VvEdossier.nl. Handleiding voor appartements eigenaren

Transcriptie

1 Handleiding voor appartements eigenaren VvEdossier.nl 1 De structuur en de algemene mogelijkheden VvEdossier.nl: een digitale ladekast met alle VvE informatie Mogelijkheden voor eigenaren Documenten lezen Documenten aanmaken Documenten bewerken De actiebalk - samenvatting 4 2 Hoe te werken met het VvEDossier systeem 2.1 Hoe open ik het webdossier van mijn VvE? 2.2 Hoe bekijk ik mijn eigen gegevens en hoe kan ik deze wijzigen? 2.3 Hoe bekijk ik documenten, bijvoorbeeld de notulen? Hoe start ik een nieuwe discussie? 6 2. Hoe maak ik een reactie op een discussie onderwerp? Hoe geef ik antwoord op een enquete vraag? Hoe meld ik een nieuwe klacht? Hoe maak ik bij een klacht een nieuwe werkopdracht? Hoe maak ik een nieuw kalender document? Hoe maak ik een nieuw actiepunt document? Hoe maak ik een nieuwe prikbord notitie? Hoe maak ik bij correspondentie een nieuwe brief of ? 11 Versie 2.20 september 2013 VvEdossier.nl, Rotterdam

2 1 De structuur en de algemene mogelijkheden 1.1 VvEdossier.nl: een digitale ladekast met alle VvE informatie Je kunt het VvEdossier websysteem vergelijken met een ladekast met hangmappen met daarin documenten. Elke VvE die deelneemt in dit systeem heeft als het ware een eigen ladekast met zes laden de lades zijn voorzien van de volgende icoontjes: (een tekstballonnetje) (een document) (een ontevreden smoeltje) (een blad van een scheurkalender) Meningen: hier wisselen we ideeën en meningen uit. Je vind hier een discussie forum en enquête vragen/antwoorden; Documenten: voor alle (officiële) documenten en foto series die binnen de VvE van belang zijn; ook de persoonlijke correspondentie die met of door een individuele eigenaar is gevoerd is hier te vinden; Klachten: hier kun je klachten of storingen inbrengen waaraan iets zou moeten gebeuren, vervolgens kun je de voortgang naar de oplossing volgen; ook is hier een adreslijst te vinden van onderhouds firma s waar de VvE mee werkt; Kalender: voor alle activiteiten en actiepunten die binnen de VvE gepland staan; (het profiel van een persoon) Deelnemers: over alle eigenaren en bewoners van het gebouw; (een Euro teken) Financieel: over de financiële status van de VvE en je persoonlijke betalingen. Je kunt navigeren tussen de verschillende secties met behulp van de menuknoppen bovenin het scherm: Als je bijvoorbeeld op de menuknop klachten klikt, zie je het overzicht met klachten (alsof je de lade met klachten opentrekt). Door dan op een regel te klikken, gaat het betreffende document in detail open (alsof je een klachtformulier uit de lade trekt om het te kunnen lezen). Bijvoorbeeld bij het menu documenten vind je aan de linkerkant van het scherm ook nog submenu s vergelijkbaar met hangmappen in de document lade. In bijvoorbeeld de hangmap contracten vind je dan alle verschillende contracten. Vanuit elk hoofdmenu kan je weer terugkeren naar de openingspagina door op het logo linksboven in het scherm te klikken. NB: het kan zijn dat je niet alle zes menuknoppen ziet die hierboven worden genoemd. Dit is afhankelijk van de inrichting die de webmaster heeft gekozen voor deze 2

