen (op postcode). Heeft u geen onderverdeling in secties nodig, maar wilt u er wel voor zorgen dat een wijk een geografische indeling heeft, dan volstaat het om onder iedere wijk 1 sectie aan te maken Aanmaken van een wijk Om uw wijken in te delen, gaat u naar Beheer en klikt u op Instellingen. Hier ziet u onderaan de pictogrammen waarmee u verschillende wijkindelingen kunt maken. We richten ons hier op de standaardindeling. Klik hiervoor op het pictogram Wijken, secties etc. U ziet nu een scherm met de aanwezige wijken. Nieuwe wijken aanmaken, doet u via Toevoegen. Vervolgens vult u de naam van de wijk in, waarna u Opslaan aanklikt Aanmaken van een sectie Vervolgens kunt u de wijk opdelen in secties. Een nieuwe sectie maakt u aan vanuit het boven getoonde overzicht van uw wijken. Dit gaat bijna hetzelfde als het aanmaken van een nieuwe wijk: klik op de wijk die u wilt onderverdelen in secties. Klik vervolgens op Toevoegen en vul de naam van uw nieuwe sectie in en klik op Opslaan Geografisch indelen van wijken en secties Zoals eerdergenoemd, kunnen alleen secties geografisch worden ingedeeld op postcode. U moet dus binnen een wijk minimaal één sectie aanmaken om deze sectie en daarmee de wijk geografisch in te delen. Om een indeling te maken, klikt u vanuit het overzicht van uw wijken (Beheer - Instellingen - Wijken, secties etc.) op de door u gewenste wijk. 81

82 U klikt vervolgens de door u gewenste sectie aan. Dan kiest u de knop Geogr. indeling. Daarna kiest u Toevoegen. In het venster dat getoond wordt, kunt u een postcode of een postcodebereik invoeren (1), eventueel uitgebreid met een huisnummerreeks (2). Hierna klikt u op Doorgaan, waarna de ingevoerde postcode(s) worden toegepast op het ledenbestand. U krijgt meteen te zien welke leden aan de wijk-sectie zijn toegevoegd. Zodra u een wijkindeling heeft die gebaseerd is op postcodes, zullen nieuwe persoonskaarten waarop een adres is ingevuld wat binnen de wijkindeling van uw gemeente valt, automatisch worden toegevoegd aan de juiste wijk. Ook biedt het gebruik van een dergelijke wijkindeling meerdere voordelen, gezien het feit dat op veel plekken in het MeliteOnline onderscheid gemaakt kan worden op basis van deze indeling. Heeft u nog geen wijkindeling, maar overweegt u hier wel op over te stappen? Via kunt u op gemakkelijke wijze achterhalen hoe de postcodegebieden er in uw gemeente uit zien. U kunt hier tot op de straat nauwkeurig postcodes terugvinden Geografische indeling opnieuw toepassen Wanneer u uw geografische indeling wijzigt, bijvoorbeeld omdat de ligging van uw wijken veranderd, dan moet u deze gewijzigde indeling opnieuw toepassen op uw database. Dit gaat als volgt: 82

83 Ga naar: Beheer --> Instellingen --> Wijk- en sectieindelingen bij personen (her)bepalen Vervolgens vinkt u onder Wijken en secties de volgende optie aan: Wijken en -secties automatisch in-/aanvullen : Vervolgens klikt u onderaan de pagina op Uitvoeren. Dit kan een moment duren, maar na deze bewerking is uw database up to date met uw gewijzigde wijk-indeling. NB: Dit werkt alleen met een wijkindeling aan de hand van een op postcode gebaseerde geografische indeling. Heeft u uw wijkindeling via een eigen indeling collectief gemuteerd, dan dient u deze instellingen níét te gebruiken Een bestandsexport voor een gemeentegids maken Er zijn vanuit MeliteOnline verschillende mogelijkheden voor het maken van een gemeentegids. U kunt vanuit MeliteOnline een export maken naar een MS Access of Excel bestand, waarmee u via een eigen sjabloon zelf een ledengids kunt maken. Hen is ook mogelijk om een kant en klare gemeentegids te exporteren als pdf Gemeentegids exporteren via de wijkindeling (pdf) Via de wijkindeling is het ook mogelijk om een export voor bijvoorbeeld een gemeentegids te maken. Hier is het echter alleen mogelijk om te exporteren naar pdf. Wél is het mogelijk om uit verschillende sjablonen en papierformaten te kiezen (bijvoorbeeld A5). Het maken van deze export gaat als volgt: Navigeer naar overzicht van uw wijken via Beheer - Instellingen - Wijken, secties etc. Kies Afdrukken. (U gaat nu een export maken van al uw wijken tegelijk. Wilt u een export van één specifieke wijk, dan klikt u eerst die wijk aan in het overzicht. In het scherm wat u dan te zien krijgt kiest u vervolgens op afdrukken. Hetzelfde geldt voor het afdrukken van een sectie binnen een wijk. U kunt nu kiezen uit een aantal sjablonen waarin de export wordt uitgevoerd: 83

