HANDLEIDING ECD. Zorgplan

Transcriptie

1 HANDLEIDING ECD Zorgplan

2 INHOUDSOPGAVE 1.Inloggen ECD Cliënt selecteren Zoeken cliënt Cliënten van jouw team...5 3Ondersteuningsplan opstellen Nieuw concept zorgplan handmatig toevoegen Concept zorgplan aanmaken vanuit profiel vragenlijsten Concept zorgplan bewerken Doelen en acties toevoegen o.b.v. vragenlijsten Handmatig doelen en acties toevoegen Concept zorgplan actueel maken Zorgplan printen Zorgplan vernieuwen...20 Zorgplan ONS beknopt versie pag 2 van 22

3 1. Inloggen ECD Het ECD (ONS Administratie) is een webapplicatie. Dit betekent dat je het ECD vanaf elke locatie waar je toegang tot internet hebt kunt openen. Wanneer je ingelogd bent op het netwerk van De Raphaelstichting dan is er een snelkoppeling naar het ECD. Heb je deze snelkoppeling niet dan ga je in je internetbrowser naar: raphaelstichting.ioservice.net. Je komt vervolgens in het inlogscherm terecht: Voer je inloggegevens in en bevestig deze door op de groene knop met Login te drukken. ONS Administratie wordt geopend. Let op: Wanneer je inlogt vanaf een niet-raphaelstichting locatie (bijvoorbeeld thuis) wordt er, als extra beveiliging, gevraagd naar een validatiecode. Deze code wordt per SMS verstuurd naar het 06-nummer dat aan jouw gebruikers-account in ONS is gekoppeld. Zorgplan ONS beknopt versie pag 3 van 22

4 Wanneer je bent ingelogd kom je in het zogenaamde Dashboard terecht, dit is het startscherm van ONS Administratie. Let op: Alles wat blauw is kan in ONS Administratie worden geopend door er met de muis op te klikken. Let op: ONS kent een supportportaal waar over alle verschillende onderdelen van ONS handleidingen te vinden zijn. Dit portaal wordt geopend wanneer je op het (?) klikt recht s boven in beeld. Zorgplan ONS beknopt versie pag 4 van 22

5 2. Cliënt selecteren 2.1 Zoeken cliënt Wanneer je in de menubalk boven in beeld op Cliënt klikt kom je in het cliënt zoekscherm terecht. Je kunt hier zoeken op achternaam, roepnaam, cliëntnummer, geboortedatum, postcode en Burgerservicenummer. Wanneer je begint met typen worden meteen de cliënten getoond die voldoen aan hetgeen je ingevoerd hebt. De zoekresultaten worden onder verdeeld in een aantal categorieën die aangeven in hoeverre ze aan de ingegeven waarde voldoen. Wanneer je de juiste cliënt hebt gevonden selecteer je deze door op zijn/haar naam te klikken. Door op het blauwe vraagteken achter de witte balk te klikken wordt getoond op welke manieren je een cliënt kunt opzoeken. Zowel de cliënten die in zorg zijn, op de wachtlijst staan en uit zorg zijn blijven allen zichtbaar in ONS. 2.2 Cliënten van jouw team Het is ook mogelijk om een overzicht te krijgen met de cliënten van jouw team(s). Zorgplan ONS beknopt versie pag 5 van 22

6 Onder het zoekveld staat de verschillende teams (locatiegram) waarvan jij de cliënten mag inzien. Het kan zijn dat je de locatiegram moet uitklappen (met de knop rechts in beeld) om alle teams te kunnen zien. Wanneer je vervolgens op de naam van je team (of cluster) klikt verschijnen de cliënten in beeld die aan dit team gekoppeld zijn. Zorgplan ONS beknopt versie pag 6 van 22