3 1.2 Mogelijkheden voor eigenaren Als eigenaar kun je binnen het webdossier het volgende doen: Documenten lezen In principe is de opgeslagen informatie in het VvE dossier voor alle geregistreerde deelnemers van de betreffende VvE beschikbaar. Hierop zijn echter drie uitzonderingen van toepassing: - zolang een document nog is aangemerkt als concept is het alleen zichtbaar voor de maker en voor de webmaster. - correspondentie documenten (brieven, s of memo s) aan individuele eigenaren zijn alleen zichtbaar voor de betreffende eigenaar en voor de webmaster. - bij de financiële rapportage: in de bijdrage begroting ziet een eigenaar het complete beeld van de bijdrage van alle eigenaren, echter de daadwerkelijke betalingen van bijdrages ziet een eigenaar alleen van zichzelf (dit ivm de privacy) Documenten aanmaken In het VvE dossier wordt informatie opgeslagen in de vorm van 'documenten'. Documenten kan je aanmaken door de 'plus-knop' te gebruiken in de actiebalk (de balk met knoppen aan de bovenkant van het scherm). Het overzicht waarin je staat op het moment dat je de plusknop gebruikt, bepaalt wat voor soort nieuw document er verschijnt (discussie onderwerpen, acties, activiteiten etc.). De plus-knop is voor eigenaren o.a. zichtbaar bij de volgende overzichten: - discussie: elke eigenaar kan een nieuw discussie document inbrengen of reageren op een bestaand discussie document. - klachten: elke eigenaar kan een nieuwe klacht inbrengen - kalender: elke eigenaar kan een nieuw kalender document inbrengen - prikbord: elke eigenaar kan een nieuwe prikbord mededeling onder de VvE plaatsen Binnen de overzichten Documenten, Deelnemers en Financieel kunnen eigenaren géén nieuwe documenten aanmaken, dit kan alleen gedaan worden door de webmaster Documenten bewerken Als een eigenaar voldoende rechten heeft op een document om het te mogen bewerken, dan staat het potlood icoon in de actiebalk. Wanneer je hierop klikt, dan opent het betreffende document opnieuw zodat alle datavelden gevuld of gewijzigd kunnen worden. Opslaan gebeurt daarna met de floppy-knop. Een eigenaar heeft beperkte rechten om alleen de volgende documenten te wijzigen: - de eigen persoonlijke gegevens. Via de menu keuze persoonlijk profiel of via de deelnemers lijst kom je op het formulier met je eigen gegevens. Je kunt via de potloodknop wijzigingen aanbrengen in je naw gegevens, e- mail adres of wachtwoord. Ook kun je een pasfoto toevoegen. Bewaren telkens via de floppy knop. - alle discussie items, klachten, kalender en prikbord documenten die jezelf hebt aangemaakt. - de brieven en s die jezelf vanuit het systeem hebt aangemaakt en verstuurd 3

4 1.2.4 De actiebalk - samenvatting Bij overzichten: Nieuwe documenten aanmaken. Einde (document of overzicht afsluiten). Bij documenten: Documenten bewerken (alleen beschikbaar indien u daarvoor geautoriseerd bent). Opslaan (na bewerken of nieuw aanmaken). Einde (document of overzicht afsluiten). Alleen bij discussie vanuit het hoofd discussie document: nieuwe reactie of reactie-opreactie aanmaken. Overigens: binnen vrijwel elk scherm van het systeem vindt u een help icoon verschijnt de online help pagina voor het betreffende scherm. : door hierop te klikken 4

5 2 Hoe te werken met het VvEDossier systeem 2.1 Hoe open ik het webdossier van mijn VvE? 1 Ga naar Via deze portal website krijgen alle aangesloten VvE leden toegang tot hun eigen specifieke VvE webdossier 2 Lees over de mogelijkheden voor bijvoorbeeld eigenaren of bestuursleden. 3 Klik aan de linkerkant op het menu eigen VvE en log aan. 4 Klik op de regel van uw VvE in een nieuw scherm verschijnt de welkomst pagina Onder de welkomst tekst zijn prikbord mededelingen te lezen. Je bent de introductie pagina van de portal VvEDossier.nl. Je kunt hier lezen over de algemene mogelijkheden van het systeem, via de menu keuzes aan de linkerkant kun je bijvoorbeeld ook algemeen VvE nieuws vinden. Het systeem wil weten wie je bent door je aanlognaam en wachtwoord in te tikken krijg je vervolgens te zien welke VvE(s) voor jouw toegankelijk zijn. Voor een eigenaar is dit meestal alleen de eigen VvE en het demo webdossier. Je bent nu in het webdossier van je eigen VvE en je ziet de zoals de VvE webmaster deze heeft ingericht. Via de menu knoppen bovenin kun je nu in het webdossier navigeren. Korte notities of mededelingen kunnen zowel door de webmaster maar ook door eigenaren worden geplaatst. 2.2 Hoe bekijk ik mijn eigen gegevens en hoe kan ik deze wijzigen? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Je komt in het overzicht van geregistreerde deelnemers binnen Deelnemers deze 2 Klik in het overzicht op je eigen Je kunt in het overzicht naar je eigen regel scrollen. Door op je regel, of klik aan de linkerkant bij Eigen profiel op je naam. eigen regel te klikken opent het scherm het document met de persoonlijke gegevens die in het systeem staan geregistreerd. 3 Wil je je gegevens wijzigen of aanvullen, klik dan op het potlood icoon Je persoonlijke formulier gaat nu opnieuw open in de bewerk status: je kunt nu velden invullen en aanpassen, bijvoorbeeld je adres of je wachtwoord. Je kunt met een vinkje aangeven of je bijv. je telefoonnummer wil zichtbaar maken voor andere eigenaren. Ook kun je een pasfoto inbrengen. Bepaalde velden kan alleen de webmaster wijzigen bijvoorbeeld je aanlognaam of je appartement gegevens.

