(Instellingen) Etiket instellen

Transcriptie

1 Toegangsbeheer en instellingen (Instellingen) Etiket instellen Vanuit Scipio Online kunt u makkelijk etiketten afdrukken. Het is mogelijk om hiervoor meerdere etiketsjablonen in te stellen. Op die manier kunt u voor diverse doeleinden een eigen etiket gebruiken. In deze instructie leest u hoe u een etiket instelt om vervolgens te kunnen afdrukken. Andere handleidingen die interessant kunnen zijn wanneer u werkt met etiketten: (Ledenadministratie) Etiketten afdrukken 1. Voordat u begint Bij het aanmaken van een etiket kunt u kiezen uit het instellen van een Etiketsjabloon en Etiketsoort. Het etiketsjabloon is bedoeld voor het ingeven van de formaatinstellingen. Dit etiketsjabloon kunt u vervolgens gebruiken als basis voor een etiketsoort. Bij het etiketsoort geeft u aan welke gegevens er op het etiket afgedrukt moeten worden. Verschil etiketsjabloon en etiketsoort Etiketsoort Instellen formaat van het etiket Instellen aantal etiketten per vel Etiketsjabloon Instellen bijbehorende (reeds ingestelde) etiketsjabloon Instellen opmaak van het etiket 2. Instellen etiketsoort Voordat u een etiketsjabloon kunt instellen moet er eerst een etiketsoort zijn aangemaakt. Ga via Beheer (1) naar Instellingen (2) en kies vervolgens voor Mijn gemeente. In het volgende scherm kiest u voor Etiketten en sjablonen.

2 Hierna opent het menu-onderdeel waar u alle etiketinstellingen bepaalt. Om eerst het etiketsoort aan te maken kiest u voor Etiketsoorten. Vervolgens verschijnen de aanwezige etiketsoorten in beeld. U kunt nu een bestaand etiketsoort wijzigen door deze te selecteren (dubbelklikken) of een nieuwe etiketsoort aanmaken door te kiezen voor Toevoegen. Er opent een nieuw venster. Hier kunt u de instellingen voor de etiketsoort ingeven. U begint met het ingeven van een naam dat u voor deze etiketsoort wilt gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld de afmeting van het etiket als naam voor het etiketsoort. Vervolgens geeft u alle afmetingen voor het etiket in. De afbeelding geeft weer wat er met de gevraagde posities bedoeld wordt.

3 De afmetingen van het etiketsoort staan vaak aangegeven op de doos waarin de etiketvellen worden geleverd. Deze afmetingen kunt u overnemen. Let er daarbij op dat de afmetingen wellicht in millimeters staan aangeven. In Scipio Online moet u de afmetingen ingeven in centimeters. Het is niet altijd noodzakelijk om alle gevraagde posities in te vullen. Nadat u alle benodigde gegevens heeft ingevoerd kunt u het etiketsoort bewaren door te kiezen voor Opslaan. Het etiketsoort is nu opgeslagen. U kunt deze nu gebruiken bij het aanmaken van een etiketsjabloon.

4 Om de instellingen van het etiket te controleren kunt u eerst één afdruk maken (op gewoon A4 papier). Zo verspilt u geen dure etiketten. 2. Instellen etiketsjabloon Voordat u een etiketsjabloon kunt instellen moet er eerst een etiketsoort zijn aangemaakt. Ga via Beheer (1) naar Instellingen (2) en kies vervolgens voor Mijn gemeente. In het volgende scherm kiest u voor Etiketten en sjablonen. Hierna opent het menu-onderdeel waar u alle etiketinstellingen bepaalt. Om het etiketsjabloon aan te maken kiest u voor Etiketsjablonen.

5 Vervolgens verschijnen de aanwezige etiketsjablonen in beeld. U kunt nu een bestaand etiketsjabloon wijzigen door deze te selecteren (dubbelklikken) of een nieuwe etiketsjabloon aanmaken door te kiezen voor Toevoegen. Er opent een nieuw venster. Bepaal eerst de naam voor het etiketsjabloon. Zorg dat de naam past bij het doel waarvoor u het etiket gebruikt. Zo kunt u het altijd makkelijk terugvinden. Vervolgens bepaalt u welke gegevens er op het etiket afgedrukt moeten worden én welk sjabloon (formaat) er gebruikt moet worden. In de linkerkant van het scherm staan drie tabbladen die u kunt doorlopen om het etiketsoort op te bouwen. Algemeen Koppel aan etiketsjabloon Selecteer hier het etiketsjabloon dat u voor dit etiketsoort wil gebruiken. Hiermee bepaalt u het formaat van het etiket. Adres op etiket Selecteer welk adres op het etiket afgedrukt moet worden. Bij verzending per post is het altijd verstandig om het correspondentieadres te gebruiken.

6 Weergave postcode en plaatsnaam Indien gewenst kunt u er hier voor kiezen om postcode en plaatsnaam dikgedrukt op het etiket af te drukken, of helemaal niet af te drukken. Opmaak Lettertype Selecteer het lettertype en de grootte van het lettertype dat u wilt gebruiken op de etiketten. Velden op etiket Vervolgens kiest u welke gegevens u op het etiket wilt afdrukken door velden te selecteren. U kunt de velden selecteren door een vinkje te zetten bij de velden die u wilt afdrukken. Vrije tekst Om het etiket verder te personaliseren kunt u een vrije tekst ingeven die op het etiket wordt afgedrukt. Aanschrijving Bij de aanschrijving bepaalt u of u wel of geen aanhef op het etiket wilt gebruiken. Kiest u ervoor om wel een aanhef te gebruiken dan kunt u een keuze maken uit een aantal opties:

7 Aanhef aanschrijfwijze Gekozen aanschrijfwijze Ingestelde aanschrijfwijze Uiting op etiket De aanschrijfwijze die op de persoonskaart staat ingegeven wordt gehanteerd, deze kan per persoon verschillen. Individueel De heer Smit Gezinsaanschrijving Fam. Smit Fam. B.H. Smit (voorletters ook weergeven) Combinatieaanschrijving Geachte heer en mevrouw Smit Geachte heer Smit en mevrouw Bakker Na het instellen van alle onderdelen kunt u het etiketsjabloon aanmaken door te kiezen voor Opslaan. Het etiketsjabloon is nu opgeslagen en beschikbaar voor gebruik. Wanneer u vanaf de persoonskaart of vanuit selecties gaat Afdrukken of Samenvoegen met samenvoegdocument en u kiest voor Etiketten dan kunt u vervolgens het juiste etiketsjabloon selecteren. Raadpleeg hiervoor ook de instructie: (Ledenadministratie) Etiketten afdrukken