84 Voor een gemeentegids is de optie Gezinnen (A5) (1) een aanrader, in dit formaat worden de leden geordend per gezin. Het A5 formaat is ook zeer geschikt voor gemeentegidsen. Via de Knop Instellen (2) kunt u nog extra informatie toevoegen aan het te exporteren pdf: U kunt hier een kop- en voettekst toevoegen, ook kunt u, als de adressenlijst slechts een onderdeel is van de gehele gemeentegids een paginanummering toevoegen die op een gewenste 84

85 waarde kan beginnen. Ten slotte kunt u er nog voor kiezen om de plaatsnaam al dan niet weer te geven, en de wijk en/of sectienaam kleiner weer te geven. Als u dit naar wens hebt ingesteld, klikt u op OK, en vervolgens op Doorgaan. Uw export wordt vervolgens gegenereerd Data export voor een gemeentegids (MS Excel) U klikt hiervoor in de menubalk bovenaan het dashboard op Ledenadministratie, vervolgens op Overzichten. U ziet vervolgens verschillende mogelijkheden voor het maken van lijsten of statistieken. Voor een export die geschikt is voor een gemeentegids kiest u voor Contactlijst. In het venster dat volgt (zie hieronder) kunt u aangeven welke leden meegenomen moeten worden in het overzicht (1). Hetzelfde kunt u aangeven voor de verschillende wijken en secties binnen uw gemeente (2). Vervolgens kunt u nog een soorteervolgorde kiezen (3). We raden aan bij een export voor een gemeentegids te kiezen voor de volgorde Gezinshoofdnaam, gezinsvolgorde zodat de leden van gezinnen geordend bij elkaar komen te staan. Ten slotte klikt u op Uitvoeren (4). Er verschijnt een geordende lijst van de leden van uw gemeente. Rechts bovenaan staan twee knoppen. Via Exporteren naar Excel (1) wordt er een Excelbestand aangemaakt. Via Exporteren als pdf (2) kunt u verschillende opties kiezen om van uw lijst een pdf aan te maken, waaronder ook etiketten. 85

86 Optionele functie: Data export voor het maken van een gemeentegids (MS Access) Deze functie is optioneel, en dient op aanvraag geactiveerd te worden. U kunt er bij het maken van een gemeentegids ook voor kiezen deze naar een eigen (samenvoegdocument) sjabloon te maken. Hiervoor komt een data export in een MS Access formaat van pas. U kunt deze inlezen in (bijvoorbeeld) een samenvoegdocument in MS Word. U kunt een dergelijke export maken via: Beheer --> Werkset --> Exporteren. Vervolgens hoeft u alleen nog maar op Uitvoeren te klikken en de export wordt gemaakt Jaarstatistieken Voor jaarlijkse overzichten is het met MeliteOnline mogelijk om kant en klare statistieken op te vragen. Er zijn verschillende statistieken op te vragen. U doet dit door via het menu bovenaan het dashboard te navigeren via: Ledenadministratie - Overzichten. U krijgt dan een lijst met keuzemogelijkheden te zien, waaronder vier opties voor statistieken. We lichten het Jaaroverzicht, de Ledenstatistiek en de Muterende ledenstatistiek er voor u uit. 86