7 3 Ondersteuningsplan opstellen Het zorgplan zoals het voorheen bij de Raphaelstichting gebruikt werd is binnen het ECD ondergebracht in drie onderdelen: - Cliëntgegevens - Zorgplan - Profielvragenlijsten En groot deel van de cliëntgegevens hoeft niet meer apart vastgelegd te worden in vragenlijsten maar maakt onderdeel uit van het ECD. Hierbij moet gedacht worden aan: - NAW-gegevens - Contactpersonen - Zorgverzekeraar - Huisarts Het Zorgplan betreft het oude formulier handelingsplan met de doelen en de acties. Verdeeld over VG, VV en WMO domeinen en de bijbehorende aandachtspunten worden de doelen en de acties voor de cliënt gedefinieerd in het Zorgplan. Op deze doelen en acties wordt vervolgens ook gerapporteerd. 3.1 Nieuw concept zorgplan handmatig toevoegen In het tabblad Zorgplan kan een nieuw zorgplan toegevoegd worden. Dit zal in eerste instantie een concept zorgplan zijn. Wanneer het zorgplan volledig is ingevuld kan het actueel gemaakt worden. Het kan echter ook zo zijn dat er reeds automatisch een concept zorgplan aangemaakt is. Het is namelijk mogelijk om vanuit een profielvragenlijst (bijvoorbeeld Persoonsbeeld / Risicoanalyse ) een voorgevuld concept zorgplan te genereren. Dit is ook meer in overeenstemming met de werkwijze binnen de Raphaelstichting. In eerste instantie worden (een aantal) vragenlijsten gevuld op basis waarvan vervolgens de doelen en de acties gedefinieerd kunnen worden. Bij het invullen van de betreffende vragenlijsten kan aangegeven worden dat onderdelen van de vragenlijst een aandachtspunt zijn voor het zorgplan. Deze onderdelen komen dan in het concept zorgplan terug. Deze werkwijze zal onderstaand uitgewerkt worden. Zorgplan ONS beknopt versie pag 7 van 22

8 3.2 Concept zorgplan aanmaken vanuit profiel vragenlijsten Op dit moment is er een profielvragenlijst met daarin de koppeling naar het zorgplan: - Persoonsbeeld / Risicoanalyse Ga naar het tabblad Profiel en klik op Nieuwe profielvragenlijst Je ziet vervolgens een lijst met vragenlijsten die je kunt toevoegen. Selecteer nu 1 van de vragenlijsten die gekoppeld is aan het zorgplan, in dit geval Persoonsbeeld / Risicoanalyse. Zorgplan ONS beknopt versie pag 8 van 22

9 Deze vragenlijst bestaat uit 11 hoofdstukken, 1 hoofdstuk per domein. Het eerste domein (1 Persoonlijk) wordt automatisch getoond. Door op Index te klikken wordt de hoofdstukindeling getoond en kan een van de andere hoofdstukken/domeinen geopend worden. Per hoofdstuk worden de verschillende vragen/onderwerken van het ondersteuningsplan getoond. Een hoofdstuk kan verder onderverdeeld zijn in groepen. Per groep zijn de vragen samengevoegd in een grijs vak. Zorgplan ONS beknopt versie pag 9 van 22

10 In onderstaand voorbeeld is te zien dat hoofdstuk 9. (Zelfbepaling en medezeggenschap) is onderverdeeld in 4 groepen met elk 1 vraag. Wanneer je klaar bent met het invullen van een hoofdstuk kun je naar een ander hoofdstuk gaan door op Index te klikken maar je kunt ook naar het vorige of volgende hoofdstuk gaan door op de knoppen Vorige of Volgende te klikken. Zorgplan ONS beknopt versie pag 10 van 22

11 Door met de muis op het vraagteken achter de vraag te gaan staan (je hoeft niet te klikken) wordt de betreffende tekst getoond. Gegevens die relevant zijn in de groep met vragen kunnen als aandachtspunt worden gekoppeld voor in het zorgplan. Wanneer de informatie van de groep vragen reden is om een doel te formuleren in het zorgplan vink je rechts boven in de groep het vinkje Aandachtspunt voor zorgplan aan. Op basis van de vinkjes die je in deze vragenlijst zet wordt informatie toegevoegd aan het concept zorgplan. Dit kun je, wanneer je klaar bent met de vragenlijsten, aanvullen met de doelen en acties. Wanneer je de hele vragenlijst hebt ingevuld klik je op Opslaan Er verschijnt vervolgens een groene balk in beeld met daarin de melding dat de vragenlijst is opgeslagen. Zorgplan ONS beknopt versie pag 11 van 22