6 2.3 Hoe bekijk ik documenten, bijvoorbeeld de notulen? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Aan de linkerkant verschijnen alle submenu s waaruit je kunt Documenten kiezen binnen het hoofdmenu Documenten. 2 Klik aan de linkerkant op de submenu term van je keuze, in dit voorbeeld notulen. Het hoofdscherm opent nu met een overzicht van alle notulen die in het webdossier zijn ingebracht. De laatste notulen staan bovenaan. 3 Maak je keuze in het notulen overzicht: klik op de notulen-regel die je in detail wilt lezen. 4 Klik op het bestands icoontje en de daadwerkelijke notulen worden leesbaar. Het notulen document gaat open in het hoofdscherm. Vaak zijn de notulen als word of pdf bestand aangehangen onderaan dit notulen document. 2.4 Hoe start ik een nieuwe discussie? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Meningen en vervolgens op het menuitem Je komt in het overzicht van lopende discussies binnen deze Discussies 2 Klik bovenin het scherm op de plus Een nieuw, leeg discussie formulier verschijnt en dit kun je nu knop om een nieuw discussie gaan invullen. onderwerp toe te voegen. 3 Vul het discussie formulier in. Je kunt op het discussie formulier aanvinken dat de VvE leden Gebruik zo nodig het help icoon ook direct een zullen ontvangen over je nieuwe discussie voor uitleg over de details van onderwerp. dit formulier. 6

7 2. Hoe maak ik een reactie op een discussie onderwerp? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Meningen en vervolgens op het menuitem Je komt in het overzicht van lopende discussies binnen deze Discussies 2 Klik op de betreffende discussie regel in het overzicht. De discussie waarop je wilt reageren, opent zich met alle detail informatie. 3 Klik bovenin het discussie Een nieuw, leeg discussie reactie formulier verschijnt en dit kun onderwerp op het reageer icoon je nu gaan invullen. 3 Vul het discussie reactie formulier in. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. Je kunt op het discussie reactie formulier aanvinken dat de VvE leden ook direct een zullen ontvangen over je nieuwe reactie binnen het discussie onderwerp. 2.6 Hoe geef ik antwoord op een enquete vraag? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Meningen Je komt in het overzicht van enquete vragen binnen deze en vervolgens op het menuitem Enquetes 2 Klik op de betreffende enquete vraag regel in het overzicht. 3 Selecteer het antwoord van jou keuze en klik op de knop Sla antwoord op. Let op: Je kunt maar één keer een antwoord geven denk dus goed na over je keuze vóórdat je de antwoord knop gebruikt. Eventueel kan je ook eerst kijken wat anderen al geantwoord hebben klik daarvoor op bekijk de antwoorden De enquete vraag die je wilt beantwoorden, opent zich met de verschillende antwoord mogelijkheden. Aangegeven staat ook het aantal stemmen dat je hebt. Je antwoord wordt verwerkt in het totaal en je krijgt een resultaat scherm met de totale beantwoording tot nu toe. 7

8 2.7 Hoe meld ik een nieuwe klacht? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Klachten Je komt in het overzicht van geregistreerde klachten binnen deze 2 Klik bovenin het scherm op de plus knop om een nieuwe klacht toe te voegen. 3 Vul het klacht formulier met je klacht informatie. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. Een nieuw, leeg klacht formulier verschijnt en dit kun je nu gaan invullen. Je kunt de nieuwe klacht toewijzen aan iemand uit de VvE of het beheerkantoor, je kunt aanvinken dat deze persoon ook direct een zal ontvangen over je klacht. 2.8 Hoe maak ik bij een klacht een nieuwe werkopdracht? Eigenaren* kunnen bij een klacht direct een werkopdracht versturen - dit kan alleen naar firma s waarmee de VvE een contract voor werkzaamheden heeft afgesloten. * Wellicht dat het systeem zo staat ingesteld, dat alleen de VvE beheerder of het Bestuur werkopdrachten kunnen aanmaken - dan heeft een eigenaar deze mogelijkheid dus niet. 0 Zorg dat je eerst de klacht in het Zie Hoe maak ik een nieuwe klacht? systeem hebt geregistreerd. 1 Zorg dat je in het webdossier bent 2 Klik op de menu knop Klachten Je komt in het overzicht van geregistreerde klachten binnen deze 3 Klik in het overzicht van klachten op de klacht regel waarvoor je een werkopdracht wilt maken. 4 Klik bovenin het scherm op de knop om een nieuwe werkopdracht voor deze klacht toe te voegen. Vul het werkopdracht formulier waarnodig aan met informatie de gegevens van de klacht zijn al automatisch op de werkopdracht overgenomen. Gebruik zo nodig Je komt in de detail omschrijving van de klacht. Een nieuw, leeg werkopdracht formulier verschijnt en dit kun je nu gaan invullen. Je kunt de nieuwe werkopdracht toewijzen aan een bedrijf waarmee de VvE een contract heeft afgesloten. Je kunt aanvinken dat dit bedrijf ook direct een zal ontvangen over deze werkopdracht. 8