87 Jaaroverzicht Het jaaroverzicht van de statistieken is recent door Hagru opgeleverd. Dit overzicht produceert een weergave van de statistieken zoals deze binnen Melite 5.0 werden weergegeven. Wanneer u kiest voor Jaarstatistiek krijgt u het volgende scherm te zien: U kunt hier het jaar kiezen waarvan u het overzicht wilt opvragen. Vervolgens kunt u aangeven of geboorteleden getoond dienen te worden (wanneer u naast de kerkelijke staat dooplid en belijdend lid ook gebruik maakt van geboortelid. Wanneer u op Uitvoeren klikt wordt het overzicht getoond. U vind hier in verschillende tabbladen achtereenvolgens een overzicht van de algemene tellingen, doop/belijdenis, gedetailleerde vermeerderingen en verminderingen. Door middel van de knop Afdrukken kunt u het complete jaaroverzicht downloaden als een pdfbestand. In de bijlage onderaan deze handleiding vind u uitgebreide informatie wat betreft de totstandkoming van deze statistieken. In paragraaf 3.3 worden praktische voorbeelden gegeven zodat u weet hoe u mutaties moet invoeren om dit jaaroverzicht kloppend en compleet te houden. 87

88 Ledenstatistiek Wanneer u kiest voor de Ledenstatistiek krijgt u het volgende scherm te zien: U kunt hier kiezen voor verschillende soorten ledenstatistieken, we noemen hier de twee genummerde opties uit de afbeelding hierboven: Een statistiek van de Gemeente-opbouw. (1) Hierin wordt de algemene informatie over de leden-opbouw van uw gemeente weergegeven. Denk aan de ledenaantallen, globale leeftijdsopbouw etc. Een Gemeente-jaarstatistiek (2). Hierin vindt u de belangrijkste informatie over veranderingen in uw gemeente van de afgelopen jaren. Denk aan het aantal geboorten, het aantal kinderen dat ten doop is gehouden, etc. o Onder de twee zojuist genoemde statistieken vindt u verschillende andere opties, waarmee u overzichten kunt maken over meer specifieke onderwerpen, zoals een statistiek die een uitgebreider overzicht geeft van de kerkelijke staat van uw leden, of een uitgebreide statistiek van de leeftijdsopbouw van uw gemeente. U kunt vervolgens aangeven welke wijken meegenomen moeten worden in het aanmaken van de statistiek (3). Vervolgens klikt u op Uitvoeren (4). U kunt de aangemaakte statistieken vervolgens exporteren als Excel-bestand of als pdf. 88

89 Muterende ledenstatistiek De zojuist genoemde Gemeente-jaarstatistiek geeft vooral een cijfermatig overzicht van de veranderingen die zich in uw gemeente hebben voorgedaan. Wilt u geen getallen, maar juist lijsten met bijvoorbeeld namen van de geboren kinderen, gedoopte kinderen of nieuwe belijdende leden? Dan is de Muterende ledenstatistiek een goede oplossing. U maakt deze als volgt aan: Navigeer via Ledenadministratie - Overzichten - Muterende ledenstatistiek U krijgt het volgende scherm te zien: Allereerst kunt u instellen over welke periode u de statistiek wilt aanmaken (1). Vervolgens kunt u aangeven welke wijken en secties in de statistiek moeten worden betrokken (2). Ten slotte kunt u nog aangeven welke ledencategorieën deel uit moeten maken van de statistiek (3). Ten slotte kiest u Uitvoeren (4). U krijgt nu onderstaand scherm te zien. 89

90 In de linker balk (1) zijn uw resultaten geordend. U kunt hier per categorie de lijst van betrokken personen zien. U kunt vervolgens van zo n lijst een pdf-bestand exporteren. Dit doet u door op Afdrukken (2) te klikken. U kunt dan per categorie een export maken Preekregister In MeliteOnline is het ook mogelijk om een register aan te leggen van alle gehouden en gelezen preken. Het preekregister gebruiken, kan als volgt: U bereikt het preekregister via: Beheer - Preekregister. Vervolgens krijgt u een overzicht te zien van uw preekregister. Middels de labels bovenaan elke kolom kunt u de geregistreerde preken sorteren op datum, Bijbeltekst, predikant etc.: Als u een preek wilt toevoegen aan het register klikt u op Toevoegen. 90