12 Wanneer je teruggaat naar het overzicht met vragenlijsten (door op het tabblad Profiel te klikken) zie je de zojuist ingevulde vragenlijst staan. Wanneer je op de naam van de vragenlijst klikt (in het blauw) wordt de ingevulde vragenlijst getoond. Naast dat je de ingevulde vragenlijst kunt inzien zijn er nog een aantal opties: Wijzigen Wanneer de vragenlijst de status Concept heeft kan de vragenlijst nog gewijzigd worden. Klik op wijzigen, pas de inhoud aan en sla de vragenlijst opnieuw op. Dupliceren Wanneer je een vragenlijst opnieuw wilt invullen maar de informatie van de eerder ingevulde versie wilt overnemen klik je op dupliceren. Er wordt nu een nieuwe versie van de vragenlijst geopend (met de status Concept) met daarin de antwoorden van de vorige versie. Printen Door op Printen te klikken wordt er een Pdf-bestand gegenereerd dat geprint kan worden. Volgende status Afhankelijk van de inrichting heeft een vragenlijst 3 of 4 mogelijke statussen. Bij 3 zijn het de volgende: - Concept - Actueel - Gearchiveerd Bij 4 zit tussen de status Concept en Actueel de status Bespreken. Door op Volgende status te klikken verandert de status naar de volgende fase. Zorgplan ONS beknopt versie pag 12 van 22

13 LET OP: Het is bij de status Concept en Bespreken nog mogelijk om de inhoud van de vragenlijst te wijzigen. Vanaf de status Actueel is dit niet meer mogelijk. 3.3 Concept zorgplan bewerken Wanneer je alle profielvragenlijsten hebt gevuld die als basis dienen voor je zorgplan ga je naar het tabblad Zorgplan. Je zult zien dat hier een concept zorgplan is aangemaakt. Klik op Bewerk concept zorgplan om het zorgplan te openen Doelen en acties toevoegen o.b.v. vragenlijsten Op basis van de eerder ingevulde vragenlijsten en de daarin aangevinkte aandachtsgebieden voor het zorgplan is het concept zorgplan voorgevuld. Bovenstaand is te zien dat domein VG A. lichamelijk welbevinden is toegevoegd met daaronder het aandachtsgebied Gezondheid. Tevens worden de ingevulde vragen van de betreffende vragengroep getoond. Nu kan er een doel toegevoegd worden, horende bij dit aandachtsgebied. Klik op Kies doel. Zorgplan ONS beknopt versie pag 13 van 22

14 Bij sommige aandachtsgebieden zijn er reeds voorgedefinieerde doelen aanwezig. Daarnaast is het altijd mogelijk om een Open doel te selecteren. De omschrijving hiervan kan later aangepast worden. Selecteer het doel. Bij sommige doelen zijn er reeds voorgedefinieerde acties aanwezig. Daarnaast is het altijd mogelijk om een Open actie te selecteren. De omschrijving hiervan kan later aangepast worden. Selecteer een actie. Wanneer je een open doel en/of open acties hebt geselecteerd kun je vervolgens de omschrijving aanpassen. Pas de omschrijvingen eventueel aan en klik vervolgens op Opslaan. Zorgplan ONS beknopt versie pag 14 van 22

15 Het doel en de actie zijn nu opgeslagen. Het is mogelijk om meerdere acties aan 1 doel te koppelen. Klik rechts naast het doel en onder de eerder gedefinieerde actie op Voeg actie toe een extra actie aan het doel te koppelen. Zorgplan ONS beknopt versie pag 15 van 22

16 3.4.2 Handmatig doelen en acties toevoegen Het is uiteraard ook mogelijk om doelen en acties toe te voegen waarvoor geen voorstel afkomstig is uit een van de ingevulde profielvragenlijsten. Klik op Voeg doel toe Je ziet nu een aantal verschillende lijsten met domeinen, dit betreffen de verschillende sectoren van de Raphaelstichting: - VG - VV - WMO - GGZ Wanneer je een domein uit de juiste sector hebt geselecteerd (in dit geval VG A. Lichamelijk welbevinden) verschijnen de aandachtsgebieden van het betreffende domein. Selecteer een aandachtgebied. Zorgplan ONS beknopt versie pag 16 van 22

17 Wanneer je een aandachtsgebied hebt geselecteerd (in dit geval Gezondheid ) verschijnen de doelen van het betreffende aandachtsgebied. Hier zal altijd het Open doel bijstaan, waarvan de omschrijving later aangepast kan worden. Maar het kan zijn dat er ook reeds voorgedefinieerde doelen zijn. Selecteer een doel. Wanneer je een doel hebt geselecteerd (in dit geval Open doel ) verschijnen de acties van het betreffende doel. Hier zal altijd het Open actie bijstaan, waarvan de omschrijving later aangepast kan worden. Maar het kan zijn dat er ook reeds voorgedefinieerde acties zijn. Selecteer een actie. Zorgplan ONS beknopt versie pag 17 van 22

