KWBN - Calamiteitenplan. KWBN Calamiteitenplan powered by Cross Approach KMO Solutions

Transcriptie

1 KWBN - Calamiteitenplan KWBN Calamiteitenplan powered by Cross Approach KMO Solutions

2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Introductie Registreren... en Activeren 4 Hoofdstuk 2 Calamiteitenplan: opbouw 5 Hoofdstuk 3 Calamiteitenplan: samenstellen Structuur... bouwen Beslisvariabelen Informatiedragers Groepsvariabelen Gebruikersvariabelen Publiceren en afdrukken Nieuw calamiteitenplan starten Schrijven en lezen 13 Pagina 3

4 Introductie 1 Introductie Welkom bij de handleiding over de kennisbank van KMO Solutions om voor jouw KWBNwandelevenement een eigen calamiteitenplan te genereren. Een calamiteitenplan is in Nederland wettelijk verplicht bij de organisatie van een evenement. Het calamiteitenplan brengt de veiligheidsrisico s en te nemen voorzorgsmaatregelen van het evenement in kaart. Daarbij wordt ook veel aandacht besteed aan de veiligheidsorganisatie die daarvoor noodzakelijk is. Gemeenten stellen een calamiteitenplan steeds vaker als eis voor een vergunningaanvraag. Los daarvan is het een handig hulpmiddel om een veilig en verantwoord evenement te organiseren. Het dwingt je als organisatie om goed na te denken over (veiligheids) aspecten waarbij je misschien nog nooit eerder hebt stil gestaan en die vervolgens goed te regelen. Hoe nu verder: Ik wil me registreren 4 Ik heb me al geregistreerd Registreren en Activeren Via het KWBN-bondsbureau heb je de registratielink voor het Online Calamiteitenplan ontvangen. Je registreert je als wandelvereniging bij de applicatie Cross Approach van KMO Solutions. KMO Solutions heeft in opdracht van KWBN het calamiteitenplan gedigitaliseerd en ontwikkeld zodat je voor je eigen wandelevenement een calamiteitenplan kan samenstellen. Activeren Na registratie ontvang je een . Met deze ga je je account activeren. Kies hiervoor de link in de . Kies vervolgens in Cross Approach voor Nieuw Account aanmaken. Je gebruikersnaam is je adres en is al ingevuld. Deze kan je niet aanpassen. Vul de overige gegevens zo compleet mogelijk in. Vul je gegevens in en kies een 'sterk' wachtwoord. Je wachtwoord dient minimaal 6 karakters te bevatten, waarvan er minimaal 1 hoofdletter, kleine letter en een nummer in zit. Is het gelukt? Dan kan je nu aan de slag om je Calamiteitenplan 5 te gaan maken. Pagina 4

5 2 Calamiteitenplan: opbouw Na registratie kan je inloggen op Na het inloggen kom je op je dashboard en zie je een aantal knoppen. Om je eigen Calamiteitenplan samen te stellen, maak je gebruik van Virtueel Handboek. Virtueel Handboek is de naam voor het digitale calamiteitenplan waarin je zelf bepaalt welke elementen je wilt gebruiken. Op basis van de blauwdruk bepaal je zelf welke documenten en teksten je in je calamiteitenplan gaat gebruiken. Doordat je gebruik maakt van 'standaard-teksten', heb je de mogelijkheid om sommige delen en verantwoordelijkheden voor je eigen wandelvereniging specifiek te maken. Het calamiteitenplan stel je samen via een aantal stappen. Let op: Stap 2, stap 3 en stap 4 zijn optioneel. Afhankelijk van je geselecteerde documenten kan het zijn dat je de stap niet uit hoeft te voeren. Het Virtueel Handboek helpt je hierbij. Stap 1Structuur bouwen Stap 2Beslisvariabelen Stap 3 Informatiedragers Stap 4Groepsvariabelen Bepaal de structuur van je benodigde documenten Geef je situatie aan binnen de beslisvariabelen (optioneel) Geef aan welke namen je de informatiedragers wilt geven (optioneel 8 ) Bepaal de variabelen voor de groepsvariabelen (zoals bijvoorbeeld de EHBO) 8 Stap 5 Gebruikersvariabelen Bepaal de variabelen binnen de gebruikersvariabelen. Dit zijn specifieke eigenschappen voor je wandelevenement Pagina 5