91 In bovenstaand venster kunt u alle relevante informatie kwijt die u wilt registreren. U klikt vervolgens op Doorgaan, waarna de nieuw ingevoerde preek in het overzicht verschijnt Optionele functie: en vanuit MeliteOnline In MeliteOnline is het mogelijk om s te versturen. De module is geen standaard programmaonderdeel en moet tegen een apart tarief geactiveerd worden. U vraagt deze module voor specifieke gebruikers aan via de helpdesk van Hagru. Dit kan gaan om berichten tussen gebruikers, maar ook om berichten aan leden(selecties) instellen Voor u berichten kunt versturen vanuit MeliteOnline, moet u dat als gebruiker eerst enkele instellingen wijzigen. Hiervoor gaat u naar Beheer - Instellingen - Mijn gegevens en voorkeuren. Vervolgens scrolt u omlaag naar het kopje versturen. Zie onderstaande afbeelding. 91

92 Vervolgens vult u uw adres in, van waar u berichten wilt versturen. Ook dient u een naam in te voeren die als afzender getoond zal worden. Tenslotte klikt u onderaan de pagina op Opslaan, waarna u klaar bent om s te kunnen versturen s versturen U kunt vanaf verschillende plekken in MeliteOnline s versturen. We maken hierin het volgende onderscheid: s aan gemeenteleden via: Selectieresultaten Kringen en groepen s aan medegebruikers van MeliteOnline: In teams Hieronder lichten we de verschillende mogelijkheden toe s versturen aan gemeenteleden via Selectieresultaten Stel, u wilt alle leden in de leeftijd van 12 tot 18 jaar uitnodigen voor de opening van het verenigingsseizoen en u wilt dit per mail doen. Allereerst dient u dan een selectie te maken van alle 12- tot 18-jarigen. Zie voor uitgebreide uitleg hierover hoofdstuk 4. Kies bij Uitvoer in het selectiescherm in ieder geval ook de uitvoermogelijkheid . Zo krijgt u in het scherm met selectieresultaten de adressen te zien van de personen die u een e- mail wilt sturen, en kunt u meteen controleren of u van iedereen wel een adres hebt. Vanuit het scherm met uw selectieresultaten kunt u dan een bericht sturen aan de geselecteerde personen. U klikt hiervoor op de knop versturen. U krijgt vervolgens het volgende scherm te zien: 92

93 Vanuit uw instellingen ( X.1) heeft het programma uw adres al ingevuld, evenals de ontvangers vanuit het selectieresultaat. U kunt een adresfilter aanvinken, zodat personen die hetzelfde adres gebruiken niet meerder mails tegelijk krijgen. (Denk aan echtparen die een gezamenlijk adres hebben.) Hieronder kunt u de onderwerp-regel invullen. Daarna moet u een keuze maken uit twee opties om een berichttekst te versturen: 1. Een gepersonaliseerd bericht, door middel van een samenvoegdocument. Zoals u een samenvoegdocument kunt gebruiken om een gepersonaliseerde brief te maken, kunt u samenvoegdocumenten ook gebruiken om een gepersonaliseerde te maken. Het resultaat van het samenvoegen wordt een bericht waarbij de datavelden worden gevuld met gegevens van de geadresseerde. U kunt op deze manier dus een bericht sturen met bijvoorbeeld een persoonlijke aanhef. Zie voor meer uitleg over samenvoegdocumenten en gepersonaliseerde brieven hoofdstuk 7. Een dergelijk bericht verstuurt u door de eerste optie aan te vinken: Document via rapportageeditor en te klikken op de link om een document te selecteren. U krijgt vervolgens een overzicht te zien van alle samenvoegdocumenten, waaruit u het door u gewenste bericht selecteert. 2. Een algemeen bericht. U kiest hiervoor de tweede optie: Tekst typen. Er verschijnt een kleine teksteditor waarin u een berichttekst kunt typen en opmaken. De tekst die u hier invoert ziet er bij elke ontvanger hetzelfde uit. Tenslotte kunt nog een bijlage toevoegen vanaf uw pc door op de knop bestand kiezen te klikken. Is uw gereed, dan klikt u op Versturen. Uw bericht wordt naar alle geadresseerden verzonden, zelf krijgt u hier een rapport-bericht over toegezonden s versturen aan gemeenteleden via kringen en groepen Ook de leden van kringen en groepen kunt u tegelijk een versturen. Bijvoorbeeld een bericht aan alle BHV ers waarvoor u een groep heeft aangemaakt. Allereerst zoekt u dan de betreffende groep op. Groepen en kringen vindt u via Beheer --> Instellingen -- > Mijn gemeente --> Kringen/Groepen Vervolgens kiest u uw groep of kring. U krijgt dan (bij groepen, kringen is vergelijkbaar) het volgende scherm te zien: 93

