Rapport4U Reference Guide Nieuw Schooljaar configureren versie 3.0 november 2015

Transcriptie

1 Rapport4U Reference Guide Nieuw Schooljaar configureren versie 3.0 november 2015

2 Dit document beschrijft hoe de beheerder een nieuw schooljaar kan configureren. Afhankelijk van het gebruik van Rapport4U door de school kan het configureren van een nieuw schooljaar in Rapport4U op diverse manieren worden aangepakt: - Een nieuw schooljaar maken m.b.v. een Edex-bestand. - Een nieuw schooljaar maken zonder gebruik te maken van een Edex-bestand - Een schooljaar bijwerken m.b.v. een Edex-bestand. In de volgende hoofdstukken worden de diverse manieren beschreven. 4uIT raadt aan om gebruik te maken van de laatste optie. Zie ook de Reference Guide - Edex Import.pdf 2

3 Een nieuw schooljaar maken m.b.v. een Edex-bestand Dit is eigenlijk de manier die gebruikt kon worden tijdens de eerste levensjaren van Rapport4U. Deze manier van initialiseren is gebaseerd op bijna alles weggooien en opnieuw beginnen. In het kort het stappenplan voor scholen die geen gebruik maken van de historie functionaliteit: - Verwijder cijfers/opmerkingen en leerlingen via beheer. - Ontkoppel de leerkracht en groepen via beheer. - Lees het Edex bestand in. Match daarbij de edex en Rapport4U groepen. - Kopieer de juiste configuratie voor nieuw toegevoegde groepen. - Verwijder de groepen die overbodig zijn geworden. - Verwijder de eventueel leerkrachten. - Koppel indien nodig leerkrachten aan de groepen. In het kort het stappenplan voor scholen die wel gebruik maken van de historie functionaliteit. Bij deze scholen mogen de leerlingen niet verwijderd worden: - Alle open rapport periodes sluiten om historie gegevens op te slaan. - Verwijder cijfers/opmerkingen via beheer. - Ontkoppel de leerlingen en groepen via beheer - Ontkoppel de leerkrachten en groepen via beheer. - Lees het Edex bestand in. Match daarbij de edex en Rapport4U groepen. - Kopieer de juiste configuratie voor nieuw toegevoegde groepen. - Verwijder de groepen die overbodig zijn geworden. - Verwijder leerlingen die niet meer op school zitten (bv oude groep 8) - Verwijder de eventueel leerkrachten. - Koppel indien nodig leerkrachten aan de groepen. Inmiddels is de functionaliteit van Rapport4U zo uitgebreid dat beter gebruik kan worden gemaakt van één van de andere opties. 3

4 Nieuw schooljaar maken zonder Edex-bestand te gebruiken 1. Sluiten van rapport periodes Historie-functionaliteit Voor scholen die gebruikmaken van historie functionaliteit: Alle open rapport periodes van de groepen moeten gesloten worden. Tijdens het sluiten van een rapport periode worden nl de resultaten van de rapport periode naar de historie gekopieerd. 2. Cijfers en andere data weggooien Via het onderhoudsscherm (beheer tab) de cijfers verwijderen. Alle cijfers, gemiddelden, toetsen, opmerkingen/commentaren en rapportperiodes worden verwijderd. 3. Verwijderen van leerlingen die komend jaar niet meer in Rapport4U moeten voorkomen Zie punt 3 bij paragraaf ' Een schooljaar bijwerken m.b.v. een Edex-bestand ' 4. Nieuwe groepen maken Indien nodig nieuwe groepen maken en de configuratie van bestaande groepen kopiëren. Selecteer op het groep scherm de groep waarvan de configuratie gekopiëerd moet worden. Klik op de knop "kopieer configuratie". Een nieuw scherm wordt getoond. Selecteer de nieuwe groep en klik "Nu kopiëren". 5. Leerlingen aan nieuwe groepen koppelen Voorbeeld: de leerlingen van groep 7 moeten gekoppeld worden aan groep 8. - Zorg dat er aan groep 8 geen leerlingen meer gekoppeld zijn. Hooguit degene die het jaar nog een keer overdoen. - Ga naar het groep-leerling scherm van de groep 7. Onderaan het scherm staat de knop "overgang". - Klik op de knop "overgang". Het overgang scherm wordt getoond. - Selecteer in het overgang scherm groep 8 in de select box en verplaats de leerlingen. - Nu zijn er aan groep 7 geen leerlingen meer gekoppeld en kunnen dus de leerlingen van groep 6 aan groep 7 gekoppeld worden, etc. - Tenslotte zal misschien handmatig nog wat geschoven moeten worden met leerlingen tussen de verschillende groepen. Dit kan door de leerling op het leerling-groep scherm te ontkoppelen en op een ander leerling-groep scherm weer te koppelen. - Nieuwe leerlingen toevoegen en koppelen aan de gewenste groep. 4