6 Calamiteitenplan: samenstellen 3 Calamiteitenplan: samenstellen Om te beginnen met je Calamiteitenplan kies je voor Virtueel Handboek. Deze knop stelt alle stappen tot je beschikking om het Calamiteitenplan vorm te geven. De button INVULLEN navigeert altijd naar de eerstvolgende stap waar nog gegevens ingevuld moeten worden. De tellingen die per stap beschikbaar zijn, navigeren naar de ingevulde gegevens van deze stap. Zo is het mogelijk dat je ingevulde gegevens nog wilt aanpassen of nog niet gevulde velden kan invullen. Via de knop Publiceren en afdrukken 10 worden de gegevens geplaatst in je handboek in Cross Approach. Dit is noodzakelijk om rapportages op te kunnen vragen en eventueel online nog bewerkingen uit te kunnen voeren. 3.1 Structuur bouwen Stap 1 Structuur bouwen De eerste stap voor je calamiteitenplan is het samenstellen van de structuur. Hier ga je kiezen welke documenten relevant zijn voor je calamiteitenplan. Deze selectie doorloop je in 3 stappen; Instructies, Procedures en Hoofdstukken. Als je de 3 stappen doorlopen hebt, worden de documenten klaargezet via Genereren. 1. Instructies Dit is de eerste stap van het bouwen van de structuur voor jullie calamiteitenplan. Dit doe je door alle documenten op deze pagina te doorlopen. De documenten die op jullie wandelevenement van toepassing zijn, vink je aan. Dit doe je door op de regel van het desbetreffende document te gaan staan en deze met de linker-muisknop aan te klikken. Je kan de hele regel aanklikken om een document te activeren. Zodra je dit hebt gedaan, komt er een groen vinkje voor de desbetreffende document te staan. Heb je een verkeerd document aangevinkt? Dan wis je het vinkje door nogmaals met de linker muisknop op de regel te klikken. Heb je alle relevante documenten aangevinkt? Dan klik je rechts onderaan de pagina op de button Volgende. 2. Procedures Je gaat nu stap 2. Procedures. Je gaat nu opnieuw relevante documenten aanvinken. Doordat je in stap 1 al documenten hebt aangevinkt, zijn er al documenten geselecteerd. Deze moet je niet deactiveren; dit zijn namelijk de verplichte calamiteitenprocedures. Pagina 6