18 Wanneer je een Open doel en/of een Open actie hebt geselecteerd kunt je de omschrijving hiervan vervolgens aanpassen. Wanneer je klaar bent met het aanpassen van de omschrijvingen klik je op Opslaan. Zorgplan ONS beknopt versie pag 18 van 22

19 3.5 Concept zorgplan actueel maken Wanneer het zorgplan klaar is moet het actueel gemaakt worden. Waar voorheen de persoonlijke begeleider verantwoordelijk was voor het zorgplan is deze nu ook verantwoordelijk voor het zorgplan in het ECD. Het is dan ook de taak van de persoonlijke begeleider om te bepalen wanneer het zorgplan volledig gevuld is en actueel gemaakt kan worden. Vanaf ZZP 5 is altijd de gedragsdeskundige betrokken bij het zorgplan. Het zorgplan betreft een multidisciplinair zorgplan, dus, waar nodig, zal ook input van behandelaren e.d. gevraagd moeten worden. Dit is gelijk aan de huidige werkwijze. Om dit te kunnen doen moet eerst een Geldig vanaf datum gevuld worden. Doe dit door op de eerste onbekend te klikken en de juiste datum in te vullen en het concept zorgplan op te slaan. De geldig tot en met-datum is niet verplicht maar het wordt wel geadviseerd om deze te vullen. Wanneer deze gevuld is zal er t.z.t. een signalering komen wanneer het zorgplan bijna verloopt en/of reeds verlopen is. Vul ook in Hantekening is verplicht. Het zorgplan kan dan digitaal worden ondertekend. Vervolgens kan het concept zorgplan actief gemaakt worden door op Maak zorgplan actief te klikken. Het zorgplan is nu actief. Zorgplan ONS beknopt versie pag 19 van 22

20 3.6 Zorgplan printen Het is mogelijk om het zorgplan te printen. Wanneer je op de printknop klikt wordt er een rapportage gedraaid en zie je onderstaand scherm in beeld. Wanneer het document klaar is komt er rechts onder in het scherm een snelkoppeling naar een Pdf-bestand waarin het zorgplan getoond wordt. Dit bestand kun je printen. 3.7 Zorgplan vernieuwen Wanneer het zorgplan verlopen is of er moeten wijzigingen doorgevoerd worden in het zorgplan kan er een nieuw zorgplan aangemaakt worden. Naast het actuele zorgplan wordt er nu een nieuw concept-zorgplan aangemaakt. Zorgplan ONS beknopt versie pag 20 van 22

21 Dit nieuwe concept-zorgplan is een kopie van het actuele zorgplan. Het is dus niet nodig om alle gegevens opnieuw in te voeren. Wanneer je het nieuwe concept-zorgplan opent kun je dit nieuwe plan gaan bewerken. Doelen en acties toevoegen Wanneer je een nieuw doel inclusief acties wilt toevoegen doe je dat zoals paragraaf is beschreven. Doelen verwijderen Wanneer je een doel (inclusief acties) uit het eerdere zorgplan wilt verwijderen klik je op het rode stopbordje links naast de doelomschrijving. Acties verwijderen Wanneer je alleen een actie wilt verwijderen, en het doel wilt laten staan klik je op het rode stopbordje links naast de omschrijving van de betreffende actie. Omschrijvingen van doelen en acties aanpassen Je kunt ook de omschrijvingen van de doelen en/of acties uit het eerdere zorgplan aanpassen. Klik op de omschrijving die je wilt aanpassen. Zorgplan ONS beknopt versie pag 21 van 22

22 Pas de omschrijving aan en klik vervolgens op Opslaan. Om het nieuwe zorgplan actueel te maken voer je tenminste een nieuwe vanaf datum in klik je op Maak zorgplan actief. Het zojuist aangemaakte zorgplan is nu het actieve zorgplan. Het oude zorgplan heeft automatisch een einddatum gekregen en heeft de status oud zorgplan gekregen. Je kunt de oude zorgplannen nog inzien door op Toon alle zorgplannen te klikken. Alle zorgplannen worden nu getoond en kunnen ingezien worden. Let op: Wanneer er reeds een actueel zorgplan is en er wordt in profielvragenlijst bij een vraag aangevinkt dat het een aandachtspunt voor het zorgplan betreft (zie paragraaf 4.2) dan wordt er een nieuw concept zorgplan aangemaakt. Dit betreft een kopie van het actuele zorgplan + de onderdelen vanuit de betreffende profielvragenlijst. Zorgplan ONS beknopt versie pag 22 van 22