94 Via de knop krijgt u het venster te zien waarin u uw bericht kunt opstellen en versturen aan de leden van de door u geselecteerde groep. (Zie X.2.1) s aan medegebruikers via teams Naast het versturen van berichten aan gemeenteleden uit uw administratie kunt u ook met medegebruikers communiceren per . U vindt deze mogelijkheid via Beheer --> Mijn teams. U klikt het gewenste team aan en krijgt vervolgens een scherm te zien waarbij u ook hier de mogelijkheid hebt een bericht te versturen: Aanklikken van de knop leidt ook hier naar het venster waarvandaan u berichten kunt versturen ( X.2.1). 94

95 12.6. Eigen indeling Op de persoonskaarten vindt u in de linker balk de categorie Eigen indeling. U kunt hier van zelfbedachte labels informatie bijhouden; bijvoorbeeld of leden van uw gemeente rolstoelgebruiker zijn, (zie paragraaf 3.1.1). Via Selecties kunt u hier ook weer gebruik van maken: u kunt dan ineens alle rolstoelgebruikers selecteren Aanmaken eigen indeling labels We gebruiken een voorbeeld om duidelijk te maken hoe u een zelfbedacht label aanmaakt en hoe u hier gebruik van maakt. Stel, u wilt bijhouden wie er in uw gemeente slechthorend of doof zijn. Allereerst moet u een dergelijk label aanmaken. Dit doet u als volgt: U navigeert via Beheer - Instellingen - Eigen indelingen naar het overzicht waarin u de labels van uw eigen indeling kunt instellen. U klikt hier op een leeg label (niet gebruikt), u krijgt het volgende scherm te zien: 95

96 U stelt het label in door allereerst een Omschrijving (1) in te vullen. Hier vullen we slechthorend in. Bij Soort veld (2) kunt u aangeven wat voor soort gegevens u wilt invullen. Voor onze situatie is Codeveld het meest geschikt. Slechthorend ben je namelijk wel, of niet. We willen dus dat bij het invoeren van informatie voor dit label alleen gekozen kan worden voor Ja of Nee. Als u deze optie selecteert, wordt het venster uitgebreid met een deel Definieer de mogelijke waarden van bovenstaand veld. Hierin kunt u de keuzemogelijkheden bij dit label definiëren. U dubbelklikt hiervoor op de eerste lege regel in de getoonde tabel. U krijgt een nieuw venster te zien, waarin u de nieuwe keuzemogelijkheid kunt noteren. Ook kunt u een mogelijke afkorting invoeren. Ja is echter al kort genoeg, dus vult u allen bij omschrijving Ja in. Vervolgens klikt u op OK. (4) Om meerdere keuzemogelijkheden toe te voegen (we willen ook Nee als keuzemogelijkheid) dubbelklikt u op een lege regel (5) en vult u hier Nee in en klikt u vervolgens op OK. Uw nieuwe label is nu klaar, dus u klikt op Opslaan (6). U keert hiermee terug naar het overzicht van uw eigen indeling labels Gebruiken eigen indeling labels In het voorbeeld hierboven is er een label Slechthorend aangemaakt. Het is echter wel zaak om voor dit label ook informatie in te vullen bij de persoonskaarten. Dit doet u door vanuit het dashboard te klikken op Persoonskaart. U kunt vervolgens (zie hoofdstuk 3) een persoon of pastorale eenheid (PE) opzoeken. Vervolgens klikt u op Eigen indeling. (1) U ziet nu een overzicht, waarin het zojuist aangemaakte label Slechthorend wordt weergegeven. (2) Wanneer u op het vergrootglas-pictogram klikt, kunt u op de betreffende persoonskaart voor dit label informatie invoeren. U krijgt het onderstaande venster te zien: 96