7 Structuur bouwen Doorloop nu ook de documenten op deze pagina. Je vinkt een document aan door op de regel van het document te gaan staan en deze met de linker-muisknop aan te klikken. Zodra je dit hebt gedaan, komt er een groen vinkje voor de desbetreffende document te staan. Heb je een verkeerd document aangevinkt? Dan wis je het vinkje door nogmaals met de linker-muisknop op de regel te klikken. Heb je alle relevante documenten aangevinkt? Dan klik je rechts onderaan de pagina op de button Volgende. Wil je de vorige stap 1. Instructies nog checken? Klik dan rechts onderaan op de button Vorige. Je selectie in stap 2 blijft behouden. 3. Hoofdstukken Je staat nu op stap 3. Hoofdstukken. Hier vink je aan welke hoofdstukken jouw calamiteitenplan straks moet bevatten. Doorloop hiervoor de documenten op deze pagina. Doordat je in stap 1 en 2 al documenten hebt aangevinkt, zijn er al documenten geselecteerd. Doorloop nu ook de documenten op deze pagina. Aanvinken gaat door op de regel van het desbetreffende document te staan en deze met de linker-muisknop aan te klikken. Zodra je dit hebt gedaan, komt er een groen vinkje voor het document te staan. Heb je een verkeerd document aangevinkt? Dan wis je het vinkje door nogmaals met de linker-muisknop op de regel te klikken. Heb je alle relevante documenten aangevinkt? Dan klik je rechts onderaan de pagina op de button Volgende. Wil je de vorige stap 2. Procedures nog checken? Klik dan rechts onderaan op de button Vorige. Je selectie in stap 3 blijft behouden. 4. Genereren Je staat nu op 4. Genereren. Hier zie je het totaaloverzicht waaruit je calamiteitenplan bestaat. Deze documenten zijn samengesteld op basis van hetgeen je op de voorgaande pagina s (1. Instructies / 2. Procedures / 3. Hoofdstukken) hebt aangevinkt. Ga je met de opbouw van de documenten akkoord, dan klik je onderaan de pagina op de button Voltooien. Ontbreken er nog instructies, procedures en/of hoofdstukken ga dan terug naar de voorgaande pagina s via de button Vorige om ze alsnog aan te vinken. De structuur is aangemaakt. Na het genereren belandt je automatisch in de volgende stap. Vaak is deze stap het invullen van de Beslisvariabelen 7, Informatiedragers 8 of Groepsvariabelen Beslisvariabelen Je staat nu op de pagina Beslisvariabelen. Hier bepaal je welke eigenschappen jouw wandelevenement heeft. Hiermee worden onderdelen van documenten in- of uitgeschakeld. Let op: Je moet alle beslisvariabelen beantwoorden voordat je verder kunt gaan. Afhankelijk van de geselecteerde documenten wordt je een aantal vragen voorgelegd. Een voorbeeld van een variabele kan zijn: Pagina 7

8 Calamiteitenplan: samenstellen Heb je alle beslisvariabelen ingevuld? Kies dan onderaan voor Opslaan en volgende. De ingevulde variabelen worden nogmaals getoond. Ben je akkoord? Kies voor Volgende. Wil je nog een aanpassing doorvoeren? Kies dan voor Terug. Je belandt automatisch in de volgende stap. Afhankelijk van de gekozen documenten zijn dit Informatiedragers 8 of Groepsvariabelen Informatiedragers Je staat nu op de pagina Informatiedragers. Afhankelijk van de geselecteerde documenten wordt je een aantal informatiedragers voorgelegd. Bepaal welke naam je de documenten wilt geven. Per informatiedrager wordt er één document toegevoegd. Heb je alle informatiedragers ingevuld? Kies dan onderaan voor Opslaan en volgende. De ingevulde informatiedragers worden nogmaals getoond. Ben je akkoord? Kies voor Volgende. Wil je nog een aanpassing doorvoeren? Kies dan voor Terug. Je belandt automatisch in de volgende stap. Afhankelijk van de gekozen documenten zijn dit Groepsvariabelen 8 of Gebruikersvariabelen Groepsvariabelen Je staat nu op de pagina Groepsvariabelen. In deze stap bepaal je de eigenschappen voor velden die bedoeld zijn voor een specifieke groep. Denk bijvoorbeeld aan vragen die specifiek gaan over de EHBO. Afhankelijk van de geselecteerde documenten wordt je een aantal vragen voorgelegd. Pagina 8

9 Groepsvariabelen Naast een tekstveld kan er ook een keuzeveld zijn. Dit kan bijvoorbeeld een lijst zijn of opties naast elkaar. Wanneer er gevraagd wordt naar een functionaris kan je ook kiezen om een functienaam toe te voegen. Kies dan voor en voer de functienaam in. De nieuwe functienaam wordt automatisch geselecteerd. Deze hoeft je maar in keer toe te voegen. Kies na de functie ook het lidwoord. Deze staat vooraan en zorgt ervoor dat de tekst soepel loopt. Heb je alle informatiedragers ingevuld? Kies dan onderaan voor Opslaan en volgende. De ingevulde groepsvariabelen worden nogmaals getoond. Ben je akkoord? Kies voor Volgende. Wil je nog een aanpassing doorvoeren? Kies dan voor Terug. Je belandt automatisch in de volgende stap Gebruikersvariabelen Gebruikersvariabelen Je staat nu op de pagina Gebruikersvariabelen. In deze stap bepaal je de eigenschappen voor velden die je voor je calamiteitenplan dient in te vullen. Hieronder zie je een deel van de variabelen binnen het document Evenementprofiel. Pagina 9