5 6. Oude groepen verwijderen Als leerlingen gekoppeld zijn aan de groepen voor het nieuwe jaar en de groepen hebben allemaal een configuratie (zie punt 4), kunnen de groepen die niet meer gebruikt worden verwijderd worden op het groep scherm. 7. Leerkrachten aan groepen koppelen - Leerkracht op het groep-leerkracht scherm ontkoppelen en koppelen aan de gewenste groep(en). - Nieuwe leerkrachten toevoegen en koppelen aan de gewenste groep(en). - Oude leerkrachten verwijderen. - Zorg dat voor iedere leerkracht een juist adres is gespecificeerd. Dit kan handig zijn als een leerkracht zijn/haar wachtwoord is vergeten. 8. Naam schooljaar aanpassen Via het onderhoudsscherm (beheer tab) de naam van het schooljaar aanpassen. 9. Rapport periodes aanmaken Eventueel de 1e rapport periodes aanmaken en openen voor alle groepen. 10. Contact opnemen met 4uIT Mocht u andere cijfertypes willen dan is dit het moment om ze in te voeren. Neem daarvoor contact met Rapport4u op via Contact@Rapport4U.nl. 5

6 Een schooljaar bijwerken m.b.v. een Edex-bestand 1. Sluiten van rapport periodes Historie-functionaliteit Voor scholen die gebruikmaken van historie functionaliteit: Alle open rapport periodes van de groepen moeten gesloten worden. Tijdens het sluiten van een rapport periode worden nl de resultaten van de rapport periode naar de historie gekopieerd. 2. Cijfers en andere data weggooien Via het onderhoudsscherm (beheer tab) de cijfers verwijderen. Alle cijfers, gemiddelden, toetsen, opmerkingen/commentaren en rapportperiodes worden verwijderd. 3. Verwijderen van leerlingen die komend jaar niet meer in Rapport4U moeten voorkomen Leerlingen die in Rapport4U moeten blijven die gekoppeld te zijn aan een groep. Leerlingen die verwijderd mogen worden uit Rapport4U moeten ontkoppeld worden. (Ont)koppelen gebeurt op het groep-leerling scherm door leerlingen te koppelen (vink aan) of te ontkoppelen (vink uit). En vergeet niet op knop 'veranderen' te klikken. Kijk eerst of er leerlingen zijn die niet aan een groep gekoppeld zijn en bepaal of ze verwijderd mogen worden. Door een tijdelijke groep aan te maken en vervolgens op leerlingen van die groep te klikken kun je zien welke leerlingen niet gekoppeld zijn. Mochten er leerlingen zijn die moeten blijven, koppel ze dan bv aan de tijdelijke groep. 6

7 Scholen die gebruik maken van de historie functionaliteit bewaren soms de leerlingen die eerder naar het voortgezet onderwijs zijn gegaan in bv de groep VO. Bepaal of die leerlingen nog langer bewaard moeten worden. Zo niet ontkoppel ze dan van de groep VO. Leerlingen die wel gekoppeld zijn maar verwijderd mogen worden, ontkoppelen van de groep. Via het onderhoudsscherm (beheer tab) de niet gekoppelde leerlingen verwijderen. 4. Leerlingen en leerkrachten ontkoppelen Via het onderhoudsscherm (beheer tab) leerlingen en leerkrachten ontkoppelen: 5. Edex import uitvoeren De edex import is alleen maar beschikbaar voor Edex bestanden van het type xml. Heeft u alleen maar edex bestanden van het type txt, neem dan contact op de Rapport4U beheerder. Voor informatie over het gebruik van de edex import functionaliteit verwijzen we u naar: Reference Guide - Edex Import.pdf. Let op dat tijdens de edex import logincodes en wachtwoorden naar het adres van de beheerder worden gestuurd. Controleer of dit adres nog juist is. 6. Leerlingen Als het goed is zijn alle leerlingen gekoppeld aan de juiste groep. Uitzondering hierop zijn de VO leerlingen en de leerlingen die afgelopen jaar aan groep 8 gekoppeld waren. Koppel deze leerlingen aan de VO groep. Controleer eventueel de namen van de leerlingen (vooral de leerlingen met speciale karakters in de naam) en of leerlingen niet dubbel zijn toegevoegd. 7. Leerkrachten - Verwijder zo nodig oude leerkrachten. 7

8 - Zorg dat voor iedere leerkracht een juist adres is gespecificeerd. Dit kan handig zijn als een leerkracht zijn/haar wachtwoord is vergeten. 8 Groepen Als er nieuwe groepen zijn toegevoegd moet de juiste configuratie gekopieerd worden van een reeds bestaande groep. Als alle groepen een configuratie hebben kunnen groepen die niet meer gebruikt worden verwijderd worden. 9. Naam schooljaar aanpassen Via het onderhoudsscherm (beheer tab) de naam van het schooljaar aanpassen. 10. Rapport periodes aanmaken Eventueel de 1e rapport periodes aanmaken en openen voor alle groepen. 11. Contact opnemen met 4uIT Mocht u andere cijfertypes willen dan is dit het moment om ze in te voeren. Neem daarvoor contact met Rapport4u op via Contact@Rapport4U.nl. 8