97 U kunt hier aanvinken of de betreffende persoon al dan niet slechthorend is en vervolgens op OK klikken. Daarna klikt u bij de persoonskaart op Opslaan (3) om de wijzigingen op te slaan. Omdat er in de meeste gemeenten weinig leden slechthorend zijn (vooropgesteld dat u zoiets zou willen bijhouden, het is maar een voorbeeld), kunt u elke persoonskaart afzonderlijk wijzigen. Als u echter een label hebt dat u voor veel leden in moet vullen, raden we u aan om deze groep via Selecties maken collectief te muteren. Zie hiervoor het voorbeeld over selecties collectief muteren in paragraaf Omschrijvingstabellen In MeliteOnline bevinden zich nogal wat zogenaamde drop down menu s. U klikt een veld aan en er verschijnt een lijst met opties waar u uit kunt kiezen (zie afbeelding hieronder). Sommige van deze drop down menu s bevatten keuze opties die u wellicht niet nodig heeft, of er ontbreken opties. In dit hoofdstuk leggen we u uit hoe u deze lijsten naar uw eigen voorkeur kunt aanpassen Omschrijvingstabellen wijzigen Bij het tabblad Herkomst/vertrek van de persoonskaart kunt u bij het getoonde veld Herkomstgezindte het kerkgenootschap kiezen waar een gemeentelid dat overkomt met attestatie van afkomstig is: 97

98 Deze lijst met kerkgenootschappen is nogal aan de lange kant en bevat hoogstwaarschijnlijk een aantal keuzeopties die u nooit zult gebruiken. Gelukkig kunt u deze lijst naar u eigen wens aanpassen. U kunt keuzeopties verwijderen, maar ook toevoegen. Om dit te doen moeten we de omschrijvingstabel met de kerkelijke gezindten aanpassen. Dit gaat als volgt: U vindt de omschrijvingstabellen via Beheer --> Instellingen --> Mijn gemeente --> Omschrijvingstabellen. Vervolgens zoekt u het onderdeel op dat u wenst te wijzigen, in ons voorbeeld Kerkelijke gezindten. U dubbelklikt op het betreffende onderdeel, waarna een venster wordt geopend waarin dit onderdeel kan worden gewijzigd: U ziet hier de hele lijst met kerkgenootschappen zoals die in bovengenoemde lijst getoond werd. De labels in deze lijst die aangevinkt (1) staan worden op dit moment getoond (zie eerdere afbeelding). Door het vinkje te verwijderen kunt u ervoor zorgen dat het betreffende label niet meer wordt getoond. U kunt een label ook wijzigen of verwijderen uit de lijst. Dit doet u door een label te selecteren en vervolgens op Wijzigen (3) te klikken (of dubbelklik op het label (2)). Vervolgens verschijnt een venster waarin u de tekst van het label kunt veranderen of verwijderen. NB. Zie de opmerking die boven aan het venster wordt gegeven: Sommige omschrijvingen worden door andere programma functies gebruikt. Het is wel mogelijk deze items niet meer te tonen. Een andere betekenis geven is niet mogelijk. Zie hiervoor uitgebreider paragraaf

99 Als u de labels in de tabel op deze wijze naar uw wensen heeft aangepast, klikt u op Opslaan. Voor ons voorbeeld zet ik het overgrote deel van de labels met kerkgenootschappen uit door het vinkje voor het label te verwijderen. Na opslaan ziet de lijst er in het zogenaamde drop down menu op de persoonskaart er zo uit: Zoals u ziet is de lijst een stuk overzichtelijker geworden. Maar let op: pas wel op met de labels die u wijzigt. Wanneer u namelijk een label verwijderd wat geselecteerd is op een aantal persoonskaarten zult u deze informatie verliezen Tips bij het wijzigen van omschrijvingstabellen Zoals hierboven uitgelegd bij het venster Omschrijving wijzigen moet goed worden opgelet of een omschrijving door het programma wordt gebruikt om conclusies te trekken of functies uit te voeren: 99