10 Calamiteitenplan: samenstellen De velden die je invult worden direct in de documenten geplaatst binnen je document(en). Naast open velden kan het zijn dat er een functievariabele ingevuld dient te worden. Vanuit de kennisbank worden er al standaard een aantal functies voorgesteld. Je bent zelf in staat om functies toe te voegen. Heb je alle informatiedragers ingevuld? Kies dan onderaan voor Opslaan en volgende. De ingevulde informatiedragers worden nogmaals getoond. Ben je akkoord? Kies voor Volgende. Wil je nog een aanpassing doorvoeren? Kies dan voor Terug. 3.6 Publiceren en afdrukken Door je calamiteitenplan te publiceren, worden de ingevulde gegevens in je handboek geplaatst. Je hebt de mogelijkheid om het Calamiteitenplan naar Word of naar PDF te exporteren en af te drukken. Er zijn vier rapportages beschikbaar. De belangrijkste is het Handboek. Hierin staan de teksten en gegevens die je ingevoerd hebt. Door het rapport te exporteren naar Word kan je ook nog aanpassingen doen in de teksten en eventueel afbeeldingen plaatsen. De aanpassingen die je doet, komen alleen in je Word-bestand te staan. De rapportages zijn: Handboek TVB structuur Documentstructuur Variabelen Een overzicht van de documenten met bijbehorende TVB-regels en ingevulde variabelen. De TVB-regels staan onderaan de documenten en de variabelen staan in de teksten en tabellen. Een overzicht van de functies met bijbehorende Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden. Een overzicht van de beschikbare documenten binnen je calamiteitenplan. Een overzicht van de ingevoerde gegevens en de variabelen die nog leeg zijn. Pagina 10

11 Publiceren en afdrukken 3.7 Nieuw calamiteitenplan starten Om een nieuw calamiteitenplan te starten is het noodzakelijk om (indien aanwezig) je huidige calamiteitenplan te ontkoppelen. Er kan namelijk maar één calamiteitenplan tegelijkertijd gekoppeld zijn met de bron van de kennisbank. Let op: Door jouw handboek te ontkoppelen kan je geen documenten meer toevoegen vanuit de kennisbank. Je kan wel handmatig lege documenten toevoegen;... kan je niet meer via Virtueel Handboek variabelen aanpassen. Je kan dit handmatig in de documenten doen;... heb je de mogelijkheid om via Schrijven 13 geheel vrij aanpassingen door te voeren. Deze worden online opgeslagen;... heb je de mogelijkheid om een nieuw calamiteitenplan te starten. Hoe ontkoppel ik het handboek? Ga op het tabblad Home naar Beheer. Automatisch kom je op het tabblad Handboeken. Kies voor achter het te ontkoppelen handboek. Kies voor de knop Ontkoppelen. Kies voor Ja. Het ontkoppelen is voltooid. Hoe voeg ik een nieuw calamiteitenplan toe? Pagina 11

12 Calamiteitenplan: samenstellen Nadat je het Virtueel Handboek ontkoppeld hebt, is het mogelijk om een nieuw calamiteitenplan toe te voegen. Kies op het tabblad Handboeken voor het. Kies voor Een handboek op basis van een kennisbank. Voer een Handboeknaam in voor uw calamiteitenplan, bijvoorbeeld Wandeltocht 'JAARTAL'. Voer tevens een Geldig van datum in. Stel hier de datum van vandaag in. Kies voor Volgende. Pagina 12