9 het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. 6 Vink aan of de werkopdracht per e- mail verstuurd mag worden en bewaar je aanpassingen door een Hoe maak ik een nieuw kalender document? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Kalender Je komt in het overzicht van kalender items binnen deze 2 Klik bovenin het scherm op de plus knop om een nieuw kalender item toe te voegen. 3 Vul het kalender formulier met je informatie. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. Een nieuw, leeg kalender formulier verschijnt en dit kun je nu gaan invullen. Je kunt bij het nieuwe kalender item deelnemers aangeven, bijvoorbeeld de deelnemers aan een commissievergadering. Je kunt aanvinken dat deze personen ook direct een zullen ontvangen over je nieuwe kalender item. 9

10 2.10 Hoe maak ik een nieuw actiepunt document? 0 Zorg dat je in het webdossier bent 1 Klik op de menu knop Kalender Je komt in het overzicht van actiepunten binnen deze en klik vervolgens aan de linkerkant op een menuterm bij Actiepunten 2 Klik bovenin het scherm op de plus knop om een nieuw actiepunt toe te voegen. 3 Vul het actiepunt formulier met je informatie. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. Een nieuw, leeg actiepunt formulier verschijnt en dit kun je nu gaan invullen. Je kunt bij het nieuwe actiepunt aangeven wie de verdere actie moet nemen. Je kunt aanvinken dat deze actienemer ook direct een moet ontvangen over je nieuwe actiepunt Hoe maak ik een nieuwe prikbord notitie? 0 Zorg dat je in het webdossier bent op de openingspagina van je eigen 1 Onder de welkomsttekst zie je de reeds geplaatste prikbord mededelingen staan 2 Klik onderin het scherm op de plus Een nieuw, leeg prikbord formulier verschijnt en dit kun je nu knop om een nieuwe prikbord gaan invullen. mededeling toe te voegen. 3 Vul het prikbord formulier met je prikbord informatie. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. Je kunt de prikbord notitie eventueel inbrengen namens een ander VvE lid. Je kunt aanvinken dat alle VvE leden ook direct (na goedkeuring*) een zullen ontvangen over de nieuwe prikbord notitie. 10

11 *NB: als een eigenaar een prikbord mededeling invoert, dan moet de VvE webmaster deze goedkeuren voordat de mededeling zichtbaar zal zijn voor andere eigenaren. De VvE webmaster krijgt direct een melding dat er een mededeling ter goedkeuring staat te wachten Hoe maak ik bij correspondentie een nieuwe brief of ? Voor elke eigenaar vormt zich een persoonlijk dossier met stukken die via het systeem áán de individuele eigenaar werden gestuurd of die werden verstuurd dóór de eigenaar. 0 Zorg dat je in het webdossier bent op de openingspagina van je eigen 1 Klik op de menu knop Aan de linkerkant verschijnen alle submenu s waaruit je kunt Documenten kiezen binnen het hoofdmenu Documenten. 2 Klik aan de linkerkant op de submenu term correspondentie Het hoofdscherm opent nu met een overzicht van alle correspondentie die via het systeem aan u persoonlijk werd gestuurd of door uzelf is aangemaakt. Bovenaan het overzicht staat een regel met uw naam en adres 3 Klik op de regel met uw adresgegevens. 4 Klik op één van de icoontjes om respectievelijk een nieuwe brief of een nieuwe aan te maken. Vul de velden van de brief of de e- mail in. Gebruik zo nodig het help icoon voor uitleg over de details van dit formulier. 4 Bewaar je invulling door een klik op gegevens. Het hoofdscherm toont nu al je adres gegevens. Bovenin het scherm staan twee icoontjes Een nieuwe brief (of ) verschijnt standaard zijn de adresgegevens van de webmaster ingevuld maar dat kun je naar believen wijzigen. Standaard wordt een nieuwe bij het bewaren direct ook verzonden door het systeem. Je kunt aanvinken als je dat versturen pas later wilt doen. het bewaar icoon scherm. bovenin het 11