13 Nieuw calamiteitenplan starten Je belandt meteen in het Overzicht. Kies hier voor Voltooien. Kies voor Home. Kies vervolgens voor Virtueel Handboek 5. Eerder ingevoerde variabelen toevoegen Wanneer je een tweede calamiteitenplan hebt gestart, biedt Cross Approach je de mogelijkheid om je eerdere ingevoerde variabelen automatisch in te voegen. Dit zijn de variabelen van je vorige calamiteitenplan. Per stap kan je de ingevoerde variabelen invoegen. Klik op invoegen om de variabelen te voegen. 3.8 Schrijven en lezen Onderstaande uitleg valt niet onder de (standaard-) functionaliteit van het calamiteitenplan. Dit zijn aanvullende functies voor een wandelvereniging die zijn documenten online wil bewerken en beschikbaar stellen. Omdat je met het calamiteitenplan gebruik maakt van Cross Approach, krijg je automatisch aanvullende functies mee die standaard beschikbaar zijn. De twee belangrijkste functies zijn schrijven 13 en lezen 15 van documenten. Je kunt dus ook binnen je calamiteitenplan schrijven en lezen. Documenten Schrijven Pagina 13

14 Calamiteitenplan: samenstellen Na publicatie van je calamiteitenplan, is deze waarschijnlijk nog niet compleet. Kies voor Home. Kies vervolgens voor Documenten schrijven. Om een document op te zoeken en vervolgens te bewerken zijn er 3 mogelijkheden: 1. Kies het gewenste handboek. Kies de gewenste documentgroep (bijvoorbeeld Procedure). Alleen documenten uit Procedure worden getoond en kies het document. 2. Kies meteen voor de knop Document. Alle documenten worden getoond en kies het document. 3. Voer rechtsboven in het zoekveld een trefwoord in en klik op zoeken. Nadat je het juiste document hebt gevonden, kun je het document bewerken. Gegevens van het document Bovenaan vindt u de basisgegevens van het document. Deze gegevens zijn standaard al ingevuld. Hier hoeft u in principe geen aanpassingen in te doen. Doel en Tekst Het doel zal normaal leeg zijn. Vanuit het Virtueel Handboek wordt alleen het kader met tekst gevuld. Je ziet ook de teksten staan die je hebt ingevuld. Hier kun je de tekst aanpassen door op het potloodje te klikken. Voer je aanpassingen door in de tekst en kies voor Opslaan. De tekst is direct aangepast en verwerkt. Flowchart Met het tekenen van een flowchart kan je een proces visualiseren. Bijlage In de bijlage kan je een document of link toevoegen. Een eventuele afbeelding als bijlage (.jpg) wordt tevens gepubliceerd in de rapportages. Pagina 14

15 Schrijven en lezen Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Hier kan je functies toevoegen met bijbehorende taaksoorten en omschrijvingen. Koppelingen Door een koppeling te maken maak je een relatie aan tussen twee documenten. Via deze relatie kan een gebruiker (online) eenvoudig doorklikken naar het onderliggende/bovenliggende document. Hiermee kun je dus eenvoudig van instructie naar procedure en vice versa navigeren. Documenten lezen Binnen Documenten lezen kun je alleen documenten lezen, en niet bewerken. De informatie die je hier leest is dezelfde als bij schrijven, alleen de schermopbouw verschilt. Deze functie is zinvol als je andere personen (verenigingsleden of externen) online toegang wil geven tot je calamiteitenplan. Deze toegang kan ook van tijdelijke aard zijn. Je kan een persoon toevoegen in de rol van beheerder: Kies voor Home. Kies voor Beheer. Kies voor Lezersgroepen. Kies de lezersgroep en voeg het adres van de persoon toe. Stel tevens een geldig van (en eventueel) een geldig tot datum in. De toegevoegde persoon krijgt een activatiebericht per . Na activatie kan hij de documenten lezen. Pagina 15

16 KWBN - Calamiteitenplan is ontwikkeld door: KMO Solutions Postbus AM Apeldoorn T: E: info@kmosolutions.nl W: